第二章 秘書職業(yè)課件

第二章秘書職業(yè)第二章秘書職業(yè)1一、國外對秘書的界定英語“秘書”一詞源自拉丁文Secretarius，意為“可靠的職員”，其中secret為“秘密”的意思，secretary當(dāng)“S”大寫的時候為掌管機(jī)要事物或機(jī)密文件的輔臣，后泛指英、美或英聯(lián)邦國家掌管機(jī)關(guān)事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。當(dāng)“s”小寫的時候泛指在辦公室從事處理信函、保管檔案、安排業(yè)務(wù)的秘書工作人員。在沙特阿拉伯“石油秘書”即石油部長。印度、巴基斯坦“外交秘書”即外交部副部長。俄語秘書寫為cekpemapb，既指掌管文書、擔(dān)任會議記錄的秘書人員，也指掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)的官員。

第一節(jié)秘書的界定一、國外對秘書的界定第一節(jié)秘書的界定2在日本秘書寫作中文繁體“秘書”，指政府機(jī)關(guān)或社會團(tuán)體的日常事務(wù)負(fù)責(zé)人，日本內(nèi)閣最有實權(quán)的職位叫“內(nèi)閣官房長官”，實際就是“內(nèi)閣首席秘書”，相當(dāng)于國務(wù)院秘書長。在日本企業(yè)，秘書分為兩類：身處管理層內(nèi)部的專職秘書或秘書部門主管；一般處理日常雜物的工作人員。在日本秘書寫作中文繁體“秘書”，3“秘書決不再是單純的接待員和打字員”，而應(yīng)該是“行政管理的助手”?！安粌H是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應(yīng)當(dāng)是協(xié)助經(jīng)理的左右手”?，F(xiàn)代秘書工作的重點已從具體的事務(wù)工作轉(zhuǎn)向信息管理和輔助決策，即作為領(lǐng)導(dǎo)的助手的性質(zhì)越來越明顯。

美國著名的《韋氏秘書手冊》

“秘書決不再是單純的接待員和打字員”，而應(yīng)美國著名的4二、我國秘書的起源及界定1.我國秘書的起源我國秘書遠(yuǎn)在夏、商、周時代就有了相當(dāng)于秘書的職位，但都不稱為秘書，漢以前都統(tǒng)稱為史官，秘書一詞始自東漢。“秘書”乃藏于宮中的“秘藏之書”，后來也指占卜、讖緯圖篆之書。掌管、校對秘藏之書的人就被稱作秘書監(jiān)，又把奏章、宣事、掌管國家典籍的人叫秘書令。

二、我國秘書的起源及界定5朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注堯舜巫、祝納言為王占卜，指導(dǎo)國事。出納帝命，上傳下達(dá)?！渡袝虻洹罚骸暗墼?，龍，朕#讒說殄行，震驚朕命，命汝作納言，夙夜出納朕命，惟允?！?/p>

商太史寮太史史乍冊

統(tǒng)管王室活動．起草文書，發(fā)布文告。書刻卜辭，記錄王室活動。鐫刻、保管文書。

楊劍宇《中國秘書史》：“商代朝廷出現(xiàn)了秘書機(jī)構(gòu)——太史寮，其長官為太史，下隸有不同層次分工各異的史官，主要職掌為負(fù)責(zé)商王的冊命及祭典等事宜。”

周太史寮太史小史內(nèi)史外史御史總掌起草文書、編寫史書、管理檔案，組織祭祀。掌邦國之志、貴族家譜。擬制簡冊，宣示王命。掌四方之志。收受保管文書。潘林杉《中國古代秘書通論》：“太史寮則是為王室服務(wù)的秘書處，其長官太史地位很高，與三公卿士相當(dāng)，是周天子和王室的秘書長?！崩映貢鴻C(jī)構(gòu)與職官主要職能例注堯巫、祝為王占6朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

春秋

戰(zhàn)國太史右史左史(秦)尚書御史(齊)掌書(魏)主書(趙)御史(楚)左徒掌起草文書，策命諸侯卿大夫。記錄王的言語和口授命令、文告。記載王的行動和宮廷內(nèi)外政治軍事大事。掌管文書、記錄王事，應(yīng)對諸侯．各國略同?！抖Y記．王藻》：“動則左史書之，言則右史書之?！薄妒酚洝ちH藺相如列傳》：“……趙王鼓瑟。秦御史前書曰‘某年月日，秦王與趙王會飲，令趙王鼓瑟。”’相如怒，固請秦王為趙王擊缶……“相如顧召趙御史書曰‘某年月日，秦王為趙王擊缶’?！?/p>

秦御史大夫御史尚書、令史主簿、奏曹等掌天下文書，兼行使監(jiān)察。起草文書，辦理文牘事項。同在少府辦理文書?！稘h書·張丞相列傳》：“秦時為御史，主柱下方書?！薄锻ǖ洹ぢ毠僦尽罚骸扒厣俑z吏四人，在殿中主發(fā)書．謂之尚書?！背貢鴻C(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

太史掌起草文7朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

漢

仆射(郡)主簿尚書臺(署，省)尚書尚書(州)書佐(縣)令史伴王左右，掌管奏章文書。協(xié)助尚書分擔(dān)文書事務(wù)。典領(lǐng)文書，掌管印鑒起草抄錄文書。草擬處理文書，掌印鑒。左言東《職官與科舉》：“文書的收發(fā)、保管與詔令的起草，歸尚書臺負(fù)責(zé)?！薄逗鬂h書·李固傳》：“今陛下之有尚書，猶天之有北斗也。斗為天喉舌，尚書亦為陛下喉舌……尚書出納王命，賦政四海，位尊權(quán)重，責(zé)之所歸?！?/p>

魏晉南北朝秘書(監(jiān))令中書省:中書監(jiān)、中書令、中書侍郎、中書舍人門下省:侍中尚書省:尚書令典尚書奏事，掌出放敕令。典司經(jīng)籍，起草文書掌奏事。撰擬詔誥、呈奏案章。直侍王左右，掌奏事掌文書事務(wù)《文獻(xiàn)通考》：“及魏武佐漢，初建魏國，置秘書令，典尚書奏事。”瞿蛻園《歷代官制概述》：中書監(jiān)“只等于皇帝的秘書長，脫不了幕僚的性質(zhì)?！蓖羰俊赌媳笔费a(bǔ)志未刊稿·職官志》：“其管樞密，則中書也?！背貢鴻C(jī)構(gòu)主要職能例注

仆射伴王左右，掌管奏8朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

隋

內(nèi)書?。簝?nèi)書舍人、通事舍人、內(nèi)書侍郎門下?。杭{言尚書?。荷袝┱茢M詔。掌宣奏。兼草擬詔令。掌詔命審核、駁正。收發(fā)、傳令、承辦文書潘林杉《中國古代秘書通論》：“不論擬令、審令的內(nèi)書、門下省。還是負(fù)責(zé)傳達(dá)帝命的尚書省，都起著秘書幕僚作用．是皇帝的秘書處而已?！?/p>

唐

中書省:中書令.中書侍郎、中書舍人門下省:侍中、侍郎、給事中尚書省:尚書仆射翰林院：翰林供奉.翰林承旨集賢院：學(xué)士、學(xué)士院、學(xué)士。匭使院:知匭使,(軍)參軍事、(州)掌書記判官、孔目、縣主簿

掌軍國之政令。參議邦國之庶務(wù)，朝廷之大政。掌章奏文書。出納帝命．顧問答對。掌機(jī)密文件，審議公文。掌封駁詔命章奏。

掌朝廷事務(wù)。翰林、集賢、學(xué)士三院官員皆協(xié)理批答四方章表疏議，起草制詔書敕。

處理信訪事務(wù)，使下情上達(dá)。以下幾類．皆在軍隊或地方掌管文書事務(wù)。《舊唐書·職官志》：中書省職掌“侍奉進(jìn)奏，參議表章”?！胺苍t旨敕制及璽書冊命，皆按典故起草進(jìn)畫，既下則‘署而行之?！薄爸齐芳刃?，有誤則奏而正之”?！胺泊蟪瘯痉狡鹁印t受其表狀而奏之?！崩铌柋恫萏眉ば颉罚?李白)“出入翰林中，問以國政．潛草詔誥?！币仗茣t天皇后紀(jì)》：初設(shè)匭使院，“申天下之冤滯，達(dá)萬人之情狀?！背貢鴻C(jī)構(gòu)主要職能例注

內(nèi)書?。簝?nèi)書舍9朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

宋

政事堂孔目房勾銷房中書省門下省尚書省翰林學(xué)士院樞密院都承旨掌文書案牘。掌印堂符信。此三省的職掌與唐代略同。起草機(jī)密文書。專掌機(jī)要文書。楊劍宇《中國秘書史》：“宋代中央秘書機(jī)構(gòu)的職能就由政事堂、中書、門下、尚書三省、樞密院及三司分別兼行。”《文獻(xiàn)通考》：都承旨“承宣皇帝旨命，通領(lǐng)樞密院務(wù)。”

