第二章秘書辦文的工作課件

行政秘書學技能篇

行政秘書學技能篇1第二章秘書辦文的工作●文書的撰擬●文書的處理●技能訓練

第二章秘書辦文的工作●文書的撰擬2第一節(jié)文書的撰擬

一、文書的概念與分類二、秘書工作中的常見文種三、公文的行文關系、方式、規(guī)則四、公文的基本格式與寫作要求第一節(jié)文書的撰擬

一.文書的概念與分類（一）文書的概念文書是一個概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達意圖的文字材料。文書是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。文書包括私人文書和公務文書兩種。

私人文書，是指個人或家庭、家族在自己的活動中或私人相互之間的交往中形成和使用的私人書信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿以及房契、地契等。公務文書，《國家行政機關公文處理辦法》中定義為傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指示、布署和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。一.文書的概念與分類（一）文書

文書是國家機關，企、事業(yè)單位在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料的統(tǒng)稱。辨析：“文書”、“公文”、“文件”

公務文書的特點：1.公文是由法定的作者制成和發(fā)布的；2.公文具有法定的權威和效力。文書是國家機關，企、事業(yè)單位在管理活動中形成的具有法定效力黨政機關的通用公文文體（1）規(guī)范性文件：條例、規(guī)定、辦法。（2）領導指導性文件：命令（令）、決定、指示、決議、意見、通知、通報、批復（3）公布性文件：公告、通告（4）陳述呈請性文件：報告、請示、議案、調(diào)查報告（5）商洽性文件：函（6）會議文件：會議紀要通用文書

（二）文書的種類

通用文書、專用文書、常用事務文書。1.黨政機關的通用公文文體通用文書（二）文書的種類1.我國行政機關公文種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要13種。

——《國家行政機關公文處理辦法》第九條黨的機關公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例。規(guī)定、函、會議紀要等14種。

——《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第二章第七條通用文書我國行政機關公文種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通專用文書法律文書：是國家司法機關在處理刑事、民事、經(jīng)濟各類案件時，依照法律規(guī)定的程序而制作或發(fā)布的、具有法律效力或者雖無法律效力但有法律意義的書面文件。是代表國家意志，忠誠地體現(xiàn)國家法律精神，遵循法律規(guī)定為付諸實施某一法律行為，能引起一定法律后果而制作的文書。

軍用文書：通常是指軍隊內(nèi)部以及與軍外單位往來所使用的行文的總稱。它是指揮作戰(zhàn)、組織訓練、指導工作、互通情報和積累資料的重要工具。

公關文書：凡是用于溝通、增進、改善本企業(yè)與公眾關系的文字材料。

商業(yè)文書：商業(yè)應用寫作所反映的內(nèi)容，是由商業(yè)的實際工作所決定的，無論是布告、通知、請示、報告，還是簡報、消息、總結(jié)、通訊、商業(yè)經(jīng)濟論文都要與商業(yè)工作有關，體現(xiàn)出“商”字來。

法律文書：是國家司法機關在處理刑事、民事、經(jīng)濟各類案件時，依經(jīng)濟類公文的種類（1）經(jīng)濟合同（2）報告、信息（3）廣告文書（4）產(chǎn)品說明書（5）招標書（6）投標書（7）會計報表（8）經(jīng)濟訴訟文書專用文書經(jīng)濟類公文的種類專上行文下行文平行文（p182）平件急件特急件對外公開限國內(nèi)公開內(nèi)部使用秘密機密絕密

2.3.4.按公文處理時間劃分按閱知范圍按行文關系劃分行文關系是指文書的發(fā)文機關與收文機關之間的往來關系，是根據(jù)每個機關所屬組織系統(tǒng)的隸屬關系及其職權范圍來確定的。行文關系一般包括兩大類：（1）隸屬關系（2）非隸屬關系

上行文平件對外公開2.3.4.按公文處理時間劃分按閱知范圍按二.秘書工作中的常見文種

二.第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作請按照行文關系將下列文種歸類：

行文：報告、請示。

行文：命令、決定、指示、決議、通知、通報、批復。

行文：議案、通知、函、會議紀要。

練習：請按照行文關系將下列文種歸類：練習：三、公文的行文規(guī)則（p182）（1）按機關隸屬關系和職責范圍行文（2）授權行文（3）大力精減文件，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍（4）在一般情況下，黨政機關不得越級行文（5）必須正確確定主送機關和抄送機關，主送機關與公文名稱相互呼應（6）關于聯(lián)合行文問題（7）關于“請示”的行文問題（8）在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應視為正式公文依照執(zhí)行（9）公文由文秘機構統(tǒng)一處理三、公文的行文規(guī)則（p182）（1）按機關隸屬關系和職責范圍四、公文的基本格式與寫作要求

1.公文格式構成

公文一般由發(fā)文機關、發(fā)文字號、簽發(fā)人標識、標題、題注、受文者（主送機關）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、秘密等級、緊急程度、印章和印發(fā)日期等組成。根據(jù)國家質(zhì)量技術監(jiān)督局1999年12月發(fā)布的《國家行政機關公文格式》規(guī)定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分。四、公文的基本格式與寫作要求1．眉首，包括的項目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度及上行文簽發(fā)人。2．主體，包括的內(nèi)容有：公文標題、主送機關、正文、無正文說明、附件、簽發(fā)機關印章或簽署、成文日期。3．版記，包括的內(nèi)容有：附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和日期、印發(fā)份數(shù)。1．眉首，包括的項目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作2.公文規(guī)范的基本要求：（1）《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》（1996.5）（2）《國家行政機關公文格式》（1999.12）（3）《國家行政機關公文處理辦法》（2000.8）2.公文規(guī)范的基本要求：（1）《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》公文格式排版規(guī)定：1.保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。

2.緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

3.發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

5.簽發(fā)人：發(fā)文字號右側(cè)，空一格，字號字體同發(fā)文字號。

6.標題：標題由作事、事由、文種組成（可省），字數(shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中

7.附件：附件應標明標題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。

8.注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。公文格式排版規(guī)定：第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作3.公文寫作的基本要求：練習：按照按照公文寫作要求，修改下列語句中的錯誤合“法”、求實合體（體式規(guī)范）簡明、嚴謹、準確、規(guī)范完整、清晰、耐久（主題正確、鮮明；語言準確、精練）3.公文寫作的基本要求：練習：按照按照公文寫作要求，修改下列(1)語句表達正確與否，是衡量表達能力的重要標志。(2)我們要為構建和諧社會打下物質(zhì)基礎和精神準備。(3)語文能力包括口頭的說、聽和書面的讀、寫兩個方面。(4)經(jīng)過一系列的整頓之后，第一車間勞動紀律逐漸走上正軌。(5)機器質(zhì)量的好壞是保證生產(chǎn)安全的一個重要條件。(6)5月3日，我們訪問了參加過“五四”愛國運動的當年的愛國老人。(7)某市教育局關于召開全市中小學校會議的《通知》。(8)某局關于走私販私的指示。(9)某市礦務局關于全市上半年技術改造情況的反映。(10)東南市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國家計委2002年1號文件的通知。(1)語句表達正確與否，是衡量表達能力的重要標志。第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作1．根據(jù)形成和作用的公務活動領域，公文可分為

(

)A.法定正式公文

B.通用公文

C.非法定正式公文

D.專用公文2.通告的正文部分由哪幾部分構成?

