如何使PMO真正產(chǎn)生價(jià)值

如何使PMO真正產(chǎn)生價(jià)值——PMO運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)談現(xiàn)在有很多項(xiàng)目型企業(yè)都建立了PMO，但是從我了解的情況來看，很多公司的PMO還處在有名無實(shí)的階段。為什么這么說呢？因?yàn)槲覀児緩?0年就建立了PMO，剛開始組建PMO的時(shí)候，我們公司沒有人知道該怎么做，雖然成立了PMO，但是并不能發(fā)揮PMO的作用，我相信，很多公司在建立PMO的時(shí)候跟我們當(dāng)年一樣，并不知道該如何組建PMO，組建之后也不知道該如何運(yùn)行，所以這些公司只是成立了一個(gè)叫PMO的機(jī)構(gòu)，并不能真正發(fā)揮PMO的作用。那么，什么樣的PMO才是真正對(duì)企業(yè)有用的呢？這里有一個(gè)我們公司PMO的例子和大家分享一下，也許你看了這個(gè)例子，就會(huì)大概明白了。我們公司的PMO在10年成立的時(shí)候有三個(gè)人，我是PMO部門經(jīng)理。我們的主要職責(zé)是定期收集所有項(xiàng)目的進(jìn)展信息，然后向總經(jīng)理提交項(xiàng)目整體情況報(bào)告。這個(gè)工作看上去不難，但是實(shí)際很容易受到項(xiàng)目經(jīng)理的抵觸，因?yàn)槲覀冃枰?xiàng)目經(jīng)理去填寫項(xiàng)目報(bào)告，這會(huì)增加他們額外的工作負(fù)擔(dān)。而我們公司所有的項(xiàng)目經(jīng)理都?xì)w各職能部門直接管轄，績(jī)效考核也是他們部門自己進(jìn)行，所以在收集項(xiàng)目報(bào)告的過程中困難很多。項(xiàng)目經(jīng)理都說：“我們現(xiàn)在干‘正事’還來不及，哪有功夫填這些‘沒用的表格’?！本瓦@件事，我們和負(fù)責(zé)產(chǎn)品線的部門經(jīng)理溝通，效果也不理想，部門經(jīng)理說：“他們說的沒錯(cuò)，他們確實(shí)很忙，公司人手緊張，客戶對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度要求又很緊迫，他們天天加班，確實(shí)沒時(shí)間填表。等他們忙過這一陣，我讓他們給你填。”我們當(dāng)時(shí)覺得這是他們不理解我們工作的重要性，就去找總經(jīng)理來推動(dòng)，后來總經(jīng)理授權(quán)我們部門掌握每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一定額度的月度獎(jiǎng)金，我們也簡(jiǎn)化了項(xiàng)目報(bào)告模板，如果有項(xiàng)目經(jīng)理沒能按時(shí)交項(xiàng)目月報(bào)，我們就扣工資。這樣試行了沒兩個(gè)月，部門經(jīng)理直接找我們來了，建議我們把扣獎(jiǎng)金改為發(fā)獎(jiǎng)金，不然隊(duì)伍不好帶。于是我們又改成發(fā)獎(jiǎng)金，但是還是有些項(xiàng)目經(jīng)理不能按時(shí)交報(bào)告。這是怎么回事呢，項(xiàng)目報(bào)告也簡(jiǎn)化了，激勵(lì)制度也有了，還缺什么呢？于是在11年下半年，我們?cè)诠緝?nèi)做了一次大范圍的調(diào)查，我們PMO的三個(gè)人挨個(gè)和一線項(xiàng)目經(jīng)理溝通，調(diào)查情況，最后發(fā)現(xiàn)一個(gè)客觀的問題，就是這些項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)太忙了，他們既要為客戶實(shí)施項(xiàng)目工作，還要為公司內(nèi)部編寫項(xiàng)目報(bào)告，這兩項(xiàng)工作發(fā)生沖突時(shí)，他們選擇做客戶工作，當(dāng)然是非常正確和無可挑剔的。但是，他們?yōu)槭裁催@么忙呢？通過這次調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)公司很多項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力存在不足，在項(xiàng)目規(guī)劃方面的能力也有待提高，另外就是風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致項(xiàng)目總是出意外，很多項(xiàng)目經(jīng)理都成了救火隊(duì)員，這就是他們總是很忙的根本原因。發(fā)現(xiàn)了這些情況之后，我開始想我們PMO到底應(yīng)該做什么，書上說PMO應(yīng)該是服務(wù)于項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的，我們卻把PMO定位為監(jiān)管部門，不是給項(xiàng)目經(jīng)理“幫忙”，而是讓項(xiàng)目經(jīng)理“更忙”，這樣的PMO顯然對(duì)公司是沒有什么價(jià)值的。