元

中書省參議府翰林兼國史院翰林蒙古院總掌文牘事務(wù)掌制誥、修史擬制、翻譯、頒布文書。

潘林杉《中國古代秘書通論》：“元代中書省所設(shè)參知政事、參議中書省事，都是主管秘書文牘事宜……翰林兼國史院，重要職責(zé)是起草皇帝詔令……翰林蒙古院主管譯寫文書?！背貢鴻C(jī)構(gòu)主要職能例注

政事堂掌文書案牘。10朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

明

通政使司中書科翰林院審核朝廷命令匡正百官謄寫皇帝誥赦、制詔起草皇帝詔令

清

基本與明代同新設(shè)軍機(jī)處紹興師爺商議國事，

起草諭旨私人秘書朝代秘書機(jī)構(gòu)主要職能例注

通政使司審核朝廷命112.古代秘書的工作制度

保密制度行文制度三省制一文一事制

文書立卷制限期承辦制

貼黃、引黃制條旨制催辦制文書制度有一點補(bǔ)充2.古代秘書的工作制度保密制度有一點補(bǔ)充123.古代的文書典：頒布政令、法典的文書命、誥、諭、詔、旨：朝廷的下行文章、表、奏、議、疏：百官的上行文令、教：諸侯的下行文移：平行文檄（露布）：布告性文書關(guān)：通知、通報，關(guān)牒（護(hù)照）咨：平行文，查問文書，“國情咨文”3.古代的文書典：頒布政令、法典的文書13咨呈：請示性文書

照會：不相隸屬的往來文書

告示：曉告百姓的文書

銘：誓戒、記載功德，“座右銘”

書、簡、牘、箋、素：民間往來應(yīng)用文

序、引、跋：文前文后的文字咨呈：請示性文書144.現(xiàn)代對秘書的界定秘書的主要活動范圍是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)身邊。秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務(wù)。秘書工作的根本性質(zhì)是輔助管理。4.現(xiàn)代對秘書的界定15

第二節(jié)秘書的分類一、國外秘書的分類行政類：英國行政秘書的四個等級：行政級秘書執(zhí)行級秘書文書級秘書文書助理級秘書日本行政秘書的三個等級：高級秘書中級秘書低級秘書

第二節(jié)秘書的分類一、國外秘書的分類16企業(yè)類：董事會秘書或執(zhí)行秘書：執(zhí)行董事會決議，監(jiān)督公司財務(wù)、人事及對外聯(lián)絡(luò)任務(wù)。通訊秘書：負(fù)責(zé)辦公室電話、電報、電傳、信件等通訊事務(wù)，負(fù)責(zé)文件打印、編排、校對，記錄上司口述、整理會議記錄等。技術(shù)秘書：服務(wù)于技術(shù)部門的秘書。醫(yī)療秘書：服務(wù)于醫(yī)院或私人診所，負(fù)責(zé)掛號、收費、打印醫(yī)療、病史資料等。法律秘書：服務(wù)于社團(tuán)律師或私人律師。企業(yè)類：17二、我國秘書的分類從服務(wù)對象來分：公務(wù)秘書私人秘書從業(yè)務(wù)范圍寬窄分：通用秘書專業(yè)秘書從職業(yè)定位分：專職秘書兼職秘書從特長分：參謀型秘書辦事型秘書公關(guān)型秘書技術(shù)型秘書秀才型秘書綜合型秘書從組織內(nèi)部分工來分：行政秘書文字秘書機(jī)要秘書通訊秘書信訪秘書事務(wù)秘書生活秘書外事秘書會務(wù)秘書新聞秘書……從秘書從事的行業(yè)特征分：企業(yè)秘書法律秘書科技秘書教學(xué)秘書涉外秘書……二、我國秘書的分類18第三節(jié)秘書職業(yè)的特點一、外國秘書工作的特點和趨勢年輕化、女性化

30歲左右、90%為女性，占腦力勞動者的4%。知識化——事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型

高級秘書成為“智囊型”人員，全面輔助或部分代替上司的工作。專業(yè)化

手工操作轉(zhuǎn)為電腦，分工日細(xì)、技術(shù)要求越來越高。秘書工作永業(yè)化

較低層次經(jīng)過經(jīng)驗積累和進(jìn)一步學(xué)習(xí)，進(jìn)入管理層秘書地位得到承認(rèn)，秘書成為終身職業(yè)。服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性秘書是上司的直接的貼身助手，不存在中間環(huán)節(jié)，大多是“一對一”的服務(wù)模式。秘書與服務(wù)對象之間有相對的穩(wěn)定性，除了“業(yè)緣關(guān)系”之外，還多了一層“人情關(guān)系”。

第三節(jié)秘書職業(yè)的特點一、外國秘書工作的特點和趨勢19

二、秘書工作的性質(zhì)與特點輔助性：幫助上司完成其規(guī)定任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。從屬性：依附于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)成員，不能獨立存在。服務(wù)性：在西方劃歸第三產(chǎn)業(yè)，秘書要做到“三個服務(wù)”。被動性：一切以領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)為自己的目標(biāo)。綜合性：既有日常的程序性較強(qiáng)的例行工作，又有臨時的、突發(fā)性工作，門內(nèi)眾多，內(nèi)容復(fù)雜。機(jī)密性：保密是秘書人員的首要職業(yè)道德。

二、秘書工作的性質(zhì)與特點20三、我國秘書工作發(fā)展趨勢服務(wù)對象的多元化

出現(xiàn)在各行各業(yè)、各種類型組織中；政務(wù)秘書、商務(wù)秘書、涉外秘書、法律秘書、教學(xué)秘書、私人秘書等新的專業(yè)和行業(yè)秘書名稱；以商務(wù)秘書為主體的職業(yè)秘書階層；公務(wù)秘書人員相對減少，并逐漸脫離了官本位，出現(xiàn)了職業(yè)化趨勢。三、我國秘書工作發(fā)展趨勢21

秘書工作職業(yè)化

勞動部《秘書職業(yè)資格鑒定》使秘書不僅是行政人員的一部分，而是某種專業(yè)人員，得到社會和法律的承認(rèn)與保證；在國外有秘書工會，有職業(yè)資格證的秘書有資格參加自己的職業(yè)工會，其就業(yè)、待遇、升遷、權(quán)利等等都可得到工會的保障；我國的秘書人員也有到其他國家擔(dān)任秘書職務(wù)并享受同等待遇的可能性；以自己的知識、能力服務(wù)于用人單位和雇主，并獲取相應(yīng)的報酬。雙向選擇有利于秘書能力充分發(fā)揮，更有利于提高秘書服務(wù)水平。

秘書工作職業(yè)化22

秘書職業(yè)永久化

有些在崗的秘書雖然持有本科文憑，但存在短期工作心理問題，把擔(dān)任秘書作為跳板；我國外資企業(yè)中已出現(xiàn)了一些30歲以上、比較穩(wěn)定的女秘書。她（他）們從事秘書工作是在經(jīng)歷過多次比較和思考后選擇的，具有長期干下去的準(zhǔn)備，同時具有比較冷靜的頭腦、豐富的處世經(jīng)驗以及待人接物的技巧。這些都是剛畢業(yè)的學(xué)生難以企及的，也是大公司領(lǐng)導(dǎo)最看重的素質(zhì)。

秘書職業(yè)永久化23

秘書技術(shù)現(xiàn)代化

通過手機(jī)、手提電腦，在家中、在出差途中完成工作；通過電子政務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)政府網(wǎng)上辦公，隨時接受民眾咨詢；實現(xiàn)企業(yè)電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)營銷和信息化管理；提高工作效率，減少差錯；改變原有的工作習(xí)慣和交流模式。

秘書技術(shù)現(xiàn)代化24

秘書服務(wù)行業(yè)發(fā)展迅速

移動（手機(jī)）通訊秘書服務(wù)、尋呼秘書服務(wù)以及電子郵件方式的網(wǎng)絡(luò)秘書服務(wù)；專業(yè)化、規(guī)?；拿貢?wù)公司，依托酒店的會員資源和高級商務(wù)會員資源，開展商務(wù)秘書服務(wù)；秘書服務(wù)是這種專業(yè)化分工的結(jié)果，保質(zhì)保量完成自己最擅長的、最核心的事務(wù)，把不擅長的、非核心的工作委托他人來做；通訊及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，秘書服務(wù)工作日趨現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)?；吞摂M化，使行業(yè)發(fā)展有了物質(zhì)基礎(chǔ)；現(xiàn)代專業(yè)人才市場的迅猛發(fā)展，許多有專業(yè)技能的人才脫離了過去那種嚴(yán)密組織的束縛，成為某個松散組織的成員，或成為自由職業(yè)者。