(

)

A.發(fā)布通告的依據(jù)、目的

B.通告事項

C.結(jié)語

D.執(zhí)行的具體要求3．北京市政府向國務院各部委制發(fā)(主送)的公文屬于

(

)A．呈請性文件

B．平行文件C．上行文件

D．下行文件4．非同一系統(tǒng)的任何機關相互行文都使用

(

)

A．上行文

B．平行文C．通知

D．下行文

5．以下有關公文的說法錯誤的有

(

)

A.公文的基本組成部分有:標題/正文/作者/日期/印章或簽署/主題B.通用公文又稱行政公文，指各類機關普遍使用的文件如請示、報告、函等C.通知的作者廣泛，不受機關性質(zhì)與級別層次的限制D.函為不相隸屬機關間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響練習1．根據(jù)形成和作用的公務活動領域，公文可分為

(

——《國家行政機關公文處理辦法》2000年國務院發(fā)布“函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”?！秶倚姓C關公文處理辦法》2000年國務院發(fā)布“函，適

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍“函”有下列三方面的作用：(一)相互商洽工作。如調(diào)動干部，聯(lián)系參觀、學習，聯(lián)系業(yè)務，邀請參觀指導……。(二)詢問和答復問題。如天津市民政局向民政部門詢問的“關于機關離休干部病故撫恤問題”的問題以及民政部對此問題的答復，都是用“函”的形式。(三)向有關主管部門請求批準。如《民政部關于請安排每年生產(chǎn)三百輛火葬運尸專用車的函》就是為向國家計劃委員會請求批準而發(fā)的。

“函”有下列三方面的作用：國務院辦公廳關于同意寧波海關升格為正廳(局)級直屬海關問題的復函

國辦函〔2002〕31號浙江省人民政府、海關總署：浙江省人民政府《關于寧波海關升格為正廳級直屬海關的請示》(浙政〔2001〕27號)收悉。經(jīng)國務院領導同志同意，現(xiàn)函復如下：同意寧波海關升格為正廳(局)級機構，隸屬于海關總署，不增加人員編制。

其他有關事宜，請你們與有關方面協(xié)商辦理。

國務院辦公廳

二〇〇二年四月十八日

(引自《中華人民共和國國務院公報》，2002年第16號)

國務院辦公廳關于同意寧波海關升格為正廳(局)級直屬海關問題的第二節(jié)文書的處理一、文書處理的含義及原則二、文書的收發(fā)與管理三、文書處理應注意的事項第二節(jié)文書的處理一、文書處理的含義及原則文書處理是指機關、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。根據(jù)文書處理的內(nèi)容與要求，文書處理必須堅持準確、及時、安全、統(tǒng)一的原則。

一、文書處理的含義及原則二、文書處理的程序及注意事項1.收文處理（1）公文的收受與分流

簽收-外收文登記-啟封-內(nèi)收文登記-分辦-傳閱-摘編注：分辦的基本做法（p184）（2）辦理收文

擬辦-批辦-承辦-注辦（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱-催辦-查辦（4）處置辦畢公文

閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。注：簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)人員或通訊人員完成。二、文書處理的程序及注意事項注：簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)

文件處理單來文標題

擬辦意見

領導批示

辦理結(jié)果

備注

文件處理單來文標題

擬辦意見

領導文件處理單文件處理單公文的簽收是由(

)完成的。A.外收發(fā)人員B.通訊人員C.內(nèi)收發(fā)人員D.機關領導人或部門負責人公文的簽收是由(

)完成的。2.發(fā)文處理

（1）文稿形成

擬稿。審查，包括會商和核稿兩個環(huán)節(jié)。簽發(fā)。（2）公文的制作

注發(fā)、繕印、校對用印或簽署。（3）公文的對外傳遞

發(fā)文登記——封發(fā)(分裝——發(fā)出)（4）處置辦畢公文

閱卷歸檔、暫存、銷毀。擬稿審核簽發(fā)復核繕印校對蓋章登記封發(fā)立卷、歸檔、暫存、銷毀2.發(fā)文處理

發(fā)文登記簿發(fā)文登記簿

XX市旅游局接到XX省旅游局轉(zhuǎn)發(fā)的《中華人民共和國國家旅游局令》(第18號)文件中發(fā)布的《出境旅游領隊人員管理辦法》。小張核查、登記完文件后，交給吳主任。吳主任看完文件，批注了擬辦意見，交給李局長。李局長當即批示，責成吳秘書起草一份學習該《辦法》的文件，下發(fā)給市屬各旅游公司，組織員工學習。吳秘書接受該項任務后，該怎樣進行發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的操作?

