《淺析企業(yè)研發(fā)團隊與外部溝通的問題與對策（論文）7400字》

淺析企業(yè)研發(fā)團隊與外部溝通的問題與對策——通過項目進度圖表提高與項目干系人溝通效率目錄TOC\o"1-2"\h\z\u12812一、項目外部溝通的概述 18582（一）項目外部干系人溝通的定義 129188（二）項目外部干系人溝通的現狀 121433二、加強與項目干系人溝通的意義 225917（一）產品研發(fā)是為滿足項目干系人的需求活動 215411（二）項目管理過程具有復雜性，項目干系人參與很重要 218048（三）簡單化溝通方式有利于項目干系人對項目的理解 29471三、與項目干系人溝通存在的問題 320609（一）不能有效的傳遞信息 331601（二）溝通意識落后，不重視對外溝通 310990（三）外部溝通信息傳達手段不合理 38576（四）溝通時間成本高 411484（五）溝通信息內容不全 4767四、加強項目與項目干系人溝通的具體對策 41950（一）對項目溝通管理從全局進行控制 421914（二）通過圖表表達項目信息，從而簡化溝通 517738（三）對項目過程進行排序，使得信息溝通流程清晰明確 525025（四）利用圖表色彩豐富的特點，向項目干系人可視化展示項目情況 78313（五）依據閱讀習慣，建立順時針圖表閱讀順序 825576五、提高項目外部干系人溝通信息共享能力與溝通效率 89995（一）結合PMBOK向項目外部干系人展示他們需要的信息 820673（二）項目管理圖表提高了與項目外部干系人的溝通效率 926607（三）通過全面項目信息圖表即可實現向全項目外部溝通展示 923652主要參考文獻 1111326致謝 12淺析企業(yè)研發(fā)團隊與外部溝通的問題與對策——通過項目進度圖表提高與項目干系人溝通效率軟件產品項目在研發(fā)的過程中，項目溝通管理是保證項目成功的一個重要因素，所以為了保證項目信息可以及時共享給項目組內外部干系人，需要對項目的信息進行規(guī)則、整理、報告、發(fā)布、保存、查詢、管理、權限控制各個過程進行合理的處置和安排。此外，為了在項目的溝通過程中使得項目組織與干系人之間能有效的達到信息共享，就需要把不同對技術水平、不同地文化背景、不同的管理視角、不同地利益人加以組織和聯系起來。而最終影響項目結果是否成功的關鍵是項目干系人，所以建立一套有效的與外部干系人信息溝通的方式，更有利于提高項目溝通管理水平，有效的提升項目成功率。一、項目外部溝通的概述（一）項目外部干系人溝通的定義所謂的項目外部干系人溝通，是指通過會議、工作請示、匯報、系統(tǒng)演示等方法，向上級部門、同級部門以及外部供應商等人之間，涉及到產品研發(fā)項目團隊外部人員的溝通過程。項目外部干系人從各個方面能夠影響到項目的執(zhí)行過程是否順利，項目交付結果是否成功，所以非常有必要通過項目的溝通使項目外部干系人對項目的進度、成本、績效有一個清晰明確的了解，也通過明確項目資源使用情況，使其在項目協助與支持上都會起到積極的作用。項目與外部干系人溝通需要做好溝通計劃，并保證溝通計劃得以實施與執(zhí)行，更要對溝通過程中對發(fā)現的問題進行及時記錄，采取相應的行動，以保證項目研發(fā)過程與項目外部干系人目標一致。（二）項目外部干系人溝通的現狀在項目生命周期過程中，不同的項目干系人在項目存續(xù)期間對項目信息的需求，項目達到的目標要求往往相差相遠，同時與不同的項目干系人進行溝通，讓他們全部能夠滿意是一件困難的事情。