某集團公文管理辦法

某集團公司公文管理辦法一. 目的為使**集團收發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、效率化，促使集團對內(nèi)、對外公文收發(fā)業(yè)務(wù)推行順暢，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。二. 范圍及主責(zé)● 紅頭文件由行政部統(tǒng)一起草、下發(fā)，并負(fù)責(zé)文件內(nèi)容的執(zhí)行；●集團各部門需下發(fā)的一般性文件由各部門自行起草，經(jīng)部門經(jīng)理審批后下發(fā)?！癖竟芾磙k法的制定和實施由行政中心負(fù)責(zé)和監(jiān)督，并對此辦法作出最終解釋和修訂，各公司行政部負(fù)責(zé)各公司的公文管理工作。**集團所屬各部門及項目公司均適用本辦法，參照本辦法執(zhí)行。三. 公文的分類任免——晉升、免職通知—相關(guān)規(guī)定、管理辦法以及需有關(guān)部門共同執(zhí)行或周知的事項（公司/職能部門的決定性通知、相關(guān)管理辦法或規(guī)定）決議— 經(jīng)會議討論通過的重要決策事項（重要組織架構(gòu)調(diào)整、節(jié)點調(diào)整等）公請示—用于向上級部門請示指示、批準(zhǔn)紅（對外以公司名義給政府或部門的待審文件）通報—用于表彰、批評錯誤、交流、傳達思想（嘉獎、處分等）規(guī)定—用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)定（各部門、體系制度匯編或管理辦法等）會議紀(jì)要 —用于記載會議主要精神和決定事項（年度、季度大會、重要問題研討會上有關(guān)戰(zhàn)略調(diào)整、目標(biāo)調(diào)整、架構(gòu)調(diào)整、重大時間節(jié)點調(diào)整等有結(jié)論性摘要）一般性文件——其它應(yīng)公知或發(fā)文的內(nèi)容四. 公文字號規(guī)定集團任**命任字公**告公告會**議會議五. 公文的格式公文由標(biāo)頭、緊急程度、發(fā)文字號、主送單位 /部門、正文、附件、發(fā)文單位署名、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送部門組成。5.1標(biāo)頭 由發(fā)文部門全稱或規(guī)范簡稱加“文件”組成，用套紅大字居中印在公文首頁。5.2緊急程度對公文的送達和辦理的時間要求。緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“緊急”、“加急”5.3發(fā)文字號 “**[ ××] ×××號”5.4主送部門 主送部門名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格。5.5正文5.6附件 應(yīng)當(dāng)置于主件后，與主件裝訂在一起，并在正文之后注明附件的名稱。5.7成文日期 一般署會議通過或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；二 00五年。決議、決定、條例、規(guī)定等不需標(biāo)明主送部門，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中的位子。主題詞 位于抄送部門上方。5.8各發(fā)文需由專人起草、送批、修改、定稿。發(fā)文人由部門經(jīng)理或上一級主管 /公司任命，不得隨意更換。如遇人員變動需通知集團行政中心。5.9各發(fā)文標(biāo)題均以二號黑體字，正文以四號宋體字書寫，同類型 /主題發(fā)文以（-1，-2）劃分，補充文件說明的，應(yīng)在文件名上標(biāo)注。5.10紅頭文件只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、任命等，其他文件一般用公司信件的固定格式（如通知等）。非緊急重要文件，不得隨意以紅頭文件發(fā)布。5.11各紅頭文件格式、行文見附表。六.公文的行文規(guī)則6.1行文應(yīng)確有需要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)。6.2向上級部門行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級部門；如需其他相關(guān)的上級部門閱知，可以抄送。