書面溝通的類型概述課件

第十三講書面溝通花旗集團(tuán)副總裁PaulGoodman:出色的寫作能力是公司錄用取舍的決定因素第十三講書面溝通書面溝通的類型備忘錄信函電子郵件建議書報(bào)告摘要書面溝通的類型備忘錄備忘錄的4個(gè)要素日期主題送交發(fā)送附件復(fù)印件日期：主題：送交：發(fā)送：送交：日期：主題：發(fā)送：送交：發(fā)送：日期：主題：送交：主題：日期：發(fā)送：復(fù)?。杭郊簜渫浀?個(gè)要素日期日期：送交：日期：送交信函的要素寫在印有公司抬頭的信箋上包含日期、接收者的姓名與地址和稱謂1至2頁的篇幅以結(jié)束語、簽名和工作頭銜作為結(jié)尾信函的要素寫在印有公司抬頭的信箋上信函的基本格式無縮進(jìn)式修正的無縮進(jìn)式半縮進(jìn)式信函的基本格式無縮進(jìn)式無縮進(jìn)式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結(jié)尾簽名無縮進(jìn)式修正的無縮進(jìn)式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結(jié)尾簽名修正的無縮進(jìn)式半縮進(jìn)式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結(jié)尾簽名半縮進(jìn)式建議書的種類推薦報(bào)告具有說服力的文章解決技術(shù)問題需要外部專家或進(jìn)一步的援助具體的管理計(jì)劃時(shí)間表、相關(guān)人員和相關(guān)責(zé)任具體的補(bǔ)償措施說明償付的數(shù)量和方法建議書的種類推薦報(bào)告構(gòu)建建議書大綱簡介（陳述問題、推薦、報(bào)告的范圍與計(jì)劃）根據(jù)有關(guān)規(guī)定對所建議的問題展開討論（按照規(guī)定展開討論、針對每一部分）管理計(jì)劃（組織、人員）成本分析公司能力（設(shè)備、經(jīng)驗(yàn)）總結(jié)構(gòu)建建議書大綱簡介（陳述問題、推薦、報(bào)告的范圍與計(jì)劃）報(bào)告的結(jié)構(gòu)標(biāo)題/副標(biāo)題報(bào)告摘要可視圖像列表報(bào)告主體參考書目附錄注意：若是一份簡短的報(bào)告（2至10頁），省略摘要和目錄；只需將報(bào)告附加到備忘錄或信函上。報(bào)告的結(jié)構(gòu)標(biāo)題/副標(biāo)題摘要的定義與類型定義描述性摘要僅僅列舉目錄信息性摘要給出必要的信息常規(guī)慣例簡潔明了的語言、完整的句子摘要的定義與類型定義構(gòu)建摘要用自己的語言描述文章內(nèi)容圍繞文章主題撰寫列出主題，加上銜接部分與過渡句編輯摘要以提高可讀性構(gòu)建摘要用自己的語言描述文章內(nèi)容寫作過程確定思路寫草稿編輯文章寫作過程確定思路形成思路的不同方法列提綱頭腦風(fēng)暴思路草稿思路樹形成思路的不同方法列提綱列提綱引言主要觀點(diǎn)12次要觀點(diǎn)12列提綱引言頭腦風(fēng)暴通過聯(lián)想列出各種想法對各種想法進(jìn)行分類頭腦風(fēng)暴通過聯(lián)想列出各種想法舉例:雜亂無章的想法甲產(chǎn)品是為年輕人市場開發(fā)的乙產(chǎn)品的原料短缺乙產(chǎn)品的市場競爭越來越激烈甲產(chǎn)品很有市場潛力市場調(diào)研表明甲產(chǎn)品在歐洲很受青睞求購乙產(chǎn)品的消費(fèi)者人數(shù)在減少舉例:雜亂無章的想法甲產(chǎn)品是為年輕人市場開發(fā)的分類:同類歸并乙產(chǎn)品的原料短缺乙產(chǎn)品的市場競爭越來越激烈求購乙產(chǎn)品的消費(fèi)者人數(shù)在減少甲產(chǎn)品是為年輕人市場開發(fā)的甲產(chǎn)品很有市場潛力市場調(diào)研表明甲產(chǎn)品在歐洲很受青睞分類:同類歸并乙產(chǎn)品的原料短缺思路草稿把所想到的全部寫下來保持思維的自由發(fā)揮形成自己想寫的內(nèi)容....精品資料網(wǎng)思路草稿把所想到的全部寫下來....精品資料網(wǎng)思路樹培訓(xùn)重組生產(chǎn)質(zhì)量測試營銷新產(chǎn)品廣告新產(chǎn)品博覽會資金組織結(jié)構(gòu)思路樹培訓(xùn)草稿指南盡量少用術(shù)語短段落簡單句具體的而不是抽象的草稿指南盡量少用術(shù)語編輯過程及內(nèi)容檢查邏輯檢查表述檢查思路之間的關(guān)系再次閱讀文章，檢查錯(cuò)別字、列表及格式不一致處編輯過程及內(nèi)容檢查邏輯克服寫作的心理障礙心理學(xué)家·羅布特·博愛斯:積極參與公司或社區(qū)的活動掌握盡可能多的寫作技巧對自己要有信心多與其他人就寫作問題進(jìn)行交流克服寫作的心理障礙心理學(xué)家·羅布特·博愛斯:商務(wù)寫作的語氣專業(yè)但不僵硬友善但不虛偽自信但不傲慢禮貌但不卑微....精品資料網(wǎng)商務(wù)寫作的語氣專業(yè)但不僵硬....精品資料網(wǎng)案例分析找出以下備忘錄錯(cuò)誤之處提出修改意見案例分析找出以下備忘錄錯(cuò)誤之處備忘錄