現實項目管理中，因為項目干系人有著不同的來源，所以他們的對事物的認知存在著差異，甚至不同的隸屬關系，組織文化，甚至地域都會造成干系人對信息溝通的關注點不同。此外，項目過程和項目外部干系人利益都存在多層次、復雜性、不確定性等特點，同時項目也是一次性、暫時性、臨時性的組織，所以在項目的立項到項目結束這一過程中，項目干系人往往都是從彼此陌生到相互熟悉，直到融合。但對于外部干系人相對內部項目成員而言，就要更加離散，所以造成協調與溝通之間存在相應的困難。為此有必要使用一個簡單易懂，易讀，學習成本低，又能全面展示項目信息的溝通方式二、加強與項目干系人溝通的意義項目溝通是項目管理中保證項目成功的核心環(huán)節(jié)，建立健全有效的外部干系人溝通機制，對充分發(fā)揮項目溝通管理職能，提高產品研發(fā)企業(yè)的研發(fā)管理水平和項目成功獲取經濟效益有著重要的作用。（一）產品研發(fā)是為滿足項目干系人的需求活動軟件產品研發(fā)項目的目標是創(chuàng)建一個能夠滿足某些用戶需求的產品或者服務，其自身具備獨特性和唯一性，所做的工作也是從未重復過的，即使同樣是IT系統(tǒng)研發(fā)，在不同的團隊中管理方法也有著很大的差異。這也使得項目管理變得混亂和復雜，此外項目經理在日常工作中還需要面對不斷激增的項目、和不同需求的變更，也存在任務、目標、資源匹配等問題。（二）項目管理過程具有復雜性，項目干系人參與很重要每一個項目在啟動初期，都明確了項目的目標、項目的客戶、項目的團隊。其中，項目團隊在約定的時間內保證質量完成客戶所要達成的目標，整個項目生命周期內，項目的客戶通常位于項目研發(fā)團隊的外部，他們關注項目的研發(fā)進度、質量、風險、資源、成本等各個方面，但他們也面對復雜的項目管理過程無法準確的獲取信息來衡量項目的計劃進展情況。通過圖表對整個項目進行高度的概括總結展示，綜合顯示出項目的計劃細節(jié)部分和任務當下的完成狀態(tài)，有利于對外部客戶、公司高層對項目的全面理解。作為研發(fā)團隊的項目經理也需要在團隊研發(fā)過程遇到不可預見的風險、項目失控、需要外部資源、成本增加、進度滯后等情況時，在項目管理圖表中的風險預警提醒外部客戶及高層領導對項目風險的認知，一起加強對項目的控制，更重要的是能獲取到外部的支持、管理層的資源協調，讓項目的干系人及高層都能及時的參與到項目中來，這是保證項目可以持續(xù)成功的一個重要因素。（三）簡單化溝通方式有利于項目干系人對項目的理解在實際的研發(fā)生產過程中，通過簡單易讀的圖表來描述項目的進度、狀態(tài)、資源分配、成本、風險等細節(jié)，利用圖表易讀易懂的特點，項目經理及時將研發(fā)團隊的工作狀態(tài)及成果分享給項目的干系人及高層領導，滿足項目干系人希望關注的項目關鍵信息、進展、任務完成情況、成本資源使用情況、質量、風險、交付日期，這是項目對外溝通管理的一項重要工作。通過圖表展示項目相關信息主要是為了解決研發(fā)團隊向外部部門、項目干系人匯報時溝通障礙的問題。舉一個簡單的例子，項目研發(fā)過程涉及可行性分析、產品設計、敏捷開發(fā)、測試、灰度上線、運營、改進等過程，這些過程就相當于一部鐘表內部的機械裝置，而外部的相關部門及項目關系人完全不關心內部是如何動作的，他們只關注時、分、秒走時是否準確。