對外接待管理制度

對外接待管理制度對外接待管理制度對外接待管理制度對外接待管理制度編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:版本號：2011版附件數(shù)：6密級：機(jī)密撰寫人：審核人：副總裁審批人：董事長 對外接待管理制度 目錄1.目的 22.范圍 23.名詞解釋 2對外接待 2普通接待 2集團(tuán)高層活動接待 2重大業(yè)務(wù)活動的接待 2接待費(fèi)用 24.職責(zé) 2集團(tuán)綜合部 2分子公司綜合部 3接待部門 3財(cái)務(wù)中心 35.管理制度 3接待的規(guī)格和禮儀 3接待規(guī)格 3接待禮儀 3招待和宴請的審批和標(biāo)準(zhǔn) 4招待用餐 5宴請 5住宿接待標(biāo)準(zhǔn) 7接待費(fèi)用控制及報(bào)銷 76.工作流程 87.注意事項(xiàng) 108.附件 11=1\*Arabic1.目的：對外接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分，為了使對外接待工作規(guī)范有序，樹立公司統(tǒng)一形象，本著“熱情周到、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、合理開支、勤儉節(jié)約”的精神，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2.范圍：適用范圍：鑫塔投資集團(tuán)有限公司各部門、各分子公司發(fā)布范圍：鑫塔投資集團(tuán)有限公司各部門、各分子公司（以下簡稱“集團(tuán)”）3.名詞解釋：對外接待：主要是指公司及所屬各部門，以及各分子公司經(jīng)營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。普通接待：是指對正常工作時間內(nèi)到集團(tuán)來訪客戶的接待工作，如各子公司、各職能部門的業(yè)務(wù)接待活動。集團(tuán)高層活動接待：是指各級領(lǐng)導(dǎo)到集團(tuán)和各子公司考察的接待。重大業(yè)務(wù)活動的接待：主要指對集團(tuán)投資項(xiàng)目考察、重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目洽談、重大業(yè)務(wù)的簽字儀式等活動的接待工作。接待費(fèi)用：指用于招待來賓的住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、旅游費(fèi)、娛樂費(fèi)、煙酒費(fèi)、禮品費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。4.職責(zé)：集團(tuán)綜合部：歸口管理接待工作，負(fù)責(zé)集團(tuán)的接待策劃、組織、管理、協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)公司高層接待活動、重大業(yè)務(wù)接待活動組織、策劃和實(shí)施工作；負(fù)責(zé)與賓館、飯店等對口單位簽訂服務(wù)合同或協(xié)議，并每年評估協(xié)議單位的綜合情況，確定是否續(xù)簽協(xié)議；負(fù)責(zé)禮品的策劃、選擇和采購；負(fù)責(zé)對相關(guān)部門人員進(jìn)行接待禮儀等知識培訓(xùn).負(fù)責(zé)公司接待費(fèi)用的審核與控制，做好用餐、住宿記錄及車輛的使用管理。分子公司綜合部：負(fù)責(zé)所屬的公司普通接待的策劃、組織、管理、協(xié)調(diào)和實(shí)施工作；負(fù)責(zé)本公司普通接待費(fèi)用的年度資金計(jì)劃申報(bào)與報(bào)銷。接待部門（集團(tuán)及各分子公司各中心、各職能部門及項(xiàng)目部）：負(fù)責(zé)本公司普通接待中的策劃，并配合協(xié)調(diào)和實(shí)施工作；配合接待費(fèi)用的報(bào)銷工作。財(cái)務(wù)中心：負(fù)責(zé)接待計(jì)劃費(fèi)用預(yù)支、審核、報(bào)銷。5.管理制度接待的規(guī)格和禮儀接待客人的規(guī)格應(yīng)根據(jù)具體客人情況確定。一般情況下遵循以下原則：高規(guī)格貴賓接待：市縣級以上領(lǐng)導(dǎo)，兄弟單位、協(xié)力單位、業(yè)務(wù)單位的總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)的重要客人或外賓的接待，由公司領(lǐng)導(dǎo)參加，陪同人員由公司領(lǐng)導(dǎo)指定，招待地點(diǎn)在公司簽約的高檔酒店或公司領(lǐng)導(dǎo)另行安排的酒店。