有效的會(huì)議組織研討課件

有效的會(huì)議組織有效的會(huì)議組織會(huì)議的作用常見的會(huì)議類型有效的會(huì)議管理會(huì)議技巧主要內(nèi)容會(huì)議的作用主要內(nèi)容會(huì)議——幾個(gè)關(guān)鍵的人物聚在一起，每人有他們各自的角色，討論他們共同感興趣的問題，取得某些決定，而這些決定都是會(huì)議預(yù)期要達(dá)到的。會(huì)議——幾個(gè)關(guān)鍵的人物聚在一起，每為什么要開會(huì)？？？為什么要開會(huì)？？？1、解決問題的需要；2、交流和學(xué)習(xí)的需要；3、溝通和組織人際關(guān)系的需要；4、傳達(dá)信息的需要；作用1、解決問題的需要；作用常見的幾種會(huì)議類型工作例會(huì)碰頭會(huì)部門工作會(huì)議員工大會(huì)專題會(huì)議常見的幾種會(huì)議類型工作例會(huì)無效會(huì)議空洞的會(huì)議；冗長的會(huì)議；爭執(zhí)不休的會(huì)議；一言堂式的會(huì)議；沒有結(jié)果的會(huì)議；無效會(huì)議空洞的會(huì)議；會(huì)議失敗的原因1、管理不善；2、缺乏組織構(gòu)架；3、不重視會(huì)議；4、差劣的環(huán)境；5、不必要的會(huì)議；會(huì)議失敗的原因1、管理不善；有效——發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無法完成或突破的問題,有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團(tuán)隊(duì)有安全感、信任感、認(rèn)同感,展露個(gè)人才能。參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會(huì)議得到健全發(fā)展。效率——當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后,能在預(yù)

定的時(shí)間內(nèi)完成開會(huì),這就是效率。學(xué)習(xí)——在參與開會(huì)的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。成功的會(huì)議有效——發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無法完成功的會(huì)議會(huì)議的三要素

議題：*連貫性*興趣*解決可能性

領(lǐng)導(dǎo)：*領(lǐng)導(dǎo)能力*會(huì)前準(zhǔn)備要完備*達(dá)到目標(biāo)的意志

參加者：*參加者*積極參與*整理會(huì)前意見有效的會(huì)議會(huì)議的三要素議題：領(lǐng)導(dǎo)：1W（WHO）——誰來開會(huì)2W（WHERE）——何處開會(huì)3W（WHEN）——何時(shí)開會(huì)4W（WHAT）——會(huì)議議題5W（WHAY）——會(huì)議目的會(huì)議的5W法則1W（WHO）——誰來開會(huì)會(huì)議進(jìn)行者參加者準(zhǔn)備者會(huì)議效率最大化提示積極的想法順利進(jìn)行會(huì)議縮短會(huì)議時(shí)間會(huì)議各參加者的主要作用進(jìn)行者參加者準(zhǔn)備者會(huì)議效率提示有效的會(huì)議管理1、會(huì)務(wù)管理；2、會(huì)議主持；3、會(huì)議紀(jì)要；3、會(huì)后追蹤；有效的會(huì)議管理1、會(huì)務(wù)管理；會(huì)議組織的注意事項(xiàng)1.良好的會(huì)議氛圍；2.遵守會(huì)議時(shí)間；3.會(huì)前充分準(zhǔn)備；4.會(huì)議的導(dǎo)入；5.會(huì)議過程記錄；6.會(huì)議收尾工作；會(huì)議組織的注意事項(xiàng)1.良好的會(huì)議氛圍；會(huì)務(wù)管理會(huì)務(wù)管理是保證會(huì)議正常進(jìn)行的要素。會(huì)前會(huì)中會(huì)后準(zhǔn)備階段控制階段整理階段會(huì)務(wù)管理會(huì)務(wù)管理是保證會(huì)議正常進(jìn)行的要素。會(huì)前會(huì)會(huì)務(wù)管理：準(zhǔn)備階段第一步：確認(rèn)有關(guān)事項(xiàng)。第二步：制定議事日程。第三步：資料準(zhǔn)備。第四步：通知發(fā)放。第五步：會(huì)場布置。第六步：后勤安排。會(huì)務(wù)管理：準(zhǔn)備階段第一步：確認(rèn)有關(guān)事項(xiàng)。第二步：制定議事日程與會(huì)的資格了解實(shí)況的人有權(quán)做決定的人重大關(guān)系的人與會(huì)的資格了解實(shí)況的人會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)資料準(zhǔn)備時(shí)間地點(diǎn)議程:應(yīng)包含開會(huì)預(yù)定結(jié)束時(shí)間準(zhǔn)備資料與會(huì)人員主辦單位/聯(lián)系人會(huì)議通知須知會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然會(huì)議通知須知會(huì)務(wù)管理：控制階段紀(jì)律控制議程跟進(jìn)后勤保障突發(fā)事件處理會(huì)務(wù)管理：控制階段紀(jì)律控制與會(huì)規(guī)則要守時(shí)，要堅(jiān)持到底要有準(zhǔn)備針對主題主動(dòng)發(fā)言，簡短扼要對事不對人,不做人身攻擊給予真誠的肯定及贊美傾聽他人發(fā)言用積極的語言代替消極的語言以探詢、謙虛代替主觀論斷與會(huì)規(guī)則要守時(shí)，要堅(jiān)持到底議程設(shè)計(jì)由重要到不重要——會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以避免延誤時(shí)間影響到后面的重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接角尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接角未熟悉的會(huì)議造成挫折感。議程設(shè)計(jì)由重要到不重要——會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以避會(huì)務(wù)管理：整理階段會(huì)場整理資料整理會(huì)務(wù)管理：整理階段會(huì)場整理激勵(lì)發(fā)言會(huì)議分工促動(dòng)創(chuàng)意問題的促動(dòng)感情的促動(dòng)會(huì)議主持的責(zé)任激勵(lì)發(fā)言會(huì)議主持的責(zé)任會(huì)議主持技巧一：如何開場會(huì)議背景會(huì)議目的會(huì)議議程會(huì)議期待會(huì)議主持技巧一：如何開場會(huì)議背景會(huì)議主持技巧二：如何讓大家愿意發(fā)言營造會(huì)議和諧氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀，對事不對人。不以言立人，不以言廢人。主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問,鼓勵(lì)發(fā)言。有效傾聽良好溝通會(huì)議主持技巧二：如何讓大家愿意發(fā)言營造會(huì)議和諧氣氛。會(huì)議主持技巧三：如何總結(jié)宣布決議激勵(lì)動(dòng)機(jī)評估目標(biāo)達(dá)成方式過程回頭會(huì)議主持技巧三：如何總結(jié)宣布決議發(fā)問的技巧:開放與封閉空投與指定發(fā)問的技巧:開放與封閉傾聽的技巧注視對方不中途打斷詢問不明之處適當(dāng)歸納不任意表露情緒傾聽的技巧注視對方會(huì)議中的問題處理

