公文規(guī)范與寫作培訓(xùn)講義

第25頁共25頁公文規(guī)范與寫作培訓(xùn)講義公文規(guī)范與寫作機關(guān)工作三件事，辦文、辦會和辦事。作為一名機關(guān)人員，撰寫文字材料是基本工作能力之一。我把對機關(guān)工作人員寫作能力的要求，分為四個層次：◆能夠提筆寫公文。這是基本要求；◆寫出一篇規(guī)范的公文。表意清楚，文通句順；◆寫出一篇好公文。內(nèi)容上：能夠有效達到行文目的，有思想、有深度；結(jié)構(gòu)上:脈絡(luò)清晰,邏輯嚴密；語言上：簡潔、精煉、準確。熟悉規(guī)范+勤學(xué)苦練+日積月累；◆寫出一篇經(jīng)典公文。可作為范本，廣泛引用、長久流傳。項目管理模式調(diào)研報告、2021年黨代會閉幕詞等。今天分兩個方面和大家進行交流與探討：第一個是，現(xiàn)行的公文規(guī)范，主要結(jié)合20年剛頒布的《黨政機關(guān)公文處理條例》，介紹現(xiàn)行的公文格式的規(guī)定。第二個是，介紹公文寫作的一些基本原則、特點、要求，以及通知、報告、函等幾種通用公文的基本寫法。一、公文的概念和現(xiàn)行公文格式規(guī)范有的人要問我，指出剛才這份文件不規(guī)范的依據(jù)是什么？屏幕上給出了我們國家現(xiàn)行的主要公文規(guī)范，我們可以簡單的看一下：第一個是，黨政機關(guān)公文處理條例（簡稱“兩辦條例”），是中辦和國辦發(fā)布，自20年7月1日開始施行的，是現(xiàn)行黨政機關(guān)最高的公文規(guī)范文本。－2－第二個是，黨政機關(guān)公文格式（GB/T9704-20，簡稱“國標格式”），是由國家標準化管理委員會、國家質(zhì)監(jiān)局發(fā)布，自20年7月1日起正式實施的，共分11個部分。第三個是，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的補充規(guī)定(國辦函〔201〕1號)，是國務(wù)院辦公廳對實施《辦法》所涉及的幾個具體問題提出的處理意見。第四個是，《國務(wù)院國資委公文處理暫行辦法(國資發(fā)〔206〕171號)》，由國資委辦公廳印發(fā)，206年11月1日開始實施的。另外還有，標點符號用法（GB/T15834－2021）、出版物上數(shù)字用法的規(guī)定（GB/T15835－2021）等，這些構(gòu)成了現(xiàn)行公文的基本格式規(guī)范。其它的公文格式文本，大都是對這些規(guī)范的具體化、細化或衍生。兩辦《條例》和國標《格式》對公文的格式作了最為全面、具體、細致、科學(xué)的公文格式規(guī)定。《格式》將公文的書面格式劃分為版頭、主體、版記三部分，共18個要素。置于公文首頁紅色分隔線上的各要素稱為版頭，分為：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人，共6個要素。置于首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔經(jīng)（不含）以上的部分稱為主體。分為：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成立日期、印章、附注、附件，共9個要素。公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，分為：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼，共3個要素。我們可以看看，此為版頭部分，主要作用是：一是表明文件的法定權(quán)威和信息；二是確定文件的處理緩急和安全要求；三是為文件的科學(xué)管理提供分類標識和檢索途徑。這一部分，主要是由各單位文秘書部門人員完成，要特別注意。此為主體部分，主要作用是公文傳達行文意圖的核心部分，也是表明文件的生效時間和法律憑據(jù)，包括行文關(guān)系和主送范圍等。此為版記部分，主要作用：一是確定復(fù)本送達范圍；二是提供公文印制單位、時間等。有人把“版頭”稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”，很形象。（一）版頭部分1．公文份數(shù)序號。標注位置與字號。用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第l行。不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。除密級文件和發(fā)文機關(guān)認為有必要的，其他不用標注。2．密級和保密期限。標注位置與字號。用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第2行。涉及國家秘密的公文應(yīng)當按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”?！?．緊急程度。標注位置與字號。。用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需同時標注：份號、密級和保密期限、緊急程度，按－4－照份號、密級和保密期限、緊急程序的順序，自上而下分行排列。公文：特急、加急；電報：。特提、特急、加急、平急。4．發(fā)文機關(guān)標識。發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成。標注位置：居中排列，上邊緣至版心上邊緣35mm，紅色小標宋體字。推薦小標宋體字。35+37mm，距頁邊距離。5．發(fā)文字號標注位置與字號。