不得越級向上級部門行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送越過的直接上級部門。6.3集團各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級相關(guān)單位或部門發(fā)與業(yè)務(wù)相關(guān)的公文。 集團部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下屬單位行文。同級單位必要時可以聯(lián)合行文。6.4不相隸屬單位、部門之間一般用函行文。6.5向上級單位請示問題，應(yīng)該一文一事，不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項。6.6對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級部門可退回下級呈報部門。七. 公文的校核、簽發(fā)公文審核的基本任務(wù)是保證公文的質(zhì)量，公文的校核由行政部負(fù)責(zé)或交由上級部門審核。公文審核的內(nèi)容是：7.1報批程序是否符合規(guī)定。7.2是否確需行文。7.3文稿如需做較大修改，應(yīng)當(dāng)與原起草部門協(xié)商或請其修改。7.4文稿在通過審批后，應(yīng)再次對文稿的字句、標(biāo)點符號、格式等進行校對，確保發(fā)文的正式化。7.5公文須經(jīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字確認(rèn)，由行政中心統(tǒng)一下發(fā)。7.6文稿的起草、校核、審批、簽發(fā)一律使用鋼筆（藍黑墨水或碳素墨水） ，不得使用圓珠筆和紅色筆。八. 權(quán)限8.1 簽批（1）任命a．集團內(nèi)各部門經(jīng)理以上人員的任命，須由集團總裁簽批；b． 二級公司人員的任命由分公司總經(jīng)理簽批， 總助以上人員的任命由分公司總經(jīng)理簽批并送集團行政中心，由集團行政中心交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后返還二級公司下發(fā)。（2）公告參照任命簽批辦法（3）會議紀(jì)要a． 集團組織的會議，由集團行政中心負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容并對會議形成的決議、決定等整理成會議紀(jì)要，送報部門經(jīng)理 /高級經(jīng)理審核；b． 二級公司協(xié)調(diào)會、例會會議紀(jì)要須于每次會后交行政部門經(jīng)理 /高級經(jīng)理審核，并每月底整理成月度會議紀(jì)要報告上報集團行政中心；（4）一般性通告不做特殊要求，對涉及到兩個及以上部門的通知須知會相關(guān)銜接部門的部門經(jīng)理。8.2 呈報所有紅頭文件均須呈報集團總裁、副總及項目公司總經(jīng)理，經(jīng)審批通過方能行文下發(fā)。8.3 抄送對象任命集團抄報：**控股有限公司總裁、總裁助理抄送：華北集團、華東集團、北京集團主送：集團職能部門及各公司二級公司抄報：**集團總裁及副總裁抄送：**集團職能部門及各分公司主送：各分公司對接主管部門公告類、會議紀(jì)要的抄送對象及界定參照以下規(guī)定：抄報：指需要了解發(fā)文事項的上級部門。抄送：與發(fā)文事件有一定關(guān)聯(lián)，需要知會的平級部門。主送：與發(fā)文事件密切相關(guān)，需共同協(xié)作完成該事項的部門。一般類通告性文件抄報、抄送、主送對象依據(jù)實際業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)部門及通知事項而定，抄送對象不做具體要求。九. 公文的辦理和傳遞（1）簽收各部門/二級公司收到有關(guān)公文，以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。各部門或下屬單位在收到公文后應(yīng)認(rèn)真閱讀，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文部門詢問。（2）登記公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行記載。（3）擬辦對上級部門下發(fā)的公文，需辦理的公文應(yīng)提供必要的背景材料，送主管領(lǐng)導(dǎo)批示。（4）分發(fā)相關(guān)文件根據(jù)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示將公文分發(fā)到有關(guān)部門，行政文件統(tǒng)一由行政部門對外發(fā)布。