公司來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn)

公司來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn)公司來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn)公司來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn)xxx公司公司來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn)文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn)一、目的為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則。二、適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門因業(yè)務(wù)發(fā)生的各種接待工作。三、管理行政綜合部為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，首先填寫《來訪接待通知單》報總經(jīng)理審批，行政綜合部備案，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政綜合部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知行政綜合部。四、計劃與準(zhǔn)備1、在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，對來賓接待，應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、行政綜合部根據(jù)來賓情況按計劃通知公司相關(guān)部門，通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會晤時間及場所。3、行政綜合部根據(jù)來賓情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來賓下榻酒店，酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)資料、水果、香煙等（接待標(biāo)準(zhǔn)，吃住行也可以有接待部門直接處理）。4、如有需要行政綜合部根據(jù)情況配合安排來賓游覽、購物、娛樂等其他項(xiàng)目。5、因特殊會議需要，行政綜合部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、電子屏、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。6、根據(jù)接待要求，行政綜合部安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從行政綜合部和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、行政綜合部根據(jù)情況提前購買車票及機(jī)票。五、接待標(biāo)準(zhǔn)（參考）一級接待標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：總經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理1、迎接：總經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理在高速路口、機(jī)場、車站迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點(diǎn)，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進(jìn)行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠(yuǎn)景規(guī)劃，到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹項(xiàng)目相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保座談環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：行政綜合部根據(jù)情況預(yù)定酒店：5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：行政綜合部根據(jù)情況預(yù)定酒店：6、行政綜合部根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。7、行政綜合部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。

二級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：副總經(jīng)理、制造廠長、子公司經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理1、迎接：由相關(guān)部門經(jīng)理到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓。2、參觀：副總經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠(yuǎn)景規(guī)劃，到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹項(xiàng)目相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)：行政綜合部根據(jù)情況預(yù)定酒店。5、下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：行政綜合部根據(jù)情況預(yù)定酒店。6、行政綜合部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。三級標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由主接待人員沿途介紹公司基本情況以及遠(yuǎn)景規(guī)劃，到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹項(xiàng)目相關(guān)信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標(biāo)準(zhǔn)：行政綜合部根據(jù)情況預(yù)定酒店：六、接待禮儀1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進(jìn)電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、注意事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。八、信息反饋接待結(jié)束，主接待人員應(yīng)及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有總經(jīng)理室。九、附則1、本制度由行政綜合部制定，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，修改時亦同。2、本制度未盡事宜由行政綜合部負(fù)責(zé)解釋并修訂。3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。關(guān)于《來訪接待流程及標(biāo)準(zhǔn)》附件一、來賓接待準(zhǔn)備及過程簡明流程《來訪接待通知單》與客戶談判前的準(zhǔn)備總經(jīng)理審批、行政綜合部備案《來訪接待通知單》與客戶談判前的準(zhǔn)備總經(jīng)理審批、行政綜合部備案了解來賓信息及來訪需求-----來賓進(jìn)公司接待來賓接機(jī)/車/船參觀/學(xué)習(xí)/業(yè)務(wù)工作來賓進(jìn)公司接待來賓接機(jī)/車/船參觀/學(xué)習(xí)/業(yè)務(wù)工作接待結(jié)束，送別來賓信息匯總上交接待結(jié)束，送別來賓信息匯總上交食宿安排、其他安排其他安排二、商務(wù)接待中的座次安排（圖）（一）、關(guān)于會議主席臺座次的安排1、主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

2、主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

4、對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

主席臺人數(shù)為偶數(shù)時（二）、關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌西餐桌

（三）、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（四）、關(guān)于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機(jī)的右后邊，2號座位在司機(jī)的正后邊，3號座位在司機(jī)的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

乘車座次安排（五）、合影座次安排與主席臺安排相同。附：會議座位安排長條桌注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席

沙發(fā)室

與外賓會談

注：A為主方，B為客方

與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)阜陽星級酒店目錄酒店星級地址電話業(yè)務(wù)經(jīng)理手機(jī)天筑豪生大酒店五星潁州區(qū)淮河路666號(與潁州南路交匯處)099史倩萬達(dá)嘉華酒店五星淮河路與沂州路交叉口萬達(dá)廣場099陳貝貝