英文商務(wù)信函寫作基本知識課件

英文商務(wù)信函寫作基本知識英文商務(wù)信函寫作基本知識Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters

英文商務(wù)信函寫作的基本知識

Unit1FundamentalsofWriting1.1Introduction（簡介）

目的：掌握商務(wù)信函的寫作要求、寫作原則、以及信封和信函的基本構(gòu)成和行文要求。1.1Introduction（簡介）1.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商務(wù)信函的寫作要求）要寫就一封成功的商務(wù)信函，需要起草人具備以下條件：（1）精通英語（GoodcommandofEnglish）（2）通曉外貿(mào)理論和實(shí)務(wù)（Knowledgeofbusinesstheoryandpractice）（3）通曉術(shù)語（Knowledgeoftechnicalterms）（4）通曉人的心理（Knowledgeofpsychology）（5）熟悉推銷藝術(shù)（Skillsinsalesmanship）1.2RequirementsforBusiness1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商務(wù)信函寫作七原則）“7C原則”，即清楚、簡潔、正確、具體、禮貌、體諒和完整。1.清楚（Clarity）商務(wù)信函應(yīng)使讀者一目了然，沒有艱澀難懂或產(chǎn)生誤會(huì)之處。1.3SevenGuidelinesofWritin2.簡潔（Conciseness）言簡意賅地表達(dá)所需表達(dá)的意思，同時(shí)又無損于書信的完整和禮貌。3.正確（Correctness）正確的商務(wù)信函不僅表現(xiàn)為語法恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號和詞匯拼寫正確，還要求敘述正確、提供的事實(shí)和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運(yùn)用恰當(dāng)以及商業(yè)術(shù)語正確。2.簡潔（Conciseness）4.具體（Concreteness）商務(wù)信函必須避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句，應(yīng)盡量運(yùn)用具體的事實(shí)和數(shù)字，一般使用主動(dòng)語態(tài)來陳述內(nèi)容。5.禮貌（Courtesy）在商務(wù)信函的寫作過程中，及時(shí)是禮貌之首。此外，應(yīng)避免使用可能激怒、傷害對方的言辭或語氣，語調(diào)上要盡可能站在客戶的立場上做到互惠互利。4.具體（Concreteness）6.體諒（Consideration）發(fā)信人應(yīng)盡可能從收信人的立場來考慮問題，在分析對方會(huì)如何理解信息的基礎(chǔ)上，提供其所需要的信息。7.完整（Completeness）商務(wù)信函必須力求完整，要包括寫信人希望收信人做出積極反應(yīng)的一切情況，或是回答來信所提出的全部問題和要求。6.體諒（Consideration）1.4AddressingEnvelopes（信封的寫法）在寄往國外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的書寫位置，都不同于國內(nèi)信封的寫法，見圖1-1。1.4AddressingEnvelopes（信封的寫法圖1-1寄往國外信函的信封寫法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.China

OverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlandsＳＴＡＭＰ圖1-1寄往國外信函的信封寫法GeneralTradin

注意事項(xiàng)：

（1）寄信人姓名和地址應(yīng)寫在信封的左上角，且務(wù)必與封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點(diǎn)上一致。（2）收信人姓名和地址寫在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和國名須分行書寫。

注意事項(xiàng)：

（1）寄信人姓名和地址應(yīng)寫在信封的左上角，且務(wù)（3）寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序是：先寫姓名后寫地址。地址的書寫應(yīng)由小至大，先寫機(jī)構(gòu)名稱，再依次寫門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼，最后書寫國名。（4）關(guān)于信件類別、投遞方式及其他事項(xiàng)說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或?qū)懺谧笙陆?。如懷疑信件能否送交收信人，可在信封最下邊?biāo)明：IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：如無法投遞，請退交XXX。（3）寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序是：先寫姓名后寫地1.5PartsofEnglishBusinessLetters（英文商務(wù)信函的組成部分）

1.信頭（Letterhead）信頭也稱為信箋抬頭，由寄信人公司名稱、地址、電話號碼、E-mail地址和傳真構(gòu)成。信頭通常位于信紙的最上端。1.5PartsofEnglishBusiness2.日期（Date）日期頂邊寫在信紙的左邊或右邊，距離信頭三到四行。注意事項(xiàng)：（1）年份必須全部寫出。（2）月份最好用英文全拼，不提倡用縮略式。（3）日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞。（4）年份前要加逗號。（5）日期切忌全部用數(shù)字表示。2.日期（Date）3.信函編號（Referencenumber）給信函編號是為了便于往來書信的存擋和查閱，一般采用YourRef.（你方編號）或OurRef.（我方編號）。信函編號通常放在日期的上方或與日期平齊靠左的位置，打上如下字樣：YourRef.：OurRef.：3.信函編號（Referencenumber）4.信內(nèi)地址（Insideaddress）信內(nèi)地址包括收信人的姓名、頭銜、單位名稱、營業(yè)地址以及城市、國家名稱和郵政編碼。收信人的姓名和地址應(yīng)和信封上的內(nèi)容相同。信內(nèi)地址一般在信紙左上角低于日期的地方。書寫順序是由小單位到大單位。每項(xiàng)內(nèi)容單獨(dú)成行：

