行政機關公文基礎及常見問題解析課件

一、行政公文寫作基礎知識什么是公文？

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

公文的特點：法定性、政策性、實用性、時效性、規(guī)范性。公文的作用：規(guī)范作用計劃作用組織作用協(xié)調作用控制作用宣傳作用聯(lián)系作用憑證作用一、行政公文寫作基礎知識什么是公文？黨政機關公一、行政公文寫作基礎知識公文的分類

根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定，黨政機關使用的主要公文為15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

按照行文關系分為：下行文：決議、決定、命令（令）、公報、意見（下發(fā)的）、通知、通報、批復、紀要。上行文：請示、報告、意見（上報的）、議案。平行文：函。泛行文：公告、通告。

一、行政公文寫作基礎知識公文的分類根據(jù)《黨政一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。如：《元陽縣人大常委會關于批準<元陽縣2014年地方財政決算草案報告>的決議》。

決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項。如：《元陽縣人民政府關于表彰第一屆勞動模范和先進工作者的決定》。寫作要領：①由標題、正文和落款組成。②正文開頭：目的、意義和依據(jù)；主體部分：篇段結合式、多段組合式、條款分列式，結尾部分：發(fā)出號召、提出希望或要求；落款：決定的機關和日期。③文件起草角度問題。注意事項：決議與決定的區(qū)別，決議由重要會議產生，決定可以是會議集體討論通過，也可以是領導機關在職權范圍內作出的。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領決議：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和個人。如“森林防火令”。公報：適用于公布重大決定或者重大事項?？h級一般在黨代會召開后或重大普查活動后會發(fā)布“公報”。

公告：適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。具有權威性，一般由各級人大和國家行政機關制發(fā)。除有些單位因業(yè)務也可使用外，行政機關一般事項不隨便使用。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領命令（令）：一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。通告具有較強的強制性和約束力。

寫作要領：①由標題、正文和落款組成，標題部分有2種格式，一是制文機關＋文種，如：《元陽縣人民政府通告》，一種是制文機關＋事由＋文種。②基本寫法主要采用“篇段合一”和“撮要分條”2種方式。

注意事項：①篇幅要短，文字要簡。②正文結構一般采用“撮要分條”式。③公告與通告區(qū)別。相同點：都是告知事項，不同點：公告使用者為黨和國家的高級管理機關，內容上必須是“重要事項”或“法定事項”，一般基層機關，地方各級行政主管部門和企事業(yè)單位不得使用，個人更無權使用；通告使用范圍廣泛，地方各級行政主管部門均可使用“通告”。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領通告：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

意見：適用于對重大問題提出見解和處理辦法。意見可以上行、平行和下行，但一般為下行文。寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②意見正文首先簡明扼要說明行文目的、背景、依據(jù)或原由，然后應明確、詳盡地寫出意見的具體內容，如闡明工作的基本見解、原則性要求、政策性措施等，一般采用分條結構起草。③結尾部分要強調工作或提出希望和要求。注意事項：意見”和“實施意見”撰寫問題。意見撰寫要原則一些，提出大體要求和辦法即可；實施意見要更為明確具體，以便規(guī)范實施。兩種表現(xiàn)形式要有針對性和實效性，力戒空泛發(fā)表見解和主張。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領意見：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。通知是應用最廣的文種，一是適用于批轉下級機關的公文；二是轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的文件；三是傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，四是人事任免。

寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②注重標題的擬制。③正文部分要符合實際，切實可行；應知應辦事項要交代清楚，文字要簡練準確。

常見通知正文基本結構：會議通知；印發(fā)方案、辦法類通知；轉發(fā)類通知。注意事項：①開門見山，簡明扼要。②明傳電報問題，在規(guī)定位置標注“特提”、“特急”、“加急”和“平急”四種緊急程度。③聯(lián)合行文只適用于同一系統(tǒng)內的同級機關和不同系統(tǒng)中地位或級別相當?shù)臋C關，要按照協(xié)商一致原則行文。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領通知：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或者情況。一般分為表彰性通報、批評性通報和情況通報。

