公司商務(wù)接待流程和費(fèi)用管理辦法

公司商務(wù)接待流程和費(fèi)用管理辦法公司商務(wù)接待流程和費(fèi)用管理辦法公司商務(wù)接待流程和費(fèi)用管理辦法公司商務(wù)接待流程和費(fèi)用管理辦法編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:xx公司商務(wù)接待流程及費(fèi)用管理辦法商務(wù)接待流程一、目的為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、管理綜合辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，可報(bào)綜合辦公室，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、綜合辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)至少提前2天告知綜合辦公室。四、計(jì)劃與準(zhǔn)備1、綜合辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時(shí)，對來賓接待，應(yīng)了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、綜合辦公室根據(jù)來賓情況按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場所。3、綜合辦公室根據(jù)來賓情況提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來賓下榻酒店。4、綜合辦公室根據(jù)情況匯報(bào)并安排陪同人員以及來賓游覽路線、購物商場、娛樂項(xiàng)目。5、因特殊會(huì)議需要，綜合辦公室須準(zhǔn)備安排會(huì)場花卉、水果、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。6、綜合辦公室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從綜合辦公室和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。7、綜合辦公室根據(jù)情況可提前購買車票及機(jī)票。五、相關(guān)禮儀接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序（遵守介紹時(shí)的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個(gè)人，后介紹集體。在接待外國來訪者時(shí)，若賓主雙方皆不止一個(gè)，則為其雙方進(jìn)行介紹時(shí)，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時(shí)，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時(shí)主人先伸手表示歡迎。告辭時(shí)，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時(shí)，時(shí)間一般控制在3秒內(nèi)，（男女之間，女方伸出手后，男方才能伸手相握；如果雙方年齡有較大差距，男方長輩可以先伸手，但如果哪方忽略禮儀已經(jīng)伸了手，對方都應(yīng)不遲疑的回握。1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時(shí)：要注意把握迎候時(shí)間，提前等候與公司門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序；有客人到公司來訪時(shí)，接待人員應(yīng)先問好，然后詢問來意及來賓單位等重要信息，視情況進(jìn)行引見。6、接受名片時(shí)：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時(shí)：通常走在客人的右前方，不時(shí)左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進(jìn)電梯時(shí)：要控制好電梯開關(guān)，告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)、先出。9、座談時(shí)：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。10、送客時(shí)：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，需招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。七、注意事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。八、信息反饋接待人員可及時(shí)將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價(jià)值的信息匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。十、商務(wù)接待中的座次安排（圖）（一）、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排1、主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。

2、主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。3、幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

4、對上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)

主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)（二）、關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。中餐桌西餐桌

（三）、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。（四）、關(guān)于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機(jī)的右后邊，2號座位在司機(jī)的正后邊，3號座位在司機(jī)的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

乘車座次安排（五）、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同。附：會(huì)議座位安排長條桌注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席