三、與項目干系人溝通存在的問題（一）不能有效的傳遞信息研發(fā)項目管理過程中，需要對外溝通的對象具備不同的性質，對項目關注點也有所不同，研發(fā)團隊在項目管理中所使用的專業(yè)術語也會成為與外部干系人進行溝通的障礙，項目管理人員有時不能及時把項目管理專業(yè)術語轉化為外部干系人所能理解的業(yè)務語言，從而造成項目干系人以自身業(yè)務角度來對項目信息進行理解，就會因此產生偏差，導致信息溝通不一致，對未來預期也有著偏差，導致在項目發(fā)展過程對項目認知產生分歧。（二）溝通意識落后，不重視對外溝通普通的項目管理團隊對外部溝通重要性觀念比較保守，表現在對外溝通時不重視外部項目干系人在項目成功所起的作用，對外溝通時只是單純的強調匯報，演示，而不關注溝通的效果，對項目干系人的反饋意見不夠重視，對反饋意見的理解與執(zhí)行也不夠透徹。提高溝通反饋意識，是項目管理中溝通的重要環(huán)節(jié)，所以必須做到對已經發(fā)送出去的項目信息、成果，來確保受信人能夠接收，兩者之間的信息理解要達到一致，同時對項目干系人反饋回來的信息要加以記錄，整理，列入解決計劃，對提出的問題在后期得到響應時應及時反饋。（三）外部溝通信息傳達手段不合理項目研發(fā)團隊同時使用著多個IT管理工具，代碼文檔使用Git、項目管理使用Project、工作分解使用TAPD管理工具，這些工具都有著優(yōu)秀的管理界面，但對于項目外部干系人卻是復雜、難以理解的。項目經理在匯報項目情況時，數據、表格、圖表通常來自于這些系統(tǒng)的截圖、導出的表格，然后通過電子郵件的方式發(fā)送給項目干系人。一次項目匯報通常會有十多張圖有表格，以不同的方式展示出項目的進度、成本、績效、質量。但這樣的溝通方式忽視了項目干系統(tǒng)人的對項目理解時希望能夠簡單、易讀、便捷的要求，因此在有些情況下，這些閱讀難度大的信息容易被外部干系人忽視。所以，一個好的信息傳達手段需要簡單、易讀、明了，不需要翻閱過多資料即可以了解項目的基本情況，項目進度的細節(jié)。（四）溝通時間成本高項目溝通最主要的一個方式是召開項目溝通會議，但項目溝通會議在召開時很難請到重要的領導，眾多人一起開會使得企業(yè)的時間成本增加，影響到其它部門以及項目干系人的工作日程安排。在會議時，不同的項目干系人所關注的項目關鍵點也不一樣，無形中就浪費項目干系人的時間。有效的溝通，提高溝通效果，減少無效的溝通時間，就要求項目信息的匯總與顯示應當簡潔，同時又要照顧到不同干系人的信息獲取需求。（五）溝通信息內容不全項目干系人在公司內部主要包括公司領導、財務部、人力部門、運營部門。各方對項目信息要求的角度也不一樣，領導關注全局，財務關注成本，人力關注資源，運營關注交付時間與用戶反饋響應速度，如何在外部溝通中同時滿足不同項目干系人對信息的要求，就成為了一個難點。對項目進度、績效、成本、質量、風險進行格式化，通過一張圖表全面的顯示項目當下的全面信息狀態(tài)，這樣可以減少項目管理人面對不同的外部干系人需要輸出不同的項目報表的問題，同時各部門看的項目報表是一致的，減少各部門之間的信息不對稱的問題。四、加強項目與項目干系人溝通的具體對策（一）對項目溝通管理從全局進行控制作為研發(fā)項目團隊的管理者，項目管理過程中，瑣碎的項目細節(jié)往往會讓人陷入項目管理理論和細節(jié)的泥潭，列出各種詳細的計劃，填寫各種的表格以控制項目進展，但往往這些書面作業(yè)會使人過多的關注于流程與書面的工作，只見樹木不見森林，難以從全局關注項目績效。