準(zhǔn)備：水果、濕巾、香煙、茶水、資料、音像、投影、歡迎語，視需要贈送禮品、安排用餐等。對等接待。適用于一般性接待活動。準(zhǔn)備：濕巾、香煙、茶水、資料，視需要準(zhǔn)備音像、投影設(shè)備等。低規(guī)格接待。陪客比來賓職務(wù)低一些。適用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來。準(zhǔn)備：濕巾、茶水，視需要準(zhǔn)備資料、音像、投影設(shè)備等。賓客的級別劃分原則上參考其職務(wù)，如需提高接待級別的，事前應(yīng)向總經(jīng)理申請。需提高接待級別的情況主要含：代表更高級別職務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)出席的；事件關(guān)乎重大，需提高接待級別方能解決的。接待客人的禮儀在與客人見面時，應(yīng)為主動、熱情、禮貌。見到客人后應(yīng)主動起迎，問明來意。在與客人見面后，應(yīng)根據(jù)來客來意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)（洽談室、接待室、會議室）進(jìn)行交談。比較忙一時難以抽身時，應(yīng)向客人說明暫請他人代接或另商時間，切忌讓客人久候而無人問津?？蛻籼岢龊皖I(lǐng)導(dǎo)或他人交談，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引至約定地點(diǎn)等候會面，介紹后再行離開。在接待客人中進(jìn)行引見時，首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名）。通常的引見順序?yàn)椋喊焉矸莸?、年齡輕的人介紹給身份高、年紀(jì)大的；按職務(wù)高低，依次介紹一行來客；職務(wù)相同，先介紹年紀(jì)大的。領(lǐng)導(dǎo)與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協(xié)商安排。陪同客人行路時，請客人走在自己右側(cè)。自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。乘上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關(guān)門。陪同客人坐車時，應(yīng)遵循以下乘車禮儀：如陪同人員領(lǐng)導(dǎo)開車，應(yīng)讓客人或最重要客人（有多個客人時）坐在副座（領(lǐng)導(dǎo)旁邊），其他客人坐在右后座，陪同人員坐在左后座；如司機(jī)開車有領(lǐng)導(dǎo)在時，應(yīng)讓客人坐在右后座，領(lǐng)導(dǎo)坐在左后座，陪同人員坐在副座；如司機(jī)開車沒有領(lǐng)導(dǎo)在時，陪同一個客人時，應(yīng)讓客人坐在右后座，陪同人員坐在左后座；陪同兩個客人時，陪同人員坐在駕駛副座；陪同三個客人時，陪同人員坐在后座中間。接待客人時，穿著不宜過于隨便，應(yīng)按公司規(guī)定著裝，衣著整潔得體；主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；尊重屬不同國家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。因故未能準(zhǔn)時赴約，盡早通知對方，并以適當(dāng)?shù)姆绞街虑?。招待和宴請的審批和?biāo)準(zhǔn)公司用餐或住宿的接待費(fèi)用實(shí)行提前申請、定額審批的原則。根據(jù)來賓身份、活動目的等因素，確定招待或宴請的方式。招待用餐：針對對等接待或低規(guī)格接待，主要適用于來賓職務(wù)較低的、一般性接待活動或經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來活動。招待用餐標(biāo)準(zhǔn)：招待用餐分為工作餐和招待餐兩種：工作餐的標(biāo)準(zhǔn)：早餐10元，中餐20元，晚餐20元。招待餐根據(jù)來客用餐人數(shù)，核定用餐標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：A標(biāo)準(zhǔn)：二菜一湯（2—3人），60元B標(biāo)準(zhǔn)：四菜一湯（4—5人），100元C標(biāo)準(zhǔn)：六菜兩湯（6—8人），150元當(dāng)各部門需要安排招待就餐時，由各部門相關(guān)人員填寫《工作餐審批單》，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，到公司或公寓食堂就餐。