外貿(mào)商務(wù)函電培訓(xùn)課件

外貿(mào)商務(wù)函電第一講主講人：IvanHowe

外貿(mào)商務(wù)函電1商務(wù)函電什么是商務(wù)函電：商務(wù)函電，包括傳真，電郵，信函等，是當今國際貿(mào)易交流中的主要載體，其主要目的就是為了傳遞商務(wù)信息。因此合格的函電必須是以簡潔的語言、明晰的結(jié)構(gòu)來表述完整的內(nèi)容，同時，最好還要可以體現(xiàn)出成熟的業(yè)務(wù)思維。商務(wù)函電什么是商務(wù)函電：2商務(wù)函電的基本格式商務(wù)函電的基本格式：1.日期－Date2.收信人地址ReceiverAdd.3.稱呼Salutation4.正文Body5.結(jié)束語ComplimentaryClose6.簽名Signature商務(wù)函電的基本格式3一封標準的外貿(mào)函電

20May2000

DateLine日期

Kee&Co.,Ltd34RegentStreetLondon,UK

InsideAddress收信人地址

DearSirs:Salutation稱呼

WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.Welookforwardtoyourearlyreply.

Body信文Yoursfaithfully

ComplimentaryClose客套結(jié)束語TonySmith

SignatureBlock簽名欄

Enc.

EnclosureNotation附件說明一封標準的外貿(mào)函電20May2000

Date4

外貿(mào)函電書寫基本原則-7CCourtesy禮貌Consideration體諒Completeness完整Clarity清楚Conciseness簡潔Concreteness具體Correctness正確外貿(mào)函電書寫基本原則-7CCourtesy禮貌5Courtesy禮貌一、Courtesy禮貌語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。例如：

Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalogue.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogueenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.Courtesy禮貌一、Courtesy禮貌6Consideration體諒二、Consideration體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。例如：

“Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.”就比“Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.”要好。Consideration體諒二、Considerat7Completeness完整三、Completeness完整一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項必需的事項，如邀請信應(yīng)說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。Completeness完整三、Completeness8Clarity清楚

四、Clarity清楚意思表達明確，要注意：（一）避免用詞錯誤：

例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

此處bimonthly有歧義：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：

1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.（二）注意詞語所放的位置：

例如：

1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

前者則有兩種商品以上的含義。（三）注意句子的結(jié)構(gòu)：

例如：

1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.

2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.Clarity清楚

四、Clarity清楚9Conciseness簡潔

五、Conciseness簡潔（一）避免廢話連篇：

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改為：Weappreciateyourletter...

2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改為:Weenclosetwocopiesof...（二）避免不必要的重復(fù)：（三）短句、單詞的運用：

Enclosedherewith>enclosed

atthistime>now

duetothefactthat>because

adraftintheamountof$1000>adraftfor$1000Conciseness簡潔

五、Conciseness10Concreteness具體六、Concreteness具體Concreteness具體六、Concreteness11正確Correctness七、Correctness正確正確Correctness七、Correctness正12如何些好一封開發(fā)信

一筆定單的開始往往始于出口商主動向潛在客戶發(fā)信建立業(yè)務(wù)關(guān)系，而這個建立關(guān)系的開發(fā)函，可以包括如下內(nèi)容：一、說明客戶信息來源，即如何取得對方的資料二、言明去函目的三、公司概述四、產(chǎn)品介紹五、激勵性結(jié)尾

如何些好一封開發(fā)信

一筆定單的開始往往始于出口商主動向潛在13一、客戶信息來源說明客戶信息來源，即如何取得對方的資料。作為貿(mào)易商，可以通過駐外使館商務(wù)參贊處、商會、商務(wù)辦事處、銀行、第三家公司的介紹，或者在企業(yè)名錄、各種傳媒廣告、網(wǎng)絡(luò)上尋得客戶資料；也可以在交易會、展覽會上結(jié)識；甚至是在進行市場調(diào)查時獲悉。一、客戶信息來源說明客戶信息來源，即如何取得對方的資料。14信息來源因此我們可以如下方式來表明客戶信息的來源：

1）WelearnedfromtheCommercialCounselor'sOfficeofourEmbassyinyourcountrythatyouareinterestedinChinesehandicraft.

2）Mr.Bowins,HeadofArcoliteElectricAGhasrecommendedyoutousasaleadingimporterinKoreaoflightweightbatteriesforvehicles.

3）WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet.

4）OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporterofcasesandbagsinEgypt.

5）YourfirmhasbeenrecommendedtousbyMr.JohnSmithaslargeexportersofWoolenGoodsandweareinterestedinhandlingthesearticlesinourmarket.