秘書服務(wù)行業(yè)發(fā)展迅速25

◆

20世紀(jì)以后秘書成為一支職業(yè)大軍日本高中女生把秘書職業(yè)看成“理想職業(yè)”的達(dá)20%。原因在于，除了工作環(huán)緊好，待遇高之外是最能提升自己能力，最容易得到晉升的職業(yè)。美國的職業(yè)分為41大類，438小類，秘書在從業(yè)人數(shù)最多的前10類中占第三位。美國有1200多所院校設(shè)有秘書專業(yè)。歐洲培養(yǎng)秘書的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)叫“文官學(xué)院”、“國家行政學(xué)院”。美國、加拿大在20世紀(jì)50年代聯(lián)合設(shè)立“國家秘書協(xié)會”，1998年改名為“國際行政管理人員協(xié)會”?，F(xiàn)該協(xié)會已有30多個國家的44000名會員。美國規(guī)定每年四月的第二個星期日為“秘書節(jié)”。

◆20世紀(jì)以后秘書成為一支職業(yè)大軍26一位政府機(jī)關(guān)秘書的自述一位政府機(jī)關(guān)秘書的自述27

屈指算來，我的秘書生涯有近三年時間了。三年來，從一名秘書專業(yè)畢業(yè)生成長為一名文字秘書業(yè)務(wù)骨干，其中的甘苦，決不是只言片語可以表白的?，F(xiàn)在追憶起來，給我磨礪機(jī)會最多的是1998年上半年。那時，區(qū)政府剛換屆不久，新一屆區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)班子成員大部分來自基層，對他們來說還有一個“適應(yīng)”的過程，區(qū)政府辦公室的文字工作任務(wù)也異常繁重。

屈指算來，我的秘書生涯28當(dāng)時，政府辦公室周主任剛從基層調(diào)任過來，原秘書科王科長晉升為分管文字秘書業(yè)務(wù)的副主任；辦公室兩名秘書中，另一位幾個月前才從教育系統(tǒng)轉(zhuǎn)崗過來，因而一些重要的文字業(yè)務(wù)便“歷史”地落在我的肩上。這對一年半以來以前還是某大學(xué)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的我來說，既是一個難得的機(jī)遇，又是不小的挑戰(zhàn)。其中有一天，對我來說，挑戰(zhàn)實在太大了。

那是1998年3月中旬的一個星期一。上周因王副主任要趕在星期日下午外出開會，我倆便在周末加了一天半班交李副區(qū)長審閱。星期一上午上班時，我感覺比較輕松，因為區(qū)政府和辦公室領(lǐng)導(dǎo)都沒有向我交辦任何事項，看來，上午只要將李副區(qū)長的講話稿交文印室印發(fā)，我就逍遙無事了。可是，當(dāng)我到李副區(qū)長辦公室取講話稿時，他指出：文稿大體上可以，但有兩部分要作些修改，另外要增加一段內(nèi)容，并囑我在當(dāng)天下午下班之前再交他審閱一遍。

當(dāng)時，政府辦公室周主任剛從基層調(diào)任過來，原秘書科29令來如山倒，我趕緊著手修改。到八點半前后，周主任找到我，說剛剛接到市里的電話，市委督查組本周內(nèi)要來我區(qū)開展小康區(qū)建設(shè)工作督查，在星期三上午下班之前要先報送一個關(guān)于小康區(qū)建設(shè)的綜合性匯報材料。我區(qū)小康建設(shè)起步較早，從1991年開始部署到1997年基本建成小康區(qū)，前后歷時六年多。而我在1996年才參加工作，要獨立完成這一綜合性匯報材料，必須查閱大量資料，并爭取有關(guān)部門的支持。于是我遵照周主任的意見，打電話找到區(qū)農(nóng)經(jīng)委、統(tǒng)計局、檔案局等部門的有關(guān)負(fù)責(zé)同志，落實好數(shù)據(jù)、材料等資料平源，還找出一堆自己平時搜集的區(qū)內(nèi)外相關(guān)資料。等我心里有一點譜、準(zhǔn)備著手?jǐn)M稿時，已近十點鐘了。我把提綱交周主任敲定后，正要請區(qū)長審查，區(qū)長剛好放下話筒，對我說：“小石，我們一道到C鎮(zhèn)看看合資企業(yè)的情況，現(xiàn)在就走?！绷顏砣缟降?，我趕緊著手修改。到八點半前后，周主任30

區(qū)長在C鎮(zhèn)H鎮(zhèn)鎮(zhèn)長的引導(dǎo)下，先后考察了五家合資企業(yè)。每到一處，區(qū)長都認(rèn)真聽取企業(yè)有關(guān)批示，或就企業(yè)負(fù)責(zé)人的匯報，深入生產(chǎn)現(xiàn)場詢問產(chǎn)銷情況，并作出有關(guān)批示，或就企業(yè)發(fā)展提出一些指導(dǎo)性意見。這些，我都盡快、盡詳?shù)赜浟讼聛?。下午五點十分左右，已過下班時間了，李副區(qū)長才從會場出來，回到辦公室。我從他那兒取回講話稿，在文字上稍加處理，便交給文印室付印，并組織幾名同事裝訂。待講話稿裝訂完畢，中央電視臺的《新聞聯(lián)播》節(jié)目已結(jié)束了。我草草吃了飯，仍舊回辦公室，準(zhǔn)備起草那份匯報材料。我泡了一杯有些發(fā)苦的濃茶，抱上那堆尺把高的資料，將自己關(guān)在小會議室里，專心致志地起草那個“大塊頭”文稿，累了喝上一大口濃茶，困了抽上一支香煙，餓了便沖一碗方便面。到初稿結(jié)束時，已近次日凌晨三點。那種如釋重負(fù)的感覺實在太讓人感動，以至于好長時間以后，我都難以忘懷。區(qū)長在C鎮(zhèn)H鎮(zhèn)鎮(zhèn)長的引導(dǎo)下31那一天，從早上七點四十進(jìn)辦公室，至次日凌晨三點鐘放下筆，期間大約十九個小時，我?guī)缀醵际翘幱诰o張的工作狀態(tài)。放在平時，肯定是王副主任負(fù)責(zé)修改李副區(qū)長的那篇講話稿；肯定是王副主任陪區(qū)長下鄉(xiāng)視察；肯定是由王副主任主筆起草這個“大塊頭”文稿，我只會充當(dāng)個“配角”罷了。

現(xiàn)在再回想那天的“拼命三郎”狀，真的不足一提，因為在政府機(jī)關(guān)的文字秘書工作中，類似這樣的情形實在太多了。我記得，曾有人以“一杯茶、一支煙、一張報紙看半天”之類的刻薄話來形容機(jī)關(guān)工作的“清閑”，事實上，就我的秘書經(jīng)歷而言，幾乎每一天都是繁忙而有價值的。那一天，從早上七點四十進(jìn)辦公室，至次日凌晨三點32【分析】

從這個案例可以看出秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)：1.秘書必須具有不辭辛勞、自我犧牲、無私奉獻(xiàn)的精神，做到早上班，晚下班，節(jié)假日常加班。只有這樣，才能適應(yīng)緊張而繁忙的工作需要。輕輕松松、舒舒服服，按部就班，是當(dāng)不好秘書的。秘書必須具有很強(qiáng)的文字表達(dá)能力，會撰寫各種文字材料，包括匯報稿、講話稿和新聞稿，等等。3.秘書必須具有快速成文的過硬工夫，做到下筆成文，出手成章。只有這樣，才能適應(yīng)工作時效性強(qiáng)的特殊要求。4.秘書必須具有良好的身心健康，具有強(qiáng)健性的體魄，頑強(qiáng)的意志，堅韌的毅力，良好的心理承受能力。

【分析】33秘書所負(fù)責(zé)任愈重，其日常工作愈無定規(guī)。他必須策劃并組織每一件力所能及之事，否則將無以處理突如其來的緊急事項?！绹鴩颐貢鴧f(xié)會會長凱勒女士女秘書工作——典型的一日

蘇珊小姐為一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理，她了解成功并沒有絕對的保證，不過繼續(xù)不斷的進(jìn)修并增進(jìn)自己的技能與條件，則是絕對必要的。作為一位進(jìn)修秘書課程的專校夜校生而言，對其行業(yè)的進(jìn)階應(yīng)有旺盛的事業(yè)心。她接受要求,詳述她一天的工作實況，以供有志從事秘書工作者對辦公室內(nèi)的各項活動，所遭遇的問題與突發(fā)事件以及秘書必須面臨的職責(zé)有一個較清晰的觀念。她的看法幾乎與凱勒女士的上述一席話不約而同。蘇珊說：“當(dāng)我擔(dān)任速記員的工作時，我的日常工作較易描述，現(xiàn)在我所擔(dān)任的責(zé)任較前為重，有許多緊急事件需待處理，我發(fā)覺我日常工作幾乎無定規(guī)定制可言。不過典型的情況是：聽寫口授、謄清文件、安排訪客的會見事宜、接聽電話、準(zhǔn)備行程表（我的上司經(jīng)常做業(yè)務(wù)旅行）、處理郵件以及各項交辦事項?！泵貢?fù)責(zé)任愈重，其日常工作愈無定規(guī)。他必須34

