檔案收集與整理課件

第八章

檔案的收集與整理

P222-228第八章

檔案的收集與整理1一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）檔案收集工作的內(nèi)容222

1、對本單位需要歸檔文件的接收工作。2、對未及時歸檔的檔案的補充收集。3、對現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。4、對歷史檔案的接收和征集工作。一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）檔案收集工作的內(nèi)容222（二）檔案收集工作的意義

檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，做好檔案收集工作對整個檔案工作都具有重要意義?！蹲寵n案告訴我們》——安徽1937～1945（二）檔案收集工作的意義3收集是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)(起點)是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件；收集是實現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理原則的重要內(nèi)容和措施；收集是黨和國家積累歷史文化財富的手段；收集是衡量歸檔質(zhì)量和檔案室工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺；收集是歸檔文件整理中其他環(huán)節(jié)的重要基礎(chǔ)；收集是維護機關(guān)歷史面貌的重要手段。收集是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)(起點)4二、收集工作的要求參考P223

齊全完整是收集工作總的要求。凡是本機關(guān)形成的（包括上級下發(fā)的、同級和不相隸屬機關(guān)送來的、下級機關(guān)報送的），具有保存價值的文件材料均應(yīng)收集齊全完整。（一）豐富和優(yōu)化庫藏（二）加強館（室）外調(diào)查和指導(dǎo)（三）推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化（嚴(yán)格的歸檔制度和歸檔范圍）（四）保持全宗和全宗群的不可分散性二、收集工作的要求參考P223齊全完整是5

豐富館藏的方法A、擴大收集范圍，檔案館不僅要接收一級單位的檔案，同時還應(yīng)接收二級單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。B、注意接收機關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財會和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。C、加強個人檔案的收集

對于學(xué)者、名人的檔案則沒有意識地接收。應(yīng)重視個人檔案的接收，如民間的驗方，本單位著名人物的書信、手稿等。D、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。豐富館藏的方法6三、檔案館檔案的來源和收集的范圍（一）檔案館檔案的來源1.接收現(xiàn)行組織單位的檔案。2.接收撤銷組織單位的檔案3.征集歷史檔案。4.檔案館之間交接檔案，也是檔案館檔案的來源之一。三、檔案館檔案的來源和收集的范圍（一）檔案館檔案的來源7（二）檔案館檔案收集的范圍

一個立檔單位，凡是圍繞職能活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均應(yīng)收集齊全完整。因此，每個立檔單位，均應(yīng)制定文件材料歸檔與不歸檔范圍，按照歸檔范圍收集文件材料，避免收集工作的盲目性。根據(jù)分層負(fù)責(zé)、集中統(tǒng)一保管檔案的原則，以及《檔案館工作通則》、黨和國家有關(guān)的專門規(guī)定，各級各類檔案館收集檔案的范圍有所不同。

美國：NARA與聯(lián)邦政府各部門一起來決定哪些檔案文件值得收集進館，最終進入到檔案館保存的檔案文件只占聯(lián)邦政府各部門形成文件總量的2%-3%。

（二）檔案館檔案收集的范圍8（三）現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收1.現(xiàn)行組織單位檔案的接收

（1）檔案館接收現(xiàn)行組織單位檔案的期限。根據(jù)國家規(guī)定：省級以上（含省級）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級以下（不含省級）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案。P226（三）現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收1.現(xiàn)行組織單9（2）接收方法

逐年接收：就是將現(xiàn)行機關(guān)已經(jīng)保存了30年的檔案，每年向檔案館移交一次。

缺點：這種方法要每年接收一次，檔案期限一滿就得移交。這種做法工作量很大，一個檔案館要接收少則百個，多則上千個單位的檔案，每年同時接收這么多單位的檔案是很困難的，因此這種接收方法不普遍使用。（2）接收方法10

定期接收

就是將現(xiàn)行機關(guān)保存了10年或30年的檔案，繼續(xù)存放數(shù)年（如3、5年等），然后將所有已到期檔案集中一次移交檔案館，再隔3、5年后，再移交一次，以此類推。

優(yōu)點：能使檔案館有充分的時間做好接收前的準(zhǔn)備工作，能對所有接收單位的檔案做出統(tǒng)籌安排，同時也使檔案館用更多的時間從事館內(nèi)其他業(yè)務(wù)建設(shè)。

目前，檔案館接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案，多以這一方法為主，有時也與前一種方法結(jié)合使用。定期接收就是將現(xiàn)行機關(guān)保存了10年或30年的檔11（3）檔案館接收要求（1）進館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個單位的全部檔案應(yīng)該作為一個整體，統(tǒng)一歸入一個檔案館，不能隨意分散。（2）規(guī)定移交的檔案，應(yīng)該由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。（3）與檔案有關(guān)資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹、立檔單位和全宗歷史考證、案卷目錄（一般是一式三份，其中一份在檔案館簽后退回移交機關(guān)保存）及其他有關(guān)檢索工具，隨同檔案一并接收。P227（3）檔案館接收要求（1）進館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個單122.撤銷組織單位檔案的接收2271、一單位撤銷，它的檔案可以由該單位所屬的上級主管部門代管，然后由上級主管部門代行移交給檔案館。2、一單位并入另一單位，檔案可以隨同帶入，但必須單獨保管，不能相互混淆。3、若干個單位撤銷，合并成一個新的單位，該新單位可以同時接收被合并單位的檔案，但應(yīng)分別管理。今后，仍作為各自獨立單位的檔案向檔案館移交。4、一單位撤銷，分離成若干個小單位，檔案不能由這些小單位分別保存，應(yīng)該集中一處，可由其中某一單位代管，今后再行移交。5、一單位的若干內(nèi)部組織機構(gòu)劃歸另一個單位，或者脫離原單位成為一個新的獨立單位，它在原單位活動中形成的檔案，屬于原單位所有，必須留在原處，不得帶走。2.撤銷組織單位檔案的接收2271、一單位撤銷，它13（四）關(guān)于歷史檔案的接收與征集227-228