信息來源因此我們可以如下方式來表明客戶信息的來源：

1）15二、去函目的

一般來說，我們給客戶寫信，總是以開發(fā)業(yè)務(wù)，建立市場，拓寬產(chǎn)品銷路為目的。二、去函目的一般來說，我們給客戶寫信，總是以開發(fā)業(yè)務(wù)，建立16去函目的表達方式：

1）InordertoexpandourproductsintoSouthAmerica,wearewritingtoyoutoseekcooperatepossibilities.

2）Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.

3）Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou.

4）Weavailourselvesofthisopportunitytoapproach

youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

去函目的表達方式：

1）Inordertoexpa17公司概述 我這里所說的本公司介紹，包括對公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、宗旨等基本情況的介紹，以及對公司某些相對優(yōu)勢的介紹，比如：技術(shù)專業(yè)、經(jīng)驗豐富、供貨渠道穩(wěn)定、有廣泛的銷售網(wǎng)等。公司概述 我這里所說的本公司介紹，包括對公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、18公司概述我們可以用英文如下表達：

1）Wearealeadingcompanywithmanyyears'experienceinGFCIexportbusiness.

2）Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircle/lineofelectrics.

3）Wehaveourprincipleas"Clients'needscomefirst".

4）Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide.

5）LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolidifiedproductionbasisincoastedandinlandareas.

公司概述我們可以用英文如下表達：

1）Wearea19產(chǎn)品介紹這一部分最重要，一定花心思去寫。如果我們已經(jīng)知道客戶有明確的需求，比如需要某個型號的GFCI，那么我們會該產(chǎn)品進行具體的推薦性介紹，就是針對客戶需求的特定介紹；如果我們只拿到客戶的名片，不太清楚客戶的需求，那么我們就把公司經(jīng)營產(chǎn)品的整體情況，如質(zhì)量標準，價格水平，打樣速度、交貨速度等作為籠統(tǒng)的介紹。

當然附上目錄，CATALOGUE，報價單或者另寄樣品供客戶選擇也是經(jīng)常采取的做法。

但是在第一封開發(fā)信中最好不要帶任何附件。產(chǎn)品介紹這一部分最重要，一定花心思去寫。如果我們已經(jīng)知道客戶20產(chǎn)品介紹1）Art.No.102isournewlylaunchedonewithsuperbquality,fashionabledesign,andcompetitiveprice.

2）Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneeds.

3）OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets

4）Togiveyouageneralideaofourproducts,weareenclosingourcatalogueforyourreference.

產(chǎn)品介紹1）Art.No.102isournewly21激勵性結(jié)尾 一般我們在開發(fā)信的末尾會寫上一兩句希望對方給與回應(yīng)或者勸客戶立刻采取行動的語句。激勵性結(jié)尾 一般我們在開發(fā)信的末尾會寫上一兩句希望對方給與回22激勵性結(jié)尾1）Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.

2）Wearelookingforwardtoyourspecific/detailedinquiries.

激勵性結(jié)尾1）Yourcommentsonourp23附錄最后：任何可以打動客戶的特殊東西都可以隨信而發(fā)或者隨樣品而寄。

比如你在展覽會上和客戶拍的合照，可以隨信而發(fā)，既可以提醒客戶你是誰，讓客戶一下子就記住你，也可以更加表達你和客戶的友好關(guān)系。

比如客戶平常隨意說出的某張一直在尋找的CD或者DVD，或者客戶一直在找的一本書等等，你可以隨著寄樣品時一起寄出，讓客戶知道你一直關(guān)心著他們，你的SERVICE一直是最優(yōu)秀的，你會在做生意的過程中關(guān)注任何需要注意的地方，會讓客戶更加放心你的做事態(tài)度。附錄最后：任何可以打動客戶的特殊東西都可以隨信而發(fā)或者隨樣品24開發(fā)信范本DearSirs,

Weowe

yournameandaddressto(把***歸功于)theCommercial

Counselor’sOfficeoftheSwedishEmbassyinBeijingwhohaveinformedusthatyouareinthemarketfor（想要購買）Textiles.

Weavailourselvesof（利用）thisopportunitytoapproach

（與***接洽）youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

Weareastate-operatedcorporation,handling（經(jīng)營）boththeimportandexportofTextiles.Inordertoacquaintyouwith（使某人了解）ourbusinesslines（行業(yè)）,weencloseacopyofourExportListcoveringthemainitemssuppliableatpresent.

