江西省縣級檔案館

——江西省縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目驗收辦法第一條為保證我省縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目質(zhì)量，確保檔案實體和檔案信息安全，提高專項資金使用績效，根據(jù)《江西省縣級檔案館維修改造專項資金管理暫行辦法》（贛財教〔2014〕64號）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《江西省紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理與技術(shù)規(guī)范》等文件和標準規(guī)范，制定本辦法。第二條凡本省縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目均應通過驗收，未經(jīng)過驗收或驗收不合格的項目，不得交付使用。拒不申請驗收的，省檔案局、省財政廳將收回全部或部分資金，并予以通報批評，涉及違法違紀行為的移送有關(guān)部門處理。第三條省直管縣由省檔案局組織驗收，其他縣（市、區(qū)）由所屬設(shè)區(qū)市檔案局組織驗收。第四條驗收應當成立驗收組，驗收組成員不少于5人，除選配省、市檔案局（館）業(yè)務骨干外，可以邀請有關(guān)專業(yè)人員參加驗收組。第五條驗收組依據(jù)《江西省數(shù)字檔案館建設(shè)工程專項資金申報表》、《館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)劃登記表》、《縣級數(shù)字檔案館建設(shè)工程數(shù)字化項目信息表》、項目合同書、合同附件、有關(guān)技術(shù)文檔、數(shù)字化工作文檔，按照國家和地方相關(guān)法律、法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準和地方標準進行驗收。第六條驗收的主要內(nèi)容是：數(shù)字化成果數(shù)量和質(zhì)量；檔案原件與檔案信息安全保障情況；數(shù)字化工作文檔、存儲、監(jiān)控數(shù)據(jù)整理、保存、移交情況；網(wǎng)絡(luò)與硬件配置情況;專項資金使用情況。具體分項指標見《縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目評價分項指標》（見附件2）。第七條驗收申請前置要件：1、項目按照合同要求全部完成；2、數(shù)字化副本及元數(shù)據(jù)全部上傳區(qū)域平臺并經(jīng)初檢合格?？h級檔案局（館）應在上述要件齊備后1個月內(nèi)申請項目驗收。申請時填寫《縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目驗收申請表》（見附件1），申請途徑同專項資金申報。第八條省、設(shè)區(qū)市檔案局應當在收到驗收申請之日起10個工作日內(nèi)答復驗收安排，并在收到驗收申請之日起1個月內(nèi)完成驗收。根據(jù)項目規(guī)模和復雜程度可以組織預驗收，確保正式驗收時材料齊全、準備充分。組織預驗收的，驗收完成時限可以延長1個月。第九條驗收采用會議與現(xiàn)場測試相結(jié)合的形式。會議內(nèi)容主要是：縣級檔案局（館）作項目工作、項目成果、試用情況報告。項目采用外包方式建設(shè)的，外包企業(yè)作有關(guān)技術(shù)、方案說明和工作情況報告?，F(xiàn)場測試主要是驗收組根據(jù)評價分項指標進行現(xiàn)場檢查和測試。第十條驗收組根據(jù)會議和現(xiàn)場測試情況，對項目作出全面評價，并根據(jù)分項指標得分提出驗收意見，當場反饋項目單位。第十一條評價分項指標采用百分制，得分85分以上（含）為合格，85分以下為不合格。第十二條驗收不合格的，應限期整改，整改后重新申請驗收。