在圖表中通過列出所有團隊負責人的名字，激發(fā)當事人的參與積極性，用一個簡單的圈、點、框標識出每個子任務的計劃、進度、完成情況，用紅、黃、綠表示出項目的績效情況、風險情況，對項目的全局一目了然，管理都只需要看圖表就知道誰的任務完成的怎么樣，誰的事情沒有做好。高層的關注也會成為項目負責人的激勵動力。如圖1項目管理圖表框架結構圖所示，圖表中所展示的信息并沒有突破傳統(tǒng)的項目管理范圍，只是將現有的信息以一種更通俗易懂、方便使用的形式展示出來，圖表會省去具體的項目細節(jié)，只展示項目相關人員所關心的，恰到好處的信息。圖1項目管理圖表框架結構圖（二）通過圖表表達項目信息，從而簡化溝通下面我們就基于項目管理的基本理論，結合上圖矩陣框架進行管理圖表的構建?；谏厦娴木仃噲D表，把項目管理分解為12個小的部分，依次擺放在矩陣圖表中，根據項目的不同，可以進行適當的調整。1．項目名稱及項目說明。2．項目主要負責人。3．項目矩陣。4．項目模塊或者子目標。5．分解后的主要任務。6．標識出主要任務與模塊之間的關系。7．項目計劃日期，即項目的時間軸。8．使用項目主要任務與計劃日期建立關系。9．將任務分配給項目成員。10．分析項目風險和其它的項目進度指標。11．項目成本資源情況指標。12．項目匯報階段性總結。（三）對項目過程進行排序，使得信息溝通流程清晰明確上述12個部分即是構成表格的主要元素，如圖212個步驟構建圖所示，我們分成12個步驟來構建表格，展示項目。圖212個構建步驟圖先填寫項目的基本信息，即項目名稱、負責人、項目任務目標，項目LOGO也可以在多個項目管理中準備辨別圖表歸屬項目。填寫項目組成員名單，成員在表格會和所的子項目分解出來的子任務關聯起來，在同一個任務中，如果有多個成員參與，則會在第9步中，以ABC標識出成員在項目中責任等級。在每次正式輸出這個報告時都需要對這個矩陣所對應的四個方面進行更新檢查，這是整個表格的中心點，也是項目控制的指南針。把項目分解成多個子目標或者項目階段，每個子目標中會對應不同的任務。對項目做初步的分解，列出項目子任務。這一步就是將所有的子目標分解為一個個單獨的工作包，作為項目組的任務。將已經細化的任務與子目標建立關聯關系，關聯完成后可以在最左側看到目標與任務之間的關系，任務完成的狀態(tài)。安排項目所擁有的時間軸，可以細化到工作日，對于長期的項目也可以按周、月來安排日程。將任務與時間軸關聯起來，明確任務的啟動和結束時間，如果任務延期或者延期完成則以不同的圖標標識出來。開始為每一個任務分配項目團隊成員，也可以在完成第七步后將表格打印出來，并召開項目組會議，同時進行制訂第八步的工作計劃與第九步的任務分配。會議時可以直接用筆在表格上標識。項目成員提出的問題及風險即可以在此列出，風險出現的時間點及危險程序也可以在時間軸及顏色上得以表現。用于展示項目原計劃的人力與已經花費的人力，用于控制成本，及時發(fā)現人力成本超預算的情況。在每次輸出表格之前都需要更新上一個研發(fā)周期內發(fā)生的重要事件，同時做出總結與相應的應對措施。（四）利用圖表色彩豐富的特點，向項目干系人可視化展示項目情況使用符號對項目任務進行標識如圖3任務狀態(tài)標識圖所示，在時間軸上每一個方格代表一個工作日，在方格中以不同的圖標，在不同的階段對其進行標識，具體意義如下：○：代表這個任務計劃在那些時間內完成，通常在項目工作計劃安排時填寫。☉：代表著計劃完成的日期，也是在工作計劃階段確定?！瘢捍頃r間已經過過去，任務已經完成，豎向綠條表示當前報表日期。□：代表任務未能如期完成，超了計劃之外的日期用此圖標標識。