Shouldanyoftheitemsbeofinterestto（有興趣）you,pleaseletmeknow.Weshallbegladtogiveyouourlowestquotationsuponreceiptofyourdetailedrequirements.

Inourtradewithmerchantsofvariouscountries,wealwaysadheretotheprincipleofequalityandmutualbenefit.Itisourhopetopromote,byjointefforts,bothtradeandfriendshiptoourmutualadvantage.（對雙方都有利的貿(mào)易和友誼）

Welookforwardtoreceivingyourenquiriessoon.

Yoursfaithfully,

Encl.開發(fā)信范本DearSirs,

Weowe

your25例文例文26外貿(mào)郵件的寫作小技巧 1.一定要用可以區(qū)分你的公司和部門的專用企業(yè)郵箱,免費郵件地址（免費郵箱）=

失去許多訂單！

外貿(mào)郵件的寫作小技巧 1.一定要用可以區(qū)分你的公司和部門的專27使用企業(yè)郵箱像yahoo,hotmail,等提供的免費郵箱,客人們不太相信此類信箱.當你用這種免費郵箱給進口商發(fā)推廣信時，對方心里的第一個問題就是：這算是正式的發(fā)盤嗎？這個人是不是想騙我？

使用企業(yè)郵箱像yahoo,hotmail,等提28使用企業(yè)郵箱用一個yahoo或者hotmail的免費郵箱，就好比用一部投幣式的公用電話作為你公司的業(yè)務(wù)電話，就等于對客人說：“我們公司不太正規(guī)，沒有電話，如果你打我們電話，我們會盡量跑出去辦公室附近的投幣公用電話去接！”

免費郵箱帶來不了好消息。

使用企業(yè)郵箱用一個yahoo或者hotmail的免29使用企業(yè)郵箱不使用免費郵箱的眾多理由中的另外一條就是安全性。客人的郵件中經(jīng)常會有意無意地夾帶些商業(yè)機密，這當中可能包含信用卡信息、銀行賬戶信息以及絕密的公司信息。如果這些信息被發(fā)給一個專有的企業(yè)郵箱，比如info@，則經(jīng)由客人的電腦到他們的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商，再到你公司的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商，最后到達你的電腦，信息被人竊取的可能性就被降低了。使用企業(yè)郵箱不使用免費郵箱的眾多理由中的另外一條就是安30不要全用大寫的字母寫郵件不要全用大寫的字母寫郵件，這讓人感覺你在大叫或者在吼，還很粗暴。不要全用大寫的字母寫郵件不要全用大寫的字母寫郵件，這讓人感31不要用縮寫這是懶惰的表現(xiàn)。客人不喜歡和懶人做生意。他們會想：出口商居然懶到用

B.Rgds

代替

Best

Regards,

那么他們肯定也會懶得去做一個好產(chǎn)品。不要用縮寫這是懶惰的表現(xiàn)。客人不喜歡和懶人做生意。他們會想32字體郵件中不要出現(xiàn)彩色字和藝術(shù)字，這是幼稚和不專業(yè)的表現(xiàn)，通篇用一個字號和黑色。

字體郵件中不要出現(xiàn)彩色字和藝術(shù)字，這是幼稚和不專業(yè)的表現(xiàn)，通33背景不要用黑色背景（黑底白字），這同樣是不專業(yè)的表現(xiàn)，而且閱讀起來很困難，堅持用白底黑字

背景不要用黑色背景（黑底白字），這同樣是不專業(yè)的表現(xiàn)，而且閱34結(jié)束，謝謝大家！結(jié)束，謝謝大家！35PrettyYoungThingPrettyYoungThing-Lene，張涵韻翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲《Barbiegirl》、《DoctorJones》、《MyOhMy》等歌曲，是挪威Aqua樂隊的歌。2001年Aqua樂隊解散后，女主唱Lene選擇了單飛。這首《PrettyYoungThing》選自她2003年專輯《PlayWithMe》，張涵韻翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲。PrettyYoungThingPrettyYoung36歌詞：i

