物業(yè)公司合同管理制度

合同管理制度編號：XXXX-CG-14版本：1.0生效日期：PAGEPAGE9XXXX有限公司編號：XXXX-CG-04版本：1.0生效日期：管控體系文件合同管理制度發(fā)放編號：編制：風之大陸審核：批準：版本修訂記錄序號修訂日期修訂內容修訂人版本備注合同管理制度編號：XXXX-CG-14版本：1.0生效日期：PAGE4控制目標加強公司合同管理，規(guī)范公司經營行為、降低風險，維護公司合法權益。適用范圍適用于公司物業(yè)管理過程所涉及的各類合同管理，包括工程專業(yè)外包服務類、物業(yè)專業(yè)外包服務類、工程物資類、物業(yè)物資類合同等，員工勞動合同除外。職責合同經辦部門（品質管理部/工程管理部/綜合管理部/財務管理部，具體分工詳見5.1）本部門合同文本管理及歸檔移交工作。合同執(zhí)行部門（總部相關部門、物業(yè)服務中心）合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟。合同管理分工基于部門職能定位，合同經辦部門分工如下：綜為財務類合同的經辦部門和執(zhí)行部門。授權下列人員有權代表公司簽訂經濟合同：各法人委托人的具體代理權限由法定代表人予以注明。法人委托人必須嚴格按授權范圍行使簽約權，禁止超越代理權限對外簽約。法人委托人的主要職責任何部門及工作人員未經法定代表人授權委托，不得以公司名義對外簽訂合同或改變合同內容，不得變更、解除合同及放棄合同規(guī)定的權利。公司內部的職能機構不得以自己的名義對外簽訂合同。合同擬定標準合同文本擬定：合同經辦部門組織公司標準合同文本的起草：總部工程管理部負責公司工程類標準合同文本的起草，總部品質管理部負責公司物業(yè)類標準合同文本的起草，綜合管理部部協(xié)助各部門標準合同的制定。標準合同模板擬制完成后，合同簽訂部門組織物業(yè)服務中心相關部門、綜合管理部、財務管理部審核，公司領導審核、審批。根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調整、案例分析等結論，每年應及時修改合同標準文本。合同擬定：合同經辦部門根據(jù)合同文本、業(yè)務開展需要，在完成供方選擇后，組織合同擬定。公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務，可參照本區(qū)域最相類似的合同示范文本擬定合同。合同編號公司所有合同在簽訂時，均由綜合管理部負責明確合同的編號。合同編號規(guī)則：□□□□—□□—□□□□—□□順序號年份號專業(yè)類別代號項目名稱代號合同編號含義：項目名稱代號：由項目名稱漢語拼音第一個大寫字母表示，如公務員小區(qū)，用‘GWY’表示。專業(yè)類別代號：代表合同專業(yè)類別，專業(yè)類別代號均用2位字母表示，具體如下：合同類別前期類工程類秩序類保潔類綠化類部門代號QQGCZXBJLH年號：以4位數(shù)字組成，即合同編寫年份。序號：以2位數(shù)字組成，按該合同類別當月編制順序。合同審查合同經辦部門填寫《合同審查會簽表》，按《組織權責手冊》移交相關部門及公司領導進行審查。需重點審查的內容包括：合同內容是否符合國家法律、政策和本制度中相關規(guī)定。合同應具備的條款是否齊全、合理、嚴密。雙方當事人的意思表達是否真實、一致，雙方的權利、義務是否明確、平等。合同條款中有無潛在對公司不利或可能損害公司利益的條款。是否存在無效條款。簽約雙方的用章是否為合同專用章。合同用語是否規(guī)范。文字表達是否確切無誤。預計取得的經濟效益和可能承擔的風險。合同非正常履行時可能受到的經濟損失。在合同審查時，根據(jù)公司的實際，應注意的事項：為了有利于可能由于合同履行而引起的法律訴訟，應在合同條款中作如下規(guī)定：我方為需方時，必須約定我方所在地人民法院管轄。我方為供方，在盡力爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時，可約定“發(fā)生糾紛應協(xié)商解決，協(xié)商不成，任何一方均可向起訴方住所地人民法院提起訴訟”。在合同簽訂時，估計我方違約的可能性大，且又爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時，可約定“依法律規(guī)定，通過訴訟方式解決”。審查時如對供方當事人履行能力及資信情況存在疑義時，應要求其提供相應擔保并要求在合同中注明。合同審查人必須在合同文本送達三日之內出具審核意見書，不得拖延，在審核或審查過程中，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏或不妥時，提出修改意見書，并與合同對方當事人取得聯(lián)系，直到修改意見達到統(tǒng)一為止。