時間管理如何成為上司的得力助手

時間管理

(如何成為上司的得力助手)如果您的余生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題前面那個問題太過嚴(yán)肅?如果您明天起要請年假三天,您會交待代理人那些事情?時間管理是什么?時間管理不是什么?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什么?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是”預(yù)先設(shè)想、超乎期待”

部屬主管人,為何安于現(xiàn)狀?為何你安于現(xiàn)狀(不想結(jié)婚)?1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是我自己最熟悉的除非當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…

但是要用對“新的思考方式”你可知道為何會想不出來?因為你跳不出原來的思維習(xí)慣但是假設(shè)你想出來了.恭喜你,表示你會用新的角度去思考一個舊有的問題.

改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始時間管理的架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排排出出正正確確的的行行事事優(yōu)優(yōu)先先級級????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確確的的行行事事優(yōu)優(yōu)先先級級(急重重輕輕緩緩)緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨居民抗?fàn)幫ｋ娎祥浗淮氖轮鞴芙淮氖掠媱澭袛M問題調(diào)查技能提升居民有話說公關(guān)促進(jìn)健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾自我心煩個人嗜好的沈迷陷阱阱一一:時間間的的配配置置態(tài)態(tài)度度不不對對Reaction消極極回回應(yīng)應(yīng)vsProaction積極極掌掌握握危機機就就是是轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)機機規(guī)劃劃重重于于做做事事最好好的的控控制制是是預(yù)防防預(yù)防防勝勝于于處處理理不合合理理的的時時間間配配置置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智智的的時時間間配配置置I處理危機II善用用管管理理循循環(huán)環(huán)ＰＰ．．ＤＤ．．ＣＣ．．ＡＡ第一一步步驟驟計劃劃(Plan)『沒有有計計劃劃,您就就是是正正在在計計劃劃失失敗敗』第二二步步驟驟做(Do)「有做做才才有有可可能能達(dá)達(dá)到到目目標(biāo)標(biāo)-贏在在起起步步」第三三步步驟驟檢查查(Check)養(yǎng)成成事事后后追追蹤蹤回回饋饋的的習(xí)習(xí)慣慣，，檢檢查查目目標(biāo)標(biāo)是是否否有有達(dá)達(dá)成成第四四步步驟驟再改改善善(Action)當(dāng)定定期期檢檢查查工工作作進(jìn)進(jìn)度度，，發(fā)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)產(chǎn)產(chǎn)生生落落差差時時，，應(yīng)從新新檢討討達(dá)達(dá)成成目目標(biāo)標(biāo)所所使使用用的的方方法法，，必必要要時時，，可可能能也也要要向上上級級請請示示重新新確確認(rèn)認(rèn)目目標(biāo)標(biāo)或調(diào)調(diào)整整作作法法善用用管管理理循循環(huán)環(huán)ＰＰ．．ＤＤ．．ＣＣ．．ＡＡ陷阱阱二二:拖延延的的方方式式不對對除了了第第四四項項(既不不重重要要又又不不緊緊迫迫的的事事)以以外外,其它它的的事事做做起起來來都都不不太太愉愉快快(不是措手不及及,就是已經(jīng)被主主管釘?shù)脻M同同頭包)不急的事情一一拖延之后往往往變成緊急急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本概念/效益分析法成本花錢約會...走路去公園約約會...............好處幸福終生...不用門票又有有情調(diào)...............克服2.思維習(xí)慣的改改變這件事令人感感到為難,但是它非做不不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)習(xí)慣將事情切成好好幾塊小塊任任務(wù),快速地完成每每一塊的任務(wù)務(wù)完成最關(guān)鍵的的部份,讓事情看起來來像做完80%一般陷阱三:事必親躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能(單兵作戰(zhàn))中君,盡人之力(借力使力)上君,盡人之智(呼風(fēng)喚雨)諸葛亮凡事必必親躬,后來過勞而死死.為何事必親躬躬?因為怕同事取取代不放心同事,不信任同事要求標(biāo)準(zhǔn)過高高陷阱四:有求必應(yīng)受人尊敬重要要,還是受人歡迎迎重要不好意思拒絕絕請托的原因因接納請托比拒拒絕請托容易易擔(dān)心觸怒請托托者想要做廣受愛愛戴之好人不知如何拒絕絕他人之請托托每個人都有一一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芫芙^.1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下Conclusions:時間管理架構(gòu)構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決決2.快刀斬亂麻1.幕後運籌帷幄幄2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作作效率如何提高工作作效率1.了解自己每天天工作時段的的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周周五的工作性性質(zhì).3.保持良好的體體力;養(yǎng)成運動的習(xí)習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜嗜好1.工作時段分配配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)

Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給部屬方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround繞過障礙解決問題3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中項目1.花1小時寫作(整理工作心得)2.每周工作性質(zhì)質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球(例績效考核)2.課內(nèi)專案丟球3.給予課員做事方向/做事重點4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想項目推展目的是什么?意義何在?2.有沒有辦法借專案推展提升自己的價值?3.計劃/規(guī)劃如何展開你的的計劃一日之計在昨昨天下班前一周之計在于于周日一月之計在于于月底1.舍得2.勇于拒絕3.交待他人1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時間管管理來自于計計劃1.兵貴速戰(zhàn)速決決2.快刀斬亂麻1.幕後運籌帷幄幄2.多多學(xué)習(xí)均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計劃劃上才是最最節(jié)省時間的的作法耗用時間80/20法則花最少的力氣氣,獲得最多的效效益你所完成的工工作里,80%的成果,來自于20%的時間=>也就是說80%的努力是與成成果無關(guān)的80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物目標(biāo)金字塔長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)目標(biāo)設(shè)定(Goal-setting)目標(biāo)設(shè)定原則則(SMART)：（Specific）目標(biāo)要具體；；（Measurable）目標(biāo)必須是可可衡量的；（（Achievable）目標(biāo)是可能實實現(xiàn)的；（Realistic）目標(biāo)是切合實實際的；（Timetable）一定要設(shè)定時時間表目標(biāo)設(shè)定的七七個步驟：（1）先擬定您期期望達(dá)到的目目標(biāo)（2）列出達(dá)到目目標(biāo)后的好處處（3）列出可能的的障礙點（4）列出所需信信息或資源（（5）列出可尋求求支持的對象象（6）訂定行動計計劃（7）訂定達(dá)成目目標(biāo)的期限執(zhí)行能力的強強化良好工作習(xí)慣慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速決決可以早上做完完的事,決不拖到下午午完成

