電子檔案的形成與歸

電子檔案的形成及歸檔12/7/20221電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第1頁!電子檔案的形成及歸檔1.電子檔案的產(chǎn)生2.電子文件的特性3.電子文件歸檔的組織管理4.電子文件的收集與積累5.電子文件的整理與歸檔6.電子文件的鑒定工作7.電子文件使用的載體與歸檔載體的推薦8.電子檔案的保存與維護9.電子檔案的利用與管理10.保證電子文件信息安全的技術措施11.保證電子文件信息安全的管理措施12.管理電子檔案的設備配置

12/7/20222電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第2頁!1.電子檔案的形成1.1電子計算機的誕生及發(fā)展為電子檔案的形成創(chuàng)造了先決的技術條件。1.2電子計算機的廣泛應用，辦公自動化的進一步發(fā)展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，是形成電子檔案的源動力。

10:33:123電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第3頁!2.電子文件的特性2.1電子文件是數(shù)字化信息技術的產(chǎn)物。2.2電子文件對設備的依賴性。2.3電子文件載體的非直讀性。2.4電子文件物理結構與邏輯結構的復雜性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。2.5電子文件信息與載體的相分離性。12/7/20224電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第4頁!2.2電子文件對設備的依賴性

電子文件的形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成的，離開計算機等設備，電子文件既看不見也摸不著。其對設備依賴性主要體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。例如電子文件對其他設備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理。不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時難以互換。12/7/20225電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第5頁!2.4電子文件物理結構與邏輯結構的復雜性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性（一）

電子文件的信息物理結構和邏輯結構往往是不一致的。同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常地顯示輸出。在電子文件信息的處理過程中，其物理結構經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結構卻可以保持不變。電子文件的邏輯結構通常也需要專門的信息予以描述，當然這些信息可能是隱含的，無特殊需要而不顯示出來。正是由于這種原因，電子文件的物理結構和邏輯結構之間關系是很復雜的。在電子文件歸檔時，如何保持其物理結構和邏輯結構的復雜關系，是保證電子文件不被破壞而必須注意的關鍵問題之一。12/7/20226電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第6頁!2.5電子文件信息與

載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，甚至可以從一個載體轉換到另一個載體，其內容信息卻不發(fā)生任何變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡傳給遠方的一個或多個接收者。在一些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡中，還采取把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點的不同設備上，只是在需要時才臨時把文件裝配起來。這些情況，不僅造成電子文件與載體的分離性，也使長期處于共享計算機網(wǎng)絡資源環(huán)境的使用者淡漠了對電子文件存儲于哪臺計算機、哪個載體以及什么位置的關心。這個特征給電子文沖的保管帶來許多新的問題，處理不好，會直接影響其真實性、完整性和可靠性。12/7/20227電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第7頁!3.電子文件歸檔的組織管理3.1加強電子文件歸檔的組織領導。3.2明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。3.3要采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求。12/7/20228電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第8頁!3.2明確電子文件歸檔的

工作程序、內容和要求

電子文件的歸檔，應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；有利于較好地執(zhí)行有關的規(guī)范或標準。一般來說，電子文件的歸檔工作程序包括：一是電子文件形成簽署、審批；二是收集積累；三是編制目錄；四是整理需歸檔的電子文件；五是鑒定歸檔的電子文件，確定歸檔電子文件的檔案屬性；六是檢測歸檔的電子文件；七是編制歸檔說明；八是存入磁、光介質（含壓縮歸檔等方式）；九是復制備份；十是確定載體標識。12/7/20229電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第9頁!4.電子文件的收集與積累4.1電子文件收集積累的重要性。4.2電子文件的收集積累范圍，按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。4.3電子文件的收集積累方法。12/7/202210電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第10頁!4.2電子文件的收集積累范圍，

按照國家有關規(guī)定執(zhí)行

對于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應及時收集積累，并與其相應的紙質文件建立標識關系。尤其是對“無紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。與紙質文件不同，電子文件的讀取、還原，離不開其生成的技術設備條件、相關軟件和元數(shù)據(jù)，所以電子文件收集、積累還必須包括這些內容。12/7/202211電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第11頁!5.電子文件的整理與歸檔1.電子文件的整理。2.電子文件的歸檔。(1)確定電子文件的歸檔范圍(2)明確歸檔時間。(3)歸檔份數(shù)。(4)對電子文件歸檔的要求，(5)歸檔方法。