沙發(fā)室

與外賓會(huì)談

注：A為主方，B為客方

與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理辦法一、總則為規(guī)范公務(wù)接待管理，厲行勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)，加強(qiáng)并規(guī)范公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出管理，參照《黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》，特制定本辦法。二、適用范圍1.業(yè)務(wù)費(fèi)：是指因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的禮金、禮品、贊助費(fèi)及因業(yè)務(wù)需要贈(zèng)送的煙、酒等。2.招待費(fèi)：是指因工作關(guān)系招待有關(guān)人員就餐費(fèi)、娛樂費(fèi)用；因公接待相關(guān)單位人員發(fā)生的差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等；在公司餐廳招待時(shí)發(fā)生的就餐費(fèi)；因招待領(lǐng)用的酒水、飲料及香煙等。三、使用原則1.招待工作本著熱情、禮貌、細(xì)致、勤儉、周到的原則。實(shí)行分級負(fù)責(zé)、對口招待。2.年初根據(jù)年度工作計(jì)劃，各部門可以編制相關(guān)往來單位及個(gè)人的工作聯(lián)系表（見附表一），交副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長審批，以明確招待范圍。工作聯(lián)系人發(fā)生變動(dòng)的，須及時(shí)更新工作聯(lián)系表。3.堅(jiān)決控制非業(yè)務(wù)性接待，適當(dāng)控制業(yè)務(wù)接待?？山哟刹唤哟?，不接待；可參與可不參與的陪同人員，不陪同；可發(fā)生可不發(fā)生費(fèi)用，不發(fā)生；態(tài)度熱情，費(fèi)用從簡。4.嚴(yán)格分檔次接待，按照被接待人員的級別及與公司業(yè)務(wù)的相關(guān)程度，對應(yīng)接待，禁止越檔次接待。接待原則上安排在公司餐廳，確需安排在外部酒店的，若允許攜帶煙酒，原則上自行攜帶。5.接待用餐時(shí)，嚴(yán)格控制陪客人數(shù)。堅(jiān)持高檔接待的執(zhí)行中司機(jī)不參與陪客就餐規(guī)定。同時(shí)，原則上陪客人數(shù)不得超過來賓人數(shù)，若確實(shí)需要，應(yīng)事先經(jīng)過總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。6.集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和兄弟公司領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部檢查指導(dǎo)工作，除陪同客人視察外，一律在餐廳就餐；集團(tuán)內(nèi)各兄弟單位、關(guān)聯(lián)企業(yè)因公出差到公司，原則上用工作餐接待,嚴(yán)禁相互宴請。7.外協(xié)單位除合同標(biāo)明提供食宿及接風(fēng)、送行外，一律不安排免費(fèi)伙食。確需接風(fēng)、送行的，按公司招待費(fèi)管理規(guī)定開支。8.接待分午餐、晚餐，接待人員一律不允許飲酒；特殊情況接待人員必須飲酒的，必須適量，不得飲酒誤事或損害公司形象。9.招待不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護(hù)動(dòng)物制作的菜肴,不得提供香煙和高檔酒水,不得使用私人會(huì)所、高消費(fèi)餐飲場所。四、開支標(biāo)準(zhǔn)1.招待相關(guān)職能部門經(jīng)常打交道的經(jīng)辦人員，單次招待費(fèi)用控制在30元（單次：是指為接待某人從開始接待到終止接待的所有費(fèi)用）,根據(jù)人員多少調(diào)節(jié)。2.招待一般來賓來客，每人每席餐費(fèi)不超過60元（不含酒水），酒水標(biāo)準(zhǔn)白酒控制在100元/瓶以下。3.招待政府部門副科以上副處級（含副處級）以下干部、集團(tuán)副總等人員每席不超過88元（不含酒水），酒水標(biāo)準(zhǔn)白酒控制在180元/瓶以下。4.招待政府主要領(lǐng)導(dǎo)及政府部門關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)副總以上領(lǐng)導(dǎo)，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由公司總經(jīng)理另行確定。5.中國的傳統(tǒng)佳節(jié)(端午節(jié)、中秋節(jié)、春節(jié)等)，各部門根據(jù)需要，結(jié)合公司的具體要求決定是否要安排過節(jié)費(fèi)，確實(shí)需要的，根據(jù)各崗位的重要性及臨沂市相關(guān)文件制定。不在工作聯(lián)系表范圍內(nèi)或要求超過上述標(biāo)準(zhǔn)安排的，須報(bào)總經(jīng)理及董事長特別批準(zhǔn)。6.大型、專項(xiàng)、異地接待任務(wù)，經(jīng)辦人應(yīng)制定接待方案，確定接待標(biāo)準(zhǔn)，提交接待預(yù)算報(bào)綜合辦公室、財(cái)務(wù)部審核、副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)辦人在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)掌握使用。