█：代表這個任務終于完成了，但是超過了計劃的時間完成的。時間軸方格中的藍色代表了是一周的周日，在此表中，按一周七天工作進行的安排。圖3任務的狀態(tài)標識圖使用顏色增加圖表的易讀性在項目風險中，可以列出重要的風險點，并在時間軸上標識出預計風險發(fā)生的時間區(qū)間。黃色表示低風險，紅色表示高風險，綠色表示風險已經消失。當然也可以定義其它的顏色標識不同的風險等級，其它意義。如圖4報表顏色標識圖所示。圖4報表顏色標識圖（五）依據閱讀習慣，建立順時針圖表閱讀順序如圖2所示，在一張紙上已經實現在了對整個項目的描述，項目干系人在閱讀項目表格時可以通過標題檢索到項目，然后按順時針方向，從最左下側子目標、任務、進度狀態(tài)負責人、成本、風險、總結?？梢栽诟淖冇脩糸喿x習慣的同時，完整的了解項目全面信息。五、提高項目外部干系人溝通信息共享能力與溝通效率（一）結合PMBOK向項目外部干系人展示他們需要的信息從事研發(fā)相關的項目經理大概都知道《項目管理知識體系指南》PMBOK，書中為項目管理定了相關概念，描述的項目的生命周期與過程。即通過輸入——工具—和技術——輸入定42個過程模型，并將其歸納為五個過程組和9個知識領域。我們在構建圖表之前需要結合PMBOK體系，做好以下幾步工作：識別對象：識別項目利益相關的項目干系人，明確他們需要在圖表中獲得信息及信息詳細程度。確認目標：項目管理表格就是為項目干系人閱讀所設計，主要目的是實現有效溝通，而圖表是溝通的表現手段。抓住要點：項目干系的需求明確后，我們就應該了解他們的關心點，即希望隨時知道項目的進展，并且以簡單的方式在一張圖表上體現出來。績效報告：依據PMBOK輸入范圍、進度、成本，把控項目質量與風險，明確項目管理圖表一張項目干系人愿意閱讀的績效報告，提供項目的計劃與實際的對比，成員的績效狀況。信息發(fā)布：報表的發(fā)布應當及時、準確、有效、公正，并且能反應出項目進度與團隊績效情況。針對不同的上級、外部門、下級可以發(fā)布不同版本的表格。（二）項目管理圖表提高了與項目外部干系人的溝通效率在實際的項目管理過程中，我們仍會使用專業(yè)的項目管理工具對項目進行管理，包括工作分解、BUG追蹤、測試用例等。通過一張圖表進行項目管理的核心目標是為了讓項目的利益相關者了解項目情況。圖表只是一個溝通工具，圖表中高度可視化的項目過程關系圖，向項目干系人展示講述項目的各個組成部分及關系，讓項目干系人馬上可以知道項目的計劃實施情況，成員績效情況?？偨Y下來，通過一張表格對項目管理過程進行展示有以下特點：呈現簡單：設計成可以打印在一張A4紙上的表格能更加簡單易懂、簡潔地匯報有關于項目更多的信息。化繁為簡：這種表格管理方式與其它項目管理軟件相比的優(yōu)點在于，它能化繁為簡，適度的忽略精確性。應用廣泛：項目管理圖表不僅可以使用軟件的一切項目，我們還嘗試在敏捷開發(fā)中、辦公室裝修中使用等。通過簡單的修改即可使用，有極強的適應性。注重溝通：項目管理圖表并不能代替專業(yè)的項目管理軟件，它只在原有的基礎上讓團隊與外部溝通更加順暢。宏觀視角：項目管理圖表可以有效防止項目管理人員陷入項目開發(fā)的細節(jié)，為項目管理提供了一個全局視角。 （三）通過全面項目信息圖表即可實現向全項目外部溝通展示在傳統(tǒng)方法中，往往采用Excel對項目進行管理，所以通常一個項目需要有十幾張甚至數十張表格來進行管理，即使用使用專業(yè)的Project管理軟件，也很難對一