寫作要領：①由標題、正文和落款組成。②正文部分：敘述事實，寫出基本情況；結合基本情況，分析問題；提出意見或要求。③通報要有針對性，發(fā)文要及時，用語要簡明嚴肅。

注意事項：①通報內容必須認真核實，保證準確無誤。②通報提出的要求要明確具體、有可操作性。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領通報：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②報告正文詳細撰寫，內容保證真實可靠。③結尾可根據(jù)實際，提出意見或建議，供領導決策參考。常見通知正文基本結構：①專題性報告：正文一般采用三段式。②綜合性報告：正文把握三方面。③檢查報告（發(fā)生事故或錯誤）：正文采用四段式。注意事項：①報告不能夾帶請示事項。②末尾可用“特此報告，請審核（請閱示、請指示），但不能用“請批示或請批復”。③重要報告要套上紅頭文件行文；一般性情況報告可用“白頭”。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領報告：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

請示：適用于向上級機關請求指示，批準。請示是下級機關向上級機關請求批示、批準辦理事項使用的公文。

寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②正文由事由（問題）和請示事項構成。③結尾應寫“當否（妥否、可否），請示（請批示）”或“以上如無不妥，請批準下發(fā)執(zhí)行”字樣。

注意事項：①不能與“報告”文種合用，寫成“請示報告”；②不得用“報告”代替“請示”；③主送機關只有一個，不能一文多送；④一文只能一事；⑤不能越級行文；⑥除上級領導要求外，一般不得給領導個人行文；⑦應在發(fā)文時間后注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。⑧報告與請示區(qū)別，相同點：都是上行文。不同點：行文目的不同；行文時間不同；內容要求不同；結束語不同。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領請示：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

批復：適用于答復下級機關的請示事項。寫作要領：①由標題、正文、結尾、落款組成。②標題一般省去請示的單位。③正文由批復依據(jù)和批復意見組成，結尾處常用“此復”、“特此批復”等習慣用語。

注意事項：①批復要有針對性，不能離題，文字簡潔。②批復要慎重對待，及時批復。③特殊情況，領導的批示可作為“批復”辦理，如關于資金的請示。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領批復：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

議案：適用于各級政府按法律程序向同級人大提請審議的事項。

屬于法規(guī)性的議案和人事任免，一般以政府文件報送，落款為主要領導簽名章；屬行政事務的議案，一般以政府文件報送，落款為縣人民政府，蓋公章，不蓋領導個人簽名章。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領議案：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。寫作要領：①由標題、正文、結尾、落款組成。②正文部分一般包括制文的依據(jù)、緣由與背景和商洽的具體內容。③結尾一般用“此函”，需要對方回復時，用“望請函復”；答復函結尾一般寫作“特此函復”。

注意事項：①屬于請示批準答復的事項，應該用正式文件或信函式文件。②要把握一函一事原則。③語言要講究禮貌，得體、有分寸，稱謂對方一般用“貴××”。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領函：適用于不一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

紀要：適用于記載會議情況和決定事項。寫作要領：①由標題、正文、參加人員組成。②正文部分提煉、概括會議主要內容，常用會議認為、會議強調、會議要求、會議決定等詞語作為每一段落開頭。③參會人員部分列出參加會議的單位及姓名，不寫明職務。注意事項：①有固定的文件頭（紅頭）；②標注紀要的期數(shù)和成文時間；③開頭不需標注主送機關；④不蓋發(fā)文機關公章；⑤正文下空一行，依次標注“參會人員”或“出席、列席或請假人”；⑥最后標注主送、抄送機關。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領紀要：適用于一、行政公文寫作基礎知識公文草擬常見問題

1．公文種類區(qū)分不清或選用文種不當。公告與通告，通知與通報，報告與請示。通知與通報區(qū)別：相同點：均為下行文；不同點：告知內容不同；目的要求不同；表現(xiàn)手法不同。2．公文起草不規(guī)范。如標題殘缺或累贅，缺法定組成部分（制文機關、事由和文種）。3．行文不規(guī)范，沒有根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系。如，行政公文主送機關：縣級國家機關各部委辦局；給上級或下級行文用“函”。4．草擬公文上無政策依據(jù)，下無實際情況，語言不通，結構凌亂，書寫不規(guī)范。5．公文內出現(xiàn)錯漏字、詞。