蘇珊從事秘書工作的背景對蘇珊的背景作一簡單的描述，將有助于讀者了解她何以在20來歲的年齡就擔(dān)任一個負(fù)有重責(zé)的職位。蘇珊18歲畢業(yè)于美國高級中學(xué)，然后接受1年的秘書專業(yè)課程訓(xùn)練。結(jié)業(yè)以后，蘇珊對她的未來計劃一無決定，曾經(jīng)向一個就業(yè)輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)登記，其后6個月內(nèi)，她擔(dān)任過好些臨時性工作，事后她說：“這6個月我獲得不少寶貴經(jīng)驗。我學(xué)會了如何適應(yīng)不同的雇主與工作環(huán)境。”蘇珊的一位友人，有一天告訴她，一家飲料公司有一個速記員的缺額。經(jīng)過了好幾次測驗和兩度面談之后，蘇珊總算被雇用了。在她進(jìn)入這家飲料公司工作6個月后，她到大專夜間部就讀。她所修習(xí)的課目有信函寫作、高級秘書業(yè)務(wù)、市場學(xué)及市場調(diào)查、政治學(xué)及國際關(guān)系、心理學(xué)及人群關(guān)系、推銷術(shù)及廣告學(xué)，她目前在這家公司服務(wù)已6年多，并且數(shù)度獲得晉升。蘇珊寫這篇描述她一天工作的記載時，她擔(dān)任該公司營業(yè)部經(jīng)理邁克先生及廣告部經(jīng)理懷特先生兩人的執(zhí)行秘書已有一年半的時間。她已接獲通知，將升任邁克經(jīng)理的行政經(jīng)理，并且當(dāng)她訓(xùn)練杜娜小姐擔(dān)任懷特經(jīng)理的秘書而獨立作業(yè)時，即行生效。蘇珊選擇星期四這一天作為示范，說明一位秘書典型的一日。這一天，邁克經(jīng)理已因公出差，而懷特經(jīng)理正準(zhǔn)備遠(yuǎn)行。蘇珊告訴我們：“這是典型的一日，兩位經(jīng)理同時出差是常有的事。時間正好相近，這一天確實相當(dāng)忙，致使我速記了一些文件，準(zhǔn)備過幾天再行謄正。”

蘇珊從事秘書工作的背景35蘇珊一天工作實錄（辦公時間從上午9：00到下午5：00，中間有1小時午餐時間，兩次咖啡小憩各15分鐘）。8：30抵達(dá)辦公室。整理儀容，檢查辦公用品與文具。整理懷特經(jīng)理辦公室及檢查邁克經(jīng)理辦公室。8：55檢視手中的工作，開始謄正昨天聽寫的兩封信，盡快送請懷特經(jīng)理簽名。完成信稿放入簽名卷夾中，置于懷特經(jīng)理案頭。（信件宜如此慎重處理，以免他人窺視）9：15拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，懷特經(jīng)理到達(dá)辦公室，囑我到他辦公室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項，因他即將于下午遠(yuǎn)離，公差兩星期。向懷特經(jīng)理報到，聽寫時，兩度因電話而中斷，然后繼續(xù)做筆記。回到辦公桌后，回復(fù)一緊急電話。請杜娜小姐聽第二個電話。她正接受訓(xùn)練，一旦我擔(dān)任邁克經(jīng)理的行政經(jīng)理后，她即將為懷特經(jīng)理工作。懷特經(jīng)理把他的旅行計劃交給我，交代他外出期間要我處理的事情，并電告杜娜小姐，以她能協(xié)助我工作表示高興。懷特經(jīng)理當(dāng)面囑咐如有需要可找她幫忙，以完成交辦事項，因為他知道我還得替邁克經(jīng)理做不少事。蘇珊一天工作實錄36

9：50回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復(fù)在懷特經(jīng)理辦公室接聽的電話。撿出必須由懷特經(jīng)理過目的航空信件。無特別緊要的待復(fù)函件，摘記幾項待辦事項，俟第二件郵件到來再處理。接聽幾通電話，其中一通為一位盛怒的客戶B先生打來的，他要求與邁克經(jīng)理直接講話，他不相信邁克經(jīng)理已經(jīng)外出，最后我才婉轉(zhuǎn)問明原委，并應(yīng)允他立即查明，盡快打電話告訴他。10：10決定前往征信所，核對B先生的帳目，請杜娜小姐照顧我的辦公室，并告訴懷特經(jīng)理我要到征信所去，征信所事忙一時無法查對，答應(yīng)中午以前打電話告訴我。10：20回到辦公桌，記下征信所午前會來電話，不然，我應(yīng)打電話去問?？Х刃№瑫r間，但已無法分身了。告訴杜娜小姐旅行信用證書的用法并叫她到出納室。稍后并告訴她登記月支賬的方法。杜娜小姐回來后，將準(zhǔn)備交由她接替的工作：復(fù)制文件、校對、正式信件的打法、推銷員所報費用數(shù)字的核對等，一一交代。杜娜小姐從出納室?guī)Э罘祷剞k公室，在我面前點清，當(dāng)她交錢給懷特經(jīng)理時也將當(dāng)面點清，這一點很重要。一旦點清無訛，以后再有差錯就無須負(fù)責(zé)。