wanna

bruise

your

lips

with

a

tender

kiss

i

wanna

crush

your

heart

i

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be

your

scar

and

when

you’re

touching

me

i

hear

a

symphony

oh

oh

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baby

come

on

now

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歌詞：37歌詞someone

get

a

priest

maybe

the

police,

i

think

that

we

should

call

the

justice

of

the

peace

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

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i

gotta

tell

the

world,

in

case

they

haven’t

heard

there

never

was

a

doubt

oh

baby,

hush

your

mouth

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

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let

me

hear

my

name

歌詞someone

get

a

priest

maybe

t38歌詞baby

say

it

again

i

wanna

take

you

on

i

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be

the

one

and

when

you’re

closing

in

i

hear

violins

oh

oh

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baby

come

on

now

baby

歌詞baby

say

it

again

i

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ta39歌詞someone

get

a

priest

maybe

the

police,

i

think

that

we

should

call

the

justice

of

the

peace

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

thing

i

gotta

tell

the

world,

in

case

they

haven’t

heard

there

never

was

a

doubt

oh

baby,

hush

your

mouth

you’re

a

pretty

young

thing

it’s

a

damn

cool

thing

歌詞someone

get

a

priest

maybe

t40歌詞

pretty

young

thing

don’t

need

no

diamond

ring

i’ll

give

you

everything

i’ll

show

you

anything

just

shh!

just

shh!

don’t

say

a

word

歌詞

pretty

young

thing

don’t

ne41Someusefulphraseinthesalespromotionletter aestheticappearance樣式美觀Agreeabletotaste味道鮮美Attractiveanddurable美觀耐用Beautifulandcharming華麗臻美Brightluster色澤光滑Choicematerials選料考究Comfortableandeasy舒適愜意Courteousservice服務(wù)周到Someusefulphraseinthesale42UsefulPhrase Dramaticresults效果顯著Elegantandgraceful典雅大方Exquisitecraftsmanship技藝精湛Fashionablepatterns花色入時Harmoniouscolors顏色協(xié)調(diào)Highlycompetitive競爭力強Lustrousandsoft光潔柔和Noveldesign款式新穎UsefulPhrase Dramaticresults43UsefulPhrase Reasonableprice價格合理Sophisticatedtechnologies技術(shù)成熟Superiorquality質(zhì)量上乘Uniqueperformance性能絕倫Up-to-datestyle款式新穎Whatyoucanenjoyisaproductsof5yearsofintensiveresearchanddevelopment.UsefulPhrase Reasonableprice44UsefulPhrase Weareinexcellentpositiontosaveyourmoney.Ithastobeseentobebelieved.Ourmanysatisfiedusersareourbestadvertisement.Thismodelishighlypraisedandappreciatedbytheconsumerathomeandaboard.UsefulPhrase Weareinexcell45UsefulPhrase Pleaseletushaveinformationastothepricesandqualityofthegoodsand,ifpossible,attachyoursamplestothequotation.Wewillappreciateyourreplypromptly.Itwouldbehelpfulifyoucouldsendussamples.

UsefulPhrase Pleaseletusha46UsefulPhrasewethankyouforyouinquiryofMay2regardingthepurchaseofourbicycles.It’sapleasureforustoofferyouthegoodsasfollowing:WearepleasedtoofferyouourmostcompetitivepriceofUS$50perdozen.UsefulPhrasewethankyoufor47EnquireLetterEnquiryletter:TipsofwritinginquirylettersEarlyintheletter,identifythepurposetoobtainhelporinformation;identifywhoyouare,whatyouareworkingon,andwhyyouneedtherequestedinformation,andhowyoufoundoutabouttheindividual.Intheend,toexpressthatyouareeagertogetapromptreply.Intheletter,listquestionsorinformationneededinaclear,specific,andeasy-to-readformat.EnquireLetterEnquiryletter:48UsefulphraseWillyoupleaseanswerthefollowingquestionsaboutyourproducts?PleasesendusyourlowestpricesCIFC5%,statingtheearliestdateofshipment.Offerletter:theoffererputforwardtobuildtheS/Cbasedonsometermsandconditions:

