公文基礎(chǔ)知識(shí)講座

公文基礎(chǔ)知識(shí)講座

(2005年6月)安徽省電信公司辦公室

一、公文的概述二、公文的格式三、公文的行文規(guī)則四、公文的劃分與種類五、OA系統(tǒng)中公文的應(yīng)用六、公文寫作中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題內(nèi)容提要安徽省電信公司辦公室

一、公文的概述

（一）什么叫公文

公文的定義：公文就是公務(wù)文書。它是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料。公文又稱文書材料，或稱文件。

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（二）公文的類別

公文就其使用的范圍而言，可以分為兩大類，即專用公文和通用公文。1、專用公文：是由具有專門職能機(jī)關(guān)，根據(jù)特殊需要而使用的具有特定內(nèi)容和格式的公文。

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如外交領(lǐng)域使用的國(guó)書、照會(huì)、備忘錄、條約等；司法機(jī)關(guān)使用的起訴書、判決書、調(diào)解書等。它們只能在一定的領(lǐng)域和范圍內(nèi)使用。

安徽省電信公司辦公室2、通用公文：

通行于各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位中，如命令、指示、決定、通知、請(qǐng)示、報(bào)告等。它們使用的范圍較為普遍。我們通常所說(shuō)的公文，實(shí)際上是指通用公文。安徽省電信公司辦公室（三）公文的特點(diǎn)：

公文明顯不同于報(bào)刊、圖書、資料等書面文字材料。具體說(shuō)來(lái)，公文主要有如下特點(diǎn):

①有鮮明的政治性；②有法定的作者；③有法定的權(quán)威性;④有特定的格式；⑤有現(xiàn)實(shí)的效用。安徽省電信公司辦公室（四）公文的主要作用：

公文是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家方針、政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定，聯(lián)系和處理各級(jí)機(jī)關(guān)公文的一種工具。具體說(shuō)來(lái)，公文有以下幾個(gè)方面的作用。

①領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用；②規(guī)范和制約作用；③宣傳和教育作用；④溝通和信息作用；⑤依據(jù)和憑證作用

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一、公文的概述二、公文的格式三、公文的行文規(guī)則四、公文的劃分與種類五、OA系統(tǒng)中公文的應(yīng)用六、公文寫作中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題內(nèi)容提要安徽省電信公司辦公室二、公文的格式

公文都是有格式的，這是公文具有權(quán)威性和約束力在形式上的具體表現(xiàn)。它要求結(jié)構(gòu)完整，標(biāo)志準(zhǔn)確、保持一致。

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省公司公文的格式，主要包括：版頭、秘密等級(jí)、緊急程度、文件編號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位與時(shí)間等部分組成。公文的版式安徽省電信公司辦公室（一）公文的版頭

正式文件（除公函外）的版頭，由發(fā)文單位名稱加“文件”二字構(gòu)成；發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)寫全稱或指定的規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文的，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。公文的版式安徽省電信公司辦公室

（二）公文的秘密等級(jí)1、國(guó)家秘密：分“絕密★”、“機(jī)密★”和“秘密★”三種；保密期限除有規(guī)定外，分別不超過(guò)30年、20年和10年。絕密、機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，序號(hào)標(biāo)印在公文首頁(yè)的左上角。省公司一般不產(chǎn)生絕密件。例：秘密★3年。公文的版式安徽省電信公司辦公室

2、企業(yè)商業(yè)秘密：企業(yè)商業(yè)秘密分“商密AAA”、“商密AA”和“商密A”三種；保密期限比照國(guó)家秘密期限。例：商密A1年。公文的版式

安徽省電信公司辦公室（三）公文的緊急程度：

公文的緊急程度分“特急”、“急件”兩種；特急件的的確認(rèn)，應(yīng)以省公司領(lǐng)導(dǎo)簽字為準(zhǔn)。公文的版式安徽省電信公司辦公室（四）發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)也就是公文的編號(hào)，包括單位（部門）代字、年份和序號(hào)。聯(lián)合行文的只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。1、省公司文件發(fā)文字號(hào)：例：安徽電信有限市經(jīng)〔2005〕200號(hào)，以此類推。公文的版式