一、行政公文寫作基礎知識公文草擬常見問題1．公文種類區(qū)分不二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題

版頭常見問題：①發(fā)文機關標識不規(guī)范，如：元陽縣××局（公函）。②發(fā)文字號簡稱不規(guī)范，文號重復，如：元×通〔2014〕×號，元×呈〔2015〕×號。③紅頭上行文缺少“簽發(fā)人”，紅頭下行文件出現(xiàn)“簽發(fā)人”。④聯(lián)合發(fā)文遺漏簽發(fā)人，如兩個部門聯(lián)合上報的請示，只有一個部門的簽發(fā)人。⑤依然使用“低文頭”。二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題版頭常見問題二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題

主體常見問題：①標題與首頁紅色分隔線距離過窄或過寬；標題詞語不連貫、字體選用錯誤、間距過窄過寬、未居中排列、不夠美觀。②主送機關不規(guī)范，如未頂格行文，主送機關較多時未使用規(guī)范概括用語，行政公文發(fā)黨委機關。③正文字體選用錯誤，結構層次序號不規(guī)范，行間距過窄、過寬，正文與頁碼距離較寬。④附件與正文之間未空一行，附件標號、排版不規(guī)范。⑤發(fā)文機關署名未用全稱，日期未使用阿拉伯數(shù)字，蓋章不規(guī)范。⑥請示無附注，附注排版不規(guī)范。

二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題主體常見問題二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題

版記常見問題：①依然使用主題詞。②仍然保留印刷份數(shù)。③紀要中抄報、抄送、發(fā)混淆。

二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題版記常見問題行政機關公文基礎及常見問題解析課件份數(shù)、密級、保密期限、緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號標題主送機關正文附件說明發(fā)文機關署名成文日期抄送機關印發(fā)機關印發(fā)日期份數(shù)、密級、保密期限、緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號標題主送機二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，一般包括份數(shù)、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體，一般包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，一般包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期（不再使用主題詞）。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明公文格式各要二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

1．份數(shù)、密級、緊急程度。公文如需標注份數(shù)，在左上角第一行頂格用6位阿拉伯數(shù)字標注；如果是涉密文件，在左上角份數(shù)下面，即第二行頂格標注秘密等級和保密期限，用阿拉伯數(shù)字標注保密期限，密級和保密期限之間用★隔開；如需標注緊急程度，在左上角密級下面即第三行頂格標注“特急、加急”。也就是按照份數(shù)、密級、緊急程度的順序自上而下分行排列，以上均使用3號黑體字標注。2．發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱＋“文件”二字組成。居中排布，使用方正小標宋簡體（具體多大字號，根據(jù)發(fā)文機關名稱字數(shù)的多少確定，但必須小于2.2cmX1.5cm），紅色。聯(lián)合發(fā)文主辦機關名稱排在前面。

二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明1．份數(shù)、密二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

3．發(fā)文字號。在發(fā)文機關標志下面空2行居中，字體用3號方正仿宋GBK，年份用全稱、用六角號括入，號數(shù)用阿拉伯數(shù)字標注，號數(shù)不加“第”，不編虛位，如，1不能編為01。如：（元政發(fā)〔2015〕1號）。上行文的字號與簽發(fā)人在同一行。4．簽發(fā)人。由簽發(fā)人（用3號方正仿宋GBK）加全角冒號和簽發(fā)人姓名（用3號方正楷體GBK）組成。聯(lián)合行文有2個以上簽發(fā)人的從左向右編排，一般每行排2個人名字。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明3．發(fā)文字號二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

5．公文標題。發(fā)文機關+發(fā)文事由+文種，字體使用2號方正小標宋GBK標注；位置在紅色分隔線下空2行居中。如果標題太長，一般采用倒三角形或菱形形式，同時，要注意標題詞語連貫性。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章的文件標題可加書名號外，一般不用標點符號，更不能引用發(fā)文字號作為標題內容。

