外貿(mào)部管理制度

第4頁共4頁外貿(mào)部管理制度為加?強(qiáng)公司的規(guī)?范管理，完?善工作制度?，提高部門?工作效率，?促進(jìn)公司發(fā)?展壯大。根?據(jù)有關(guān)法律?，法規(guī)及公?司章程的規(guī)?定，特制訂?如下本公司?外貿(mào)部門管?理制度。?一.管理制?度大綱1?.外貿(mào)部門?全體員工必?須遵守公司?章程，遵守?公司的各項(xiàng)?規(guī)章制度和?決定2.?公司提倡全?體員工積極?學(xué)習(xí)相關(guān)科?學(xué)技術(shù)和文?化知識，努?力提高自身?的整體素質(zhì)?和水平。?3.公司鼓?勵(lì)員工積極?參與公司的?決策和管理?，給公司提?出合理化建?議。鼓勵(lì)員?工發(fā)揮自己?工作上和文?娛方面的特?長。二.?行政管理制?度1.外?貿(mào)部員工必?須自覺遵守?工作紀(jì)律，?按時(shí)上下班?，不遲到，?不早退，工?作時(shí)間不得?擅自離開工?作崗位，外?出辦理業(yè)務(wù)?前，須經(jīng)經(jīng)?理同意。?2.周一至?周六為工作?日，周日為?休息日，工?作時(shí)間為:?8:00-?12:00?,13:3?0-17:?30兩個(gè)時(shí)?段，(特殊?情況，以公?司通知為準(zhǔn)?)3.嚴(yán)?格請、銷假?制度。員工?因私事請假?應(yīng)寫請假條?報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)?。末經(jīng)批準(zhǔn)?而擅離工作?崗位的按曠?工處理。事?情緊急的需?___經(jīng)理?批準(zhǔn)，可事?后回公司要?補(bǔ)寫請假條?。4.工?作時(shí)間禁止?上網(wǎng)打牌，?下棋，聊天?，玩游戲，?聽音樂等與?工作無關(guān)的?事情。如有?違反者每次?罰款10元?，累犯者依?情加重處罰?。罰款由受?罰人上級領(lǐng)?導(dǎo)報(bào)公司財(cái)?務(wù)部執(zhí)行。?5辦公用?品只能用于?辦公，不得?移作他用或?私用6所?有員工杜絕?浪費(fèi)，努力?降低辦公材?料消耗和辦?公費(fèi)用。?三.業(yè)務(wù)管?理制度1?.一般業(yè)務(wù)?文件由業(yè)務(wù)?本人擬稿，?本人印制，?有價(jià)值文件?由業(yè)務(wù)員本?人按類別歸?檔，外來的?文件由接件?人負(fù)責(zé)簽收?，重要的文?件于接件當(dāng)?日報(bào)送本部?門經(jīng)理。重?要的外發(fā)文?件由外貿(mào)部?經(jīng)理審核后?發(fā)送，并由?業(yè)務(wù)員本人?按類別歸檔?。2.所?有人員應(yīng)遵?守公司的保?密規(guī)定，不?得泄露工作?中接觸的公?司保密事項(xiàng)?。3.外?貿(mào)業(yè)務(wù)中所?用的各類工?作表格，傳?真格式等使?用統(tǒng)一制定?的模板。?所有文件均?要到各相關(guān)?文件管理表?中進(jìn)行登記?并獲得相應(yīng)?編號。4?.業(yè)務(wù)人員?在對客戶的?詢價(jià)做出報(bào)?價(jià)前，應(yīng)了?解客戶基本?信息5.?對于客戶的?郵件、傳真?原則上在1?2小時(shí)內(nèi)答?復(fù)，特殊情?況要延期的?，應(yīng)及時(shí)向?客戶解釋及?告知大概需?要的時(shí)間。?6.產(chǎn)品?報(bào)價(jià)，應(yīng)按?照開發(fā)工程?部的價(jià)格，?如對開發(fā)工?程部的價(jià)格?有異議，可?與開發(fā)工程?部進(jìn)行再度?確認(rèn)，協(xié)商?。7.對?于定單數(shù)量?較大，外商?所能接受的?價(jià)格低于我?司開發(fā)工程?部所報(bào)的價(jià)?格，業(yè)務(wù)人?員應(yīng)先上報(bào)?部門經(jīng)理批?準(zhǔn)實(shí)施。?8.對于需?外發(fā)的產(chǎn)品?的報(bào)價(jià)，我?司的利潤率?不得低于3?0%，特殊?情況需上報(bào)?本部門經(jīng)理?批準(zhǔn)。9?.對于C&?F及CIF?報(bào)價(jià)，需要?我方辦理運(yùn)?輸，保險(xiǎn)的?或需要進(jìn)行?法定檢驗(yàn)等?事項(xiàng)的，業(yè)?務(wù)人員應(yīng)事?先聯(lián)系相關(guān)?中介機(jī)構(gòu)進(jìn)?行確定，選?擇中介機(jī)構(gòu)?應(yīng)考慮業(yè)務(wù)?熟練，服務(wù)?效率高及收?費(fèi)合理的。?10.對?于客戶要求?寄樣，原則?上要求到付?，特殊情況?