采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件

第四章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)

本章從采購與應(yīng)付賬款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程入手，闡述該系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出等日常業(yè)務(wù)處理，以及該系統(tǒng)的其他與管理有關(guān)的模塊功能。第四章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)本章從采購與應(yīng)付賬款1學(xué)習(xí)目的描述采購業(yè)務(wù)流程說明采購業(yè)務(wù)中采用的控制措施掌握系統(tǒng)初始化的流程了解采購子系統(tǒng)內(nèi)部單據(jù)業(yè)務(wù)的關(guān)系及與總賬的聯(lián)系掌握采購子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)操作的流程學(xué)習(xí)目的描述采購業(yè)務(wù)流程2參考教材及資料《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》薛祖云主編，廈門大學(xué)出版社，2006年7月《電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》胡仁昱、嵇俊康、郭宗文編著，清華大學(xué)出版社，2004年1月《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》[美]GeorgeH.Bodnar著，清華大學(xué)出版社，2006年4月《金喋K/3標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)培訓(xùn)教材》金喋公司有限公司編，2007年1月《會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)》楊周南主編，首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2004年1月參考教材及資料《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》薛祖云主編，廈門大學(xué)出版社，23采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件4第一節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述一、采購管理

采購管理的目的：

☆減少資金的占用☆減少經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)和存儲(chǔ)的成本，把庫存減少到最低可接受程度

采購管理的內(nèi)容：

★實(shí)際采購量的控制★采購成本的控制★貨款結(jié)算的控制第一節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述一、采購管理5二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)

（一）特點(diǎn)

1、數(shù)據(jù)處理量大2、數(shù)據(jù)變化頻繁3、核算方法較復(fù)雜4、與存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)存在頻繁的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系

（二）目標(biāo)

1、采購核算與管理2、應(yīng)付賬款的核算與管理3、提供各種管理信息二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)6第二節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)流程分析一、采購業(yè)務(wù)流程采購是指選擇貨源、發(fā)出訂單、取得貨物或者獲得服務(wù)的業(yè)務(wù)過程。其一般步驟如下：

※決定需求※選擇貨源※請(qǐng)求報(bào)價(jià)※選擇供應(yīng)商※發(fā)出購買訂單※驗(yàn)收貨物※確認(rèn)發(fā)票※付款ERP信息系統(tǒng)可以存儲(chǔ)和處理大量有關(guān)采購業(yè)務(wù)流程的信息。SAPR/3利用其材料管理模塊來支持采購業(yè)務(wù)，它為采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)所需文件信息的建立和交換提供了一種在線且完全集成的系統(tǒng)。第二節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)流程分析一、采購業(yè)務(wù)流程71、確定需求

請(qǐng)購單是企業(yè)內(nèi)部建立的一種請(qǐng)求采購某種商品的文件記錄，其目的是為了保證企業(yè)在某一特定時(shí)點(diǎn)能夠及時(shí)使用。可以手工編制請(qǐng)購單，也可以由MRP（物料需求計(jì)劃）系統(tǒng)自動(dòng)編制請(qǐng)購單。

MRP系統(tǒng)可以自動(dòng)進(jìn)行相當(dāng)復(fù)雜的分析，根據(jù)客戶對(duì)貨物的需求以及客戶本身的生產(chǎn)進(jìn)程來決定是否有采購的必要。請(qǐng)購單一旦編制完成，就自動(dòng)傳遞給有關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審批。1、確定需求82、選擇貨源

系統(tǒng)自動(dòng)檢查與供應(yīng)商的供貨合同是否已經(jīng)簽訂。如果已簽訂了相關(guān)的合同，系統(tǒng)將核實(shí)所需的數(shù)量。如果還沒有簽訂相關(guān)的合同，則編制一份報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件。系統(tǒng)采用了許多技術(shù)方法來支持貨源選擇過程。它會(huì)自動(dòng)監(jiān)測與供應(yīng)商簽訂的綱要性協(xié)議書。系統(tǒng)保存了有關(guān)供應(yīng)商、合同有效期以及限額數(shù)量等相關(guān)信息。系統(tǒng)會(huì)將已獲得批準(zhǔn)和未獲得批準(zhǔn)的貨源列表保存下來。根據(jù)以前保存下來的某項(xiàng)貨物的供應(yīng)情況，選擇若干個(gè)供應(yīng)商，邀請(qǐng)其就所需貨物投標(biāo)。2、選擇貨源93、報(bào)價(jià)請(qǐng)求

在選擇好若干個(gè)供應(yīng)商后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一份報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件。報(bào)價(jià)請(qǐng)求編完后傳遞給供應(yīng)商，請(qǐng)其對(duì)所需貨物及勞務(wù)的價(jià)格及付款條件給予確認(rèn)。報(bào)價(jià)請(qǐng)求既可以采用紙質(zhì)文件的形式傳送，如傳真，也可以采用電子形式傳遞，如EDI。報(bào)價(jià)請(qǐng)求上還必須詳細(xì)說明申請(qǐng)的截止日期以及投標(biāo)的指導(dǎo)說明。問題：報(bào)價(jià)請(qǐng)求與請(qǐng)購單包含的信息是否相同？3、報(bào)價(jià)請(qǐng)求104、選擇供應(yīng)商

系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將企業(yè)的采購要求與報(bào)價(jià)單中記錄的供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，挑選出最合適的供應(yīng)商，然后向其他參與競標(biāo)但競標(biāo)失敗的供應(yīng)商發(fā)出拒絕信。經(jīng)常要用專門的技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)評(píng)估供應(yīng)商。系統(tǒng)可以提供一種自動(dòng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的方法，可在采購業(yè)務(wù)流程中協(xié)助企業(yè)完成評(píng)估。報(bào)價(jià)信息會(huì)儲(chǔ)存在采購信息記錄中，以備將來參考。4、選擇供應(yīng)商115、發(fā)出購買訂單

購買訂單用來確定供應(yīng)商，確認(rèn)訂購貨物名稱、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨方式和付款方式。企業(yè)經(jīng)常會(huì)建立自己特定的系統(tǒng)，以便針對(duì)特定的請(qǐng)購單自動(dòng)簽發(fā)購買訂單。如，系統(tǒng)可以在不超過規(guī)定的價(jià)格或者數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)下，自動(dòng)簽發(fā)一張購買訂單。購買訂單的種類：

﹡針對(duì)某一商品或勞務(wù)的購買訂單﹡有轉(zhuǎn)包合同性質(zhì)的購買訂單﹡有寄售性質(zhì)的購買訂單﹡有第三方購買訂單﹡存貨運(yùn)輸購買訂單5、發(fā)出購買訂單12綱要性協(xié)議書是企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的長期供貨的契約性意向書。其通常由信息要點(diǎn)和具體項(xiàng)目兩部分組成。

