酒店會議接待流程

酒店會議接待流程酒店會議接待流程酒店會議接待流程三篇酒店會議接待流程1酒店會議服務禮儀是酒店會議服務人員在會議上服務客戶的一種方法，酒店會議服務禮儀一般是客戶在酒店開會員工的服務標準，目的是對會議服務人員行為有規(guī)范，給客戶一個良好的服務標準，讓客戶有一個好心情，給客戶留下一個好印象。那么，大家知道酒店會議服務禮儀有什么特點嗎一.酒店會議服務禮儀的特點一規(guī)范性.布置規(guī)范具體體現在座次擺放.鮮花擺放.便箋擺放.茶杯擺放等方面均應按禮儀規(guī)范布置，體現禮賓次序及會議檔次。.程序規(guī)范具體體現為會議服務的各項程序.流程都是事先確定.事先計劃的，重要的部分還要通過主辦方反復審核。接待服務中，對禮儀服務人員應進行分工。接站.簽到.引領等各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范安排，并根據經驗以及主辦方的要求提供了相應的預案。這樣才能做到會議服務中忙而不亂。二靈活性.會議服務雖是按計劃進行，各項流程都有條不紊，但也會常常出現一些突發(fā)情況如臨時有電話或有事相告參會人員，工作人員應走到其人身邊，輕聲轉告;如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知.避免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他第1頁共12頁人注意力，影響會議效果;若會場上因工作不當發(fā)生差錯，工作人員應不動聲色，盡快處理，不能驚動其他人，更不能慌慌張張.來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。.注意調整會議室的溫度.濕度，創(chuàng)造一個舒適的環(huán)境。會議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24—25,冬天在20—22之間為宜。三時間性.一般會議的時間性很強，都強調準時開始，準時結束。由此制定的服務方案也應體現出這樣的特點。以時間段來劃分接待方案，保證專人定時服務到位。.一方面強調會議的時間性，一方面又要對會議的延時.會議的改期做各種相應的預案；與此同時，會議前的準備工作也應根據時間計劃準時優(yōu)質完成，如會議資料的準備.會議場所的布置.會議設備的調試等。如果該完成的時間內沒有完成，則勢必給會議服務工作帶來不便。二.酒店會議服務禮儀流程.會前準備工作會前準備是工作中的重要環(huán)節(jié)，目的在于使會議服務人員做好充分的思想準備和完善的物質準備。1了解會議基本情況。服務員接到召開會議的通知單后，首先要拳握以下情況出席會議的人數；會議類型.名稱；主辦單位；會議日程安排;會議的賓主身份；會議標準;會議的特殊要求及與會者的風俗習慣。第2頁共12頁2調配人員.分工負責。會前，主管人員或經理要向參加會議服務的所有人員介紹會議基本情況，說明服務中的要求和注意害項，進行明確分工。使所有服務員都清楚地知道工作的整睞安排和自己所負責的工作，按照分工，各自進行準備工作。.會議服務程序會議開始前30分鐘，服務員要各就其位準備迎接會議賓客。如果與會者是住在本旅店的客人，只需在會議室入口處設迎賓員；如果與會者不在此住宿，還應在本店大廳門口處設迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。1賓客到來時，服務員要精神飽滿.熱情禮貌地站在會議廳室的入口處迎接客人配合會務組人員的工作，請賓客簽到.發(fā)放資料.引領賓客就坐。然后送上香巾.荼水。2會議進行中間適時續(xù)水。服務動作要輕.穩(wěn)，按上荼服務規(guī)范進行。3會議過程中，服務員要精神集中，注意觀察與會者有無服務要求。4會議如設有主席臺，應有專人負責主席臺的服務。在主講人發(fā)言時，服務員要隨時為其添茶續(xù)水.送香巾等。5會議結束時，服務員要及時提醒客人帶好自己的東西。.用餐時員工服務禮儀客人用餐時先要向客人表示問候，把餐單遞送給客人，請求客人點餐。客人點餐時要主動介紹酒店的特色食物和飲品第3頁共12頁.會議結束1賓客全部離開會場后，服務員要檢查會場有無客人造忘的物品。如發(fā)現賓客的遺留物品要及時與會務組聯系，盡快轉交失主。2濯理會場要不留死角，特別留意有無未煩滅的煙頭，避免留下害故隱患。3清掃衛(wèi)生，桌椅歸位，敝下會議所用之物，分類碼砍整齊。關閉電源.關好窗，再巡視一遍，確認無誤后撤出鎖門。.