9：50回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復(fù)3710：40開始謄清懷特經(jīng)理口授信件。文書中心來電話說，他們?yōu)閼烟亟?jīng)理打的推銷業(yè)務(wù)會議議程表，因為事忙，無法如期在今天完成。我決定無論如何明天一定要做完（我通常都較實際需要時間提前幾天，以防臨時趕不及，但我并沒有明白告訴他們）。11：10打好數(shù)封信函請懷特經(jīng)理簽名，并影印其中部分信函，我在他辦公室時，懷特經(jīng)理接聽一通私人電話，決定提早于3：00，而不是原定的5：00動身，因此，我至少必須在2：30左右為他準(zhǔn)備好應(yīng)帶的公事包。11：15回到辦公桌，打三通電話分別通知同仁，將原定4：00召開的會議提前到2：00。懷特經(jīng)理應(yīng)帶的文件幾乎都已備齊，為了慎重起見再檢查一遍，并通知杜娜小姐作實地見習(xí)。征信所來電話，告知客戶B先生的帳目詳情，既得完整資料，自可回復(fù)B先生電話。一面打電話，一面教杜娜小姐留心為懷特經(jīng)理所準(zhǔn)備應(yīng)帶的文件。與B先生通電話，他似乎很滿意。將經(jīng)過記下準(zhǔn)備告知邁克經(jīng)理，并將這種作業(yè)程序告知杜娜小姐，當(dāng)我的上司遠(yuǎn)行其間我都將所有重要電話，訪客談話摘要記錄以及函件也做札記。懷特經(jīng)理的公文包已準(zhǔn)備妥當(dāng)，只等最后一份資料。10：40開始謄清懷特經(jīng)理口授信件。文書中心來電話說，他3811：45整理檔案并與同人開會后，開始處理邁克經(jīng)理的信件，他希望當(dāng)天能知道來信大致內(nèi)容。懷特經(jīng)理提早離開辦公室去進(jìn)午餐，當(dāng)他經(jīng)過我的辦公室時，交給我一份簡短的備忘錄。說是回到辦公室時再由他簽名，我的案頭始終準(zhǔn)備好一本筆記簿。翻開空白的一頁，以備不時之需。將備忘錄立即謄正。并置于懷特經(jīng)理辦公室的簽字卷夾內(nèi)。第二批郵件到達(dá)，很快地過目一遍，其中有一件需要懷特經(jīng)理立即注意，從檔案中找到有關(guān)資料附于來信之后，一并置于懷特經(jīng)理辦公桌上的“速件”卷夾內(nèi)。12：15正準(zhǔn)備在辦公桌進(jìn)食三明治時，接待員通知一位客戶要見邁克經(jīng)理，假如邁克經(jīng)理此時尚在辦公室，照例會留訪客進(jìn)午餐，于是決定請客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場調(diào)查部門的高先生，一并邀他同桌進(jìn)食，請來客在訪客名薄上簽名。杜娜小姐通常都在1：00整吃午餐，征求她是否能改變計劃，暫時照顧一下我的辦公桌，留一便條與懷特經(jīng)理，告知他我去何處。1：15重回辦公桌，高先生仍陪著客戶并將代為送客。將進(jìn)餐時與客戶談話要點記下，留供邁克經(jīng)理參考，并將來客姓名記入訪客名單中。杜娜小姐將她接聽的電話告訴我，即去進(jìn)餐。并說在半小時內(nèi)回辦公室。11：45整理檔案并與同人開會后，開始處理邁克經(jīng)理的信件391：30懷特經(jīng)理囑我聽寫午餐時留在他桌上的緊急來信的回函，他要我替他的太太辦一些私人事情，問他假如我請杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？他表示同意。1：40將緊急信件謄正，請懷特經(jīng)理簽名，并以副本一份納入其辦公包中。檢查是否有致邁克經(jīng)理緊急郵件，其中有一封須于晨間轉(zhuǎn)寄資料時一并轉(zhuǎn)致，在懷特經(jīng)理離開后立刻準(zhǔn)備，杜娜小姐餐畢返回辦公室。囑她備妥懷特經(jīng)理的最后資料。2：00懷特經(jīng)理的三位同事到達(dá)辦公室，他囑我作筆錄，杜娜小姐則招呼所有的電話，使我們不致受到干擾。2：20三位同事離去，懷特經(jīng)理希望盡快將會議記錄謄正，討論一些其他事項。2：30重回辦公桌，請杜娜小姐謄正我在會議中所作的筆錄，告訴她如果有少數(shù)的字看不清不必?fù)?dān)心，不妨從頭至尾快讀一遍，將有疑問的字句圈記出來，一并來問我。將懷特經(jīng)理的公文包準(zhǔn)備妥帖。2：45答復(fù)杜娜小姐所提出的會議筆錄上的幾個疑點，她開始謄正。繼續(xù)處理第二批來信，并備妥寄給邁克經(jīng)理的資料。1：30懷特經(jīng)理囑我聽寫午餐時留在他桌上的緊急來信的回函403：00懷特經(jīng)理離開辦公室，他能準(zhǔn)時而且諸事齊備地動身，總算松了一口氣，繼續(xù)整理信件。接到邁克經(jīng)理的長途電話，他將延后兩天回來，并囑轉(zhuǎn)告辦公室有關(guān)同仁，他已打電報給原先約好會面的某些客戶，邁克經(jīng)理希望立即寄給他已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。3：15察看杜娜小姐謄正我的筆錄的速度，已接近完成。告訴她完成后盡可以休息了。打電話給文書中心，是否可派人協(xié)助我打字，答案是無人可派，與營業(yè)部兩位領(lǐng)班（邁克經(jīng)理也是他們的上司）聯(lián)系，能否派兩位打字員來，一位說很難幫忙，另一位說3：30之后可能派出兩位打字小姐。一切準(zhǔn)備妥當(dāng)，在向她們有所指示之前，首先向兩位打字小姐說明所有的資料必須在今晚付郵。如果他們中任何一位必須5：00離開，現(xiàn)在就告訴我，以便找人替手。兩人都說可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且協(xié)助下一步工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感謝她的這番好意。3：45交代完畢，兩位打字員與杜娜小姐以全速進(jìn)行工作，我把杜娜小姐的初稿復(fù)核一遍并作少數(shù)更動之后，也參加工作。3：00懷特經(jīng)理離開辦公室，他能準(zhǔn)時而且諸事齊備地動身，414：00工作在忙碌中順利進(jìn)行。第三批郵件到，其中有兩封限時信是給懷特經(jīng)理的，一封今晚即行轉(zhuǎn)寄，另一封我自己可以處理。4：15接獲通知說兩位客人來拜訪邁克經(jīng)理，盡管心里不歡迎這種干擾，但是必須去見他們。正準(zhǔn)備去招呼他們時，兩位借調(diào)來的打字員中有一位告訴我，她不習(xí)慣在這種緊迫情形下趕工，要求免除這項工作。我設(shè)法安慰她，告訴她盡可能地做，而不要一心想到它是一件緊迫的工作。我要她坐在我的寫字臺旁邊，一方面以電話告訴接待員說，我稍遲幾分鐘便來，并請她打電話給營業(yè)部門的一位領(lǐng)班暫時招呼一下來訪的客人。重新安慰了打字員，告訴她我了解她的感受，并請她可安心工作，不要在心理上受到干擾。假如在她必須離開的時刻而沒能做完，我并不責(zé)怪她，于是這位打字員重新去打字。我則前往接待室，那位領(lǐng)班正在與一位訪客交談，而我則招呼另外一位，并將他們的來意記錄下來，以便轉(zhuǎn)告邁克經(jīng)理。4：00工作在忙碌中順利進(jìn)行。第三批郵件到，其中有兩封限424：40電話鈴響，原來是懷特經(jīng)理從機(jī)場打來的，他忘了一件必須攜帶的重要包裹（我不覺自言自語地說：“哦！真糟糕！”），所幸離他起飛時間還早，我希望能趕得及送給他。立即打電話到西聯(lián)信差服務(wù)處，告訴他們時間急迫，他們答應(yīng)在5：00之前派人來辦公室，將包裹交與接待員，并且告訴她西聯(lián)公司即將派人來取。4：45一位打字員已完成她的緊急任務(wù)，我們一塊兒校對后，我問她能否接替杜娜小姐未完的工作。而杜娜小姐將2：00的會議記錄用復(fù)寫紙打字謄清，因為這是密件不能假手于打字員。打電話告訴母親我會晚一些吃晚飯，7：00左右才能到家。也關(guān)照杜娜小姐及兩位打字員打電話回家。5：00接待員來電話，告訴我西聯(lián)公司的信差已取走了包裹，總算又舒了一口氣。兩位打字員都已打好了字，我們一起檢查一遍，他們在5：25離開辦公室。對于她們的全力幫忙而致謝意，并記下來明天早晨第一件事是向她們的主管致謝。5：30辦公室只剩下我與杜娜小姐兩人，杜娜小姐繼續(xù)整理會議記錄的謄清稿。當(dāng)她完成后，告訴她處理郵件的程序，并且解釋我整天保存邁克經(jīng)理的封袋的原因。會議筆錄原稿將送給懷特經(jīng)理。當(dāng)杜娜小姐清理她的寫字臺，并在她的日歷上記下明天待辦事項之際，我急速趕辦邁克經(jīng)理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過重量之后，貼上足夠的郵票，即將投郵。4：40電話鈴響，原來是懷特經(jīng)理從機(jī)場打來的，他忘了一件436：15接懷特經(jīng)理電話，說信差已將包裹送到。杜娜小姐問我還需要幫忙的事，我告訴她通常我喜歡每天做好歸檔工作，看樣子今天只好破例了。我從不讓該做的事積壓到第二天，因而我把他記在行事歷上作為明天緊急待辦事項。囑杜娜小姐共同再檢查一遍。盡管時間已晚，我仍然把許多“應(yīng)辦事項”記在行事歷上，以便打電話給文書中心有關(guān)懷特經(jīng)理交辦之事。

蘇珊為我們述說這個典型的星期四活動日程時，說：“不要以為我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對必要時才這樣做，我以為我必須時時有所準(zhǔn)備，以迎接這種情況的發(fā)生。”我們問她：“蘇珊，你能不能舉出兩項使你得以從容不迫地忙過這個‘典型’的一天的秘訣？”她略一沉思，接著回答說：“我想第一是我能專心致志，心無旁騖；其次便是自動自發(fā)的精神，不管我的雇主是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作?！?：15接懷特經(jīng)理電話，說信差已將包裹送到。杜娜小姐問我44請你回答看了“女秘書工作——典型的一日”后的問題：蘇珊是什么學(xué)歷？她的工作經(jīng)歷是怎樣的？蘇珊上班先干什么？下班前做什么？蘇珊是怎樣接聽和打出電話？蘇珊是怎樣處理信函的？蘇珊是怎樣接待來訪者的？蘇珊是怎樣安排惠特經(jīng)理出差的？蘇珊是怎樣處理出差在外的麥克經(jīng)理的事務(wù)的？蘇珊是怎樣對待杜娜小姐的？蘇珊是怎樣對待其他同事的？通過這個案例的學(xué)習(xí)，你對秘書職業(yè)有何認(rèn)識，有什么感想？請你回答45分析：作為兩個經(jīng)理的助手，一天工作的重點是圍繞著上司的工作需求來進(jìn)行。工作以辦文為主，同時又兼辦大量的事務(wù)性工作。1.忙亂而不混亂，工作有條不紊。2.事務(wù)千頭萬緒卻又有一定之規(guī)。按照時間順序，既有既定的工作程序，又有臨時性的工作，穿插自如，緊張而又有序。3.處理工作的各種方法、規(guī)程非常規(guī)范，從中可以看出秘書工作的規(guī)律和特點。分析：46硅谷的秘書

