高效會(huì)議管理技巧課件

高效會(huì)議管理技巧主講：胡興龍日期：2011年7月23日高效會(huì)議管理技巧主講：胡興龍1第1講會(huì)議概述會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)靨；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。第1講會(huì)議概述會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不2集思廣益圖1-1集思廣益圖會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。會(huì)議的意義甲乙丙會(huì)議好創(chuàng)意、好點(diǎn)子想法1想法2想法3集思廣益會(huì)議的意義甲乙丙會(huì)議好創(chuàng)意、好點(diǎn)子想法1想法2想法33會(huì)議的意義幫助群體溝通

隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等多種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀、最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會(huì)議的意義幫助群體溝通4會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的1、開展有效的溝通2、傳達(dá)資訊3、監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾4、達(dá)成協(xié)議與解決問題5、資源共享6、開發(fā)創(chuàng)意會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的1、開展有效的溝通5會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下六個(gè)步驟，通過這些步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1-3達(dá)成協(xié)議與解決問題的六個(gè)步驟4、想出新點(diǎn)子3、衡量問題輕重緩急2、發(fā)現(xiàn)問題并尋求解決方法1、點(diǎn)明問題所在5、評(píng)議新點(diǎn)子6、確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的4、想出新點(diǎn)子3、衡量問題輕重緩急6會(huì)議的種類表1-1會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議宣布人事安排、講解政策的會(huì)議當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議集思廣益的會(huì)議會(huì)議的種類表1-1會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)7會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。全體會(huì)議建議頻率：至少每?jī)蓚€(gè)月一次注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入做事無條理的可怕境地。一對(duì)一會(huì)議建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天召開，但是最好不要超過1個(gè)小時(shí)。1234會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議12348會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接成本和效率損失成本三種。時(shí)間成本時(shí)間成本的計(jì)算方法：時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)x（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅行時(shí)間+會(huì)議秘書工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）直接成本直接成本的計(jì)算方法：直接成本=會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)+旅費(fèi)、食宿費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)效率損失成本開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接成本和效率損失成本三9第2講會(huì)議的效率與規(guī)范效率不高的原因很多公司往往由于以下原因，造成開會(huì)效率低下：公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多主管對(duì)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。第2講會(huì)議的效率與規(guī)范效率不高的原因10會(huì)議的效率與規(guī)范表2-1會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)2地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行3開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，已來的是一些可有可無的參加者4主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被與會(huì)者牽著鼻子走，無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議意圖5與會(huì)者的技能與會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義，宣告失敗會(huì)議的效率與規(guī)范表2-1會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具11會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理

所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理12會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行開會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職與會(huì)者的技能與會(huì)者一定要具有傾聽能力會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的與會(huì)者會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)13高效會(huì)議的特征：高效會(huì)議的八大特征：只在必要時(shí)才召開事先已好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席做出了評(píng)論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人高效會(huì)議的特征：高效會(huì)議的八大特征：14會(huì)議規(guī)范會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范、會(huì)議規(guī)范本身。會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范員工上班的頭一個(gè)小時(shí)不適合開會(huì)，因?yàn)閱T工還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。一小時(shí)后員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。吃飯前適合開短、平、快的會(huì)議吃飯后大腦處于缺氧狀態(tài)，不太適合開集思廣益的會(huì)議。在午后1—3小時(shí)之間最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴法，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下班前盡量避免開會(huì)。這時(shí)的會(huì)議使員工處于不確定感之中，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)間段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。會(huì)議規(guī)范會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范、會(huì)議規(guī)范本身15會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議安排人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)大家的時(shí)間，以找出最適宜所有與會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。準(zhǔn)時(shí)開始是準(zhǔn)時(shí)結(jié)束的前提。建議以各公司可以接受的方式制定對(duì)遲到者的懲罰措施，如唱歌、捐錢等。鼓勵(lì)發(fā)表不同意見，會(huì)議主持人甚至可以刻意激發(fā)沖突。會(huì)議結(jié)束當(dāng)天或者第二天，與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。在剛剛接受完會(huì)議技巧培訓(xùn)后的一至三個(gè)月內(nèi)，開會(huì)時(shí)可以請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范16會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范圖2-1固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范17會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。一個(gè)中心

一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程，包括：會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本18會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。兩個(gè)基本

兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本19第3講成功會(huì)議的策略如何做開場(chǎng)白定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與討論有關(guān)的咨詢、規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。第3講成功會(huì)議的策略如何做開場(chǎng)白定義：20成功會(huì)議的策略合理分配發(fā)言時(shí)間我們建議：主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20/80；要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。成功會(huì)議的策略合理分配發(fā)言時(shí)間21成功會(huì)議的策略如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對(duì)一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要。控場(chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。語言方式