（1）合同（2）進(jìn)度協(xié)議。一份進(jìn)度協(xié)議可以分若干行項(xiàng)目分別列示，約定由企業(yè)制定一系列的進(jìn)度表，然后報(bào)送供應(yīng)商，這樣對(duì)于進(jìn)度協(xié)議的每行項(xiàng)目都會(huì)建立一個(gè)滾動(dòng)交貨進(jìn)度。（“準(zhǔn)時(shí)制”方式）綱要性協(xié)議書136、驗(yàn)收貨物

收貨文件的編制方式：（1）當(dāng)貨物入庫時(shí)，由存貨管理系統(tǒng)編制（2）參考購買訂單編制收貨文件（3）先過賬到質(zhì)量檢測賬戶下，如果通過檢測，一個(gè)轉(zhuǎn)移性的過賬操作會(huì)將貨物從質(zhì)量檢測賬戶轉(zhuǎn)入存貨

在登記收貨文件后，系統(tǒng)會(huì)編制一份存貨文件，以反映實(shí)際可以使用的存貨究竟有多少。同時(shí)會(huì)形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)記錄以反映總分類賬的處理。6、驗(yàn)收貨物147、確認(rèn)發(fā)票

在支付貨款前，必須根據(jù)收貨文件和原始的購買訂單文件對(duì)發(fā)票進(jìn)行檢查。對(duì)發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)可以將材料管理和采購與系統(tǒng)的其他組成模塊（賬務(wù)處理模塊和成本控制模塊）銜接在一起。當(dāng)發(fā)票確認(rèn)工作完成后，系統(tǒng)還可以自動(dòng)將購買訂單、收貨文件與發(fā)票3份文件進(jìn)行核對(duì)。7、確認(rèn)發(fā)票158、付款付款是按照購買訂單或者供應(yīng)商控制記錄中詳細(xì)規(guī)定的方式和條件來執(zhí)行的。8、付款169、控制記錄系統(tǒng)中建立控制記錄，必須有其特定的目標(biāo)，能反映企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。這些目標(biāo)通常以代碼來表示，為目標(biāo)設(shè)定的代碼包括若干區(qū)域，分別確定公司、工廠、倉庫位置、購買機(jī)構(gòu)以及采購小組。

◆公司代碼確定了一個(gè)具有資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的會(huì)計(jì)實(shí)體。◆工廠代碼用來確定某個(gè)獨(dú)立的場所。◆倉庫代碼用來確定貨物存放的具體位置。◆購買機(jī)構(gòu)代碼用來確定負(fù)責(zé)為某個(gè)或某幾個(gè)工廠協(xié)商購買事宜的單位。◆采購小組代碼用來確認(rèn)對(duì)材料的具體采購或者材料的等級(jí)負(fù)責(zé)的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)，采購小組是企業(yè)與供應(yīng)商的主要聯(lián)系人。9、控制記錄17二、采購交易循環(huán)控制

圖4-1（a）--（c）是一份采購業(yè)務(wù)流程圖中涉及的所有文件構(gòu)成的分析流程圖。在該流程中，最為突出的循環(huán)控制有：請(qǐng)購、采購、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金支出、總分類賬。

（一）請(qǐng)購（倉儲(chǔ)）

請(qǐng)購單一定要經(jīng)過最初提出申請(qǐng)的部門的審核二、采購交易循環(huán)控制18準(zhǔn)備請(qǐng)購單請(qǐng)購單處理請(qǐng)購單采購查核貨物收貨的處理收貨報(bào)告應(yīng)付賬款收貨報(bào)告交付單收貨采購數(shù)據(jù)庫圖4-1（a）采購業(yè)務(wù)流程準(zhǔn)備請(qǐng)購單請(qǐng)購單處理請(qǐng)購單采購查核貨物收貨的收貨報(bào)告應(yīng)付賬款19（二）采購

采購過程如何完成取決于公司采購職能的集中化程度。采購部門選擇好供應(yīng)商后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購單編制一份購買訂單，并把其副本送交供應(yīng)商。應(yīng)付賬款、請(qǐng)購以及收貨部門在接下來的訂單處理過程中將會(huì)分別接觸并處理購買訂單。（二）采購20請(qǐng)購單準(zhǔn)備訂單選擇供應(yīng)商訂單的處理采購訂單供應(yīng)商采購數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商發(fā)票發(fā)票的查核發(fā)票應(yīng)收賬款圖4-1（b）采購請(qǐng)購單準(zhǔn)備訂單選擇供應(yīng)商訂單的處理采購訂單供應(yīng)商采購數(shù)據(jù)庫供21（三）收貨收貨部門可以直接處理購買訂單，并將其與從供應(yīng)商處運(yùn)來的貨物進(jìn)行核對(duì)。收貨程序要求對(duì)運(yùn)到的貨物進(jìn)行獨(dú)立清點(diǎn)，并編制收貨報(bào)告。清點(diǎn)過程可以使用獨(dú)立盤點(diǎn)或盲點(diǎn)。（三）收貨22供應(yīng)商交付單盲點(diǎn)交付單倉庫與采購訂單匹配輸入收貨信息采購數(shù)據(jù)庫訂單處理收貨報(bào)告?zhèn)}庫圖4-1（c）收貨供應(yīng)商交付單盲點(diǎn)交付單倉庫與采購訂輸入收采購數(shù)據(jù)庫訂單處理收23（四）倉儲(chǔ)倉儲(chǔ)部門在收貨部門之后再次確認(rèn)貨物已經(jīng)收到，具體做法是簽收收貨報(bào)告，并傳遞給應(yīng)付賬款部門。對(duì)所購貨物的接收進(jìn)行獨(dú)立的檢查確認(rèn)，是采購業(yè)務(wù)流程的一個(gè)重要控制點(diǎn)。（四）倉儲(chǔ)24（五）應(yīng)付賬款記錄一次采購業(yè)務(wù)必須具備4種相關(guān)的文件記錄（原始憑證）：請(qǐng)購單、購買訂單、收貨報(bào)告、發(fā)票。付款活動(dòng)中使用憑單系統(tǒng)是對(duì)采購業(yè)務(wù)采取的一種必要的控制措施。憑單系統(tǒng)控制外的控制措施：1、收貨職能要與貨物的保管職能分離。在授權(quán)付款之前，必須要收到收貨職能和保管職能兩方面的確認(rèn)。2、負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員只能處理與其有關(guān)的文件，不能單獨(dú)接觸貨物或現(xiàn)金。（五）應(yīng)付賬款253、請(qǐng)購單應(yīng)當(dāng)由采購部門以外的部門單獨(dú)進(jìn)行復(fù)查。4、發(fā)票在送交應(yīng)付賬款部門之前，要交采購部門進(jìn)行必要的復(fù)查和核準(zhǔn)5、采購條件一般應(yīng)由采購部門以外的其他部門來評(píng)價(jià)是否恰當(dāng)6、存貨記錄應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，以便能客觀反映實(shí)際收到的存貨數(shù)量3、請(qǐng)購單應(yīng)當(dāng)由采購部門以外的部門單獨(dú)進(jìn)行復(fù)查。26（六）采購業(yè)務(wù)流程中的誠信問題

