文秘人員管理制度

第8頁共8頁文秘人員管理制度1?、經(jīng)費(fèi)預(yù)算?應(yīng)本著務(wù)實(shí)?、節(jié)儉的原?則。2、?記者社內(nèi)部?各部申辦活?動(dòng)，首先必?須有詳細(xì)可?行的活動(dòng)策?劃書，并附?活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)?算表一式三?份(社委會(huì)?一份、秘書?處一份、自?留一份)。?3、若活?動(dòng)經(jīng)費(fèi)在_?__元以下?，經(jīng)確認(rèn)確?為有益的可?操作性活動(dòng)?，社委會(huì)可?批準(zhǔn)實(shí)施，?并申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)?予以支持。?4、若活?動(dòng)經(jīng)費(fèi)超過?___元，?活動(dòng)確實(shí)可?行，并預(yù)計(jì)?在我社及其?他學(xué)生產(chǎn)生?較大的良好?的效果，經(jīng)?社委會(huì)審核?后，由社長?報(bào)黨___?宣傳部老師?審批，研究?決定。二?、經(jīng)費(fèi)使用?細(xì)則1、?各項(xiàng)費(fèi)用專?人負(fù)責(zé)，包?括采購物品?及其它各項(xiàng)?支出，需向?供應(yīng)商索要?___。?2、經(jīng)費(fèi)支?出需將明細(xì)?賬目、每一?項(xiàng)支出需注?明事由、費(fèi)?用、時(shí)間、?經(jīng)手人。?3、如若活?動(dòng)中有意想?不到的額外?支出，各部?應(yīng)立即聯(lián)系?社委，協(xié)商?解決。三?、報(bào)賬說明?1、每項(xiàng)?活動(dòng)由負(fù)責(zé)?人收集所有?___交給?秘書長統(tǒng)一?報(bào)賬。2?、秘書部核?實(shí)情況后遞?交黨___?宣傳部報(bào)銷?，并在財(cái)務(wù)?檔案中做好?登記。6?、若各部_?__的活動(dòng)?無計(jì)劃無預(yù)?算，活動(dòng)支?出則不予報(bào)?銷.該細(xì)?則自___?年___月?___日起?施行。該?細(xì)則最終解?釋權(quán)歸華南?農(nóng)業(yè)大學(xué)校?報(bào)學(xué)生記者?社。檔案?管理制度?第一章總則?第一條制?定目的為?客觀、全面?地反映本社?各部門及成?員的工作情?況，使記者?社的制度完?善規(guī)范，作?到真正的有?章可循，獎(jiǎng)?懲分明，保?障檔案的安?全保管和開?發(fā)利用特制?定本制度。?第二條檔?案的意義?記者社檔案?是記者社的?___干部?管理、教育?、活動(dòng)等工?作開展所積?累的文字及?實(shí)物資料，?為以后的工?作提供必要?的參考資料?，是記者社?至關(guān)重要的?公共財(cái)產(chǎn)。?第三條檔?案內(nèi)容本?制度包括總?則、檔案分?類制度、檔?案管理制度?、檔案借閱?制度和附則?五部分。?第二章檔案?分類制度?檔案按內(nèi)容?劃分為:部?門檔案、人?事檔案、活?動(dòng)檔案、會(huì)?議檔案、財(cái)?務(wù)檔案、外?來資料檔案?及記者社相?關(guān)制度檔案?。第一條?部門檔案?(一)檔案?范圍本檔?案共五冊(cè)(?包括社委人?事檔案)，?并按部門劃?分。包括各?部門職能介?紹、成員相?關(guān)資料(簡?介、個(gè)人獲?獎(jiǎng)情況說明?等)、成員?___和_?__。(?二)檔案建?立1)本?社成員的人?事檔案由秘?書部成員為?其建立，其?中的個(gè)人履?歷等基礎(chǔ)資?料由個(gè)人及?部門填寫。?2)部門?檔案是社委?會(huì)對(duì)各部門?日常工作的?考核紀(jì)錄，?作為先__?_選、獎(jiǎng)勵(lì)?的主要依據(jù)?。第二條?人事檔案?(一)檔案?范圍包括?記者社指導(dǎo)?老師簡介，?社委會(huì)簡介?及各部門部?長、副部長?、成員__?_。(二?)檔案建立?記者社指?導(dǎo)老師、社?委會(huì)檔案在?每年換屆后?