合同管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)說明書

-.z.合同管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)系統(tǒng)歡送界面待辦信息要求：根據(jù)角色不同，能不能提供個(gè)性化的頁面，比方今日商務(wù)待處理事宜等，任務(wù)根據(jù)實(shí)際情況指派，由當(dāng)前角色進(jìn)展任務(wù)或下一流程指派。1、客戶根本資料管理客戶為創(chuàng)立合同時(shí)的必選對象，根本資料共有兩個(gè)局部：客戶資料和關(guān)聯(lián)信息。根本信息包含客戶根本信息、開票信息、聯(lián)系人、客戶備忘、客戶附件等。關(guān)聯(lián)信息有多項(xiàng)內(nèi)容，含合同信息、合同標(biāo)的、審批信息等。對于客戶的根本資料和關(guān)聯(lián)信息此處設(shè)置必要的打印和查詢關(guān)聯(lián)。1.1客戶資料客戶根本信息對客戶根本信息進(jìn)展增、刪、改、查功能。查詢條件：客戶名稱、客戶編號、開票名稱、行業(yè)等。相關(guān)字段：客戶id，客戶名稱、客戶類型、客戶編號(自動生成)、行業(yè)〔選擇〕、省〔選擇〕、市〔選擇〕、、、公司網(wǎng)址、首要聯(lián)系人、辦公、職位、移動、、、QQ、法定代表、注冊資本、幣種、實(shí)收資本、公司類型、成立日期、經(jīng)營范圍、營業(yè)截至日期、負(fù)責(zé)人，備用1，備用2?！?紅色為必填項(xiàng)〕tip：客戶類型：行業(yè)客戶、普通客戶、渠道合作伙伴【用戶添加時(shí)，以下拉列表選擇】客戶編號：規(guī)則LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001～999【系統(tǒng)根據(jù)改天客戶排序自動排好，此項(xiàng)可手工修改】營業(yè)截至日期：客戶管理自動判斷營業(yè)日期是否過期，如過期，則在頁面進(jìn)展提醒，及時(shí)更換營業(yè)附件或進(jìn)展相關(guān)更新。開票信息每個(gè)客戶設(shè)置一條開票信息，并設(shè)置修改權(quán)限。在打印發(fā)票時(shí)，自動調(diào)取開票信息。相關(guān)字段：名稱、納稅人識別號、地址、、開戶銀行及賬號〔必填項(xiàng)〕功能：修改，添加〔附：可與客戶根本資料設(shè)置同一張表〕客戶附件客戶附件是對有經(jīng)營單位的客戶上傳三證〔營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證,機(jī)構(gòu)代碼證〕和直接負(fù)責(zé)人員。并設(shè)置增、改、刪功能。如下圖管理：相關(guān)字段：附件名稱、附件類別、附件說明、上傳日期、附件文件名、上傳人。聯(lián)系人管理客戶的相關(guān)聯(lián)系人，并設(shè)置增、改、刪功能。相關(guān)字段：、職務(wù)、辦公、移動、、、備注。客戶備忘對客戶設(shè)置備忘錄，并設(shè)置增、刪功能。相關(guān)字段：說明事項(xiàng)、內(nèi)容、提交人、提交日期。1.2關(guān)聯(lián)信息根據(jù)客戶合同內(nèi)容關(guān)聯(lián)客戶其他信息，并可打印客戶信息單和導(dǎo)出客戶信息表1.2.1打印可對該客戶的各項(xiàng)資料進(jìn)展打印客戶信息單。打印內(nèi)容：客戶根本資料、開票信息、相關(guān)工程、資金統(tǒng)計(jì)等導(dǎo)出信息對所選擇的客戶導(dǎo)出.*ls表2、合同管理合同根本資料共有兩個(gè)局部：合同資料和關(guān)聯(lián)信息。根本信息包含合同根本信息、合同文本、合同標(biāo)的、合同附件、方案資金、資金條款、合同備忘等。關(guān)聯(lián)信息有多項(xiàng)內(nèi)容，含實(shí)際資金、發(fā)票、資金統(tǒng)計(jì)、進(jìn)度、合同變更、審批記錄等。對于合同的根本資料和關(guān)聯(lián)信息此處設(shè)置必要的打印和查詢關(guān)聯(lián)。2.1根本屬性對合同根本信息進(jìn)展增、刪、改、查及合同復(fù)制功能。查詢條件：合同名稱、合同編號、合同對方、簽約日期等。