購買訂單和收貨報(bào)告可以控制個(gè)別的采購活動(dòng)，但不能對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的控制。整個(gè)采購業(yè)務(wù)流程的控制焦點(diǎn)集中在采購方和供應(yīng)商關(guān)系的誠實(shí)性上。大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)為，通過書面的政策和程序手冊(cè)來控制采購業(yè)務(wù)流程是可行的，也是必需的。采購政策中要求公平競價(jià)，可以通過使用報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件來保證公平競價(jià)。采購方必須通過簽發(fā)報(bào)價(jià)請(qǐng)求來要求供應(yīng)商競價(jià)。采購方收到供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)后，將有關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，由采購經(jīng)理進(jìn)行檢查。評(píng)價(jià)和選擇供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方法一般是基于供應(yīng)商本身的特征，這被稱為供應(yīng)商評(píng)分計(jì)劃。（六）采購業(yè)務(wù)流程中的誠信問題27（七）供應(yīng)商評(píng)分計(jì)劃當(dāng)需要對(duì)若干個(gè)獨(dú)立評(píng)價(jià)者的意見做出一個(gè)客觀的評(píng)價(jià)時(shí)，也就是說，同一系統(tǒng)內(nèi)多種評(píng)價(jià)混合在一起時(shí)，使用選擇供應(yīng)商的特征評(píng)分法是可行的。特征評(píng)分法的步驟：確認(rèn)并列示評(píng)價(jià)中所包含的供應(yīng)商的各種特征根據(jù)重要性和客觀性原則，為每個(gè)特征設(shè)定一個(gè)權(quán)數(shù)每個(gè)評(píng)估者對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的各項(xiàng)特征進(jìn)行排序，在1~10分內(nèi)打分將每項(xiàng)特征的分?jǐn)?shù)乘以其預(yù)先設(shè)定的權(quán)數(shù)，然后加總得到每個(gè)供應(yīng)商的最終分?jǐn)?shù)（七）供應(yīng)商評(píng)分計(jì)劃28三、現(xiàn)金支出（貨款支付）業(yè)務(wù)流程通常情況下，支票用于大額現(xiàn)金支出，而貨幣支出則僅限于從定額備用金中的小額提取?，F(xiàn)金支出業(yè)務(wù)流程中的主要控制特征包括：使用憑單系統(tǒng)來支持支票的提取，批準(zhǔn)支付與實(shí)際付款的職能分離，獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。（一）應(yīng)付賬款應(yīng)付賬款部門會(huì)接觸到現(xiàn)金支出所涉及的文件。這些文件經(jīng)過檢查和完整性確認(rèn)，進(jìn)一步編制成付款憑單。三、現(xiàn)金支出（貨款支付）業(yè)務(wù)流程29請(qǐng)購單采購訂單收貨報(bào)告發(fā)票恢復(fù)文檔采購數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)備憑單憑單處理憑單支票憑單日記賬憑單總賬現(xiàn)金支出在到期日憑單登記簿應(yīng)付賬款請(qǐng)購單采購訂單收貨報(bào)告發(fā)票恢復(fù)文檔采購數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)備憑單憑單處理30（二）現(xiàn)金支出（貨款支付）現(xiàn)金支出部門從應(yīng)付賬款部門取得有關(guān)的支票和憑單，在對(duì)支票和憑單進(jìn)行必要的檢查后，在支票上簽字蓋章，將相關(guān)憑單注銷并按號(hào)碼整理歸檔。（二）現(xiàn)金支出（貨款支付）31憑單支票憑單在支票上簽字憑單支票憑單支票簽字后取消憑單過賬支票登記簿憑單支票控制匯總總賬直接付款應(yīng)付賬款貨款支付憑單支票憑單在支票上簽字憑單支票憑單支票簽字過賬支票登記簿憑32（三）總分類賬總分類賬部門從應(yīng)付賬款部門接到日記賬憑證，從現(xiàn)金支出部門接到控制總額。將兩個(gè)金額比較核對(duì)，確定一致后記入總分類賬。（三）總分類賬33控制匯總?cè)沼涃~憑證出納應(yīng)付賬款比較過賬總賬處理控制匯總?cè)沼涃~憑證總賬總賬登記控制匯總?cè)沼涃~憑證出納應(yīng)付賬款比較過賬總賬處理控制匯總?cè)沼涃~34采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件35四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件供應(yīng)商檔案文件、部門檔案文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件、存貨檔案文件等（二）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件1、采購訂單文件2、入庫單文件3、采購發(fā)票文件4、付款單文件5、應(yīng)付賬款文件四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件36第三節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)代碼

及其主要功能模塊一、數(shù)據(jù)代碼設(shè)計(jì)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)代碼有存貨代碼、存貨類別代碼、倉庫代碼、部門代碼、供應(yīng)商代碼等。采購及存貨子系統(tǒng)中有關(guān)采購、應(yīng)付賬款的所有數(shù)據(jù)處理都是圍繞供應(yīng)商這個(gè)中心環(huán)節(jié)而設(shè)計(jì)的。必須為每一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行編碼。供應(yīng)商代碼一般也采用群碼方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，以便根據(jù)采購管理、往來賬管理和提供各種采購信息的需要進(jìn)行分類、匯總。供應(yīng)商編碼一般應(yīng)包括供應(yīng)商所屬國家、地區(qū)以及供應(yīng)商單位性質(zhì)等信息。第三節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)代碼

37××××××××××供應(yīng)商序號(hào)城市或地區(qū)區(qū)號(hào)區(qū)域編碼用10位代碼表示供應(yīng)商代碼的編碼規(guī)則××××××××××供應(yīng)商序號(hào)城市或地區(qū)區(qū)號(hào)區(qū)域編碼用10位38二、系統(tǒng)主要功能模塊系統(tǒng)主要功能模塊應(yīng)包括：◆初始化模塊◆業(yè)務(wù)單據(jù)輸入◆業(yè)務(wù)處理◆賬表輸出◆自動(dòng)轉(zhuǎn)賬◆系統(tǒng)維護(hù)二、系統(tǒng)主要功能模塊39采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件40第四節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化設(shè)置