案例分析

XX市旅游局接到XX省旅游局轉(zhuǎn)發(fā)的《中華人民共和國國家3.文書處理應注意的事項（1）文旨不明，文種不分（2）行文關系不明，職權不分（3）篇幅冗長，內(nèi)容含糊（4）多頭主送，多項請示3.文書處理應注意的事項案例：朱元璋痛打茹太素明太祖朱元璋手下有個叫茹太素的大臣。一次，他給皇帝上了一本一萬七千余字的奏折，侍從讀到六千多字，朱元璋仍不知所云，讀到一萬六千余字時，才談到正題。朱元璋不禁勃然大怒，令手下將茹太素杖打了五十大板。朱元璋后來對茹太素說：“你那幾條建議若明直寫來，幾百字就足夠，何嘗遭此杖打？”這個故事一直流傳到今天。案例：朱元璋痛打茹太素4.立卷歸檔立卷的基本原則：正確反映機關工作歷史面貌、保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整、便于管理和查找利用。立卷的方法：作者特征、問題特征、時間特征、通訊者特征、地區(qū)特征。歸檔制度：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。4.立卷歸檔（一）XX大學人事處秘書林強，參加省教育廳召開的2000年度職稱評審工作會議，帶回五份文件，辦完工作后，將上述文件鎖進文件柜中。第二年進行2000年度文件立卷歸檔時，林強告訴檔案室2000年沒有收到上級機關發(fā)來的文件，只將本部門的發(fā)文整理后，立卷歸檔。2001年學校職稱評審，評審標準沿用2000年的文件。秘書林強已于前一個月調(diào)到X省林業(yè)廳工作。新來的秘書小陳找不到原來的文件。請指出錯誤所在。案例分析（一）XX大學人事處秘書林強，參加省教育廳召開案例分析（二）XX省文物局為配合國家文物局的文物普查工作，需向全省各地市發(fā)一份《XX省文物局關于認真做好文物普查工作的通知》。局領導責成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領導過目。但領導外出開會，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內(nèi)容簡單，不會出什么差錯。就自作主張，將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關系不錯，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒有填寫發(fā)文稿紙，也沒經(jīng)局長簽發(fā)，遂沒給該文件蓋印、注冊和登記，等局長回來后再作處理。請指出錯誤所在。（二）XX省文物局為配合國家文物局的文物普查工作，需向全省各三、檔案管理檔案分類方法（一）檔案分類

采用一定的標準把一個全宗內(nèi)的檔案劃分為若干類別。三、檔案管理檔（一）檔案分類第二章秘書辦文的工作★國家機關、事業(yè)單位工作人員的人事檔案分類★國家機關、事業(yè)單位工作人員的人事檔案分類★公司檔案應該如何分類1、文書檔案（1）黨群工作類（2）行政管理類（3）經(jīng)營管理類（4）生產(chǎn)管理類3、財務檔案4、人事檔案5、電子檔案6、聲像檔案2、科技檔案（1）產(chǎn)品文字材料（2）科研文字材料（3）基建文字材料（4）設備文字材料★公司檔案應該如何分類1、文書檔案3、財務檔案2、科技檔案廣州白云山文化傳播公司是一家新建單位，文書工作從無到有剛剛起步。該公司王秘書剛大學畢業(yè)，應聘錄用后負責公司文書工作。王秘書筆頭功夫不錯，可他對文書的平時管理和立卷工作卻知之甚少。起初他把所有文件都塞在一個文件柜中，半年不到，柜子里的各種文件就塞得亂七八糟。有次公司急需查找一份合同正本，王秘書竟然花了半個多小時才找到，事后被經(jīng)理狠狠訓斥了一頓，責令限期改進工作。王秘書苦思冥想好幾天終于想出了一個辦法，他將公司全部文件分成兩類，一類命名為“收來文件”，另一類命名為“發(fā)出文件”。從此他就把所有文件按這兩個類別歸卷保存。但到第二年年初王秘書打算將這兩類文件分別立卷裝訂時間，發(fā)現(xiàn)每一類別中的文件數(shù)量實在太多，如此立卷歸檔會給今后借閱、查找?guī)砗芏嗦闊Ｋ虢o文件再加以細分，卻想不出分類的好辦法。請問王秘書應當如何對文件進行分類整理？廣州白云山文化傳播公司是一家新建單位，58（二）文件歸檔如何填寫卷內(nèi)目錄（二）文件歸檔如何填寫卷內(nèi)目錄根據(jù)背景材料，填寫下列表格：練習根據(jù)背景材料，填寫下列表格：練習1.北方大學關于對經(jīng)濟學院王慧同學予以表彰的通知北方〔2002〕5號

各院、全體學生：經(jīng)濟學院的王慧同學代表我校參加2002年2月26日全國英語演講比賽，獲得了一等獎的好成績，為我校爭得了榮譽。鑒于王慧同學的事跡，我校決定對王慧同學予以表彰。特此通知。北方大學教務處二00二年三月二十五日1.北方大學關于對經(jīng)濟學院王慧同學予以表彰的通知2.北方大學關于表彰張彥同學拾金不昧的通報北方〔2002〕15號

我校文學院共產(chǎn)黨員張彥同學，于5月1日拾到人民幣兩萬元。雖然張彥同學家境比較困難，但張彥同學不為重金所動，將拾到的巨款如數(shù)交到××派出所。張彥同學在金錢面前體現(xiàn)出的高尚品德，受到了廣泛的稱贊。為表彰張彥同學的拾金不昧，學校決定獎勵張彥同學500元獎金，并在全校通報表揚。希望全校學生，尤其是共產(chǎn)黨員，向張彥同學學習，樹立良好的道德風尚，為兩個文明建設做出貢獻。北方大學學生處二00二年五月二十日2.北方大學關于表彰張彥同學拾金不昧的通報（三）檔案保管注意事項——“八防”防水、防火、防霉、防潮防蟲、防盜、防塵、防光（三）檔案保管注意事項——“八防”防水、防火、防霉、防潮第三節(jié)技能訓練

第二章秘書辦文的工作行政公文寫作常見錯誤《國家行政機關公文處理辦法》（簡稱新《辦法》，于2001年1月1日正式施行）

行政公文寫作常見錯誤《國家行政機關公文處理辦法》一、公文眉首常見錯誤由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等構成“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”要標識于公文首頁右上角，“發(fā)文字號”中的“年份”必須用六角括號“〔〕”括入。如"×××[2001]1號"，是不規(guī)范的，應改為"×××〔2001〕1號"。一、公文眉首常見錯誤由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急第二章秘書辦文的工作例：發(fā)文字號編寫不當?shù)某Ｒ婂e誤

1、機關代字混淆

國務院

四川省人事廳

華東師范大學

南京大學

河南大學例：發(fā)文字號編寫不當?shù)某Ｒ婂e誤

1、機關代字混淆

國務院

2、年份不全。亂用括號。例如：

①計生(96)第15號

②民政(2003)16號

③府發(fā)[2002]47號

3、機關代字、年份、序號次序顛倒。

①成?！?6〕勞人字第51號

②〔2000〕外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號2、年份不全。亂用括號。例如：

①計生(96)第15號

②民二、公文主體常見錯誤由"公文標題"、"主送機關"、"公文正文"、"附件"、"成文時間"和"附注"等構成。

二、公文主體常見錯誤由"公文標題"、"主送機關"、"公文正文主要錯誤表現(xiàn)：1、由于公文文種使用不當或?qū)氖掠杀硎霾煌暾?、不準確，造成公文標題中的一些常見錯誤。主要錯誤表現(xiàn)：1、由于公文文種使用不當或?qū)氖掠杀硎霾煌辍?】文種錯用