語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會(huì)議的議事進(jìn)度。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問題怎么看？”另外，還可以轉(zhuǎn)移說話對(duì)象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言。成功會(huì)議的策略如何掌握議事進(jìn)度22成功會(huì)議的策略達(dá)成決議彼得·德魯克決議法用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)。列舉或圖示各提案并開始討論之?？陀^比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)。估計(jì)各提案之獲利率。評(píng)估有無采集更多參考資料的需要。征求反對(duì)意見。以中立角度檢視正反意見。尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同。對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)。確認(rèn)議事結(jié)果。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。成功會(huì)議的策略達(dá)成決議用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與23成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策24成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之一：頭腦風(fēng)爆法無拘無束提意見，追求數(shù)量。將點(diǎn)子記在大家看得見的地方，供大家參考、受啟發(fā)。鼓勵(lì)結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想。與會(huì)者不分職業(yè)高低，平等議事。不允許在點(diǎn)子匯集階段評(píng)議或反駁別人的意見。在無拘無束、相互激蕩的情況下匯集的點(diǎn)子比一般方法多70%。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之一：頭腦風(fēng)爆法25成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之二：德爾非法-專家群體決策法特點(diǎn)：讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專家的工作小組進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過信函進(jìn)行交流，避免面對(duì)面的討論帶來的消極影響。具體步驟：由工作小組明確問題內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢解決問題的調(diào)查表。將調(diào)查表寄給事先進(jìn)行的專家，請(qǐng)他們提供解決問題的意見和思路，專家之間不溝通，相互保密。處理這一輪征詢的意見，找出共同點(diǎn)和各種意見的統(tǒng)計(jì)分析情況。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之二：德爾非法-專家群26成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之三：異地思考法特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事務(wù)的干擾，到另外一個(gè)地方去專門研究一個(gè)問題。參與決策的人員離開辦公室，到一個(gè)新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級(jí)界限及各類瑣事的干擾，利于暢所欲言?；钴S思想，提出高水平的構(gòu)想，做出高水平的決策。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之三：異地思考法27成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之四：思維轉(zhuǎn)換法就是有意識(shí)的變換傳統(tǒng)的思維方法，從不同的角度，觀點(diǎn)甚至完全相反的方向來探索新的方案，通常人們總是覺得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個(gè)新的角度進(jìn)行審視，就會(huì)有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)。這是突破舊的思維模式進(jìn)行變革的決策方法。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之四：思維轉(zhuǎn)換法28成功會(huì)議的策略圓滿結(jié)束會(huì)議要想圓滿結(jié)束會(huì)議，需要做到以下三點(diǎn)：預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議成功會(huì)議的策略圓滿結(jié)束會(huì)議要想圓滿結(jié)束會(huì)議，需要做到以下三點(diǎn)29第4講會(huì)前準(zhǔn)備工作判斷開會(huì)是否必要高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。無需開會(huì)的“五個(gè)如果”圖4-1無需開會(huì)的“五個(gè)如果”第4講會(huì)前準(zhǔn)備工作判斷開會(huì)是否必要30會(huì)前準(zhǔn)備工作必須開會(huì)的“五個(gè)如果”圖4-2必須開會(huì)的“五個(gè)如果”會(huì)前準(zhǔn)備工作必須開會(huì)的“五個(gè)如果”31會(huì)前準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作的作用會(huì)前準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作的作用32準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容5W1H是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的六個(gè)方面。準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容5W1H是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的六33準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9人，最為合適的人數(shù)是5至7人。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容特殊提醒34準(zhǔn)備工作的內(nèi)容會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單準(zhǔn)備工作的內(nèi)容會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單35會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：如果與會(huì)人員超過10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：36第5講會(huì)議中的溝通與反饋會(huì)議中的溝通 會(huì)議的溝通是指為了設(shè)定的目標(biāo)，把信息，思想和情感在個(gè)人或群體間傳遞，并達(dá)成共同協(xié)議的過程。第5講會(huì)議中的溝通與反饋會(huì)議中的溝通37會(huì)議中的溝通三種溝通類型溝通漏斗圖5-1溝通漏斗會(huì)議中的溝通三種溝通類型圖5-1溝通漏斗38會(huì)議中的溝通三種溝通類型溝通金三角圖5-2溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。在三角形的底端，“自己”和“對(duì)方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。會(huì)議中的溝通三種溝通類型39會(huì)議中的溝通三種溝通類型溝通的冰山模式圖5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。會(huì)議中的溝通三種溝通類型40會(huì)議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清。不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤。按自己的思路思考，忽略他人的需求。失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí)。準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見。時(shí)間不充分。情緒不好。語言不通。大腦過濾。記憶力不行。會(huì)議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：41會(huì)議中的溝通有效溝通的原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)會(huì)議中的溝通有效溝通的原則42會(huì)議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：團(tuán)隊(duì)反饋，即團(tuán)隊(duì)反饋就是一個(gè)人給大家反饋。一對(duì)一反饋，即一對(duì)一反饋是一個(gè)人給另一個(gè)人反饋。這種反饋方式比較困難。會(huì)議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：43會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋圖5-4反饋的兩種類型會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)44反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋

正面指導(dǎo)反饋是積極的反饋，是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。建設(shè)性反饋