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，居中排布，3號仿宋字，由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成，年份要用全稱，不應(yīng)簡化，年份應(yīng)用六角括號“〔〔〕〕”括起，不編虛位，不加“第”。上行文，左空一字，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。6．簽發(fā)人標注位置與字號：右空1字，簽發(fā)人用3號仿宋體字，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，置一條紅色間隔線。（二）主體部分主體部分是一份公文的核心部分，一般由標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成立日期間、印章、附注、附件等9個要素組成。7．公文標題。標注位置與字號。2號小標宋體字，間隔線下空空2行行標識，居中排布?！粢话阌砂l(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類三個要素組成，是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準確、簡要。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。◆《格式》規(guī)定公文首頁必須顯示正文?！魳祟}再長但排列美觀、回行不斷開詞意。8．主送機關(guān)。標注位置。標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。公布性文件不標主送機關(guān)（決議、決定、意見、規(guī)定、紀要等文種不標注主送機關(guān)）。主送機關(guān)太長，移至版記部分抄送之上。9．公文正文。標注位置。在主送機關(guān)名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字。數(shù)字、年份(用阿拉伯數(shù)碼標識的)均不能回行。10．附件說明。標注位置。在正文空下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標點符號。過長，回行時，與上行附件名稱的首字對齊。11．發(fā)文機關(guān)署名。標注位置：成文日期上一行，以成文日期為準，居中編排。首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。－6－12．成文日期。。標注位置。成文日期的橫向距離是空右空4字字；應(yīng)以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。以阿拉伯數(shù)字標注。13．印章。標注位置?？v向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上。這樣要求是為了防止變造公文，因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變造”公文。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，可以通過加寬行距，或縮小行距、字距，擠出能容下印章的空間，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。主要是為了防止在空白頁私加文字。14．附注。標注位置。用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。附注是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發(fā)至縣團級”等，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的注釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。15．附件。：標注位置：“附件”二字及附件序號用3號黑體字頂格編排在版心的第一行。附件標題居中排在版心的第三行，格式同公文標題。附件的正式格式要求同正文。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件第左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件第左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。（三）版記部分16．抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。標注位置。左右各空1字，用4號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號，抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至版記部分，標識方法同抄送機關(guān)。抄送機關(guān)間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了防止在抄送機關(guān)之后私自加入其他的抄送機關(guān)，同樣有防止變造公文之意。17．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。標注位置。