(1)請示與報告錯用、并用

《××公司關于急需購買堿性電池的報告》

(2)函與請示錯用

《××市司法局關于撥付法制教育經(jīng)費的請示》

(3)通告與公告錯用

《××商場有獎銷售開獎公告》

例：標題擬寫不當【1】文種錯用

(1)請示與報告錯用、并用

《××公司關于急【3】亂用標點符號

《XX縣工商局、稅務局關于發(fā)布“XX縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”的通知》

【2】事由表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確

a、《××公司關于申請增加超計劃出口指標的請示》

b、《××縣工商局關于擺攤設點的決定》【3】亂用標點符號

《XX縣工商局、稅務局關于發(fā)布“XX縣農(nóng)錯誤主要表現(xiàn)：2、由于行文規(guī)則和行文關系模糊，造成主送機關不明確3、由于內(nèi)容混雜或語言的歧義等原因，造成正文主題不明確

錯誤主要表現(xiàn)：2、由于行文規(guī)則和行文關系模糊，造成主送機關5、結(jié)構層次序數(shù)標注不當

第一層為‘一’

第二層為‘(一)’

第三層為‘1’

第四層為‘(1)’。

只有一個結(jié)構層次時，就用“一”，而不用其它序數(shù)。4、引用公文不當“你公司《關于成立通洲集團中心拍賣行的請示》收悉……”

5、結(jié)構層次序數(shù)標注不當

第一層為‘一’

三、公文版記常見錯誤公文版記由主題詞、抄送機關、制文機關和成文日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。三、公文版記常見錯誤公文版記由主題詞、抄送機關、制文機關和成第二章秘書辦文的工作

練習練習1．根據(jù)公文內(nèi)容擬寫標題(1)某市人民政府為鞏固城市綠化的工作成果，制發(fā)一公布性文件，將保護城市綠地應遵守的有關事項告知全市各界。

(2)某省人民政府收到《某省教委關于加強教師隊伍建設問題的報告》以后，經(jīng)研究認為文件針對的問題十分重要，文中建議切實可行，決定對該文加注批語后下發(fā)施行，為此制發(fā)文件。

(3)某市勞動局為加強對城鎮(zhèn)待業(yè)人員的管理，進一步做好勞動就業(yè)工作，經(jīng)市人民政府同意，決定對全市城鎮(zhèn)待業(yè)人員進行統(tǒng)一登記，行文告知全市各級勞動管理部門及有關單位。1．根據(jù)公文內(nèi)容擬寫標題(1)某市人民政府為鞏固城市綠化的(1)某機關為局級單位，下設各個處。該局局長為了防止辦文不出差錯，凡事都事必躬親，所有文件都自己簽發(fā)。(2)A、B、C機關準備聯(lián)合發(fā)文，但就處理某一問題發(fā)生爭議論，A機關是主辦機關，為提高辦事效率，以免耽誤公事，經(jīng)A機關領導人同意，以A、B、C三機關名義制發(fā)出了文件。(3)某機關辦公室文秘小李，每次都將來文按照文書業(yè)務性質(zhì)分送給各個部門，為了不出差錯，她特別注意文書應送的業(yè)務部門，文書一律在辦公室壓六天。

(4)某單位領導，為辦公方便，要求機關印章由他自己保管。

2．指出下列公文處理中的錯誤(1)某機關為局級單位，下設各個處。該局局長為了防止辦文不出【1】××市人民政府文件

關于表彰市××廠實現(xiàn)“安全生產(chǎn)年”的通報

市屬各企業(yè)：

為確保企業(yè)生產(chǎn)和人民生命財產(chǎn)安全，我市××廠從各方面采取有力措施，花大力氣抓各項安全生產(chǎn)制度的貫徹落實，并建立了安全生產(chǎn)各級崗位責任制，2006年實現(xiàn)全年無重大生產(chǎn)和傷亡事故，成為我市標兵企業(yè)。為此，市政府決定給予市××廠通報表揚，以資鼓勵。

市政府號召全市各企業(yè)學習市××廠的先進經(jīng)驗，結(jié)合企業(yè)實際，建立和健全安全生產(chǎn)崗位責任制，抓好安全生產(chǎn)，爭創(chuàng)標兵企業(yè)，為把我市安全生產(chǎn)提高到一個新水平而努力。

特此通報。

××市政府(印章)

二OO七年元月十八日

3.

公

文改

錯【1】××市人民政府文件【2】某某省人民政府辦公廳關于

申請撥款維修省府機關辦公室的請示

人民政府、省財政廳：

省府機關辦公室都是五十、六十年代修建的，不少門窗破爛，漏水嚴重，急需維修。為保證省府機關正常辦公，請撥給房屋修繕費十萬元。

當否請核示。

某省人民政府辦公廳

2005年3月1日

【2】某某省人民政府辦公廳關于

各區(qū)（縣）教育局、直屬機構：

現(xiàn)將《教育部關于進一步做好進城務工就業(yè)農(nóng)民子女義務教育工作的意見》（教辦發(fā)[2003]

××號）轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。

做好進城務工就業(yè)農(nóng)民子女義務教育工作，是實踐“三個代表”重要思想的具體體現(xiàn)，也是各級教育職能部門的共同責任。各級部門要按照教育部的意見要求，和其他政府部門緊密配合，結(jié)合實際，因地制宜，規(guī)范管理，加強指導，確保將這項工作做實、做細、做好。對已經(jīng)出現(xiàn)的問題要根據(jù)《意見》精神妥善處理，不可敷衍了事。

上海市人民政府

2004年2月10日【3】

上海市政府轉(zhuǎn)發(fā)《教育部關于進一步做好進城務工就業(yè)農(nóng)民子女義務教育工作的意見》的通知

各區(qū)（縣）教育局、直屬機構：

現(xiàn)將《教育部關于

實

訓實訓工作情景中國X保險公司總經(jīng)理辦公室設有辦公室主任、文字秘書、宣傳秘書、檔案管理員等崗位，主要負責公司各種文件的撰寫、檔案管理、會務組織、接待來訪等工作。工作情景中國X保險公司總經(jīng)理辦公室設有辦成立辦公室1.五人為一小組，成立辦公室2.選出辦公室主任3.崗位分配：主任助理、文字秘書、宣傳秘書、檔案管理員等4.辦公室主任組織開展工作，制定各崗位的工作職責成立辦公室1.五人為一小組，成立辦公室任務一辦公室接到公司總經(jīng)理的指示，要求制定出本公司領取物品登記表和發(fā)文登記表、收文登記表以及會議記錄表。制定制作公文模板。任務一辦公室接到公司總經(jīng)理的指示，要求制定出本公司領取物品登