6．主送機關。在標題下空一行頂格，用3號方正仿宋GBK標注主送機關，后用全角冒號。如果主送機關太多，可使用規(guī)范概括用語，如，縣級有關部門，縣直各辦、局。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明5．公文標題二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

7．正文。正文必須首頁顯示。一般用3號方正仿宋GBK。編排在主送機關下一行。公文的結構層次序數(shù)，“第一”寫成“一、”（用3號方正黑體GBK），“第二”寫成“（二）”（用3號方正楷體GBK），后面不加任何符號，“第三”寫成“1”（用3號方正仿宋GBK），后面加“.”符號,“第四”寫成“（1）”（用3號方正仿宋GBK）。間距一般為固定值“28”。每頁編排22行、每行28個字。

8．附件說明及附件。在正文下空一行，左空2格用3號方正仿宋GBK標注“附件”，后標全角冒號，如有2個以上附件，用阿拉伯數(shù)字標注，每個附件另起一行，但必須與第一個附件的序號對齊，如多個附件且標題有兩行，第二行首字與第一行首字對齊。每個附件末尾不要標點符號。附件應當另起一頁編排，一般在版記之前（特殊情況在版記之后，如附件為Excel表格），與公文裝訂。首行左上角頂格用3號方正黑體GBK標“附件或附件1、附件2…”，不加冒號，附件標題在第三行居中。

二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明7．正文。正二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

9．發(fā)文機關署名。在成文時間之上，以成文時間為準居中編排發(fā)文機關名稱，使用發(fā)文機關全稱。10．成文日期。一般右空4個字編排。年、月、日必須標全，使用阿拉伯數(shù)字標注。成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)時間為準。如果有2個以上簽發(fā)人，以最后一個簽發(fā)人時間為準。月、日不編虛位，即7月1日不能編為07月01日。11．加蓋印章。公文有加蓋印章的公文和不加蓋印章的公文。紅頭文件一般要加蓋發(fā)文機關印章，不管是單一行文還是聯(lián)合行文，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內。明傳電報不加蓋印章。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明9．發(fā)文機關二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

12．附注。如有附注，編排在成文時間下一行，居左空2格加圓括號。如：（聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話：×××）。

13．主題詞。原來需要標注，新的公文處理取消主題詞。

14．抄送機關。一般用4號方正仿宋GBK，抄送單位之間用逗號隔開，末尾用句號。在印發(fā)機關和印發(fā)時間上一行，左右各空一個字符編排，另起一行時與冒號后的第一個字對齊。如果還有主送機關，一般主送機關在上面，抄送機關在下。一般不用“抄報”。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明12．附注。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

15．印發(fā)機關和印發(fā)時間。一般用4號方正仿宋GBK。印發(fā)機關左空1個字符，印發(fā)時間右空1個字符，并且在同一行，處于最后末條分隔線之上編排。16．頁碼。用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，左右各放一條一字線。附件與公文正文一起裝訂時，頁碼必須連續(xù)編排。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明15．印發(fā)機二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

實際上，只要我們提前制作出一套單位常用紅頭文件的模板，起草文件時，套入相應模板，那么，就只需要關注主體部分排版和細節(jié)問題，便可以形成統(tǒng)一、規(guī)范的紅頭文件。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明二、行政公文格式規(guī)范標準（三）公文字體和字號標準1．發(fā)文字號（用3號方正仿宋GBK）2．簽發(fā)人（用3號方正仿宋GBK）簽發(fā)人姓名（用3號方正楷體GBK）3．標題（用2號方正小標宋GBK）4．主送機關（用3號方正仿宋GBK）5．正文（用3號方正仿宋GBK）第一層“一、”（用3號方正黑體GBK）第二層“（一）”（用3號方正楷體GBK）第三層“1.”（用3號方正仿宋GBK）第四層“（1）”（用3號方正仿宋GBK）6．公文正文后的附件說明（用3號方正仿宋GBK）7．發(fā)文機關署名和落款日期（用3號方正仿宋GBK）8．標識附注（用3號方正仿宋GBK）9．另頁附件（用3號方正黑體GBK）10．抄送部門、印發(fā)機關、印發(fā)日期（用4號方正仿宋GBK）11．頁碼（用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，數(shù)字左右各放一條一字線）二、行政公文格式規(guī)范標準（三）公文字體和字號標準1．發(fā)文字號三、有關問題說明