用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼將年月日標全，月日不編虛位，后加印發(fā)二字。印發(fā)機關(guān)名稱過長，自行簡化。18．．頁碼。標注位置。4號半角阿拉伯數(shù)字，數(shù)字左右各放一條一字線。一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。附件與正文一起裝訂時，頁碼連續(xù)編排。－8－特別說明：版記的位置第一，版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。之所以這樣規(guī)定，是為了保證公文的完整性。因為公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結(jié)束部分就是《格式》規(guī)定的版記。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準確認定公文是否完整。版記位置在實際操作中會遇到以下情況：◆公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記。此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關(guān)系?！艄牡钠绻谝粋€折頁(即有四面)以上，這時公文的頁數(shù)一般應(yīng)是4的倍數(shù)，此時版記也一定要放在最后一面面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)?！艄挠懈郊Ｈ绻郊詈蟮目瞻啄軌蛉菹掳嬗?，而該頁又正是4的倍數(shù)，此時版記應(yīng)置于該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標識自己的版記。各是各的。特別說明：其他三種公文的特點格式種類標識位置標題其他信函居中排布，上邊緣居上頁邊30mm；發(fā)文機關(guān)標識下4mm印一條紅色雙線；距下頁邊20mm印一條紅色雙線居中排布，與其上最后一個要素相距兩行版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后版心最下方；首頁不顯示頁碼命令居中排布，上邊緣居上頁發(fā)文機關(guān)標識邊20mm下空二行居中排令號，令號下空兩行排正文紀要居中排布，上邊緣居上頁邊35mm出席人用3號黑體，全角冒號后用3號仿宋體－10－公文18個要素要點要素名稱標注位置字體字號常見錯誤其他版頭份號頂格、版心左上角第l行用6位3號阿拉伯數(shù)字位置、位數(shù)、字號不是所有的公文都需密級和保密期限頂格、版心左上角第2行3號黑體字位置、類別、字體、字號絕密、機密和秘密緊急程度頂格、版心左上角3號黑體字位置、類別、字體、字號公文：特急、加急；電報：特提、特急、加急、平急發(fā)文機關(guān)標識居中排列，上邊緣至版心上邊緣35mm推薦紅色小標宋體字位置、字號、簡稱距頁邊距離：35+37mm發(fā)文字號標識下空2行，平行文居中，上行文左空一字3號仿宋字字體、字號、位置、括號發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成簽發(fā)人末位簽發(fā)人與發(fā)文字號同行，右空1字簽發(fā)人用3號仿宋體字，冒號后用3號楷體字位置、字體、字號多名簽發(fā)人，可每排排兩人主體標題間隔線下空2行，居中排布2號小標宋體字位置、字體、字號、文種發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容、文種必須顯示正文主送機關(guān)標題下空l行頂格，回行時仍頂格3號仿宋簡稱太長，移至版記紀要、公告等公布性文件不標正文主送機關(guān)名稱下1行，每段左空2字3號仿宋每頁22行，第行28字一級標題黑體二級楷本三四級仿宋附件說明正文下空l行左空2字；回行，與上行首字對齊3號仿宋位置、回行、序號：1．后不標點符號發(fā)文機關(guān)署名成文日期上一行，以成文日期為準，居中編排3號仿宋位置成立日期右空4字阿拉伯數(shù)字以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準印章縱向與正文的距離依印章的大小而定此頁無正文頂端上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)調(diào)整行距、字距附注成文時間下一行居左空2字加圓括號3號仿宋位置發(fā)至縣團級聯(lián)系人、電話附件頂格版心的第一行3號黑體漏標、不一致版記抄送機關(guān)左右各空1字4號仿宋字號、空格、標點符號用逗號隔開，最后標注句號印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字4號仿宋體阿拉伯數(shù)字位置、字號編虛位印發(fā)機關(guān)名稱過長，自行簡化頁碼距版心下邊緣7mm、單頁碼居右空一字雙頁碼左空一字4號半角阿拉伯數(shù)字、左右各放一字線字號、一字線、單右雙左附件與正文連續(xù)編排下面進行第二部分，公文寫作的一些基本原則、特點、要求，通知、報告、函等幾種通用公文的基本寫法。對于公文格式，大家花半個小時把十八個要素學(xué)習(xí)一下，就可以避免出現(xiàn)錯誤；如果你花一個小時，再把國標《格式》和兩辦《條例》學(xué)習(xí)一下，你不僅不會出現(xiàn)錯誤，而且可以指導(dǎo)別人，指出別人的錯誤。但對于公文寫作，特別是寫出一篇好公文，就是你聽我一天的課，也不可能立竿見影，只是杯水車薪。（一）公文特點。葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內(nèi)容是什么”，這個論述其實就提－12－到了標準公文（例如人民日報的社論、黨八股等）的規(guī)范性特征。洪應(yīng)明在《菜根譚》中說：“文章做到好處，無有他奇，只是恰好。”和公文打了這么多年交道，對公文與一般文章的區(qū)別，體會比較深。公文寫作，要求多，規(guī)范嚴，用詞精煉，不像宣傳文章，時間、地點、人物等要素一交待，就可以自由發(fā)揮了。實踐中，寫得好小說、散文等文章，但不一定寫得好公文，因為他們是兩種截然不同的文體。就依剛才讓大家找錯的公文為例，看似一篇簡單的公文，如果沒有一定的公文知識，也不簡單。公文具有特定的撰寫程式和行文格式。公文最大的特點是具有明確的公務(wù)性、鮮明的政治性、極高的權(quán)威性、作者的法定性、較強的時效性、體式的特定性、文風(fēng)的樸實性和嚴格的程序性。尤其是嚴格的程序性和體式的特定性，要求我們對公的格式規(guī)范必須有所了解，有所掌握。通過以上的分析^p，可以提煉出公文以下的特點：1.簡明。正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是公文的首要特點。2.準確。而所謂“準確”，就是要求公文要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達一樣將同樣一個意思重復(fù)三次。在意思清楚的前提下，寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個詞將核心意思表達出來。3.樸實。所謂“樸實”，就是指在寫作中不要去刻意地堆砌辭藻。一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。4.莊重。所謂“莊重”，是指在對整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響公文的嚴肅性。5.規(guī)范。公文寫作在很多方面還具有規(guī)范性強的特點，其中標點符號、層次結(jié)構(gòu)、數(shù)字使用、計量單位、文件引用用等規(guī)范性就尤為重要但是卻往往被大家所忽視。(二)公文寫作四要素。1.主旨。所謂“主旨”，就是公文的中心思想，即作者所要表達的意思。寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的；換而言之，就是對方看到該公文后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確、務(wù)實、集中、鮮明”的原則。2.材料。好的公文不是一蹴而就的，需要圍繞主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。例如撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān)的批文、章程等資料，以確保前后建立起聯(lián)系和呼應(yīng)。在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴，使用要巧”的原則。寫文章如烹小鮮，食材不齊，調(diào)料不備，廚藝不精，火候不夠，豈不難也。3.結(jié)構(gòu)。好的公文還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去－14－強調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。4.。語言。如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了公文的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實莊重，表達規(guī)范準確簡練”，最低要求必須進行拼寫檢查以保證用詞準確。(三)公文寫作四步驟。1.制定正確的行動目標。受眾在收文后采取怎樣的行動2.選擇文章的層次結(jié)構(gòu)。◆連貫式。層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時間順序來展開。適用于主要有工作報告、事故調(diào)查報告、工程報告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白?！舨⒘惺健哟闻c層次之間是并列關(guān)系。適用于這種層次結(jié)構(gòu)主要是報告、總結(jié)以及建議書等。◆分析^p問題式。圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開。四個類型：“只有結(jié)果”，包括批復(fù)、指示以及命令等。“提出問題并分析^p問題”，情況簡報?！疤岢鰡栴}并解決問題”，公告和通知。“提出問題、分析^p問題、解決問題”，通報和決議?！魡柎鹗健＿\用問答的形式來組織全篇。企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊、操作程序指南?！粜袆咏Y(jié)果式。先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實現(xiàn)方式。3.列出文章的大綱.列出大綱的工作實際上是“磨刀不誤砍柴功”的環(huán)節(jié)。動筆之前如果先做出一個大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。撰寫是一個“七分想，三分寫”的過程，列提綱是一個建立自己思維次序的過程；在合理的撰寫次序確立了之后，具體內(nèi)容的行文就是水到渠成了。