可以以一天做完的的事,決不分成兩天天完成每天至少完成成一件事情,特別是在工作作情緒低潮時時養(yǎng)成做備忘錄錄的習(xí)慣備忘錄時間管理的利利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.高階今天交待待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事歷3.紀(jì)念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會“執(zhí)行”的寫照J(rèn)ustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如圣旨行動才是企劃劃的開始把掌控著力焦焦點集中在計計劃最緊要的的20%執(zhí)行能力鋒利利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷執(zhí)行不是一成成不變的合理性Reasonable探討表示用心心試探一下是不不會損傷毫發(fā)發(fā)的平時基本觀念念(Sense)的建立,在臨場應(yīng)用時時最能顯現(xiàn)效效果執(zhí)行的速度:兵貴速戰(zhàn)速決決養(yǎng)兵千日,用在一時(資源珍貴)時機稍縱即逝逝將變量降至最最低生米已煮成熟熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經(jīng)貼出出去了)客戶的感受加快速度,才能勢如破竹竹.兵貴速戰(zhàn)速決決的時機并不是每一件件事情都需要要兵貴速戰(zhàn)速速決#1是項目的要徑徑任務(wù)或是一群人要等你你的決策之后后方能動作(丟球)#2重要事件的關(guān)關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此此關(guān)鍵任務(wù)只占占全部項目時時間的20%.#3時機稍縱即逝逝的機會.有時候機會的有效性性僅限于某段段時間,甚至短到幾分分鐘而已.讓程序進(jìn)行最最迅速的方法法當(dāng)然需要先了了解程序及關(guān)關(guān)鍵點見面三分情親自與關(guān)鍵人人物(經(jīng)理)面對面溝通執(zhí)行的技巧:KeySuccessFactor靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中中游走(游刃有余).分解完畢牛尚尚不自知已經(jīng)經(jīng)被解體關(guān)鍵重點在計劃階段時時即被簡單勾勾勒出來做對的事情,并不會耗費太太大的力氣.反而做不對的的事情,才需花時間東東補西補.Buffer緩沖區(qū)并不是每件事事情都那么的的急如果我們每件件事情都要即即時地處理掉掉,相信我們會變變得神經(jīng)兮兮兮的所以應(yīng)該要有有一個地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但是時間到時時又要能提醒醒我們?nèi)绾翁幚砬榫w緒低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定義完整的相關(guān)的善后的記錄的文件通常完成一完完整任務(wù)就會會有力氣再做做第二件事情情消除時間殺手手所謂時間殺手手就是浪費時時間的事情，，如：電話干干擾、不重要要的會、不速速之客、總是是在做救火的的事情、拖延延的習(xí)慣、猶猶豫不決、過度承諾、責(zé)責(zé)任界定不清清、缺乏所需需協(xié)助資源等等若要消除時間間殺手，您一一定要厘清工作的重重點：把工作重點點擬出來，然然后作出抉擇有效的項目管管理當(dāng)在工作上與與時間管理上上愈來愈有績績效時，可能能會被指派更更多的工作其內(nèi)容包括(1)多重的工作計計劃(Alternatives)(2)定義理想的指標(biāo)(3)設(shè)定完成期限限(4)列出完整的工工作清單(5)風(fēng)險預(yù)估和替替代方案(BackupPlan)崔西定律：(1)工作的困難度度=(執(zhí)行步驟的數(shù)數(shù)目)的平平方方：：例例如如完完成成一一件件工工作作有有3個執(zhí)執(zhí)行行步步驟驟，，則則此此工工作作的的困困難難度度是是9﹔﹔(2)簡化化工工作作是是所所有有成成功功條條件件的的共共同同特特質(zhì)質(zhì)，，工工作作愈愈簡簡化化，，愈愈不不會會出出問問題題良好好的的人人際際溝溝通通與與授授權(quán)權(quán)工作作時時間間中中大大約約有有75%的時時間間是是花花在在與與人人溝溝通通上上，，在世世界界上上最最浪浪費費時時間間的的，，就就是是不不良良的的人人際際關(guān)關(guān)系系；在在職職業(yè)業(yè)生生活活中中您您是是否否成成功功，，決決定定于于您您如如何何有有效效地地與與別別人人溝溝通通；；每每一一次次溝溝通通的的破破裂裂，，都都發(fā)發(fā)生生于于意意見見表表達(dá)達(dá)不不明明確確不良良授授權(quán)權(quán)是是浪浪費費時時間間的的主主要要因因素素，，要將將可可能能交交辦辦出出去去的的工工作作授授權(quán)權(quán)出出來來。要要教教導(dǎo)導(dǎo)您您的的部部屬屬，，如如何何做做您您所所交交辦辦的的工工作作，，并并向向外外界界爭爭取取所所需需的的資資源源與與協(xié)協(xié)助助如何何成成為為上上司司的的得得力力助助手手時間間管管理理方法法意愿愿用心心決心心時間間管管理理結(jié)結(jié)語語清明明神神定定氣定定神神閑閑游刃刃有有余余舉重重若若輕輕NO1交流流時時間間9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黃葉葉樹，燈下下白頭人。。。07:48:2807:48:2807:4812/24/20227:48:28AM11、以以我我獨獨沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2207:48:2807:48Dec-2224-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。07:48:2807:48:2807:48Saturday,December24,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2207:48:2807:48:28December24,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。24十十二二月20227:48:29上上午07:48:2912月月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月227:48上上午12月-2207:48December24,202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/247:48:2907:48:2924December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時時，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點點的射線線向前。。。7:48:29上午午7:48上午午07:48:2912月-229、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有結(jié)果，但是是不努力卻什什么改變也沒沒有。。07:48:2907:48:2907:4812/24/20227:48:29AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點點點小小努力力的積累。。。12月-2207:48:2907:48Dec-2224-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。07:48:2907:48:2907:48Saturday,December24,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2207:48:2907:48:29December24,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。24十十二二月20227:48:29上上午07:48:2912月月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。十二月月227:48上上午午12月月-2207:48December24,202216、少年年十五五二十十時，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/247:48:2907:48:2924December202217、空山新新雨后，，天氣晚晚來秋。。。7:48:29上午午7:48上午午07:48:2912月-229、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。