初始化設(shè)置是為用戶在計(jì)算機(jī)上處理自己企業(yè)的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)提供一個(gè)合適的運(yùn)行環(huán)境而設(shè)計(jì)的模塊，其目的是使通用的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)本企業(yè)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)的管理需要，同時(shí)，也提供了企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生時(shí)對(duì)已有的設(shè)置進(jìn)行修改的平臺(tái)。初始化設(shè)置主要內(nèi)容包括：供應(yīng)商檔案設(shè)置、部門檔案設(shè)置、職員檔案設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置、付款條件設(shè)置、采購類型設(shè)置、單據(jù)設(shè)計(jì)以及年初建賬等。第四節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化設(shè)置初始41第五節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入（一）數(shù)據(jù)輸入的類型1、初始數(shù)據(jù)的輸入2、和其他子系統(tǒng)集成時(shí)自動(dòng)調(diào)入數(shù)據(jù)3、日常交易數(shù)據(jù)的輸入第五節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入42

（二）采購訂單的輸入----P129圖4-7（三）入庫單與退貨單的輸入----P131圖4-8（四）采購發(fā)票的輸入----P140圖4-9（五）付款單的輸入----P131圖4-10（六）日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入的控制（二）采購訂單的輸入----P129圖4-743二、數(shù)據(jù)處理（一）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)根據(jù)日常業(yè)務(wù)處理輸入數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成相應(yīng)的憑證，通過自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中。二、數(shù)據(jù)處理44

（二）采購結(jié)算1、自動(dòng)采購結(jié)算2、手工采購結(jié)算（三）往來核銷1、自動(dòng)核銷業(yè)務(wù)號(hào)勾對(duì)、逐筆勾對(duì)、總額勾對(duì)2、手工勾對(duì)（二）采購結(jié)算45三、賬表輸出與系統(tǒng)維護(hù)（一）賬表輸出1、統(tǒng)計(jì)類報(bào)表采購訂貨明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、采購明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、增值稅抵扣表、費(fèi)用明細(xì)表等2、分析類報(bào)表訂單執(zhí)行情況表、結(jié)算明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、貨到票未到明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、在途存貨余額表、暫估入庫余額表等三、賬表輸出與系統(tǒng)維護(hù)46（二）系統(tǒng)維護(hù)▲數(shù)據(jù)備份▲數(shù)據(jù)恢復(fù)▲口令修改▲獲取外部數(shù)據(jù)（二）系統(tǒng)維護(hù)47案例：你受雇于ABC有限公司，審核其采購、接收、庫存以及原材料發(fā)放的內(nèi)部控制。你對(duì)ABC有限公司流程的描述如下：主要由昂貴的電子元件組成的原材料存放在一個(gè)上鎖的庫房里。庫房人員包括一名監(jiān)督員和四名職員。他們都經(jīng)過訓(xùn)練、很有能力，并且購買了保險(xiǎn)。只有經(jīng)過生產(chǎn)部門某個(gè)領(lǐng)班書面的或口頭的授權(quán)，才可以從庫房轉(zhuǎn)移原材料。由于沒有采用永續(xù)盤存制，庫房職員沒有記錄貨物的接收與發(fā)放。為了彌補(bǔ)永續(xù)盤存記錄的短缺，庫房職員在很好的監(jiān)督下，每月進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，并且在進(jìn)行存貨盤點(diǎn)的時(shí)候采取了適當(dāng)?shù)某绦?。在?shí)物盤點(diǎn)之后，庫房監(jiān)督員把盤點(diǎn)的數(shù)目與預(yù)先定好的追加訂購水平相匹配。如果給定部件的數(shù)目小于追加訂購水平，監(jiān)督員將在材料請(qǐng)求單上輸入部件編號(hào)，然后將其發(fā)送給應(yīng)付賬款職員。應(yīng)付賬款職員為每個(gè)預(yù)先定好的追加訂購量準(zhǔn)備采購訂單，然后把采購訂單寄給最近一次采購部件的供應(yīng)商。案例：48