以小組為單位，根據(jù)下述內(nèi)容，制發(fā)一份通知。任務二

以小組為單位，根據(jù)下述內(nèi)容，制任務二

該公司在自身發(fā)展歷程中始終堅持管理創(chuàng)新和技術進步的發(fā)展策略，注重學習、借鑒國外同行經(jīng)驗，積極引進國外先進技術和管理人才，先后與國外多家知名同行業(yè)公司建立了友好合作關系。為適應經(jīng)濟全球化和知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，增強公司國際競爭力，繁榮和發(fā)展民族保險事業(yè)，公司近幾年還聘請國外著名專業(yè)顧問公司擔任專業(yè)管理顧問，借以提高自身經(jīng)營管理水平，加快與國際同業(yè)接軌，實現(xiàn)國際一流綜合金融服務集團的發(fā)展目標。新世紀，公司將繼續(xù)開拓、銳于創(chuàng)新，強化各項經(jīng)營管理，提升核心競爭力，力爭在兩年內(nèi)業(yè)務進入世界500強，業(yè)務品質(zhì)進入全球400優(yōu)。為早日實現(xiàn)進入“規(guī)模500強，品質(zhì)400優(yōu)”的目標，公司決定從2012年11月1日起開展“扎實基礎、提升品質(zhì)，促進公司產(chǎn)業(yè)持續(xù)快速發(fā)展”活動，主要內(nèi)容是頭腦風暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構須在2012年11月28日前上報活動開展情況。按照活動方案要求：頭腦風暴會是指每月邀請著名專業(yè)顧問前來講座；演講會每月設一個主題；合理化建議活動請大家提建議，每月評選出4篇優(yōu)秀論文上報；要求全體員工必須積極參與；定期上報活動組織和進行情況。該公司在自身發(fā)展歷程中始終堅持管理創(chuàng)新和技術進步的第二章秘書辦文的工作任務三背景：四川陽光公司在5·12地震中40人遇難，災后收到公司總部捐贈人民幣20萬元和價值400萬元的保單?？偛梦忻貢o陽光公司寫一封慰問信。任務：請你擬寫一封慰問信。要求：用語得體；情感真摯；形式規(guī)范。任務三背景：四川陽光公司在5·12地震中40人遇難，災后收到本次實訓需要提交的材料1.制作好的各種表格2.會議通知3.慰問信4.注明組長及組員座位號、姓名本次實訓需要提交的材料1.制作好的各種表格

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行政秘書學技能篇

行政秘書學技能篇95第二章秘書辦文的工作●文書的撰擬●文書的處理●技能訓練

第二章秘書辦文的工作●文書的撰擬96第一節(jié)文書的撰擬

一、文書的概念與分類二、秘書工作中的常見文種三、公文的行文關系、方式、規(guī)則四、公文的基本格式與寫作要求第一節(jié)文書的撰擬

一.文書的概念與分類（一）文書的概念文書是一個概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達意圖的文字材料。文書是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。文書包括私人文書和公務文書兩種。

私人文書，是指個人或家庭、家族在自己的活動中或私人相互之間的交往中形成和使用的私人書信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿以及房契、地契等。公務文書，《國家行政機關公文處理辦法》中定義為傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指示、布署和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。一.文書的概念與分類（一）文書

文書是國家機關，企、事業(yè)單位在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料的統(tǒng)稱。辨析：“文書”、“公文”、“文件”

公務文書的特點：1.公文是由法定的作者制成和發(fā)布的；2.公文具有法定的權威和效力。文書是國家機關，企、事業(yè)單位在管理活動中形成的具有法定效力黨政機關的通用公文文體（1）規(guī)范性文件：條例、規(guī)定、辦法。（2）領導指導性文件：命令（令）、決定、指示、決議、意見、通知、通報、批復（3）公布性文件：公告、通告（4）陳述呈請性文件：報告、請示、議案、調(diào)查報告（5）商洽性文件：函（6）會議文件：會議紀要通用文書

（二）文書的種類

通用文書、專用文書、常用事務文書。1.黨政機關的通用公文文體通用文書（二）文書的種類1.我國行政機關公文種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要13種。

——《國家行政機關公文處理辦法》第九條黨的機關公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例。規(guī)定、函、會議紀要等14種。

——《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》第二章第七條通用文書我國行政機關公文種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通專用文書法律文書：是國家司法機關在處理刑事、民事、經(jīng)濟各類案件時，依照法律規(guī)定的程序而制作或發(fā)布的、具有法律效力或者雖無法律效力但有法律意義的書面文件。是代表國家意志，忠誠地體現(xiàn)國家法律精神，遵循法律規(guī)定為付諸實施某一法律行為，能引起一定法律后果而制作的文書。

軍用文書：通常是指軍隊內(nèi)部以及與軍外單位往來所使用的行文的總稱。它是指揮作戰(zhàn)、組織訓練、指導工作、互通情報和積累資料的重要工具。

公關文書：凡是用于溝通、增進、改善本企業(yè)與公眾關系的文字材料。

商業(yè)文書：商業(yè)應用寫作所反映的內(nèi)容，是由商業(yè)的實際工作所決定的，無論是布告、通知、請示、報告，還是簡報、消息、總結(jié)、通訊、商業(yè)經(jīng)濟論文都要與商業(yè)工作有關，體現(xiàn)出“商”字來。

法律文書：是國家司法機關在處理刑事、民事、經(jīng)濟各類案件時，依經(jīng)濟類公文的種類（1）經(jīng)濟合同（2）報告、信息（3）廣告文書（4）產(chǎn)品說明書（5）招標書（6）投標書（7）會計報表（8）經(jīng)濟訴訟文書專用文書經(jīng)濟類公文的種類專上行文下行文平行文（p182）平件急件特急件對外公開限國內(nèi)公開內(nèi)部使用秘密機密絕密

2.3.4.按公文處理時間劃分按閱知范圍按行文關系劃分行文關系是指文書的發(fā)文機關與收文機關之間的往來關系，是根據(jù)每個機關所屬組織系統(tǒng)的隸屬關系及其職權范圍來確定的。行文關系一般包括兩大類：（1）隸屬關系（2）非隸屬關系