張總:

您知道,對香蕉業(yè)來說,如果能顯著減少運(yùn)輸損壞、降低成本,意味著什么?利潤!!!

很幸運(yùn)的是,我們又一次找到一種方法達(dá)到這兩點(diǎn).據(jù)我們認(rèn)真計(jì)算,如能采用,公司可以減少運(yùn)輸損壞10%,減少總成本5%.由此利潤增加7%,同時(shí)因?yàn)榭蛻舾臃奖愣鴷鼭M意!我們的方法是:改變香蕉包裝的方式!—采用更小更便于集裝箱裝運(yùn),也無需銷售商拆裝,顧客可以成件購買的小件包裝.

新包裝方式已證明從技術(shù)上、經(jīng)濟(jì)上是可行的.敬請張總再三考慮,予以批準(zhǔn).同時(shí)因涉及多個(gè)部門的合作,需您協(xié)調(diào).

敬請考慮.

小張

2003年6月15日備忘錄張總:備忘錄

收件人:丁玲經(jīng)理發(fā)件人:張偉日期:2003年6月15日關(guān)于:包裝香蕉新方法香蕉是不宜保存的食品,具有易腐爛的特點(diǎn).這給我們公司在運(yùn)輸香蕉過程中帶來了不利.用我們以往的包裝方法,香蕉的腐爛率達(dá)8%,這使我們的成本加大;采摘六分熟的香蕉可使腐爛率大幅下降,但是味道又會受到影響.針對這個(gè)問題,我查閱了一些資料并詢問了有關(guān)專家,獲得了一種新的包裝方法,可使腐爛率降低到2%,又不會因采摘半生香蕉影響味道.