Mr.FrancisLawrence

VicePresident

SwintonCo.

87UnicoAvenue

Toronto,ST9878

Canada4.信內(nèi)地址（Insideaddress）5.稱呼（Salutation）稱呼寫在信內(nèi)地址下面空兩行處。常見的正式稱呼有：DearMr.Smith，DearMrs.Smith，DearMissBrown，DearMs.White。

如果稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用Mr.的復(fù)數(shù)形式Messrs。Mrs.沒有復(fù)數(shù)形式，如果稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用Mmes.，如Mmes.WhiteandGray。

寫信給一家公司時(shí)，通常用DearSirs，也可以用Gentlemen。5.稱呼（Salutation）6.事由（Subject）

事由是為對方在閱讀信的正文以前對信的主題、內(nèi)容有一個(gè)了解，也便于登記歸檔和查卷。寫在稱呼下面、信的中間位置。事由下面可以劃線，也可以不劃線，有時(shí)可全部用大寫字體。例如：

Subject：Men’sBicycles

Re：

YourOrderNo.：

Reference：

6.事由（Subject）7.信函正文（Bodyoftheletter）信函正文是商務(wù)信函中最重要的部分，要遵循“7C原則”。

正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主題，第二段詳細(xì)討論，第三段以總結(jié)或建議來結(jié)束全文。

需兩頁或更多的信紙時(shí)，在前一頁最后一行的右邊寫上tobecontinued。續(xù)頁應(yīng)采用不帶信頭的信紙，并注明收信人名稱、頁數(shù)和日期。

如：Mr.JohnSmith,Page2,June3,20057.信函正文（Bodyoftheletter）8.信尾客套語（Complimentaryclose）

信尾客套語是一種禮貌，是結(jié)束信函的正式方式，類似中文信函中的“此致，敬禮”等。常用的有：Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards；更親切一點(diǎn)的有：Cordially,Cordiallyyours；再正式一些的有：Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。注意，只有第一個(gè)字母大寫。一般打印在正文下面空一行處。8.信尾客套語（Complimentaryclose）9.簽名（Signature）

簽名通常在信尾客套語下空三行的位置。簽名可采用不同寫法，一般包括：公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的頭銜。有時(shí)，也可以不寫公司名稱。例如：

Yourstruly,

GeneralTradingCo.（Signature）

JohnSmith

SalesManager9.簽名（Signature）10.經(jīng)辦人代號（Referencenotation）

經(jīng)辦人代號是提供信件產(chǎn)生的信息資料，便于必要時(shí)查對之用。經(jīng)辦人代號是由信件口授者和秘書的姓名首字母組成，用冒號或斜線號分開，可用以下方式書寫：

FCM/HL，F(xiàn)CM:HL，F(xiàn)CM/hl，fcm:hl10.經(jīng)辦人代號（Referencenotation）11.附件（Enclosure）

假如信封內(nèi)除信紙外，尚附有其他文件，可以在信中說明附件份數(shù)和內(nèi)容。當(dāng)附件只有一件時(shí)，注明Enclosure或Encl.即可；一件以上時(shí)，要加上編碼，以便收信人識別，用Enclosures.說明。例如：

Enclosures3:

1.BirthCertificate

3.LetterofReference11.附件（Enclosure）12.抄送（Carboncopy/C.C.）發(fā)信人若需把此信抄送給有關(guān)單位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送單位的名稱，例如：

C.C.:TheBankofChina

Copiesto:directors

Ccto:CEO

Copyto:SalesManager12.抄送（Carboncopy/C.C.）13.附筆（Postscript/P.S.）

若寫完信后還須附加項(xiàng)目時(shí)，就需補(bǔ)述，這類似于中文信中的附言。有時(shí)并非真正將忘了寫的事情補(bǔ)上，而是故意引起對方的注意。附筆被放在抄送下方。在寫完P(guān).S.之后，有時(shí)也把簽字人姓名的首字母縮寫附在最后。13.附筆（Postscript/P.S.）1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters

（英文商務(wù)信函的開頭和結(jié)尾）信函的開頭應(yīng)該直入主題，要避免空洞。根據(jù)書寫商務(wù)信函的目的不同，開頭一般分為兩大類：一是回復(fù)信件；二是主動(dòng)與對方聯(lián)系。對于回復(fù)信件，可采用以下方式開頭。1.英文商務(wù)信函的開頭1.6TheOpeningandConclusion（1）感謝對方的來信Wethankyouforyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…ThankyouforWeappreciateWewerepleasedtoreceivePleaseacceptourthanksfor（1）感謝對方的來信WethankyouforTh（2）對來信進(jìn)行回復(fù)Wearepleasedtoreplytoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InanswertoInresponsetoInreplyto（2）對來信進(jìn)行回復(fù)Wearepleasedtore（3）回復(fù)來信中的有關(guān)問題Withreferencetoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InreferencetoReferringtoWereferto（3）回復(fù)來信中的有關(guān)問題Withreferenceto（4）回復(fù)來信中提出的要求或指示Asrequestedinyourletterof…AsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith（4）回復(fù)來信中提出的要求或指示AsrequestedA（5）表達(dá)滿意和欣喜Weweregratifiedtolearnfromyourletterof…thatWeweregladItwasapleasure（5）表達(dá)滿意和欣喜WeweregratifiedWe（6）表達(dá)遺憾和驚訝Weregrettolearnfromyourletterof…thatWeweresorryWeweresurprised（6）表達(dá)遺憾和驚訝WeregretWewereso對于主動(dòng)和對方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下方式開頭。Yourcompanyhasbeenrecommendedtousby…Wehavelearntfrom…that…Thenameofyourreputablefirmhascometousthrough…Wehavehadyournameandaddressgiventousby…（1）通過別人的介紹了解到對方對于主動(dòng)和對方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下方式開頭。Your（2）對以前信函的補(bǔ)充或確認(rèn)Furthertoourletterof…對我方某月某日的信函補(bǔ)充如下Withfurtherreferencetoourletterof…Confirmingourletter/conversationof…我方確認(rèn)某月某日的信函/會(huì)談Weconfirmthatoutletterof…and…我方確認(rèn)某日信函并……Withfurtherreferenceto…對……進(jìn)一步補(bǔ)充如下（2）對以前信函的補(bǔ)充或確認(rèn)Furthertoourl（3）通知對方一些情況Thisletteristoinformyouthat…WearepleasedWehavethehonorWehavethepleasureinformingyouthat…茲榮幸地通知貴方…Weregrettoinformyouthat…我們遺憾地通知貴方…（3）通知對方一些情況ThisletterisWea2.英文商務(wù)信函的結(jié)尾商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)該簡潔、中肯，與寫信的主旨相符。根據(jù)是否需要對方回復(fù)把結(jié)尾分為兩類。2.英文商務(wù)信函的結(jié)尾商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)該簡潔對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Weshallbegladtohavea/an/yourreply(answer,favorablenews,commentetc.)WehopetobefavoredwithWeshallbeobligedforWearewaitingforWeshallappreciateWelookforwardto對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Weshal對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Wetrusttohearfromyouabout/concerning/inthisrespect/inthismatter.WehopetohearWeshallbegladtohearPleaseletushearWillyouletushear對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Wetrus對于無須對方答復(fù)的信函，可以用以下兩種方式結(jié)尾：

（1）表達(dá)感謝或希望繼續(xù)合作的意愿Wethankyoufortheservicesyourenderedinthismatter.Thankyouforyourattentiontothismatter.Weappreciateyourpatronageandhopethatthepleasantrelationshipestablishedbetweenuswillcontinue.Yourfavorablecooperationwillbegreatlyappreciated.對于無須對方答復(fù)的信函，可以用以下兩種方式結(jié)尾：

（1）表達(dá)（2）表達(dá)歉意Weapologizeforthedelayinreplyingtoyourletter.Weregretthetroublewearecausingyou.Pleaseacceptourapologyfortheinconveniencewehavecausedyou.Weregretthatweareunabletobeofassistancetoyou.Weregretthatwecan’tmeetyourrequirements.（2）表達(dá)歉意Weapologizeforthede1.7UsefulSentencesinCommonBusinessLetters（一般商務(wù)信函中的實(shí)用語句）1.回信

Weareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.

Inanswertoyourfavorofthe8thJune,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.

Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou40tonsofthesame.1.7UsefulSentencesinCommon2.收訖

Weacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.

Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst.

Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.