上行文平件對外公開2.3.4.按公文處理時間劃分按閱知范圍按二.秘書工作中的常見文種

二.第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作請按照行文關系將下列文種歸類：

行文：報告、請示。

行文：命令、決定、指示、決議、通知、通報、批復。

行文：議案、通知、函、會議紀要。

練習：請按照行文關系將下列文種歸類：練習：三、公文的行文規(guī)則（p182）（1）按機關隸屬關系和職責范圍行文（2）授權行文（3）大力精減文件，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍（4）在一般情況下，黨政機關不得越級行文（5）必須正確確定主送機關和抄送機關，主送機關與公文名稱相互呼應（6）關于聯(lián)合行文問題（7）關于“請示”的行文問題（8）在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應視為正式公文依照執(zhí)行（9）公文由文秘機構統(tǒng)一處理三、公文的行文規(guī)則（p182）（1）按機關隸屬關系和職責范圍四、公文的基本格式與寫作要求

1.公文格式構成

公文一般由發(fā)文機關、發(fā)文字號、簽發(fā)人標識、標題、題注、受文者（主送機關）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、秘密等級、緊急程度、印章和印發(fā)日期等組成。根據(jù)國家質(zhì)量技術監(jiān)督局1999年12月發(fā)布的《國家行政機關公文格式》規(guī)定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分。四、公文的基本格式與寫作要求1．眉首，包括的項目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度及上行文簽發(fā)人。2．主體，包括的內(nèi)容有：公文標題、主送機關、正文、無正文說明、附件、簽發(fā)機關印章或簽署、成文日期。3．版記，包括的內(nèi)容有：附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和日期、印發(fā)份數(shù)。1．眉首，包括的項目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作2.公文規(guī)范的基本要求：（1）《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》（1996.5）（2）《國家行政機關公文格式》（1999.12）（3）《國家行政機關公文處理辦法》（2000.8）2.公文規(guī)范的基本要求：（1）《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》公文格式排版規(guī)定：1.保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。

2.緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

3.發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

5.簽發(fā)人：發(fā)文字號右側(cè)，空一格，字號字體同發(fā)文字號。

6.標題：標題由作事、事由、文種組成（可?。謹?shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中

7.附件：附件應標明標題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。

8.注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。公文格式排版規(guī)定：第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作3.公文寫作的基本要求：練習：按照按照公文寫作要求，修改下列語句中的錯誤合“法”、求實合體（體式規(guī)范）簡明、嚴謹、準確、規(guī)范完整、清晰、耐久（主題正確、鮮明；語言準確、精練）3.公文寫作的基本要求：練習：按照按照公文寫作要求，修改下列(1)語句表達正確與否，是衡量表達能力的重要標志。(2)我們要為構建和諧社會打下物質(zhì)基礎和精神準備。(3)語文能力包括口頭的說、聽和書面的讀、寫兩個方面。(4)經(jīng)過一系列的整頓之后，第一車間勞動紀律逐漸走上正軌。(5)機器質(zhì)量的好壞是保證生產(chǎn)安全的一個重要條件。(6)5月3日，我們訪問了參加過“五四”愛國運動的當年的愛國老人。(7)某市教育局關于召開全市中小學校會議的《通知》。(8)某局關于走私販私的指示。(9)某市礦務局關于全市上半年技術改造情況的反映。(10)東南市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國家計委2002年1號文件的通知。(1)語句表達正確與否，是衡量表達能力的重要標志。第二章秘書辦文的工作第二章秘書辦文的工作1．根據(jù)形成和作用的公務活動領域，公文可分為

(

)A.法定正式公文

B.通用公文

C.非法定正式公文

D.專用公文2.通告的正文部分由哪幾部分構成?

(

)

A.發(fā)布通告的依據(jù)、目的

B.通告事項

C.結(jié)語

D.執(zhí)行的具體要求3．北京市政府向國務院各部委制發(fā)(主送)的公文屬于

(

)A．呈請性文件

B．平行文件C．上行文件

D．下行文件4．非同一系統(tǒng)的任何機關相互行文都使用

(

)

A．上行文

B．平行文C．通知

D．下行文

5．以下有關公文的說法錯誤的有

(

)

A.公文的基本組成部分有:標題/正文/作者/日期/印章或簽署/主題B.通用公文又稱行政公文，指各類機關普遍使用的文件如請示、報告、函等C.通知的作者廣泛，不受機關性質(zhì)與級別層次的限制D.函為不相隸屬機關間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響練習1．根據(jù)形成和作用的公務活動領域，公文可分為

(

——《國家行政機關公文處理辦法》2000年國務院發(fā)布“函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”?！秶倚姓C關公文處理辦法》2000年國務院發(fā)布“函，適

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍“函”有下列三方面的作用：(一)相互商洽工作。如調(diào)動干部，聯(lián)系參觀、學習，聯(lián)系業(yè)務，邀請參觀指導……。(二)詢問和答復問題。如天津市民政局向民政部門詢問的“關于機關離休干部病故撫恤問題”的問題以及民政部對此問題的答復，都是用“函”的形式。(三)向有關主管部門請求批準。如《民政部關于請安排每年生產(chǎn)三百輛火葬運尸專用車的函》就是為向國家計劃委員會請求批準而發(fā)的。

“函”有下列三方面的作用：國務院辦公廳關于同意寧波海關升格為正廳(局)級直屬海關問題的復函

國辦函〔2002〕31號浙江省人民政府、海關總署：浙江省人民政府《關于寧波海關升格為正廳級直屬海關的請示》(浙政〔2001〕27號)收悉。經(jīng)國務院領導同志同意，現(xiàn)函復如下：同意寧波海關升格為正廳(局)級機構，隸屬于海關總署，不增加人員編制。

其他有關事宜，請你們與有關方面協(xié)商辦理。

國務院辦公廳

二〇〇二年四月十八日

(引自《中華人民共和國國務院公報》，2002年第16號)

國務院辦公廳關于同意寧波海關升格為正廳(局)級直屬海關問題的第二節(jié)文書的處理一、文書處理的含義及原則二、文書的收發(fā)與管理三、文書處理應注意的事項第二節(jié)文書的處理一、文書處理的含義及原則文書處理是指機關、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。根據(jù)文書處理的內(nèi)容與要求，文書處理必須堅持準確、及時、安全、統(tǒng)一的原則。