我想將此方法在本公司推廣,這需要您的大力支持,并請您在推廣過程中協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系,以使新方法得以順利實(shí)施.備忘錄收件人:丁玲經(jīng)理商務(wù)信函的類型說明性和肯定性信函負(fù)面性信函勸說性信函....精品資料網(wǎng)商務(wù)信函的類型說明性和肯定性信函....精品資料網(wǎng)說明性和肯定性信函主要目的向讀者提供好消息便于讀者正確理解消除負(fù)面影響次要目的樹立作者的良好形象樹立組織的良好印象鞏固作者與讀者之間的友誼避免重復(fù)勞動說明性和肯定性信函主要目的說明性和肯定性信函的結(jié)構(gòu)報(bào)告好消息,綜述要點(diǎn)列出細(xì)節(jié)和背景資料不避諱地說出可能的消極因素—只是盡量強(qiáng)調(diào)積極方面闡明讀者的受益處結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷、有遠(yuǎn)見說明性和肯定性信函的結(jié)構(gòu)報(bào)告好消息,綜述要點(diǎn)說明性和肯定性信函主題句主題句須具體主題句須確切主題句須達(dá)到預(yù)期目的說明性和肯定性信函主題句主題句須具體主題句須具體過于泛泛:培訓(xùn)課程好些:19日的培訓(xùn)課程或:面試技巧培訓(xùn)課程的評估主題句須具體過于泛泛:培訓(xùn)課程主題句須確切過于冗長:關(guān)于學(xué)生對比薩餅原料和調(diào)料的偏愛傾向的調(diào)查好些:中學(xué)生對比薩餅的偏愛傾向或:中學(xué)生對某某比薩餅的好惡主題句須確切過于冗長:關(guān)于學(xué)生對比薩餅原料和調(diào)料主題句須達(dá)到預(yù)期目的主題句:1月2日起租車減價(jià)從1月2日起,凡是阿里失業(yè)公司的職工,

在高速車行租車,無論公用還是私人租用,一律享受15%的折扣.主題句須達(dá)到預(yù)期目的主題句:1月2日起租車減價(jià)說明性和肯定性信函的種類內(nèi)部信函確認(rèn)信摘要致謝和祝賀投訴的回復(fù)說明性和肯定性信函的種類內(nèi)部信函內(nèi)部信函的順序告知對方信息的內(nèi)容綜述要點(diǎn)提示必要的信息通報(bào)可能會發(fā)生的事闡明你可能采取的對策內(nèi)部信函的順序告知對方信息的內(nèi)容確認(rèn)信如我們今天在電話里商議的那樣如我昨天告訴你的那樣后附今天早些時(shí)候商議過的會議日程確認(rèn)信如我們今天在電話里商議的那樣摘要原文:10月10日,我和里克同時(shí)拜訪了聯(lián)合工具廠.會談在會議室進(jìn)行,參加人員有:科耳(副總裁兼總經(jīng)理)格特(生產(chǎn)工藝工程師)比爾(生產(chǎn)流程總監(jiān))康特立(項(xiàng)目工程師)摘要原文:摘要修改后:聯(lián)合工具廠是點(diǎn)陣式研磨機(jī)的理想買家.要想獲得定單,必須:安排該廠負(fù)責(zé)人參觀在堪撒斯城的研磨機(jī)樣品.對方假如能在本季度末以前定貨,保證60天內(nèi)發(fā)貨.為他們提供信貸服務(wù)....精品資料網(wǎng)摘要修改后:....精品資料網(wǎng)致謝和祝賀信函簡短、及時(shí)具體、誠懇避免給人以屈尊俯就的印象不要表現(xiàn)出高人一等的情緒致謝和祝賀信函簡短、及時(shí)投訴的回復(fù)我們這里的住宿費(fèi)已經(jīng)下調(diào)為$63.下月您的帳單結(jié)算中會返還給您$37,退還原先多收您的費(fèi)用.投訴的回復(fù)我們這里的住宿費(fèi)已經(jīng)下調(diào)為$63.下月您的帳單結(jié)算負(fù)面性信函主要目的通知讀者壞消息讓讀者閱讀、理解并接受該消息盡量保持已有的良好形象和信譽(yù)次要目的為作者樹立良好形象為作者所屬機(jī)構(gòu)樹立良好形象一次性把意思表達(dá)清楚以減輕作者的重復(fù)勞動....精品資料網(wǎng)負(fù)面性信函主要目的....精品資料網(wǎng)負(fù)面性信函的正確語氣將自己放在讀者的位置對公司的規(guī)定作出解釋設(shè)想顧客是想將問題妥善解決表揚(yáng)個(gè)別,批評一群平心氣和負(fù)面性信函的正確語氣將自己放在讀者的位置正確語氣的好處幫助顧客理解這是你不可改變的決定幫助顧客理解你的決定公正而合理的幫助顧客保持對你及公司的好影響正確語氣的好處幫助顧客理解這是你不可改變的決定比較我不理解你是什么意思該商品的損壞不是我們的錯(cuò)我們不能保證貨物馬上送到所附帳單有誤你的帳戶出錯(cuò)聽到這個(gè)消息我感到非常驚訝