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2、聯(lián)合發(fā)文字號(hào)：例：省公司與省電信工會(huì)聯(lián)合發(fā)文，安徽電信有限辦〔2005〕10號(hào)，以此類推。3、省公司部室發(fā)文字號(hào)：部室發(fā)文目前主要有兩種，即部室簡(jiǎn)函和部室傳真，發(fā)文字號(hào)為：電信有限人資（傳），以此類推。公文的版式

安徽省電信公司辦公室（五）簽發(fā)人

上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)的省公司領(lǐng)導(dǎo)姓名。聯(lián)合上報(bào)或經(jīng)會(huì)簽上報(bào)的公文，應(yīng)同時(shí)注明相關(guān)部門簽發(fā)或會(huì)簽的領(lǐng)導(dǎo)姓名。簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號(hào)平行打印在公文紅色間隔線上，字號(hào)居左，簽發(fā)人居右。公文的版式

安徽省電信公司辦公室（六）公文的標(biāo)題：固定格式：關(guān)于+事由+公文文種1、公文標(biāo)題一般由發(fā)文單位名稱（通常因版頭上已有發(fā)文單位名稱，可省略）、公文主要內(nèi)容（事由）、文種三個(gè)要素組成。與字號(hào)之間空兩行。例：關(guān)于召開各市分公司總經(jīng)理座談會(huì)的通知公文的版式

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2、標(biāo)題的文字力求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，除法規(guī)、規(guī)章名稱的標(biāo)題加書名號(hào)外，公文標(biāo)題中間一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語(yǔ)和相同的公文種類。例：轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司關(guān)于×××××的通知公文的版式

安徽省電信公司辦公室3、標(biāo)題應(yīng)居中排列；人名、地名、詞組不得分隔成兩行；兩行以上標(biāo)題，一般按先長(zhǎng)再短排列。公文的版式

安徽省電信公司辦公室（七）主送單位是指發(fā)文單位要求貫徹或研究、答復(fù)這份公文的受文單位。上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等，需要所屬各單位都了解和執(zhí)行的公文，叫普發(fā)公文。公文的版式

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如：省公司對(duì)各市分公司、省直單位下發(fā)的公文。下級(jí)單位向上級(jí)單位報(bào)告、請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位，不要多頭主送，以免責(zé)任不清，延誤問(wèn)題的及時(shí)處理，如果需要兩個(gè)以上的主送單位，一般應(yīng)按系統(tǒng)先外后內(nèi)，先大后小的順序排列。與標(biāo)題之間空一行。

安徽省電信公司辦公室（八）公文的正文是指公文的主體部分，是敘述公文的具體內(nèi)容，為公文最重要的部分。公文的版式

安徽省電信公司辦公室（九）公文的附件附件是指附屬于正文的文件材料，也是公文的重要組成部分。公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件即是正件，不能稱附件，正文之后無(wú)需標(biāo)注附件字樣。

安徽省電信公司辦公室附件不可只寫“附件如文”或“附件×件”。附件原則上與正件一起打印、裝訂，應(yīng)在附件左上角標(biāo)注“附件”字樣及附件序號(hào)數(shù)。

安徽省電信公司辦公室（十）公文的印章公文除會(huì)議紀(jì)要、簽報(bào)外，均應(yīng)當(dāng)加蓋印章，印章上不壓正文，下壓成文日期。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。

安徽省電信公司辦公室（十一）成文時(shí)間成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

公文的版式安徽省電信公司辦公室（十二）公文的附注公文的附注為選擇項(xiàng)目，主要用于標(biāo)注公文正文中不便標(biāo)注的事項(xiàng)，如解釋名詞術(shù)語(yǔ)，說(shuō)明公文加發(fā)單位等。

安徽省電信公司辦公室（十三）公文的主題詞公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容標(biāo)注主題詞，每個(gè)詞組之間空1個(gè)漢字位置，詞組中間不標(biāo)符號(hào)，主題詞最多不超過(guò)5個(gè)。