習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時期檔案和歷代王朝的檔案。（一）收集歷史檔案的特殊意義（二）對保存在各部門的歷史檔案的接收（三）保存在個人手中的失散歷史檔案的征集（四）少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案的收集（五）歷史檔案和新中國成立后非國有檔案收集工作的組織（四）關(guān)于歷史檔案的接收與征集227-22814收集歷史檔案的舉措1、通過外交途徑收回檔案。2、直接與國外相關(guān)檔案館聯(lián)系進行檔案復(fù)制。3、開展口述檔案工作。4、借助社會力量保護檔案。（古舊書店、廢品收購、寺廟、古跡保管部門、少數(shù)民族地區(qū)、有關(guān)單位代管）5、制定國家檔案征集辦法。收集歷史檔案的舉措1、通過外交途徑收回檔案。15四、機關(guān)檔案的接收與歸檔172-1731、隨時接收與主動接收相結(jié)合2、加強對“帳外”歸檔文件材料的收集3、明確歸檔文件材料收集工作中的分工，有針對性地開展收集工作。（收文發(fā)文內(nèi)部文件機關(guān)聯(lián)合行文）四、機關(guān)檔案的接收與歸檔172-1731、隨時接收與主16（一）收集原則

1、全面收集

即不論是本機關(guān)制發(fā)的，還是上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)、同級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)、下級機關(guān)發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領(lǐng)導(dǎo)或各部門以及個人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報表、聲像材料等，都要想方設(shè)法通過各種渠道進行全面收集。

2、重點收集

從機構(gòu)方面講，本機關(guān)機要收發(fā)部門，各內(nèi)部機構(gòu)等是收集的重點。從個人方面講，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、秘書、要收發(fā)人員，內(nèi)部機構(gòu)負(fù)責(zé)人以及內(nèi)勤人員等是收集的重點。從文件內(nèi)容講，記述和反映本機關(guān)主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強、科研價值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點。（一）收集原則1、全面收集即不論是本機關(guān)制發(fā)17（二）歸檔制度與歸檔范圍224

歸檔制度：各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為歸檔。在我國，這是黨和國家規(guī)定的一項制度，稱為歸檔制度。

歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。

具體參考國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006，8號令）規(guī)定。

歸檔時間：辦理完畢的文件，一般應(yīng)該在第二年內(nèi)由文書部門整理后向檔案室歸檔。（二）歸檔制度與歸檔范圍224歸檔制度：各18（三）歸檔組織工作1、檔案室對形成文件的作用

為了保證歸檔文件的完整，便于保管和利用，檔案工作人員不僅要通過歸檔工作力求把已形成的文件收集完整，而且要關(guān)心文件的形成和辦理過程中的有關(guān)情況。2、指導(dǎo)和協(xié)助文書部門組織歸檔工作

指導(dǎo)和協(xié)助文書部門或業(yè)務(wù)部門堅持執(zhí)行文件材料歸檔制度。

協(xié)助和督促有關(guān)部門做好立卷和歸檔前的準(zhǔn)備工作。

（三）歸檔組織工作1、檔案室對形成文件的作用193、臨時性的文件收集工作

即使建立了歸檔制度，也會有些文件不能按照歸檔要求及時歸全，如果單位內(nèi)的歸檔制度不健全，上述情況可能更多些。

4、加強歸檔的宣傳和檔案的日常管理

為了推動歸檔制度的順利實施，應(yīng)該針對各單位的情況，宣傳中央和國務(wù)院及其有關(guān)部門的規(guī)定，說明文件歸檔制度便于單位工作和工作人員利用，有利于保密和為國家積累檔案的意義，解除各種思想顧慮。

3、臨時性的文件收集工作

即使建立了歸檔制度，也會有20五、檔案收集注意事項1631、只要有一定價值的文件材料都要收集歸檔。2、除了正式文件外，還要包括它們的附件，如會議記錄、紀(jì)要、圖表、計劃、總結(jié)、登記表、名單、調(diào)查表、調(diào)查報告、訪問記錄、合同、工作人員開會或出差帶回來的材料等。3、除接收檔案外，與機關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料也要收集歸檔。五、檔案收集注意事項1631、只要有一定價值的文件材21六、收集的方法

辦理完畢隨時收；會議文件及時收；常用文件定時收；人員變動提前收；珍貴文件跟蹤收；保密檢查集中收；蓋章之時立即收；制度約束按時收；

責(zé)任到人督促收；“帳外文件”催促收；

整理之前全面收；

發(fā)現(xiàn)不齊反復(fù)收。六、收集的方法22七、收集的難點

在歸檔文件整理過程中，最難的環(huán)節(jié)就是文件材料的收集。

一、領(lǐng)導(dǎo)手中的文件難于收集；

二、“帳外文件”難于收集；P172

三、特別珍貴的文件難于收集；

四、機密性較高的文件難于收集。

因此，各單位應(yīng)針對實際情況，建立健全收集制度，制定歸檔范圍，嚴(yán)格考核獎懲，采取多種收集方法，確保文件材料收集齊全。七、收集的難點23檔案的整理P240-250檔案的整理P240-25024文件整理方法案卷級整理方法文件級整理方法文件整理方法案卷級整理方法文件級整理方法25第一節(jié)文件級整理程序

文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十二道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。第一節(jié)文件級整理程序文件級整理程序，就是指26檔案收集與整理課件27一、歸檔文件的整理單位

