會展現(xiàn)場運作基礎實訓指導手冊

會展現(xiàn)場運作基礎

實訓指導手冊2012—第—2013學年1學期專業(yè)會展策劃與管理班級會展班姓名張浩學號2012150454上海電子信息職業(yè)技術(shù)學院經(jīng)濟與管理系會展策劃與管理專業(yè)課程說明《會展現(xiàn)場運作基礎》課程共6個學分，共分為2個學期進行授課。本課程系統(tǒng)地講授會展業(yè)的基本理論和時代理念，是一門會展專業(yè)基礎課程。第一學期該課程主要講授會展業(yè)概述、會展與旅游、會議業(yè)、展覽業(yè)、獎勵旅游、節(jié)事活動等內(nèi)容，并介紹了發(fā)達國家會展業(yè)的成功經(jīng)驗及相關(guān)的會展業(yè)最新信息。授課中注重結(jié)合會展案例分析，并通過課堂學生討論等互動方式，激發(fā)學生的學習熱情，開拓學生視野和思路。通過本課程的學習，一方面使學生較系統(tǒng)地掌握會展的基本理論和方法，另一方面通過具體實例的分析使學生做到理論聯(lián)系實際，擴大學生的知識面，為第二學期的課程和其他專業(yè)課程打下堅實的基礎。第二學期該課程主要通過現(xiàn)場觀察會展如何進行運作讓學生了解專業(yè)基礎知識和熟悉專業(yè)技能的實踐課程。學生通過參觀不同類型的展會，可以對展會的組織情況、現(xiàn)場運作情況，展會的服務、場館的設施和服務等有較為全面、詳細的認識和了解，從而為其后續(xù)專業(yè)課程的學習奠定基礎。該實訓手冊要使用1學年，請各位同學妥善保管！/36實訓目標學生通過會展現(xiàn)場運作基礎實訓，能對展會的組織、運作程序、展會的服務、現(xiàn)場的組織和管理，會展場館和設施設備等有全面的認識和了解，能掌握基本的崗位技能，提高發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。技能目標掌握采集展會信息的方法；能夠根據(jù)任務目標快速準確地收集有效資料；能進行簡單的展臺、宣傳冊/單、展示道具、版面等的設計；能準確規(guī)范地繪制展位布局圖；培養(yǎng)根據(jù)指導計劃發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力；培養(yǎng)執(zhí)行指導計劃和完成任務的能力；培養(yǎng)團隊合作意識；培養(yǎng)同現(xiàn)場專家、工作人員等的溝通能力。/36實訓指導學生在實訓中要對以下專業(yè)知識有所了解，并在教師指導下完成相關(guān)的任務。一、展會基本信息采集1、展會的主辦單位，協(xié)辦單位，承辦單位，或其他組展單位；它們之間存在怎樣的關(guān)系？2、展會舉辦的時間，開展期間對外開放的時間？3、展會舉辦地點；周邊的交通是否方便？記錄并統(tǒng)計展會周邊的交通路線。4、展會的主題是什么？該主題能帶來什么樣的新展示、新見識、新思想（創(chuàng)意）、新特色？5、區(qū)分展會性質(zhì)是國際展，還是國內(nèi)展？若是國內(nèi)展則是展銷會、綜合展、還是專業(yè)展？二、展會開幕儀式1、了解并記錄開幕式的議程；開幕式有哪些活動？這些活動對展會起什么作用？開幕式上是否有突發(fā)事件：如有嘉賓晚到、設備故障等其他事件？若有，主辦方是如何應對的？2、開幕式上傳媒的選擇若展會是展銷會性質(zhì)，則其傳媒選擇了當?shù)啬男┲髁髅襟w或強勢媒體，是否做到了報媒，電媒，網(wǎng)媒的結(jié)合。若有，這些媒體是如何結(jié)合的？若展會是綜合展性質(zhì)，則傳媒選擇了當?shù)啬男﹤髅?、專業(yè)媒體參加，/36這些媒體有何特點？若展會是專業(yè)展，則傳媒選擇上是否有當?shù)刂髁骱蛷妱菝襟w參加，是否有專業(yè)媒體參加，是否有全國性主流媒體參加？若有，分別是哪些？3、采集相關(guān)的傳媒報道信息傳媒選擇若是報媒：則收集該報刊；如果是電視、網(wǎng)絡等其他媒體則記載該媒體播放的時間、欄目名稱，重復次數(shù)等相關(guān)信息。