UsefulphraseWillyoupleasea49OfferletterTipsforwritingofferletter:1.firmoffermeanstheoffereragreestothetermsandconditionswhichisofferedtotheofferee.Sowemusttakecareofitsterms.2.thecontentshouldbeclearly,clarified,completed,especiallyforthemainterms,suchasprice,quantity,shippingdate,etc.OfferletterTipsforwritingo50UsefulPhraseWeareabletoofferyouthegoodsatadiscountof4percentoffourrecentprice,butwecanonlyholdopenthisadvantageousofferforthreeweeks.Asthearticleisinheavydemand,wecankeepourofferfirmuntilDec.12Althoughdemandexceedssupplyatpresent,wequoteyouthemostfavorableprice,whichisthesameasthatofyourpreviousorders.UsefulPhraseWeareabletoof51UsefulPhraseItismostprobablethatthepriceswillrisestillmore,soitistoyourinteresttoplaceyourorderswithouttheleastday.IfwedonotreceiveanorderfromyoubyJune1,thisofferiswithdrawn.Webelievethatthequalityandthepricesofthegoodsweofferyoucomparefavorablywithanyothers,forthesameclassofgoods.UsefulPhraseItismostprobab52UsefulPhrasePleasedispatchtous12000pairsofsheepleatherglovesasperthetermsstatedinyourofferofMarch25.Pleaseforwardus50metrictonsoftomatoes,qualityofwhichmustbenolessinferiortoyoursamples.Wouldyoupleasetakespecialcareofthequalityandthepackageofthisorder?Theleathershouldbethesamequalityasthatusedinthesamples.Wewillordermoreifthefirstorderwithyouprovestobesatisfactory.UsefulPhrasePleasedispatcht53UsefulPhraseIfyoufailtodeliverytheorderwithinthespecifiedtime,we’llhavenoalternativebuttocanceltheorderandturntoothersuppliers.Thequalityofyourgoodsshallbestrictlyuptothesample.Anygoodsinferiortothesampleshallberejected.Pleaseconfirmreceiptofthisorderandstatetheearliesttimeandshipment.UsefulPhraseIfyoufailtode54Collectionletter英語催款信書寫

1.Howtostartyourletter?

Youhavenotrespondedinanywaytoourrecentlettersaboutyourpastdueaccount.

Weremindyouoncemoreofyouropenaccountthatisnow_____daysbeyondour_____-dayterms.

Youraccountisstillunpaidinspiteofourcontinualremindersaskingforpaymentoranexplanationforyourdelay.

Weurgentlyrequestthatyouimmediatelypayyourbalanceof_____________,whichhasbeenoutstandingsince___________[date]despiteseveralnoticesfromus.

Collectionletter英語催款信書寫

1.H55Collectionletter2.Howtowarntherecipientagainstfurtherdelay?

Youmustrealizethatwecannotaffordtocarrythisdebtonourbooksanylonger.

Anyfurtherdelayinpayingyourbalanceduecannotbeaccepted.

Youcannolongerdelaypaymentifyouwishtokeepyouraccountopen.

Ournextstepistotakelegalactiontocollectthemoneydueus.

Thisisunpleasantforbothofusandisdamagingtoyourcreditrating.

Collectionletter2.Howtowar56Collectionletter3.Howtospecifyyourdeadlineordemandimmediatepayment?

Wemustnowinsistthatyousendyoupaymentwithinthenextfivedays.

UnlessIreceiveyourremittancewithinthenextthreedays,ourattorneywillbeinstructedtostartproceedingstorecoverthedebt.

Ifwedonotreceiveremittancewithinfivedaysfromtheabovedate,wewillhavenochoicebuttopursueothercollectionprocedures.

AfterApril30,wewillhavenochoicebuttocancelyourcreditandturnyouraccountovertoacollectionagency.

Collectionletter3.Howtospe57Collectionletter4.Howtoendyourletter?

Welookforwardtoyourpromptpayment.

Yourimmediateresponseisnecessary.

Whetherornotwetakelegalactionisnowyourdecision.

Pleasemakeeveryefforttoensurethatwearenotforcedtotakethisdrasticaction.

Wemusthearfromyouatoncetoavoidfurtheraction.

II.SAMPLE

Collectionletter4.Howtoend58Collectionletter范文

Dear__________:

Iamafraidyourfailuretosettleyouraccount,whichisoverdueformorethansixmonths,willleaveuswithnoalternativebutresorttolegalproceedings.

Thisistonotifyyouthatunlesswereceiveyourcheckfor$7,550.50byJune30,wewillplaceyouraccountinthehandsofourattorneysforcollection.

Yourssincerely,

_____________[name]

_____________[title]

Collectionletter范文

Dear_____59Collectionletter掌握寫作要領(lǐng)

1.Chooseafirmtoneforyourletter.

2.Remindtherecipientofyourpreviouscollectionletters.

3.Remindtherecipientofallthenecessarydetails:

Theamountowedbytherecipient

Thelengthoftimethebillhasbeenoverdue

Theadditionalamountoflatechargeifthereisany

lose.4.Telltherecipientwhatkindoflegalactionwillbetakenifthefinalcollectioneffortfails.