當(dāng)訂購的材料到達(dá)ABC公司時(shí)，庫存部門職員進(jìn)行接收。職員盤點(diǎn)貨物，并對(duì)照提貨單上的貨物進(jìn)行核實(shí)。將所有供應(yīng)商的提貨單簽名、標(biāo)注日期，然后歸檔，作為收貨報(bào)告保存在倉儲(chǔ)部門。要求：（1）編制一個(gè)邏輯業(yè)務(wù)流程圖（2）編制一個(gè)分析流程圖（3）描述內(nèi)部控制的缺陷，并為ABC有限公司的采購、收貨、庫存以及原材料發(fā)放流程推薦一些改進(jìn)措施。當(dāng)訂購的材料到達(dá)ABC公司時(shí)，庫存部門職員進(jìn)行接49庫房應(yīng)付賬款記賬員供應(yīng)商生產(chǎn)領(lǐng)班存貨再訂購標(biāo)準(zhǔn)收貨提貨單書面或口頭授權(quán)清點(diǎn)收貨報(bào)告材料需求清單購買訂單庫房應(yīng)付賬款供應(yīng)商生產(chǎn)領(lǐng)班存貨再訂購標(biāo)準(zhǔn)收貨提貨單書面或口頭50生產(chǎn)部門倉儲(chǔ)部門應(yīng)付賬款供應(yīng)商領(lǐng)料單領(lǐng)料單批準(zhǔn)發(fā)料定期盤點(diǎn)盤點(diǎn)報(bào)告確定再訂購點(diǎn)物料需求清單物料需求清單確定購買單購買訂單選擇供應(yīng)商購買訂單發(fā)貨提貨單提貨單驗(yàn)貨生產(chǎn)部門倉儲(chǔ)部門應(yīng)付賬款供應(yīng)商領(lǐng)料單領(lǐng)料單批準(zhǔn)發(fā)料定期盤點(diǎn)盤51缺陷改進(jìn)措施1、有某個(gè)生產(chǎn)部門領(lǐng)班的口頭授權(quán)，原材料就可以從庫房轉(zhuǎn)移。2、ABC公司每月進(jìn)行實(shí)物的手工盤點(diǎn)并不能彌補(bǔ)永續(xù)盤存系統(tǒng)的缺陷。月底庫存的數(shù)量并不能用到下個(gè)月盤點(diǎn)的時(shí)候。如果公司將盤點(diǎn)考慮到追加訂購水平的設(shè)定上，將意味著一筆較大的存貨投資。1、只有經(jīng)過被授權(quán)生產(chǎn)部門領(lǐng)班的書面批準(zhǔn)，原材料才可以從庫房轉(zhuǎn)移。并且授權(quán)表格必須事先編碼和清點(diǎn)，并列示數(shù)量和工作或生產(chǎn)編碼，并注明日期。2、永續(xù)盤存系統(tǒng)應(yīng)該在非庫管員的控制之下。系統(tǒng)應(yīng)該包括每個(gè)原材料項(xiàng)目的數(shù)量和價(jià)值。在合理的間隔期內(nèi)，每個(gè)永續(xù)盤存記錄上的總存貨價(jià)值都應(yīng)該與總分類賬進(jìn)行比較。在采用實(shí)物盤點(diǎn)時(shí)，還應(yīng)該與永續(xù)盤點(diǎn)記錄相比較。如果有出入，應(yīng)該進(jìn)行調(diào)查，如果永續(xù)盤存記錄有錯(cuò)誤，則應(yīng)該進(jìn)行調(diào)整。另外，應(yīng)該對(duì)廢棄的存儲(chǔ)材料進(jìn)行控制。缺陷改進(jìn)措施1、有某個(gè)生產(chǎn)部門領(lǐng)班的口頭授權(quán)，原材料就可以從52缺陷改進(jìn)措施3、原材料依據(jù)預(yù)定的追趕加訂購水平和數(shù)量進(jìn)行購買。因?yàn)樯a(chǎn)水平在一年內(nèi)會(huì)有變化，對(duì)當(dāng)期生產(chǎn)需求來說，訂購數(shù)量也許會(huì)太少或太多。4、應(yīng)付賬款職員同時(shí)處理采購職責(zé)和發(fā)票的支付，這不符合職責(zé)分離原則。3、對(duì)原材料的購買需求應(yīng)該來自生產(chǎn)部門的管理層，并且應(yīng)該依據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度和永續(xù)盤存記錄上的數(shù)量為基礎(chǔ)。4、采購職責(zé)應(yīng)集中在一個(gè)獨(dú)立的部門。這個(gè)部門應(yīng)發(fā)出并控制原始的預(yù)先編碼的購買訂單。購買訂單的副本應(yīng)送交會(huì)計(jì)部門和接收部門。還需考慮接收副本上是否需要列示貨物數(shù)量。缺陷改進(jìn)措施3、原材料依據(jù)預(yù)定的追趕加訂購水平和數(shù)量進(jìn)行購買53缺陷改進(jìn)措施5、原材料總是在同一供應(yīng)商處購買。6、沒有專門的收貨部門或收貨報(bào)告。為了滿足適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離的要求，負(fù)責(zé)收貨的人員應(yīng)從倉儲(chǔ)部門中分離出來。7、沒有貨物檢驗(yàn)部門。因?yàn)榘嘿F的電子元件要求達(dá)到某些確定的規(guī)格，當(dāng)收到貨物時(shí)應(yīng)對(duì)這些要求進(jìn)行檢查。5、采購部門應(yīng)該對(duì)每一次具體的采購進(jìn)行招標(biāo)。6、應(yīng)該設(shè)立單獨(dú)的收貨部門。這個(gè)部門的人員應(yīng)該清點(diǎn)或稱量所有接收的貨物，并準(zhǔn)備一份預(yù)先編碼的收貨報(bào)告。這些報(bào)告應(yīng)該經(jīng)過簽名，標(biāo)明日期，并在適當(dāng)?shù)目刂浦?。收貨?bào)告的副本應(yīng)送往會(huì)計(jì)部門、采購部門和倉儲(chǔ)部門。7、應(yīng)設(shè)立檢驗(yàn)部門，在接收貨物時(shí)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。應(yīng)準(zhǔn)備預(yù)先編碼的檢驗(yàn)報(bào)告并及時(shí)清點(diǎn)。這些報(bào)告的副本應(yīng)被送往會(huì)計(jì)部門。缺陷改進(jìn)措施5、原材料總是在同一供應(yīng)商處購買。5、采購部門應(yīng)541、應(yīng)如何應(yīng)對(duì)采購業(yè)務(wù)中的誠信問題2、請(qǐng)選擇兩外會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行差異化比較1、應(yīng)如何應(yīng)對(duì)采購業(yè)務(wù)中的誠信問題55演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！56第四章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)

本章從采購與應(yīng)付賬款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程入手，闡述該系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出等日常業(yè)務(wù)處理，以及該系統(tǒng)的其他與管理有關(guān)的模塊功能。第四章采購與應(yīng)付子系統(tǒng)本章從采購與應(yīng)付賬款57學(xué)習(xí)目的描述采購業(yè)務(wù)流程說明采購業(yè)務(wù)中采用的控制措施掌握系統(tǒng)初始化的流程了解采購子系統(tǒng)內(nèi)部單據(jù)業(yè)務(wù)的關(guān)系及與總賬的聯(lián)系掌握采購子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)操作的流程學(xué)習(xí)目的描述采購業(yè)務(wù)流程58參考教材及資料《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》薛祖云主編，廈門大學(xué)出版社，2006年7月《電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》胡仁昱、嵇俊康、郭宗文編著，清華大學(xué)出版社，2004年1月《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》[美]GeorgeH.Bodnar著，清華大學(xué)出版社，2006年4月《金喋K/3標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)培訓(xùn)教材》金喋公司有限公司編，2007年1月《會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)》楊周南主編，首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2004年1月參考教材及資料《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》薛祖云主編，廈門大學(xué)出版社，259采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件60第一節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述一、采購管理

采購管理的目的：

☆減少資金的占用☆減少經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)和存儲(chǔ)的成本，把庫存減少到最低可接受程度

采購管理的內(nèi)容：

★實(shí)際采購量的控制★采購成本的控制★貨款結(jié)算的控制第一節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述一、采購管理61二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)

（一）特點(diǎn)

1、數(shù)據(jù)處理量大2、數(shù)據(jù)變化頻繁3、核算方法較復(fù)雜4、與存貨子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)存在頻繁的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系

（二）目標(biāo)

1、采購核算與管理2、應(yīng)付賬款的核算與管理3、提供各種管理信息二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo)62第二節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)流程分析一、采購業(yè)務(wù)流程采購是指選擇貨源、發(fā)出訂單、取得貨物或者獲得服務(wù)的業(yè)務(wù)過程。其一般步驟如下：

※決定需求※選擇貨源※請(qǐng)求報(bào)價(jià)※選擇供應(yīng)商※發(fā)出購買訂單※驗(yàn)收貨物※確認(rèn)發(fā)票※付款ERP信息系統(tǒng)可以存儲(chǔ)和處理大量有關(guān)采購業(yè)務(wù)流程的信息。SAPR/3利用其材料管理模塊來支持采購業(yè)務(wù)，它為采購業(yè)務(wù)流程內(nèi)所需文件信息的建立和交換提供了一種在線且完全集成的系統(tǒng)。第二節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)流程分析一、采購業(yè)務(wù)流程631、確定需求

請(qǐng)購單是企業(yè)內(nèi)部建立的一種請(qǐng)求采購某種商品的文件記錄，其目的是為了保證企業(yè)在某一特定時(shí)點(diǎn)能夠及時(shí)使用?？梢允止ぞ幹普?qǐng)購單，也可以由MRP（物料需求計(jì)劃）系統(tǒng)自動(dòng)編制請(qǐng)購單。