請把你的要求再說一遍該商品是在裝運(yùn)過程中損壞的我們會盡快送貨請?jiān)俸藢?shí)一下您的帳單您的帳戶已改正我昨天才得知這一消息比較我不理解你是什么意思請把你的要求再說負(fù)面信息的組織間接的(緩沖語、理由、明確而婉轉(zhuǎn)的陳述、有益的、友好的和積極的結(jié)尾)直接的負(fù)面信息的組織間接的(緩沖語、理由、明確而婉轉(zhuǎn)的陳述、有益的負(fù)面信息的緩沖語表示同意表示謝意作出承諾給予贊揚(yáng)合作意向好消息表示理解....精品資料網(wǎng)負(fù)面信息的緩沖語表示同意....精品資料網(wǎng)明確而婉轉(zhuǎn)的陳述我必須拒絕你的要求我們無法接受你的申請我們再也不能繼續(xù)該項(xiàng)目了

那天我剛好另外有約該職位已有人選該項(xiàng)目將于六月一日結(jié)束明確而婉轉(zhuǎn)的陳述我必須拒絕你的要求那天我剛好給上司的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題說明問題是如何發(fā)生的提出解決問題的幾種方案推薦你認(rèn)為恰當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法,同時(shí)征求對方的意見給上司的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題給同事或下屬的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題提供可能的選擇、退步如果可能,傾聽對方的意見或要求他們付諸行動....精品資料網(wǎng)給同事或下屬的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題....精品負(fù)面性信函的種類否定和拒絕紀(jì)律警告和不良業(yè)績評估解雇和開除負(fù)面性信函的種類否定和拒絕直接的負(fù)面性信函含負(fù)面信息的決定(帶或不帶緩沖語)作出解釋合適的、禮貌的結(jié)尾直接的負(fù)面性信函含負(fù)面信息的決定(帶或不帶緩沖語)案例:投訴回復(fù)尊敬的馬先生:

您好!

首先,非常感謝您購買我們的產(chǎn)品,同時(shí)也為我們的產(chǎn)品為您帶來的不便感到抱歉.

另外,我們也想告訴您,也許您沒有注意到我們的產(chǎn)品保修期是三個(gè)月,而您是去年五月份購買的.

盡管如此,我們還原為您提供方便優(yōu)質(zhì)的服務(wù),但要按保外的標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)?shù)厥招┵M(fèi)用.

我們衷心地希望您的問題能盡快得到解決,讓您能盡情地享受我們的產(chǎn)品給您帶來的快樂.