“件”即歸檔文件的整理單位.一般以每份文件為一件。文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單為一件；復(fù)制件與原件作為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、圖冊、名冊等按本來的裝訂方式一冊或一本為一件；來文與復(fù)文可作為一件，也可分別為一件。

參考教材第175頁《文書的整理與歸檔》一、歸檔文件的整理單位“件”即歸檔文件的整理單位28二、收集后的文件

檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量：（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。

計算機輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護文件的真實性和憑證性，確實發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應(yīng)補齊。二、收集后的文件檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量：29（5）本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù)是否齊全完整。

如不完整，可依照下列方法處理。對有批復(fù)缺請示的處理。一般講，有批復(fù)肯定有請示，如缺請示文件，應(yīng)認(rèn)真查詢，一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復(fù)一起歸檔。（5）本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的30三、區(qū)分歸檔范圍

凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。（參考第91頁內(nèi)容）

為避免各機關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。三、區(qū)分歸檔范圍凡是反映本機關(guān)工作活動、31機關(guān)之間分工歸檔的范圍1、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)（部、廳、局）發(fā)來的文件，由隸屬下級機關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機關(guān)一般不歸檔。但對一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理條例、勞動工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。2、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)召開的專業(yè)會議文件、由各隸屬下級機關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。3、聯(lián)會簽發(fā)的文件，由主辦機關(guān)歸檔，會簽、聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否，視自身需要來確定4、聯(lián)會召開的會議文件，由主辦機關(guān)歸檔，聯(lián)辦機關(guān)是否歸檔，視自身需要來確定。機關(guān)之間分工歸檔的范圍1、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)（部、廳、局）發(fā)來325、聯(lián)會派出調(diào)查組，檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料，由主辦機關(guān)歸檔，聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否，視情況而定。6、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機關(guān)職務(wù)而形成的文件材料由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。7、臨時機構(gòu)形成的文件，由臨時機構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交主管部門或同級檔案館。5、聯(lián)會派出調(diào)查組，檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料33四、檔案常用分類法：年度組織機構(gòu)（問題）保管期限（一）年度P243將文件按其形成和處理的年度進行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，對跨年度或?qū)ｉT年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度歸入文件內(nèi)容所針對的年度。四、檔案常用分類法：年度組織機構(gòu)（問題）保管期限（一34（二）分類別243-244

1、組織機構(gòu)分類

將文件按其形成或承辦的機構(gòu)進行分門別類類別排列方法：①依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)編制文件的順序排列。②依據(jù)本機關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。③依據(jù)其重要程度排列。（二）分類別243-2441、組織機構(gòu)分類352、問題分類法

將文件按其內(nèi)容所反映的問題進行分門別類。

不管是機關(guān)內(nèi)哪個組織機構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個類別內(nèi)以集中反映某一，個問題的來龍去脈及辦理情況。適用于全宗檔案數(shù)量不大、形成年度很少或年度界限不清，立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常變動或者組織機構(gòu)很少且界限不清的情況。2、問題分類法將文件按其內(nèi)容所反映的問題進行分門別類36排列順序①先黨后政。即黨群工作方面的類項在前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項在后。②綜合性的類項在前，專題性的類項在后。具體排列順序可參照各類項之間的相互關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及實際情況確定。排列順序①先黨后政。37（三）保管期限分類法永久、長期、短期這種分類可以將不同保存價值的文件從實體上區(qū)分開來，進行有針對性的保護。（三）保管期限分類法永久、長期、短期38五、復(fù)式分類法245-246

實際中，單純采用一種分類法的情況是比較少見的。較常用的是以下兩種綜合分類法：保管期限—年度—組織機構(gòu)法保管期限—年度—問題分類法五、復(fù)式分類法245-246實際中，單39六、文件裝訂

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂“件”內(nèi)排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。六、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂40檔案收集與整理課件41對齊方式裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。對齊方式42裝訂方式和用品：常用的有三種

裝訂用品必須對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。線裝：縫紉機軋線粘接式：包角變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行裝訂方式和用品：常用的有三種裝訂用品必須對歸檔文件無432、幾種常見的裝訂方法

（1）線裝式：這是目前采用最多的方法，除了較厚的文件使用“三孔一線”裝訂外，其他文件都是使用“兩孔一線”，利用縫紉機在文件左上角或左側(cè)軋邊。

優(yōu)點：這種裝訂方法比較簡單易行，而且這種材料從檔案保護的角度看，無疑是最好的選擇。缺點：這種方式針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷，而且也不利于重復(fù)裝訂。2、幾種常見的裝訂方法（1）線裝式：這是目前采用最多44（2）粘接式A、使用漿糊及膠水粘貼的辦法裝訂文件。

優(yōu)點：這種方法成本比較較低。

缺點：但存在可逆性差、影響復(fù)印掃描的缺點，而且發(fā)生錯裝、漏裝時，拆除很不方便，極易撕壞紙張。B、采用熱熔膠封裝，使用成本高不易推廣。（2）粘接式A、使用漿糊及膠水粘貼的辦法裝訂文件。45（3）封套：

使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將文件以件為單位夾裝其中。

優(yōu)點：這種方法方便整理工作，而且能對檔案起很好的保護作用。

缺點：這種方法成本比較高，且不利于文件的安全，它不會在文件上留有裝訂痕跡，比較容易被不法利用者換頁，此外使用無酸紙封套會增加檔案的厚度，占用存貯空間，在文件量大的單位并不實用。