◆提綱法：按照時間順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容?！糨椛浞ǎ菏且环N發(fā)散的思維方法，“腦力激蕩法”或者“頭腦風(fēng)暴法”。4.撰寫初稿。在經(jīng)過以上三個步驟之后，進入撰寫初稿階段。實際上，有了以上三個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個比較完整的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。當然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進行細致的校對，以使得文書更加地規(guī)范和生動。(四)公文寫作四技巧。1.把握受眾。努力做到“讀者為尊”。所謂的“讀者為尊”是運用情感指數(shù)、提升對讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題?！白钕忍峒白x者而非自己”的原則。在“讀者為尊”的理念中，應(yīng)“最先提及－16－讀者而非自己”的原則。20年《南方周末》新年賀詞：天天在地之間，時間綻放。這是我們在20年的第一次相見，愿你被夢想點亮。20年，你守護自己的生活，他們守護自己的工作。守護這份工作，就是在守護他們對生活的夢想。2.簡潔清晰。盡量做到行文簡潔，主題鮮明，重點突出，力避羅嗦冗長?！舨捎秒妶笪捏w。短小精干，的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金?！袅砑痈郊?。如果實在有太多需要說明的內(nèi)容，那么為了達到行文簡潔的目的，則可以將冗長的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開?！粼~句力求簡單精煉。應(yīng)該盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時，還應(yīng)該做到“一式一文主旨明確”，即用簡單的一句話表達一個意思即可，不要試圖用一個句子表達多個意思。◆取消。大膽割愛，取消文中一切與主題無關(guān)的材料；堅持一文一事，取消與實現(xiàn)制發(fā)目的無關(guān)的一切內(nèi)容；堅持直接表意的語體風(fēng)格；舍卻一切浮辭，套話、廢話、假話、空話、模棱兩可語義含混的話;簡單同義反復(fù)的話堅決去除?！魤嚎s。堅持開門見山壓縮開頭；使過渡簡潔，能用標號（序碼等）過渡的不用關(guān)聯(lián)詞語，能用關(guān)聯(lián)詞語的不用過渡句，能用過渡句的不用過渡段；積極正確地采用縮略語，規(guī)范地使用簡稱?！籼娲Ｒ愿攀龃斒?；以圖表代文字敘述；以附件代精細的正文；以合理的引用代議論分析^p；以詞形固定、詞義精確單一的術(shù)語代自然語言中的多義詞與詞義不確定的詞語；以標準化、樣板化、模式化文稿代隨機撰擬例行性內(nèi)容基本固定的文稿。適當運用縮略語。例如“三個代表”、“八榮八恥”等。值得注意的是，對縮略語的使用應(yīng)該把握適當?shù)脑瓌t，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語運用到公文。否則，很容易引起不必要的歧義。◆多用主動語式。在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。因此，寫作也應(yīng)該盡量采用主動語式。公文只是說明一個情況，而不是讓撰寫者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。忌曲筆、忌渲染、忌夸張、忌場景描寫、忌虛構(gòu)事實；忌用反語、擬人、夸張、雙關(guān)、象征等修辭格。3.準確規(guī)范?！魯?shù)字的使用規(guī)范真實準確。在公文中使用數(shù)字，要求真實準確。各個分數(shù)之和與總數(shù)相等。統(tǒng)計口徑一致。列舉數(shù)字有可比性。注意倍數(shù)關(guān)系分清楚漢字與阿拉伯數(shù)字的使用場合◆結(jié)構(gòu)層次規(guī)范第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”來表示；－18－第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”來表示；第三層，其層次編號可以用阿拉伯數(shù)字來表示；第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”來表示。結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級，不要越級使用各個層次的編號（意見、辦法除外）；不用第一、第二；不用其一、其二、其次等?！魳它c符號的使用規(guī)范標點符號種類。標點符號分為點號和標號兩大類：點號（7個點號）點號包括“句末點號”和“句內(nèi)點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點號”。標號（9個標號）標號包括了以下9種：①引號，又可分為單引和雙引；②括號；③破折號；④省略號；⑤著重號，用于在需要突出的內(nèi)容下用點做出標記；⑥連接號，即兩個同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺－淮河；⑦間隔號，通常用于西方人名之間，例如邁克·喬丹；⑧書名號；又可分為單書名號和雙書名號；⑨專名號，即畫于特點文學(xué)作品下邊的橫線。