附:我們公司的維修站點(diǎn)及電話公司服務(wù)部

2003.6.11案例:投訴回復(fù)尊敬的馬先生:勸說性信函主要目的讓讀者采取一定的行動提供足夠的信息,使讀者明了如何行事消除所有阻礙行動的反對意見次要目的樹立作者的良好形象維護(hù)作者所代表的組織的良好信譽(yù)鞏固作者與讀者見的關(guān)系....精品資料網(wǎng)勸說性信函主要目的....精品資料網(wǎng)選擇勸說方法你想讓對方做什么對方會有什么樣的反對意見你所舉例子有多大的說服力(可信度、實(shí)事求是、具體翔實(shí)、真實(shí)可靠、動之以情)適合組織及其文化的最有效勸說方法是什么選擇勸說方法你想讓對方做什么勸說性信函的語氣家長式每個(gè)人都要遵守這些規(guī)定.我相信你們都明白干我們這一行的規(guī)矩傲慢式故鑒于此,我希望您能給我換一臺新電腦勸說性信函的語氣家長式勸說性信函的種類催款函業(yè)績評估推薦信建議書勸說性信函的種類催款函分析個(gè)性特點(diǎn)內(nèi)向型先思考再發(fā)言,書面形式給他們以充分思考的時(shí)間外向型總是邊干邊想,需要他人的鼓勵(lì).他們好說,不好寫知覺型結(jié)論過程是逐步的,總想高清楚為什么有些事重要,但更相信自己的經(jīng)驗(yàn)而不是別人的看法.這類人對事實(shí)把握得好,同時(shí)希望周圍的人和他們一樣直覺型善于解決問題,勇于創(chuàng)新,對細(xì)節(jié)不屑顧及....精品資料網(wǎng)分析個(gè)性特點(diǎn)內(nèi)向型....精品資料網(wǎng)分析個(gè)性特點(diǎn)(續(xù))理智型依據(jù)邏輯和抽象規(guī)律作決定,對于情感因素往往不以為然感情型深知自身和他人的感覺,所以他們極富同情心,喜歡和諧謹(jǐn)慎型總要確定所有的選擇已經(jīng)考慮過了,所以下結(jié)論是很拖拉果斷型喜歡快速決策.一個(gè)結(jié)論后馬上轉(zhuǎn)入另一個(gè)主題分析個(gè)性特點(diǎn)(續(xù))理智型運(yùn)用的策略內(nèi)向型(備忘錄,予以足夠的時(shí)間考慮)外向型(非正式場合口頭表達(dá)觀點(diǎn))知覺型(準(zhǔn)確而有條理地?cái)[出觀點(diǎn))直覺型(先整體輪廓,再強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié))理智型(邏輯而非情感說服,強(qiáng)調(diào)公平之處)感情型(既能滿足情感需求，又能為公司創(chuàng)收)謹(jǐn)慎型(闡明周到的考慮,詢問決策日期)果斷型(流利而快速表達(dá)觀點(diǎn))運(yùn)用的策略內(nèi)向型(備忘錄,予以足夠的時(shí)間考慮)練習(xí):負(fù)面、勸說性信函寫作從花旗銀行出來,蕭娜躊躇滿志,對自己面試時(shí)的出色應(yīng)對感到自豪,自信這份工作非她莫數(shù).一切都進(jìn)行得很順利,她所精心設(shè)計(jì)的簡歷更是無暇可擊.寫封信,告知蕭娜假如她多一點(diǎn)經(jīng)歷的話,她就會被錄用的,并且鼓勵(lì)她不要?dú)怵H.小馬是一家小轎車行的業(yè)務(wù)員,他做了幾筆貸款買車的生意,可是車主卻到期不還錢.請幫助小馬擬定一份催款信.