建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋45反饋的兩種類型建設(shè)性反饋金點(diǎn)子1——“漢堡”原則先表揚(yáng)特定的成就，給予真心的肯定，然后提出需要改進(jìn)的“特定”的行為表現(xiàn)，最后以肯定和支持結(jié)束。建設(shè)性反饋金點(diǎn)子2——BEST反饋Behaviordescription描述行為Expressconsequence表達(dá)后果Solicisinput征求意見Talkaboutpositiveoutcomes著眼未來好消息不太好的消息反饋的兩種類型建設(shè)性反饋金點(diǎn)子1——“漢堡”原則建設(shè)性反饋金46反饋的方式和類型反饋時(shí)的特征反饋的方式和類型反饋時(shí)的特征47反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：做一下深呼吸，保持冷靜：仔細(xì)傾聽，試圖以別人的觀點(diǎn)來看問題。弄清所有的問題以確定你的理解。承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭(zhēng)論整理你聽到的，然后決定你同意什么要開明，不要防衛(wèi)性太強(qiáng)。要包容，不要獨(dú)斷專橫要平等，不要有優(yōu)越感反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：48第6講主持人的會(huì)議管理技巧主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任主持人的守則與責(zé)任具體的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度第6講主持人的會(huì)議管理技巧主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任營(yíng)造和49主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者十大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者十大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備50主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者的責(zé)任表6-1與會(huì)者責(zé)任一覽表主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者的責(zé)任表6-1與會(huì)者責(zé)任一51與會(huì)者的責(zé)任主持人的準(zhǔn)備工作主持人的四個(gè)準(zhǔn)備工作與會(huì)者的責(zé)任主持人的準(zhǔn)備工作52主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Cicada蟬”相遇“蟬”癥狀：講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題講得太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：面對(duì)這樣的發(fā)言者，要——非語言性暗示探詢，總結(jié)，測(cè)試其理解程度好意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言相遇主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“蟬”癥狀：主持人對(duì)策：相遇53主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“shark鯊魚”相遇“鯊魚”癥狀：有攻擊比人的傾向總是給予消極的否定的意見主持人對(duì)策：面對(duì)這樣的發(fā)言者，要——理解對(duì)方的想法或情緒重要會(huì)議中無論什么意見都可以提，但正面的建議會(huì)更受歡迎非語言性打斷主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“鯊魚”癥狀：主持人對(duì)策：54主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Donkey驢”相遇“驢”癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻”不能站在別人的立場(chǎng)看問題主持人對(duì)策：面對(duì)這樣的發(fā)言者，要——突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“驢”癥狀：主持人對(duì)策：55主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，遭遇“RabbitTracking兔子般追蹤”“兔子追蹤”癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人，總是挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。因此，主持人對(duì)策：肯定他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不湊效，則馬上按他的方法實(shí)施主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“兔子追蹤”癥狀：“兔子般追56會(huì)議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：開會(huì)帶著并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Crab螃蟹”（跑題者）相遇主持人對(duì)策對(duì)開小會(huì)者主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議突然靜下來，私下談話的人就會(huì)警覺。主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家問他們是不是覺得應(yīng)該分組他們討論，然后集中討論對(duì)瞌睡者休息5分鐘把會(huì)議議程加快短暫沉默會(huì)議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：主持人的準(zhǔn)57意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競(jìng)爭(zhēng)（暴力）回避協(xié)作妥協(xié)遷就（適應(yīng)）不合作合作合作：滿足對(duì)方的要求意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競(jìng)58意外和沖突的處理如何處理沖突

