公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法第一章總則第一條為加強公司檔案管理，促進檔案工作更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》關于檔案管理的有關規(guī)定，結合公司實際，制定本辦法。第二條企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。第三條各類業(yè)務檔案，由職能部門根據(jù)本辦法另行制定專項檔案管理辦法，專項檔案管理辦法應滿足或高于本辦法的規(guī)定和要求，不得出現(xiàn)與本辦法有抵觸的條款，并經(jīng)本級檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組評審后方可予以印發(fā)，條件成熟時納入綜合檔案管理與統(tǒng)計。第四條本《辦法》規(guī)定了科技、文書、會計、聲像、實物、電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用及檔案信息化建設的原則和方法。第五條企業(yè)應遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家有關檔案工作的方針、政策、法規(guī)，依法管理本企業(yè)檔案，提高全體職工的檔案意識，確保檔案的完整、準確和安全。第六條企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。各單位應加強對檔案工作的領導，把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，納入分管領導和有關部門職責，統(tǒng)籌安排檔案業(yè)務經(jīng)費，配備必要的檔案工作設施設備，保證檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。第七條本《辦法》適用于公司各單位。第二章檔案工作機構與檔案管理干部第八條按照國家規(guī)定，公司所屬各單位凡是具有獨立行文權、人事任免權和財務預決算編制權的單位，均應構成獨立的全宗（即立檔單位），均應建立綜合檔案部門（館、科、室），配備與檔案工作相適應的足夠數(shù)量的專職檔案干部，對本單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理。第九條企業(yè)檔案工作人員應熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務工作能力。第十條企業(yè)檔案部門負責人應具有大學本科以上學歷或中級以上專業(yè)技術職務。檔案工作人員應當具備大學?？埔陨蠈W歷或同等學識水平，具備檔案管理、計算機、企業(yè)經(jīng)營管理等相關知識和技能，并定期接受檔案業(yè)務培訓和繼續(xù)教育。須取得國家檔案局、公司或省、部（市）級以上檔案管理部門頒發(fā)的《培訓合格證》，持證上崗。第十一條檔案工作人員應享受專業(yè)技術人員同等待遇，按檔案專業(yè)技術職務、工程專業(yè)技術職務或其他相應的專業(yè)技術職務聘任。第三章檔案工作職責第十二條各單位檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組組長應由單位領導擔任，其成員由單位分管領導或有關部門負責人擔任。一般由企業(yè)領導擔任檔案工作領導小組組長，由總工程師分管科技檔案，由總會計師分管會計檔案，由辦公室主任分管文書檔案，由宣傳（政工）部門領導分管聲像檔案，并擔任檔案鑒定工作小組的負責人。各級檔案工作分管領導應認真履行工作職責，切實負起組織領導責任，領導、監(jiān)督和指導企業(yè)檔案工作健康發(fā)展。第十三條公司的檔案工作接受股份公司檔案館的監(jiān)督和指導。公司所屬單位的檔案工作接受公司檔案部門的監(jiān)督和指導。第十四條公司檔案館應依法履行下列職責：(一)負責黨和國家及上級領導機關有關檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策的貫徹實施，結合實際制定公司檔案工作發(fā)展規(guī)劃、計劃、管理辦法及規(guī)章制度；(二)負責對公司所屬單位的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導；(三)總結推廣檔案工作經(jīng)驗，培訓檔案工作干部，推廣應用檔案信息化建設成果；(四)負責本機關電子文件歸檔、管理與開發(fā)利用工作；(五)協(xié)助參與重點工程竣工驗收，重要設備開箱，重大科研成果鑒定和重要產(chǎn)品定型等生產(chǎn)技術活動，確保檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)；(六)負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用工作；(七)負責館藏檔案的清理核查工作，每年年底對庫存進行一次核對，并做好記錄，做到賬物相符。(八)定期向股份公司移交進館檔案，并接收所屬單位進館檔案。第十五條各單位結合崗位責任制考評，對檔案工作進行同步考核，并依據(jù)相關法律法規(guī)的有關規(guī)定實施獎懲，促進檔案事業(yè)發(fā)展。第四章檔案管理制度第十六條檔案工作涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，公司及所屬單位應建立健全檔案工作的組織領導體系，成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組，明確檔案工作分管領導，建立包括機關各部門及所屬單位在內(nèi)的縱向到底、橫向到邊的由專兼職檔案人員組成的檔案管理網(wǎng)絡體系，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，并納入企業(yè)各項管理制度之中。第十七條公司的檔案工作根據(jù)國家實行集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定，對科技、文書、會計、聲像、實物、電子檔案實行綜合管理，其檔案由各立檔單位檔案部門集中保管。其他門類如人事、戰(zhàn)備保障等檔案可實行集中管理，也可設檔案分室進行管理，但必須納入綜合檔案管理與統(tǒng)計。同時，檔案工作人員應對其他門類檔案進行指導。第十八條根據(jù)國務院關于全面推行業(yè)務部門立卷歸檔制度的規(guī)定，應歸檔的文件材料，由機關各部門進行收集、整理，定期向檔案部門移交歸檔。境外企業(yè)（機構）在遵守所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的前提下，每年要定期將歸檔文件目錄報送國內(nèi)母公司，同時將重要文件原件或備份件送回國內(nèi)母公司。第十九條凡是應歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。歸檔的文件材料，準確地反映企業(yè)施工務管理等各項活動的真實內(nèi)容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙、熱敏紙等書寫；歸檔文件的材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡、圖象清文件材料和表格統(tǒng)一使用A4紙國際標準尺寸。第二十條對已歸檔的檔案，應嚴格按照國家、公司及行業(yè)案卷質(zhì)量標準進行整理，按歸檔要求及時整理上架。第二十一條各單位應根據(jù)國家有關規(guī)定，準確劃定檔案密級。對機密檔案、涉及企業(yè)自主知識產(chǎn)權的專利檔案和涉及企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，要制定檔案安全保密涉密檔案嚴格按照國家保密規(guī)定執(zhí)行。第二十二條檔案部門應根據(jù)國家有關規(guī)定，準確劃定檔案的保管期限。對已到保管期限的檔案要及時組織鑒定，對確無保存價值的檔案要進行登記造冊，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并經(jīng)檔案工作分管領導審核批準后進行監(jiān)銷。第二十三條各單位應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作，應設置專門的檔案庫房，購置足夠的檔案裝具，檔案庫房面積應滿足需要并至少留有五年的余地；應制定檔案庫房管理制度，切實做好“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染）工作，嚴防檔案損毀、丟失和泄密。對重要檔案實行異地異質(zhì)備份，確保檔案安全。第二十四條各單位要認真貫徹落實國家頒發(fā)的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置暫行辦法》，切實做好企業(yè)在改組、聯(lián)合、兼并、破產(chǎn)、租賃、承包經(jīng)營、股份合作和出售等改革過程中檔案的處置工作，防止檔案流失和損毀。第二十五條加強本企業(yè)檔案信息化建設，完善檔案管理系統(tǒng)，逐步建立數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網(wǎng)絡化。第二十六條各級檔案部門要建立檔案統(tǒng)計制度，按要求認真填報檔案工作年度統(tǒng)計報表和檔案管理基本情況（機構、人員、收進、移出、銷毀、復制、利用數(shù)量、效果反饋等）統(tǒng)計臺帳，做到統(tǒng)計內(nèi)容全面，數(shù)據(jù)準確。第五章獎勵與處罰第二十七條企業(yè)對在檔案工作中做出突出貢獻的單位和個人，應依法給予表彰和獎勵。第二十八條企業(yè)應建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成檔案材料損失的，對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿、擅自銷