4、你覺得該展會在開幕式上傳媒間的合作，對展會的 VI（視覺識別）有什么作用？三、展會現(xiàn)場運營管理（一）現(xiàn)場觀眾信息采集及管理1、了解展覽現(xiàn)場觀眾信息采集的設備；現(xiàn)場制卡系統(tǒng)2、了解展會在觀眾登記信息內(nèi)容，并收集觀眾信息登記表和收集各類觀眾入場卡3、了解展覽現(xiàn)場觀眾信息采集的設備；4、了解展會門禁系統(tǒng)：展會是如何通過門禁系統(tǒng)實現(xiàn)人流控制的？5、了解觀眾尤其是專業(yè)觀眾、重點買家是如何實現(xiàn)同參展商對接的？6、如是否有導展員導引，預約、呼叫等信息服務。7、你所參加的展覽場館是否同期舉辦了兩個以上的展覽？若是則展覽場館的門禁系統(tǒng)是如何對多個展覽的人流和物流從時間和空間上區(qū)分開來的，是如何進行管理的？（二）展會現(xiàn)場運營/361、 了解并繪制展位的整體布局圖；了解是否有特裝展區(qū)、標準展區(qū)、低價展區(qū)等，這些區(qū)域分別位于展廳的什么位置？2、 了解展會的觀展導引：是否設置了地標、指示牌，在通道，入口等公共區(qū)域，對觀展路徑、觀眾休息區(qū)、餐飲區(qū)、洗手間等是否進行了標示？3、 收集展會的觀展指南：會刊、觀展手冊、展覽快訊等。4、 展覽現(xiàn)場是否設置有咨詢服務？分別提供什么樣的咨詢服務？5、 展會現(xiàn)場是否提供休憩服務？如設置有休息區(qū)、飲水區(qū)、就餐區(qū)、這些區(qū)域是否配備了座椅，供水、供餐設施？休憩服務區(qū)存在什么樣的問題？是否能滿足現(xiàn)場人員需求、衛(wèi)生條件等怎樣？6、 展會現(xiàn)場整體的衛(wèi)生狀況如何？存在什么樣的問題？7、 展會現(xiàn)場是否設置了安全指揮中心，有哪些安全設施？是否有監(jiān)控系統(tǒng)，在場館中是如何設置的？8、 展會現(xiàn)場是如何實現(xiàn)用電安全的？9、 展會的配套活動有哪些？如大型演藝活動：開幕晚會、走臺表演、歌舞表演等；專題活動：新商品推介會、促銷會、論壇、頒獎活動等，這些活動的效果如何？現(xiàn)場秩序如何、效果如何、是否達到活動的目的？存在哪些問題？提出你的建議。10、 展會現(xiàn)場有哪些廣告形式？如靜態(tài)廣告，動態(tài)廣告，視覺廣告，聽覺廣告，多媒體廣告，標牌廣告、汽球廣告、指示廣告，其他形式廣AR告等。/3611、 展會現(xiàn)場是否設有貴賓接待室？交易洽談區(qū)？如果沒有設置公共的交易洽談區(qū)，那么展商是如何解決交易洽談這個環(huán)節(jié)的？12、 參展商有哪些自辦活動：如互動活動，促銷活動，派贈活動等，統(tǒng)計一下采取各項活動的參展商數(shù)量。這些活動對展會現(xiàn)場秩序管理是否造成影響？是否存在潛在不安全因素？13、 參展商在展位是否播放了音像資料？若有你覺得應該注意哪些方面？14、 了解參展商在展會現(xiàn)場散發(fā)圖文資料的地點，這些地點選擇有何特點，有何影響？15、 了解特裝展臺的特點：是否有封頂?shù)亩鄬咏Y(jié)構(gòu)，是否設置有消防設備等。16、 展臺常用哪些設施？17、 找出你比較滿意的幾個展臺設計，了解該參展商參展的目的，分析其展臺設計是如何凸現(xiàn)主題達到預期效果的？你覺得是否還應該作改進，試作展臺設計效果圖。18、 找出你認為設計效果不佳的幾個展臺，了解相應參展商的參展目的，分析其設計沒能達到預期效果的原因？試提出你的修改方案，并作效果圖。19、 收集3—4份你認為有創(chuàng)意的產(chǎn)品宣傳冊/單或其他資料！同時收集3—4份你認為設計效果不佳的宣傳冊/單，根據(jù)宣傳冊的內(nèi)容，對其設計提出修改方案，并制作宣傳冊/單。四、場館設施/36（一）主體建筑與設施1、 展館的建筑特點：是單體建筑還是多展館組成的群體建筑；是單層建筑還是多層建筑；是只有展覽功能的單一功能建筑還是兼具辦公，會議等多功能建筑？2、展館是否具備辦公設施？