（一）匯報材料排版1．頁邊距的設置應為上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。

2．字體和字號按照公文排版要求設置，即標題用2號方正小標宋GBK，正文用3號方正仿宋GBK，第一層“一、”用3號方正黑體GBK，第二層“（一）”用3號方正楷體GBK，第三層“1.”用3號方正仿宋GBK，第四層“（1）”用3號方正仿宋GBK。

3．頁碼設置。頁面設置-版式設置“奇偶頁不同”，頁腳2.75cm，插入頁碼，對齊方式“外側”，數(shù)字格式“1，2，3，…”，選用4號宋體字，左右各放一條一字線，拖至合適位置。

4．標題行距固定值30，正文行距固定值28，根據(jù)排版印制需要，可以適當調整。

5．匯報人、單位及職務、日期排版。標題下空一行注明匯報單位、職務，空2個字符注明匯報人，下一行加圓括號注明年、月、日，用3號方正楷體GBK。三、有關問題說明（一）匯報材料排版1．頁邊距的設置三、有關問題說明

（二）行政公文起草1．材料收集。一是日常積累。二是善于帶著問題去調查、收集材料。

2．用好材料。一是認真學習材料。二是精心選擇材料。三是用活用好材料。

3．文體運用。一是依據(jù)具體事由確定文種。二是根據(jù)隸屬關系確定文種。三是依據(jù)行文目的確定文種。

4．語言表達。一是真實準確無假話。二是嚴謹莊重無虛話。三是簡明扼要無廢話。四是平實易懂無大話。五是鮮明生動無套話。

三、有關問題說明（二）行政公文起草1．材料收集。一用心、細心、恒心、信心謝謝大家！用心、細心、恒心、信心謝謝大家！一、行政公文寫作基礎知識什么是公文？

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

公文的特點：法定性、政策性、實用性、時效性、規(guī)范性。公文的作用：規(guī)范作用計劃作用組織作用協(xié)調作用控制作用宣傳作用聯(lián)系作用憑證作用一、行政公文寫作基礎知識什么是公文？黨政機關公一、行政公文寫作基礎知識公文的分類

根據(jù)《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定，黨政機關使用的主要公文為15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

按照行文關系分為：下行文：決議、決定、命令（令）、公報、意見（下發(fā)的）、通知、通報、批復、紀要。上行文：請示、報告、意見（上報的）、議案。平行文：函。泛行文：公告、通告。

一、行政公文寫作基礎知識公文的分類根據(jù)《黨政一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。如：《元陽縣人大常委會關于批準<元陽縣2014年地方財政決算草案報告>的決議》。

決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項。如：《元陽縣人民政府關于表彰第一屆勞動模范和先進工作者的決定》。寫作要領：①由標題、正文和落款組成。②正文開頭：目的、意義和依據(jù)；主體部分：篇段結合式、多段組合式、條款分列式，結尾部分：發(fā)出號召、提出希望或要求；落款：決定的機關和日期。③文件起草角度問題。注意事項：決議與決定的區(qū)別，決議由重要會議產生，決定可以是會議集體討論通過，也可以是領導機關在職權范圍內作出的。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領決議：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和個人。如“森林防火令”。公報：適用于公布重大決定或者重大事項。縣級一般在黨代會召開后或重大普查活動后會發(fā)布“公報”。

公告：適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。具有權威性，一般由各級人大和國家行政機關制發(fā)。除有些單位因業(yè)務也可使用外，行政機關一般事項不隨便使用。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領命令（令）：一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。通告具有較強的強制性和約束力。

寫作要領：①由標題、正文和落款組成，標題部分有2種格式，一是制文機關＋文種，如：《元陽縣人民政府通告》，一種是制文機關＋事由＋文種。②基本寫法主要采用“篇段合一”和“撮要分條”2種方式。