Wedulyreceivedyourfavorofthe25thJune,contentsofwhichwenotewiththanks.2.收訖3.通知

WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.

Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.

Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stAugust.3.通知4.確認(rèn)

Inconfirmationofmycabletoday,Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight.

Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.

Weconfirmourrespectsofthe3rdJune,andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived.

Confirmingourletteroflastweek,weaskyoutoappointanearlyinterviewwithourrepresentative.4.確認(rèn)5.愉快欣慰

Wehavethepleasuretoinformyouthatwewillforwardbytomorrow’smailtotheBankfivebondsofUSD500each.

Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments.

WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.5.愉快欣慰6.附函

Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot.

Enclosedpleasefindtheinvoiceof80baleswoolboughtbyyourorder.

Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention.

Anorderformisenclosed.Fillitoutandattachyourcheck.6.附函7.迅即

Kindlyseetheemptysacksarereturnedaspromptlyaspossible.

Thegoodswereatoncedispatchedbyrailtoyouraddress.

Pleasegiveusforwardinginstructionspromptly.

PleasedeliverthesegoodswithallspeedtotheLondondock.7.迅即8.依照、關(guān)于

Inaccordancewithyourletterofyesterday,Iamsendingtonight15casesofwhisky.

Referringtoourconversationofthismorning,weencloseapamphletdescribingournewarticles.

Withreferencetoyourletterofthe16thinst.,wearegladtoinformyouthattherehasbeenagreatdemandforthearticles.8.依照、關(guān)于9.期滿、到期

ThesteamerwillbedueinYokohamaonthemorningofthe15thMay.

Ireceivedinduecourseyourletterofthe28thJune.

Wehavedulyreceivedyourvaluedfavorofthe16thMay.9.期滿、到期10.抱歉、遺憾

Wearesorrytolearnfromyourletterofthe10thJunethatyourcustomerisstilldissatisfiedwiththecondition.

Wearesorrythatwehavetakenthelibertyinwritingyouprematurelyonthesubject.

Iamregrettedtohavetoinformyouthattwocasesofthemaresobadinquality.10.抱歉、遺憾11.榮幸

Wefeelspeciallyhonoredtobegiventhisopportunitytomeetsuchanicegroupofdistinguishedpeoplelikeyou.

Today,wefeelverymuchhonoredtohaveProf.Wilsonwithus.11.榮幸12.感謝

Wetakethisopportunitytothankourpatronsandfriendsfortheliberalsupportextendedtousduringourbusinesscareer.

Weappreciateyourtellingusaboutthedefectivesets,andaregladtomakethingsright.

Whilethankingyouforyourvaluedsupport,Iwishtoaskforacontinuanceofyourconfidenceinthenewcompany.12.感謝13.提供服務(wù)

Wewishtoassureyouthatweappreciateanopportunityaffordedusforservice.

Inthemeantime,pleasebeassuredofourmostcordialgoodwishesandofourdesiretobeofservice.

Wethankyoufortheopportunitytobeofservicetoyou.

Wearealwayspleasedtoserveyouatanytime.13.提供服務(wù)14.希望、愿望

Wehopetohearfromyoufavorably.

Wehopethatyouwillgivethismatterpromptattention.

Wehopethisactionwillmeetwithyourapproval.14.希望、愿望15.留意簽名

Wewouldaskyoukindlytonoteourrespectivesignaturesgivenbelow.

Irequestyourattentiontohissignature,appendedbelow.15.留意簽名16.誠請回信

Thensendbackthepostcardandwe’llgladlytellyouwithoutabitofobligation,ofcourse.

Apostcardisenclosedforyourconvenienceinrequestingfurtherinformation.

MakeoutyourcheckforUSD50,putitintheenclosedenvelope,andstartitonitswaytousatonce.16.誠請回信1.8FormatsofEnglishBusinessLetters（英文商務(wù)信函的格式）商務(wù)信函要達(dá)到良好的溝通效果，一方面要撰寫恰如其分的句子和段落，另一方面還必須運(yùn)用恰當(dāng)有效的信函格式。英文商務(wù)信函有三種常用的格式：縮行式（theindentedform），齊頭式（theblockform）和修正齊頭式（themodifiedblockform）。1.8FormatsofEnglishBusines（1）縮行式

如圖1-2所示，縮行式信函的日期行、結(jié)尾客套語、作者姓名和頭銜都從所在行中間偏右的位置開始寫，事由行居中。每個(gè)段落的第一行從左邊界空5個(gè)字母的位置開始，其他各行都從左邊頂頭寫。（1）縮行式