如是否建立辦公大樓，并設置有辦公室。3、展覽場館是否有會議設施？如場館是否設置了會議大廳、會議室、洽談室、貴賓室以及新聞中心等，收集相關(guān)資料（二）展館的配套建筑和設施1、了解廣場、餐飲、停車場和休息場所等在場館中的位置。2、展覽場館的內(nèi)外連接通道：了解場館的外部通道：周邊的交通情況，是否有與機場、高速公路、軌道交通，公共交通等相連接？了解展覽場地的內(nèi)部通道，人流通道和物流通道及其相關(guān)設施。是否有電梯、貨梯？電梯和貨梯分別有幾部，位于場館何處？你認為如此布局是否合理？說出理由是否有自動人行梯、人行梯？自動人行梯和人行梯在場館中的布局是否合是否能滿足展會需求，存在哪些問題？說出理由，提出你的改進方案場館幾個入口，展館之間的通道是如何設置的？2、場館的倉儲場所與設施：倉儲場所在場館中的位置，配備了哪些設施。/36

注意事項學生在現(xiàn)場參觀要嚴格遵守展會現(xiàn)場秩序，注意人身安全，服從指導教師安排，認真做好參觀筆記，如實填寫實訓指導手冊，按時完成教師布置任務！一、安全要求：4節(jié)4節(jié)二、參觀要求：1、場館基本情況收集展覽館平面圖、展覽館的配套設施、展廳基本情況等；收集展廳的分類、面積、層高、展覽館的使用頻率；收集周邊的交通、餐飲、住宿分布情況；收集租賃該場館的費用等等。2、該展覽的情況收集展覽會的主題、名稱、時間、地點、展覽的亮點；收集展會的主辦單位，協(xié)辦單位，承辦單位，或其他組展單位；收集展覽會中的格局、展廳的類型、面積、材質(zhì)、展廳的標識系統(tǒng)等；收集展會的觀展指南、會刊、觀展手冊、展覽快訊；收集展館中優(yōu)秀和拙劣的展廳資料。9/369/36實訓指導計劃第一學期實訓指導要求：1、請同學利用雙休日去上海市區(qū)參觀一屆展覽會， 并完成后續(xù)的參觀展覽評價表。2、 本學期以小組形式完成一份小型會展策劃方案。3、 總結(jié)本學期所學習的內(nèi)容完成學習報告。計劃執(zhí)行情況反饋/36學習報告要求：根據(jù)課堂上所學的知識，并結(jié)合自己的認識對會展這個行業(yè)進行簡短的描述。從定義上看會展業(yè)是會議業(yè)和展覽業(yè)的總稱。是一個新興的服務行業(yè)，影響面廣，關(guān)聯(lián)度高。會展經(jīng)濟逐步發(fā)展成為新的增長點，而且會展業(yè)是發(fā)展?jié)摿Υ蟮男袠I(yè)之一。大力發(fā)展會展業(yè)，全面提升會展經(jīng)濟是關(guān)鍵，其次，會展業(yè)地位和作用日益凸現(xiàn)會展業(yè)涉及工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商貿(mào)等諸多產(chǎn)業(yè)，對結(jié)構(gòu)調(diào)整、開拓市場、促進消費、加強合作交流、擴大產(chǎn)品出口、推動經(jīng)濟快速持續(xù)健康發(fā)展等發(fā)揮重要作用，在城市建設、精神文明建設、和諧社會構(gòu)建中顯示出其特殊的地位和作用，并日益顯現(xiàn)出來。經(jīng)過一個學期的學習，我個人認為學習會展業(yè)能更多的與社會接觸，增加自己的社會閱歷和經(jīng)驗，為以后求職做好思想上和行動上的準備工作，我覺得學習會展現(xiàn)場運作這門課應當培養(yǎng)自己的吃苦耐勞的精神，加強自己的綜合素質(zhì)，鍛煉自己的社會適應能力，我認為這個行業(yè)發(fā)展前景還挺廣闊的。/36/36