MRP系統(tǒng)可以自動(dòng)進(jìn)行相當(dāng)復(fù)雜的分析，根據(jù)客戶對(duì)貨物的需求以及客戶本身的生產(chǎn)進(jìn)程來決定是否有采購的必要。請(qǐng)購單一旦編制完成，就自動(dòng)傳遞給有關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審批。1、確定需求642、選擇貨源

系統(tǒng)自動(dòng)檢查與供應(yīng)商的供貨合同是否已經(jīng)簽訂。如果已簽訂了相關(guān)的合同，系統(tǒng)將核實(shí)所需的數(shù)量。如果還沒有簽訂相關(guān)的合同，則編制一份報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件。系統(tǒng)采用了許多技術(shù)方法來支持貨源選擇過程。它會(huì)自動(dòng)監(jiān)測與供應(yīng)商簽訂的綱要性協(xié)議書。系統(tǒng)保存了有關(guān)供應(yīng)商、合同有效期以及限額數(shù)量等相關(guān)信息。系統(tǒng)會(huì)將已獲得批準(zhǔn)和未獲得批準(zhǔn)的貨源列表保存下來。根據(jù)以前保存下來的某項(xiàng)貨物的供應(yīng)情況，選擇若干個(gè)供應(yīng)商，邀請(qǐng)其就所需貨物投標(biāo)。2、選擇貨源653、報(bào)價(jià)請(qǐng)求

在選擇好若干個(gè)供應(yīng)商后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一份報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件。報(bào)價(jià)請(qǐng)求編完后傳遞給供應(yīng)商，請(qǐng)其對(duì)所需貨物及勞務(wù)的價(jià)格及付款條件給予確認(rèn)。報(bào)價(jià)請(qǐng)求既可以采用紙質(zhì)文件的形式傳送，如傳真，也可以采用電子形式傳遞，如EDI。報(bào)價(jià)請(qǐng)求上還必須詳細(xì)說明申請(qǐng)的截止日期以及投標(biāo)的指導(dǎo)說明。問題：報(bào)價(jià)請(qǐng)求與請(qǐng)購單包含的信息是否相同？3、報(bào)價(jià)請(qǐng)求664、選擇供應(yīng)商

系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將企業(yè)的采購要求與報(bào)價(jià)單中記錄的供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，挑選出最合適的供應(yīng)商，然后向其他參與競標(biāo)但競標(biāo)失敗的供應(yīng)商發(fā)出拒絕信。經(jīng)常要用專門的技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)評(píng)估供應(yīng)商。系統(tǒng)可以提供一種自動(dòng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的方法，可在采購業(yè)務(wù)流程中協(xié)助企業(yè)完成評(píng)估。報(bào)價(jià)信息會(huì)儲(chǔ)存在采購信息記錄中，以備將來參考。4、選擇供應(yīng)商675、發(fā)出購買訂單

購買訂單用來確定供應(yīng)商，確認(rèn)訂購貨物名稱、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨方式和付款方式。企業(yè)經(jīng)常會(huì)建立自己特定的系統(tǒng)，以便針對(duì)特定的請(qǐng)購單自動(dòng)簽發(fā)購買訂單。如，系統(tǒng)可以在不超過規(guī)定的價(jià)格或者數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)下，自動(dòng)簽發(fā)一張購買訂單。購買訂單的種類：

﹡針對(duì)某一商品或勞務(wù)的購買訂單﹡有轉(zhuǎn)包合同性質(zhì)的購買訂單﹡有寄售性質(zhì)的購買訂單﹡有第三方購買訂單﹡存貨運(yùn)輸購買訂單5、發(fā)出購買訂單68綱要性協(xié)議書是企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的長期供貨的契約性意向書。其通常由信息要點(diǎn)和具體項(xiàng)目兩部分組成。

（1）合同（2）進(jìn)度協(xié)議。一份進(jìn)度協(xié)議可以分若干行項(xiàng)目分別列示，約定由企業(yè)制定一系列的進(jìn)度表，然后報(bào)送供應(yīng)商，這樣對(duì)于進(jìn)度協(xié)議的每行項(xiàng)目都會(huì)建立一個(gè)滾動(dòng)交貨進(jìn)度。（“準(zhǔn)時(shí)制”方式）綱要性協(xié)議書696、驗(yàn)收貨物

收貨文件的編制方式：（1）當(dāng)貨物入庫時(shí)，由存貨管理系統(tǒng)編制（2）參考購買訂單編制收貨文件（3）先過賬到質(zhì)量檢測賬戶下，如果通過檢測，一個(gè)轉(zhuǎn)移性的過賬操作會(huì)將貨物從質(zhì)量檢測賬戶轉(zhuǎn)入存貨

在登記收貨文件后，系統(tǒng)會(huì)編制一份存貨文件，以反映實(shí)際可以使用的存貨究竟有多少。同時(shí)會(huì)形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)記錄以反映總分類賬的處理。6、驗(yàn)收貨物707、確認(rèn)發(fā)票

在支付貨款前，必須根據(jù)收貨文件和原始的購買訂單文件對(duì)發(fā)票進(jìn)行檢查。對(duì)發(fā)票進(jìn)行確認(rèn)可以將材料管理和采購與系統(tǒng)的其他組成模塊（賬務(wù)處理模塊和成本控制模塊）銜接在一起。當(dāng)發(fā)票確認(rèn)工作完成后，系統(tǒng)還可以自動(dòng)將購買訂單、收貨文件與發(fā)票3份文件進(jìn)行核對(duì)。7、確認(rèn)發(fā)票718、付款付款是按照購買訂單或者供應(yīng)商控制記錄中詳細(xì)規(guī)定的方式和條件來執(zhí)行的。8、付款729、控制記錄系統(tǒng)中建立控制記錄，必須有其特定的目標(biāo)，能反映企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。這些目標(biāo)通常以代碼來表示，為目標(biāo)設(shè)定的代碼包括若干區(qū)域，分別確定公司、工廠、倉庫位置、購買機(jī)構(gòu)以及采購小組。

◆公司代碼確定了一個(gè)具有資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的會(huì)計(jì)實(shí)體?！艄S代碼用來確定某個(gè)獨(dú)立的場所。◆倉庫代碼用來確定貨物存放的具體位置。◆購買機(jī)構(gòu)代碼用來確定負(fù)責(zé)為某個(gè)或某幾個(gè)工廠協(xié)商購買事宜的單位?！舨少徯〗M代碼用來確認(rèn)對(duì)材料的具體采購或者材料的等級(jí)負(fù)責(zé)的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)，采購小組是企業(yè)與供應(yīng)商的主要聯(lián)系人。9、控制記錄73二、采購交易循環(huán)控制