4.注意校核?！糇雠杂^者。人們對于自己的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實不然，如“燈下黑”。在校對的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個旁觀者，對自己的文章進行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯誤?！糇隼首x者。公文寫作時間要求都比較緊，但在這種較強的時間約束下切不可草草提交了事。在校核的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時進行修改和完善。僧“敲”月下門，與僧“推”月下門?！糇銮蠼陶?。白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請教；同樣的，在綜合校對階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。第三部分熟練掌握幾種常用文種一、通知（一）概述。通知是上級機關(guān)向下級機關(guān)傳達指示、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行文種。通知用得最為廣泛，因而使用頻率很高。通知具有使用范圍的廣泛性、文種使用的曉諭性和行文方向的不確定性等特點。（二）寫法。通知的作用不同，種類不同，其內(nèi)容和寫作要求也不完全一樣。－20－1.發(fā)布性通知.法規(guī)性文件經(jīng)有關(guān)部門制定以后，需要用通知的形式予以發(fā)布。這類通知的正文一般包括四個方面的內(nèi)容：一是文件的由來；二是文件名稱；三是希望和要求；四是附件。2.指示性通知。上級單位向下級單位對某一項工作的布置、要求、意見等往往用通知的形式傳達。這種通知帶有指令性，必須有根據(jù)、有目的、有任務(wù)、有要求。3.傳達性通知。這種通知帶有指示性、規(guī)定性，多用于上下級之間，職能部門與有關(guān)部門之間。對通知中的有關(guān)精神，必須遵照辦理、貫徹執(zhí)行。在寫法上，一般是先交代問題的來龍去脈，再講有關(guān)指示、意見、規(guī)定等，最后談希望或要求。4.轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知。上級或同級的來文要傳達到下屬單位貫徹執(zhí)行，需要用通知的形式，這種通知叫轉(zhuǎn)發(fā)型通知。其寫法一般有二種：其一是照轉(zhuǎn)照發(fā)。其二是除轉(zhuǎn)發(fā)文件以外，再根據(jù)本地區(qū)、本部門的具體情況，提出一些具體要求和希望。上級領(lǐng)導(dǎo)部門轉(zhuǎn)發(fā)下屬單位的來文，如報告、請示、意見等所用的通知稱為批轉(zhuǎn)型通知。有的照批照轉(zhuǎn)，有的加些指示性的意見。5.會議通知。會議通知要求以極其簡短的文字，寫明會議名稱、目的、內(nèi)容（日期、時間、地點、出席對象以及對出席者的要求等）。6.任免通知。即上級機關(guān)對于所任免的人員需要用通知行文任免和聘用。有的行政機關(guān)負責(zé)人的任免，除向規(guī)定范圍發(fā)通知外，還要向社會公布。二、報告（一）概述?！皥蟾妗笔窍录墮C關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，業(yè)務(wù)主管機關(guān)、部門向機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行機關(guān)向權(quán)力機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見建議、答復(fù)詢問所使用的陳述性上行公文?！皥蟾妗笔顷愂鲂晕捏w。寫作時要以事實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要表達方式?！皥蟾妗笔切姓闹械纳闲形姆N，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級機關(guān)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工作，或作出某一決策提供依據(jù)?！跋虑樯线_”是制發(fā)“報告”的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀地向上級反映具體情況，不要過多地采用議論和說明，表達方式以概括敘述為主。語氣要求委婉、謙和，不宜用指令性的語言。報告的主要特點，概括有四：一是報告的行文目的是向上級匯報本機關(guān)的工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這也是它與請示區(qū)別的重要區(qū)別之一。二是報告中一般不提出建議或意見。如果確需在某一領(lǐng)－22－域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附屬于批轉(zhuǎn)機關(guān)。三是報告在內(nèi)容上不象請示那樣有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié)構(gòu)也比較復(fù)雜。四是報告廣泛使用于下級機關(guān)向上級機關(guān)反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。