如關(guān)系比較?好的老客戶?，我方可以?預(yù)付，并免?收樣品費(fèi)，?但必須先報(bào)?部門經(jīng)理批?準(zhǔn)后執(zhí)行，?費(fèi)用較大的?，報(bào)副總經(jīng)?理或總經(jīng)理?批準(zhǔn)后執(zhí)行?。11.?客戶要打樣?的，業(yè)務(wù)人?員應(yīng)和開發(fā)?工程部溝通?協(xié)調(diào)好，確?保樣品的質(zhì)?量及規(guī)格符?合要求，審?核無誤后方?可寄出，客?戶對于產(chǎn)品?有包裝或嘜?頭要求的，?在正式包裝?或印刷前需?經(jīng)客戶確認(rèn)?。12.?付款方式上?，原則上考?慮前TT全?部或部分作?為定金，剩?余的出貨前?付清，及全?部短期、即?期信用證，?(我公司信?用證由保華?公司代理，?接信用證前?一定要跟客?戶及保華公?司聯(lián)絡(luò)好)?，業(yè)務(wù)員配?合保華公司?負(fù)責(zé)對信用?證做形式和?內(nèi)容的檢查?，發(fā)現(xiàn)差異?應(yīng)及時(shí)通知?客戶修改。?信用證__?_無誤后，?報(bào)部門經(jīng)理?復(fù)核。1?3.原則上?，公司在收?到客戶的全?部貨款，部?分定金及信?用證經(jīng)復(fù)核?無誤后，開?始安排生產(chǎn)?計(jì)劃，__?_貨源，進(jìn)?行生產(chǎn)。?14.在定?單生產(chǎn)階段?，業(yè)務(wù)人員?應(yīng)到生產(chǎn)車?間會(huì)同生產(chǎn)?主管對產(chǎn)品?生產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)?督，檢查，?發(fā)現(xiàn)問題及?時(shí)解決，或?由部門經(jīng)理?協(xié)調(diào)解決，?或部門經(jīng)理?上報(bào)副總經(jīng)?理或總經(jīng)理?解決。嚴(yán)格?把握產(chǎn)品的?規(guī)格，質(zhì)量?，包裝，生?產(chǎn)時(shí)間符合?客戶的要求?。15.?對C&F，?CIF價(jià)格?條款的，業(yè)?務(wù)人員應(yīng)在?生產(chǎn)結(jié)束前?一周，安排?好貨貸，確?定定艙事宜?，一般在船?期前二日，?安排裝箱運(yùn)?輸。對于F?OB價(jià)格條?款的，應(yīng)該?提前四天與?客戶指定貨?貸聯(lián)系出貨?事宜。1?6.需要委?托中介機(jī)構(gòu)?進(jìn)行報(bào)關(guān)，?商檢，保險(xiǎn)?的，業(yè)務(wù)人?員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)?備相關(guān)資料?交中介機(jī)構(gòu)?辦理，辦理?過程中，業(yè)?務(wù)人員要協(xié)?助。17?.收匯方式?為信用證的?，業(yè)務(wù)人員?必須細(xì)心操?作，謹(jǐn)慎處?理，注意單?證的一致性?，做到安全?收匯。四?客戶跟進(jìn)管?理辦法1?.業(yè)務(wù)員要?將自己的客?戶記錄到外?貿(mào)部公用盤?里的客戶登?記表中，以?免造成不同?業(yè)務(wù)員重復(fù)?開發(fā)同一客?戶的現(xiàn)象。?2.要求?每個(gè)業(yè)務(wù)人?員，把自己?聯(lián)系中的客?戶進(jìn)行管理?，把每個(gè)客?戶每次跟進(jìn)?的情況進(jìn)行?記錄，方便?自己有效的?管理客戶。?一周的新客?戶必須在當(dāng)?周至少聯(lián)系?一次，對于?客戶必須進(jìn)?行等級管理?，較高級別?以上的客戶?每月至少聯(lián)?系系5次(?任何形式)?客戶等級?分類辦法a?.已有業(yè)務(wù)?來往的客戶?，b.未?成交客戶按?客戶優(yōu)質(zhì)等?級分類，并?能系統(tǒng)性跟?進(jìn):A類?:寄過樣品?，并一直保?持跟進(jìn)B?類:有過比?較仔細(xì)認(rèn)真?的產(chǎn)品詢價(jià)?C類:新?接觸的客戶?五工作報(bào)?告的提交:?要求外貿(mào)?部人員，每?周一交上周?工作報(bào)表給?外貿(mào)部經(jīng)理?，同時(shí)要求?自己建立報(bào)?告檔案，報(bào)?表要求如下?:1本周?工作回顧，?2本周重?點(diǎn)開發(fā)的客?戶以及重點(diǎn)?跟進(jìn)客戶(?要求說明，?客戶公司名?稱，地址，?主要聯(lián)系人?，電話，E?-mail?,客戶跟進(jìn)?情況詳細(xì)描?述)3工?作總結(jié):本?周工作中發(fā)?現(xiàn)的問題，?包括公司內(nèi)?部的問題，?自身存在的?問題，改進(jìn)?方