（3）封套：使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開46（4）變形材料

目前變形材料裝訂主要是兩種：

一種是用塑料制品裝訂，但塑料制品強度、韌度不夠，年久會變硬斷裂，因此不是一種好的檔案裝訂材料。

另一種則是目前檔案界爭議最多的，即用鋼釘、不銹鋼夾等金屬制品裝訂，這種方法應(yīng)該是所有裝訂方法中最為簡單方便的，但對材質(zhì)選擇有較高的要求，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，其成本非常高。（4）變形材料47七、歸檔文件的排列和編號p246-250一、歸檔文件的排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

事由原則，結(jié)合時間、重要程度七、歸檔文件的排列和編號p246-250一、歸檔文件的48二、歸檔文件的編號

通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，為將來的查找利用提供條件。

編號的項目，是以歸檔章的形式逐件標(biāo)識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。

歸檔章格式（其規(guī)格為長45mm，寬16mm，分為均勻的6格）16mm二、歸檔文件的編號通過編號，使歸檔文件在全宗中的49關(guān)于檔號P249《檔號編制規(guī)則》DA/T13-94

檔號是檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、類別號、案卷號、件號或頁號。一般結(jié)構(gòu)分為三種：

第一種結(jié)構(gòu)為：

全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號。

關(guān)于檔號P249《檔號編制規(guī)則》DA/T13-950檔案收集與整理課件51第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項目號——案卷號——件、頁(張)號。即：第三種結(jié)構(gòu)為：52如何編寫卷內(nèi)的案卷號

檔案年度——檔案類別代號（GL）+單位代號——案卷順序號

例：2014-GL06-15（2014年物理系管理類檔案）

案卷號意義：檔案管理軟件的登陸和定位的必須，也是進行所有環(huán)節(jié)的前提。

案卷號編寫要求：

每一年度、每一個立卷單位內(nèi)部案卷號均應(yīng)是唯一的，即不能重復(fù)。如一個立卷單位內(nèi)有多個立卷部門或人員，兼職檔案員需進行協(xié)調(diào)分配。如何編寫卷內(nèi)的案卷號53參考第248頁內(nèi)容九、編制文件目錄

包括文件號、標(biāo)題、年度、頁數(shù)、期限、備注等項目十、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。參考第248頁內(nèi)容九、編制文件目錄54第二節(jié)特種載體(專門)檔案的整理

P302

特殊載體檔案一般是指以感光材料、磁性材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。

特殊載體檔案由于載體的特殊性，雖然與相關(guān)主題內(nèi)容的紙質(zhì)檔案密不可分，但在整理時為了便于保管和利用，應(yīng)當(dāng)單獨進行分類、整理和組成保管單位，通過注明檔案參見號的方式來與相關(guān)主題的紙質(zhì)檔案進行鏈接，維護檔案的完整性和系統(tǒng)性。第二節(jié)特種載體(專門)檔案的整理

55照片檔案照片檔案：是指機關(guān)或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧?。芯頁：用以固定照片或底片，并?biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。照片檔案的組成由底片、照片、文字說明三個部分組成。照片檔案照片檔案：是指機關(guān)或個人在社會活動中直接56照片檔案的收集

本單位在工作活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；

本單位領(lǐng)導(dǎo)活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；

本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的照片；

本單位工作中選用的外單位的照片。照片檔案的收集本單位在工作活動中產(chǎn)生的具有憑證和參57整理原則

保持照片檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。照片的底片應(yīng)單獨整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其文字說明一同整理并存放在照片冊里。檔案收集與整理課件58保管期限與密級

保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。具體按照《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《保密法》及其實施辦法執(zhí)行。保管期限與密級保管期限是按照片、底片的價值劃定59底片的整理

底片的整理可按年度——問題分開，其次是進行底片編號。

底片號格式：全宗號-保管期限代碼-張?zhí)枴?/p>

可以以一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個順序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內(nèi)每張底片上再編一個分號。

底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。

將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號。

按底片號順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋上標(biāo)明底片號。底片的整理底片的整理可按年度——問題分開，其次是60編

號

照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編流水號。格式：

全宗號-保管期限代碼-冊號-張?zhí)枺?/p>

全宗號-保管期限代碼-張?zhí)?。全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D對應(yīng)代表永久、長期、短期。冊號：從1開始編號張?zhí)枺簭?開始編號

照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中寫清外，每張照片的背面都應(yīng)寫明，以便查找利用。編號照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右61文字說明的編寫

照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間和攝影者。

符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。

照片的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔。

編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯(lián)系密切的一組照片應(yīng)編寫一個總說明，其中的每一個單張還需編寫的分說明?？傉f明在該組照片的第一張照片的上方書寫，分說明則一律在每張照片的正下方或者左側(cè)、右側(cè)書寫。文字說明的編寫照片的說明，主要包括符號說明、文字62底片、照片的保存內(nèi)含：案卷目錄底片冊內(nèi)備考表（情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間）

按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。

最好豎立擺放

橫放，堆放高度不超過5cm底片、照片的保存內(nèi)含：案卷目錄63數(shù)碼照片的歸檔整理

格式：JPEGTIFF數(shù)碼照片的歸檔應(yīng)在第二年6月前完成照片不能添加、合成、挖補反映同一場景的數(shù)碼照片一般只保存一張一般采用只讀光盤進行歸檔不同年度的數(shù)碼照片檔案不應(yīng)該保存在同一張光盤中。照片形成部門進行收集和文字說明撰寫數(shù)碼照片的歸檔整理格式：JPEGTIFF64檔案收集與整理課件65檔案收集與整理課件66數(shù)碼照片的整理

實行“雙套制”保存。沖印具有代表性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方法進行整理、編寫說明等，形成的全部數(shù)碼照片配上文字說明刻成光盤進行保存。數(shù)碼照片的整理實行“雙套制”保存。沖印具有代表性67磁性載體檔案的管理