如圖1-2所示，縮行式信函的TheindentedstyleTheindentedstyleisatraditionalBritishpracticewiththeheadingusuallyinthemiddleandthedatelineontheright-handside.Thecomplimentaryclosemybeinthecenterorcommenceatthecenterpoint.Theindentedstyletakes4or5lettersinthefirstlineoftheeachparagraphinthebodyoftheletter.Itlooksattractiveandmakesforeasyreading,butitisnotconvenienttotype.TheindentedstyleTheindented圖1-2縮行式信函格式LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:

June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,………………..……………………………………………………..………………………..………………

Yourssincerely

ZhaouHua

ZhouHua

Manager圖1-2縮行式信函格式Letterhead（2）齊頭式

如圖1-3所示，齊頭式信函的每一行都從左面的邊界開始寫，前面不留空格。（2）齊頭式

如圖1-3所示，齊頭式信函TheblockstyleTheblockstyleisanAmericanstyle,whichhasnowcometobemuchmorewidelyusedthanbefore.Itsstrikingfeatureisthatalltypinglinesinclusiveofthoseforthedate,insidenameandaddress,salutation,caption,eachmessagepraragraphandcomplimentaryclosebeginattheleft-handmargin.Businessletterswithfullblockform,alongwithopenpunctuationormixedpunctuation,areparagraphedbyequallinespares.Forthisletterstyle,theopenpunctuationpatternisused,theendofthedatedlines,thesituation,thecomplimentarycloseandsignatureblocklinesareunpunctuated,butcommaisnecessarybetweenthedayandtheyearinthedatelineandfullstopisretainedaftertheaddreviationsuchas“Co.”“Inc.”and“Ltd.”.ItiscompactandtidyanditisconvenienttotypeTheblockstyleTheblockstyle圖1-3齊頭式信函格式LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,………………..….………………………..………………YourssincerelyZhouHuaZhouHuaManager圖1-3齊頭式信函格式Letterhead（3）修正齊頭式

如圖1-4所示，修正齊頭式信函類似于縮行式信函，但段落首行不縮進(jìn)。（3）修正齊頭式

如圖1-4所示，修正齊頭式信ThemodifiedblockstyleThemodifiedblockstyleisacombinationoftheindentedstyleandtheblockstyle.Itisalsocalledsemi-blockstyleormix-blockstyle.ItisaneclecticstyleandmostwidelyusedininternationaltradeThemodifiedblockstyleThemo謝謝觀賞謝謝觀賞匯報(bào)結(jié)束謝謝大家!請各位批評指正匯報(bào)結(jié)束謝謝大家!請各位批評指正英文商務(wù)信函寫作基本知識英文商務(wù)信函寫作基本知識Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters

英文商務(wù)信函寫作的基本知識

Unit1FundamentalsofWriting1.1Introduction（簡介）

目的：掌握商務(wù)信函的寫作要求、寫作原則、以及信封和信函的基本構(gòu)成和行文要求。1.1Introduction（簡介）1.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商務(wù)信函的寫作要求）要寫就一封成功的商務(wù)信函，需要起草人具備以下條件：（1）精通英語（GoodcommandofEnglish）（2）通曉外貿(mào)理論和實(shí)務(wù)（Knowledgeofbusinesstheoryandpractice）（3）通曉術(shù)語（Knowledgeoftechnicalterms）（4）通曉人的心理（Knowledgeofpsychology）（5）熟悉推銷藝術(shù)（Skillsinsalesmanship）1.2RequirementsforBusiness1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商務(wù)信函寫作七原則）“7C原則”，即清楚、簡潔、正確、具體、禮貌、體諒和完整。1.清楚（Clarity）商務(wù)信函應(yīng)使讀者一目了然，沒有艱澀難懂或產(chǎn)生誤會(huì)之處。1.3SevenGuidelinesofWritin2.簡潔（Conciseness）言簡意賅地表達(dá)所需表達(dá)的意思，同時(shí)又無損于書信的完整和禮貌。3.正確（Correctness）正確的商務(wù)信函不僅表現(xiàn)為語法恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號和詞匯拼寫正確，還要求敘述正確、提供的事實(shí)和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運(yùn)用恰當(dāng)以及商業(yè)術(shù)語正確。2.簡潔（Conciseness）4.具體（Concreteness）商務(wù)信函必須避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句，應(yīng)盡量運(yùn)用具體的事實(shí)和數(shù)字，一般使用主動(dòng)語態(tài)來陳述內(nèi)容。5.禮貌（Courtesy）在商務(wù)信函的寫作過程中，及時(shí)是禮貌之首。此外，應(yīng)避免使用可能激怒、傷害對方的言辭或語氣，語調(diào)上要盡可能站在客戶的立場上做到互惠互利。4.具體（Concreteness）6.體諒（Consideration）發(fā)信人應(yīng)盡可能從收信人的立場來考慮問題，在分析對方會(huì)如何理解信息的基礎(chǔ)上，提供其所需要的信息。7.完整（Completeness）商務(wù)信函必須力求完整，要包括寫信人希望收信人做出積極反應(yīng)的一切情況，或是回答來信所提出的全部問題和要求。6.體諒（Consideration）1.4AddressingEnvelopes（信封的寫法）在寄往國外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的書寫位置，都不同于國內(nèi)信封的寫法，見圖1-1。1.4AddressingEnvelopes（信封的寫法圖1-1寄往國外信函的信封寫法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.China

OverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlandsＳＴＡＭＰ圖1-1寄往國外信函的信封寫法GeneralTradin

注意事項(xiàng)：

（1）寄信人姓名和地址應(yīng)寫在信封的左上角，且務(wù)必與封內(nèi)地址在形式和標(biāo)點(diǎn)上一致。（2）收信人姓名和地址寫在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和國名須分行書寫。

注意事項(xiàng)：

（1）寄信人姓名和地址應(yīng)寫在信封的左上角，且務(wù)（3）寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序是：先寫姓名后寫地址。地址的書寫應(yīng)由小至大，先寫機(jī)構(gòu)名稱，再依次寫門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼，最后書寫國名。（4）關(guān)于信件類別、投遞方式及其他事項(xiàng)說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或?qū)懺谧笙陆恰Ｈ鐟岩尚偶芊袼徒皇招湃?，可在信封最下邊?biāo)明：IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：如無法投遞，請退交XXX。（3）寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序是：先寫姓名后寫地1.5PartsofEnglishBusinessLetters（英文商務(wù)信函的組成部分）

1.信頭（Letterhead）信頭也稱為信箋抬頭，由寄信人公司名稱、地址、電話號碼、E-mail地址和傳真構(gòu)成。信頭通常位于信紙的最上端。1.5PartsofEnglishBusiness2.日期（Date）日期頂邊寫在信紙的左邊或右邊，距離信頭三到四行。注意事項(xiàng)：（1）年份必須全部寫出。（2）月份最好用英文全拼，不提倡用縮略式。（3）日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞。（4）年份前要加逗號。（5）日期切忌全部用數(shù)字表示。2.日期（Date）3.信函編號（Referencenumber）給信函編號是為了便于往來書信的存擋和查閱，一般采用YourRef.（你方編號）或OurRef.（我方編號）。信函編號通常放在日期的上方或與日期平齊靠左的位置，打上如下字樣：YourRef.：OurRef.：3.信函編號（Referencenumber）4.信內(nèi)地址（Insideaddress）信內(nèi)地址包括收信人的姓名、頭銜、單位名稱、營業(yè)地址以及城市、國家名稱和郵政編碼。收信人的姓名和地址應(yīng)和信封上的內(nèi)容相同。信內(nèi)地址一般在信紙左上角低于日期的地方。書寫順序是由小單位到大單位。每項(xiàng)內(nèi)容單獨(dú)成行：

Mr.FrancisLawrence

VicePresident

SwintonCo.

87UnicoAvenue

Toronto,ST9878

Canada4.信內(nèi)地址（Insideaddress）5.稱呼（Salutation）稱呼寫在信內(nèi)地址下面空兩行處。常見的正式稱呼有：DearMr.Smith，DearMrs.Smith，DearMissBrown，DearMs.White。

如果稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用Mr.的復(fù)數(shù)形式Messrs。Mrs.沒有復(fù)數(shù)形式，如果稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用Mmes.，如Mmes.WhiteandGray。

寫信給一家公司時(shí)，通常用DearSirs，也可以用Gentlemen。5.稱呼（Salutation）6.事由（Subject）

事由是為對方在閱讀信的正文以前對信的主題、內(nèi)容有一個(gè)了解，也便于登記歸檔和查卷。寫在稱呼下面、信的中間位置。事由下面可以劃線，也可以不劃線，有時(shí)可全部用大寫字體。例如：

Subject：Men’sBicycles

Re：

YourOrderNo.：

Reference：

6.事由（Subject）7.信函正文（Bodyoftheletter）信函正文是商務(wù)信函中最重要的部分，要遵循“7C原則”。

正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主題，第二段詳細(xì)討論，第三段以總結(jié)或建議來結(jié)束全文。

