合同存檔、查閱管理辦法

XX有限公司合同檔案管理辦法一、總則為進(jìn)一步優(yōu)化XX有限公司（以下簡稱“公司”）合同檔案管理，規(guī)范日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本辦法。二、適用本辦法適用于管理中心、各子公司、事業(yè)部合同歸檔、查閱相關(guān)事宜。三、定義本辦法所稱“合同”是指：在公司日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中，對(duì)內(nèi)、對(duì)外訂立的不同性質(zhì)的協(xié)議、資料，包括但不限于以下文件：人事類：勞動(dòng)合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議、離職協(xié)議等。經(jīng)營類：招投標(biāo)合同、合作協(xié)議、市場(chǎng)開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、融資協(xié)議、保險(xiǎn)合同、租賃協(xié)議等。購銷類：采購合同、供貨合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。工程類：項(xiàng)目建設(shè)合同、工程承包合同、承攬合同、維護(hù)保養(yǎng)合同等。技術(shù)類：技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)服務(wù)合同、委托代理合同（資質(zhì)申報(bào)）、代理報(bào)關(guān)協(xié)議等。訴訟類：判決書、調(diào)解書、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。其他具備合同性質(zhì)的文件。四、職責(zé)管理中心行政中心，各子公司、事業(yè)部印章審核員兼任合同檔案管理員，負(fù)責(zé)日常合同檔案管理工作。具體如下：負(fù)責(zé)合同歸檔手續(xù)辦理、更新《合同檔案目錄》。負(fù)責(zé)合同查閱手續(xù)辦理、維護(hù)《合同檔案查閱審批表》。負(fù)責(zé)合同檔案存檔、整理、核對(duì)、登記、接交等日常性工作。工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單。對(duì)管理中心各中心、子公司、事業(yè)部的合同檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和抽查。其他合同檔案管理事宜。五、歸檔合同經(jīng)我方加蓋印章后，合同檔案管理員應(yīng)跟蹤合同去向，監(jiān)督業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交存檔已經(jīng)各方蓋章之終版合同。經(jīng)辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于《合同檔案目錄》進(jìn)行更新錄入，經(jīng)辦人員于《合同檔案目錄》簽字確認(rèn)。合同檔案管理員應(yīng)于接收前對(duì)合同進(jìn)行相應(yīng)的核實(shí)工作，確認(rèn)對(duì)方是否已蓋章，是否漏頁、缺頁等。合同檔案管理員將合同檔案存放于專用文件柜內(nèi)，注意防火防潮。存放時(shí)，遵循合同的形成規(guī)律和特點(diǎn)，分門別類。合同以原件或正本歸檔。特殊情況不能留存原件或正本的，應(yīng)將復(fù)印件或副本歸檔，并于《合同檔案目錄》注明原件或正本所在。六、查閱需查閱合同檔案的人員，應(yīng)至合同檔案管理員處領(lǐng)取《合同檔案查閱審批表》，經(jīng)所在部門主管簽批后，方可進(jìn)行查閱。查閱地點(diǎn)限于公司辦公場(chǎng)所內(nèi)。合同檔案不予外借、掃描，且查閱過程需由合同檔案管理員陪同監(jiān)督。如有復(fù)印必要，可進(jìn)行合同文件的復(fù)印。查閱或復(fù)印合同檔案時(shí)，應(yīng)確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀。查閱涉及公司經(jīng)營決策、發(fā)展規(guī)劃、訴訟文書、重要合同等重要的或應(yīng)予保密的或尚未依法定程序披露的合同須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱合同交還時(shí)，合同檔案管理員查須當(dāng)面核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。七、期限常規(guī)性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司重大經(jīng)營管理活動(dòng)和商業(yè)機(jī)密，對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同，則為永久保存。八、處罰為了確保合同檔案的完整與安全，對(duì)于發(fā)生下列行為之一的人員，公司有權(quán)視情給予通報(bào)批評(píng)、適當(dāng)經(jīng)濟(jì)處罰或與其解除勞動(dòng)合同，構(gòu)成犯罪的則轉(zhuǎn)送司法機(jī)關(guān)嚴(yán)肅

處理損毀、丟失或者擅自銷毀公司合同檔案的；擅自抄錄、復(fù)印、公布公司保密合同的；擅自涂改、篡改、偽造、變?cè)旃竞贤瑱n案的；違法違規(guī)出賣、倒賣公司合同檔案的；合同檔案管理人員、經(jīng)手人員其他玩忽職守情形的九、其他9.1本辦法由行政中心負(fù)責(zé)制訂、解釋、及修改。本辦法自公布之日起生效。附件1.《合同檔案目錄》2.《合同檔案查閱審批表》行政中心二零一二年五月二日行政中心二零一二