磁性載體檔案：主要是計算機磁帶、硬磁盤、軟磁盤、錄像帶、錄音帶。（保管單位為盒/盤）

兩種形式：

一種用錄音機和錄像機在磁帶上記錄的檔案；用音像設(shè)備來播放處理。

一種用數(shù)碼錄音、攝像技術(shù)來拍攝的數(shù)字化信息。屬于電子文件，需借助計算機來播放處理。磁性載體檔案的管理磁性載體檔案：主要是計算機磁68歸檔要求（1）轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份(A、B盤）。（2）必須是可讀文件，運轉(zhuǎn)正常、清潔、無病毒、無劃傷。（3）磁性檔案性能質(zhì)量符合相關(guān)錄音、錄像、計算機文件規(guī)定。（4）編制歸檔說明歸檔要求69聲像檔案歸檔范圍及保管期限聲像檔案歸檔范圍及保管期限70磁性載體檔案的整理

在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先后時間順序逐件編號，可跨年度編制流水號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項目。

錄像帶：內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格、錄制日期錄音帶：內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級等

磁盤光盤及電子檔案等在歸檔時，必須將元數(shù)據(jù)及相關(guān)的背景信息納入歸檔范圍，否則日后這些檔案將因元數(shù)據(jù)或相關(guān)背景信息的缺失而成為廢物。磁性載體檔案的整理在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按71檔案收集與整理課件72

磁性載體檔案（錄像）案卷目錄磁性載體檔案（錄像）案卷目錄73

第八章

檔案的收集與整理

P222-228第八章

檔案的收集與整理74一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）檔案收集工作的內(nèi)容222

1、對本單位需要歸檔文件的接收工作。2、對未及時歸檔的檔案的補充收集。3、對現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。4、對歷史檔案的接收和征集工作。一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）檔案收集工作的內(nèi)容2275（二）檔案收集工作的意義

檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，做好檔案收集工作對整個檔案工作都具有重要意義?！蹲寵n案告訴我們》——安徽1937～1945（二）檔案收集工作的意義76收集是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)(起點)是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件；收集是實現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)劃、分級管理原則的重要內(nèi)容和措施；收集是黨和國家積累歷史文化財富的手段；收集是衡量歸檔質(zhì)量和檔案室工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺；收集是歸檔文件整理中其他環(huán)節(jié)的重要基礎(chǔ)；收集是維護機關(guān)歷史面貌的重要手段。收集是歸檔文件整理的首要環(huán)節(jié)(起點)77二、收集工作的要求參考P223

齊全完整是收集工作總的要求。凡是本機關(guān)形成的（包括上級下發(fā)的、同級和不相隸屬機關(guān)送來的、下級機關(guān)報送的），具有保存價值的文件材料均應(yīng)收集齊全完整。（一）豐富和優(yōu)化庫藏（二）加強館（室）外調(diào)查和指導(dǎo)（三）推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化（嚴(yán)格的歸檔制度和歸檔范圍）（四）保持全宗和全宗群的不可分散性二、收集工作的要求參考P223齊全完整是78

豐富館藏的方法A、擴大收集范圍，檔案館不僅要接收一級單位的檔案，同時還應(yīng)接收二級單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。B、注意接收機關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財會和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。C、加強個人檔案的收集

對于學(xué)者、名人的檔案則沒有意識地接收。應(yīng)重視個人檔案的接收，如民間的驗方，本單位著名人物的書信、手稿等。D、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。豐富館藏的方法79三、檔案館檔案的來源和收集的范圍（一）檔案館檔案的來源1.接收現(xiàn)行組織單位的檔案。2.接收撤銷組織單位的檔案3.征集歷史檔案。4.檔案館之間交接檔案，也是檔案館檔案的來源之一。三、檔案館檔案的來源和收集的范圍（一）檔案館檔案的來源80（二）檔案館檔案收集的范圍

一個立檔單位，凡是圍繞職能活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均應(yīng)收集齊全完整。因此，每個立檔單位，均應(yīng)制定文件材料歸檔與不歸檔范圍，按照歸檔范圍收集文件材料，避免收集工作的盲目性。根據(jù)分層負(fù)責(zé)、集中統(tǒng)一保管檔案的原則，以及《檔案館工作通則》、黨和國家有關(guān)的專門規(guī)定，各級各類檔案館收集檔案的范圍有所不同。

美國：NARA與聯(lián)邦政府各部門一起來決定哪些檔案文件值得收集進館，最終進入到檔案館保存的檔案文件只占聯(lián)邦政府各部門形成文件總量的2%-3%。

（二）檔案館檔案收集的范圍81（三）現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收1.現(xiàn)行組織單位檔案的接收

（1）檔案館接收現(xiàn)行組織單位檔案的期限。根據(jù)國家規(guī)定：省級以上（含省級）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級以下（不含省級）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案。P226（三）現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收1.現(xiàn)行組織單82（2）接收方法

逐年接收：就是將現(xiàn)行機關(guān)已經(jīng)保存了30年的檔案，每年向檔案館移交一次。

缺點：這種方法要每年接收一次，檔案期限一滿就得移交。這種做法工作量很大，一個檔案館要接收少則百個，多則上千個單位的檔案，每年同時接收這么多單位的檔案是很困難的，因此這種接收方法不普遍使用。（2）接收方法83

定期接收

就是將現(xiàn)行機關(guān)保存了10年或30年的檔案，繼續(xù)存放數(shù)年（如3、5年等），然后將所有已到期檔案集中一次移交檔案館，再隔3、5年后，再移交一次，以此類推。

優(yōu)點：能使檔案館有充分的時間做好接收前的準(zhǔn)備工作，能對所有接收單位的檔案做出統(tǒng)籌安排，同時也使檔案館用更多的時間從事館內(nèi)其他業(yè)務(wù)建設(shè)。

