變流器公司檔案管理辦法

變流器公司檔案管理辦法總則公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的歷史真實(shí)記錄，它能反映公司整個(gè)活動(dòng)的歷史面貌。公司檔案不僅是對公司工作的總結(jié)，而且對今后發(fā)展是很有價(jià)值的文獻(xiàn)寶庫。1.1目的記錄公司歷史，積累管理經(jīng)驗(yàn)。建立公司檔案立卷、歸檔、整理、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、有效利用。1.2定義檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營和各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等歷史記錄。1.3職責(zé)1.3.1綜合部：負(fù)責(zé)編制《公司檔案分類分級(jí)管理目錄及保存期限明細(xì)表》及檔案管理要求；負(fù)責(zé)綜合檔案資料的分類、歸檔、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理工作，包含公司收發(fā)的各類文件、公司重要會(huì)議紀(jì)要等工作，同時(shí)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。1.3.2各部門：按照制度規(guī)定負(fù)責(zé)各自部門的檔案管理。1.4檔案分類1.4.1一級(jí)檔案：保密等級(jí)為一級(jí)，對公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響重大的檔案資料。1.4.2二級(jí)檔案：保密等級(jí)為二級(jí)，對公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響較大的檔案資料。1.4.3三級(jí)檔案：保密等級(jí)為三級(jí)，對公司經(jīng)營或風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值影響一般的檔案資料。歸檔范圍、保管期限及編號(hào)2.1歸檔范圍（包括但不限于）2.1.1制度性文件：各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等；2.1.2會(huì)議性文件：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其他會(huì)議形成的材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；2.1.3計(jì)劃性文件：企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等；2.1.4證件性文書資料：法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等；2.1.5匯報(bào)性文書資料：企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)發(fā)言及匯報(bào)材料等；2.1.6聲像資料：外出學(xué)習(xí)、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；2.1.7題贈(zèng)性資料：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等；2.1.8技術(shù)性資料：各類工程圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、工藝文件、設(shè)計(jì)文件等；2.2保管期限2.2.1檔案保管期限，國家或行業(yè)有規(guī)定的按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如：會(huì)計(jì)檔案。2.2.2其它檔案，根據(jù)公司特點(diǎn)，分為永久、長期和短期三種期限。長期10年，短期5年。2.2.3有特定服務(wù)對象的檔案，在產(chǎn)品或事項(xiàng)終結(jié)后2年以上，經(jīng)確認(rèn)無任何風(fēng)險(xiǎn)后方可作廢。2.2.4具體范圍及保存期限見《公司檔案分類分級(jí)管理目錄及保存期限明細(xì)表》。2.3檔案編號(hào)規(guī)則2.3.1公司規(guī)章制度類的文件檔案編號(hào)按《管理文件編號(hào)方法》執(zhí)行；2.3.2除公司規(guī)章制度類的文件檔案，各部門的檔案需按類別區(qū)分存檔。編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一如下：例：OCZH-XZHT-001-2011，表示綜合部行政合同類2011年度的第一個(gè)文件。OCZH——綜合：OC代表，后兩位字母表示部門簡稱代碼；XZHT——行政合同：表示檔案類別的簡稱；001——序號(hào)；2011——年號(hào)。紙質(zhì)檔案管理辦法3.1歸檔要求3.1.1在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的原件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。3.1.2不同年度的文件一般不放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在確定提交的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。