合同管理制度1103

合同管理制度目的為規(guī)范公司的合同管理工作，建立和完善以事前防范為主、加強事中控制和事后補救為輔的公司經(jīng)營風(fēng)險管理體系，維護公司合法權(quán)益，結(jié)合實際，特制定本制度。范圍適用于在本公司經(jīng)營管理活動中所簽訂的合同。術(shù)語制度所稱合同是指公司在經(jīng)營管理活動中所訂立的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的合同或協(xié)議，不包括勞動合同和即時結(jié)清費用的業(yè)務(wù)。職責(zé)4.1公司實際分級管理、統(tǒng)一授權(quán)、分工負(fù)責(zé)的管理體制，各部門在合同洽談、訂立、履行、審查、備案中應(yīng)在各自職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)相互配合、監(jiān)督，將風(fēng)險控制在可接受范圍內(nèi)。4.2合同承辦部門主要負(fù)責(zé)合同的洽談及訂立，并對合同的可行性負(fù)責(zé)，對對方當(dāng)事人的資質(zhì)（是否具備履行合同的主體資格、能力、條件）及合同標(biāo)的價格、數(shù)量、包裝、市場狀況、業(yè)務(wù)可行性、經(jīng)濟效益等進行嚴(yán)格審查，同時合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的履行，及時反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題和爭議。4.3經(jīng)濟類合同和涉及財務(wù)收支的合同，必須經(jīng)過財務(wù)部門審核。4.4涉及其他職能部門的，合同承辦部門應(yīng)首先報該部門審查相關(guān)業(yè)務(wù)的技術(shù)可行性和經(jīng)濟效益性。4.5公司法律顧問主要負(fù)責(zé)合同范本的審查、合同糾紛的處理，采購金額在100萬元以上（含）或以公司名義進行投資、擔(dān)保、合作、解約的協(xié)議、合同應(yīng)由法律顧問參與審核。4.6各部門應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職合同管理員，其職責(zé)是：4.6.1管理本部門的合同，建立合同檔案；4.6.2檢查本部門合同的履行情況，并定期進行通告；4.6.3督促合同經(jīng)辦人員保管好合同訂立、履行、變更、解除等過程中產(chǎn)生的各種文件，并及時歸檔；4.6.4參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。內(nèi)容5.1合同的訂立5.1.1合同訂立前承辦人員應(yīng)當(dāng)進行充分的背景和風(fēng)險分析，包括業(yè)務(wù)背景分析、合同對方當(dāng)事人的資信情況分析、雙方履行能力分析、政策/法律風(fēng)險分析等。5.1.2各部門應(yīng)當(dāng)建立客戶信用調(diào)查分析、評價和預(yù)警系統(tǒng)，并建立客戶資信等級檔案。5.1.3對于首次進行合作的業(yè)務(wù)對象，應(yīng)當(dāng)在合同簽訂前通過適當(dāng)方式進行客戶信用調(diào)配分析，包括但不限于：5.1.3.1蓋有對方公章的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證的復(fù)印件，并與原件核實；5.1.3.2對方為自然人的，應(yīng)提供其身份證復(fù)印件；5.1.3.3非法定代表人身份的合同簽字人，應(yīng)出具授權(quán)委托書；5.1.3.4法律要求應(yīng)具備的其他資質(zhì)證明文件；5.1.3.5上述材料中所涉及的證照應(yīng)當(dāng)有年檢記錄。5.1.5涉及基建項目或大型設(shè)備采購的談判應(yīng)當(dāng)有業(yè)務(wù)、技術(shù)、財務(wù)等專業(yè)人員參加，必要時可聘請外部專家參與。對于談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應(yīng)形成談判會議紀(jì)要，并經(jīng)談判人員簽字確認(rèn)。5.1.6談判過程中的電子郵件、傳真、電傳、信函、圖表等書面資料應(yīng)由業(yè)務(wù)承辦人員進行保管。在談判過程中有不同意見，應(yīng)當(dāng)立即以書面形式回復(fù)對方，避免因締約過失而承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。5.2合同評審5.2.1合同簽訂前應(yīng)當(dāng)按合同承辦部門管理流程進行合同評審（通過招標(biāo)方式訂立合同的，合同評審應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件發(fā)出前進行）。5.2.2合同評審應(yīng)通過會簽方式進行，審核內(nèi)容包括但不限于：5.2.2.1合同的經(jīng)濟性：市場供應(yīng)、需求價格預(yù)測可靠、合理5.2.2.2合同的技術(shù)性：技術(shù)依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)或參數(shù)要真實、科學(xué)、可靠5.2.2.3合同的可行性：整體項目技術(shù)具有可靠性5.2.2.45.2.2.4.15.2.2.4.25.2.2.4.3合同承辦5.2.3涉及資金使用的合同，合同部門業(yè)務(wù)5.2.3.15.2.3.25.2.3.35.2.4為保證合同文本的規(guī)范性，維護公司利益，可根據(jù)本公司的業(yè)務(wù)特點擬定合同范本，作為對外簽約的推薦文本，合同范本提交法律顧問5.2.4.15.2.4.25.2.4.35.2.4.45.2.5為保證合同評審的及時性和有效性，各合同承辦部門應(yīng)根據(jù)國家政策法律的變化、市場交易方式的變化及風(fēng)險因素的變化及時會同公司的法律顧問更新合同的內(nèi)容，并5.2.65.2.75.2.8審核意見應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”5.2.10合同對方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同；必須簽訂合同時，應(yīng)要求其提供有效的擔(dān)保。