第十三條驗收過程中，發(fā)現(xiàn)以下情形之一的，終止驗收，對發(fā)現(xiàn)的問題依法依規(guī)進行調(diào)查處理，處理完畢后，重新申請驗收：（一）所提供的驗收材料弄虛作假的；（二）未經(jīng)批準對項目內(nèi)容進行了較大調(diào)整，主要任務目標沒有完成的；（三）經(jīng)費使用發(fā)現(xiàn)截留、擠占、挪用等違規(guī)行為的；（四）項目實施過程中出現(xiàn)重大問題，仍未處理完畢的；（五）其他違反法律、法規(guī)的行為。第十四條驗收合格的，驗收組織單位應當出具驗收報告并印發(fā)正式文件予以確認。設(shè)區(qū)市檔案局組織驗收的，應將驗收報告、驗收結(jié)論及驗收主要材料報省檔案局備案?？h級檔案局（館）與外包企業(yè)辦理正式項目交接。第十五條省檔案局分期分批在驗收分項指標得分達到90分以上的項目中核查遴選優(yōu)秀項目，予以全省通報表揚。有本辦法第十三條所列情形之一的項目不得評選為優(yōu)秀項目。第十六條省檔案局、省財政廳將根據(jù)全省項目驗收進展情況，適時安排抽查。對驗收工作組織不力，搞形式走過場的，予以全省通報批評，取消驗收結(jié)論，重新組織驗收，三年內(nèi)取消評優(yōu)資格；對濫用職權(quán)、以權(quán)謀私的，依法追究有關(guān)責任人員責任。第十七條本辦法自公布之日起實施，由省檔案局負責解釋。附件：1.縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目驗收申請表2.縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目評價分項指標

附件1縣級檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目驗收申請表申請單位申請單位主要負責人辦公電話移動電話驗收工作聯(lián)系人聯(lián)系電話QQ號項目總支出萬元專項資金下達年度專項資金下達額度萬元館藏總量卷件數(shù)字化對象總量卷件數(shù)字化成果總量案卷級目錄萬條文件級目錄萬條數(shù)字副本萬頁項目實施情況簡介（立項、組織、招投標、項目主要內(nèi)容、成果及試用效果等，可另附頁）附件2—7—7—一級指標二級指標序號驗收分項內(nèi)容備注組織保障1明確了數(shù)字化項目分管領(lǐng)導12成立了數(shù)字化項目工作小組13數(shù)字化項目納入了本單位和市一級年度工作考核內(nèi)容1制度建設(shè)4制定了數(shù)字化現(xiàn)場管理制度15制定了檔案實體管理制度16制定了檔案信息安全管理制度1項目和經(jīng)費管理7嚴格執(zhí)行招投標制度18項目資金管理規(guī)范，?？顚Ｓ?9硬件設(shè)備購置費控制在5.5萬以內(nèi)110網(wǎng)絡(luò)配置、機房設(shè)置、采購的硬件設(shè)備符合標準規(guī)范211積極配合上級檔案部門監(jiān)督指導，材料、信息報送及時2——8—二級指標序號驗收分項內(nèi)容備注現(xiàn)場管理12數(shù)字化場地單獨設(shè)置，工作區(qū)域設(shè)置合理213項目現(xiàn)場設(shè)有專門的房間或區(qū)域暫存保管實體檔案，配備有檔案柜等必要的存放設(shè)備，設(shè)置專門區(qū)域放置個人物品114處于不同數(shù)字化階段的檔案實體分類存放，標識清楚115檔案實體每天入柜（庫），沒有在加工工位留存過夜116項目現(xiàn)場按照制度安排了本單位工作人員負責現(xiàn)場管理117項目現(xiàn)場安裝了視頻監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)控無死角1檔案實體管理18檔案實體整理中沒有人為損毀情況119檔案實體還原裝訂整齊美觀，無頁面脫落現(xiàn)象，卷內(nèi)目錄與案卷內(nèi)容一致，打印清楚120檔案實體頁碼完整。