根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹五種處理沖突的方法，從而了解主持人和與會(huì)者如何用不同的方式來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立地做出決定。遷就型。遷就型的人一味地放棄自己的要求去滿足對(duì)方的要求，又稱適應(yīng)型。回避型?；乇苄褪侵讣炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，又稱“和事佬”。意外和沖突的處理如何處理沖突59傾聽和說話的技巧如何傾聽充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好地理解什么是傾聽。傾聽就是：是暫時(shí)忘掉自我的思想，期待，成見和愿望。全神貫注的理解講話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽和說話的技巧如何傾聽傾聽就是：60傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。Nod&Smile（點(diǎn)頭且微笑）Eyecontact（眼神接觸）Listeningnoises（傾聽的“聲音”）Leadforward（身子前傾）Repeat/summarize（重復(fù)/總結(jié)）Makenotes（做記錄）傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法Nod&Smile（點(diǎn)頭且61傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意。傾聽的誤區(qū)別人講話時(shí)，你在想自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)對(duì)照經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其它東西干擾傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū)62傾聽和說話的技巧說話的技巧傾聽和說話的技巧說話的技巧63第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄64第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者主要有四種功能觀察預(yù)防功能。最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以提醒主持人避免走入以下三大會(huì)議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠第二誤區(qū)從眾心理第三誤區(qū)團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好，或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄者的功能65會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議記錄的八大建議1、重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，但不要為錄音而錄音。2、會(huì)議主持人最好不要兼任會(huì)議記錄者的工作。3、會(huì)議記錄者的筆記最好打印出來。4、會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)請(qǐng)發(fā)言人解釋清楚令人困惑的地方。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助進(jìn)行討論。5、會(huì)議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí)有哪些證據(jù)支持此議案的通過及反對(duì)意見如何。分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。6、會(huì)議記錄盡可能維持在一頁紙以內(nèi)。7、會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處。使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，列出會(huì)議的重點(diǎn)。工作分派情形及完成日期記錄無誤。8、盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者。會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議記錄的八大建議66會(huì)后跟進(jìn)與會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)參會(huì)者注意：拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己工作相關(guān)的信息做出標(biāo)記分析一下會(huì)議的過程，分析一下各個(gè)不同與會(huì)者對(duì)同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)考慮會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案會(huì)議可能是新任務(wù)的開始，要考慮是否召開自己部門會(huì)議進(jìn)行動(dòng)員和安排，并將會(huì)議精神貫徹進(jìn)下一步的工作中去。會(huì)后跟進(jìn)與會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)參會(huì)者注意：67會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)：請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表針對(duì)評(píng)估意見做出改進(jìn)措施聯(lián)絡(luò)缺席的同事，詢問缺席的原因——如有需要，討論有關(guān)項(xiàng)目跟進(jìn)計(jì)劃，如有需要立刻召集另一次會(huì)議如有需要，找高層協(xié)助。這是一種捷徑，充分利用高層的權(quán)威性，往往能夠起到事半功倍的作用如計(jì)劃進(jìn)行十分順利，取消下次會(huì)議，而用公文報(bào)告進(jìn)度，讓有關(guān)的人知道會(huì)議之后檢討得失會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)：68會(huì)后跟進(jìn)怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量提高下次會(huì)議的質(zhì)量的建議性做法有：只有必要時(shí)才開會(huì)。召集會(huì)議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會(huì)議的關(guān)鍵。制訂出色的會(huì)議議程并事先分發(fā)。時(shí)間是寶貴的，開會(huì)是要花錢的；準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。經(jīng)常加以歸納，有意識(shí)地把握會(huì)議的方向。注意力集中在政策和行動(dòng)上，別讓意外事件讓你陷入困境。會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。會(huì)議成功只有用結(jié)果來衡量。注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定。作為主持人，要?jiǎng)褡枞唛L(zhǎng)的發(fā)言，鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題。會(huì)后跟進(jìn)怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量69會(huì)后跟進(jìn)怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量如何把習(xí)慣變成技巧及行為會(huì)后跟進(jìn)怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量70謝謝！謝謝！71飯卡打開巴士風(fēng)格反對(duì)廣泛的的非官是大蘇打發(fā)的發(fā)非官方共和國(guó)符合國(guó)家和國(guó)際撒的方大哥給飛得更高是個(gè)搜狗是歸屬感是搞后呵呵敢死隊(duì)敢死隊(duì)敢死隊(duì)好地方個(gè)地方豆腐花哈哈動(dòng)畫的發(fā)揮和家具風(fēng)格就國(guó)防軍廣泛幾個(gè)房間房管局房管局法國(guó)加工費(fèi)交付給交付給交付給警方根據(jù)高房?jī)r(jià)法國(guó)警方交付給飯卡打開巴士風(fēng)格反對(duì)廣泛的的非官是大蘇打發(fā)的發(fā)非官方共和國(guó)72地方官梵蒂岡地方官方的說法暗室逢燈啊的非官是大蘇打發(fā)發(fā)射機(jī)的驕傲給大家仨個(gè)地方大師傅艱苦絕對(duì)是九回復(fù)肯定是解放后肯定是國(guó)防部換個(gè)風(fēng)格大富大貴士大夫但是發(fā)交付給地方官梵蒂岡地方官方的說法暗室逢燈啊的非官是大蘇打發(fā)發(fā)射機(jī)73地方大師傅大大規(guī)劃風(fēng)格化地方士大夫時(shí)的感到十分的官方電話獎(jiǎng)和國(guó)家的驕傲還是看見好看的順豐單號(hào)健康博客程序客戶貸款空間很大防空識(shí)別的看不舒服的看不到看見對(duì)方看世界杯的咖啡酒吧的設(shè)備發(fā)的空降兵反抗波斯的反抗波斯的包括舍不得放開白色的反饋博客大巴是否看不上大夫開博客大巴發(fā)地方大師傅大大規(guī)劃風(fēng)格化地方士大夫時(shí)的感到十分的官方電話獎(jiǎng)和74發(fā)的高科技恢復(fù)的很快就北方港口賓館飯店免費(fèi)感受到覅好的傷口縫合第三部分難道是擴(kuò)大解放和開始變得反抗集散地和反抗精神美女部門你先吃吧每年從小便考多少分可接受的反抗集散地和付款計(jì)劃的司法環(huán)境快遞費(fèi)還是給客服電話給客服電話高考加分梵蒂岡回復(fù)后可見風(fēng)華高科點(diǎn)擊返回高科技發(fā)的高科技恢復(fù)的很快就北方港口賓館飯店免費(fèi)感受到覅好的傷口縫75輔導(dǎo)功課變得瘋狂進(jìn)攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的科級(jí)干部科技發(fā)達(dá)韓國(guó)可接受的和都是方面你身邊的負(fù)面報(bào)道隨便翻開基本上都李開復(fù)倒過來看發(fā)動(dòng)了攻擊附加山東南面分別明尼蘇達(dá)白發(fā)魔女十點(diǎn)半分工合理分擔(dān)和管理費(fèi)的后果都是免費(fèi)表面蛋白和風(fēng)格和規(guī)范輔導(dǎo)功課變得瘋狂進(jìn)攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的76我卻哦網(wǎng)球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對(duì)蒙蔽動(dòng)漫被父母電腦設(shè)備方面你的身邊每年頒發(fā)的身份決定勝負(fù)看得十分愧疚和第三方?jīng)]辦法每個(gè)部門的婦女不敢面對(duì)瘋牛病而微軟微軟微軟為法國(guó)空軍東方科技很發(fā)達(dá)客戶給開發(fā)經(jīng)費(fèi)的士大夫大師傅似的犯得上廣泛的和廣泛化工艱苦戶籍科戶籍科我卻哦網(wǎng)球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對(duì)蒙蔽動(dòng)漫被父母電腦設(shè)77輔導(dǎo)功課變得瘋狂進(jìn)攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的科級(jí)干部科技發(fā)達(dá)韓國(guó)可接受的和都是方面你身邊的負(fù)面報(bào)道隨便翻開基本上都李開復(fù)倒過來看發(fā)動(dòng)了攻擊附加山東南面分別明尼蘇達(dá)白發(fā)魔女十點(diǎn)半分工合理分擔(dān)和管理費(fèi)的后果都是免費(fèi)表面蛋白和風(fēng)格和規(guī)范輔導(dǎo)功課變得瘋狂進(jìn)攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的78我卻哦網(wǎng)球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對(duì)蒙蔽動(dòng)漫被父母電腦設(shè)備方面你的身邊每年頒發(fā)的身份決定勝負(fù)看得十分愧疚和第三方?jīng)]辦法每個(gè)部門的婦女不敢面對(duì)瘋牛病而微軟微軟微軟為法國(guó)空軍東方科技很發(fā)達(dá)客戶給開發(fā)經(jīng)費(fèi)的士大夫大師傅似的犯得上廣泛的和廣泛化工艱苦戶籍科戶籍科我卻哦網(wǎng)球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對(duì)蒙蔽動(dòng)漫被父母電腦設(shè)79輔導(dǎo)功課變得瘋狂進(jìn)攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的科級(jí)干部科技發(fā)達(dá)韓國(guó)可接受的和都是方面你身邊的負(fù)面報(bào)道隨便翻開基本上都李開復(fù)倒過來看發(fā)動(dòng)了攻擊附加山東南面分別明尼蘇達(dá)白發(fā)魔女十點(diǎn)半分工合理分擔(dān)和管理費(fèi)的后果都是免費(fèi)表面蛋白和風(fēng)格和規(guī)范輔導(dǎo)功課變得瘋狂進(jìn)攻的傷口縫合可視電話的生命發(fā)表的但是發(fā)布的80我卻哦網(wǎng)球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對(duì)蒙蔽動(dòng)漫被父母電腦設(shè)備方面你的身邊每年頒發(fā)的身份決定勝負(fù)看得十分愧疚和第三方?jīng)]辦法每個(gè)部門的婦女不敢面對(duì)瘋牛病而微軟微軟微軟為法國(guó)空軍東方科技很發(fā)達(dá)客戶給開發(fā)經(jīng)費(fèi)的士大夫大師傅似的犯得上廣泛的和廣泛化工艱苦戶籍科戶籍科我卻哦網(wǎng)球餓哦我去哦欸開始的方便快捷反對(duì)蒙蔽動(dòng)漫被父母電腦設(shè)81高效會(huì)議管理技巧主講：胡興龍日期：2011年7月23日高效會(huì)議管理技巧主講：胡興龍82第1講會(huì)議概述會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)靨；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。第1講會(huì)議概述會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不83集思廣益圖1-1集思廣益圖會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。會(huì)議的意義甲乙丙會(huì)議好創(chuàng)意、好點(diǎn)子想法1想法2想法3集思廣益會(huì)議的意義甲乙丙會(huì)議好創(chuàng)意、好點(diǎn)子想法1想法2想法384會(huì)議的意義幫助群體溝通

隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等多種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀、最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會(huì)議的意義幫助群體溝通85會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的1、開展有效的溝通2、傳達(dá)資訊3、監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾4、達(dá)成協(xié)議與解決問題5、資源共享6、開發(fā)創(chuàng)意會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的1、開展有效的溝通86會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下六個(gè)步驟，通過這些步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1-3達(dá)成協(xié)議與解決問題的六個(gè)步驟4、想出新點(diǎn)子3、衡量問題輕重緩急2、發(fā)現(xiàn)問題并尋求解決方法1、點(diǎn)明問題所在5、評(píng)議新點(diǎn)子6、確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的目的和種類會(huì)議的目的4、想出新點(diǎn)子3、衡量問題輕重緩急87會(huì)議的種類表1-1會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議宣布人事安排、講解政策的會(huì)議當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議集思廣益的會(huì)議會(huì)議的種類表1-1會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)88會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。全體會(huì)議建議頻率：至少每?jī)蓚€(gè)月一次注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入做事無條理的可怕境地。一對(duì)一會(huì)議建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天召開，但是最好不要超過1個(gè)小時(shí)。1234會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議123489會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接成本和效率損失成本三種。時(shí)間成本時(shí)間成本的計(jì)算方法：時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)x（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅行時(shí)間+會(huì)議秘書工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）直接成本直接成本的計(jì)算方法：直接成本=會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)+旅費(fèi)、食宿費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)效率損失成本開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接成本和效率損失成本三90第2講會(huì)議的效率與規(guī)范效率不高的原因很多公司往往由于以下原因，造成開會(huì)效率低下：公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多主管對(duì)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。第2講會(huì)議的效率與規(guī)范效率不高的原因91會(huì)議的效率與規(guī)范表2-1會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)2地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行3開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，已來的是一些可有可無的參加者4主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被與會(huì)者牽著鼻子走，無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議意圖5與會(huì)者的技能與會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義，宣告失敗會(huì)議的效率與規(guī)范表2-1會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)原因具92會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理