服務中的注意事項1如賓客表示會議期間不用服務時，服務員要在會場外面值班，以備客人需要代辦其他事務。2會議進行中，如果有電話找人，服務員應間清被找人的單位.姓名，然后很有禮貌地通知被找客人，如果不認識要找的人，應通過會務組人員去找。絕不可以在會場高喊賓客姓名。酒店會議接待流程2會議前期工作.根據客戶的要求，初選會議接待單位，考察路線.并作出初步計劃和建議書，安排好客戶考察，踩線的接待工作，協調有關關系。.協助客戶最終確定接待單位和考察路線，務求高質量.低價位..代表客戶與各有關接待單位洽談，簽訂有關合同協議。.制訂完善的接待計劃，交客戶審定。第4頁共12頁.做好會務組抵達前的社會配套服務.市場調查及各項準備工作.接送站.司機服務.人員根據會務要求，本公司由商務會議中心總經理率領專業(yè)會務工作人員分別負責火車站.機場接送站工作。.車輛由計劃有償提供445座各類汽車接送站.接待標準1提前舉牌候客。2接待人員規(guī)范服務。3重要客戶.領導由公司董事長或總經理進站臺或機場鮮花接送，必要時請省.市高層領導和媒體出面迎送并警車開道。424小時服務。報到.返程服務.本公司選派一名優(yōu)秀工作人員隨會務組協助報道工作.提前做好返程票源的準備工作，并準備酒店功能表，山東地區(qū)的火車.飛機時刻價目表，返程票預訂建議書。.所有客房提前擺放鮮花.水果.會務組的祝?？?。.24小時解答客戶咨詢，完成會務組隨時交給的其它任務。備注機票可根據客戶要求代辦，免收手續(xù)費。火車票無論多少人都能**保證包括節(jié)假日期間。手續(xù)費收5元/張異地手續(xù)費按采購成本計算來乘火車票確實有困難時，山東省中旅客協助解決。文秘.宣傳服務第5頁共12頁.可提供一臺電腦，一套打印設備供會務組使用。.可選派一名8000字/h以上水平的打字員，一名熟悉濟南情況的秘書，隨會服務。.提前做好文印.宣傳.廣告.醫(yī)療衛(wèi)生.菜單表.作息時間表.會議日程.議程.旅游安排表，領導坐席表等會議文件及會場內外布置等后勤服務工作.財務服務.公司選派一名財務人員具體協助會務財務工作。.協助會務組及時清理，互簽用房.用餐.用會議室等酒店消費情況，精打細算，節(jié)約開支，提供酒店不提供的其它所有財務服務。酒店服務.提前20天與酒店洽談簽訂會議接待協議，明確.詳細.嚴格規(guī)范責任和義務。.公司商務會議中心總經理全程跟會，具體協調酒店房.餐.會議.娛樂.財務.交通.后勤.動力保衛(wèi).醫(yī)療等方面的工作。.提前做好會議報到，控房，臨時用餐.用車.車輛擺放，酒店安全保衛(wèi)等方面的工作。.提前準備房間.會議室的鮮花.水果，酒店的橫幅.彩虹門.汽球.會標.指示牌等工作。.每日及時與酒店方面互相簽任房態(tài).用餐及其它消費情況，協助客房與酒店結帳，為客房提供其它財務服務。.完成客戶會務組交給的其它工作。第6頁共12頁保安服務.酒店內部保安安酒店要求，加強警衛(wèi)，確保會議期間汽車進出通暢，人身財產絕對安全。.旅游期間根據需要可安排警車開道，重點領導可安排便衣警察全程貼身護衛(wèi)。.接送站及推薦的社會娛樂場所，提前做好安全警衛(wèi)工作。.公司選派一名從事過軍警工作的同志負責保衛(wèi)協調工作?？偨Y.結算服務.協助會務組與酒店.車隊等相關單位結算，搞好客戶與本公司結算。.按會務組要求做好財務清理.清退工作，視情況對友好協助單位示謝。.征求客戶意見，認真圓滿地歡送最后一名客人。.完成會務組交給的其它掃尾工作。.其它未盡事宜，由組織房和接待方友好協商。店會議接待流程3一.會議報道之前的工作.與會議主辦單位確認會議的報到日期.會議名稱.會議用水牌和布標.到會的大致人數.使用會議室的日期和會議室擺設方式.會務組老師或工作人員到達日期確認航班或車次.會務組的會議要求會議主辦單位內容，到會講課老師的安排和待遇.接送問題.酒第7頁共12頁店住宿安排.講課的時間.有關會議安排的細節(jié)問題.會后考察的具體行程安排；同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內。.在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥房間.餐標.會議室價格按天計算.酒店位置，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯系方式需根據報到人數安排相應接站用車；落實會后考察行程的用車.導游.火車票.飛機票.地接社只是提前進行大致預訂。會議場地要求9個多媒體教室；容納2-***人左右.