安徽省電信公司辦公室（十四）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。公文的版式安徽省電信公司辦公室（十五）印發(fā)單位與時(shí)間省公司公文的印發(fā)單位一律標(biāo)印“安徽省電信有限公司辦公室”，印發(fā)時(shí)間為打印完成時(shí)間。公文的版式安徽省電信公司辦公室

一、公文的概述二、公文的格式三、公文的行文規(guī)則四、公文的劃分與種類五、OA系統(tǒng)中公文的應(yīng)用六、公文寫作中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題內(nèi)容提要安徽省電信公司辦公室三、公文的行文規(guī)則

行文規(guī)則也叫行文關(guān)系，指的是發(fā)文單位與收文單位之間的關(guān)系。按照文件的去向，可分為上行文、平行文、下行文：

安徽省電信公司辦公室指下級(jí)單位向所屬上級(jí)單位的發(fā)文，如請(qǐng)示、報(bào)告。指平行單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文，如通知、函。

指上級(jí)單位對(duì)所屬下級(jí)單位的發(fā)文，如命令、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)等。1、上行文。3、下行文。2、平行文安徽省電信公司辦公室

根據(jù)職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系，省公司行文應(yīng)遵循下列規(guī)則：

1、“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不要直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。

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2、省公司與外部同級(jí)單位或部門可以聯(lián)合行文；省公司部門不得與省公司外部的單位和部門聯(lián)合行文。

3、省公司向下屬所有市電信分公司行文時(shí)，寫成“各市電信分公司”；向部分市電信分公司行文時(shí)，依照長(zhǎng)途電話區(qū)號(hào)排列順序，寫成“××、××市電信分公司”。

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4、省公司普發(fā)性公文的主送單位表述為“各市電信分公司，省公司直屬單位”。

5、向下級(jí)單位的重要行文，可以抄送省委、省政府相關(guān)部門，集團(tuán)公司及其相關(guān)部門。

6、省公司內(nèi)部各部門不相互行文，不聯(lián)合行文。安徽省電信公司辦公室

7、凡有關(guān)工作涉及省公司內(nèi)部?jī)蓚€(gè)或多個(gè)部門時(shí)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)征求會(huì)辦部門的會(huì)簽意見(jiàn)。省公司部門之間未能對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致時(shí)，一律不得各自行文。

8、省公司直屬單位不得以省公司名義行文；在特殊情況下，需要以省公司名義行文時(shí)，可采用代擬稿的方式，由省公司歸口部門辦理。

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一、公文的概述二、公文的格式三、公文的行文規(guī)則四、公文的劃分與種類五、OA系統(tǒng)中公文的應(yīng)用六、公文寫作中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題內(nèi)容提要安徽省電信公司辦公室四、公文的劃分與種類

（一）公文的劃分

省公司的公文分為正式文件和專用文件兩類。

1、正式文件：是指內(nèi)容比較重要、格式完整、版頭有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的公文。省公司正式文件主要有3種：

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（1）安徽省電信有限公司文件（2）安徽省電信有限公司函（3）安徽省電信有限公司傳真電報(bào)（黨組文件、直屬機(jī)關(guān)黨委文件、紀(jì)檢組文件、省電信工會(huì)文件等另有規(guī)定）

安徽省電信公司辦公室省公司正式文件的公文種類有7種：

1決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。2通知適用于發(fā)布企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文；要求下級(jí)單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)。3通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者通報(bào)情況。安徽省電信公司辦公室

4報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況；提出意見(jiàn)或建議；答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。5請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。7函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)同級(jí)主管單位或部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等。

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2、專用文件：是指在一定范圍內(nèi)使用、具有特定文件版頭和處理程序的文件。省公司的專用文件主要有6種：

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1任免通知適用于對(duì)省公司直接管理的領(lǐng)導(dǎo)者的任免、離休、退休。2調(diào)度令適用于省公司在緊急、重要的情況下，對(duì)限期完成的事項(xiàng)進(jìn)行指令性調(diào)度。調(diào)度令下達(dá)至省公司下屬單位，各單位必須無(wú)條件執(zhí)行。3會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議精神和議定的事項(xiàng)。

