ISO文件控制與管理課件

文件控制與管理培訓(xùn)

2012年2月

各位同事：大家好！歡迎參加

－文件控制與管理培訓(xùn)課程

課程介紹課程目標(biāo)了解對(duì)文件控制和管理的要求如何建立公司的文件管理制度文件控制與管理的運(yùn)作課程安排（見培訓(xùn)計(jì)劃）組織研討學(xué)習(xí)行動(dòng)感受分享文件信息及其承載媒體信息：有意義的資料規(guī)范：闡明要求的文件程序文件程序：為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑記錄：闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件19001中闡明文件的作用：

文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)。

a)重復(fù)性和可追溯性；

b）提供客觀證據(jù)；

c）評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)的適宜性；

d）文件的形成本身不是目的，它應(yīng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)。

◆目的

通過對(duì)與公司經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)文件的編制、評(píng)審、發(fā)放（包括外來文件）、標(biāo)識(shí)、使用、保管、更改、歸檔、作廢實(shí)施控制，確保在各相關(guān)部門使用文件為有效版本。◆范

圍

適用于所有與公司經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)文件（任何媒體形式）外來文件（包括:來自行業(yè)管理部門指導(dǎo)文件、專業(yè)技術(shù)文件、國家法律法規(guī)、電腦軟件等）?！粑募芾韱T的職責(zé)