人身攻擊

對策:

對雙方進(jìn)行安撫重申議事規(guī)則重提主題進(jìn)行討論會(huì)議中的問題處理人身攻擊對策：兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題請他做歸納或替他做歸納事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時(shí)間會(huì)議中的問題處理

——離題對策：會(huì)議中的問題處理

——離題對策:暫停會(huì)議20分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較進(jìn)行不記名投票重整雙方意見提出新的方案重申共同利益。會(huì)議中的問題處理

——爭議不休對策:會(huì)議中的問題處理

——爭議不休對策:同情其不滿的情緒。歸納其不滿的原因。尋求解決的方法。會(huì)議中的問題處理

——抱怨會(huì)議中的問題處理

——抱怨對策:適時(shí)的制止發(fā)言。清理其具體的想法。會(huì)議中的問題處理

——短話長說對策:會(huì)議中的問題處理

——短話長說會(huì)議中的問題處理

——時(shí)間不足對策:選擇重要的議題進(jìn)行討論限制發(fā)言人數(shù)限制發(fā)言時(shí)間會(huì)議中的問題處理

——時(shí)間不足對策:會(huì)議紀(jì)要作用：1、會(huì)議思想和會(huì)議精神的整理；2、便于追蹤和跟進(jìn)；會(huì)議紀(jì)要作用：演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！有效的會(huì)議組織有效的會(huì)議組織會(huì)議的作用常見的會(huì)議類型有效的會(huì)議管理會(huì)議技巧主要內(nèi)容會(huì)議的作用主要內(nèi)容會(huì)議——幾個(gè)關(guān)鍵的人物聚在一起，每人有他們各自的角色，討論他們共同感興趣的問題，取得某些決定，而這些決定都是會(huì)議預(yù)期要達(dá)到的。會(huì)議——幾個(gè)關(guān)鍵的人物聚在一起，每為什么要開會(huì)？？？為什么要開會(huì)？？？1、解決問題的需要；2、交流和學(xué)習(xí)的需要；3、溝通和組織人際關(guān)系的需要；4、傳達(dá)信息的需要；作用1、解決問題的需要；作用常見的幾種會(huì)議類型工作例會(huì)碰頭會(huì)部門工作會(huì)議員工大會(huì)專題會(huì)議常見的幾種會(huì)議類型工作例會(huì)無效會(huì)議空洞的會(huì)議；冗長的會(huì)議；爭執(zhí)不休的會(huì)議；一言堂式的會(huì)議；沒有結(jié)果的會(huì)議；無效會(huì)議空洞的會(huì)議；會(huì)議失敗的原因1、管理不善；2、缺乏組織構(gòu)架；3、不重視會(huì)議；4、差劣的環(huán)境；5、不必要的會(huì)議；會(huì)議失敗的原因1、管理不善；有效——發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無法完成或突破的問題,有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團(tuán)隊(duì)有安全感、信任感、認(rèn)同感,展露個(gè)人才能。參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會(huì)議得到健全發(fā)展。效率——當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后,能在預(yù)