安徽省電信公司辦公室4部室簡(jiǎn)函適用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的常規(guī)性事項(xiàng)，以部門名義辦理的某些省公司職責(zé)范圍的事項(xiàng)。5部室傳真電報(bào)適用于省公司部門就本部門職責(zé)范圍內(nèi)的常規(guī)性事項(xiàng)，對(duì)省公司下屬單位布置有關(guān)急辦工作、告知有關(guān)緊急事項(xiàng)。6簽報(bào)適用于省公司內(nèi)部各部門向省公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況和請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。安徽省電信公司辦公室

一、公文的概述二、公文的格式三、公文的行文規(guī)則四、公文的劃分與種類五、OA系統(tǒng)中公文的應(yīng)用六、公文寫作中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題內(nèi)容提要安徽省電信公司辦公室五、OA系統(tǒng)中公文的應(yīng)用

（一）OA系統(tǒng)的基本情況

1、OA系統(tǒng)是2003年在省公司機(jī)關(guān)建成并投入使用;2、2004年完成向各市分公司、省公司直屬單位和各縣分公司的延伸。

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3、目前，省公司公文主要通過(guò)OA系統(tǒng)在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、辦理、交換、歸檔、直接發(fā)送。

4、OA系統(tǒng)的主要功能：個(gè)人辦公、公文處理、合同管理、績(jī)效考核、電子郵件、領(lǐng)導(dǎo)信箱、電信信息、公共信息、個(gè)人助理、工程立項(xiàng)等，還實(shí)現(xiàn)了安全電子郵件USB棒身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成。

安徽省電信公司辦公室（二）OA系統(tǒng)公文處理應(yīng)把握好四個(gè)問(wèn)題

1、熟練掌握公文管理的工作流程。（1）公司收文工作流程

系統(tǒng)收文辦理一般包括來(lái)文登記、批示、閱示、閱辦、分辦、承辦、歸檔。

安徽省電信公司辦公室安徽省電信公司辦公室（2）公司發(fā)文工作流程公司發(fā)文一般包括擬稿、初核、會(huì)簽、復(fù)核、審核、簽發(fā)、編號(hào)、排版、校對(duì)、修訂、蓋章、歸檔等。

安徽省電信公司辦公室安徽省電信公司辦公室(2)部門發(fā)文工作流程

安徽省電信公司辦公室2、正確使用系統(tǒng)中的公司發(fā)文和部室發(fā)文

(1)公司發(fā)文：主要有5種：

1《安徽省電信有限公司文件》2《安徽省電信有限公司傳真電報(bào)》3《安徽省電信有限公司函》4《安徽省電信有限公司會(huì)議紀(jì)要》5《聯(lián)合發(fā)文》安徽省電信公司辦公室(2)部室發(fā)文：主要有2種：

1《部室傳真電報(bào)》2《部室簡(jiǎn)函》安徽省電信公司辦公室3、正確運(yùn)用系統(tǒng)中公文處理的分發(fā)、承辦、分辦等功能的作用。

（1）分發(fā)：主要實(shí)現(xiàn)公文的傳閱作用。（2）承辦：通常分為

①承辦部室：主要是公文的執(zhí)行部門；部門負(fù)責(zé)人需完成選擇“分辦”或“承辦人”的操作。安徽省電信公司辦公室

②承辦人：是指公文的具體執(zhí)行人。注：具體執(zhí)行人在完成了對(duì)公文的承辦后，需要及時(shí)執(zhí)行提交“歸檔”，為下一環(huán)節(jié)檔案整理工作提供資源。

（3）分辦：主要針對(duì)部室領(lǐng)導(dǎo)的分工情況，實(shí)現(xiàn)公文按分工和職責(zé)進(jìn)行分辦處理的作用。

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4、充分發(fā)揮系統(tǒng)中重要通知、工作承辦簽、個(gè)人代理等功能的作用

（1）重要通知：