注意事項：①篇幅要短，文字要簡。②正文結構一般采用“撮要分條”式。③公告與通告區(qū)別。相同點：都是告知事項，不同點：公告使用者為黨和國家的高級管理機關，內容上必須是“重要事項”或“法定事項”，一般基層機關，地方各級行政主管部門和企事業(yè)單位不得使用，個人更無權使用；通告使用范圍廣泛，地方各級行政主管部門均可使用“通告”。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領通告：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

意見：適用于對重大問題提出見解和處理辦法。意見可以上行、平行和下行，但一般為下行文。寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②意見正文首先簡明扼要說明行文目的、背景、依據(jù)或原由，然后應明確、詳盡地寫出意見的具體內容，如闡明工作的基本見解、原則性要求、政策性措施等，一般采用分條結構起草。③結尾部分要強調工作或提出希望和要求。注意事項：意見”和“實施意見”撰寫問題。意見撰寫要原則一些，提出大體要求和辦法即可；實施意見要更為明確具體，以便規(guī)范實施。兩種表現(xiàn)形式要有針對性和實效性，力戒空泛發(fā)表見解和主張。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領意見：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。通知是應用最廣的文種，一是適用于批轉下級機關的公文；二是轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的文件；三是傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，四是人事任免。

寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②注重標題的擬制。③正文部分要符合實際，切實可行；應知應辦事項要交代清楚，文字要簡練準確。

常見通知正文基本結構：會議通知；印發(fā)方案、辦法類通知；轉發(fā)類通知。注意事項：①開門見山，簡明扼要。②明傳電報問題，在規(guī)定位置標注“特提”、“特急”、“加急”和“平急”四種緊急程度。③聯(lián)合行文只適用于同一系統(tǒng)內的同級機關和不同系統(tǒng)中地位或級別相當?shù)臋C關，要按照協(xié)商一致原則行文。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領通知：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或者情況。一般分為表彰性通報、批評性通報和情況通報。

寫作要領：①由標題、正文和落款組成。②正文部分：敘述事實，寫出基本情況；結合基本情況，分析問題；提出意見或要求。③通報要有針對性，發(fā)文要及時，用語要簡明嚴肅。

注意事項：①通報內容必須認真核實，保證準確無誤。②通報提出的要求要明確具體、有可操作性。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領通報：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②報告正文詳細撰寫，內容保證真實可靠。③結尾可根據(jù)實際，提出意見或建議，供領導決策參考。常見通知正文基本結構：①專題性報告：正文一般采用三段式。②綜合性報告：正文把握三方面。③檢查報告（發(fā)生事故或錯誤）：正文采用四段式。注意事項：①報告不能夾帶請示事項。②末尾可用“特此報告，請審核（請閱示、請指示），但不能用“請批示或請批復”。③重要報告要套上紅頭文件行文；一般性情況報告可用“白頭”。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領報告：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

請示：適用于向上級機關請求指示，批準。請示是下級機關向上級機關請求批示、批準辦理事項使用的公文。

寫作要領：①由標題、正文、結尾和落款組成。②正文由事由（問題）和請示事項構成。③結尾應寫“當否（妥否、可否），請示（請批示）”或“以上如無不妥，請批準下發(fā)執(zhí)行”字樣。

注意事項：①不能與“報告”文種合用，寫成“請示報告”；②不得用“報告”代替“請示”；③主送機關只有一個，不能一文多送；④一文只能一事；⑤不能越級行文；⑥除上級領導要求外，一般不得給領導個人行文；⑦應在發(fā)文時間后注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。⑧報告與請示區(qū)別，相同點：都是上行文。不同點：行文目的不同；行文時間不同；內容要求不同；結束語不同。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領請示：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

批復：適用于答復下級機關的請示事項。寫作要領：①由標題、正文、結尾、落款組成。②標題一般省去請示的單位。③正文由批復依據(jù)和批復意見組成，結尾處常用“此復”、“特此批復”等習慣用語。

注意事項：①批復要有針對性，不能離題，文字簡潔。②批復要慎重對待，及時批復。③特殊情況，領導的批示可作為“批復”辦理，如關于資金的請示。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領批復：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