目前，檔案館接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案，多以這一方法為主，有時也與前一種方法結(jié)合使用。定期接收就是將現(xiàn)行機關(guān)保存了10年或30年的檔84（3）檔案館接收要求（1）進館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個單位的全部檔案應(yīng)該作為一個整體，統(tǒng)一歸入一個檔案館，不能隨意分散。（2）規(guī)定移交的檔案，應(yīng)該由有關(guān)單位收集齊全，按照規(guī)定整理好。（3）與檔案有關(guān)資料、立檔單位的組織沿革、全宗介紹、立檔單位和全宗歷史考證、案卷目錄（一般是一式三份，其中一份在檔案館簽后退回移交機關(guān)保存）及其他有關(guān)檢索工具，隨同檔案一并接收。P227（3）檔案館接收要求（1）進館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，一個單852.撤銷組織單位檔案的接收2271、一單位撤銷，它的檔案可以由該單位所屬的上級主管部門代管，然后由上級主管部門代行移交給檔案館。2、一單位并入另一單位，檔案可以隨同帶入，但必須單獨保管，不能相互混淆。3、若干個單位撤銷，合并成一個新的單位，該新單位可以同時接收被合并單位的檔案，但應(yīng)分別管理。今后，仍作為各自獨立單位的檔案向檔案館移交。4、一單位撤銷，分離成若干個小單位，檔案不能由這些小單位分別保存，應(yīng)該集中一處，可由其中某一單位代管，今后再行移交。5、一單位的若干內(nèi)部組織機構(gòu)劃歸另一個單位，或者脫離原單位成為一個新的獨立單位，它在原單位活動中形成的檔案，屬于原單位所有，必須留在原處，不得帶走。2.撤銷組織單位檔案的接收2271、一單位撤銷，它86（四）關(guān)于歷史檔案的接收與征集227-228

習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時期檔案和歷代王朝的檔案。（一）收集歷史檔案的特殊意義（二）對保存在各部門的歷史檔案的接收（三）保存在個人手中的失散歷史檔案的征集（四）少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案的收集（五）歷史檔案和新中國成立后非國有檔案收集工作的組織（四）關(guān)于歷史檔案的接收與征集227-22887收集歷史檔案的舉措1、通過外交途徑收回檔案。2、直接與國外相關(guān)檔案館聯(lián)系進行檔案復(fù)制。3、開展口述檔案工作。4、借助社會力量保護檔案。（古舊書店、廢品收購、寺廟、古跡保管部門、少數(shù)民族地區(qū)、有關(guān)單位代管）5、制定國家檔案征集辦法。收集歷史檔案的舉措1、通過外交途徑收回檔案。88四、機關(guān)檔案的接收與歸檔172-1731、隨時接收與主動接收相結(jié)合2、加強對“帳外”歸檔文件材料的收集3、明確歸檔文件材料收集工作中的分工，有針對性地開展收集工作。（收文發(fā)文內(nèi)部文件機關(guān)聯(lián)合行文）四、機關(guān)檔案的接收與歸檔172-1731、隨時接收與主89（一）收集原則

1、全面收集

即不論是本機關(guān)制發(fā)的，還是上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)、同級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)、下級機關(guān)發(fā)來的，不管是單位保存的，還是單位領(lǐng)導(dǎo)或各部門以及個人存放的；不管是文字材料，還是圖紙、報表、聲像材料等，都要想方設(shè)法通過各種渠道進行全面收集。

2、重點收集

從機構(gòu)方面講，本機關(guān)機要收發(fā)部門，各內(nèi)部機構(gòu)等是收集的重點。從個人方面講，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、秘書、要收發(fā)人員，內(nèi)部機構(gòu)負(fù)責(zé)人以及內(nèi)勤人員等是收集的重點。從文件內(nèi)容講，記述和反映本機關(guān)主要職能活動和歷史面貌的、方針政策性強、科研價值高、憑證作用大的文件材料，是收集的重點。（一）收集原則1、全面收集即不論是本機關(guān)制發(fā)90（二）歸檔制度與歸檔范圍224

歸檔制度：各單位在工作活動中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為歸檔。在我國，這是黨和國家規(guī)定的一項制度，稱為歸檔制度。

歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。

具體參考國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006，8號令）規(guī)定。

歸檔時間：辦理完畢的文件，一般應(yīng)該在第二年內(nèi)由文書部門整理后向檔案室歸檔。（二）歸檔制度與歸檔范圍224歸檔制度：各91（三）歸檔組織工作1、檔案室對形成文件的作用

為了保證歸檔文件的完整，便于保管和利用，檔案工作人員不僅要通過歸檔工作力求把已形成的文件收集完整，而且要關(guān)心文件的形成和辦理過程中的有關(guān)情況。2、指導(dǎo)和協(xié)助文書部門組織歸檔工作

指導(dǎo)和協(xié)助文書部門或業(yè)務(wù)部門堅持執(zhí)行文件材料歸檔制度。

協(xié)助和督促有關(guān)部門做好立卷和歸檔前的準(zhǔn)備工作。

（三）歸檔組織工作1、檔案室對形成文件的作用923、臨時性的文件收集工作

即使建立了歸檔制度，也會有些文件不能按照歸檔要求及時歸全，如果單位內(nèi)的歸檔制度不健全，上述情況可能更多些。

4、加強歸檔的宣傳和檔案的日常管理

為了推動歸檔制度的順利實施，應(yīng)該針對各單位的情況，宣傳中央和國務(wù)院及其有關(guān)部門的規(guī)定，說明文件歸檔制度便于單位工作和工作人員利用，有利于保密和為國家積累檔案的意義，解除各種思想顧慮。