12/7/202212電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第12頁!6.電子文件的鑒定工作（二）

電子文件的鑒定內容，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是歸檔電子文件的原始性、準確性、完整性。即是否是形成時的，或通過審批更改的電子文件；是否是產(chǎn)品定型技術狀態(tài)或經(jīng)過事務處理并有結果的電子文件，是否是組成完整的系統(tǒng)的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件內容所含信息的價值及社會對它的需要，要根據(jù)國家關于檔案保管期限表確定其保管期限。12/7/202213電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第13頁!8.電子檔案的保存與維護1.要保證電子檔案載體物理上的安全。2.要保證電子檔案內容邏輯上的準確。3.要保證電子檔案的原始性。4.要保證電子檔案的可理解性。5.要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。12/7/202214電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第14頁!8.2要保證電子檔案

內容邏輯上的準確

電子檔案來自各個方面，往往是在不同的電子計算機系統(tǒng)上形成的，且在內容的格式編徘上也不盡一致，這種在技術和形式上的差異，必然導致在以后還原時，所采用的技術與方法的不同。因此，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數(shù)據(jù)結構和相關定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術加以轉換。

12/7/202215電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第15頁!8.4要保證電子檔案的可理解性

對一份電子檔案的內容來說，常常有不被人完全理解的情況。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，就需要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數(shù)據(jù)；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子檔案內容相關的背景信息等。

12/7/202216電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第16頁!9.電子檔案的利用與管理1、電子檔案提供利用的方法。

（1）提供拷貝，檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。（2）通信傳輸。即用網(wǎng)絡傳輸電子檔案。（3）直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查詢的一種方法。2、電子檔案的利用管理。(1)使用權限的審核。（2）拷貝的提供與回收。（3）利用中的安全措施。12/7/202217電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第17頁!11.保證電子文件信息

安全的管理措施1、電子文件的制作過程要責任分明。2、電子文件形成后應及時進行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。3、建立和執(zhí)行科學的歸檔制度。4、建立和執(zhí)行嚴格的保管制度。5、加強對電子文件利用活動的管理。6、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。12/7/202218電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第18頁!12.1數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫是在電子計算機的外存儲器上，按一定組織方式存儲在一起的，相互有關且具有最小冗余度和可共享的、具有較高獨立性的、能確保安全和完整的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是用于組織和存取大宗數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，它是有關電子計算機系統(tǒng)（硬件與基本軟件）、數(shù)據(jù)庫及其描述機構、數(shù)據(jù)庫管理、用戶及其應用程序、數(shù)據(jù)庫管理員等幾方面組成的總體。

12/7/202219電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第19頁!12.3軟件和程序軟件，即電子計算機系統(tǒng)中使用的各種程序和文檔。軟件中最重要的是操作系統(tǒng)，它是對電子計算機軟硬件資源進行管理和控制的程序，也是用戶和電子計算機系統(tǒng)的接口。各種系統(tǒng)程序和應用程序都是在操作系統(tǒng)控制下運行。根據(jù)操作系統(tǒng)所管的資源不同以及提供服務方式的差別，操作系統(tǒng)大致可分為多道批處理、分時、實時、網(wǎng)絡和分布式等五種類型。

12/7/202220電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第20頁!2.1電子文件是數(shù)字化信息技術的產(chǎn)物

電子文件是在計算機中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們在計算機屏幕上看到由文字、圖形等構成的電子文件形態(tài)只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計算機內部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。

12/7/202221電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第21頁!2.3電子文件載體的非直讀性

電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面。一是數(shù)字編碼記錄于載體上肉眼無法分辨，何況磁載體上的“磁疇”極性是物質內部的物理性質，根本不可能看到。此外載體上的信息記錄密度極大，例如一張容量可達600MB一4000MB的光盤，刻寫激光斑點的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。即使在高倍顯微鏡下可以看見光盤上的記錄痕跡，也不可能讀懂那些小點表示什么。另外，載體上的數(shù)字信息往往進行了壓縮編碼、加密等處理，即使有設備，如果不解壓解密也不能讀取其內容。以上種種因素均決定了電子文件載體的非直讀性。12/7/202222電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第22頁!2.4電子文件物理結構與邏輯結構的復雜