報告的種類從內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告和例行工作報告。（二）寫法。報告的結(jié)構(gòu)一般由標題、主送機關(guān)、正文、落款和成文時間組成，下面分別介紹幾種報告寫法。1．匯報性報告。。匯報性報告主要是下級機關(guān)向上級機關(guān)、執(zhí)行機關(guān)向權(quán)力機關(guān)匯報工作、反映情況的報告。這種報告一般可分為兩種類型：◆綜合報告。這種報告是本單位、本部門或本地區(qū)、本系統(tǒng)工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性的報告。其內(nèi)容大體包括工作的進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見。這種報告的特點是全面、概括、精煉。所謂“全面”，是指報告的內(nèi)容要體現(xiàn)一個地區(qū)、一個部門在某一段期間內(nèi)的全面工作情況；所謂“概括精煉”，是指表述內(nèi)容的時候，少寫或不寫繁瑣的工作過程，要用結(jié)論性、要求性的語言，表達出某項工作的結(jié)果、希望或要求?！魧ｎ}報告。這種報告是本單位、本部門或本地區(qū)、本系統(tǒng)就某項工作或某個問題，向上級領(lǐng)導(dǎo)部門所寫的匯報性報告。其內(nèi)容與綜合性報告差不多，但也有自身的特點：一是內(nèi)容專一。也就是說，一份專題報告只反映某一方面的情況和問題。除了寫出事件的結(jié)果以外，常常把重點放在情況的闡述、事情的原委、性質(zhì)的分析^p和自己的看法上。如果是反映成績的報告，則應(yīng)把重點放在作法、成績、經(jīng)驗和總結(jié)上。也可就某一問題專門提出建議。二是針對性強。主要包括兩個方面的意思。一種是日常工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，向上級匯報以后可以及時得到支持或指示；一種是上級部門在安排部署某項工作任務(wù)時，就要求下級單位在一定期間把工作進展情況按期向領(lǐng)導(dǎo)匯報。領(lǐng)導(dǎo)要求什么，匯報什么，所以針對性較強。匯報性報告主要便于領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，為決策提供信息，除其中少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)下發(fā)外，一般只予呈送，并不要求領(lǐng)導(dǎo)回答或批準什么問題。2.答復(fù)性報告。。答復(fù)性報告是針對上級領(lǐng)導(dǎo)部門或業(yè)務(wù)管理部門所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不要涉及詢問以外的問題或情況。－24－3.呈報性報告。。呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件有關(guān)的事宜。4.例行工作報告。。例行工作報告是下級機關(guān)或企事業(yè)單位，因工作需要定期向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門所寫的報告。如財務(wù)部門定期向業(yè)務(wù)主管部門和財政、稅收、銀行等業(yè)務(wù)指導(dǎo)機關(guān)所呈送的財務(wù)報表，包括日報、周報、旬報、月報、季報等。三、請示權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，需要進行請示。請示在政府機關(guān)、私營企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應(yīng)用。1.請示的特點?！羰虑靶形?。事后行文叫報告，事前行文即為請示；也就是說，請示并不是先斬后奏的行為。◆一事一請。即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準?！粜枰鷱?fù)。即強調(diào)請示都是需要批復(fù)的。2.請示的寫作格式請示格式基本與前兩種公文一樣，但在最后結(jié)尾的時候需要注意：加上“妥否，請批示”、“以上如認為可行，請批準有關(guān)單位執(zhí)行”；在署名和時間部分必須要加蓋印章。3.寫請示有幾個注意事項。?！簟舨慌c報告混用；◆◆不相隸屬不行請示；◆◆不越級請示；◆◆不多頭主送；◆◆一文一事；◆◆不同時抄送下級。我們在日常公文處理中，經(jīng)常能看不遵守這幾條的請示，尤其是經(jīng)常能夠看到請示與報告不分的現(xiàn)象。4.請示與報告的區(qū)別。請示與報告是兩種性質(zhì)完全不同的文種。請示，適用于向上級機關(guān)請求指示、批準；報告，適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示與報告都屬于上行文，都具有反映情況、提出建議的功用，但也有其明顯的不同：◆行文目的不同。請示的目的是請求上級機關(guān)批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關(guān)了解下情，掌握情況，便于及時指導(dǎo)?！糁魉蜋C關(guān)不同。請示一般只寫一個主送機關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位報其上級機關(guān)的請示，應(yīng)根據(jù)請示的內(nèi)容注明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，主報機關(guān)負責(zé)答復(fù)請示事項；報告可以報送一個或多個上級機關(guān)。