在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車公交車方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改。.第三項.工作完畢后可向行程用車單位或個人.導游.機車票.地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應的安排和接會準備。.準備會議所用相關用具會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識.簽到登記的表格.文具用品.學習資料袋包括筆記本.筆.文件袋】第8頁共12頁.預訂返程交通所用表格和車次時刻表.相應的返程交通價格表.會后考察的紀念品【禮品】.座簽牌同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。.通知酒店，會務工作人員需要提前一天也可根據到會人員的情況而定進駐酒店并準備會務組用房；同時通知接站的用車和確認司機的聯系電話.車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號；同時與會議主辦方聯系告知會務工作人員已經入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點.乘車方式.酒店聯系電話.會務組所在房間通知辦公室職守人員.會議報到前準備工作.入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用；同時與酒店各個相關部門協調好會議細節(jié)問題如會議用布標.水牌.會議室.餐廳的情況;將會務組標識張貼好在容易看到的地方。.詳細了解本會議所用場所的位置。如餐廳.會議室.會務組老師和講課老師所用的房間。.相關會議使用設備的準備情況。如會場布置情況.多媒體投影儀。.會議期間的工作第9頁共12頁.會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致.準確.書面登記。收費過程中必須嚴格按程序操作，及1確定學員情況2根據情況計算應交費用3填寫收費據不撕4收款5將收據撕下交于學員6填寫報到表。.在出現收費后，收據已開出的情況下；學員行程出現變化必須在原收據的基礎上進行加注或更改，更改后的內容必須有客人簽字和日期。.會議期間需要注意注意問題.會務組必須始終保持整潔.干凈和安靜的環(huán)境。.會務組所用的書面文件需保存完好。.會務費的支出或相互來往必須以書面形式體現;及相互出據憑證。.各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。大型會議預定籌備的流程.會議預訂.如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預訂。第10頁共12頁.會議預訂確定內容事項1會議時間.會議地點.公司名稱.會務組聯系人.會議人數.場地租金.免費項目.收費項目.結帳方式.其他要求。2會場布置形式課桌式.劇院式.U字形.T字形.回字形.雞尾酒字形.□字型等。3會議用品基礎配置大便簽紙.鉛筆刀筆.話筒.移動白板套裝.投影儀.幕布.會議臺，會場指示牌。如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng)4會議收費項目茶歇紅茶.咖啡.綠茶.礦泉水，橫幅制作。.完成會議預定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。.會場布置.會場布置一般由承接會議的酒店負責安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協助酒店布置。.會議期間的茶水服務由酒店方負責，會務組可以根據需求選擇茶水的品種。.會議擺放標準會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。.橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領導的前方。.會議開始前檢查第11頁共12頁.會前檢查一般由承辦酒店帶領會務組組成檢查小組負責.會前檢查要求桌椅是否符合標準.紙筆水擺放是否符合標準.整體無垃圾.無污漬，臺面干凈.整潔。.會議設備檢查要求提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常使用；夏季空調保證在25度.冬季