在那些聲名顯赫的總裁、首席執(zhí)行官的背后，忙碌的則是秘書。他們不僅僅在打字，沖咖啡，而且每天都在參與決策。他們不必穿得一絲不茍，不必不停地記錄老板的命令，不必為老板沖上一杯咖啡，在公司股票上漲的時候他們的薪水不會固步不進(jìn)。他們是硅谷的秘書，有男有女，但以女性為主。在技術(shù)革命不斷的氛圍中，硅谷秘書顯得與眾不同。San公司首席執(zhí)行官斯科特.麥柯尼利的秘書凱倫.霍爾斯汀知道老板的電子郵箱密碼，如果老板需要，她會幫他打開郵箱，察看新來的電子郵件。凱倫說：“如果他想喝咖啡，他會自己沖上一杯。”San公司是個擁有100億資產(chǎn)的商用電腦系統(tǒng)生產(chǎn)商，它與其他數(shù)千公司如惠普公司、英特爾公司、蘋果公司等，將硅谷造成國際高技術(shù)經(jīng)濟(jì)的中心。在那些聲名顯赫的硅谷公司總裁、首席執(zhí)行官背后，忙碌的則是秘書。他們不像在其他地方工作的更為傳統(tǒng)的同行那樣刻板地工作，而是每天都要做出重要的決策。硅谷的秘書在那些聲名顯赫的總裁、首席執(zhí)行官的背后47Notel網(wǎng)絡(luò)公司是硅谷的一家公司，公司總裁戴維·豪斯的執(zhí)行助理戈溫·卡爾德威爾說：“如果我每天穿著套裝走進(jìn)某棟高樓后所做的一切是接接電話、日復(fù)一日地做時間表，那我肯定會厭倦的?！毕喾?，卡爾德威爾女士在公司里有很大的影響力，她和她的同事起草信函、研究競爭對手公司的情況，向管理層吹風(fēng)，組織談判等。硅谷的秘書們在幫助公司成長的同時，她們的收入也穩(wěn)步攀升。美國秘書職業(yè)的平均年收入在2.5萬美元至3.5萬美元。硅谷有些秘書的年薪則是他們的3倍以上，平均在6萬至10萬美元。而且，許多硅谷公司的秘書入了股，如果公司發(fā)展得好，她們將獲得紅利。Sun公司的凱文·霍爾斯汀女士年薪6.5萬美元，還參與公司的分紅。不過，硅谷的秘書們的工作壓力也相當(dāng)大，他們每周通常要工作60至70小時，緊張程度也不言而喻。他們每時每刻都在協(xié)調(diào)世界各地雇員的工作，這不是普通人所能承受的。近幾年來，美國的秘書行業(yè)發(fā)生了不小的變化。據(jù)國際行政管理職業(yè)協(xié)會的一項調(diào)查表明，三分之一的秘書負(fù)責(zé)監(jiān)督其他秘書的工作，45％的秘書負(fù)責(zé)培訓(xùn)，78％的秘書負(fù)責(zé)辦公室工作。Notel網(wǎng)絡(luò)公司是硅谷的一家公司，公司總裁戴維48秘書職業(yè)的稱謂也在發(fā)生改變。國際行政管理職業(yè)協(xié)會中，只有18％的會員如今還使用秘書這一稱謂，其他會員使用行政助理、協(xié)調(diào)經(jīng)理、專業(yè)經(jīng)理、執(zhí)行秘書或執(zhí)行助理等。為Cisco公司總裁約翰·錢伯斯工作了8年的德比·格羅斯說：“秘書這個詞已經(jīng)過時了，我們不僅僅是打字、填表或接電話。我們是被賦予權(quán)力的，能夠做決定。”格羅斯女士并不是公司里50多個副總裁中的一員，但她可是公司里最有權(quán)力的人員之一。格羅斯說：“如果我讓約翰給我拿個三明治，他會做的。我們彼此尊重對方，我是他可依賴的人?！备窳_斯每天工作12個小時，她要幫助約翰·錢伯斯制定復(fù)雜的全球工作計劃表，向他匯報各個會議的主要內(nèi)容，閱讀他的電子郵件，記錄公司在全球1．8萬名員工的工作情況。思考題1.從這個案例你看到了國外秘書工作的哪些變化？2.試比較國內(nèi)外秘書工作的異同。

秘書職業(yè)的稱謂也在發(fā)生改變。國際行政管理職業(yè)協(xié)49

1.案例分析：

《人民日報》報道了一則罕見的”煙葉詐騙案”。某省土特產(chǎn)進(jìn)出口公司被一港商騙去了數(shù)額巨大的一筆美元，案發(fā)前省政府曾收到某咨詢公司發(fā)來的建議取消交易的函電，但這份函電經(jīng)十幾位領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)到有關(guān)部門，竟成了“昨日黃花”——款已經(jīng)劃出。領(lǐng)導(dǎo)因為瀆職而受到起訴，領(lǐng)導(dǎo)的秘書們也受到了相應(yīng)的處分。

（1）沒有審批權(quán)力的秘書為什么也會受到處分？（2）在這個案例中秘書應(yīng)該怎么做？思考與練習(xí)

1.案例分析：思考與練習(xí)50《秘書職業(yè)資格鑒定證書》勞動和社會保障部《劍橋秘書證書》英國劍橋大學(xué)考試委員會和教育部考試中心中英中心《LCCIEB秘書證書》英國倫敦工商會考試局秘書的鑒定《秘書職業(yè)資格鑒定證書》秘書的鑒定51五級秘書申報（初級）（滿足條件之一）從事秘書職業(yè)一年以上職業(yè)學(xué)校秘書專業(yè)畢業(yè)經(jīng)正規(guī)初級秘書培訓(xùn)（經(jīng)過勞動保障部門批準(zhǔn)的辦學(xué)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)并結(jié)業(yè)，下同）秘書職業(yè)資格鑒定申報條件秘書職業(yè)資格鑒定申報條件52四級秘書申報（中級）（滿足條件之一）取得初級秘書證書后，從事秘書工作兩年以上，并經(jīng)正規(guī)中級秘書培訓(xùn)取得初級秘書證書后從事秘書工作三年以上從事秘書工作四年以上并經(jīng)中級秘書職業(yè)培訓(xùn)秘書專業(yè)（含中文、新聞、管理、歷史、社會、檔案、經(jīng)濟(jì)等專業(yè)，下同）大學(xué)?？飘厴I(yè)以上四級秘書申報（中級）（滿足條件之一）53三級秘書申報（高級）（滿足條件之一）取得中級秘書證書后，從事秘書工作兩年以上并經(jīng)高級秘書培訓(xùn)取得中級秘書證書后并從事秘書工作三年以上從事秘書工作十年以上并經(jīng)本職業(yè)正規(guī)培訓(xùn)大學(xué)?？泼貢鴮I(yè)畢業(yè)后并從事秘書工作三年以上大學(xué)本科秘書專業(yè)畢業(yè)后并從事秘書工作兩年以上三級秘書申報（高級）（滿足條件之一）54二級秘書申報（滿足條件之一）取得三級秘書證書后，連續(xù)從事秘書工作四年以上并經(jīng)二級秘書正規(guī)培訓(xùn)取得證書取得三秘書證書后并從事秘書工作六年以上從事秘書工作十年以上并經(jīng)本職業(yè)正規(guī)培訓(xùn)大學(xué)本科秘書專業(yè)畢業(yè)后并從事秘書工作四年以上二級秘書申報（滿足條件之一）55《劍橋秘書證書》核心課程：文字處理、商務(wù)溝通和任務(wù)管理、辦公室管理選修課程：速記、客戶服務(wù)、組織會議和活動、人際商務(wù)技巧、信息與溝通技術(shù)考試等級：初級、中級和高級考試方式：作業(yè)設(shè)計和實踐考核等方法報名條件：沒有條件限制《劍橋秘書證書》核心課程：56《LCCIEB秘書證書》LondonChamberofCommerceandIndustryExaminationBoard簡稱（LCCIEB）考試內(nèi)容：辦公程序、速記等考試等級：Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ級，每一級的考試成績又分三個級別考試時間：每年有四次定期考試，也可根據(jù)需要組織即期考試證書價值：國際認(rèn)可的職業(yè)資格證書，獲得后可到國外大學(xué)進(jìn)一步深造（國外許多大學(xué)把此證書作為入學(xué)條件之一）《LCCIEB秘書證書》LondonChamberof57演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！58第二章秘書職業(yè)第二章秘書職業(yè)59一、國外對秘書的界定英語“秘書”一詞源自拉丁文Secretarius，意為“可靠的職員”，其中secret為“秘密”的意思，secretary當(dāng)“S”大寫的時候為掌管機(jī)要事物或機(jī)密文件的輔臣，后泛指英、美或英聯(lián)邦國家掌管機(jī)關(guān)事務(wù)的部長或常務(wù)副部長。當(dāng)“s”小寫的時候泛指在辦公室從事處理信函、保管檔案、安排業(yè)務(wù)的秘書工作人員。在沙特阿拉伯“石油秘書”即石油部長。印度、巴基斯坦“外交秘書”即外交部副部長。俄語秘書寫為cekpemapb，既指掌管文書、擔(dān)任會議記錄的秘書人員，也指掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)的官員。

第一節(jié)秘書的界定一、國外對秘書的界定第一節(jié)秘書的界定60在日本秘書寫作中文繁體“秘書”，指政府機(jī)關(guān)或社會團(tuán)體的日常事務(wù)負(fù)責(zé)人，日本內(nèi)閣最有實權(quán)的職位叫“內(nèi)閣官房長官”，實際就是“內(nèi)閣首席秘書”，相當(dāng)于國務(wù)院秘書長。在日本企業(yè)，秘書分為兩類：身處管理層內(nèi)部的專職秘書或秘書部門主管；一般處理日常雜物的工作人員。在日本秘書寫作中文繁體“秘書”，61“秘書決不再是單純的接待員和打字員”，而應(yīng)該是“行政管理的助手”?！安粌H是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應(yīng)當(dāng)是協(xié)助經(jīng)理的左右手”?，F(xiàn)代秘書工作的重點已從具體的事務(wù)工作轉(zhuǎn)向信息管理和輔助決策，即作為領(lǐng)導(dǎo)的助手的性質(zhì)越來越明顯。