負責審查合同的部門和員工，因工作失職或循私舞弊而疏忽、放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經濟損失的，應按后果及其責任的大小，承擔相應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。審查完畢后，負責審查人員應出具審查意見，審查意見須說明審查發(fā)現(xiàn)的問題或建議，以便再次審查時能追溯之前的審查情況。合同的簽訂合同辦理應遵循的原則優(yōu)先采用合同標準文本原則公司已制訂并實施合同標準文本的，應采用標準文本，經雙方協(xié)商，可以對標準條款進行修改，也可增加補充條款。政府有關部門有強制性規(guī)定的，可采用所要求的合同文本。公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務，由合同經辦人草擬合同文本并提交綜合管理部委托律師審查后方可使用。必須簽訂合同的原則：涉及金額在人民幣5萬元（含）以上的經濟業(yè)務，必須通過簽署合同的方式明確雙方的權利、義務和經濟責任。金額在5萬元人民幣以下，但由于牽涉到驗收、保修等無法即時清結的情況，則此種業(yè)務也必須簽署合同。原合同單價、業(yè)務范圍、付款條件、結算時間等重要條款需要發(fā)生變化的，必須以補充協(xié)議的方式予以明確。可以不簽合同的原則：在原合同經濟業(yè)務范圍內，由于數(shù)量變化所導致合同實際結算價超出原合同價的經濟業(yè)務。根據(jù)雙方所簽署的長期合作協(xié)議可以不簽具體合同而直接結算的經濟業(yè)務。5萬元以下可以即時結算的經濟業(yè)務。事前簽訂原則：合同應在經濟事項開始前簽訂。辦理合同的財務要求合同金額必須按具體工作內容或項目、從數(shù)量和單價兩個方面，明確其計算過程或提供明細清單作為合同必備附件。公司辦理付款時要求已經取得對方開具的合法稅務發(fā)票?？铐椊Y算不允許采取現(xiàn)金方式，要求采用轉賬方式結算。特殊情況下必須采取現(xiàn)金結算的，應事先報公司總經理審批。在合同中要明確收款銀行和收款賬號，一般情況下收款戶名必須和簽約方完全一致。如不一致，則必須在合同中增加委托付款的條款，或要求提供委托收款的證明文件。合同經辦人簽訂合同，必須先辦理授權委托書，明確授權范圍和權限。未經授權委托或超出授權范圍簽訂的合同為無效合同，由經辦人承擔責任。合同會簽過程應以《合同審查會簽表》進行流轉。合同審批完畢后，應加蓋合同公章，合同內容在一頁以上的，應在每頁加蓋騎縫章。應該訂立合同而未訂立合同的，要追究相關部門的責任。特殊情況，經公司總經理同意后可先行實施后簽合同，但補簽合同應在一個星期內完成。合同經法定代表人或委托代理人簽字，加蓋公司合同專用章后即具有法律約束力。任何人不得將公章、合同專用章、業(yè)務介紹信或空白合同借給其他單位使用，禁止外單位以公司的名義掛戶經營或借用賬號進行經營活動。嚴禁與只有業(yè)務介紹信而無具體授權范圍的人員簽訂經濟合同。嚴禁為謀取私利而收受他人回扣或其他好處，簽訂有損于本單位利益的經濟合同。合同的履行合同依法成立后，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門和人員，應嚴格履行合同規(guī)定的義務，確保合同履行。合同交底合同金額超過50萬元(含)的工程類合同，在合同執(zhí)行之前，合同經辦部門負責向合同執(zhí)行部門作合同交底。交底對象應為執(zhí)行部門負責人及該項合同執(zhí)行負責人。工程合同交底的內容是：合同范圍（著重說明范圍模糊、與其他工作有交接的劃分界線）、開展形式、重要合同條件和本合同特別的合同條件、合同總價、工期、質量、安全文明施工要求、以及合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的索賠事項。合同執(zhí)行部門應同時負責記錄和監(jiān)督對方合同單位履約情況，保留好有關單據(jù)、信函等文字資料。合同執(zhí)行過程中的往來函件合同執(zhí)行過程中，涉及價款確認、合同解釋、爭議處理意見、對對方違約行為判定及整改意見，統(tǒng)一由合同經辦部門發(fā)出。綜合管理部委托律師向對方發(fā)出的函件，涉及雙方合同責任界定、索賠與反索賠、承包方之間相互索賠、物業(yè)服務指令可能引起加重或減輕承包方責任等事項的，應事先征詢合同經辦部門意見后方可發(fā)出，發(fā)出的函件需同時抄送合同經辦部門。合同結算條款規(guī)定本公司有付款義務的：合同執(zhí)行部門應依照公司財務管理制度和合同具體約定，在合同簽訂以后每月向財務管理部報送月度資金計劃備案。