一、文書處理的含義及原則二、文書處理的程序及注意事項1.收文處理（1）公文的收受與分流

簽收-外收文登記-啟封-內(nèi)收文登記-分辦-傳閱-摘編注：分辦的基本做法（p184）（2）辦理收文

擬辦-批辦-承辦-注辦（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱-催辦-查辦（4）處置辦畢公文

閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。注：簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)人員或通訊人員完成。二、文書處理的程序及注意事項注：簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)

文件處理單來文標題

擬辦意見

領導批示

辦理結(jié)果

備注

文件處理單來文標題

擬辦意見

領導文件處理單文件處理單公文的簽收是由(

)完成的。A.外收發(fā)人員B.通訊人員C.內(nèi)收發(fā)人員D.機關領導人或部門負責人公文的簽收是由(

)完成的。2.發(fā)文處理

（1）文稿形成

擬稿。審查，包括會商和核稿兩個環(huán)節(jié)。簽發(fā)。（2）公文的制作

注發(fā)、繕印、校對用印或簽署。（3）公文的對外傳遞

發(fā)文登記——封發(fā)(分裝——發(fā)出)（4）處置辦畢公文

閱卷歸檔、暫存、銷毀。擬稿審核簽發(fā)復核繕印校對蓋章登記封發(fā)立卷、歸檔、暫存、銷毀2.發(fā)文處理

發(fā)文登記簿發(fā)文登記簿

XX市旅游局接到XX省旅游局轉(zhuǎn)發(fā)的《中華人民共和國國家旅游局令》(第18號)文件中發(fā)布的《出境旅游領隊人員管理辦法》。小張核查、登記完文件后，交給吳主任。吳主任看完文件，批注了擬辦意見，交給李局長。李局長當即批示，責成吳秘書起草一份學習該《辦法》的文件，下發(fā)給市屬各旅游公司，組織員工學習。吳秘書接受該項任務后，該怎樣進行發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的操作?

案例分析

XX市旅游局接到XX省旅游局轉(zhuǎn)發(fā)的《中華人民共和國國家3.文書處理應注意的事項（1）文旨不明，文種不分（2）行文關系不明，職權不分（3）篇幅冗長，內(nèi)容含糊（4）多頭主送，多項請示3.文書處理應注意的事項案例：朱元璋痛打茹太素明太祖朱元璋手下有個叫茹太素的大臣。一次，他給皇帝上了一本一萬七千余字的奏折，侍從讀到六千多字，朱元璋仍不知所云，讀到一萬六千余字時，才談到正題。朱元璋不禁勃然大怒，令手下將茹太素杖打了五十大板。朱元璋后來對茹太素說：“你那幾條建議若明直寫來，幾百字就足夠，何嘗遭此杖打？”這個故事一直流傳到今天。案例：朱元璋痛打茹太素4.立卷歸檔立卷的基本原則：正確反映機關工作歷史面貌、保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整、便于管理和查找利用。立卷的方法：作者特征、問題特征、時間特征、通訊者特征、地區(qū)特征。歸檔制度：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。4.立卷歸檔（一）XX大學人事處秘書林強，參加省教育廳召開的2000年度職稱評審工作會議，帶回五份文件，辦完工作后，將上述文件鎖進文件柜中。第二年進行2000年度文件立卷歸檔時，林強告訴檔案室2000年沒有收到上級機關發(fā)來的文件，只將本部門的發(fā)文整理后，立卷歸檔。2001年學校職稱評審，評審標準沿用2000年的文件。秘書林強已于前一個月調(diào)到X省林業(yè)廳工作。新來的秘書小陳找不到原來的文件。請指出錯誤所在。案例分析（一）XX大學人事處秘書林強，參加省教育廳召開案例分析（二）XX省文物局為配合國家文物局的文物普查工作，需向全省各地市發(fā)一份《XX省文物局關于認真做好文物普查工作的通知》。局領導責成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領導過目。但領導外出開會，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內(nèi)容簡單，不會出什么差錯。就自作主張，將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關系不錯，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。齊主任發(fā)現(xiàn)該份文件既沒有填寫發(fā)文稿紙，也沒經(jīng)局長簽發(fā)，遂沒給該文件蓋印、注冊和登記，等局長回來后再作處理。請指出錯誤所在。（二）XX省文物局為配合國家文物局的文物普查工作，需向全省各三、檔案管理檔案分類方法（一）檔案分類

采用一定的標準把一個全宗內(nèi)的檔案劃分為若干類別。三、檔案管理檔（一）檔案分類第二章秘書辦文的工作★國家機關、事業(yè)單位工作人員的人事檔案分類★國家機關、事業(yè)單位工作人員的人事檔案分類★公司檔案應該如何分類1、文書檔案（1）黨群工作類（2）行政管理類（3）經(jīng)營管理類（4）生產(chǎn)管理類3、財務檔案4、人事檔案5、電子檔案6、聲像檔案2、科技檔案（1）產(chǎn)品文字材料（2）科研文字材料（3）基建文字材料（4）設備文字材料★公司檔案應該如何分類1、文書檔案3、財務檔案2、科技檔案廣州白云山文化傳播公司是一家新建單位，文書工作從無到有剛剛起步。該公司王秘書剛大學畢業(yè)，應聘錄用后負責公司文書工作。王秘書筆頭功夫不錯，可他對文書的平時管理和立卷工作卻知之甚少。起初他把所有文件都塞在一個文件柜中，半年不到，柜子里的各種文件就塞得亂七八糟。有次公司急需查找一份合同正本，王秘書竟然花了半個多小時才找到，事后被經(jīng)理狠狠訓斥了一頓，責令限期改進工作。王秘書苦思冥想好幾天終于想出了一個辦法，他將公司全部文件分成兩類，一類命名為“收來文件”，另一類命名為“發(fā)出文件”。從此他就把所有文件按這兩個類別歸卷保存。但到第二年年初王秘書打算將這兩類文件分別立卷裝訂時間，發(fā)現(xiàn)每一類別中的文件數(shù)量實在太多，如此立卷歸檔會給今后借閱、查找?guī)砗芏嗦闊?。他想給文件再加以細分，卻想不出分類的好辦法。請問王秘書應當如何對文件進行分類整理？廣州白云山文化傳播公司是一家新建單位，152（二）文件歸檔如何填寫卷內(nèi)目錄（二）文件歸檔如何填寫卷內(nèi)目錄根據(jù)背景材料，填寫下列表格：練習根據(jù)背景材料，填寫下列表格：練習1.北方大學關于對經(jīng)濟學院王慧同學予以表彰的通知北方〔2002〕5號

