公司管理常用制度061公司文件管理制度

PAGE7PAGE公司文件管理制度為了建立健全公司文件存檔管理工作，加強(qiáng)對(duì)公司文件的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用文件檔案，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本公司《公司文件管理制度》。一、公司的文件范圍1、公司行政文書。包括：政發(fā)文件、辦發(fā)文件、函發(fā)文件；各種合同及協(xié)議書；會(huì)議紀(jì)要；工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié)；有關(guān)干部的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料；職工花名冊(cè)、人事檔案等。2、公司管理文件。包括工程管理文件、工程項(xiàng)目圖紙、企業(yè)營銷計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、公司管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)合同檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè)，商品房買賣合同等。3、公司綜合文件。包括XX商務(wù)中心檔案等。4、公司業(yè)務(wù)文件。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、銀行單據(jù)等。5、公司音像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。公司文件管理體制1、公司文件管理機(jī)構(gòu)：辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司各類檔案（會(huì)計(jì)檔案除外）。2、公司文件管理工作：辦公室必須維護(hù)檔案的完整與安全。正確根據(jù)項(xiàng)目立檔；依據(jù)文件來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，編制文檔目錄。三、公司文件歸檔制度1、文件的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各部門將辦理完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，備份，及時(shí)移交辦公室集中保管。2、文件歸檔范圍：凡是本單位具有存檔價(jià)值的文件材料。包括工程管理文件、圖紙、往來文件及交接單、廣告發(fā)布合同、項(xiàng)目房源信息、審批手續(xù)資料、商務(wù)中心租賃合同、客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、單據(jù)，以及工作總結(jié)、工作計(jì)劃、公司照片等各種形式、載體的文件。3、歸檔時(shí)間：辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔：（1）政發(fā)、辦發(fā)、函發(fā)文件類，發(fā)文、收文要及時(shí)分類、歸檔。（2）凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。（3）凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。（4）工程項(xiàng)目，根據(jù)需求按進(jìn)度安排歸檔。4、歸檔要求（1）材料完整齊全。歸檔做移交記錄，填寫《文件移交入檔登記表》。辦公室在收到各部門需歸檔的文件后，進(jìn)行分類歸組，作進(jìn)一步的整理和局部調(diào)整等。（2）系統(tǒng)、條理，凡是歸檔文件材料，均要按其不同類別，不同年份，文件分類準(zhǔn)確、歸類合理。編制歸檔項(xiàng)目，將辦理完畢的文件按相關(guān)項(xiàng)目歸檔。文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面，盡量保持文件易尋找。（3）歸檔要求將文件的正件與附件，印件與定稿統(tǒng)一歸檔，不得分散。（4）歸檔時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按項(xiàng)目、時(shí)間先后排列，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔。（5）在文件存檔辦理移交手續(xù)過程中，雙方在移交登記表簽字。四、文件入檔流程1、經(jīng)手人移交辦公室存檔，填寫《文件移交入檔登記表》；2、辦公室填寫（入檔日期、文件名稱、經(jīng)手人、份數(shù)等）；3、辦公室將文件存檔（注明存檔位置）。4、流程示意圖：經(jīng)手人移交辦公室經(jīng)手人移交辦公室填寫填寫《文件移交入檔登記表》；存檔存檔五、文件借閱、調(diào)用流程1、凡需借閱檔案，均須填寫《公司文件借閱、調(diào)用登記表》，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱?！豆疚募栝喌怯洷怼纷⒚鹘栌梦募慕栌脮r(shí)間、項(xiàng)目、文件名稱、用途、數(shù)量、借用人（還回時(shí)填寫返還時(shí)間）。2、文件借閱、調(diào)用方式有：借調(diào)文件原件；借調(diào)文件復(fù)印件；借調(diào)其它資料等。3、借調(diào)流程a、使用人填寫《公司文件借閱、調(diào)用登記表》；b、使用人簽字；c、部門經(jīng)理簽字；d、分管部門副總經(jīng)理簽字；(文件原件還回的副總經(jīng)理簽字即可)e、總經(jīng)理簽字；（若使用原文件不還回，則注明理由，總經(jīng)理簽字確認(rèn)。）4、流程示意圖填寫填寫《公司文件借閱、調(diào)用登記表》使用人簽字使用人簽字部門經(jīng)理簽字部門經(jīng)理簽字不還、原件回不還、原件回總經(jīng)理簽字副總經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字副總經(jīng)理簽字還回、復(fù)印件還回、復(fù)印件領(lǐng)取文件領(lǐng)取文件六、圖紙移交歸檔流程1、移交人填寫《公司圖紙移交登記簿》，移交人及接收人簽字（在備注中標(biāo)明套數(shù)、份數(shù)）；2、辦公室按項(xiàng)目類別將圖紙分類歸檔。3、流程示意圖：填寫填寫《公司圖紙移交登記簿》移交人、收?qǐng)D人簽字移交人、收?qǐng)D人簽字辦公室歸檔辦公室歸檔七、圖紙借閱、使用（不歸還）流程1、使用人填寫《公司圖紙借閱、使用登記表》；2、使用人簽字；3、部門經(jīng)理簽字；4、部門分管副總經(jīng)理簽字；（歸還）5、總經(jīng)理簽字；（不歸還，需備注中注明原因或用途）6、流程示意圖：填寫填寫《公司圖紙借閱、使用登記表》借閱人簽字借閱人簽字部門經(jīng)理簽字部門經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字不歸還原因、用途副總經(jīng)理簽字總經(jīng)理簽字不歸還原因、用途副總經(jīng)理簽字歸還歸還領(lǐng)取圖紙領(lǐng)取圖紙還回圖紙還回圖紙八、公司文件處理流程1、文件處理責(zé)任人填寫《文件處理單》；2、相關(guān)部門經(jīng)理審核、簽字，注明處理意見；（若文件處理責(zé)任人是部門經(jīng)理，直接進(jìn)行下一步）3、相關(guān)部門分管副總經(jīng)理審核、簽字，注明處理意見；4、總經(jīng)理審核、簽字，注明處理意見；5、原件辦公室存檔，文件處理責(zé)任人留存復(fù)印件，處理過程需要其它部門配合完成時(shí)，其它部門相應(yīng)留存一份文件處理復(fù)印件。6、流程示意圖：填寫填寫《文件處理單》部門經(jīng)理審核、簽