3、臨時性的文件收集工作

即使建立了歸檔制度，也會有93五、檔案收集注意事項1631、只要有一定價值的文件材料都要收集歸檔。2、除了正式文件外，還要包括它們的附件，如會議記錄、紀(jì)要、圖表、計劃、總結(jié)、登記表、名單、調(diào)查表、調(diào)查報告、訪問記錄、合同、工作人員開會或出差帶回來的材料等。3、除接收檔案外，與機關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料也要收集歸檔。五、檔案收集注意事項1631、只要有一定價值的文件材94六、收集的方法

辦理完畢隨時收；會議文件及時收；常用文件定時收；人員變動提前收；珍貴文件跟蹤收；保密檢查集中收；蓋章之時立即收；制度約束按時收；

責(zé)任到人督促收；“帳外文件”催促收；

整理之前全面收；

發(fā)現(xiàn)不齊反復(fù)收。六、收集的方法95七、收集的難點

在歸檔文件整理過程中，最難的環(huán)節(jié)就是文件材料的收集。

一、領(lǐng)導(dǎo)手中的文件難于收集；

二、“帳外文件”難于收集；P172

三、特別珍貴的文件難于收集；

四、機密性較高的文件難于收集。

因此，各單位應(yīng)針對實際情況，建立健全收集制度，制定歸檔范圍，嚴(yán)格考核獎懲，采取多種收集方法，確保文件材料收集齊全。七、收集的難點96檔案的整理P240-250檔案的整理P240-25097文件整理方法案卷級整理方法文件級整理方法文件整理方法案卷級整理方法文件級整理方法98第一節(jié)文件級整理程序

文件級整理程序，就是指歸檔文件按文件級整理的步驟。一般情況下，文件級整理大致需要十二道程序，即收集文件、區(qū)分歸檔范圍、分年度、分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、編制件號、編制歸檔文件目錄、裝盒。第一節(jié)文件級整理程序文件級整理程序，就是指99檔案收集與整理課件100一、歸檔文件的整理單位

“件”即歸檔文件的整理單位.一般以每份文件為一件。文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單為一件；復(fù)制件與原件作為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、圖冊、名冊等按本來的裝訂方式一冊或一本為一件；來文與復(fù)文可作為一件，也可分別為一件。

參考教材第175頁《文書的整理與歸檔》一、歸檔文件的整理單位“件”即歸檔文件的整理單位101二、收集后的文件

檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量：（1）收文的正件與附件是否齊全完整。（2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。（3）發(fā)文的定稿與印件是否齊全完整。

計算機輸出的定稿，一是要附發(fā)文處理簽，二是要加蓋騎縫章，避免弄虛作假，以維護文件的真實性和憑證性，確實發(fā)揮文件的法定效用。（4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應(yīng)補齊。二、收集后的文件檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量：102（5）本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的批復(fù)是否齊全完整。

如不完整，可依照下列方法處理。對有批復(fù)缺請示的處理。一般講，有批復(fù)肯定有請示，如缺請示文件，應(yīng)認(rèn)真查詢，一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復(fù)一起歸檔。（5）本機關(guān)的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下級機關(guān)的請示與本機關(guān)的103三、區(qū)分歸檔范圍

凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。（參考第91頁內(nèi)容）

為避免各機關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。三、區(qū)分歸檔范圍凡是反映本機關(guān)工作活動、104機關(guān)之間分工歸檔的范圍1、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)（部、廳、局）發(fā)來的文件，由隸屬下級機關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機關(guān)一般不歸檔。但對一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理條例、勞動工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。2、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)召開的專業(yè)會議文件、由各隸屬下級機關(guān)歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會議，并有重要發(fā)言，其印件和定稿（指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。3、聯(lián)會簽發(fā)的文件，由主辦機關(guān)歸檔，會簽、聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否，視自身需要來確定4、聯(lián)會召開的會議文件，由主辦機關(guān)歸檔，聯(lián)辦機關(guān)是否歸檔，視自身需要來確定。機關(guān)之間分工歸檔的范圍1、上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)（部、廳、局）發(fā)來1055、聯(lián)會派出調(diào)查組，檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料，由主辦機關(guān)歸檔，聯(lián)辦機關(guān)歸檔與否，視情況而定。6、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機關(guān)職務(wù)而形成的文件材料由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。7、臨時機構(gòu)形成的文件，由臨時機構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，工作結(jié)束后，將檔案移交主管部門或同級檔案館。5、聯(lián)會派出調(diào)查組，檢查組或聯(lián)合舉辦的重大活動形成的文件材料106四、檔案常用分類法：年度組織機構(gòu)（問題）保管期限（一）年度P243將文件按其形成和處理的年度進行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，對跨年度或?qū)ｉT年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度歸入文件內(nèi)容所針對的年度。四、檔案常用分類法：年度組織機構(gòu)（問題）保管期限（一107（二）分類別243-244

1、組織機構(gòu)分類

將文件按其形成或承辦的機構(gòu)進行分門別類類別排列方法：①依據(jù)編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)編制文件的順序排列。②依據(jù)本機關(guān)習(xí)慣的排列順序排列。③依據(jù)其重要程度排列。（二）分類別243-2441、組織機構(gòu)分類1082、問題分類法