由秘書部成?員為其建立?，其中的個(gè)?人履歷等基?礎(chǔ)資料由個(gè)?人填寫。?第三條活動(dòng)?檔案(一?)檔案范圍?檔案按內(nèi)?容劃分為:?招新活動(dòng)檔?案、換屆活?動(dòng)檔案、外?出聯(lián)誼交流?活動(dòng)檔案、?評(píng)報(bào)活動(dòng)檔?案。各類檔?案包括各相?關(guān)活動(dòng)的活?動(dòng)策劃書、?活動(dòng)通知、?活動(dòng)流程、?發(fā)言稿、活?動(dòng)工作安排?表、活動(dòng)總?結(jié)、活動(dòng)成?果等相關(guān)文?件。(二?)檔案建立?1)記者?社各部門在?舉辦大型活?動(dòng)后的__?_天之內(nèi)，?需把本次活?動(dòng)的所有相?關(guān)文件一并?提交，由秘?書部存檔。?2)舉辦?大型活動(dòng)時(shí)?，攝影部要?注意保存各?種文字圖像?資料，要及?時(shí)采集活動(dòng)?圖片，及時(shí)?將照片、相?關(guān)宣傳稿件?存檔，并在?秘書部工作?人員收集時(shí)?及時(shí)提交。?第四條會(huì)?議檔案(?一)檔案范?圍會(huì)議記?錄本、部長?例會(huì)流程、?會(huì)議下發(fā)資?料、發(fā)言稿?、會(huì)議__?_、資料圖?片。(二?)檔案建立?1)秘書?部對(duì)每次學(xué)?生會(huì)全體成?員會(huì)議在會(huì)?議記錄本上?進(jìn)行記錄，?并于會(huì)后收?集本次會(huì)議?所有相關(guān)資?料進(jìn)行整理?存檔。2?)社委會(huì)例?會(huì)資料由秘?書長進(jìn)行收?集，月末交?給檔案管理?人員收集存?檔。第五?條財(cái)物檔案?(一)檔?案范圍活?動(dòng)預(yù)算表、?活動(dòng)結(jié)算表?、學(xué)生會(huì)財(cái)?務(wù)帳目、_?__、學(xué)生?會(huì)___獲?得的獎(jiǎng)品、?紀(jì)念品、文?具、展板、?條幅、裝飾?品等。(?二)檔案建?立1)各?部門舉辦活?動(dòng)前，根據(jù)?活動(dòng)計(jì)劃書?，本著節(jié)約?務(wù)實(shí)、具體?詳盡的原則?編制預(yù)算申?請(qǐng)，然后交?由社委會(huì)審?核通過，再?上報(bào)分管老?師審核簽字?。2)_?__填寫所?購物品、時(shí)?間要符合實(shí)?際。背面注?明經(jīng)手人、?所購具體物?品及時(shí)間，?做到詳實(shí)具?體，以便登?記入賬。最?后主辦部門?將預(yù)算申請(qǐng)?和___一?并交秘書部?報(bào)銷、存檔?。3)秘?書部專門設(shè)?立財(cái)務(wù)賬目?本，每月應(yīng)?作賬目整理?，并向社委?會(huì)匯報(bào)批示?，接受社委?會(huì)監(jiān)督。?4)秘書部?為每一件辦?公物品都建?立檔案，詳?細(xì)記錄其管?理、使用情?況。第六?條外來資料?檔案(一?)檔案范圍?校各學(xué)生?___及外?校___的?___、報(bào)?刊等外來資?料。(二?)檔案建立?秘書部每?次領(lǐng)取資料?后，進(jìn)行資?料整理，重?要資料備份?存檔。第?七條記者社?制度檔案?(一)檔案?范圍CI?系統(tǒng)、場(chǎng)地?借用流程、?物資借用辦?法、值班制?度等相關(guān)文?檔。(二?)檔案建立?1)記者?社秘書部在?學(xué)生會(huì)內(nèi)部?制度修訂后?進(jìn)行收集，?并整理歸檔?。2)對(duì)?于上級(jí)下發(fā)?制度文檔進(jìn)?行復(fù)印下發(fā)?各部門，并?備份存檔。?第三章檔?案管理制度?第一條檔?案管理人?1)檔案收?集與管理總?監(jiān)督人為秘?書。秘書部?內(nèi)委任檔案?管-理-員?，由檔案管?-理-員對(duì)?各個(gè)部門進(jìn)?行跟蹤負(fù)責(zé)?。在活動(dòng)頻?繁時(shí)可適當(dāng)?在秘書部內(nèi)?成立檔案小?組進(jìn)行一對(duì)?一跟蹤負(fù)責(zé)?。2)檔?案管-理-?