各院、全體學生：經(jīng)濟學院的王慧同學代表我校參加2002年2月26日全國英語演講比賽，獲得了一等獎的好成績，為我校爭得了榮譽。鑒于王慧同學的事跡，我校決定對王慧同學予以表彰。特此通知。北方大學教務處二00二年三月二十五日1.北方大學關于對經(jīng)濟學院王慧同學予以表彰的通知2.北方大學關于表彰張彥同學拾金不昧的通報北方〔2002〕15號

我校文學院共產(chǎn)黨員張彥同學，于5月1日拾到人民幣兩萬元。雖然張彥同學家境比較困難，但張彥同學不為重金所動，將拾到的巨款如數(shù)交到××派出所。張彥同學在金錢面前體現(xiàn)出的高尚品德，受到了廣泛的稱贊。為表彰張彥同學的拾金不昧，學校決定獎勵張彥同學500元獎金，并在全校通報表揚。希望全校學生，尤其是共產(chǎn)黨員，向張彥同學學習，樹立良好的道德風尚，為兩個文明建設做出貢獻。北方大學學生處二00二年五月二十日2.北方大學關于表彰張彥同學拾金不昧的通報（三）檔案保管注意事項——“八防”防水、防火、防霉、防潮防蟲、防盜、防塵、防光（三）檔案保管注意事項——“八防”防水、防火、防霉、防潮第三節(jié)技能訓練

第二章秘書辦文的工作行政公文寫作常見錯誤《國家行政機關公文處理辦法》（簡稱新《辦法》，于2001年1月1日正式施行）

行政公文寫作常見錯誤《國家行政機關公文處理辦法》一、公文眉首常見錯誤由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等構成“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”要標識于公文首頁右上角，“發(fā)文字號”中的“年份”必須用六角括號“〔〕”括入。如"×××[2001]1號"，是不規(guī)范的，應改為"×××〔2001〕1號"。一、公文眉首常見錯誤由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急第二章秘書辦文的工作例：發(fā)文字號編寫不當?shù)某Ｒ婂e誤

1、機關代字混淆

國務院

四川省人事廳

華東師范大學

南京大學

河南大學例：發(fā)文字號編寫不當?shù)某Ｒ婂e誤

1、機關代字混淆

國務院

2、年份不全。亂用括號。例如：

①計生(96)第15號

②民政(2003)16號

③府發(fā)[2002]47號

3、機關代字、年份、序號次序顛倒。

①成?！?6〕勞人字第51號

②〔2000〕外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號2、年份不全。亂用括號。例如：

①計生(96)第15號

②民二、公文主體常見錯誤由"公文標題"、"主送機關"、"公文正文"、"附件"、"成文時間"和"附注"等構成。

二、公文主體常見錯誤由"公文標題"、"主送機關"、"公文正文主要錯誤表現(xiàn)：1、由于公文文種使用不當或?qū)氖掠杀硎霾煌暾⒉粶蚀_，造成公文標題中的一些常見錯誤。主要錯誤表現(xiàn)：1、由于公文文種使用不當或?qū)氖掠杀硎霾煌辍?】文種錯用

(1)請示與報告錯用、并用

《××公司關于急需購買堿性電池的報告》

(2)函與請示錯用

《××市司法局關于撥付法制教育經(jīng)費的請示》

(3)通告與公告錯用

《××商場有獎銷售開獎公告》

例：標題擬寫不當【1】文種錯用

(1)請示與報告錯用、并用

《××公司關于急【3】亂用標點符號

《XX縣工商局、稅務局關于發(fā)布“XX縣農(nóng)村集貿(mào)市場管理暫行辦法”的通知》

【2】事由表述重復羅嗦、冗長、空洞、不明確

a、《××公司關于申請增加超計劃出口指標的請示》

b、《××縣工商局關于擺攤設點的決定》【3】亂用標點符號

《XX縣工商局、稅務局關于發(fā)布“XX縣農(nóng)錯誤主要表現(xiàn)：2、由于行文規(guī)則和行文關系模糊，造成主送機關不明確3、由于內(nèi)容混雜或語言的歧義等原因，造成正文主題不明確

錯誤主要表現(xiàn)：2、由于行文規(guī)則和行文關系模糊，造成主送機關5、結(jié)構層次序數(shù)標注不當

第一層為‘一’

第二層為‘(一)’

第三層為‘1’

第四層為‘(1)’。

只有一個結(jié)構層次時，就用“一”，而不用其它序數(shù)。4、引用公文不當“你公司《關于成立通洲集團中心拍賣行的請示》收悉……”

5、結(jié)構層次序數(shù)標注不當

第一層為‘一’

三、公文版記常見錯誤公文版記由主題詞、抄送機關、制文機關和成文日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。三、公文版記常見錯誤公文版記由主題詞、抄送機關、制文機關和成第二章秘書辦文的工作

練習練習1．根據(jù)公文內(nèi)容擬寫標題(1)某市人民政府為鞏固城市綠化的工作成果，制發(fā)一公布性文件，將保護城市綠地應遵守的有關事項告知全市各界。

(2)某省人民政府收到《某省教委關于加強教師隊伍建設問題的報告》以后，經(jīng)研究認為文件針對的問題十分重要，文中建議切實可行，決定對該文加注批語后下發(fā)施行，為此制發(fā)文件。

(3)某市勞動局為加強對城鎮(zhèn)待業(yè)人員的管理，進一步做好勞動就業(yè)工作，經(jīng)市人民政府同意，決定對全市城鎮(zhèn)待業(yè)人員進行統(tǒng)一登記，行文告知全市各級勞動管理部門及有關單位。1．根據(jù)公文內(nèi)容擬寫標題(1)某市人民政府為鞏固城市綠化的(1)某機關為局級單位，下設各個處。該局局長為了防止辦文不出差錯，凡事都事必躬親，所有文件都自己簽發(fā)。(2)A、B、C機關準備聯(lián)合發(fā)文，但就處理某一問題發(fā)生爭議論，A機關是主辦機關，為提高辦事效率，以免耽誤公事，經(jīng)A機關領導人同意，以A、B、C三機關名義制發(fā)出了文件。(3)某機關辦公室文秘小李，每次都將來文按照文書業(yè)務性質(zhì)分送給各個部門，為了不出差錯，她特別注意文書應送的業(yè)務部門，文書一律在辦公室壓六天。

(4)某單位領導，為辦公方便，要求機關印章由他自己保管。