參觀展覽評價表參觀地點上海世博展覽館2號、3號館參觀時間2012年12月15——12月16 日2天展會名稱2012冬季中國（上海）婚博會展會主題愛情展會類型婚慶婚博展會規(guī)模3000 家參展商， 34000 平方米展廳面積。該展館的使用頻率： 較高展館標攤租賃的價格：8800元/個與該展會配套的論壇數(shù)量2展廳層高： 5 米歷屆該展會的選址地點：2012年2月24-26日上海光大會展中心下屆該展會的選址地點：2013年9月10日上海世博展覽館展館內(nèi)配套設施的種類：有獨立的物流通道，安全出口，餐廳，休閑場所，特供停車場，咨詢點，有志愿者服務和專業(yè)工作人員隨時提供幫助。婚紗影樓、工作室精品區(qū) 結(jié)婚對鉆及珠寶首飾精品區(qū)婚慶用品精品區(qū)婚宴精品區(qū) 新婚生活精品服務區(qū)婚紗禮服及配飾精品區(qū)13/36展館在衛(wèi)生、安全措施的表現(xiàn)：展館衛(wèi)生實施齊全，衛(wèi)生保持良好，配備殘疾人通道，消防器具齊全，警務人員工作積極到位。場館周邊交通、住宿、餐飲等公共服務設施的羅列：上海溫瑪電子科技有限公司可提供落地式、壁掛式等多媒體液晶廣告機上海嘉煜賓館地鐵4號線標間價178元、上海梅麗亞晶商務酒店（浦東世博店）距展區(qū)2.5公里標間價190元、富驛時尚酒店（世博展覽館店）準四星級酒店距展區(qū)2.5公里標間價379元……14/36

15/36請簡述你對場館的評價及建議：展館面積大，參展商多，婚慶活動豐富，購物現(xiàn)場火熱有序。但現(xiàn)場人員多，服務人員還是不夠。參觀后記錄表轉(zhuǎn)下頁/36觀后感為期兩天的上海冬季婚博會這個周末終于在世博展覽館高調(diào)亮相，它是民政部門舉辦的國家級婚博會、全球超大規(guī)模世界級品牌結(jié)婚展、中國婚尚風向標，很隆重、很正式。拿著門票，懷著好奇心，雖然是冬天，冷天仍然壓制不住我出行的心。還沒到現(xiàn)場，就有很多的參展商給我們派發(fā)宣傳資料， 年輕的小姐都身著正裝、化淡妝，大有現(xiàn)代紅娘的感覺。世博展館 2號、3號展館外部現(xiàn)場布置宏大，正規(guī)，從海報到彩旗都極富氣氛、從票務發(fā)放到人員入場都很有秩序，看來又是精心準備的活動。的確，3000多家展商的展位布置，現(xiàn)場裝潢，活動策劃，門票銷售，入場安排等等一切展前工作復雜困難，可謂良苦用心。一句話從外部看來，活動組織的很條理、 準備很充分，宣傳很到位，各項工作井井有條。簽到還有禮品，這是第一份驚喜，心情激動的我只是為了看個熱鬧來參加，年少的我們只看過別人結(jié)婚，說白了對婚禮一無所知的我們都是第一次見識這樣的場面， 能夠感受到，很多的參展商家都是有備而來，從優(yōu)惠政策到宣傳方式都能看出。 現(xiàn)場的服務人員都熱情高漲，熱情的迎接賓客到自己的會場內(nèi)了解情況，哪怕是站上幾分鐘都行。剛一進門我們就被現(xiàn)場氣氛吸引了，哈哈，為了領(lǐng)到那可愛的小禮品 ，就到處觀賞吧。婚博會很多都是成雙成對來參加的，大都有備而來，雖然我們只/36是學習會展的學生，但這樣參加活動當然也會有意義、有結(jié)果。一家家的了解慢慢覺察到有點門道了，對婚禮的準備確實有點興趣了。精致的相冊、巨幅的相匾、還有各種造型、服裝，都吸引著我的眼球。不斷的詢問和了解，才發(fā)現(xiàn)工作室和影樓的拍攝風格和經(jīng)營方式都很不同，但是對于我這樣一個完全沒有婚禮消費的外行來說，很多細節(jié)和專業(yè)還是知之甚少。由于不了解行業(yè)特點、不了解如何要求，不了解對方的優(yōu)惠政策，讓自己對動輒幾千上萬的婚紗拍攝謹謹慎慎； 總感覺各家的婚紗拍攝都千篇一律，優(yōu)惠方式也都類似，沒有十分搶眼的地方，唯一的就是品牌不同。誠然，顧客都是個很容易被宣傳被拉攏的人，也可能是對方的宣傳方式獨特，或者自己的審美恰巧被迎合，每到一家站廳，經(jīng)理會過來優(yōu)惠游說，一點以一點的附贈禮品、 變化規(guī)格，再加上極具渲染性的語言，讓顧客的內(nèi)心感覺確實優(yōu)惠。參加這樣類型的展會，增長的是閱歷。對于有消費需求的人來講，在這里如果高高的擺著架子是很不合算的，要消費必須提前多方面了解，對品牌、 對方式乃至每個細節(jié)。對于參展商來講，了解就意味著機會，對于像我們這樣的學生來講，參加這樣的展覽會可以開拓視野， 增長見識，學習溝通技巧，更好的把專業(yè)知識和實際相結(jié)合，為了更好的學習和了解會展業(yè)，此次出行受益頗多。上?；椴媸钦故镜钠脚_、 是交流的平臺，是選擇的平臺。/36展會存在