（5）傳閱相關(guān)文件由行政交由各部門傳閱，行政部隨時掌握公文的去向，避免漏傳、誤傳、延傳。十. 公文的立卷和歸檔10.1公文應(yīng)按永久、長期、短期三種立卷存檔。10.2永久性封存公文應(yīng)定期組織清查，長久未用公文應(yīng)組織集中銷毀。銷毀公文應(yīng)報上一級主管部門，在對所需銷毀公文的內(nèi)容、 所存年限作出說明，經(jīng)上一級主管部門批準(zhǔn)后方可銷毀。 公文銷毀須兩人同時在場，個人不得損壞、銷毀公文。10.3公文應(yīng)依發(fā)文內(nèi)容、涉及部門等相關(guān)信息分別歸類，并設(shè)專柜、標(biāo)簽統(tǒng)一標(biāo)注。做到一目了然，方便查閱。10.4公文不得損壞、撕毀、漏頁，如發(fā)現(xiàn)以上情況應(yīng)立即報告相關(guān)部門并及時追究責(zé)任。10.5公文按收、發(fā)文件類型分別歸檔，注明收文單位及簽收人；定期對現(xiàn)存公文進行整理，并分類登記。十一. 公文的收發(fā)管理11.1對內(nèi)、對外發(fā)文由集團/二級公司行政中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。審批流程見（附表一） ，審批表參見（附表 ）。11.2集團（公司）行政部設(shè)置專職公文收發(fā)員，統(tǒng)籌并管理本集團（公司）公文的收發(fā)業(yè)務(wù)。將送件文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。 所有發(fā)放文件，需有登記、簽收手續(xù)。（見附表二）各部門收到相關(guān)文件后交由集團 /二級公司行政中心統(tǒng)一收集，集團/二級公司行政中心對所收集的文件做歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。待閱示完畢后，依據(jù)實際情況對文件內(nèi)容作出回復(fù)及配合，必要時將回復(fù)文件存檔附后、歸類以留后查看。11.3定期對收、發(fā)公文進行整理和清查，并對收、發(fā)文件的類型、字號等登記，列出現(xiàn)存公文的明細(xì)清單。（見附表三）圖示文件下發(fā)流程明確發(fā)內(nèi)容是否涉及其它部門由專人擬定是 不是知會相關(guān)銜接遞交集團/二級公司行政呈報總經(jīng)理審批公文是否可下發(fā)執(zhí)行可以 不可以退回原稿，協(xié)商溝通相關(guān)條款，再定由行政中心統(tǒng)一編號、打印、下發(fā)并配合發(fā)文部門監(jiān)督執(zhí)行情 審核通過原稿統(tǒng)一由行政部存檔，各發(fā)文1.1任命發(fā)文流程部門留存文件復(fù)印件集團/二級公司行政中心草擬發(fā)文稿呈報總經(jīng)理審審批通過，由集團/二級公司行抄報、主送、抄政報各1.2公告發(fā)文流程原稿由集團/二級公司行政中心留存，統(tǒng)一編號存前期溝通相關(guān)部門，對需公布、職能部形成的決定性事項達成共致，集了團解可/二級公司門起草下發(fā)行政發(fā)文稿集團/二級公司行政中心紙審批通過，由行政中心起草將草擬文件送交總經(jīng)理審批抄報、主送、抄任命原稿由集團/二級公司行政報各發(fā)文稿紙（附件一）：中心留存，統(tǒng)一編號存檔·**集團發(fā)文稿紙簽發(fā)：行政部經(jīng)理審批：標(biāo)題：主送：抄報：抄送：附件：打印份數(shù)和附本分發(fā)單位：打字： 校對： 發(fā)文：發(fā)文

發(fā)文

年 月

日字號

日期注解簽發(fā)——文件的終審簽批人（集團 /二級公司總裁、總經(jīng)理）行政部經(jīng)理審批——各發(fā)文均需經(jīng)由行政部經(jīng)理簽批標(biāo)題——文件標(biāo)題主送——與發(fā)文事件密切相關(guān)，需共同協(xié)作完成該事項的部門。抄報——指需要了解發(fā)文事項的上級部門（ **·**集團）抄送——與發(fā)文事件有一定關(guān)聯(lián)，需要知會的平級部門。