相關(guān)字段：合同名稱、合同編號、對方合同編號、合同類別，簽訂日期、生效日期、方案完成日期、合同金額、幣種、印花稅額(可改為選填發(fā)票類型：增值稅普通、增值稅專用)、合同對方、所屬工程、負(fù)責(zé)人、審批狀態(tài)、合同狀態(tài)、蓋章狀態(tài)、借閱狀態(tài)tip：合同類別：采購合同、直銷合同、分銷合同合同編號規(guī)則〔默認(rèn)，可修改〕：LJCG〔采購〕/LJZ*〔直銷〕/LJF*〔分銷〕+年〔2013〕+月〔11〕+日〔04〕合同排序〔001〕，例：LJCG20131104031共15位審批狀態(tài)：未提交0，審批中1，審批通過2，審批拒絕-1，已作廢-2，已蓋章3，已歸檔4，合同執(zhí)行5，已開票6，完結(jié)10.借閱狀態(tài)：默認(rèn)〔在庫〕0，空缺-1除此之外，設(shè)置合同復(fù)制功能，點(diǎn)擊已有合同復(fù)制后，新增一條除編號，狀態(tài)不同其他內(nèi)容都一樣的合同。2.2關(guān)聯(lián)信息根據(jù)合同內(nèi)容需要設(shè)置其他相關(guān)信息合同文本設(shè)置合同文本信息的增、刪功能相關(guān)字段：文本名稱、文本類別、文件、文件說明、建立人、建立日期。Tip:文本類別：合同正文、補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、設(shè)計(jì)方案、合同蓋章掃描件、其他合同附件合同標(biāo)的設(shè)置合同標(biāo)的信息的增、刪功能相關(guān)字段：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、添加人、添加日期方案資金設(shè)置合同方案資金信息的增、刪功能相關(guān)字段：名稱、金額、結(jié)算方式、方案完成日期、備注Tip:結(jié)算方式：現(xiàn)金、支票、電匯。資金條款資金條款管理。相關(guān)字段：資金條款，合同id3、合同執(zhí)行3.1合同審批及調(diào)整階段對于已擬定無誤的合同有以下操作提交審批、合同作廢、合同蓋章3.1.1提交審批提交審批后，審批狀態(tài)更改為審批中〔1〕提交審批：默認(rèn)〔0〕—>審批中〔1〕審批通過及拒絕審批拒絕后，審批狀態(tài)由審批中〔1〕審批拒絕〔-1〕，拒絕可填寫拒絕理由。審批同意后，審批狀態(tài)由審批中〔1〕審批通過〔2〕審批通過的合同自動進(jìn)入蓋章環(huán)節(jié)3.1.3合同作廢合同作廢，合同狀態(tài)由默認(rèn)〔0〕，審批中〔1〕，審批通過〔2〕--已作廢-2注：合同作廢環(huán)節(jié)可由領(lǐng)導(dǎo)操作或者銷售人員操作。在歸檔之前，均可作廢3.2、蓋章管理合同蓋章合同審批通過后，由相關(guān)人員〔商務(wù)〕將合同文件蓋章，將紙質(zhì)合同掃描為pdf文件，上傳效勞器進(jìn)展歸檔。用章的同時(shí)，記錄用章信息。此處僅記錄我公司蓋章狀態(tài)根本屬性：用章人、用章日期、用章申請人、蓋章份數(shù)、每份蓋章數(shù)量、用章狀態(tài)、蓋章數(shù)量Tip:執(zhí)行條件：審批通過〔2〕，蓋章操作后，更改合同狀態(tài)為已蓋章〔3〕合同狀態(tài)：審批通過〔2〕已蓋章〔3〕合同歸檔合同用章后，執(zhí)行操作"合同歸檔〞,由商務(wù)人員將紙質(zhì)合同掃描成pdf文件，上傳系統(tǒng)歸檔。歸檔后，可進(jìn)展在線合同查詢合同。合同狀態(tài)：已蓋章〔3〕已歸檔〔4〕歸檔人、歸檔日期、歸檔份數(shù)、歸檔說明，檔案柜編號合同借閱記錄紙質(zhì)合同借閱記錄，合同新建借閱前，判斷合同借閱狀態(tài)。借閱狀態(tài)：默認(rèn)〔在庫〕0，空缺-1，并可查詢合同借閱記錄查詢條件：借閱日期，借閱人，合同名稱功能：借閱增、刪操作。相關(guān)字段：借閱人、借閱日期、借閱說明、借閱份數(shù)、借閱經(jīng)辦人、歸還日期、歸還人、歸還經(jīng)辦人3.2.2其他用章管理記錄非合同類用章情況。用章記錄增、刪、查查詢條件：印章名稱、用章日期、用章申請人相關(guān)字段：用章人、用章日期、印章名稱、蓋章總量、用章申請人、用章情況說明。3.3、合同執(zhí)行進(jìn)度執(zhí)行條件：合同歸檔合同歸檔后，由銷售人員決定何時(shí)提交執(zhí)行合同，合同執(zhí)行后，更改合同狀態(tài)。合同歸檔〔4〕合同執(zhí)行〔5〕，采購合同、直銷合同類合同提交執(zhí)行合同后，直接進(jìn)入申請發(fā)貨進(jìn)度頁面。進(jìn)度提交后，由商務(wù)處理方案進(jìn)度〔供貨、收貨、資金〕合同歸檔后，銷售人員制定相關(guān)的方案執(zhí)行進(jìn)度，進(jìn)度屬性包含三類：供貨、收貨、資金。