1、確保文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，且是充分與適宜的；

2、確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；

3、確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；

4、確保文件保持清晰、易于識(shí)別；

5、確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；

6、防止作廢文件的非預(yù)期使用，對(duì)作廢的保留文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。定義歸口控制部門（人）1、行政人力部王琛負(fù)責(zé)質(zhì)量文件的發(fā)布、發(fā)放、存檔等總歸口控制。2、各部門經(jīng)理助理或文員負(fù)責(zé)本部門的相關(guān)文件的編制和使用保管。3、各部門負(fù)責(zé)人為本部門質(zhì)量工作第一責(zé)任人，負(fù)有指導(dǎo)、督促、配合等職責(zé)。概念管理標(biāo)準(zhǔn)---對(duì)公司標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域中需協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項(xiàng)所制定規(guī)范性文件。一個(gè)人不需要標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)=正確的過程+正確的結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)是一種特殊的文件包括：范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)（文件）、定義、職責(zé)、管理內(nèi)容、記錄管理標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)學(xué)性、適用性性要求組織到墻；職責(zé)到底；流程到邊；控制到點(diǎn)讓不參與標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)編寫的人員都能能看懂標(biāo)準(zhǔn)，清楚如如何執(zhí)行文件控制和管管理的要求1、文件的結(jié)構(gòu)構(gòu)層次、文件件的分類2、文件的編寫寫、文件的審審核與批準(zhǔn)要要求3、文件與記錄錄的標(biāo)識(shí)、文文件與記錄的的編號(hào)4、文件與記錄錄的檢索要求求、記錄的保保存期限規(guī)定定5、文件的分發(fā)發(fā)與回收管理理要求6、文件的版本本控制與變更更管理要求7、外來文件的的管理要求8、作廢文件的的管理要求等等受控文件和非非受控文件的的定義：受控文件：受控文件是是“非受控文文件”的對(duì)稱稱。凡是能夠產(chǎn)生生多個(gè)修改狀狀態(tài)或多個(gè)版版本的文件都都是受控文件件。也就是說說凡是存在修修改和換版的的文件就是受受控文件。受受控文件主要要是控制使用用文件的唯一一有效版本。。一般來說這這些文件是長長期使用并始始終處于修改改和換版狀態(tài)態(tài)的文件，如如：公司經(jīng)營方針針目標(biāo)、程序文件、、各種規(guī)章制制度等。非受控文件：非受控文件是是“受控文件件”的對(duì)稱。。凡是不存在修修改和換版的的文件都是非非受控文件。。這些文件一一般情況下都都是一次性使使用，而且使使用的時(shí)間較較短，并在使使用過程中不不用修改和換換版。如：審審核計(jì)劃、停電通知等等。文件控制兩個(gè)批準(zhǔn)●文件發(fā)布前得得到批準(zhǔn)，以以確保文件是是充分與適宜宜的；●必要時(shí)對(duì)文件件進(jìn)行評(píng)審與與更新，并再次批準(zhǔn)；四個(gè)確?！翊_保文件的更更改和現(xiàn)行修修訂狀態(tài)得到識(shí)別別；●確保在使用處處可獲得有效版本的適用文件；；●確保文件保持持清晰、易于識(shí)識(shí)別；●確保外來文件得到識(shí)別，并并控制其分發(fā)發(fā)；一個(gè)防止防止作廢文件件的非預(yù)期使用，若因任何原原因而保留作作廢文件時(shí)，，對(duì)這些文件件進(jìn)行適當(dāng)?shù)牡臉?biāo)識(shí)。天津?yàn)I海旺輝輝工程咨詢有有限公司體現(xiàn)文件控制制程序文件編號(hào)：QP4.2-01編制：版本：G審核：分發(fā)號(hào)：批準(zhǔn)：有效版本文件編號(hào)樣例文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)更改單號(hào)修訂狀態(tài)生效日期09-14D2009.7.2211-15E2011.11.18文件修改狀態(tài)態(tài)紀(jì)錄狀態(tài)得到識(shí)別別樣例◆文件的編制與與批準(zhǔn)●公司制訂的管管理性、技術(shù)術(shù)性文件由相關(guān)部門編寫。文件發(fā)布前由由編寫部門填寫文件審批批單，經(jīng)部門經(jīng)理審審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施?！駥?duì)于國家法法律法規(guī)、行行業(yè)管理部門門指導(dǎo)文件等等,作為外來文件件進(jìn)行管理。。（外來文件審批批，并識(shí)別其其適用性）◆文件的發(fā)布和和使用●文件由人力行政部統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)發(fā)放時(shí)應(yīng)標(biāo)明明唯一的分發(fā)發(fā)號(hào)?！裨寮埌嫖募４嬖谌肆π姓?，公司各部門以以電子格式下發(fā)。文件發(fā)放到到相關(guān)部門時(shí)時(shí)應(yīng)填寫“文件發(fā)放、回回收登記表”，由接收人人簽收并登記記?！裢鈦砦募筛鞑块T相關(guān)責(zé)責(zé)任人負(fù)責(zé)接收后統(tǒng)一上傳人力行政部進(jìn)行文件識(shí)別，登記“外來文件清單”，經(jīng)總經(jīng)理理審批后，轉(zhuǎn)入相關(guān)部門執(zhí)行；●各部門質(zhì)量人員應(yīng)將公司發(fā)放的文件和和資料，及時(shí)時(shí)登記入“有效文件清單單”，以掌握有有效版本使用用，人力資源部負(fù)責(zé)登記整個(gè)公司司的“有效文件清單單”，對(duì)文件每每年至少清查查一次，并注明其其有效狀態(tài)。?！窀鞑块T質(zhì)量人人員應(yīng)對(duì)質(zhì)量文件資料妥妥善保保管和使用用，嚴(yán)防防丟失誤刪?！