各部門申請派餐時，應(yīng)提前1小時通知食堂，以便按用餐人數(shù)安排工作餐?？腿酥杏谢孛竦?，應(yīng)在《工作餐審批單》上注明，以便食堂準(zhǔn)備清真飯菜。工作餐由客人自行用餐，招待餐可有陪客1至2人，特殊情況要增加陪客人數(shù)的，事先須經(jīng)過審批。宴請：針對高規(guī)格接待，主要適用于來賓職務(wù)較高的、上級政府部門、上級單位派員來人、其他企事業(yè)單位來員商洽重要事宜、下屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來訪匯報(bào)情況、重要客戶拜訪等。宴請的形式包括：宴會（早宴、午宴、晚宴）招待會（冷餐會和酒會）茶話會

宴請的審批因工作需要在外面宴請的，由各部門相關(guān)人員提出申請，按照宴請標(biāo)準(zhǔn)填寫《會議（活動）接待申請單》》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，預(yù)算在500元（含）以內(nèi)報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)；預(yù)算超過500元報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可宴請。未經(jīng)批自宴請，費(fèi)用一律不予報(bào)銷。當(dāng)部門經(jīng)理因工作需要在外地宴請客人，或總經(jīng)理/副總經(jīng)理不在公司時，部門經(jīng)理在宴請前必須口頭向總經(jīng)理/副總經(jīng)理申請，得到批準(zhǔn)后方可宴請。否則費(fèi)用一律不予報(bào)銷。如遇緊急情況需先安排賓客就餐的，可直接電話請示公司副總及以上級別的負(fù)責(zé)人，餐后按以上審批程序補(bǔ)辦《會議（活動）接待申請單》，經(jīng)電話同意的領(lǐng)導(dǎo)簽字后交行政部登記，否則一律不得辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。宴請的標(biāo)準(zhǔn)因工作需要在外面宴請客人時，必須按照以下宴請標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行，否則超過標(biāo)準(zhǔn)不予報(bào)銷。接待標(biāo)準(zhǔn)餐飲標(biāo)準(zhǔn)接待性質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)范圍最高規(guī)格根據(jù)高管安排由公司高管特批接待公司高管接待的客人高規(guī)格200元/人/餐（不含酒水）主要接待對公司業(yè)務(wù)與發(fā)展有重大促進(jìn)的賓客重大關(guān)聯(lián)賓客或縣級以上客人中等規(guī)格100元/人/餐（不含酒水）主要接待與公司有密切往來和重要合作的賓客等重要合作伙伴或副縣級以上客人普通規(guī)格50元/人/餐（不含酒水）與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的一般商務(wù)往來一般客人餐飲酒店的選擇所有餐飲全部安排在集團(tuán)協(xié)議酒店，如需特殊安排，接待部門需在《會議（活動）接待申請單》中注明并說明原因，報(bào)集團(tuán)綜合部批準(zhǔn)后實(shí)施。其他在宴請過程中，本著勤儉節(jié)約的原則，要嚴(yán)格控制陪餐人員，不得一客多請（多地點(diǎn)、多部門）。陪餐人數(shù)要嚴(yán)格控制，一般為1—2人或按來客人數(shù)的二分之一安排。確因需要，最多不超過4人，更不得超過來客人數(shù)。

在宴請過程中，如需要包租舞廳、卡拉ＯＫ廳、洋酒等特殊情況，需在《會議（活動）接待申請單》中注明并報(bào)請總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。宴請結(jié)束后，按照《因公借款和報(bào)銷管理制度》的規(guī)定辦理宴請費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)。