綠化物資采購管理辦法Word文檔

千圖圖圓林工程采購標(biāo)準(zhǔn)千圖圖圓林公司采購的制度是要嚴(yán)格按照公司的采購管理制度及采購流程要求進(jìn)行。采購過程簡化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本。千圖圖圓林工程采購制度主要包含以下八點(diǎn)：一、采購計(jì)劃成立專門采購小組，負(fù)責(zé)公司全部采購計(jì)劃，相關(guān)人員接到采購計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實(shí)施，確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購等。工程采購建立工程采購檔案將采購相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔整理完善并分項(xiàng)管理。每一年的工程合同與工程清單統(tǒng)一管理;工程詢價(jià)單、直接采購清單、設(shè)備報(bào)價(jià)單統(tǒng)一管理;供應(yīng)商合同根據(jù)具體工程統(tǒng)一管理;直接采購部分根據(jù)具體采購人直接管理。采購計(jì)劃下達(dá)負(fù)責(zé)人公司工程項(xiàng)目采購計(jì)劃由具體工程項(xiàng)目經(jīng)理下工程《請購單》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，統(tǒng)一下達(dá)到采購小組。采購計(jì)劃變更非該項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)的采購計(jì)劃概不采購。《請購單》中應(yīng)標(biāo)明：工程名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號(hào)、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、備(推)選廠家等。采購小組接到采購計(jì)劃后，將采購計(jì)劃與工程合同進(jìn)行核對，如有更改之處，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字才予采購(其中包括數(shù)量增減、型號(hào)更改、增減項(xiàng)目等)。如項(xiàng)目經(jīng)理出差，可請示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。采購時(shí)效管理所有的采購計(jì)劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些材料先到位，哪些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程的前提下，材料及時(shí)到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達(dá)的采購計(jì)劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購計(jì)劃規(guī)定時(shí)間完成任務(wù)，做到及時(shí)采購及時(shí)跟蹤及時(shí)發(fā)貨及時(shí)反饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。機(jī)械物資采購獲得用戶采購計(jì)劃后，經(jīng)初步調(diào)查確認(rèn)。可行的采購由采購小組報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行采購，統(tǒng)一管理備案。對于物資采購產(chǎn)品根據(jù)市場行情進(jìn)行合理報(bào)價(jià)。對所報(bào)價(jià)產(chǎn)品進(jìn)行及時(shí)的溝通，說明價(jià)格漲落的原因以及供貨周期，對于用戶指定的、而市場面臨淘汰的產(chǎn)品，應(yīng)推薦新產(chǎn)品，若對方堅(jiān)持應(yīng)說明存在的質(zhì)量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據(jù)。按具體的發(fā)貨通知單進(jìn)行物資采購。如有更改之處經(jīng)用戶核準(zhǔn)后方可采購，到貨必需有收貨、驗(yàn)貨記錄。工具、內(nèi)耗物資的采購工具采購，由使用部門下《申購單》，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購，入庫領(lǐng)料后由具體使用人保管；內(nèi)耗物資采購，誰申請，誰下《申購單》，采購小組見批復(fù)后的《申購單》組織采購并入庫、出庫。采購手續(xù)流程(1)采購單下達(dá)收到具體經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃即確認(rèn)為采購任務(wù)的下達(dá)。采購小組具體負(fù)責(zé)人根據(jù)采購任務(wù)單填寫采購單經(jīng)簽字批準(zhǔn)即為采購單下達(dá)。采購單須包含以下信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、金額、稅金情況、及供應(yīng)商廠家、具體聯(lián)系人、聯(lián)系電話(緊急情況聯(lián)系電話)等信息。(2)審批程序確定采購的產(chǎn)品由采購小組成員正確填寫采購單后，由公司總經(jīng)理簽字，確定同意采購的廠家以及價(jià)格和合同方式，同意付款采購?！墩堎弳巍?、《申購單》見附件1、2O二、采購(比價(jià))平時(shí)多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時(shí)按量按質(zhì)完成采購供應(yīng)計(jì)劃指標(biāo)，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計(jì)劃不符，則其損失由具體采購負(fù)責(zé)人承擔(dān)。對特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報(bào)告。采購活動(dòng)具體實(shí)施分以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、供應(yīng)商管理等四個(gè)方面：詢價(jià)詢價(jià)可以通過多種方式，包括建立自己的詢價(jià)庫，網(wǎng)絡(luò)查詢，面對直接供應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會(huì)等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時(shí)，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進(jìn)貨的原則不斷改進(jìn)。