附件——需補充、附注的相關(guān)事項或條款，需詳盡說明的內(nèi)容打印份數(shù)和附本分發(fā)單位——文件需要列印的具體份數(shù)及發(fā)送的單位和部門打字、校對、發(fā)文——文件起草、校對、負(fù)責(zé)發(fā)送的責(zé)任人發(fā)文字號——按要求統(tǒng)一編號發(fā)文日期——發(fā)文的準(zhǔn)確時間1.3會議紀(jì)要發(fā)文流程集團行政中心負(fù)責(zé)對會議資料、報告文件的收集、整理，形成會送部門經(jīng)理審核記錄需下發(fā)的決議、決定，整理會議內(nèi)容形成紀(jì)要送主管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定下抄報、主送、抄審批通過，由行政中心起草任命報各原稿由集團行政中心留存， 統(tǒng)一編號存附1.1 任命文件格式要求及注解**·**集團 ①有限公司武順『2009』任字001號②簽發(fā)人：韓德明③關(guān)于對***等同志的任免決定④（正文）⑤按照**有限公司的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)**集團總裁田愛軍同意，**投資控股有限公司總經(jīng)理韓德明做出以下任免決定。投資控股有限公司00五年四月二十日⑥主題詞：席任免決定抄報：**控股有限公司集團總部、**集團總經(jīng)理及副總經(jīng)理主送：**投資控股有限公司各部門抄送：**控股有限公司**集團職能部門及各公司 ⑦投資控股有限公司注解起草要求：1.提寫標(biāo)頭主題正文：內(nèi)容表述準(zhǔn)確、字意清楚、用詞準(zhǔn)確注明主題詞、呈報、抄送、主送格式注解：① 字體：紅色小一號黑體、加粗、居中；各分公司、項目公司紅頭的公司名稱，變更成本公司名稱，并列在集團名下排，單倍行距；②黑體，四號字，居中；字號參照（四 .公文字號規(guī)定），[]年以當(dāng)時發(fā)文的年份為準(zhǔn)，××號以三位數(shù)（ 001、002）為基數(shù)編號；③簽發(fā)人/名字字體：宋體，四號字，加粗，置右上角；④宋體，小二號字，加粗居中；⑤正文用宋體四號字，1.5倍行距；⑥右下角為：簽發(fā)日期，大寫；字體為：小四、宋體；⑦頁面下端為：主題詞、抄報、主送、抄送、印發(fā)單位名稱；字體為小四號宋體、標(biāo)題加粗。注：如二級公司發(fā)布紅頭文件，“抄報”一欄按如下要求填寫：抄報對象需同時注明抄報**控股有限公司集團總部、**集團總經(jīng)理及副總經(jīng)理。二級公司需發(fā)文件只須抄報**集團，如需向**抄報則由****集團轉(zhuǎn)呈，各二級公司不得越級上報。附1.2 公告類文件格式要求及注解·**集團①『2005』公告001號②集團關(guān)于×××××××××××××××決定③200年月日）④（正文）⑤××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（此件發(fā)至×××××） ⑥主題詞： ×××× 決定抄報：主送：抄送： ⑦·**集團注解起草要求：1.提寫標(biāo)頭主題正文：內(nèi)容表述準(zhǔn)確、字意清楚、用詞準(zhǔn)確注明主題詞、呈報、抄送、主送格式注解：①字體：紅色小一號黑體、加粗、居中；各分公司、項目公司紅頭的公司名稱，變更成本公司名稱，并列在集團名下排，單倍行距；②黑體，四號字，居中；字號參照（四 .公文字號規(guī)定），[]年以當(dāng)時發(fā)文的年份為準(zhǔn)，××號以三位數(shù)（ 001、002）為基數(shù)編號；③小二號字，加粗，居中；④宋體，四號字，單倍行距；決議、決定、條例、規(guī)定等不需標(biāo)明主送部門，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中的位子。⑤正文用宋體四號字，1.5倍行距；⑥加括號標(biāo)注主要發(fā)送部門；⑦頁面下端為：主題詞、抄報、主送、抄送、印發(fā)單位名稱；字體為小四號宋體、標(biāo)題加粗。附1.3 會議紀(jì)要格式要求及注解·**集團××××××××?xí)h記要①武順『2005』會議 第001次②（正文）③×月×日，××同志主持召開了×××××××××××××?xí)h。一、×××××××××××二、×××××××××××三、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。出席：④缺席：列席：集團行政中心二00五年××月××日 ⑤主題詞：抄報：主送：抄送：⑥·**集團注解起草要求：1.提寫標(biāo)頭主題正文：內(nèi)容表述準(zhǔn)確、字意清楚、用詞準(zhǔn)確注明主題詞、呈報、抄送、主送格式注解：①字體：紅色小一號黑體、加粗、居中；會議變更成當(dāng)次會議名稱，并列在集團名下排，單倍行距；②黑體，四號字，居中；字號參照（四 .公文字號規(guī)定），[]