美國著名的《韋氏秘書手冊》

“秘書決不再是單純的接待員和打字員”，而應(yīng)美國著名的62二、我國秘書的起源及界定1.我國秘書的起源我國秘書遠(yuǎn)在夏、商、周時代就有了相當(dāng)于秘書的職位，但都不稱為秘書，漢以前都統(tǒng)稱為史官，秘書一詞始自東漢。“秘書”乃藏于宮中的“秘藏之書”，后來也指占卜、讖緯圖篆之書。掌管、校對秘藏之書的人就被稱作秘書監(jiān)，又把奏章、宣事、掌管國家典籍的人叫秘書令。

二、我國秘書的起源及界定63朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注堯舜巫、祝納言為王占卜，指導(dǎo)國事。出納帝命，上傳下達(dá)?！渡袝虻洹罚骸暗墼唬?，朕#讒說殄行，震驚朕命，命汝作納言，夙夜出納朕命，惟允?！?/p>

商太史寮太史史乍冊

統(tǒng)管王室活動．起草文書，發(fā)布文告。書刻卜辭，記錄王室活動。鐫刻、保管文書。

楊劍宇《中國秘書史》：“商代朝廷出現(xiàn)了秘書機(jī)構(gòu)——太史寮，其長官為太史，下隸有不同層次分工各異的史官，主要職掌為負(fù)責(zé)商王的冊命及祭典等事宜?！?/p>

周太史寮太史小史內(nèi)史外史御史總掌起草文書、編寫史書、管理檔案，組織祭祀。掌邦國之志、貴族家譜。擬制簡冊，宣示王命。掌四方之志。收受保管文書。潘林杉《中國古代秘書通論》：“太史寮則是為王室服務(wù)的秘書處，其長官太史地位很高，與三公卿士相當(dāng)，是周天子和王室的秘書長?！崩映貢鴻C(jī)構(gòu)與職官主要職能例注堯巫、祝為王占64朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

春秋

戰(zhàn)國太史右史左史(秦)尚書御史(齊)掌書(魏)主書(趙)御史(楚)左徒掌起草文書，策命諸侯卿大夫。記錄王的言語和口授命令、文告。記載王的行動和宮廷內(nèi)外政治軍事大事。掌管文書、記錄王事，應(yīng)對諸侯．各國略同。《禮記．王藻》：“動則左史書之，言則右史書之。”《史記·廉頗藺相如列傳》：“……趙王鼓瑟。秦御史前書曰‘某年月日，秦王與趙王會飲，令趙王鼓瑟?！薄嗳缗陶埱赝鯙橼w王擊缶……“相如顧召趙御史書曰‘某年月日，秦王為趙王擊缶’?！?/p>

秦御史大夫御史尚書、令史主簿、奏曹等掌天下文書，兼行使監(jiān)察。起草文書，辦理文牘事項。同在少府辦理文書?！稘h書·張丞相列傳》：“秦時為御史，主柱下方書?！薄锻ǖ洹ぢ毠僦尽罚骸扒厣俑z吏四人，在殿中主發(fā)書．謂之尚書?！背貢鴻C(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

太史掌起草文65朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

漢

仆射(郡)主簿尚書臺(署，省)尚書尚書(州)書佐(縣)令史伴王左右，掌管奏章文書。協(xié)助尚書分擔(dān)文書事務(wù)。典領(lǐng)文書，掌管印鑒起草抄錄文書。草擬處理文書，掌印鑒。左言東《職官與科舉》：“文書的收發(fā)、保管與詔令的起草，歸尚書臺負(fù)責(zé)。”《后漢書·李固傳》：“今陛下之有尚書，猶天之有北斗也。斗為天喉舌，尚書亦為陛下喉舌……尚書出納王命，賦政四海，位尊權(quán)重，責(zé)之所歸?！?/p>

魏晉南北朝秘書(監(jiān))令中書省:中書監(jiān)、中書令、中書侍郎、中書舍人門下省:侍中尚書省:尚書令典尚書奏事，掌出放敕令。典司經(jīng)籍，起草文書掌奏事。撰擬詔誥、呈奏案章。直侍王左右，掌奏事掌文書事務(wù)《文獻(xiàn)通考》：“及魏武佐漢，初建魏國，置秘書令，典尚書奏事?！宾耐憟@《歷代官制概述》：中書監(jiān)“只等于皇帝的秘書長，脫不了幕僚的性質(zhì)。”汪士《南北史補(bǔ)志未刊稿·職官志》：“其管樞密，則中書也?！背貢鴻C(jī)構(gòu)主要職能例注

仆射伴王左右，掌管奏66朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

隋

內(nèi)書?。簝?nèi)書舍人、通事舍人、內(nèi)書侍郎門下?。杭{言尚書?。荷袝┱茢M詔。掌宣奏。兼草擬詔令。掌詔命審核、駁正。收發(fā)、傳令、承辦文書潘林杉《中國古代秘書通論》：“不論擬令、審令的內(nèi)書、門下省。還是負(fù)責(zé)傳達(dá)帝命的尚書省，都起著秘書幕僚作用．是皇帝的秘書處而已。”

唐

中書省:中書令.中書侍郎、中書舍人門下省:侍中、侍郎、給事中尚書省:尚書仆射翰林院：翰林供奉.翰林承旨集賢院：學(xué)士、學(xué)士院、學(xué)士。匭使院:知匭使,(軍)參軍事、(州)掌書記判官、孔目、縣主簿

掌軍國之政令。參議邦國之庶務(wù)，朝廷之大政。掌章奏文書。出納帝命．顧問答對。掌機(jī)密文件，審議公文。掌封駁詔命章奏。

掌朝廷事務(wù)。翰林、集賢、學(xué)士三院官員皆協(xié)理批答四方章表疏議，起草制詔書敕。

處理信訪事務(wù)，使下情上達(dá)。以下幾類．皆在軍隊或地方掌管文書事務(wù)。《舊唐書·職官志》：中書省職掌“侍奉進(jìn)奏，參議表章”。“凡詔旨敕制及璽書冊命，皆按典故起草進(jìn)畫，既下則‘署而行之。”“制敕既行，有誤則奏而正之”?！胺泊蟪瘯痉狡鹁印t受其表狀而奏之。”李陽冰《草堂集·序》：(李白)“出入翰林中，問以國政．潛草詔誥?！币仗茣t天皇后紀(jì)》：初設(shè)匭使院，“申天下之冤滯，達(dá)萬人之情狀?！背貢鴻C(jī)構(gòu)主要職能例注

內(nèi)書省：內(nèi)書舍67朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

宋

政事堂孔目房勾銷房中書省門下省尚書省翰林學(xué)士院樞密院都承旨掌文書案牘。掌印堂符信。此三省的職掌與唐代略同。起草機(jī)密文書。專掌機(jī)要文書。楊劍宇《中國秘書史》：“宋代中央秘書機(jī)構(gòu)的職能就由政事堂、中書、門下、尚書三省、樞密院及三司分別兼行?！薄段墨I(xiàn)通考》：都承旨“承宣皇帝旨命，通領(lǐng)樞密院務(wù)?！?/p>

元

中書省參議府翰林兼國史院翰林蒙古院總掌文牘事務(wù)掌制誥、修史擬制、翻譯、頒布文書。

潘林杉《中國古代秘書通論》：“元代中書省所設(shè)參知政事、參議中書省事，都是主管秘書文牘事宜……翰林兼國史院，重要職責(zé)是起草皇帝詔令……翰林蒙古院主管譯寫文書?！背貢鴻C(jī)構(gòu)主要職能例注

政事堂掌文書案牘。68朝代秘書機(jī)構(gòu)與職官主要職能例注

明

通政使司中書科翰林院審核朝廷命令匡正百官謄寫皇帝誥赦、制詔起草皇帝詔令

清

基本與明代同新設(shè)軍機(jī)處紹興師爺商議國事，

起草諭旨私人秘書朝代秘書機(jī)構(gòu)主要職能例注

通政使司審核朝廷命692.古代秘書的工作制度

保密制度行文制度三省制一文一事制

文書立卷制限期承辦制

貼黃、引黃制條旨制催辦制文書制度有一點補(bǔ)充2.古代秘書的工作制度保密制度有一點補(bǔ)充703.古代的文書典：頒布政令、法典的文書命、誥、諭、詔、旨：朝廷的下行文章、表、奏、議、疏：百官的上行文令、教：諸侯的下行文移：平行文檄（露布）：布告性文書關(guān)：通知、通報，關(guān)牒（護(hù)照）咨：平行文，查問文書，“國情咨文”3.古代的文書典：頒布政令、法典的文書71咨呈：請示性文書