◆篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內(nèi)容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。－26－◆行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。◆處理類別不同。請示屬于“辦件”，指上級機關(guān)應(yīng)對請示類公文及時予以批復(fù)；報告屬于“閱件”，對報告類公文上級機關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但沒必要件件予以答復(fù)。◆內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事；報告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。請示屬于請示性公文，側(cè)重于提出司題和請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報工作，陳述意見或者建議。另外，請示與報告在標題寫作、結(jié)束用語大不相同。一般來講請示的標題中不寫報告二字，就是關(guān)于的請示；報告的標題中不寫請示二字，就是關(guān)于的報告。請示的結(jié)尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準”等形式，請示的結(jié)束用語必須明確表明需要上級機關(guān)回復(fù)的迫切要求；報告的結(jié)尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復(fù)的詞語。日常公文處理中，請示與報告不分是最為頭痛的問題之一，主要問題：◆把請示當作報告。就是把請求指示、批準的請示當作了報告。如《關(guān)于申請購買的報告》，指本機關(guān)根據(jù)工作需要，提出購買的要求，請求上級機關(guān)予以批準，批準后方可執(zhí)行的事情。這類應(yīng)屬于請示，而行文實踐中有時恰恰使用了報告這一文種?！舭褕蟾娈斪髡埵尽Ｓ行﹫蟾媸窍录壋仕徒o上級并要求批轉(zhuǎn)的報告，這類報告應(yīng)屬于呈轉(zhuǎn)性報告極易被當作請示。如《關(guān)于的報告》末尾處應(yīng)寫“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行。”屬于典型的呈轉(zhuǎn)性報告但是往往被當作了請示。◆請示與報告混合型，有些公文既請示工作又報告情況或者既報告情況又夾帶請示事項，這些形式都不符合文種的使用規(guī)范。如《關(guān)于的請示報告》，這類文件形式，其內(nèi)容既匯報了工作，又順便提出了請示或者一文數(shù)項請示，這種混合的形式，極易使上級機關(guān)理不出頭緒，處理了一件事情而耽誤了另外幾件事情。請示與報告不分，往往為正常的公文處理帶來不便，容易使錯批、漏批文件，甚至有時延誤事情的處理，嚴重影響公文質(zhì)量。四、批復(fù)批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文。1.批復(fù)的特點。批復(fù)具有以下的特點：◆指令性強。與主動發(fā)出的命令不同，批復(fù)是基于下級的請示而做出的被動的指示；因此，在做答復(fù)的過程中，實際上也就表明了上級機關(guān)的態(tài)度。◆針對性強。正如前文所分析^p的，請示是一事一請；因此，相應(yīng)的批復(fù)也是根據(jù)所請示的事情而做出的一個指示。◆態(tài)度鮮明。批復(fù)一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。－28－◆政策性強。上級在批復(fù)中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的某號條文。2.批復(fù)的寫作格式。批復(fù)還有一些專有的要求：◆在批復(fù)的正文中含有隱語，即是針對某一個請示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括“號文收悉”或者“某年某月某日關(guān)于事項的請示收悉”；◆給出答復(fù)意見應(yīng)該寫“經(jīng)研究答復(fù)如下”或者“特此批復(fù)”；◆與請示一樣，批復(fù)也必須要有公章。五、紀要對于各種組織的會議而言，最為重要的就是要有議有決，作為記錄會議決議的公文--紀要自然也非常重要了。1.紀要的作用和目的。紀要可以主要分為決定性的會議紀要和消息性的會議紀要，其作用在于：◆傳達會議精神；◆記錄議定的事項，即歸納、提煉和整理會議中的決議些內(nèi)容。2.會議紀要的寫作格式。紀要的寫作格式有如下比較特別的要求：◆紀要的標題中沒有發(fā)文機構(gòu)；◆將會議的目的、時間、地點、參加人、缺席人、缺席原因、主持人、報告人以及議程等內(nèi)容在導(dǎo)語中進行說明；◆紀要的主體為決議事項或者主要認識和意見；◆在紀要的最后要對未來進行展望。六、函（一）概述。函，俗稱信件。函作為一種公文，與私人信件有所不同。公文函，亦稱公函，談的是公務(wù)，主要內(nèi)容常用標題揭示。而一般私函，談的是個人私事，無標題。這是公函與一般私函的本質(zhì)區(qū)別。就使用范