需兩頁或更多的信紙時(shí)，在前一頁最后一行的右邊寫上tobecontinued。續(xù)頁應(yīng)采用不帶信頭的信紙，并注明收信人名稱、頁數(shù)和日期。

如：Mr.JohnSmith,Page2,June3,20057.信函正文（Bodyoftheletter）8.信尾客套語（Complimentaryclose）

信尾客套語是一種禮貌，是結(jié)束信函的正式方式，類似中文信函中的“此致，敬禮”等。常用的有：Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards；更親切一點(diǎn)的有：Cordially,Cordiallyyours；再正式一些的有：Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。注意，只有第一個(gè)字母大寫。一般打印在正文下面空一行處。8.信尾客套語（Complimentaryclose）9.簽名（Signature）

簽名通常在信尾客套語下空三行的位置。簽名可采用不同寫法，一般包括：公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的頭銜。有時(shí)，也可以不寫公司名稱。例如：

Yourstruly,

GeneralTradingCo.（Signature）

JohnSmith

SalesManager9.簽名（Signature）10.經(jīng)辦人代號（Referencenotation）

經(jīng)辦人代號是提供信件產(chǎn)生的信息資料，便于必要時(shí)查對之用。經(jīng)辦人代號是由信件口授者和秘書的姓名首字母組成，用冒號或斜線號分開，可用以下方式書寫：

FCM/HL，F(xiàn)CM:HL，F(xiàn)CM/hl，fcm:hl10.經(jīng)辦人代號（Referencenotation）11.附件（Enclosure）

假如信封內(nèi)除信紙外，尚附有其他文件，可以在信中說明附件份數(shù)和內(nèi)容。當(dāng)附件只有一件時(shí)，注明Enclosure或Encl.即可；一件以上時(shí)，要加上編碼，以便收信人識別，用Enclosures.說明。例如：

Enclosures3:

1.BirthCertificate

3.LetterofReference11.附件（Enclosure）12.抄送（Carboncopy/C.C.）發(fā)信人若需把此信抄送給有關(guān)單位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送單位的名稱，例如：

C.C.:TheBankofChina

Copiesto:directors

Ccto:CEO

Copyto:SalesManager12.抄送（Carboncopy/C.C.）13.附筆（Postscript/P.S.）

若寫完信后還須附加項(xiàng)目時(shí)，就需補(bǔ)述，這類似于中文信中的附言。有時(shí)并非真正將忘了寫的事情補(bǔ)上，而是故意引起對方的注意。附筆被放在抄送下方。在寫完P(guān).S.之后，有時(shí)也把簽字人姓名的首字母縮寫附在最后。13.附筆（Postscript/P.S.）1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters

（英文商務(wù)信函的開頭和結(jié)尾）信函的開頭應(yīng)該直入主題，要避免空洞。根據(jù)書寫商務(wù)信函的目的不同，開頭一般分為兩大類：一是回復(fù)信件；二是主動(dòng)與對方聯(lián)系。對于回復(fù)信件，可采用以下方式開頭。1.英文商務(wù)信函的開頭1.6TheOpeningandConclusion（1）感謝對方的來信Wethankyouforyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…ThankyouforWeappreciateWewerepleasedtoreceivePleaseacceptourthanksfor（1）感謝對方的來信WethankyouforTh（2）對來信進(jìn)行回復(fù)Wearepleasedtoreplytoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InanswertoInresponsetoInreplyto（2）對來信進(jìn)行回復(fù)Wearepleasedtore（3）回復(fù)來信中的有關(guān)問題Withreferencetoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InreferencetoReferringtoWereferto（3）回復(fù)來信中的有關(guān)問題Withreferenceto（4）回復(fù)來信中提出的要求或指示Asrequestedinyourletterof…AsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith（4）回復(fù)來信中提出的要求或指示AsrequestedA（5）表達(dá)滿意和欣喜Weweregratifiedtolearnfromyourletterof…thatWeweregladItwasapleasure（5）表達(dá)滿意和欣喜WeweregratifiedWe（6）表達(dá)遺憾和驚訝Weregrettolearnfromyourletterof…thatWeweresorryWeweresurprised（6）表達(dá)遺憾和驚訝WeregretWewereso對于主動(dòng)和對方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下方式開頭。Yourcompanyhasbeenrecommendedtousby…Wehavelearntfrom…that…Thenameofyourreputablefirmhascometousthrough…Wehavehadyournameandaddressgiventousby…（1）通過別人的介紹了解到對方對于主動(dòng)和對方聯(lián)系的商務(wù)信函，可以用以下方式開頭。Your（2）對以前信函的補(bǔ)充或確認(rèn)Furthertoourletterof…對我方某月某日的信函補(bǔ)充如下Withfurtherreferencetoourletterof…Confirmingourletter/conversationof…我方確認(rèn)某月某日的信函/會(huì)談Weconfirmthatoutletterof…and…我方確認(rèn)某日信函并……Withfurtherreferenceto…對……進(jìn)一步補(bǔ)充如下（2）對以前信函的補(bǔ)充或確認(rèn)Furthertoourl（3）通知對方一些情況Thisletteristoinformyouthat…WearepleasedWehavethehonorWehavethepleasureinformingyouthat…茲榮幸地通知貴方…Weregrettoinformyouthat…我們遺憾地通知貴方…（3）通知對方一些情況ThisletterisWea2.英文商務(wù)信函的結(jié)尾商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)該簡潔、中肯，與寫信的主旨相符。根據(jù)是否需要對方回復(fù)把結(jié)尾分為兩類。2.英文商務(wù)信函的結(jié)尾商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)該簡潔對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Weshallbegladtohavea/an/yourreply(answer,favorablenews,commentetc.)WehopetobefavoredwithWeshallbeobligedforWearewaitingforWeshallappreciateWelookforwardto對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Weshal對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Wetrusttohearfromyouabout/concerning/inthisrespect/inthismatter.WehopetohearWeshallbegladtohearPleaseletushearWillyouletushear對于期待對方回復(fù)的信件，可以用以下的方式結(jié)尾。Wetrus對于無須對方答復(fù)的信函，可以用以下兩種方式結(jié)尾：