員于各部門?舉行大型活?動(dòng)后主動(dòng)聯(lián)?系相關(guān)部門?提交檔案所?需文檔，并?對(duì)檔案的收?集進(jìn)行監(jiān)督?。3)各?部門應(yīng)確定?一名委員作?為檔案收集?工作的聯(lián)系?人，負(fù)責(zé)收?集活動(dòng)的相?關(guān)資料。重?要文件(包?括工作計(jì)劃?、總結(jié)以及?某些重要活?動(dòng)的文件資?料)，各部?門信息員除?了上交一份?文字資料外?，還應(yīng)將文?件用WOR?D形式存入?磁盤上交或?發(fā)到秘書部?的郵箱中。?4)檔案?管-理-員?負(fù)責(zé)文件材?料的形成、?積累、保管?和整理歸檔?工作，保證?歸檔文件材?料完整、準(zhǔn)?確、系統(tǒng)。?堅(jiān)持平時(shí)整?理，根據(jù)不?同種類文件?材料的形成?特征，合理?分類存放，?便于利用和?歸檔。管-?理-員一學(xué)?期須作一次?檔案統(tǒng)計(jì)匯?報(bào)工作，并?將本學(xué)期的?重要文件及?活動(dòng)照片統(tǒng)?一錄入磁盤?，以便保管?及查閱。?5)歸檔做?到排放合理?，頁號(hào)編寫?準(zhǔn)確，案卷?目錄清楚，?案卷標(biāo)題簡?明扼要。按?歸檔時(shí)間在?檔案首頁檔?案目錄中進(jìn)?行登記，方?便檢索。?6)各部所?需收集范圍?具體請(qǐng)參見?《校報(bào)學(xué)生?記者社檔案?》里各部門?業(yè)已歸檔的?資料。除此?之外，各部?門還可以增?加收集對(duì)學(xué)?生會(huì)今后工?作有參考利?用價(jià)值的資?料。另外，?工作計(jì)劃書?與各大型活?動(dòng)的工作總?結(jié)也應(yīng)在收?集范圍之內(nèi)?。第二條?歸檔時(shí)間?1)各部門?的檔案收集?工作的聯(lián)系?人，在活動(dòng)?結(jié)束后七天?內(nèi)把相關(guān)資?料交給檔案?管-理-員?進(jìn)行歸檔。?2)對(duì)于?年度工作總?結(jié)、各種年?報(bào)、成員名?冊(cè)，應(yīng)于每?個(gè)學(xué)期末進(jìn)?行歸檔。?3)每個(gè)學(xué)?期末進(jìn)行一?次全面、徹?底的歸檔，?各部門要把?上一年應(yīng)歸?檔而未歸檔?的全__文?件材料移交?秘書部歸檔?。第三條?歸檔范圍?按各檔案的?檔案范圍進(jìn)?行。第四?條檔案格式?1)各部?門上交歸檔?文檔統(tǒng)一運(yùn)?用應(yīng)屆學(xué)生?會(huì)模板，并?用A4紙打?印后提交。?2)外來?文檔原件歸?檔。3)?每冊(cè)檔案首?頁為檔案目?錄，檔案本?每頁張貼頁?碼，并要求?對(duì)更新的文?檔內(nèi)容在檔?案目錄進(jìn)行?登記，方便?檢索。4?)每冊(cè)檔案?側(cè)面填寫檔?案名稱、冊(cè)?數(shù)。第四?章檔案借閱?制度為了?加強(qiáng)本單位?檔案管理，?搞好各門類?檔案的提供?利用工作，?特制定以下?制度:第?一條記者社?各部門借閱?檔案，必須?經(jīng)檔案管理?人員同意并?在檔案借閱?登記表上進(jìn)?行登記，注?明借閱人姓?名、部門、?___、借?閱內(nèi)容，并?記錄歸還時(shí)?間，是否完?整歸還等具?體事項(xiàng)。特?殊情況需借?出的，需經(jīng)?檔案管理人?批準(zhǔn)，但借?出時(shí)間不得?超過一周，?不得轉(zhuǎn)借他?人。需繼續(xù)?使用者要辦?續(xù)借手續(xù)，?確保檔案的?完整與安全?。第二條?外單位來人?查閱本單位?檔案，需經(jīng)?秘書長簽字?批準(zhǔn)，方可?查閱，不得?抄錄或借出?。第三條?對(duì)于借閱、?借用的檔案?，未經(jīng)允許?不得圈畫、?涂改、折卷?、裁剪、撕?毀、抽調(diào)、?翻印、轉(zhuǎn)借?、公開引用?、增刪檔案?中的任何材?料及文件等?。第四條?如發(fā)現(xiàn)檔案?錯(cuò)漏請(qǐng)及時(shí)?與檔案管理?人員聯(lián)系，?由檔案管理?人員核實(shí)后?進(jìn)行修正，?不得私自修?