會議的籌劃與管理課件1

第九講

會議的籌劃與管理1?第九講

會議的籌劃與管理1?會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時(shí)間越來越多開會的頻率越來越高2?會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向2?會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理3?會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作3?會前準(zhǔn)備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知

4?會前準(zhǔn)備工作1、

安排議題、議程、日程4?安排議題、議程

議題的收集和篩選議程5?安排議題、議程議題的收集和篩選5?

委員會會議議程

7月6日上午11點(diǎn)格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項(xiàng)

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾6?

委員會會議議程議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一擬訂與會人員名單

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h

送交上級審核

7?擬訂與會人員名單選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h7?

申請會議所需資金

確定會議規(guī)格申請經(jīng)費(fèi)口頭書面8?

申請會議所需資金8?會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會議文件

9?會場布置選擇會場9?討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型10?討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型11?11?面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間

12?面對面就座主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間12?13?13?顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處14?顯示等級主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處115?15?16?16?自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個(gè)位置上17?自由討論主席可坐在任何一個(gè)位置上17?安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

18?安排食宿和茶水食宿18?一杯香茶可贏得交易機(jī)會19?一杯香茶可贏得交易機(jī)會19?角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀20?角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀20?給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時(shí)，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。21?給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)22?茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面23?上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部23?桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序24?桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺上茶時(shí)的七個(gè)程序24?

會間的組織服務(wù)

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會議記錄和錄音4、

會場服務(wù)25?

會間的組織服務(wù)1、簽到25?

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時(shí)的接待工作

26?簽到簽到形式26?游戲：會議排座27?游戲：會議排座27?安排就座

要適合會議性質(zhì)讓報(bào)告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位28?安排就座要適合會議性質(zhì)28?做好會議記錄

會議記錄構(gòu)成

會議記錄方式

會議記錄寫作

29?做好會議記錄會議記錄構(gòu)成29?小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）30?小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）30?會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項(xiàng)

決議事項(xiàng)的實(shí)施

實(shí)施項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項(xiàng)

31?會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。32?點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。32?會場服務(wù)

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況

建議休息

協(xié)助上司掌握、控制會議進(jìn)程

33?會場服務(wù)轉(zhuǎn)接電話33?會議的善后處理

1、會場清理2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結(jié)工作34?會議的善后處理

1、會場清理34?會場清理

安排與會人員的離會會議文件的回收、立卷、

歸檔

35?會場清理安排與會人員的離會35?

印發(fā)會議記錄

完善會議記錄

起草會議紀(jì)要

確定印發(fā)范圍

接收者確認(rèn)簽發(fā)會議執(zhí)行文件36?

印發(fā)會議記錄

完善會議記錄36?謝謝大家37?謝謝大家37?每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。1月-231月-23Monday,January2,2023天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來。23:55:4623:55:4623:551/2/202311:55:46PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。1月-2323:55:4623:55Jan-2302-Jan-23得道多助失道寡助，掌控人心方位上。23:55:4623:55:4623:55Monday,January2,2023安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。1月-231月-2323:55:4623:55:46January2,2023加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2023年1月2日11:55下午1月-231月-23擴(kuò)展市場，開發(fā)未來，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在。02一月202311:55:46下午23:55:461月-23做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來。一月2311:55下午1月-2323:55January2,2023時(shí)間是人類發(fā)展的空間。2023/1/223:55:4623:55:4602January2023科學(xué)，你是國力的靈魂；同時(shí)又是社會發(fā)展的標(biāo)志。11:55:46下午11:55下午23:55:461月-23每天都是美好的一天，新的一天開啟。1月-231月-2323:5523:55:4623:55:46Jan-23人生不是自發(fā)的自我發(fā)展，而是一長串機(jī)緣。事件和決定，這些機(jī)緣、事件和決定在它們實(shí)現(xiàn)的當(dāng)時(shí)是取決于我們的意志的。2023/1/223:55:46Monday,January2,2023感情上的親密，發(fā)展友誼；錢財(cái)上的親密，破壞友誼。1月-232023/1/223:55:461月-23謝謝大家！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-第九講

會議的籌劃與管理39?第九講

會議的籌劃與管理1?會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時(shí)間越來越多開會的頻率越來越高40?會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向2?會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理41?會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作3?會前準(zhǔn)備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知

42?會前準(zhǔn)備工作1、

安排議題、議程、日程4?安排議題、議程

議題的收集和篩選議程43?安排議題、議程議題的收集和篩選5?

委員會會議議程

7月6日上午11點(diǎn)格林·德雷戈飯店

1、（11：00）任命一位會議主席

2、（11：10）為缺席致歉

3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄

4、（11：30）上次會議提出的事項(xiàng)

5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息

6、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)

7、（12：45）特別事宜

8、（13：00）其他動議

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次會議細(xì)節(jié)

議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾44?

委員會會議議程議程的開頭為會議的日期、時(shí)間和地點(diǎn)每項(xiàng)均有一擬訂與會人員名單

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h

送交上級審核

45?擬訂與會人員名單選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h7?

申請會議所需資金

確定會議規(guī)格申請經(jīng)費(fèi)口頭書面46?

申請會議所需資金8?會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會議文件

47?會場布置選擇會場9?討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型48?討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型49?11?面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間

50?面對面就座主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間12?51?13?顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處52?顯示等級主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處153?15?54?16?自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個(gè)位置上55?自由討論主席可坐在任何一個(gè)位置上17?安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

56?安排食宿和茶水食宿18?一杯香茶可贏得交易機(jī)會57?一杯香茶可贏得交易機(jī)會19?角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀58?角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀20?給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時(shí)，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。59?給客人斟茶的注意事項(xiàng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收拾茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時(shí)間較長，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項(xiàng)60?茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面61?上茶時(shí)的七個(gè)程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部23?桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時(shí)的七個(gè)程序62?桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺上茶時(shí)的七個(gè)程序24?

會間的組織服務(wù)

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會議記錄和錄音4、

會場服務(wù)63?

會間的組織服務(wù)1、簽到25?

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時(shí)的接待工作

64?簽到簽到形式26?游戲：會議排座65?游戲：會議排座27?安排就座

要適合會議性質(zhì)讓報(bào)告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位66?安排就座要適合會議性質(zhì)28?做好會議記錄

會議記錄構(gòu)成

會議記錄方式

會議記錄寫作

67?做好會議記錄會議記錄構(gòu)成29?小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）68?小組討論設(shè)計(jì)會議記錄表格（5分鐘）30?會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項(xiàng)

決議事項(xiàng)的實(shí)施

實(shí)施項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項(xiàng)

69?會議名稱

時(shí)間

主席

會議目的

點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。70?點(diǎn)評根據(jù)錄像的內(nèi)容，點(diǎn)評這位秘書的緊急情況處理技巧。32?會場服務(wù)

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況

建議休息

協(xié)助上司掌握、控制會議進(jìn)程

71?會場服務(wù)轉(zhuǎn)接電話33?會議的善后處理

1、會場清理2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結(jié)工作72?會議的善后處理

1、會場清理34?會場清理

安排與會人員的離會會議文件的回收、立卷、

歸檔

73?會場清理安排與會人員的離會35?

印發(fā)會議記錄

完善會議記錄

起草會議紀(jì)要

確定印發(fā)范圍

接收者確認(rèn)簽發(fā)會議執(zhí)行文件74?

印發(fā)會議記錄

完善會議記錄36?謝謝大家75?謝謝大家37?每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。1月-231月-23Monday,January2,2023天生我材必有用，千金散