Collectionletter掌握寫作要領(lǐng)

1.Cho60Collectionletter1.為你的信選擇一個合適的語氣。

2.提醒你的早先收款信的接受者。

3.提醒所有的必需細節(jié)的接受者。虧欠的數(shù)量時間的長度帳單已經(jīng)是超儲的由于款項拖欠給我方造成的損失

4.如果最后的收款努力失敗，告訴領(lǐng)受的哪一類的法律制裁將會被采取。

Collectionletter1.為你的信選擇一個合適61演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！62

外貿(mào)商務(wù)函電第一講主講人：IvanHowe

外貿(mào)商務(wù)函電63商務(wù)函電什么是商務(wù)函電：商務(wù)函電，包括傳真，電郵，信函等，是當今國際貿(mào)易交流中的主要載體，其主要目的就是為了傳遞商務(wù)信息。因此合格的函電必須是以簡潔的語言、明晰的結(jié)構(gòu)來表述完整的內(nèi)容，同時，最好還要可以體現(xiàn)出成熟的業(yè)務(wù)思維。商務(wù)函電什么是商務(wù)函電：64商務(wù)函電的基本格式商務(wù)函電的基本格式：1.日期－Date2.收信人地址ReceiverAdd.3.稱呼Salutation4.正文Body5.結(jié)束語ComplimentaryClose6.簽名Signature商務(wù)函電的基本格式65一封標準的外貿(mào)函電

20May2000

DateLine日期

Kee&Co.,Ltd34RegentStreetLondon,UK

InsideAddress收信人地址

DearSirs:Salutation稱呼

WehaveobtainedyournameandaddressfromDee&Co.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwouldbewillingtoestablishbusinessrelationswithus.Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,weareinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesarecompetitivewewouldexpecttoplacevolumeordersonyou.Welookforwardtoyourearlyreply.

Body信文Yoursfaithfully

ComplimentaryClose客套結(jié)束語TonySmith

SignatureBlock簽名欄

Enc.

EnclosureNotation附件說明一封標準的外貿(mào)函電20May2000

Date66

外貿(mào)函電書寫基本原則-7CCourtesy禮貌Consideration體諒Completeness完整Clarity清楚Conciseness簡潔Concreteness具體Correctness正確外貿(mào)函電書寫基本原則-7CCourtesy禮貌67Courtesy禮貌一、Courtesy禮貌語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。例如：

Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalogue.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogueenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.Courtesy禮貌一、Courtesy禮貌68Consideration體諒二、Consideration體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。例如：

“Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.”就比“Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.”要好。Consideration體諒二、Considerat69Completeness完整三、Completeness完整一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項必需的事項，如邀請信應(yīng)說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。Completeness完整三、Completeness70Clarity清楚

四、Clarity清楚意思表達明確，要注意：（一）避免用詞錯誤：

例如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

此處bimonthly有歧義：可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：

1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.（二）注意詞語所放的位置：

例如：

1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

前者則有兩種商品以上的含義。（三）注意句子的結(jié)構(gòu)：

例如：

1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.

2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.Clarity清楚

四、Clarity清楚71Conciseness簡潔

五、Conciseness簡潔（一）避免廢話連篇：

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改為：Weappreciateyourletter...

2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改為:Weenclosetwocopiesof...（二）避免不必要的重復(fù)：（三）短句、單詞的運用：

Enclosedherewith>enclosed

atthistime>now

duetothefactthat>because

adraftintheamountof$1000>adraftfor$1000Conciseness簡潔

五、Conciseness72Concreteness具體六、Concreteness具體Concreteness具體六、Concreteness73正確Correctness七、Correctness正確正確Correctness七、Correctness正74如何些好一封開發(fā)信

一筆定單的開始往往始于出口商主動向潛在客戶發(fā)信建立業(yè)務(wù)關(guān)系，而這個建立關(guān)系的開發(fā)函，可以包括如下內(nèi)容：一、說明客戶信息來源，即如何取得對方的資料二、言明去函目的三、公司概述四、產(chǎn)品介紹五、激勵性結(jié)尾

如何些好一封開發(fā)信

一筆定單的開始往往始于出口商主動向潛在75一、客戶信息來源說明客戶信息來源，即如何取得對方的資料。作為貿(mào)易商，可以通過駐外使館商務(wù)參贊處、商會、商務(wù)辦事處、銀行、第三家公司的介紹，或者在企業(yè)名錄、各種傳媒廣告、網(wǎng)絡(luò)上尋得客戶資料；也可以在交易會、展覽會上結(jié)識；甚至是在進行市場調(diào)查時獲悉。一、客戶信息來源說明客戶信息來源，即如何取得對方的資料。76信息來源因此我們可以如下方式來表明客戶信息的來源：

1）WelearnedfromtheCommercialCounselor'sOfficeofourEmbassyinyourcountrythatyouareinterestedinChinesehandicraft.