舯匾獣r(shí)時(shí)對(duì)文文件評(píng)評(píng)審與與更新新●文件在在實(shí)施施中如如需要要修改改或更更新，，必須須進(jìn)行行評(píng)審審，由由原制訂訂部門門負(fù)責(zé)更更改，，原審批批部門門負(fù)責(zé)審審批。。若由由其它部部門審審批時(shí)時(shí)，須獲獲得原原審批批部門門的有關(guān)背背景資資料?！裎募臅r(shí)時(shí)，由由申請(qǐng)請(qǐng)部門門填寫寫“文件更更改申申請(qǐng)單單”，表表明更更改的的內(nèi)容容。●文件的的更改改經(jīng)審審批后后，同同原文件件發(fā)放放范圍圍一致發(fā)發(fā)放，，同時(shí)時(shí)收回回原文文件并并做好好收、、發(fā)記記錄，，填寫寫“文件發(fā)發(fā)放、、回收收登記記表”。●確保文文件的的更改改和現(xiàn)現(xiàn)行修修訂狀狀態(tài)得得到識(shí)識(shí)別。。◆防止作作廢、、失效效文件件的非非預(yù)期期使用用●作廢文文件由由人力行行政部部及時(shí)回回收并并做好好記錄錄，確確保防防止誤誤用。。文件件進(jìn)行行作廢廢處理理時(shí)，，填寫寫“文件銷銷毀記記錄單單”，經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后予以以銷毀毀，并并做好好登記記?！袢缫蚍ǚㄒ?guī)或或積累累知識(shí)識(shí)需保保留的的作廢廢文件件，由由部門門負(fù)責(zé)責(zé)人上上報(bào)人力行行政部部，標(biāo)明明“作廢廢留存存”，，并并分開開保存存?！粑募牡慕栝嗛啞癖竟舅鞠嚓P(guān)人員可可向人力行行政部部借閱管管理性性或技技術(shù)性性文件件和資資料。。涉及公公司機(jī)機(jī)密文件不不得外外借，，顧客借閱文件，，須經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準(zhǔn)。。●借閱文文件須須填寫寫“文件借借閱、、復(fù)制制登記記表”。23編制審批首版文件發(fā)放簽收使用更改評(píng)審審批N版發(fā)布作廢回收文件控制流程分發(fā)號(hào)號(hào)N版文件作廢無效文件有效文文件清清單文件審審批表表24外來文文件控控制流流程收集識(shí)別確認(rèn)發(fā)放簽收使用獲取新新版本確認(rèn)舊版回收適用的的外來文文件外來文文件清清單外來文文件新版版本作廢（無效效）版本◆文件的的分類類●管理性性文件件：管理制度、、管理理規(guī)定、、工作流流程、各種記錄?！窦夹g(shù)性性文件件：各部門門工作作流程程、作業(yè)指指導(dǎo)書書、操操作規(guī)規(guī)定、、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)……。●外來文文件：指國際際標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、國國家標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、、行業(yè)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)等從從外部部獲取取的文文件、、資料料……。◆文件的的編號(hào)號(hào)●管理性性文件件：GL/×××-□□□●技術(shù)性性文件件：JS/×××-□□□××----文件編編制部部門(“GS””--表示公司“XS”表示示銷售售部，，“FW”表示示服務(wù)務(wù)部“PJ”表示示配件件部……)□□----表示該該部門門文件件的順順序號(hào)號(hào)。例：整車銷銷售管管理規(guī)規(guī)定GL/XS-01●外來文文件沿沿用原原編號(hào)號(hào)（如：：……）?！衿渌奈募捎筛髀毬毮懿坎块T自自行編編號(hào)，，報(bào)人力行行政部部備案。。新文件件發(fā)行行：A）經(jīng)相相關(guān)人人員審審核B）交文文控受受控發(fā)發(fā)行C）電子子文檔檔發(fā)送送給文文控D）登錄錄部門門文件件清單單受控文文件的的修改改：A）文件件更改改申請(qǐng)請(qǐng)單；；B）各相相關(guān)人人員審審核；；C）文件件分發(fā)發(fā)回收收記錄錄；D）作廢廢文件件的處處理。。……業(yè)務(wù)部部門：：◆…………………………………….管理規(guī)定◆企業(yè)傳傳播指指導(dǎo)方方針◆新客戶戶的客客戶聯(lián)聯(lián)系流流程◆顧客抱抱怨（（投訴訴）處處理工工作流流程舉例例人力資資源：◆各級(jí)人人員崗位職職能描描述、績效效體系系◆員工內(nèi)內(nèi)、外部培培訓(xùn)管管理規(guī)規(guī)定(培訓(xùn)、、計(jì)劃劃記錄錄)◆新進(jìn)員員工培培訓(xùn)管管理規(guī)規(guī)定◆HR目標(biāo)體體系文文件課間間休休息息記錄錄：：是一一種特特殊文文件。。表現(xiàn)在在：當(dāng)當(dāng)記錄錄尚未未填寫寫時(shí)，，一張張空白白表格格，仍仍屬于于文件件；一一旦填填寫完完成了了就起起到了了提供供所完完成活活動(dòng)的的證據(jù)據(jù)的作作用，，這是是就轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)闉橛涗涗洝Ｓ涗浛煽梢允鞘潜砀窀?、圖圖表、、報(bào)表表等不不同表表現(xiàn)形形式，，也可可以是是照片片、電電子媒媒體等等不同同媒介介形式式。有效文件清清單部門：序號(hào)文件編號(hào)文件名稱備注序號(hào)文件編號(hào)文件名稱備注1***************制度2***************規(guī)定有效文件清清單部門：業(yè)務(wù)部文件件記錄錄35記錄控制標(biāo)識(shí)貯存檢索保存期限處置每種記錄表表格有唯一一的名稱和和編號(hào)環(huán)境條件：：防蛀蟲、、防潮、防防損壞、防防丟失易查找，包包括對(duì)編目目、歸檔和和查閱的要要求根據(jù)產(chǎn)品特特點(diǎn)，法規(guī)規(guī)要求及項(xiàng)項(xiàng)目要求決決定保存期期過期記錄的的銷毀需需登記、批批準(zhǔn)記錄是闡明明所取得的的結(jié)果或提提供所完成成活動(dòng)的證證據(jù)的文文件質(zhì)量記錄編號(hào)————根據(jù)年/月/日數(shù)量的多多少填寫要求————清晰晰、涂改要要簽章、禁禁紅鉛筆等等保存期限按按《質(zhì)量記記錄清單》》按量月/年裝訂成冊(cè)冊(cè)，標(biāo)識(shí)清清楚，妥善善保存保存到期的的記錄銷毀毀———文文件處置申申請(qǐng)單質(zhì)量記錄的的借閱————文件借借閱申請(qǐng)單單1、文件發(fā)放、、回收登記記表2、文件更改申申請(qǐng)單3、文件（記錄）銷毀記錄單單4、文件借閱、、復(fù)制登記記表5、有效文件清清單6、外來文件清單7、文件審批批表8、質(zhì)量記錄錄清單9、…………………涉及記錄文件名稱*********制度文件編號(hào)****編制部門****業(yè)務(wù)部門版