（1）表達(dá)感謝或希望繼續(xù)合作的意愿Wethankyoufortheservicesyourenderedinthismatter.Thankyouforyourattentiontothismatter.Weappreciateyourpatronageandhopethatthepleasantrelationshipestablishedbetweenuswillcontinue.Yourfavorablecooperationwillbegreatlyappreciated.對于無須對方答復(fù)的信函，可以用以下兩種方式結(jié)尾：

（1）表達(dá)（2）表達(dá)歉意Weapologizeforthedelayinreplyingtoyourletter.Weregretthetroublewearecausingyou.Pleaseacceptourapologyfortheinconveniencewehavecausedyou.Weregretthatweareunabletobeofassistancetoyou.Weregretthatwecan’tmeetyourrequirements.（2）表達(dá)歉意Weapologizeforthede1.7UsefulSentencesinCommonBusinessLetters（一般商務(wù)信函中的實(shí)用語句）1.回信

Weareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.

Inanswertoyourfavorofthe8thJune,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.

Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou40tonsofthesame.1.7UsefulSentencesinCommon2.收訖

Weacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.

Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst.

Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.

Wedulyreceivedyourfavorofthe25thJune,contentsofwhichwenotewiththanks.2.收訖3.通知

WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.

Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.

Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stAugust.3.通知4.確認(rèn)

Inconfirmationofmycabletoday,Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight.

Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.

Weconfirmourrespectsofthe3rdJune,andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived.

Confirmingourletteroflastweek,weaskyoutoappointanearlyinterviewwithourrepresentative.4.確認(rèn)5.愉快欣慰

Wehavethepleasuretoinformyouthatwewillforwardbytomorrow’smailtotheBankfivebondsofUSD500each.

Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments.

WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.5.愉快欣慰6.附函

Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot.

Enclosedpleasefindtheinvoiceof80baleswoolboughtbyyourorder.

Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention.

Anorderformisenclosed.Fillitoutandattachyourcheck.6.附函7.迅即

Kindlyseetheemptysacksarereturnedaspromptlyaspossible.

Thegoodswereatoncedispatchedbyrailtoyouraddress.

Pleasegiveusforwardinginstructionspromptly.

PleasedeliverthesegoodswithallspeedtotheLondondock.7.迅即8.依照、關(guān)于

Inaccordancewithyourletterofyesterday,Iamsendingtonight15casesofwhisky.

Referringtoourconversationofthismorning,weencloseapamphletdescribingournewarticles.

Withreferencetoyourletterofthe16thinst.,wearegladtoinformyouthattherehasbeenagreatdemandforthearticles.8.依照、關(guān)于9.期滿、到期

ThesteamerwillbedueinYokohamaonthemorningofthe15thMay.

Ireceivedinduecourseyourletterofthe28thJune.

Wehavedulyreceivedyourvaluedfavorofthe16thMay.9.期滿、到期10.抱歉、遺憾

Wearesorrytolearnfromyourletterofthe10thJunethatyourcustomerisstilldissatisfiedwiththecondition.

Wearesorrythatw