2）Mr.Bowins,HeadofArcoliteElectricAGhasrecommendedyoutousasaleadingimporterinKoreaoflightweightbatteriesforvehicles.

3）WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet.

4）OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporterofcasesandbagsinEgypt.

5）YourfirmhasbeenrecommendedtousbyMr.JohnSmithaslargeexportersofWoolenGoodsandweareinterestedinhandlingthesearticlesinourmarket.

信息來源因此我們可以如下方式來表明客戶信息的來源：

1）77二、去函目的

一般來說，我們給客戶寫信，總是以開發(fā)業(yè)務(wù)，建立市場，拓寬產(chǎn)品銷路為目的。二、去函目的一般來說，我們給客戶寫信，總是以開發(fā)業(yè)務(wù)，建立78去函目的表達方式：

1）InordertoexpandourproductsintoSouthAmerica,wearewritingtoyoutoseekcooperatepossibilities.

2）Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.

3）Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou.

4）Weavailourselvesofthisopportunitytoapproach

youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

去函目的表達方式：

1）Inordertoexpa79公司概述 我這里所說的本公司介紹，包括對公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、宗旨等基本情況的介紹，以及對公司某些相對優(yōu)勢的介紹，比如：技術(shù)專業(yè)、經(jīng)驗豐富、供貨渠道穩(wěn)定、有廣泛的銷售網(wǎng)等。公司概述 我這里所說的本公司介紹，包括對公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、80公司概述我們可以用英文如下表達：

1）Wearealeadingcompanywithmanyyears'experienceinGFCIexportbusiness.

2）Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircle/lineofelectrics.

3）Wehaveourprincipleas"Clients'needscomefirst".

4）Acrediblesalesnetworkhasbeensetupandwehaveourregularclientsfromover100countriesandregionsworldwide.

5）LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolidifiedproductionbasisincoastedandinlandareas.

公司概述我們可以用英文如下表達：

1）Wearea81產(chǎn)品介紹這一部分最重要，一定花心思去寫。如果我們已經(jīng)知道客戶有明確的需求，比如需要某個型號的GFCI，那么我們會該產(chǎn)品進行具體的推薦性介紹，就是針對客戶需求的特定介紹；如果我們只拿到客戶的名片，不太清楚客戶的需求，那么我們就把公司經(jīng)營產(chǎn)品的整體情況，如質(zhì)量標準，價格水平，打樣速度、交貨速度等作為籠統(tǒng)的介紹。

當然附上目錄，CATALOGUE，報價單或者另寄樣品供客戶選擇也是經(jīng)常采取的做法。

但是在第一封開發(fā)信中最好不要帶任何附件。產(chǎn)品介紹這一部分最重要，一定花心思去寫。如果我們已經(jīng)知道客戶82產(chǎn)品介紹1）Art.No.102isournewlylaunchedonewithsuperbquality,fashionabledesign,andcompetitiveprice.

2）Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneeds.

3）OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets

4）Togiveyouageneralideaofourproducts,weareenclosingourcatalogueforyourreference.

產(chǎn)品介紹1）Art.No.102isournewly83激勵性結(jié)尾 一般我們在開發(fā)信的末尾會寫上一兩句希望對方給與回應(yīng)或者勸客戶立刻采取行動的語句。激勵性結(jié)尾 一般我們在開發(fā)信的末尾會寫上一兩句希望對方給與回84激勵性結(jié)尾1）Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.

2）Wearelookingforwardtoyourspecific/detailedinquiries.

激勵性結(jié)尾1）Yourcommentsonourp85附錄最后：任何可以打動客戶的特殊東西都可以隨信而發(fā)或者隨樣品而寄。

比如你在展覽會上和客戶拍的合照，可以隨信而發(fā)，既可以提醒客戶你是誰，讓客戶一下子就記住你，也可以更加表達你和客戶的友好關(guān)系。

比如客戶平常隨意說出的某張一直在尋找的CD或者DVD，或者客戶一直在找的一本書等等，你可以隨著寄樣品時一起寄出，讓客戶知道你一直關(guān)心著他們，你的SERVICE一直是最優(yōu)秀的，你會在做生意的過程中關(guān)注任何需要注意的地方，會讓客戶更加放心你的做事態(tài)度。附錄最后：任何可以打動客戶的特殊東西都可以隨信而發(fā)或者隨樣品86開發(fā)信范本DearSirs,

Weowe

yournameandaddressto(把***歸功于)theCommercial

Counselor’sOfficeoftheSwedishEmbassyinBeijingwhohaveinformedusthatyouareinthemarketfor（想要購買）Textiles.