圖4-1（a）--（c）是一份采購業(yè)務(wù)流程圖中涉及的所有文件構(gòu)成的分析流程圖。在該流程中，最為突出的循環(huán)控制有：請(qǐng)購、采購、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金支出、總分類賬。

（一）請(qǐng)購（倉儲(chǔ)）

請(qǐng)購單一定要經(jīng)過最初提出申請(qǐng)的部門的審核二、采購交易循環(huán)控制74準(zhǔn)備請(qǐng)購單請(qǐng)購單處理請(qǐng)購單采購查核貨物收貨的處理收貨報(bào)告應(yīng)付賬款收貨報(bào)告交付單收貨采購數(shù)據(jù)庫圖4-1（a）采購業(yè)務(wù)流程準(zhǔn)備請(qǐng)購單請(qǐng)購單處理請(qǐng)購單采購查核貨物收貨的收貨報(bào)告應(yīng)付賬款75（二）采購

采購過程如何完成取決于公司采購職能的集中化程度。采購部門選擇好供應(yīng)商后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購單編制一份購買訂單，并把其副本送交供應(yīng)商。應(yīng)付賬款、請(qǐng)購以及收貨部門在接下來的訂單處理過程中將會(huì)分別接觸并處理購買訂單。（二）采購76請(qǐng)購單準(zhǔn)備訂單選擇供應(yīng)商訂單的處理采購訂單供應(yīng)商采購數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商發(fā)票發(fā)票的查核發(fā)票應(yīng)收賬款圖4-1（b）采購請(qǐng)購單準(zhǔn)備訂單選擇供應(yīng)商訂單的處理采購訂單供應(yīng)商采購數(shù)據(jù)庫供77（三）收貨收貨部門可以直接處理購買訂單，并將其與從供應(yīng)商處運(yùn)來的貨物進(jìn)行核對(duì)。收貨程序要求對(duì)運(yùn)到的貨物進(jìn)行獨(dú)立清點(diǎn)，并編制收貨報(bào)告。清點(diǎn)過程可以使用獨(dú)立盤點(diǎn)或盲點(diǎn)。（三）收貨78供應(yīng)商交付單盲點(diǎn)交付單倉庫與采購訂單匹配輸入收貨信息采購數(shù)據(jù)庫訂單處理收貨報(bào)告?zhèn)}庫圖4-1（c）收貨供應(yīng)商交付單盲點(diǎn)交付單倉庫與采購訂輸入收采購數(shù)據(jù)庫訂單處理收79（四）倉儲(chǔ)倉儲(chǔ)部門在收貨部門之后再次確認(rèn)貨物已經(jīng)收到，具體做法是簽收收貨報(bào)告，并傳遞給應(yīng)付賬款部門。對(duì)所購貨物的接收進(jìn)行獨(dú)立的檢查確認(rèn)，是采購業(yè)務(wù)流程的一個(gè)重要控制點(diǎn)。（四）倉儲(chǔ)80（五）應(yīng)付賬款記錄一次采購業(yè)務(wù)必須具備4種相關(guān)的文件記錄（原始憑證）：請(qǐng)購單、購買訂單、收貨報(bào)告、發(fā)票。付款活動(dòng)中使用憑單系統(tǒng)是對(duì)采購業(yè)務(wù)采取的一種必要的控制措施。憑單系統(tǒng)控制外的控制措施：1、收貨職能要與貨物的保管職能分離。在授權(quán)付款之前，必須要收到收貨職能和保管職能兩方面的確認(rèn)。2、負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員只能處理與其有關(guān)的文件，不能單獨(dú)接觸貨物或現(xiàn)金。（五）應(yīng)付賬款813、請(qǐng)購單應(yīng)當(dāng)由采購部門以外的部門單獨(dú)進(jìn)行復(fù)查。4、發(fā)票在送交應(yīng)付賬款部門之前，要交采購部門進(jìn)行必要的復(fù)查和核準(zhǔn)5、采購條件一般應(yīng)由采購部門以外的其他部門來評(píng)價(jià)是否恰當(dāng)6、存貨記錄應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新，以便能客觀反映實(shí)際收到的存貨數(shù)量3、請(qǐng)購單應(yīng)當(dāng)由采購部門以外的部門單獨(dú)進(jìn)行復(fù)查。82（六）采購業(yè)務(wù)流程中的誠信問題

購買訂單和收貨報(bào)告可以控制個(gè)別的采購活動(dòng)，但不能對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的控制。整個(gè)采購業(yè)務(wù)流程的控制焦點(diǎn)集中在采購方和供應(yīng)商關(guān)系的誠實(shí)性上。大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)為，通過書面的政策和程序手冊(cè)來控制采購業(yè)務(wù)流程是可行的，也是必需的。采購政策中要求公平競價(jià)，可以通過使用報(bào)價(jià)請(qǐng)求文件來保證公平競價(jià)。采購方必須通過簽發(fā)報(bào)價(jià)請(qǐng)求來要求供應(yīng)商競價(jià)。采購方收到供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)后，將有關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，由采購經(jīng)理進(jìn)行檢查。評(píng)價(jià)和選擇供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方法一般是基于供應(yīng)商本身的特征，這被稱為供應(yīng)商評(píng)分計(jì)劃。（六）采購業(yè)務(wù)流程中的誠信問題83（七）供應(yīng)商評(píng)分計(jì)劃當(dāng)需要對(duì)若干個(gè)獨(dú)立評(píng)價(jià)者的意見做出一個(gè)客觀的評(píng)價(jià)時(shí)，也就是說，同一系統(tǒng)內(nèi)多種評(píng)價(jià)混合在一起時(shí)，使用選擇供應(yīng)商的特征評(píng)分法是可行的。特征評(píng)分法的步驟：確認(rèn)并列示評(píng)價(jià)中所包含的供應(yīng)商的各種特征根據(jù)重要性和客觀性原則，為每個(gè)特征設(shè)定一個(gè)權(quán)數(shù)每個(gè)評(píng)估者對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的各項(xiàng)特征進(jìn)行排序，在1~10分內(nèi)打分將每項(xiàng)特征的分?jǐn)?shù)乘以其預(yù)先設(shè)定的權(quán)數(shù)，然后加總得到每個(gè)供應(yīng)商的最終分?jǐn)?shù)（七）供應(yīng)商評(píng)分計(jì)劃84三、現(xiàn)金支出（貨款支付）業(yè)務(wù)流程通常情況下，支票用于大額現(xiàn)金支出，而貨幣支出則僅限于從定額備用金中的小額提取?，F(xiàn)金支出業(yè)務(wù)流程中的主要控制特征包括：使用憑單系統(tǒng)來支持支票的提取，批準(zhǔn)支付與實(shí)際付款的職能分離，獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。（一）應(yīng)付賬款應(yīng)付賬款部門會(huì)接觸到現(xiàn)金支出所涉及的文件。這些文件經(jīng)過檢查和完整性確認(rèn)，進(jìn)一步編制成付款憑單。三、現(xiàn)金支出（貨款支付）業(yè)務(wù)流程85請(qǐng)購單采購訂單收貨報(bào)告發(fā)票恢復(fù)文檔采購數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)備憑單憑單處理憑單支票憑單日記賬憑單總賬現(xiàn)金支出在到期日憑單登記簿應(yīng)付賬款請(qǐng)購單采購訂單收貨報(bào)告發(fā)票恢復(fù)文檔采購數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)備憑單憑單處理86（二）現(xiàn)金支出（貨款支付）現(xiàn)金支出部門從應(yīng)付賬款部門取得有關(guān)的支票和憑單，在對(duì)支票和憑單進(jìn)行必要的檢查后，在支票上簽字蓋章，將相關(guān)憑單注銷并按號(hào)碼整理歸檔。（二）現(xiàn)金支出（貨款支付）87憑單支票憑單在支票上簽字憑單支票憑單支票簽字后取消憑單過賬支票登記簿憑單支票控制匯總總賬直接付款應(yīng)付賬款貨款支付憑單支票憑單在支票上簽字憑單支票憑單支票簽字過賬支票登記簿憑88（三）總分類賬總分類賬部門從應(yīng)付賬款部門接到日記賬憑證，從現(xiàn)金支出部門接到控制總額。將兩個(gè)金額比較核對(duì)，確定一致后記入總分類賬。（三）總分類賬89控制匯總?cè)沼涃~憑證出納應(yīng)付賬款比較過賬總賬處理控制匯總?cè)沼涃~憑證總賬總賬登記控制匯總?cè)沼涃~憑證出納應(yīng)付賬款比較過賬總賬處理控制匯總?cè)沼涃~90采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件91四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件供應(yīng)商檔案文件、部門檔案文件、結(jié)算方式文件、付款條件文件、存貨檔案文件等（二）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件1、采購訂單文件2、入庫單文件3、采購發(fā)票文件4、付款單文件5、應(yīng)付賬款文件四、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件92第三節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)代碼