....精品資料網(wǎng)練習(xí):負(fù)面、勸說性信函寫作從花旗銀行出來,蕭娜躊躇滿志,對每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。11月-2211月-22Tuesday,November8,2022天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來。01:05:0201:05:0201:0511/8/20221:05:02AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。11月-2201:05:0201:05Nov-2208-Nov-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。01:05:0201:05:0201:05Tuesday,November8,2022安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。11月-2211月-2201:05:0201:05:02November8,2022加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2022年11月8日1:05上午11月-2211月-22擴(kuò)展市場，開發(fā)未來，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在。08十一月20221:05:02上午01:05:0211月-22做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來。十一月221:05上午11月-2201:05November8,2022時(shí)間是人類發(fā)展的空間。2022/11/81:05:0201:05:0208November2022科學(xué)，你是國力的靈魂；同時(shí)又是社會發(fā)展的標(biāo)志。1:05:02上午1:05上午01:05:0211月-22每天都是美好的一天，新的一天開啟。11月-2211月-2201:0501:05:0201:05:02Nov-22人生不是自發(fā)的自我發(fā)展，而是一長串機(jī)緣。事件和決定，這些機(jī)緣、事件和決定在它們實(shí)現(xiàn)的當(dāng)時(shí)是取決于我們的意志的。2022/11/81:05:02Tuesday,November8,2022感情上的親密，發(fā)展友誼；錢財(cái)上的親密，破壞友誼。11月-222022/11/81:05:0211月-22謝謝大家！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。11月-第十三講書面溝通花旗集團(tuán)副總裁PaulGoodman:出色的寫作能力是公司錄用取舍的決定因素第十三講書面溝通書面溝通的類型備忘錄信函電子郵件建議書報(bào)告摘要書面溝通的類型備忘錄備忘錄的4個(gè)要素日期主題送交發(fā)送附件復(fù)印件日期：主題：送交：發(fā)送：送交：日期：主題：發(fā)送：送交：發(fā)送：日期：主題：送交：主題：日期：發(fā)送：復(fù)?。杭郊簜渫浀?個(gè)要素日期日期：送交：日期：送交信函的要素寫在印有公司抬頭的信箋上包含日期、接收者的姓名與地址和稱謂1至2頁的篇幅以結(jié)束語、簽名和工作頭銜作為結(jié)尾信函的要素寫在印有公司抬頭的信箋上信函的基本格式無縮進(jìn)式修正的無縮進(jìn)式半縮進(jìn)式信函的基本格式無縮進(jìn)式無縮進(jìn)式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結(jié)尾簽名無縮進(jìn)式修正的無縮進(jìn)式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結(jié)尾簽名修