合同管理程序

合同管理程序1.目的對合同或協(xié)議進(jìn)行評審，評審其要求是否明確、充分、合理，評審本公司滿足合同或協(xié)議要求的能力，并解決與業(yè)主不一致的問題。2.適用范圍適用于公司范圍內(nèi)承接的所有工程項目的標(biāo)書、合同、訂單的評審活動。3.職責(zé)3.1市場部負(fù)責(zé)組織對招標(biāo)文件及合同的評審工作。3.2工程部負(fù)責(zé)工程合同實施的監(jiān)督管理。3.3項目部負(fù)責(zé)合同變更內(nèi)容的評審及合同的執(zhí)行。4.工作程序4.1工程項目合同分類：4.1.1投標(biāo)項目合同；4.1.2零星工程項目合同。4.2顧客要求的確定和招標(biāo)文件的評審4.2.1對顧客的要求包括：（1）顧客明示的產(chǎn)品要求：顧客規(guī)定的產(chǎn)品要求，包括有關(guān)的工期、質(zhì)量、安全、價格等方面的要求；（2）顧客沒有明確要求，但預(yù)期的或規(guī)定用途所必要的產(chǎn)品要求。（3）法律法規(guī)要求和公司附加要求,諸如《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國建筑法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)以及公司的附加要求，諸如保證條款規(guī)定的措施、合同義務(wù)（例如，維護(hù)服務(wù)）、附加服務(wù)（例如，回收或最終處置）等的承諾。4.2.2招標(biāo)文件的評審（1）市場部得到招標(biāo)文件后，應(yīng)及時組織相關(guān)部門對已識別的顧客要求連同有關(guān)的法律法規(guī)要求以及公司確定的附加要求進(jìn)行確認(rèn)、評審。（2）對招標(biāo)文件的評審一般以部門會簽的方式進(jìn)行。市場部負(fù)責(zé)收集整理公司領(lǐng)導(dǎo)及工程部、安全監(jiān)督辦公室部、設(shè)備技術(shù)部、財務(wù)部等相關(guān)部門以各種方式確定的產(chǎn)品要求，包括工藝、工期、造價、質(zhì)量、安全、設(shè)備能力、人員能力、法律法規(guī)、公司附加要求及需明確的其他要求，并在投標(biāo)文件形成之前，形成《招標(biāo)文件評審記錄》。（3）市場部根據(jù)評審所提出的問題，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意，應(yīng)及時向發(fā)標(biāo)單位請求答疑或就某個單項問題提出洽商。經(jīng)答疑或洽商反饋的信息再執(zhí)行4.3.2條款，直到滿足4.3.5條款的要求。（4）投標(biāo)文件的編制與評審工作可同步進(jìn)行，當(dāng)評審工作告一段落后，市場部應(yīng)對招標(biāo)文件中要求發(fā)生變化的信息進(jìn)行監(jiān)控，以便對有關(guān)要求及時進(jìn)行評審和處理，直到投標(biāo)程序結(jié)束。（5）評審應(yīng)確保：a）顧客要求得到滿足；b）所有與招標(biāo)文件中合同條款或有關(guān)要求不一致的問題都已得到解決；c）公司有能力滿足規(guī)定的要求。（6）當(dāng)顧客提出的要求沒有形成文件時，市場部負(fù)責(zé)在接受該要求前應(yīng)對其進(jìn)行確認(rèn)。（7）與招投標(biāo)文件評審有關(guān)的記錄由市場部歸檔管理。4.3投標(biāo)文件的評審：在投標(biāo)書定稿出版前，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對其是否響應(yīng)招標(biāo)文件要求進(jìn)行評審，并由編制人員填寫《投標(biāo)評審記錄》（工程項目投標(biāo)評審表），最終由市場開發(fā)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)裝訂、密封。中標(biāo)后市場部會同相關(guān)部門向項目部做中標(biāo)項目交底工作。4.4合同文件的評審4.5.1根據(jù)顧客要求，在工程合同簽訂前，市場部需組織有關(guān)部門重點對合同條款與投標(biāo)文件中不一致的內(nèi)容進(jìn)行評審，并將不一致的主要內(nèi)容在《合同評審記錄》（簽訂合同審批表）中寫明。4.5.2評審應(yīng)確保：a）顧客要求得到滿足；b）所有與合同條款或有關(guān)要求不一致的問題都已得到解決；某些問題通過洽商，雙方權(quán)衡風(fēng)險和利益后達(dá)成一致；c）公司有能力滿足規(guī)定的要求。4.5.3合同文件經(jīng)市場部負(fù)責(zé)人及主管副經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)并加蓋合同專用章后生效。4.5.4與合同文件評審有關(guān)的記錄由市場部歸檔管理。4.5.5零星工程項目合同的評審凡零星工程項目的合同評審，由項目部組織評審。項目經(jīng)理在“合同(修訂合同)評審表”上簽署意見和簽名，并報工程部備案。4.5.6合同評審內(nèi)容（1）根據(jù)合同文件，明確顧客對工程項目的具體要求：包括工期、質(zhì)量、合同價款、支付方式、施工方法、物資供應(yīng)、環(huán)境保護(hù)等要求。（2）熟悉工程圖紙和技術(shù)要求，明確工程需要的新技術(shù)、新工藝和新材料。（3）根據(jù)工程特點、現(xiàn)場條件和地理環(huán)境，確認(rèn)應(yīng)采取的施工方法和保證手段。（4）公司現(xiàn)有條件對上述要求的滿足程度，包括資源和技術(shù)保證能力，保證能力不足時，如何采取措施。（5）合同文件各個組成部分的要求是否一致。（6）參加評審的人員對合同文件的各項要求理解一致。4.6合同簽訂由法定代表人（或法定代表人委托代理人）負(fù)責(zé)簽訂正式合同。應(yīng)將各類工程項目合同的文本或復(fù)印件及時傳遞至總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部、項目部等部門，并及時歸檔；合同簽訂后，將合同內(nèi)容下發(fā)到項目部進(jìn)行交底。4.7合同的修訂4.7.1當(dāng)發(fā)生下列幾種情況需變更合同時，由項目部負(fù)責(zé)與業(yè)主、設(shè)計和監(jiān)理部門就更改內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)，必要時報工程設(shè)備技術(shù)部，由工程設(shè)備技術(shù)部會同分管副總經(jīng)理對變更內(nèi)容重新評審：（1）建設(shè)單位要求設(shè)計變更或合同變更，如工程暫停或提前完工等；（2）工程施工遇到不可抗力障礙，雙方須對合同條款進(jìn)行修訂；（3）由于本公司的原因須對合同條款進(jìn)行修訂。4.7.2合同變更應(yīng)包括對變更造成的損失和雙方承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的評審。4.7.3修訂合同的簽訂按4.7條款執(zhí)行。4.7.4項目部應(yīng)將修訂合同的評審表、修訂合同文本報工程設(shè)備技術(shù)部備案，修訂合同文本或復(fù)印件傳遞范圍同4.3條款。4.8合同交底4.8.1合同文件由市場部存檔保管。4.8.2合同內(nèi)容由市場部負(fù)責(zé)會同工程部、安全監(jiān)督辦公室及設(shè)備技術(shù)部對項目部就質(zhì)量、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)健康安全、工期和技術(shù)難點等進(jìn)行合同交底。4.9合同的管理4.9.1工程部、市場部應(yīng)建立合同臺帳，工程部并負(fù)責(zé)監(jiān)督項目部的合同執(zhí)行情況。4.9.2正式簽訂的合