照會：不相隸屬的往來文書

告示：曉告百姓的文書

銘：誓戒、記載功德，“座右銘”

書、簡、牘、箋、素：民間往來應(yīng)用文

序、引、跋：文前文后的文字咨呈：請示性文書724.現(xiàn)代對秘書的界定秘書的主要活動范圍是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)身邊。秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務(wù)。秘書工作的根本性質(zhì)是輔助管理。4.現(xiàn)代對秘書的界定73

第二節(jié)秘書的分類一、國外秘書的分類行政類：英國行政秘書的四個等級：行政級秘書執(zhí)行級秘書文書級秘書文書助理級秘書日本行政秘書的三個等級：高級秘書中級秘書低級秘書

第二節(jié)秘書的分類一、國外秘書的分類74企業(yè)類：董事會秘書或執(zhí)行秘書：執(zhí)行董事會決議，監(jiān)督公司財務(wù)、人事及對外聯(lián)絡(luò)任務(wù)。通訊秘書：負(fù)責(zé)辦公室電話、電報、電傳、信件等通訊事務(wù)，負(fù)責(zé)文件打印、編排、校對，記錄上司口述、整理會議記錄等。技術(shù)秘書：服務(wù)于技術(shù)部門的秘書。醫(yī)療秘書：服務(wù)于醫(yī)院或私人診所，負(fù)責(zé)掛號、收費、打印醫(yī)療、病史資料等。法律秘書：服務(wù)于社團(tuán)律師或私人律師。企業(yè)類：75二、我國秘書的分類從服務(wù)對象來分：公務(wù)秘書私人秘書從業(yè)務(wù)范圍寬窄分：通用秘書專業(yè)秘書從職業(yè)定位分：專職秘書兼職秘書從特長分：參謀型秘書辦事型秘書公關(guān)型秘書技術(shù)型秘書秀才型秘書綜合型秘書從組織內(nèi)部分工來分：行政秘書文字秘書機(jī)要秘書通訊秘書信訪秘書事務(wù)秘書生活秘書外事秘書會務(wù)秘書新聞秘書……從秘書從事的行業(yè)特征分：企業(yè)秘書法律秘書科技秘書教學(xué)秘書涉外秘書……二、我國秘書的分類76第三節(jié)秘書職業(yè)的特點一、外國秘書工作的特點和趨勢年輕化、女性化

30歲左右、90%為女性，占腦力勞動者的4%。知識化——事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型

高級秘書成為“智囊型”人員，全面輔助或部分代替上司的工作。專業(yè)化

手工操作轉(zhuǎn)為電腦，分工日細(xì)、技術(shù)要求越來越高。秘書工作永業(yè)化

較低層次經(jīng)過經(jīng)驗積累和進(jìn)一步學(xué)習(xí)，進(jìn)入管理層秘書地位得到承認(rèn)，秘書成為終身職業(yè)。服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性秘書是上司的直接的貼身助手，不存在中間環(huán)節(jié)，大多是“一對一”的服務(wù)模式。秘書與服務(wù)對象之間有相對的穩(wěn)定性，除了“業(yè)緣關(guān)系”之外，還多了一層“人情關(guān)系”。

第三節(jié)秘書職業(yè)的特點一、外國秘書工作的特點和趨勢77

二、秘書工作的性質(zhì)與特點輔助性：幫助上司完成其規(guī)定任務(wù)，實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。從屬性：依附于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)成員，不能獨立存在。服務(wù)性：在西方劃歸第三產(chǎn)業(yè)，秘書要做到“三個服務(wù)”。被動性：一切以領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)為自己的目標(biāo)。綜合性：既有日常的程序性較強(qiáng)的例行工作，又有臨時的、突發(fā)性工作，門內(nèi)眾多，內(nèi)容復(fù)雜。機(jī)密性：保密是秘書人員的首要職業(yè)道德。

二、秘書工作的性質(zhì)與特點78三、我國秘書工作發(fā)展趨勢服務(wù)對象的多元化

出現(xiàn)在各行各業(yè)、各種類型組織中；政務(wù)秘書、商務(wù)秘書、涉外秘書、法律秘書、教學(xué)秘書、私人秘書等新的專業(yè)和行業(yè)秘書名稱；以商務(wù)秘書為主體的職業(yè)秘書階層；公務(wù)秘書人員相對減少，并逐漸脫離了官本位，出現(xiàn)了職業(yè)化趨勢。三、我國秘書工作發(fā)展趨勢79

秘書工作職業(yè)化

勞動部《秘書職業(yè)資格鑒定》使秘書不僅是行政人員的一部分，而是某種專業(yè)人員，得到社會和法律的承認(rèn)與保證；在國外有秘書工會，有職業(yè)資格證的秘書有資格參加自己的職業(yè)工會，其就業(yè)、待遇、升遷、權(quán)利等等都可得到工會的保障；我國的秘書人員也有到其他國家擔(dān)任秘書職務(wù)并享受同等待遇的可能性；以自己的知識、能力服務(wù)于用人單位和雇主，并獲取相應(yīng)的報酬。雙向選擇有利于秘書能力充分發(fā)揮，更有利于提高秘書服務(wù)水平。

秘書工作職業(yè)化80

秘書職業(yè)永久化

有些在崗的秘書雖然持有本科文憑，但存在短期工作心理問題，把擔(dān)任秘書作為跳板；我國外資企業(yè)中已出現(xiàn)了一些30歲以上、比較穩(wěn)定的女秘書。她（他）們從事秘書工作是在經(jīng)歷過多次比較和思考后選擇的，具有長期干下去的準(zhǔn)備，同時具有比較冷靜的頭腦、豐富的處世經(jīng)驗以及待人接物的技巧。這些都是剛畢業(yè)的學(xué)生難以企及的，也是大公司領(lǐng)導(dǎo)最看重的素質(zhì)。

秘書職業(yè)永久化81

秘書技術(shù)現(xiàn)代化

通過手機(jī)、手提電腦，在家中、在出差途中完成工作；通過電子政務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)政府網(wǎng)上辦公，隨時接受民眾咨詢；實現(xiàn)企業(yè)電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)營銷和信息化管理；提高工作效率，減少差錯；改變原有的工作習(xí)慣和交流模式。

秘書技術(shù)現(xiàn)代化82

秘書服務(wù)行業(yè)發(fā)展迅速

移動（手機(jī)）通訊秘書服務(wù)、尋呼秘書服務(wù)以及電子郵件方式的網(wǎng)絡(luò)秘書服務(wù)；專業(yè)化、規(guī)模化的秘書服務(wù)公司，依托酒店的會員資源和高級商務(wù)會員資源，開展商務(wù)秘書服務(wù)；秘書服務(wù)是這種專業(yè)化分工的結(jié)果，保質(zhì)保量完成自己最擅長的、最核心的事務(wù)，把不擅長的、非核心的工作委托他人來做；通訊及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，秘書服務(wù)工作日趨現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)?；吞摂M化，使行業(yè)發(fā)展有了物質(zhì)基礎(chǔ)；現(xiàn)代專業(yè)人才市場的迅猛發(fā)展，許多有專業(yè)技能的人才脫離了過去那種嚴(yán)密組織的束縛，成為某個松散組織的成員，或成為自由職業(yè)者。

秘書服務(wù)行業(yè)發(fā)展迅速83

◆

20世紀(jì)以后秘書成為一支職業(yè)大軍日本高中女生把秘書職業(yè)看成“理想職業(yè)”的達(dá)20%。原因在于，除了工作環(huán)緊好，待遇高之外是最能提升自己能力，最容易得到晉升的職業(yè)。美國的職業(yè)分為41大類，438小類，秘書在從業(yè)人數(shù)最多的前10類中占第三位。美國有1200多所院校設(shè)有秘書專業(yè)。歐洲培養(yǎng)秘書的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)叫“文官學(xué)院”、“國家行政學(xué)院”。美國、加拿大在20世紀(jì)50年代聯(lián)合設(shè)立“國家秘書協(xié)會”，1998年改名為“國際行政管理人員協(xié)會”。現(xiàn)該協(xié)會已有30多個國家的44000名會員。美國規(guī)定每年四月的第二個星期日為“秘書節(jié)”。

◆20世紀(jì)以后秘書成為一支職業(yè)大軍84一位政府機(jī)關(guān)秘書的自述一位政府機(jī)關(guān)秘書的自述85

屈指算來，我的秘書生涯有近三年時間了。三年來，從一名秘書專業(yè)畢業(yè)生成長為一名文字秘書業(yè)務(wù)骨干，其中的甘苦，決不是只言片語可以表白的。現(xiàn)在追憶起來，給我磨礪機(jī)會最多的是1998年上半年。那時，區(qū)政府剛換屆不久，新一屆區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)班子成員大部分來自基層，對他們來說還有一個“適應(yīng)”的過程，區(qū)政府辦公室的文字工作任務(wù)也異常繁重。

屈指算來，我的秘書生涯86當(dāng)時，政府辦公室周主任剛從基層調(diào)任過來，原秘書科王