正的無縮進(jìn)式半縮進(jìn)式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結(jié)尾簽名半縮進(jìn)式建議書的種類推薦報(bào)告具有說服力的文章解決技術(shù)問題需要外部專家或進(jìn)一步的援助具體的管理計(jì)劃時(shí)間表、相關(guān)人員和相關(guān)責(zé)任具體的補(bǔ)償措施說明償付的數(shù)量和方法建議書的種類推薦報(bào)告構(gòu)建建議書大綱簡介（陳述問題、推薦、報(bào)告的范圍與計(jì)劃）根據(jù)有關(guān)規(guī)定對所建議的問題展開討論（按照規(guī)定展開討論、針對每一部分）管理計(jì)劃（組織、人員）成本分析公司能力（設(shè)備、經(jīng)驗(yàn)）總結(jié)構(gòu)建建議書大綱簡介（陳述問題、推薦、報(bào)告的范圍與計(jì)劃）報(bào)告的結(jié)構(gòu)標(biāo)題/副標(biāo)題報(bào)告摘要可視圖像列表報(bào)告主體參考書目附錄注意：若是一份簡短的報(bào)告（2至10頁），省略摘要和目錄；只需將報(bào)告附加到備忘錄或信函上。報(bào)告的結(jié)構(gòu)標(biāo)題/副標(biāo)題摘要的定義與類型定義描述性摘要僅僅列舉目錄信息性摘要給出必要的信息常規(guī)慣例簡潔明了的語言、完整的句子摘要的定義與類型定義構(gòu)建摘要用自己的語言描述文章內(nèi)容圍繞文章主題撰寫列出主題，加上銜接部分與過渡句編輯摘要以提高可讀性構(gòu)建摘要用自己的語言描述文章內(nèi)容寫作過程確定思路寫草稿編輯文章寫作過程確定思路形成思路的不同方法列提綱頭腦風(fēng)暴思路草稿思路樹形成思路的不同方法列提綱列提綱引言主要觀點(diǎn)12次要觀點(diǎn)12列提綱引言頭腦風(fēng)暴通過聯(lián)想列出各種想法對各種想法進(jìn)行分類頭腦風(fēng)暴通過聯(lián)想列出各種想法舉例:雜亂無章的想法甲產(chǎn)品是為年輕人市場開發(fā)的乙產(chǎn)品的原料短缺乙產(chǎn)品的市場競爭越來越激烈甲產(chǎn)品很有市場潛力市場調(diào)研表明甲產(chǎn)品在歐洲很受青睞求購乙產(chǎn)品的消費(fèi)者人數(shù)在減少舉例:雜亂無章的想法甲產(chǎn)品是為年輕人市場開發(fā)的分類:同類歸并乙產(chǎn)品的原料短缺乙產(chǎn)品的市場競爭越來越激烈求購乙產(chǎn)品的消費(fèi)者人數(shù)在減少甲產(chǎn)品是為年輕人市場開發(fā)的甲產(chǎn)品很有市場潛力市場調(diào)研表明甲產(chǎn)品在歐洲很受青睞分類:同類歸并乙產(chǎn)品的原料短缺思路草稿把所想到的全部寫下來保持思維的自由發(fā)揮形成自己想寫的內(nèi)容....精品資料網(wǎng)思路草稿把所想到的全部寫下來....精品資料網(wǎng)思路樹培訓(xùn)重組生產(chǎn)質(zhì)量測試營銷新產(chǎn)品廣告新產(chǎn)品博覽會資金組織結(jié)構(gòu)思路樹培訓(xùn)草稿指南盡量少用術(shù)語短段落簡單句具體的而不是抽象的草稿指南盡量少用術(shù)語編輯過程及內(nèi)容檢查邏輯檢查表述檢查思路之間的關(guān)系再次閱讀文章，檢查錯(cuò)別字、列表及格式不一致處編輯過程及內(nèi)容檢查邏輯克服寫作的心理障礙心理學(xué)家·羅布特·博愛斯:積極參與公司或社區(qū)的活動掌握盡可能多的寫作技巧對自己要有信心多與其他人就寫作問題進(jìn)行交流克服寫作的心理障礙心理學(xué)家·羅布特·博愛斯:商務(wù)寫作的語氣專業(yè)但不僵硬友善但不虛偽自信但不傲慢禮貌但不卑微....精品資料網(wǎng)商務(wù)寫作的語氣專業(yè)但不僵硬....精品資料網(wǎng)案例分析找出以下備忘錄錯(cuò)誤之處提出修改意見案例分析找出以下備忘錄錯(cuò)誤之處備忘錄