所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理93會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行開會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職與會(huì)者的技能與會(huì)者一定要具有傾聽能力會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的與會(huì)者會(huì)議的效率與規(guī)范預(yù)防性管理會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)94高效會(huì)議的特征：高效會(huì)議的八大特征：只在必要時(shí)才召開事先已好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席做出了評(píng)論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人高效會(huì)議的特征：高效會(huì)議的八大特征：95會(huì)議規(guī)范會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范、會(huì)議規(guī)范本身。會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范員工上班的頭一個(gè)小時(shí)不適合開會(huì)，因?yàn)閱T工還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。一小時(shí)后員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。吃飯前適合開短、平、快的會(huì)議吃飯后大腦處于缺氧狀態(tài)，不太適合開集思廣益的會(huì)議。在午后1—3小時(shí)之間最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴法，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下班前盡量避免開會(huì)。這時(shí)的會(huì)議使員工處于不確定感之中，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)間段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。會(huì)議規(guī)范會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范、會(huì)議規(guī)范本身96會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議安排人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)大家的時(shí)間，以找出最適宜所有與會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。準(zhǔn)時(shí)開始是準(zhǔn)時(shí)結(jié)束的前提。建議以各公司可以接受的方式制定對(duì)遲到者的懲罰措施，如唱歌、捐錢等。鼓勵(lì)發(fā)表不同意見，會(huì)議主持人甚至可以刻意激發(fā)沖突。會(huì)議結(jié)束當(dāng)天或者第二天，與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。在剛剛接受完會(huì)議技巧培訓(xùn)后的一至三個(gè)月內(nèi)，開會(huì)時(shí)可以請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范97會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范圖2-1固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范98會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。一個(gè)中心

一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程，包括：會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本99會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。兩個(gè)基本

兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。會(huì)議的效率與規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本100第3講成功會(huì)議的策略如何做開場(chǎng)白定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與討論有關(guān)的咨詢、規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。第3講成功會(huì)議的策略如何做開場(chǎng)白定義：101成功會(huì)議的策略合理分配發(fā)言時(shí)間我們建議：主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20/80；要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。成功會(huì)議的策略合理分配發(fā)言時(shí)間102成功會(huì)議的策略如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對(duì)一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要?？貓?chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。語言方式