住宿接待標(biāo)準(zhǔn)接待活動中的住宿或會務(wù)酒店均需安排在三星（含準(zhǔn)三、三星）以上標(biāo)準(zhǔn)酒店；接待標(biāo)準(zhǔn)分為重要賓客和一般賓客兩類，如下表：接待標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)接待性質(zhì)費(fèi)用結(jié)算貴賓5星由集團(tuán)高管特批接待公司全部結(jié)算重要賓客4星主要接待對集團(tuán)業(yè)務(wù)與發(fā)展有重大促進(jìn)的賓客公司全部結(jié)算一般賓客3星以上（含準(zhǔn)三、三星）主要接待與公司有密切往來和重要合作的賓客等公司承擔(dān)對方報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)以外的費(fèi)用住宿酒店的選擇所有住宿全部安排在集團(tuán)協(xié)議酒店，如需特殊安排，接待部門需在《會議（活動）接待申請單》中注明并說明原因，報(bào)集團(tuán)綜合部批準(zhǔn)后實(shí)施。接待費(fèi)用控制及報(bào)銷接待費(fèi)用的支出與公司經(jīng)營目的與要求要相一致，節(jié)約開支、爭取成果，充分考慮及認(rèn)清每次接待的目的，合理接待。費(fèi)用的支出原則上不得超出相應(yīng)級別，如確實(shí)有必要超支，須事前請示總（副總）經(jīng)理核準(zhǔn)。各子公司總經(jīng)辦按年（月）向集團(tuán)綜合部和財(cái)務(wù)中心、預(yù)算部提交本公司各部門接待費(fèi)用使用計(jì)劃，在預(yù)算范圍內(nèi)控制使用。任何部門不能突破年度接待費(fèi)用預(yù)算，接待費(fèi)用使用情況作為責(zé)任部門考核標(biāo)準(zhǔn)之一。如果因業(yè)務(wù)發(fā)生重大變更，可按預(yù)算管理辦法調(diào)整接待費(fèi)用預(yù)算。接待規(guī)格的確定：普通接待由接待部門填寫《會議（活動）接待申請單》，交由綜合部審核，再交由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司高層接待活動、重大業(yè)務(wù)接待活動由集團(tuán)綜合部向分管副總裁報(bào)批。接待費(fèi)用結(jié)算：所有接待活動全部安排在集團(tuán)協(xié)議酒店；原則上不得使用現(xiàn)金結(jié)算，由有簽單掛賬權(quán)的人員簽單掛賬，掛賬時必須注明接待事由，月底與各酒店統(tǒng)一結(jié)算；有簽單掛賬權(quán)的人員無法到場時，需向酒店以《餐飲酒店接待通知單》的形式指派臨時簽單人。普通接待：各分子公司綜合部指派有簽單掛賬權(quán)專人一名。公司高層接待活動、重大業(yè)務(wù)接待活動：集團(tuán)董事長、總裁、副總裁、總經(jīng)理或接待主管有簽單掛賬權(quán)。接待費(fèi)用的報(bào)銷：本地協(xié)議酒店的報(bào)銷：接待主管和綜合部主任根據(jù)《會議（活動）接待申請單》和協(xié)議酒店提供的結(jié)算單據(jù)（簽單單據(jù)、《餐飲酒店接待通知單》，將協(xié)議酒店提供的發(fā)票）審核、分?jǐn)?、簽字完畢后，在本公司按程序請款?bào)銷。外地協(xié)議酒店、所有非協(xié)議酒店、其它娛樂項(xiàng)目的報(bào)銷：報(bào)銷部門持有特別請示及批示的《會議（活動）接待申請單》、發(fā)票，交由接待主管和綜合部對其進(jìn)行審核簽字完畢后，在本公司按程序報(bào)銷。涉外接待中的來訪外賓住宿、游覽、娛樂等費(fèi)用原則上由外方公司自理，重要客人由接待部門提出接待意見，報(bào)集團(tuán)綜合部審核，再報(bào)接待部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未辦理《會議（活動）接待申請單》的任何接待，一律不得報(bào)銷。接待人員在接待工作結(jié)束后2天內(nèi)必須將所有票據(jù)整理報(bào)賬，一例一貼，按實(shí)報(bào)賬，不得任何虛假。由綜合部挑選多家合適的酒店、飯店、娛樂場地等，簽訂接待合同作為定點(diǎn)接待用地，據(jù)實(shí)發(fā)生的費(fèi)用，按月結(jié)算（銀行轉(zhuǎn)賬方式支付）。確定各職位簽單付款人員名單，不在此名單中人員需現(xiàn)金或電話確認(rèn)簽單。6.工作流程：凡集團(tuán)或各子公司綜合部在接到公司高層接待活動、重大業(yè)務(wù)接待活動、會議通知時，及時請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，了解活動內(nèi)容、活動時間、人數(shù)、公司參加會見的領(lǐng)導(dǎo)等情況后填寫《會議（活動）接待申請單》、《會議（活動）接待實(shí)施方案》和《會議（活動）禮品采購方案》，由集團(tuán)綜合部向副總裁報(bào)批最終接待方案后實(shí)施接待活動；相關(guān)部門接到上級和有關(guān)單位來公司檢查指導(dǎo)工作的通知后，應(yīng)問清對方單位、領(lǐng)隊(duì)、職務(wù)、人數(shù)、性別、乘坐的交通工具、到達(dá)時間和活動計(jì)劃等，制定接待計(jì)劃，提出接待意見，包括接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費(fèi)用預(yù)算等，并提前2天填寫《接待審批表》報(bào)送綜合部，由綜合部依據(jù)審批表的信息核定接待標(biāo)準(zhǔn)，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后作出統(tǒng)一安排，并通知相關(guān)部室執(zhí)行。