3.1.3檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；原件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。3.1.4案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定書寫，字跡要工整、清晰、醒目。3.1.5檔案管理部門應(yīng)對各部門檔案管理情況進(jìn)行日常檢查、監(jiān)督。3.2檔案管理制度要求3.2.1公司檔案管理人員須按照國家檔案管理規(guī)定對檔案資料進(jìn)行立卷、標(biāo)識(shí)和保管。3.2.2部門檔案資料要登記詳細(xì)信息，并編制《部門檔案（文件/合同）管理記錄目錄》，以便檢索。3.2.3文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在檔案柜中。3.2.4除各部門規(guī)定保管的檔案文件外，其余需保管的文件資料需及時(shí)移交到綜合部檔案管理人員進(jìn)行保管。電子檔案管理辦法4.1公司NOTES系統(tǒng)內(nèi)部文件管理中的電子文件檔案按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核、批準(zhǔn)并下發(fā)，詳見《文件控制程序》。未經(jīng)電子流批準(zhǔn)下發(fā)或綜合部統(tǒng)一編號(hào)的制度文件均為不合格，不具有制度效用。4.2所有制度文件由各部門會(huì)簽及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核完后，下發(fā)制度應(yīng)蓋紅色“OC文件受控章”，先復(fù)印存檔一份，再進(jìn)行掃描PDF存檔，各項(xiàng)制度的PDF電子檔需分類別進(jìn)行存檔，版本修訂后需及時(shí)進(jìn)行更新。4.3企業(yè)章程、投資人的相關(guān)資料、工商稅務(wù)證書等基礎(chǔ)更新應(yīng)先知會(huì)綜合部相關(guān)人員，檔案管理人員應(yīng)對更新資料，如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、國稅地稅憑證等重要且需年審的相關(guān)資料第一時(shí)間進(jìn)行電子掃描存檔，方便以后公司各部門人員查閱，以此避免溝通不順暢出現(xiàn)綜合部基礎(chǔ)資料更新滯后，索取資料不方便，需臨時(shí)重新掃描打印現(xiàn)象出現(xiàn)。4.4對公司電子檔案資料進(jìn)行保密，不能隨意泄露給公司外部人員，打印出來的紙質(zhì)檔案資料因妥善保管，廢棄不用的應(yīng)加蓋再次復(fù)印無效，或標(biāo)明“僅限于***用途字樣”。4.5公司榮譽(yù)證書、軟件項(xiàng)目申報(bào)成功下發(fā)的證書需第一時(shí)間知會(huì)綜合部檔案管理人員，對證書進(jìn)行電子掃描件更新保存、原件妥善保管。4.6電子檔案應(yīng)建立臺(tái)帳，按類別嚴(yán)格分類保存。歸檔時(shí)間5.1實(shí)物檔案：當(dāng)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案形成時(shí)即送綜合部檔案管理人員收集、存檔，或?qū)⑵溆坝〖鏅n。5.2聲像檔案：各部門將本部門外出學(xué)習(xí)、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等及時(shí)收集、整理、歸類，于每月5日將上月的聲像檔案發(fā)送到綜合部檔案管理人員進(jìn)行歸檔。檔案的借閱、保密及銷檔6.1檔案的借閱及保密6.1.1公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存，結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚不得擅自帶走或銷毀。6.1.2借閱檔案原件只限在公司內(nèi)部，不能帶出，檔案外借原則上只借復(fù)印件，檔案使用申請部門須填寫《檔案借閱審批單》，按權(quán)限完成審批程序后，綜合部相關(guān)人員填寫《檔案借閱登記表》。6.1.3借閱檔案使用完后，應(yīng)及時(shí)送還，檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)。如超過借閱時(shí)間，須重新辦理借閱手續(xù)。原則上借閱期為三個(gè)工作日。6.1.4借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。6.1.5外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級(jí)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。6.1.6外單位摘抄檔案的（1-2級(jí)檔案不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。6.1.7檔案管理員和借閱人員，要負(fù)責(zé)做好檔案的保密工作。6.1.8員工離職時(shí)，對已形成的檔案資料或所借閱的檔案應(yīng)辦理移交手續(xù)，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項(xiàng)目辦公室審查無誤簽字后，才能離職。6.2檔案銷毀綜合部對無須保存的文件或保存年限屆滿的檔案，申請銷毀，銷毀時(shí)，綜合部必須寫申請銷毀報(bào)告，編制《檔案文件銷毀審批清單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，綜合部分管領(lǐng)