公文管理暫行辦法

公文管理暫行辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)本公司總部公文管理，促進(jìn)行文規(guī)范、發(fā)文及時(shí)、存閱有序，避免政出多門，確保政令暢通，特制訂本辦法。第二條公文是傳達(dá)貫徹上級(jí)和本級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。公文的起草和發(fā)送體現(xiàn)出公司的管理主體和權(quán)威，是真實(shí)、全面反映公司管理意圖的重要方式和途徑。第三條本辦法所指的公文管理包括擬稿、審核、簽發(fā)、會(huì)簽、定密、校對(duì)、用印、登記、分類、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。第四條行政管理中心是公司公司總部公文處理的主要管理機(jī)構(gòu)，并指導(dǎo)各職能中心、分（子）公司、事業(yè)部的公文處理工作，并同時(shí)做好公文的用印、登記、立卷、歸檔、保密、銷毀工作。第五條本辦法適用于公司公司總部對(duì)內(nèi)、對(duì)外的收文管理和以公司名義對(duì)內(nèi)、對(duì)外的發(fā)文管理，各職能中心、分（子）公司、事業(yè)部?jī)?nèi)部公文管理參照本辦法執(zhí)行。第二章公文種類第六條根據(jù)制發(fā)單位分類，公司總部公文主要有：（一）公司文件。適用于對(duì)上、對(duì)外請(qǐng)示、報(bào)告、聯(lián)系工作，發(fā)布公司重大決定，部署、安排全局性重大工作，印發(fā)全局性規(guī)定、辦法，批復(fù)、批轉(zhuǎn)下級(jí)重大事項(xiàng)的請(qǐng)示，轉(zhuǎn)發(fā)帶有普遍指導(dǎo)意義的工作經(jīng)驗(yàn)、政策法規(guī)，任免公司管理人員，通報(bào)重大事項(xiàng)或人員的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰決定等。（二）公司信函式文件。適用于與不相隸屬單位商洽、聯(lián)系工作，與上級(jí)或有關(guān)職能部門的一般性業(yè)務(wù)往來，催要材料、報(bào)表以及其他不必、不宜或不便于正式發(fā)文的事項(xiàng)。（三）專業(yè)特定機(jī)構(gòu)文件。適用于公司工會(huì)、黨組織、團(tuán)組織等特定團(tuán)體安排與自身工作性質(zhì)相一致的工作。第七條根據(jù)公文文種分類，公司總部公文主要有：-1-（一）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知。適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位或不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理或需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免有關(guān)人員。（三）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（四）報(bào)告。適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問事項(xiàng)。（五）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見。適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（八）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題。（九）會(huì)議紀(jì)要。適用于對(duì)重要會(huì)議的記載和重大事項(xiàng)議定結(jié)果的過程和程序的真實(shí)反映。第三章行文規(guī)則第八條公文行文應(yīng)當(dāng)遵循確有必要和注重效用的原則。第九條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。凡屬下列情況之一的，可以越級(jí)行文：（一）逐級(jí)轉(zhuǎn)送將會(huì)造成延誤或損失的特別緊急事項(xiàng)；（二）必須直接下達(dá)到有關(guān)單位或者指定越級(jí)上報(bào)的事項(xiàng)；（三）對(duì)個(gè)別特殊問題的詢問或答復(fù)。越級(jí)發(fā)送的公文，應(yīng)同時(shí)抄送被越過的單位或部門。第十條公司總部各職能中心向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作、請(qǐng)求指示，由主要負(fù)責(zé)人向上一級(jí)負(fù)責(zé)人直接口頭或以便箋形式進(jìn)行，一般不必專門行文。公司總部職能中心之間一般不單獨(dú)互相行文，必須行文時(shí)，可采用便函。第十一條請(qǐng)示應(yīng)一文一事，除公司領(lǐng)導(dǎo)明確指定、直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示一般不直接送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，應(yīng)送交公司明確指定的公文管理部門按收文程序處理后再報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示；請(qǐng)示事項(xiàng)不能夾在報(bào)告之中，如領(lǐng)導(dǎo)有特別交代或-2-必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親自審批的，可用便函形式報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)本人，但不能編正式文號(hào)，相關(guān)審核程序不變。