清晰121檔案實體出入庫、交接手續(xù)責任明晰，程序規(guī)范1一級指標二級指標序號驗收分項內(nèi)容備注信息安全管理22項目現(xiàn)場計算機除必要的網(wǎng)絡(luò)接口外，其他所有數(shù)據(jù)接口全部封閉，服務器設(shè)置密碼，由專人管理123項目現(xiàn)場只能搭建有線網(wǎng)絡(luò)，不得搭建無線網(wǎng)絡(luò)，工作網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)、局（館）內(nèi)部局域網(wǎng)物理隔離124使用國產(chǎn)數(shù)字化軟、硬件設(shè)備，設(shè)備及硬盤型號、序列號進行了登記，撤場時進行了核對225數(shù)字化加工系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版226數(shù)據(jù)處置（如復制、刪除）有批準記錄227項目完成后，對服務器和存儲硬盤進行了回收或完成了低級格式化2——9—28縣檔案局（館）與外包企業(yè)簽訂了保密協(xié)議129外包企業(yè)與派駐員工簽訂了保密協(xié)議130縣檔案局（館）對外包企業(yè)派駐員工（含中途離職）的基本資料進行了備案，主動掌握派駐員工流動情況131對外包企業(yè)派駐員工進行了業(yè)務、保密培訓1——10—二級指標序號驗收分項內(nèi)容備注前處理規(guī)范32全宗劃分符合規(guī)范333檔號編制符合規(guī)范334數(shù)字化對象確定合理，數(shù)字化對象為建國后重要全宗檔案，涉及民生檔案、利用頻繁檔案、亟待搶救檔案優(yōu)先335按規(guī)范對數(shù)字化對象進行整理分件3數(shù)據(jù)規(guī)格36均采用300DPI以上分辨率掃描137源版數(shù)字圖像為彩色JPG或TIFF格式138形成一套雙層PDF格式139檔案原件質(zhì)量較高的，其雙層PDF每100字識別錯誤率低于5%140壓縮率設(shè)置合理141元數(shù)據(jù)以DBF、XLS、MDB等通用格式移交1一級指標二級指標序號驗收分項內(nèi)容備注——11—42數(shù)字副本齊全完整、精確復制檔案原貌、圖像完整展現(xiàn)、無頁面重疊。畫幅數(shù)與申報數(shù)字化總量基本一致243圖像端正、符合閱讀習慣、目測無傾斜144元數(shù)據(jù)與原文一一對應145案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)著錄符合標準規(guī)范要求，條目數(shù)與申報數(shù)字化總量基本一致246文件級目錄數(shù)據(jù)庫與系統(tǒng)捕獲或批量賦值的18項元數(shù)據(jù)合并形成元數(shù)據(jù)庫247數(shù)字化元數(shù)據(jù)真實準確248源版數(shù)字圖像頭文件中寫入了設(shè)備制造商、設(shè)備型號、數(shù)字化時間、色彩空間4個元數(shù)據(jù)值149數(shù)字副本命名規(guī)則符合規(guī)范要求2質(zhì)量控制50質(zhì)檢任務安排合理，質(zhì)檢抽查率不少于10%351隨機抽查100件檔案數(shù)字副本（含條目和原文），合格率達到95%以上252質(zhì)檢單上載明的錯誤全部得到糾正1——12—二級指標序號驗收分項內(nèi)容備注數(shù)字化工作文檔管理53外包項目的招標文件或自主加工項目的數(shù)字化方案包含了數(shù)字化對象、數(shù)量、項目工期、場地規(guī)模、技術(shù)規(guī)格等要素254外包項目的招投標文件、中標通知書、項目合同等前期材料保管齊全完整。自主加工項目有局領(lǐng)導對本項目實施方案的審批文件255數(shù)字化流程單上有檔案實體特殊處理的說明。如非掃描件頁數(shù)、待修裱頁數(shù)、相片、實物檔案等256數(shù)字化工作中的數(shù)字化審批書、檔案出入庫交接單、數(shù)字化加工流程單、質(zhì)檢任務安排單、質(zhì)檢情況登記表、質(zhì)檢驗收表、數(shù)字化成果移交清單等憑證性工作文件歸檔齊全完整、裝訂裝盒整齊美觀。少一項文檔扣0.5分457監(jiān)控錄像與數(shù)字化成果同步移交1一級指標二級指標序號驗收分項內(nèi)容備注存儲介質(zhì)管理58離線存儲介質(zhì)中的存儲路徑符合規(guī)范要求159以移動硬盤或光盤作為存儲介質(zhì)且品質(zhì)及外觀制作符合規(guī)范要求160數(shù)字副