及其主要功能模塊一、數(shù)據(jù)代碼設(shè)計(jì)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)代碼有存貨代碼、存貨類別代碼、倉庫代碼、部門代碼、供應(yīng)商代碼等。采購及存貨子系統(tǒng)中有關(guān)采購、應(yīng)付賬款的所有數(shù)據(jù)處理都是圍繞供應(yīng)商這個(gè)中心環(huán)節(jié)而設(shè)計(jì)的。必須為每一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行編碼。供應(yīng)商代碼一般也采用群碼方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，以便根據(jù)采購管理、往來賬管理和提供各種采購信息的需要進(jìn)行分類、匯總。供應(yīng)商編碼一般應(yīng)包括供應(yīng)商所屬國家、地區(qū)以及供應(yīng)商單位性質(zhì)等信息。第三節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)代碼

93××××××××××供應(yīng)商序號(hào)城市或地區(qū)區(qū)號(hào)區(qū)域編碼用10位代碼表示供應(yīng)商代碼的編碼規(guī)則××××××××××供應(yīng)商序號(hào)城市或地區(qū)區(qū)號(hào)區(qū)域編碼用10位94二、系統(tǒng)主要功能模塊系統(tǒng)主要功能模塊應(yīng)包括：◆初始化模塊◆業(yè)務(wù)單據(jù)輸入◆業(yè)務(wù)處理◆賬表輸出◆自動(dòng)轉(zhuǎn)賬◆系統(tǒng)維護(hù)二、系統(tǒng)主要功能模塊95采購與應(yīng)付子系統(tǒng)課件96第四節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化設(shè)置

初始化設(shè)置是為用戶在計(jì)算機(jī)上處理自己企業(yè)的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)提供一個(gè)合適的運(yùn)行環(huán)境而設(shè)計(jì)的模塊，其目的是使通用的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)本企業(yè)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)的管理需要，同時(shí)，也提供了企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理發(fā)生時(shí)對(duì)已有的設(shè)置進(jìn)行修改的平臺(tái)。初始化設(shè)置主要內(nèi)容包括：供應(yīng)商檔案設(shè)置、部門檔案設(shè)置、職員檔案設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置、付款條件設(shè)置、采購類型設(shè)置、單據(jù)設(shè)計(jì)以及年初建賬等。第四節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化設(shè)置初始97第五節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入（一）數(shù)據(jù)輸入的類型1、初始數(shù)據(jù)的輸入2、和其他子系統(tǒng)集成時(shí)自動(dòng)調(diào)入數(shù)據(jù)3、日常交易數(shù)據(jù)的輸入第五節(jié)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入98

（二）采購訂單的輸入----P129圖4-7（三）入庫單與退貨單的輸入----P131圖4-8（四）采購發(fā)票的輸入----P140圖4-9（五）付款單的輸入----P131圖4-10（六）日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入的控制（二）采購訂單的輸入----P129圖4-799二、數(shù)據(jù)處理（一）自動(dòng)轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)根據(jù)日常業(yè)務(wù)處理輸入數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成相應(yīng)的憑證，通過自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中。二、數(shù)據(jù)處理100

（二）采購結(jié)算1、自動(dòng)采購結(jié)算2、手工采購結(jié)算（三）往來核銷1、自動(dòng)核銷業(yè)務(wù)號(hào)勾對(duì)、逐筆勾對(duì)、總額勾對(duì)2、手工勾對(duì)（二）采購結(jié)算101三、賬表輸出與系統(tǒng)維護(hù)（一）賬表輸出1、統(tǒng)計(jì)類報(bào)表采購訂貨明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、采購明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、增值稅抵扣表、費(fèi)用明細(xì)表等2、分析類報(bào)表訂單執(zhí)行情況表、結(jié)算明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、貨到票未到明細(xì)與統(tǒng)計(jì)表、在途存貨余額表、暫估入庫余額表等三、賬表輸出與系統(tǒng)維護(hù)102（二）系統(tǒng)維護(hù)▲數(shù)據(jù)備份▲數(shù)據(jù)恢復(fù)▲口令修改▲獲取外部數(shù)據(jù)（二）系統(tǒng)維護(hù)103案例：你受雇于ABC有限公司，審核其采購、接收、庫存以及原材料發(fā)放的內(nèi)部控制。你對(duì)ABC有限公司流程的描述如下：主要由昂貴的電子元件組成的原材料存放在一個(gè)上鎖的庫房里。庫房人員包括一名監(jiān)督員和四名職員。他