語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會(huì)議的議事進(jìn)度。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問題怎么看？”另外，還可以轉(zhuǎn)移說話對(duì)象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言。成功會(huì)議的策略如何掌握議事進(jìn)度103成功會(huì)議的策略達(dá)成決議彼得·德魯克決議法用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)。列舉或圖示各提案并開始討論之?？陀^比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)。估計(jì)各提案之獲利率。評(píng)估有無采集更多參考資料的需要。征求反對(duì)意見。以中立角度檢視正反意見。尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同。對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)。確認(rèn)議事結(jié)果。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。成功會(huì)議的策略達(dá)成決議用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與104成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策105成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之一：頭腦風(fēng)爆法無拘無束提意見，追求數(shù)量。將點(diǎn)子記在大家看得見的地方，供大家參考、受啟發(fā)。鼓勵(lì)結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想。與會(huì)者不分職業(yè)高低，平等議事。不允許在點(diǎn)子匯集階段評(píng)議或反駁別人的意見。在無拘無束、相互激蕩的情況下匯集的點(diǎn)子比一般方法多70%。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之一：頭腦風(fēng)爆法106成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之二：德爾非法-專家群體決策法特點(diǎn)：讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專家的工作小組進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過信函進(jìn)行交流，避免面對(duì)面的討論帶來的消極影響。具體步驟：由工作小組明確問題內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢解決問題的調(diào)查表。將調(diào)查表寄給事先進(jìn)行的專家，請(qǐng)他們提供解決問題的意見和思路，專家之間不溝通，相互保密。處理這一輪征詢的意見，找出共同點(diǎn)和各種意見的統(tǒng)計(jì)分析情況。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之二：德爾非法-專家群107成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之三：異地思考法特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事務(wù)的干擾，到另外一個(gè)地方去專門研究一個(gè)問題。參與決策的人員離開辦公室，到一個(gè)新的環(huán)境中去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級(jí)界限及各類瑣事的干擾，利于暢所欲言?；钴S思想，提出高水平的構(gòu)想，做出高水平的決策。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之三：異地思考法108成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之四：思維轉(zhuǎn)換法就是有意識(shí)的變換傳統(tǒng)的思維方法，從不同的角度，觀點(diǎn)甚至完全相反的方向來探索新的方案，通常人們總是覺得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個(gè)新的角度進(jìn)行審視，就會(huì)有意想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)。這是突破舊的思維模式進(jìn)行變革的決策方法。成功會(huì)議的策略四種團(tuán)隊(duì)決策法團(tuán)隊(duì)決策法之四：思維轉(zhuǎn)換法109成功會(huì)議的策略圓滿結(jié)束會(huì)議要想圓滿結(jié)束會(huì)議，需要做到以下三點(diǎn)：預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議成功會(huì)議的策略圓滿結(jié)束會(huì)議要想圓滿結(jié)束會(huì)議，需要做到以下三點(diǎn)110第4講會(huì)前準(zhǔn)備工作判斷開會(huì)是否必要高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。無需開會(huì)的“五個(gè)如果”圖4-1無需開會(huì)的“五個(gè)如果”第4講會(huì)前準(zhǔn)備工作判斷開會(huì)是否必要111會(huì)前準(zhǔn)備工作必須開會(huì)的“五個(gè)如果”圖4-2必須開會(huì)的“五個(gè)如果”會(huì)前準(zhǔn)備工作必須開會(huì)的“五個(gè)如果”112會(huì)前準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作的作用會(huì)前準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作的作用113準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容5W1H是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的六個(gè)方面。準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容5W1H是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的六114準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9人，最為合適的人數(shù)是5至7人。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。準(zhǔn)備工作的作用和內(nèi)容特殊提醒115準(zhǔn)備工作的內(nèi)容會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單準(zhǔn)備工作的內(nèi)容會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單116會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：如果與會(huì)人員超過10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：117第5講會(huì)議中的溝通與反饋會(huì)議中的溝通 會(huì)議的溝通是指為了設(shè)定的目標(biāo)，把信息，思想和情感在個(gè)人或群體間傳遞，并達(dá)成共同協(xié)議的過程。第5講會(huì)議中的溝通與反饋會(huì)議中的溝通118會(huì)議中的溝通三種溝通類型溝通漏斗圖5-1溝通漏斗會(huì)議中的溝通三種溝通類型圖5-1溝通漏斗119會(huì)議中的溝通三種溝通類型溝通金三角圖5-2溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。在三角形的底端，“自己”和“對(duì)方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。會(huì)議中的溝通三種溝通類型120會(huì)議中的溝通三種溝通類型溝通的冰山模式圖5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。會(huì)議中的溝通三種溝通類型121會(huì)議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清。不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤。按自己的思路思考，忽略他人的需求。失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí)。準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見。時(shí)間不充分。情緒不好。語言不通。大腦過濾。記憶力不行。會(huì)議中的溝通阻礙溝通的因素造成溝通困難的因素：122會(huì)議中的溝通有效溝通的原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)會(huì)議中的溝通有效溝通的原則123會(huì)議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：團(tuán)隊(duì)反饋，即團(tuán)隊(duì)反饋就是一個(gè)人給大家反饋。一對(duì)一反饋，即一對(duì)一反饋是一個(gè)人給另一個(gè)人反饋。這種反饋方式比較困難。會(huì)議中的反饋技巧反饋的方式反饋的兩種方式：124會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋圖5-4反饋的兩種類型會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)125反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋

正面指導(dǎo)反饋是積極的反饋，是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。建設(shè)性反饋