5.2.11未經(jīng)TCL集團同意，不得為外公司提供擔(dān)保。5.3合同的簽訂5.3.5.3.2合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門的合同管理人員，按照《檔案管理規(guī)定》對合同進行統(tǒng)一編號。使用對方合同編號的，在合同簽5.3.5.3.4采用信件、數(shù)據(jù)電文、電子郵件等形式訂立合同的，應(yīng)當(dāng)約定以書面確認(rèn)書作為合同成立的條件；以傳真方式簽署的合同，應(yīng)當(dāng)在條款中明確5.3.5各會簽部門和批準(zhǔn)人在《5.4合同的履行5.4.1合同履行涉及多個部門的，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門牽頭，各部門密切配合。5.4.2合同生效后，應(yīng)當(dāng)全面履行合同；如果出現(xiàn)不能履行的情形，應(yīng)當(dāng)及時采取補救措施，減少損失。5.4.3對合同履行過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)及時處理：5.4.3.1發(fā)生合同收款或付款延遲的，業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)當(dāng)在應(yīng)收或應(yīng)付期限屆滿后五日內(nèi)通知主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部門，并說明理由或擬采取的措施；5.4.3.2如果發(fā)生不能全面履行合同的情形，應(yīng)當(dāng)及時與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，積極采取補救措施，并將相關(guān)情況報告主管領(lǐng)導(dǎo)；5.4.3.3發(fā)現(xiàn)對方有其他不履行或不完全履行合同的行為，合同承辦人員除催促對方繼續(xù)履行外，應(yīng)當(dāng)立即將對方不履行或不完全履行合同的情況及時報主管領(lǐng)導(dǎo)。5.4.4在合同履行過程中，合同承辦部門和承辦人員有證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)當(dāng)及時運用法律、法規(guī)所賦予的抗辯權(quán)維護公司的合法權(quán)益，并書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)：5.4.4.1經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；5.4.4.2轉(zhuǎn)移財務(wù)、抽逃資金以逃避債務(wù)；5.4.4.3喪失商業(yè)信譽；5.4.4.4有喪失或可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。5.4.5遇不可抗力影響合同的履行時，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方，并注意保存有關(guān)證據(jù)；在對方提出因不可抗力影響其履行時，應(yīng)當(dāng)及時要求其提交有效的證明文件。5.4.6對擔(dān)保合同或含有擔(dān)保條款的合同，業(yè)務(wù)承辦人員要全程跟蹤，及時檢查該合同的履行情況，特別是對擔(dān)保期限、擔(dān)保方式要高度重視，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.4.7在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，合同承辦人員及財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)每月與合作對方對帳一次，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，確認(rèn)債權(quán)債務(wù)。5.4.8合同承辦人員與公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)在情況發(fā)生后兩個工作日內(nèi)告知對方當(dāng)事人和該合同的其他關(guān)系人。5.4.9合同履行完畢，合同承辦部門連同所有書面材料形成卷宗后，按照《檔案管理規(guī)定》的要求進行歸檔。5.5合同的變更、轉(zhuǎn)讓和解除5.5.1合同簽訂后確需變更的，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人并進行協(xié)商，雙方形成一致意見后，正式簽訂變更合同的書面協(xié)議。變更合同的協(xié)議在未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)繼續(xù)履行，但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外（合同變更包括對合同內(nèi)容的補充和修改）。5.5.2對合同變更的評審，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門組織。