議案：適用于各級政府按法律程序向同級人大提請審議的事項。

屬于法規(guī)性的議案和人事任免，一般以政府文件報送，落款為主要領導簽名章；屬行政事務的議案，一般以政府文件報送，落款為縣人民政府，蓋公章，不蓋領導個人簽名章。一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領議案：適用于一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。寫作要領：①由標題、正文、結尾、落款組成。②正文部分一般包括制文的依據(jù)、緣由與背景和商洽的具體內容。③結尾一般用“此函”，需要對方回復時，用“望請函復”；答復函結尾一般寫作“特此函復”。

注意事項：①屬于請示批準答復的事項，應該用正式文件或信函式文件。②要把握一函一事原則。③語言要講究禮貌，得體、有分寸，稱謂對方一般用“貴××”。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領函：適用于不一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領

紀要：適用于記載會議情況和決定事項。寫作要領：①由標題、正文、參加人員組成。②正文部分提煉、概括會議主要內容，常用會議認為、會議強調、會議要求、會議決定等詞語作為每一段落開頭。③參會人員部分列出參加會議的單位及姓名，不寫明職務。注意事項：①有固定的文件頭（紅頭）；②標注紀要的期數(shù)和成文時間；③開頭不需標注主送機關；④不蓋發(fā)文機關公章；⑤正文下空一行，依次標注“參會人員”或“出席、列席或請假人”；⑥最后標注主送、抄送機關。

一、行政公文寫作基礎知識常用公文說明及寫作要領紀要：適用于一、行政公文寫作基礎知識公文草擬常見問題

1．公文種類區(qū)分不清或選用文種不當。公告與通告，通知與通報，報告與請示。通知與通報區(qū)別：相同點：均為下行文；不同點：告知內容不同；目的要求不同；表現(xiàn)手法不同。2．公文起草不規(guī)范。如標題殘缺或累贅，缺法定組成部分（制文機關、事由和文種）。3．行文不規(guī)范，沒有根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系。如，行政公文主送機關：縣級國家機關各部委辦局；給上級或下級行文用“函”。4．草擬公文上無政策依據(jù)，下無實際情況，語言不通，結構凌亂，書寫不規(guī)范。5．公文內出現(xiàn)錯漏字、詞。

一、行政公文寫作基礎知識公文草擬常見問題1．公文種類區(qū)分不二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題

版頭常見問題：①發(fā)文機關標識不規(guī)范，如：元陽縣××局（公函）。②發(fā)文字號簡稱不規(guī)范，文號重復，如：元×通〔2014〕×號，元×呈〔2015〕×號。③紅頭上行文缺少“簽發(fā)人”，紅頭下行文件出現(xiàn)“簽發(fā)人”。④聯(lián)合發(fā)文遺漏簽發(fā)人，如兩個部門聯(lián)合上報的請示，只有一個部門的簽發(fā)人。⑤依然使用“低文頭”。二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題版頭常見問題二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題

主體常見問題：①標題與首頁紅色分隔線距離過窄或過寬；標題詞語不連貫、字體選用錯誤、間距過窄過寬、未居中排列、不夠美觀。②主送機關不規(guī)范，如未頂格行文，主送機關較多時未使用規(guī)范概括用語，行政公文發(fā)黨委機關。③正文字體選用錯誤，結構層次序號不規(guī)范，行間距過窄、過寬，正文與頁碼距離較寬。④附件與正文之間未空一行，附件標號、排版不規(guī)范。⑤發(fā)文機關署名未用全稱，日期未使用阿拉伯數(shù)字，蓋章不規(guī)范。⑥請示無附注，附注排版不規(guī)范。

二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題主體常見問題二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題

版記常見問題：①依然使用主題詞。②仍然保留印刷份數(shù)。③紀要中抄報、抄送、發(fā)混淆。

二、行政公文格式規(guī)范標準（一）公文排版常見問題版記常見問題行政機關公文基礎及常見問題解析課件份數(shù)、密級、保密期限、緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號標題主送機關正文附件說明發(fā)文機關署名成文日期抄送機關印發(fā)機關印發(fā)日期份數(shù)、密級、保密期限、緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號標題主送機二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，一般包括份數(shù)、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體，一般包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，一般包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期（不再使用主題詞）。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明公文格式各要二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