五、審批權(quán)限1.招待任務(wù)執(zhí)行前，經(jīng)辦人需事先填寫《接待審批單》（見附表二）列明接待對象、事由、陪餐人員，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。2.單次招待費(fèi)在1000元以內(nèi)，按以下流程報(bào)批：經(jīng)辦人→部門經(jīng)理→副總經(jīng)理；單次招待費(fèi)在1000元以上，按以下流程報(bào)批：經(jīng)辦人→部門經(jīng)理→副總經(jīng)理→總經(jīng)理。審批領(lǐng)導(dǎo)對招待費(fèi)開支的合理性、真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.突發(fā)性招待任務(wù)來不及辦理《招待費(fèi)審批單》的，必須按審批流程電話請示同意后實(shí)施，事后三天內(nèi)按上述規(guī)定補(bǔ)走流程。4.業(yè)務(wù)接待過程中贈(zèng)送禮金、禮品、煙、酒等，贊助錢、物的一律事先報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，按批準(zhǔn)的額度標(biāo)準(zhǔn)開支。五、招待標(biāo)準(zhǔn)1.餐飲標(biāo)準(zhǔn)（1）餐廳招待分為工作餐和接待餐兩種，工作餐即指平時(shí)供應(yīng)員工的飯菜，標(biāo)準(zhǔn)按15元/人/餐，接待餐即指除工作餐外專門為客人烹制的菜肴和酒水，標(biāo)準(zhǔn)按檔次不同分為30元/人/餐，60元/人/餐，90元/人/餐，不含煙酒。（2）因工作關(guān)系外單位一般來人來客，一律用工作餐招待，工作餐計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按公司員工餐食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算。（3）需在餐廳接待餐招待的，經(jīng)辦人事先按照程序向公司辦公室申請，說明接待人員的級別、人數(shù)，由公司辦公室根據(jù)情況安排接待餐。用餐后，接待部室或單位需在餐廳接待餐清單上簽字確認(rèn)。（4）一般接待餐，每席餐費(fèi)最多不超過1000元（含煙酒等），酒水標(biāo)準(zhǔn)（白酒）控制在100元/瓶以下。高檔接待餐每席不超過1800元（含煙酒等），酒水標(biāo)準(zhǔn)（白酒）控制在180元/瓶以下。特殊接待餐，須經(jīng)總經(jīng)理或董事長確定后執(zhí)行。（5）招待用每席白酒/香煙一般不超過2瓶/盒，特殊情況最多一次不能超過4瓶/盒（每席標(biāo)準(zhǔn)），并且不得超過標(biāo)準(zhǔn)。2.住宿標(biāo)準(zhǔn)（1）根據(jù)就近原則，一般為xx酒店、xx精品酒店、XX店等，入住房間以大床房/標(biāo)準(zhǔn)間為主。（2）需在當(dāng)?shù)刈∷薜模?jīng)辦人事先按照程序向公司辦公室申請，填寫接待審批單，說明接待人員的級別、人數(shù)，由公司辦公室根據(jù)情況安排住宿。（3）住宿標(biāo)準(zhǔn)按檔次不同分為280元/人/夜，460元/人/夜，情況特殊的可經(jīng)總經(jīng)理或董事長確定后另行安排。（4）突發(fā)性招待任務(wù)來不及辦理《招待費(fèi)審批單》的，必須按審批流程電話請示同意后實(shí)施，事后三天內(nèi)按上述規(guī)定補(bǔ)走流程?？刂婆c監(jiān)督業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷遵循誰經(jīng)手誰報(bào)銷的原則,不得由他人代報(bào)業(yè)務(wù)招待費(fèi)，報(bào)銷時(shí)所附發(fā)票必須是開有日期的正式發(fā)票，發(fā)票上原則上須有共同參與人（多人）簽字證明，并在費(fèi)用開支后一個(gè)月內(nèi)辦理報(bào)銷。1000元以上招待費(fèi)原則上不得現(xiàn)金支出，應(yīng)采取轉(zhuǎn)賬方式或銀聯(lián)刷卡結(jié)算，報(bào)銷時(shí)必須提供銀聯(lián)刷卡記錄單，特殊情況需總經(jīng)理或董事長同意。業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)須提供《招待費(fèi)審批單》、正規(guī)發(fā)票、餐飲清單。禮品須出具購貨單位（商場、酒店等）的電腦打印清單，清單列示金額與發(fā)票一致方可報(bào)銷。餐廳招待費(fèi)用的核銷時(shí)，工作餐及接待餐須提供經(jīng)公司綜合辦公室或部門經(jīng)理簽字確認(rèn)的接待餐結(jié)算表和消費(fèi)明細(xì)表。財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格審查票據(jù)是否合法、金額是否準(zhǔn)確、單據(jù)是否齊全、審批是否完整。財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕不符合業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷流程、審批權(quán)限的業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷。煙酒糖茶類因涉及金額較大需建立出庫記錄，記錄物資出庫情況，為便于管理，招待需用煙酒糖茶時(shí)應(yīng)由餐廳廚師長報(bào)餐廳經(jīng)理進(jìn)行出庫等級，填寫《食材出庫單》，月末盤點(diǎn)時(shí)核對出入庫是否存在差異。附表一：工作聯(lián)系表編制部門：