第四章公文起草第十二條起草和擬制公文應(yīng)遵循下列原則：（一）符合法律、法規(guī)以及黨和國(guó)家方針、政策，不與公司相關(guān)制度相沖突。（二）全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，制定政策、措施切實(shí)可行。（三）完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文有機(jī)銜接。（四）觀點(diǎn)明確，條理清楚，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述貼切，文字精練，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)寫具體年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（七）必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。（八）用詞用句準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮寫語、作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十三條公文擬制要注重質(zhì)量和效率。起草重要公文，應(yīng)當(dāng)由承辦部門的主要負(fù)責(zé)人主持、指導(dǎo)調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見。擬發(fā)以公司名義下發(fā)的公文，承辦部門主要負(fù)責(zé)人要審核簽署意見后，送公司人力資源部核稿。第十四條公司正式文件應(yīng)當(dāng)由職能為主的部門起草初稿，送行政管理中心核稿后統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)。第五章公文審核第十五條總部公文實(shí)行嚴(yán)格審核把關(guān)制度，具體由行政管理中心負(fù)責(zé)。第十六條行政管理中心核稿的主要內(nèi)容是：-3-（一）是否需要行文；（二）報(bào)批程序是否符合規(guī)定；（三）是否符合法律、法規(guī)和相關(guān)政策以及公司相關(guān)制度；（四）是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)公司發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接（五）涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，是否經(jīng)過協(xié)商、會(huì)商；（六）所提措施和辦法是否切實(shí)可行；（七）文種使用、公文格式、文字表述是否符合本辦法具體規(guī)定。第十七條各職能中心代擬稿的總部發(fā)文，需要進(jìn)行重大修改的，行政管理中心提出意見后，由主辦部門負(fù)責(zé)修改。第十八條公司正式文件的編號(hào)和發(fā)送由行政管理中心統(tǒng)一進(jìn)行。第六章公文簽發(fā)和保密第十九條以公司總部名義發(fā)送的各類公文在擬稿完畢后必須填寫《文件處理表》，按程序清楚載明擬稿部門、擬稿人、核稿人意見和簽名、簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)意見和簽名、發(fā)送范圍等內(nèi)容。第二十一條已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，一般不得修改，若確需修改的，應(yīng)報(bào)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意。第二十二條重要公文在發(fā)放前應(yīng)確定秘密等級(jí)并嚴(yán)格按照密級(jí)確定發(fā)放范圍。秘密等級(jí)分絕密、機(jī)密和秘密。緊急程度分為特提、特急、加急、平急。第二十三條公司總部重大機(jī)構(gòu)人事調(diào)整，尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策，重要會(huì)議的紀(jì)要、決議等均納入密級(jí)等級(jí)確定范圍。第二十四條標(biāo)注機(jī)密等級(jí)的公文不準(zhǔn)復(fù)印，若有特殊情況需要復(fù)印的，應(yīng)按審批程序進(jìn)行。第二十五條絕密文件只能印制一份且不發(fā)送，由起草人送有閱文資格的人員傳閱后立即收回存檔；機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完如數(shù)收回歸檔，秘密文件由閱文人妥善保管。第二十六條相關(guān)知悉密級(jí)等級(jí)公文內(nèi)容的工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，否則承擔(dān)其泄密所造成的法律責(zé)任。-4-第七章公文立卷、歸檔和銷毀第二十七條公文發(fā)送或辦理完畢，行政管理中心應(yīng)及時(shí)整理、立卷、歸檔，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十八條歸檔范圍的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值進(jìn)行登記、分類，保證歸檔公文的齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，需要說明情況的案卷，應(yīng)在備考表中填寫清楚。第二十九條沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)公文管理部門共同審核同意，