比價(jià)對供應(yīng)商所報(bào)的產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行有效的核對（對具有可比性的廠家產(chǎn)品進(jìn)行比價(jià)）。對單項(xiàng)產(chǎn)品做到至少比價(jià)三家，以正規(guī)比價(jià)格式存于計(jì)算機(jī)或手工紀(jì)錄文字資料。在比價(jià)同時(shí)做出價(jià)格分析。議價(jià)在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價(jià)格商務(wù)談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進(jìn)行壓價(jià)（通?？梢砸怨局袠?biāo)價(jià)格低，要求降低采購成本為由；以多家公司比較后相對競爭為由；以拖延時(shí)間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購意向?yàn)橛?；也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。供應(yīng)商管理通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強(qiáng)老供應(yīng)商管理。每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次評定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價(jià)格等方面考核），對不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。合格、長期供應(yīng)商要進(jìn)行年度復(fù)核（查看生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等）三、合同管理負(fù)責(zé)與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項(xiàng)。合同簽訂：統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細(xì)及價(jià)格、質(zhì)保、主要技術(shù)參數(shù)、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間、質(zhì)保期等幾個(gè)大的方面。如大型設(shè)備盡可能的爭取扣留質(zhì)保金。合同管理則按具體工程項(xiàng)目細(xì)分，直接采購部分按人頭細(xì)分，跟蹤供貨周期長的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號(hào)、數(shù)量、貨期、運(yùn)輸?shù)龋?。工程合同管?采購依據(jù)工程合同，工程合同歸財(cái)務(wù)室統(tǒng)一管理。四、驗(yàn)貨負(fù)責(zé)物資到貨驗(yàn)收，所有采購的物資到貨后必須詳細(xì)查看、清點(diǎn)，做到發(fā)票與實(shí)物的數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)一致。如因清點(diǎn)不詳造成公司一切損失由采購員個(gè)人承擔(dān)。如有必要，將填寫《進(jìn)貨驗(yàn)證紀(jì)錄》。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需保存有廠家發(fā)貨記錄清單。五、聯(lián)動(dòng)責(zé)任1、負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫工作、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時(shí)與技術(shù)部、工程部，了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動(dòng)。3、售后服務(wù)，由專人負(fù)責(zé)返修產(chǎn)品明細(xì)，其中包括產(chǎn)品、廠家、使用用戶、返修時(shí)間、及聯(lián)系方式等。由具體采購負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時(shí)間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈(zèng)物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除1?3個(gè)月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，體現(xiàn)自我價(jià)值，為公司創(chuàng)造更多效益。7、以上采購標(biāo)準(zhǔn)超出2000元以上的報(bào)公司，由公司采購小組統(tǒng)一安排采購，2000元以下由項(xiàng)目部現(xiàn)場自行采購辦法。六、組織領(lǐng)導(dǎo)設(shè)立公司采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成員名單如下:組長：***副組長：***組員：***、***、**七、職責(zé)分配部門/崗位工作內(nèi)容總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批，采購行為監(jiān)控。參與現(xiàn)場議價(jià)。部門經(jīng)理負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的物資審核、審批，負(fù)責(zé)對部門物資采購的監(jiān)控工程主管負(fù)責(zé)對工程用物資采購的審核養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員負(fù)責(zé)對綠化養(yǎng)護(hù)類物資采購的申請、審核工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對工程用物資的申請、驗(yàn)收、領(lǐng)用控制與監(jiān)督采