Weavailourselvesof（利用）thisopportunitytoapproach

（與***接洽）youfortheestablishmentoftraderelationswithyou.

Weareastate-operatedcorporation,handling（經(jīng)營）boththeimportandexportofTextiles.Inordertoacquaintyouwith（使某人了解）ourbusinesslines（行業(yè)）,weencloseacopyofourExportListcoveringthemainitemssuppliableatpresent.

Shouldanyoftheitemsbeofinterestto（有興趣）you,pleaseletmeknow.Weshallbegladtogiveyouourlowestquotationsuponreceiptofyourdetailedrequirements.

Inourtradewithmerchantsofvariouscountries,wealwaysadheretotheprincipleofequalityandmutualbenefit.Itisourhopetopromote,byjointefforts,bothtradeandfriendshiptoourmutualadvantage.（對雙方都有利的貿(mào)易和友誼）

Welookforwardtoreceivingyourenquiriessoon.

Yoursfaithfully,

Encl.開發(fā)信范本DearSirs,

Weowe

your87例文例文88外貿(mào)郵件的寫作小技巧 1.一定要用可以區(qū)分你的公司和部門的專用企業(yè)郵箱,免費郵件地址（免費郵箱）=

失去許多訂單！

外貿(mào)郵件的寫作小技巧 1.一定要用可以區(qū)分你的公司和部門的專89使用企業(yè)郵箱像yahoo,hotmail,等提供的免費郵箱,客人們不太相信此類信箱.當你用這種免費郵箱給進口商發(fā)推廣信時，對方心里的第一個問題就是：這算是正式的發(fā)盤嗎？這個人是不是想騙我？

使用企業(yè)郵箱像yahoo,hotmail,等提90使用企業(yè)郵箱用一個yahoo或者hotmail的免費郵箱，就好比用一部投幣式的公用電話作為你公司的業(yè)務(wù)電話，就等于對客人說：“我們公司不太正規(guī)，沒有電話，如果你打我們電話，我們會盡量跑出去辦公室附近的投幣公用電話去接！”

免費郵箱帶來不了好消息。

使用企業(yè)郵箱用一個yahoo或者hotmail的免91使用企業(yè)郵箱不使用免費郵箱的眾多理由中的另外一條就是安全性?？腿说泥]件中經(jīng)常會有意無意地夾帶些商業(yè)機密，這當中可能包含信用卡信息、銀行賬戶信息以及絕密的公司信息。如果這些信息被發(fā)給一個專有的企業(yè)郵箱，比如info@，則經(jīng)由客人的電腦到他們的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商，再到你公司的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商，最后到達你的電腦，信息被人竊取的可能性就被降低了。使用企業(yè)郵箱不使用免費郵箱的眾多理由中的另外一條就是安92不要全用大寫的字母寫郵件不要全用大寫的字母寫郵件，這讓人感覺你在大叫或者在吼，還很粗暴。不要全用大寫的字母寫郵件不要全用大寫的字母寫郵件，這讓人感93不要用縮寫這是懶惰的表現(xiàn)?？腿瞬幌矚g和懶人做生意。他們會想：出口商居然懶到用

B.Rgds

代替

Best

Regards,

那么他們肯定也會懶得去做一個好產(chǎn)品。不要用縮寫這是懶惰的表現(xiàn)。客人不喜歡和懶人做生意。他們會想94字體郵件中不要出現(xiàn)彩色字和藝術(shù)字，這是幼稚和不專業(yè)的表現(xiàn)，通篇用一個字號和黑色。

字體郵件中不要出現(xiàn)彩色字和藝術(shù)字，這是幼稚和不專業(yè)的表現(xiàn)，通95背景不要用黑色背景（黑底白字），這同樣是不專業(yè)的表現(xiàn)，而且閱讀起來很困難，堅持用白底黑字

背景不要用黑色背景（黑底白字），這同樣是不專業(yè)的表現(xiàn)，而且閱96結(jié)束，謝謝大家！結(jié)束，謝謝大家！97PrettyYoungThingPrettyYoungThing-Lene，張涵韻翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲《Barbiegirl》、《DoctorJones》、《MyOhMy》等歌曲，是挪威Aqua樂隊的歌。2001年Aqua樂隊解散后，女主唱Lene選擇了單飛。這首《PrettyYoungThing》選自她2003年專輯《PlayWithMe》，張涵韻翻唱的《酸酸甜甜就是我》的英文原曲。PrettyYoungThingPrettyYoung98歌詞：i

wanna

bruise

your

lips

with

a

tend