對于供貨進(jìn)度，設(shè)置提交審批動作。提交審批后為商務(wù)人員待處理事宜。制定方案：銷售人員制定不同的進(jìn)度方案，用于完成規(guī)定期限內(nèi)的合同內(nèi)容。相關(guān)字段：進(jìn)度名稱、金額、進(jìn)度描述、執(zhí)行人、進(jìn)度屬性，方案開場日期、方案完成日期、備用，提交審批后，進(jìn)度狀態(tài)為1，升級為商務(wù)待處理狀態(tài)。提交人可見。進(jìn)度屬性：資金〔勾選后〕，自動出現(xiàn)資金額度文本框，填寫資金額度。同時(shí)設(shè)有進(jìn)度附件。相關(guān)字段：附件名稱、附件類別、上傳日期、附件說明、附件文件供貨進(jìn)度銷售人員根據(jù)既定的供貨進(jìn)度方案，對合同進(jìn)度的執(zhí)行詳細(xì)情況做進(jìn)度明細(xì)登記。商務(wù)人員對已提交的供貨申請，商務(wù)批復(fù)有三種：A庫存B需采購C已到貨。商務(wù)可對提交的供貨申請做屢次批復(fù)，以通知貨物狀態(tài)?；貜?fù)內(nèi)容銷售可見。相關(guān)字段：進(jìn)度執(zhí)行情況、開場日期、完成日期、累計(jì)完成，審批狀態(tài)、提交人。Tip:系統(tǒng)根據(jù)進(jìn)度執(zhí)行情況，自動計(jì)算進(jìn)度狀態(tài)。非資金類的按進(jìn)度執(zhí)行天數(shù)。資金類的按資金完成計(jì)算完成百分比。對于采購合同、直銷合同，商務(wù)可直接處理發(fā)貨等操作；對于分銷合同，商務(wù)在處理時(shí)，系統(tǒng)提醒，需收款額度>0時(shí)，才可對提交的進(jìn)度申請?zhí)幚?。收貨進(jìn)度當(dāng)庫存缺乏時(shí)，商務(wù)自行提交定貨合同，商務(wù)收貨后，可直接登記明細(xì)。修改合同狀態(tài)收〔付〕款進(jìn)度合同歸檔后，對每次的收〔付〕款記錄收〔付〕款操作合同收〔付〕款，選擇合同，提交資金金額、結(jié)算方式、票據(jù)、結(jié)算日期提交收〔付〕款，收〔付〕款后，顯示已完成、可核銷余額、本次核銷、全部核銷金額等內(nèi)容。在合同資金進(jìn)度中，根據(jù)合同實(shí)際的收〔付〕款金額，自動計(jì)算合同款項(xiàng)完成情況和完成比例。合同完成100%時(shí)，自動提醒合同已完成，提交完成合同報(bào)送，合同執(zhí)行完畢。相關(guān)字段：資金金額、票據(jù)、結(jié)算方式、結(jié)算日期、備注4、創(chuàng)立采購合同參照2合同管理5、發(fā)票管理5.1發(fā)票管理發(fā)票管理用于發(fā)票在系統(tǒng)上的記錄。發(fā)票按來源分為兩類，接收、開具。接收類的發(fā)票根據(jù)對象不同分為合同類發(fā)票，非合同類發(fā)票，此類發(fā)票接收后，商務(wù)確認(rèn)后，記錄接收發(fā)票記錄即可。開具類發(fā)票，根據(jù)對象不同分為合同類發(fā)票，非合同類發(fā)票，此類發(fā)票經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，才可開具，審批的同時(shí)登記開具發(fā)票記錄。相關(guān)功能：發(fā)票增、刪、改、查查詢條件：發(fā)票類型、開票日期、發(fā)票對方、納稅識別號相關(guān)字段：發(fā)票類型、發(fā)票來源、相關(guān)合同、發(fā)票金額、開票日期、發(fā)票號、發(fā)票對方、備注、備用1Tip:發(fā)票類型〔增值稅發(fā)票14%，增值稅專用發(fā)票7%,普通發(fā)票6%〕發(fā)票來源〔開具、接收〕相關(guān)合同：設(shè)置合同選擇框，發(fā)票合同字段為空的為未關(guān)聯(lián)合同，不為空的為合同類發(fā)票?！部蛇x〕。選擇合同后，頁面下方發(fā)票內(nèi)容自動關(guān)聯(lián)合同標(biāo)的。否則，用戶可增加、刪除相關(guān)發(fā)票內(nèi)容。〔發(fā)票內(nèi)容：名稱、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、金額〕發(fā)票對方：設(shè)置選擇框及可輸入框。選擇對應(yīng)客戶〔供給商〕時(shí)自動關(guān)聯(lián)納稅人識別號、地址、，開戶銀行及**信息。否則，可手工錄入。創(chuàng)立完成后，確認(rèn),可提交審批。發(fā)票審批后，更