接待部門憑領(lǐng)導(dǎo)簽字后的審批表，按行政部核定的接待標(biāo)準(zhǔn)，可在財(cái)務(wù)部申請預(yù)支費(fèi)用。接待主管部門和相關(guān)部門應(yīng)積極協(xié)助配合做好接待工作，根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂公司招待所或賓館酒店，安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時間、地點(diǎn)等。應(yīng)事前了解賓客的愛好、禁忌，在費(fèi)用控制范圍內(nèi)，盡可能滿足賓客的合理需求。對于不合法、不合理需求須婉言拒絕；精心安排好接機(jī)、接車、訂票和全程迎送陪同，并確保交通安全。接待過程中要嚴(yán)格執(zhí)行既定的安排，不得隨意更改活動時間、活動場所和已商定的事項(xiàng)，確保接待工作上下銜接，有條不紊。在接待外賓時，應(yīng)安排迎送陪同人員和翻譯，要有與外賓身份相當(dāng)?shù)膶Φ热藛T迎送。對身份較高的外賓，事先應(yīng)在機(jī)場（車站、碼頭）安排貴賓休息室，并備有飲料。來賓住下后，公司有關(guān)部門人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關(guān)部門和人員；公司重要客人來訪時，按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住所看望客人，由接待人員安排會見地點(diǎn)、時間和陪同人員；來賓有會見公司領(lǐng)導(dǎo)意愿的，須溝通、安排好雙方約談的時間、地點(diǎn)。來賓如需聽取工作匯報(bào)與情況介紹，接待部門應(yīng)視來賓領(lǐng)隊(duì)職務(wù)、來公司目的等情況，事先確定匯報(bào)內(nèi)容和匯報(bào)人；如來賓要求參觀生產(chǎn)現(xiàn)場，由接待部門事先與綜合部安保部門聯(lián)系，經(jīng)綜合部審核并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后安排實(shí)施；接待人員應(yīng)嚴(yán)守企業(yè)秘密，未經(jīng)請示同意，不得擅自向?qū)Ψ教峁┢髽I(yè)任何內(nèi)部文件、資料。如上級來公司檢查工作，可安排匯報(bào)、座談會等；根據(jù)需要做好拍照和攝像安排。接待工作結(jié)束后，接待負(fù)責(zé)人對接待成果做最終評價，匯報(bào)對象為預(yù)算及方案核準(zhǔn)的相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。綜合部及各部門要建立日常接待登記制度，內(nèi)容包括來賓姓名、單位、職務(wù)、接待時間、主要業(yè)務(wù)、處理意見、處理結(jié)果以及接待人員簽字等。接待登記和有關(guān)記錄應(yīng)指定專人妥善保管，重要的接待登記、記錄應(yīng)定期報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)審閱。接待管理部門和人員要積極協(xié)調(diào)好相關(guān)單位的公共關(guān)系，創(chuàng)造良好的接待條件。接待部門要定期召開接待工作例會，對職責(zé)履行情況和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行總結(jié)，對存在的問題提出整改意見和措施，不斷提高接待服務(wù)質(zhì)量。7.注意事項(xiàng):在安排與外賓會談時，應(yīng)注意以下方面：會見會談的時間、地點(diǎn)、雙方人員名單應(yīng)至少提前1天通知對方，并盡量不改變計(jì)劃；對會見會談場所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場所較大時，應(yīng)裝擴(kuò)音系統(tǒng)，桌上放置中外文座位卡。我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門口迎送。會見時，我方主要人員要高于或等于外賓身份。會見的座位