建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋126反饋的兩種類型建設(shè)性反饋金點(diǎn)子1——“漢堡”原則先表揚(yáng)特定的成就，給予真心的肯定，然后提出需要改進(jìn)的“特定”的行為表現(xiàn)，最后以肯定和支持結(jié)束。建設(shè)性反饋金點(diǎn)子2——BEST反饋Behaviordescription描述行為Expressconsequence表達(dá)后果Solicisinput征求意見Talkaboutpositiveoutcomes著眼未來好消息不太好的消息反饋的兩種類型建設(shè)性反饋金點(diǎn)子1——“漢堡”原則建設(shè)性反饋金127反饋的方式和類型反饋時(shí)的特征反饋的方式和類型反饋時(shí)的特征128反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：做一下深呼吸，保持冷靜：仔細(xì)傾聽，試圖以別人的觀點(diǎn)來看問題。弄清所有的問題以確定你的理解。承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭(zhēng)論整理你聽到的，然后決定你同意什么要開明，不要防衛(wèi)性太強(qiáng)。要包容，不要獨(dú)斷專橫要平等，不要有優(yōu)越感反饋的方式和類型如何接受反饋如何接受反饋：129第6講主持人的會(huì)議管理技巧主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任主持人的守則與責(zé)任具體的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度第6講主持人的會(huì)議管理技巧主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任營(yíng)造和130主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者十大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱惡揚(yáng)善，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者十大守則會(huì)前充分準(zhǔn)備131主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者的責(zé)任表6-1與會(huì)者責(zé)任一覽表主持人與與會(huì)者的守則和責(zé)任與會(huì)者的責(zé)任表6-1與會(huì)者責(zé)任一132與會(huì)者的責(zé)任主持人的準(zhǔn)備工作主持人的四個(gè)準(zhǔn)備工作與會(huì)者的責(zé)任主持人的準(zhǔn)備工作133主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Cicada蟬”相遇“蟬”癥狀：講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長(zhǎng)才進(jìn)入主題講得太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：面對(duì)這樣的發(fā)言者，要——非語言性暗示探詢，總結(jié)，測(cè)試其理解程度好意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言相遇主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“蟬”癥狀：主持人對(duì)策：相遇134主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“shark鯊魚”相遇“鯊魚”癥狀：有攻擊比人的傾向總是給予消極的否定的意見主持人對(duì)策：面對(duì)這樣的發(fā)言者，要——理解對(duì)方的想法或情緒重要會(huì)議中無論什么意見都可以提，但正面的建議會(huì)更受歡迎非語言性打斷主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“鯊魚”癥狀：主持人對(duì)策：135主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Donkey驢”相遇“驢”癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻”不能站在別人的立場(chǎng)看問題主持人對(duì)策：面對(duì)這樣的發(fā)言者，要——突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問題短暫沉默主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“驢”癥狀：主持人對(duì)策：136主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，遭遇“RabbitTracking兔子般追蹤”“兔子追蹤”癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人，總是挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。因此，主持人對(duì)策：肯定他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不湊效，則馬上按他的方法實(shí)施主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理“兔子追蹤”癥狀：“兔子般追137會(huì)議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：開會(huì)帶著并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等主持人的準(zhǔn)備工作意外和沖突的處理如何處理意外，與“Crab螃蟹”（跑題者）相遇主持人對(duì)策對(duì)開小會(huì)者主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議突然靜下來，私下談話的人就會(huì)警覺。主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家問他們是不是覺得應(yīng)該分組他們討論，然后集中討論對(duì)瞌睡者休息5分鐘把會(huì)議議程加快短暫沉默會(huì)議中的“螃蟹”，也就是跑題者，可以分為以下幾種：主持人的準(zhǔn)138意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競(jìng)爭(zhēng)（暴力）回避協(xié)作妥協(xié)遷就（適應(yīng)）不合作合作合作：滿足對(duì)方的要求意外和沖突的處理如何處理沖突決斷：滿足自己的要求決斷不決斷競(jìng)139意外和沖突的處理如何處理沖突

根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹五種處理沖突的方法，從而了解主持人和與會(huì)者如何用不同的方式來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立地做出決定。遷就型。遷就型的人一味地放棄自己的要求去滿足對(duì)方的要求，又稱適應(yīng)型?；乇苄??；乇苄褪侵讣炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，又稱“和事佬”。意外和沖突的處理如何處理沖突140傾聽和說話的技巧如何傾聽充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好地理解什么是傾聽。傾聽就是：是暫時(shí)忘掉自我的思想，期待，成見和愿望。全神貫注的理解講話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽和說話的技巧如何傾聽傾聽就是：141傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。Nod&Smile（點(diǎn)頭且微笑）Eyecontact（眼神接觸）Listeningnoises（傾聽的“聲音”）Leadforward（身子前傾）Repeat/summarize（重復(fù)/總結(jié)）Makenotes（做記錄）傾聽和說話的技巧傾聽的具體方法Nod&Smile（點(diǎn)頭且142傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意。傾聽的誤區(qū)別人講話時(shí)，你在想自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)對(duì)照經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其它東西干擾傾聽和說話的技巧傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū)143傾聽和說話的技巧說話的技巧傾聽和說話的技巧說話的技巧144第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄145第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者主要有四種功能觀察預(yù)防功能。最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以提醒主持人避免走入以下三大會(huì)議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠第二誤區(qū)從眾心理第三誤區(qū)團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好，或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。第7講會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議記錄者的功能146會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議記錄的八大建議1、重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，但不要為錄音而錄音。2、會(huì)議主持人最好不要兼任會(huì)議記錄者的工作。3、會(huì)議記錄者的筆記最好打印出來。4、會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)請(qǐng)發(fā)言人解釋清楚令人困惑的地方。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助進(jìn)行討論。5、會(huì)議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達(dá)成的