在評審前，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)提交合同變更原因和變更情況的書面文件。5.5.3合同的轉(zhuǎn)讓應(yīng)當(dāng)依法進行：轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利的，應(yīng)當(dāng)及時通知對方當(dāng)事人；轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)或?qū)⒑贤瑱?quán)利、義務(wù)同時轉(zhuǎn)讓的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)對方當(dāng)事人同意（該同意應(yīng)當(dāng)以書面形式出據(jù)）。5.5.4設(shè)有擔(dān)保條款的合同進行變更或轉(zhuǎn)讓的，應(yīng)當(dāng)征得擔(dān)保人的同意；擔(dān)保人可單獨出具同意變的書面文件，或在變更或轉(zhuǎn)讓的協(xié)議上簽章。5.5.5經(jīng)協(xié)商一致決定解除合同的，應(yīng)當(dāng)簽訂解除合同的書面協(xié)議，解除合同的協(xié)議在未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)繼續(xù)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。5.5.6依照合同約定或法律規(guī)定解除合同的，應(yīng)當(dāng)以書面形式通知對方當(dāng)事人。5.5.7對合同轉(zhuǎn)讓、解除的評審由合同承辦部門組織。在評審前，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)提交合同轉(zhuǎn)讓、解除原因和合同轉(zhuǎn)讓、解除后果的書面文件。5.5.8變更或解除合同必須按照合同的訂立程序執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)部門會審的合同，在達成變更、解除協(xié)議前，應(yīng)由承辦部門組織原審核部門重新會審。5.6合同糾紛的處理5.6.1在合同履行過程中，公司如與對方當(dāng)事人可能發(fā)生違約、不能履約、延遲履約或合同簽訂有欺詐行為等發(fā)生糾紛的，首先由合同承辦部門負(fù)責(zé)處理，并及時請示公司法律顧問進行協(xié)助。5.6.2對方當(dāng)事人明確表示不繼續(xù)履行合同或經(jīng)過督促對方當(dāng)事人仍然不履行合同義務(wù)的，合同糾紛由合同承辦部門負(fù)責(zé)處理。承辦部門在處理糾紛時，應(yīng)加強聯(lián)系，及時溝通有關(guān)信息，積極主動地做好工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，以大局為重，統(tǒng)一意見。5.6.3凡移交公司法律顧問處理的合同糾紛，承辦部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門，在法律規(guī)定的時效期間內(nèi)主動提供下列證據(jù)材料（原件或復(fù)印件）：5.6.3.1合同的文本（包括變更、解除、轉(zhuǎn)讓協(xié)議），以及與合同的訂立、履行有關(guān)的附件、文書、電報、郵件、傳真等；5.6.3.2送貨、收貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生的憑證；5.6.3.3有關(guān)款項支付的資料；5.6.3.4產(chǎn)品或材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品、鑒定報告；5.6.3.5有關(guān)違約的證據(jù)材料；5.6.3.6法律顧問要求提供的其它與處理糾紛有關(guān)的材料。5.6.4對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由法律顧問及時向有管轄權(quán)的人民法院申請執(zhí)行。5.7合同專用章管理由檔案管理人員按公司《印章管理》的規(guī)定統(tǒng)一刻制、管理。5.8合同檔案管理5.8.1合同承辦部門為合同檔案管理工作的第一責(zé)任人。合同承辦部門保管的正式文本必須在第二年度的第二個月內(nèi)將合同正式文本及相關(guān)資料移交檔案管5.8.5.8.2.1每一份合同卷宗應(yīng)包括：合同正本及附件、變更和解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）、合同簽訂審核過程中相關(guān)部門出具的意見、雙方協(xié)商過程中的往來文件、最初的合同版本和最終簽訂的合同文本以及歷次修改文本等；5.8.2.2與合同有關(guān)的文件資料都應(yīng)當(dāng)按時間順序進行歸檔和妥善保管。5.8.3各部門應(yīng)建立本部門的《合同管理臺賬》，主要內(nèi)容包括：序號、合同編號、簽訂日期、對方單位及備注等?！逗贤芾砼_賬》應(yīng)逐日填寫，做到準(zhǔn)確、及時、完整。5.8.4公司檔案管理人員應(yīng)在電腦系統(tǒng)中設(shè)置合同管理專用目錄，各部門應(yīng)將本部門的《合同管理臺賬》定期（每月1號反饋上月）報備至檔案管理人員，由檔案管理人員存入合同管理專用目錄中。5.8.5各部門應(yīng)將每月合同履行過程中出現(xiàn)的問題及時向主管副總通報，并積極與公司法律顧問溝通，以便及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，降低合同履行中的風(fēng)險。5.8.6各部門專、兼職合同管理人員如發(fā)生工作變動，應(yīng)在檔案管理員的證明下，辦理交接工作。5.8.76、文件6.1支持文件6.1.1《檔案管理規(guī)定》。6.1.2《印章管理