這個(gè)發(fā)現(xiàn)讓我很惶恐，但也有一點(diǎn)隱約的興奮，因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)除了收項(xiàng)目報(bào)告外，我們PMO還可以做很多工作，可以有更大的價(jià)值，提升項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力就是我們迫切要做的事情之一。于是我們聯(lián)系培訓(xùn)機(jī)構(gòu)給公司項(xiàng)目人員做了三期培訓(xùn)，分別是項(xiàng)目管理總體框架、啟動(dòng)及項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量管理及過程監(jiān)控及項(xiàng)目管理軟技能：團(tuán)隊(duì)、溝通、協(xié)調(diào)。培訓(xùn)之后，提升還是相當(dāng)明顯的。在培訓(xùn)的過程中，我們也一直和負(fù)責(zé)培訓(xùn)的梁光華老師就PMO的問題進(jìn)行溝通，慢慢也理清了我們公司及PMO存在的幾個(gè)問題：職能單一（收?qǐng)?bào)告和做培訓(xùn)），未完全起到PMO的作用。項(xiàng)目管理體系流程不清、組織分工不明確、工作未作細(xì)化分解、里程碑未明確設(shè)置。導(dǎo)致計(jì)劃不準(zhǔn)確、可執(zhí)行性不好，以及執(zhí)行和推進(jìn)不順利等問題。難以尋求管理層和部門支持,領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間、涉及各部門之間對(duì)管理思路、管理模式理解不一致。缺乏標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理文檔制度、模板。項(xiàng)目匯報(bào)和監(jiān)控未完全上正軌，匯報(bào)和監(jiān)控制度和具體操作有待優(yōu)化?？己思?lì)制度過于簡(jiǎn)單，缺乏項(xiàng)目經(jīng)理分級(jí)認(rèn)證體系。我們PMO人員的意識(shí)和技能也需要提高。當(dāng)這些問題擺在面前之后，我發(fā)現(xiàn)我們要成功運(yùn)作一個(gè)有價(jià)值的PMO，還有很長(zhǎng)的路要走。我們決定借助外力來推動(dòng)公司對(duì)項(xiàng)目管理的重視，并且開始真正意義上的項(xiàng)目管理體系建設(shè)。于是我們?cè)?2年繼續(xù)邀請(qǐng)梁老師來輔導(dǎo)我們的PMO運(yùn)作和項(xiàng)目管理體系建設(shè)。我們公司先做了一次企業(yè)項(xiàng)目管理能力成熟度測(cè)評(píng)——PMeva，然后根據(jù)測(cè)評(píng)報(bào)告和調(diào)研，我們定制了一系列的培訓(xùn)和輔導(dǎo)課程。這些課程從組織和體系層面幫助我們公司標(biāo)準(zhǔn)化了從項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃到項(xiàng)目匯報(bào)和監(jiān)控的運(yùn)行管理模式，并且?guī)椭覀兺晟芇MO職能，讓我們的PMO從監(jiān)控者變成了項(xiàng)目經(jīng)理的支持者。在個(gè)人操作層面，咨詢機(jī)構(gòu)幫助我們編制了《企業(yè)項(xiàng)目管理流程和規(guī)范》、《范圍變更表》、《項(xiàng)目規(guī)劃書》、《問題/風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)對(duì)照表》、《項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)審報(bào)告》、《項(xiàng)目月報(bào)》、《項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告》等流程、文檔模板，在編制報(bào)告之前，咨詢機(jī)構(gòu)對(duì)我們的一線項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行了深入的調(diào)研，在編制過程中，也不斷地征詢了他們的意見，所以這些報(bào)告編制出來之后，非常受我們一線項(xiàng)目經(jīng)理的歡迎，后來的工作中也給他們帶來很多幫助。另外，我們建立了初級(jí)的項(xiàng)目經(jīng)理分級(jí)認(rèn)證體系，這讓項(xiàng)目經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展有了清晰的軌道，對(duì)他們的工作也有很大的激勵(lì)作用。經(jīng)過這一系列培訓(xùn)輔導(dǎo)之后之后，我們PMO的工作走上了正規(guī)，PMO部門的價(jià)值也獲得了項(xiàng)目人員的認(rèn)可，項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目管理能力和溝通能力也得到了提高，公司的項(xiàng)目整體成功率也確實(shí)有了提升。看到這些變化之后，我覺得還是很有成就感的。PMO在國(guó)內(nèi)還處于發(fā)展階段，很多公司的PMO都剛剛起步，公司管理體系不完善，PMO知識(shí)和技能不足，這都是很普遍的情況，假如公司在準(zhǔn)備組建或者剛剛開始運(yùn)營(yíng)PMO的時(shí)候找不到方法，