本A審核人意

見

審核人：

年

月

日批準(zhǔn)人意

見

批準(zhǔn)人：

年

月

日審批文件發(fā)放范圍文件發(fā)布實(shí)施時(shí)間備

注文件審批表表序號(hào)文件編號(hào)文件名稱備注1*************制度2******有效文件清清單部門：****業(yè)業(yè)務(wù)部門序號(hào)文件名稱章節(jié)編碼條款號(hào)修改內(nèi)容摘要修改人修改日期批準(zhǔn)人文件更改申申請(qǐng)單序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版本號(hào)使用部門外來文件清清單序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)保存期限保存部門1文件審批表XS/ZJ-01-103年文件借閱、、復(fù)制登記記表文件發(fā)放、、回收登記記表時(shí)間文件名稱編號(hào)版本借/復(fù)份數(shù)簽名歸還時(shí)間備注序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版次分發(fā)號(hào)發(fā)放記錄回收記錄備注簽收日期數(shù)量簽收日期數(shù)量文件（記錄錄）銷毀記記錄單文件名稱文件編號(hào)版次保管部門保管者保存期限銷毀理由銷毀內(nèi)容銷毀日期

銷毀者

申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理

質(zhì)量記錄清單無人審批文文件不接收收，副本文文件不能再再復(fù)印。各部門文件件管理人員員調(diào)職、離離職或請(qǐng)假假時(shí)須提前前把文件交交接清楚，，并做好交交接手續(xù)（（根據(jù)該部部門最新的的“文件清清單”）。。公司所有新新發(fā)放/更改的文件件統(tǒng)一由文文控負(fù)責(zé)編編號(hào)，部門門不得私自自編號(hào)。所有須受控控的文件必必須經(jīng)過文控下發(fā)，部門門不得私自自發(fā)放。部門新制定定的受控文文件，須將將電子檔提提交文控處處，由文控控統(tǒng)一格式式、編號(hào)，，受控分發(fā)發(fā)。部門文件管管理員除其其原有職責(zé)責(zé)外，還須須負(fù)責(zé)部門門文件的接接收、歸檔檔、建立目目錄、日常常維護(hù)等工