1．份數(shù)、密級、緊急程度。公文如需標注份數(shù)，在左上角第一行頂格用6位阿拉伯數(shù)字標注；如果是涉密文件，在左上角份數(shù)下面，即第二行頂格標注秘密等級和保密期限，用阿拉伯數(shù)字標注保密期限，密級和保密期限之間用★隔開；如需標注緊急程度，在左上角密級下面即第三行頂格標注“特急、加急”。也就是按照份數(shù)、密級、緊急程度的順序自上而下分行排列，以上均使用3號黑體字標注。2．發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱＋“文件”二字組成。居中排布，使用方正小標宋簡體（具體多大字號，根據(jù)發(fā)文機關名稱字數(shù)的多少確定，但必須小于2.2cmX1.5cm），紅色。聯(lián)合發(fā)文主辦機關名稱排在前面。

二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明1．份數(shù)、密二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

3．發(fā)文字號。在發(fā)文機關標志下面空2行居中，字體用3號方正仿宋GBK，年份用全稱、用六角號括入，號數(shù)用阿拉伯數(shù)字標注，號數(shù)不加“第”，不編虛位，如，1不能編為01。如：（元政發(fā)〔2015〕1號）。上行文的字號與簽發(fā)人在同一行。4．簽發(fā)人。由簽發(fā)人（用3號方正仿宋GBK）加全角冒號和簽發(fā)人姓名（用3號方正楷體GBK）組成。聯(lián)合行文有2個以上簽發(fā)人的從左向右編排，一般每行排2個人名字。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明3．發(fā)文字號二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

5．公文標題。發(fā)文機關+發(fā)文事由+文種，字體使用2號方正小標宋GBK標注；位置在紅色分隔線下空2行居中。如果標題太長，一般采用倒三角形或菱形形式，同時，要注意標題詞語連貫性。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章的文件標題可加書名號外，一般不用標點符號，更不能引用發(fā)文字號作為標題內容。

6．主送機關。在標題下空一行頂格，用3號方正仿宋GBK標注主送機關，后用全角冒號。如果主送機關太多，可使用規(guī)范概括用語，如，縣級有關部門，縣直各辦、局。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明5．公文標題二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

7．正文。正文必須首頁顯示。一般用3號方正仿宋GBK。編排在主送機關下一行。公文的結構層次序數(shù)，“第一”寫成“一、”（用3號方正黑體GBK），“第二”寫成“（二）”（用3號方正楷體GBK），后面不加任何符號，“第三”寫成“1”（用3號方正仿宋GBK），后面加“.”符號,“第四”寫成“（1）”（用3號方正仿宋GBK）。間距一般為固定值“28”。每頁編排22行、每行28個字。

8．附件說明及附件。在正文下空一行，左空2格用3號方正仿宋GBK標注“附件”，后標全角冒號，如有2個以上附件，用阿拉伯數(shù)字標注，每個附件另起一行，但必須與第一個附件的序號對齊，如多個附件且標題有兩行，第二行首字與第一行首字對齊。每個附件末尾不要標點符號。附件應當另起一頁編排，一般在版記之前（特殊情況在版記之后，如附件為Excel表格），與公文裝訂。首行左上角頂格用3號方正黑體GBK標“附件或附件1、附件2…”，不加冒號，附件標題在第三行居中。

二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明7．正文。正二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

9．發(fā)文機關署名。在成文時間之上，以成文時間為準居中編排發(fā)文機關名稱，使用發(fā)文機關全稱。10．成文日期。一般右空4個字編排。年、月、日必須標全，使用阿拉伯數(shù)字標注。成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)時間為準。如果有2個以上簽發(fā)人，以最后一個簽發(fā)人時間為準。月、日不編虛位，即7月1日不能編為07月01日。11．加蓋印章。公文有加蓋印章的公文和不加蓋印章的公文。紅頭文件一般要加蓋發(fā)文機關印章，不管是單一行文還是聯(lián)合行文，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文（或附件說明）一行之內。明傳電報不加蓋印章。二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明9．發(fā)文機關二、行政公文格式規(guī)范標準（二）公文規(guī)范排版說明

12．附注。如有附注，編排在成文時間下一行，居左空