合同付款具體程序參見《財務付款管理制度》。合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人履約能力及資信程度下降，應及時向合同經辦部門及公司領導報告，同時向對方發(fā)出預警，維護公司合法權益。合同的變更與廢除合同一經簽訂即依法成立，任何人不得擅自變更或解除。但合同在履行過程中，如遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時，可以變更或解除合同。合同的變更或解除必須符合國家經濟合同法律的規(guī)定，并應在法律規(guī)定或合理期限內由合同的當事方共同商議。變更、解除合同的審批權限和程序與原合同訂立的審批權限和程序相同。合同經辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、電子郵件、電話后，必須及時請示公司領導，立即處理，緊急事宜不得超過一天，一般事宜不得超過三天，并在有效期限內正式答復對方。超過期限再作答復，造成嚴重后果的，經辦人應承擔相應的責任。變更解除合同必須采取書面形式（包括雙方的信函、文件、傳真等），由雙方簽訂確認書。合同的變更、解除應注意以下事項：主體變更應征得合同各方同意。有擔保條款的合同變更，應征得原擔保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔保單位的印章。經公證、鑒證的合同，所達成的變更、解除協(xié)議，應報原公證、鑒證機關備案。變更、解除合同的協(xié)議在尚未達成或批準以前，原合同繼續(xù)有效，仍應履行。如因變更（解除）合同可能使當事人受到損失，雙方應在變更（解除）合同的協(xié)議中明確規(guī)定各自應承擔的責任。合同變更后，合同經辦部門需在《合同管理臺賬》中進行登記。合同糾紛處理與訴訟管理提請合同糾紛的程序：已經簽訂的合同在履行過程中產生糾紛的，合同經辦部門應根據(jù)合同中有關糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進行解決。協(xié)商不成時，必須在一個工作日向綜合管理部匯報，并在三個工作日內提供有關資料，任何單位或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄實體權利，更不得隱瞞實情。綜合管理部應在接到報告后組織與合同訂立方的再次協(xié)商，經協(xié)商無法解決的糾紛，報公司總經理批準后，可聘請律師向仲裁委員會申請仲裁或直接向人民法院起訴。如糾紛需進入法律訴訟程序解決，應按國家有關法律、法規(guī)和本制度處理。合同經辦部門與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內進行，并考慮留有申請仲裁或起訴的足夠時間。公司對外所有合同糾紛申請仲裁或訴訟由綜合管理部委托外部律師負責辦理。發(fā)生合同糾紛時，合同經辦部門除應將糾紛情況及時報告公司總經理和綜合管理部以外，還應同時組織合同執(zhí)行部門迅速收集下列有關證據(jù)：合同文本，包括附件、變更或解除協(xié)議、信函、視聽資料、授權委托書、介紹信及其他有關資料等。驗收、提貨、發(fā)票等有關單位票據(jù)。貨款的承付、托收憑證、有關的財務賬目。產品的技術規(guī)范、質量標準。證人證言。其它與處理糾紛有關的材料。處理合同糾紛，應特別注意以下問題：在證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下，及時采取證據(jù)保全措施。發(fā)現(xiàn)對方當事人或利害關系人有可能隱匿、轉移財產將使我方權利難以實現(xiàn)時，適時依法申請采取財產保全措施。對于債權債務關系明確、合法且雙方對債務無異議的，依法及時向人民法院申請支付令或提起訴訟。做好每起合同糾紛實況記錄、存案備查。凡屬我方責任的合同糾紛，應逐筆查明原因，分清責任，要求責任人員承擔責任，并責成其提出補救措施。合同糾紛經協(xié)商達成一致處理意見的，應訂立書面的協(xié)議，雙方代表簽字并加蓋單位公章。雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書、仲裁機關的調解書、仲裁決定書及法院的裁定書、調解書、判決書，在正式生效后，應復印若干份，交給有關部門收執(zhí)、備案或存檔。各有關部門應由專人負責履行。對方當事人逾期不履行已發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由公司綜合管理部依法向人民法院申請強制執(zhí)行。合同糾