將文件按其內(nèi)容所反映的問題進行分門別類。

不管是機關(guān)內(nèi)哪個組織機構(gòu)形成或辦理的文件，只要是記述和反映同一問題的文件，都?xì)w入一個類別內(nèi)以集中反映某一，個問題的來龍去脈及辦理情況。適用于全宗檔案數(shù)量不大、形成年度很少或年度界限不清，立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常變動或者組織機構(gòu)很少且界限不清的情況。2、問題分類法將文件按其內(nèi)容所反映的問題進行分門別類109排列順序①先黨后政。即黨群工作方面的類項在前，行政管理以及業(yè)務(wù)工作方面的類項在后。②綜合性的類項在前，專題性的類項在后。具體排列順序可參照各類項之間的相互關(guān)系，結(jié)合重要程度和上述規(guī)則及實際情況確定。排列順序①先黨后政。110（三）保管期限分類法永久、長期、短期這種分類可以將不同保存價值的文件從實體上區(qū)分開來，進行有針對性的保護。（三）保管期限分類法永久、長期、短期111五、復(fù)式分類法245-246

實際中，單純采用一種分類法的情況是比較少見的。較常用的是以下兩種綜合分類法：保管期限—年度—組織機構(gòu)法保管期限—年度—問題分類法五、復(fù)式分類法245-246實際中，單112六、文件裝訂

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂“件”內(nèi)排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。六、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂113檔案收集與整理課件114對齊方式裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。對齊方式115裝訂方式和用品：常用的有三種

裝訂用品必須對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。線裝：縫紉機軋線粘接式：包角變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護要求，降低成本、簡便易行裝訂方式和用品：常用的有三種裝訂用品必須對歸檔文件無1162、幾種常見的裝訂方法

（1）線裝式：這是目前采用最多的方法，除了較厚的文件使用“三孔一線”裝訂外，其他文件都是使用“兩孔一線”，利用縫紉機在文件左上角或左側(cè)軋邊。

優(yōu)點：這種裝訂方法比較簡單易行，而且這種材料從檔案保護的角度看，無疑是最好的選擇。缺點：這種方式針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷，而且也不利于重復(fù)裝訂。2、幾種常見的裝訂方法（1）線裝式：這是目前采用最多117（2）粘接式A、使用漿糊及膠水粘貼的辦法裝訂文件。

優(yōu)點：這種方法成本比較較低。

缺點：但存在可逆性差、影響復(fù)印掃描的缺點，而且發(fā)生錯裝、漏裝時，拆除很不方便，極易撕壞紙張。B、采用熱熔膠封裝，使用成本高不易推廣。（2）粘接式A、使用漿糊及膠水粘貼的辦法裝訂文件。118（3）封套：

使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將文件以件為單位夾裝其中。

優(yōu)點：這種方法方便整理工作，而且能對檔案起很好的保護作用。

缺點：這種方法成本比較高，且不利于文件的安全，它不會在文件上留有裝訂痕跡，比較容易被不法利用者換頁，此外使用無酸紙封套會增加檔案的厚度，占用存貯空間，在文件量大的單位并不實用。

（3）封套：使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開119（4）變形材料

目前變形材料裝訂主要是兩種：

一種是用塑料制品裝訂，但塑料制品強度、韌度不夠，年久會變硬斷裂，因此不是一種好的檔案裝訂材料。

另一種則是目前檔案界爭議最多的，即用鋼釘、不銹鋼夾等金屬制品裝訂，這種方法應(yīng)該是所有裝訂方法中最為簡單方便的，但對材質(zhì)選擇有較高的要求，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，其成本非常高。（4）變形材料120七、歸檔文件的排列和編號p246-250一、歸檔文件的排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

事由原則，結(jié)合時間、重要程度七、歸檔文件的排列和編號p246-250一、歸檔文件的121二、歸檔文件的編號

通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，為將來的查找利用提供條件。

編號的項目，是以歸檔章的形式逐件標(biāo)識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。

歸檔章格式（其規(guī)格為長45mm，寬16mm，分為均勻的6格）16mm二、歸檔文件的編號通過編號，使歸檔文件在全宗中的122關(guān)于檔號P249《檔號編制規(guī)則》DA/T13-94

檔號是檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、類別號、案卷號、件號或頁號。一般結(jié)構(gòu)分為三種：

第一種結(jié)構(gòu)為：

全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁（張）號。

關(guān)于檔號P249《檔號編制規(guī)則》DA/T13-9123檔案收集與整理課件124第三種結(jié)構(gòu)為：類別號——項目號——案卷號——件、頁(張)號。即：第三種結(jié)構(gòu)為：125如何編寫卷內(nèi)的案卷號

檔案年度——檔案類別代號（GL）+單位代號——案卷順序號

例：2014-GL06-15（2014年物理系管理類檔案）

案卷號意義：檔案管理軟件的登陸和定位的必須，也是進行所有環(huán)節(jié)的前提。

案卷號編寫要求：

每一年度、每一個立卷單位內(nèi)部案卷號均應(yīng)是唯一的，即不能重復(fù)。如一個立卷單位內(nèi)有多個立卷部門或人員，兼職檔案員需進行協(xié)調(diào)分配。如何編寫卷內(nèi)的案卷號126參考第248頁內(nèi)容九、編制文件目錄

包括文件號、標(biāo)題、年度、頁數(shù)、期限、備注等項目十、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。參考第248頁內(nèi)容九、編制文件目錄127第二節(jié)特種載體(專門)檔案的整理

P302

特殊載體檔案一般是指以感光材料、磁性材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。

特殊載體檔案由于載體的特殊性，雖然與相關(guān)主題內(nèi)容的紙質(zhì)檔案密不可分，但在整理時為了便于保管和利用，應(yīng)當(dāng)單獨進行分類、整理和組成保管單位，通過注明檔案參見號的方式來與相關(guān)主題的紙質(zhì)檔案進行鏈接，維護檔案的完整性和系統(tǒng)性。第二節(jié)特種載體(專門)檔案的整理

128照片檔案照片檔案：是指機關(guān)或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧?。芯頁：用以固定照片或底片，并?biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。照片檔案的組成由