性及對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性（二）

電子文件的這種元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌。此外，紙質文陣由于在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實際往來和人工辦理各種手續(xù)，則其生成和運作的背景信息也就自然地記錄在文件上了。電子文件的運作往往是在網(wǎng)絡上進于的，操作者互不見面,體現(xiàn)行政背景關系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或補充這些元數(shù)據(jù)或背景信息，就可能給電子文件的運作和歸檔帶來問題。

12/7/202223電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第23頁!2.5電子文件信息與載體的相分離性

文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成電子文件的內容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使得電子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質文件等復雜得多。例如不同的載體往往適合存儲不同種類媒體的信息，就會造成同一份電子文件中的文、圖、聲、像在存儲時的載體分離現(xiàn)象。如果脫機保管，就可能造成混亂，甚至破壞電子文件的完整性。12/7/202224電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第24頁!3.1加強電子文件

歸檔的組織領導

從電子文件的形成到歸檔，跨躍了多個部門。這些部門往往通過電子計算機網(wǎng)絡聯(lián)成一個有機的整體，有時工作互有交錯，職責界界限難以區(qū)分清楚。所以，應加強組織管理，由主管部門或負責人統(tǒng)一協(xié)調，指定專門機構或專人負責。12/7/202225電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第25頁!3.3要采取措施，保證電子

文件歸檔的質量要求

歸檔工作是由文件管理轉換為檔案管理的基礎，它的質量關系到整個檔案管理水平，因此必須有質量控制措施，以保證這項工作的正常進行。應當搞好檔案部門和電子文件形成單位的協(xié)調工作，使電子文件管理和電子檔案管理形成一個有機的整體，避免相互推諉扯皮?？紤]電子文件產(chǎn)生的環(huán)境不盡相同，把歸檔工作“納入有關管理制度”、“納入有關人員的職責范圍”，從根本上保證電子文件的形成與歸檔工作不脫節(jié)。要嚴格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。12/7/202226電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第26頁!4.1電子文件收集積累的重要性

電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時間間隔，在這一段時間內，電子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一點痕跡。因此，為保證歸檔的電子文件的真實性，電子文件的收集積累工作必須從電子文件形成階段就開始。12/7/202227電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第27頁!4.3電子文件的收集積累方法

電子文件的收集積累往往是在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)上進行，由于記錄系統(tǒng)有自動記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除、責任者、入數(shù)據(jù)庫時間等。

用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯。12/7/202228電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第28頁!6.電子文件的鑒定工作（一）

電子文件的歸檔鑒定工作，是指鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。12/7/202229電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第29頁!7.電子文件使用的載體及歸檔載體的推薦1、電子文件使用的載體介紹。隨著電子計算機技術的發(fā)展，信息數(shù)字化記錄技術也在不斷地發(fā)展。目前，信息數(shù)字化記錄載本育磁性、光學性和磁光性等類型。2、電子文件歸檔應選擇記錄載體。選擇載體的依據(jù)是：（1）盡量選擇有國際和國家標準的載體；（2）有發(fā)展前途的，其使用的軟硬件應有多個供應渠道；（3）載體內在性能穩(wěn)定。耐久性得到公認；（4）能較方便地進行保護；（5）載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；（6）能較容易地檢測出載體的質變現(xiàn)象，以便能在載體變化之前將文件復制到新的載體上。

12/7/202230電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第30頁!8.1要保證電子檔案載體

物理上的安全

電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以，要建立一個適合于磁、光介質保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

12/7/202231電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第31頁!8.3要保證電子檔案的原始性

對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示?？刹捎靡韵氯N方法：一是保存電子檔案相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是最為穩(wěn)妥的永久保存方法。

12/7/202232電子檔案的形成與歸共37頁，您現(xiàn)在瀏覽的是第32頁!8.5要對電子檔案載體進行

有效的檢測與維護

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