定的時(shí)間內(nèi)完成開會(huì),這就是效率。學(xué)習(xí)——在參與開會(huì)的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。成功的會(huì)議有效——發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無法完成功的會(huì)議會(huì)議的三要素

議題：*連貫性*興趣*解決可能性

領(lǐng)導(dǎo)：*領(lǐng)導(dǎo)能力*會(huì)前準(zhǔn)備要完備*達(dá)到目標(biāo)的意志

參加者：*參加者*積極參與*整理會(huì)前意見有效的會(huì)議會(huì)議的三要素議題：領(lǐng)導(dǎo)：1W（WHO）——誰來開會(huì)2W（WHERE）——何處開會(huì)3W（WHEN）——何時(shí)開會(huì)4W（WHAT）——會(huì)議議題5W（WHAY）——會(huì)議目的會(huì)議的5W法則1W（WHO）——誰來開會(huì)會(huì)議進(jìn)行者參加者準(zhǔn)備者會(huì)議效率最大化提示積極的想法順利進(jìn)行會(huì)議縮短會(huì)議時(shí)間會(huì)議各參加者的主要作用進(jìn)行者參加者準(zhǔn)備者會(huì)議效率提示有效的會(huì)議管理1、會(huì)務(wù)管理；2、會(huì)議主持；3、會(huì)議紀(jì)要；3、會(huì)后追蹤；有效的會(huì)議管理1、會(huì)務(wù)管理；會(huì)議組織的注意事項(xiàng)1.良好的會(huì)議氛圍；2.遵守會(huì)議時(shí)間；3.會(huì)前充分準(zhǔn)備；4.會(huì)議的導(dǎo)入；5.會(huì)議過程記錄；6.會(huì)議收尾工作；會(huì)議組織的注意事項(xiàng)1.良好的會(huì)議氛圍；會(huì)務(wù)管理會(huì)務(wù)管理是保證會(huì)議正常進(jìn)行的要素。會(huì)前會(huì)中會(huì)后準(zhǔn)備階段控制階段整理階段會(huì)務(wù)管理會(huì)務(wù)管理是保證會(huì)議正常進(jìn)行的要素。會(huì)前會(huì)會(huì)務(wù)管理：準(zhǔn)備階段第一步：確認(rèn)有關(guān)事項(xiàng)。第二步：制定議事日程。第三步：資料準(zhǔn)備。第四步：通知發(fā)放。第五步：會(huì)場布置。第六步：后勤安排。會(huì)務(wù)管理：準(zhǔn)備階段第一步：確認(rèn)有關(guān)事項(xiàng)。第二步：制定議事日程與會(huì)的資格了解實(shí)況的人有權(quán)做決定的人重大關(guān)系的人與會(huì)的資格了解實(shí)況的人會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)資料準(zhǔn)備時(shí)間地點(diǎn)議程:應(yīng)包含開會(huì)預(yù)定結(jié)束時(shí)間準(zhǔn)備資料與會(huì)人員主辦單位/聯(lián)系人會(huì)議通知須知會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然會(huì)議通知須知會(huì)務(wù)管理：控制階段紀(jì)律控制議程跟進(jìn)后勤保障突發(fā)事件處理會(huì)務(wù)管理：控制階段紀(jì)律控制與會(huì)規(guī)則要守時(shí)，要堅(jiān)持到底要有準(zhǔn)備針對主題主動(dòng)發(fā)言，簡短扼要對事不對人,不做人身攻擊給予真誠的肯定及贊美傾聽他人發(fā)言用積極的語言代替消極的語言以探詢、謙虛代替主觀論斷與會(huì)規(guī)則要守時(shí)，要堅(jiān)持到底議程設(shè)計(jì)由重要到不重要——會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以避免延誤時(shí)間影響到后面的重要議題。由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接角尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難——讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接角未熟悉的會(huì)議造成挫折感。議程設(shè)計(jì)由重要到不重要——會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以避會(huì)務(wù)管理：整理階段會(huì)場整理資料整理會(huì)務(wù)管理：整理階段會(huì)場整理激勵(lì)發(fā)言會(huì)議分工促動(dòng)創(chuàng)意問題的促動(dòng)感情的促動(dòng)會(huì)議主持的責(zé)任激勵(lì)發(fā)言會(huì)議主持的責(zé)任會(huì)議主持技巧一：如何開場會(huì)議背景會(huì)議目的會(huì)議議程會(huì)議期待會(huì)議主持技巧一：如何開場會(huì)議背景會(huì)議主持技巧二：如何讓大家愿意發(fā)言營造會(huì)議和諧氣氛。建立包容、安全的討論環(huán)境。保持客觀，對事不對人。不以言立人，不以言廢人。主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問,鼓勵(lì)發(fā)言。有效傾聽良好溝通會(huì)議主持技巧二：如何讓大家愿意發(fā)言營造會(huì)議和諧氣氛。會(huì)議主持技巧三：如何總結(jié)宣布決議激勵(lì)動(dòng)機(jī)評估目標(biāo)達(dá)成方式過程回頭會(huì)議主持技巧三：如何總結(jié)宣布決議發(fā)問的技巧:開放與封閉空投與指定