公司客戶檔案管理制度模版

公司客戶檔案管理制度第一章總則第一條為了完善公司的客戶檔案管理，建立系統(tǒng)的客戶檔案，使客戶檔案信息得到及時(shí)更新和完善，確保公司與客戶的溝通和聯(lián)系順暢；同時(shí)為了避免公司客戶檔案信息流失和外泄，對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營造成不利影響，在結(jié)合公司實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部各職能部門。第二章職責(zé)第三條各職能部門為對(duì)口業(yè)務(wù)領(lǐng)域客戶檔案信息的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)客戶檔案信息的收集、建立、完善、更新、存檔及查閱。第四條市場部、銷售一部、銷售二部、銷售三部、、康嘉互感器、國際成套分公司、新利鋼公司為公司客戶、客戶拜訪及接待記錄、銷售代理等信息的歸口管理部門。第五條項(xiàng)目執(zhí)行部為用戶接口人員、運(yùn)輸單位、監(jiān)造人員信息的歸口管理部門。第六條總經(jīng)辦為國家、政府機(jī)關(guān)相關(guān)人員信息的歸口管理部門。第七條采購部為供應(yīng)商信息的歸口管理部門。第八條技術(shù)中心為工信部、中機(jī)聯(lián)、科技司、行業(yè)專家、市經(jīng)貿(mào)委、標(biāo)企聯(lián)合課題相關(guān)人員信息的歸口管理部門。第九條客戶服務(wù)中心為現(xiàn)場安裝單位、送變電公司、變電站工作人員信息的歸口管理部門。第十條招標(biāo)管理中心為分供方單位采購信息的歸口管理部門。第十一條制造部、技改指揮部為沈陽能源機(jī)構(gòu)、相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員信息的歸口管理部門。第十二條質(zhì)量管理部為質(zhì)量審核機(jī)構(gòu)、認(rèn)證中心相關(guān)人員信息的歸口管理部門。第十三條財(cái)務(wù)部為銀行、稅務(wù)等方面客戶信息的歸口管理部門。第十四條法律事務(wù)部為法律方面客戶信息的歸口管理部門。第三章客戶檔案信息的內(nèi)容第十五條狹義上的客戶檔案信息主要應(yīng)包括客戶所在單位名稱、姓名、職務(wù)、地址、郵編、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等客戶基本信息，應(yīng)按照行業(yè)、區(qū)域、以及重要級(jí)別對(duì)客戶個(gè)人信息進(jìn)行分類管理。且應(yīng)注明該人員在所屬單位組織機(jī)構(gòu)中的職位及分管工作內(nèi)容。第十六條廣義上的客戶檔案信息除了應(yīng)包括上述客戶基本信息以外，還應(yīng)包括投標(biāo)、合同簽訂及執(zhí)行過程中涉及的各類文件（如客戶信用評(píng)價(jià)表、投標(biāo)評(píng)審表、投標(biāo)小結(jié)、合同評(píng)審表、合同文本、執(zhí)行過程中的重要往來函件、重大問題（質(zhì)量等各方面）、合同執(zhí)行小結(jié)、運(yùn)輸方案、承運(yùn)方面記錄等）、安裝方案、安裝過程中涉及的重要記錄、客戶服務(wù)記錄、客戶投訴記錄等等、客戶來訪記錄、我方拜訪記錄，重點(diǎn)的解決事項(xiàng)或約定事項(xiàng)等等。第四章客戶檔案的收集和信息化平臺(tái)管理第十七條各職能部門的相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)在工作過程中收集新客戶及潛在客戶的信息，每接觸一個(gè)新客戶，應(yīng)主動(dòng)交換名片并留下聯(lián)系方式，及時(shí)將客戶相關(guān)信息錄入信息平臺(tái)中“客戶關(guān)系管理系統(tǒng)”。總經(jīng)辦和市場部作為客戶檔案信息的檢查和考核部門，負(fù)責(zé)檢查和考核各職能部門客戶檔案信息的錄入和更新情況。第十八條對(duì)于接待的客戶，如果客戶檔案中不存在其相應(yīng)的信息，則要求相關(guān)職能部門及時(shí)補(bǔ)充到客戶檔案信息中。第十九條總經(jīng)辦、市場部及其他職能部門客戶檔案信息管理員應(yīng)于每月初將更新后的客戶檔案信息從客戶檔案信息平臺(tái)中導(dǎo)出，并上報(bào)相關(guān)公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)按照《客戶信用管理制度》對(duì)客戶進(jìn)行評(píng)價(jià)；并于每季度初將更新、整理后的客戶檔案信息上報(bào)股份公司市場部和總經(jīng)辦，要求新增和更新的客戶檔案信息部分用紅色標(biāo)注。第二十條公司客戶檔案信息平臺(tái)與客戶檔案電子版本材料并行至年12月31日，在此之前應(yīng)于每月30日將客戶檔案信息上報(bào)給本部門客戶檔案信息管理人員，并于下月30日對(duì)上月客戶檔案信息進(jìn)行更新，將更新部分涂紅。年1月1日期將不再需要相關(guān)人員上報(bào)客戶檔案電子版本，完全實(shí)行客戶檔案信息平臺(tái)管理。第五章客戶檔案信息的保管和保密第二十一條各部門銷售外勤人員及客戶檔案管理人員不得將客戶檔案信息隨意打印和轉(zhuǎn)發(fā)其它部門，如有特殊需求必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可瀏覽和借閱客戶檔案信息。第二十二條在轉(zhuǎn)發(fā)客戶檔案信息時(shí)要求堅(jiān)持一對(duì)一的原則，同時(shí)應(yīng)對(duì)客戶檔案文檔進(jìn)行加密處理，禁止將客戶檔案信息群發(fā)至公共郵箱。第六章客戶檔案信息管理的考核第二十三條總經(jīng)辦、市場部負(fù)責(zé)客戶檔案信息對(duì)口管理部門的收集和管理情況進(jìn)行檢查和考核。第二十四條對(duì)上報(bào)和上傳的及時(shí)性進(jìn)行考核：要求相關(guān)各部門必須嚴(yán)格按照規(guī)定，每月1日前將更新后的客戶檔案信息上報(bào)對(duì)口管理部門；對(duì)于不及時(shí)上報(bào)和上傳信息平臺(tái)的部門，扣該部門當(dāng)月考核分1分，同時(shí)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員給予暫停報(bào)銷的處罰，待其按照要求對(duì)客戶檔案完成更新后再允許其進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。第二十五條對(duì)上報(bào)的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行考核：要求相關(guān)各部門必須嚴(yán)格按照規(guī)定，確?？蛻魴n案信息的準(zhǔn)確性、完整性，要求各部門客戶檔案管理人員必須對(duì)上報(bào)的客戶檔案信息進(jìn)行核實(shí)后再上報(bào)市場部；對(duì)于上報(bào)的客戶檔案信息不準(zhǔn)確、不完整的部門，按每條錯(cuò)誤信息扣部門當(dāng)月考核分2分。第二十六條對(duì)客戶檔案的保密性進(jìn)行考核。各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人必須對(duì)客戶檔案信息管理人員進(jìn)行保密意識(shí)教育，各部門的客戶檔案信息管理人員嚴(yán)格按照公司的相關(guān)規(guī)定，對(duì)客戶檔案信息進(jìn)行保密和妥善保管，對(duì)于客戶檔案信息保密性不強(qiáng)和保管不善的部門扣當(dāng)月部門考核分5分。第六章