張總:

您知道,對香蕉業(yè)來說,如果能顯著減少運(yùn)輸損壞、降低成本,意味著什么?利潤!!!

很幸運(yùn)的是,我們又一次找到一種方法達(dá)到這兩點(diǎn).據(jù)我們認(rèn)真計(jì)算,如能采用,公司可以減少運(yùn)輸損壞10%,減少總成本5%.由此利潤增加7%,同時(shí)因?yàn)榭蛻舾臃奖愣鴷鼭M意!我們的方法是:改變香蕉包裝的方式!—采用更小更便于集裝箱裝運(yùn),也無需銷售商拆裝,顧客可以成件購買的小件包裝.

新包裝方式已證明從技術(shù)上、經(jīng)濟(jì)上是可行的.敬請張總再三考慮,予以批準(zhǔn).同時(shí)因涉及多個(gè)部門的合作,需您協(xié)調(diào).

敬請考慮.

小張

2003年6月15日備忘錄張總:備忘錄

收件人:丁玲經(jīng)理發(fā)件人:張偉日期:2003年6月15日關(guān)于:包裝香蕉新方法香蕉是不宜保存的食品,具有易腐爛的特點(diǎn).這給我們公司在運(yùn)輸香蕉過程中帶來了不利.用我們以往的包裝方法,香蕉的腐爛率達(dá)8%,這使我們的成本加大;采摘六分熟的香蕉可使腐爛率大幅下降,但是味道又會受到影響.針對這個(gè)問題,我查閱了一些資料并詢問了有關(guān)專家,獲得了一種新的包裝方法,可使腐爛率降低到2%,又不會因采摘半生香蕉影響味道.

我想將此方法在本公司推廣,這需要您的大力支持,并請您在推廣過程中協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系,以使新方法得以順利實(shí)施.備忘錄收件人:丁玲經(jīng)理商務(wù)信函的類型說明性和肯定性信函負(fù)面性信函勸說性信函....精品資料網(wǎng)商務(wù)信函的類型說明性和肯定性信函....精品資料網(wǎng)說明性和肯定性信函主要目的向讀者提供好消息便于讀者正確理解消除負(fù)面影響次要目的樹立作者的良好形象樹立組織的良好印象鞏固作者與讀者之間的友誼避免重復(fù)勞動說明性和肯定性信函主要目的說明性和肯定性信函的結(jié)構(gòu)報(bào)告好消息,綜述要點(diǎn)列出細(xì)節(jié)和背景資料不避諱地說出可能的消極因素—只是盡量強(qiáng)調(diào)積極方面闡明讀者的受益處結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷、有遠(yuǎn)見說明性和肯定性信函的結(jié)構(gòu)報(bào)告好消息,綜述要點(diǎn)說明性和肯定性信函主題句主題句須具體主題句須確切主題句須達(dá)到預(yù)期目的說明性和肯定性信函主題句主題句須具體主題句須具體過于泛泛:培訓(xùn)課程好些:19日的培訓(xùn)課程或:面試技巧培訓(xùn)課程的評估主題句須具體過于泛泛:培訓(xùn)課程主題句須確切過于冗長:關(guān)于學(xué)生對比薩餅原料和調(diào)料的偏愛傾向的調(diào)查好些:中學(xué)生對比薩餅的偏愛傾向或:中學(xué)生對某某比薩餅的好惡主題句須確切過于冗長:關(guān)于學(xué)生對比薩餅原料和調(diào)料主題句須達(dá)到預(yù)期目的主題句:1月2日起租車減價(jià)從1月2日起,凡是阿里失業(yè)公司的職工,

在高速車行租車,無論公用還是私人租用,一律享受15%的折扣.主題句須達(dá)到預(yù)期目的主題句:1月2日起租車減價(jià)說明性和肯定性信函的種類內(nèi)部信函確認(rèn)信摘要致謝和祝賀投訴的回復(fù)說明性和肯定性信函的種類內(nèi)部信函內(nèi)部信函的順序告知對方信息的內(nèi)容綜述要點(diǎn)提示必要的信息通報(bào)可能會發(fā)生的事闡明你可能采取的對策內(nèi)部信函的順序告知對方信息的內(nèi)容確認(rèn)信如我們今天在電話里商議的那樣如我昨天告訴你的那樣后附今天早些時(shí)候商議過的會議日程確認(rèn)信如我們今天在電話里商議的那樣摘要原文:10月10日,我和里克同時(shí)拜訪了聯(lián)合工具廠.會談在會議室進(jìn)行,參加人員有:科耳(副總裁兼總經(jīng)理)格特(生產(chǎn)工藝工程師)比爾(生產(chǎn)流程總監(jiān))康特立(項(xiàng)目工程師)摘要原文:摘要修改后:聯(lián)合工具廠是點(diǎn)陣式研磨機(jī)的理想買家.要想獲得定單,必須:安排該廠負(fù)責(zé)人參觀在堪撒斯城的研磨機(jī)樣品.對方假如能在本季度末以前定貨,保證60天內(nèi)發(fā)貨.為他們提供信貸服務(wù)....精品資料網(wǎng)摘要修改后:....精品資料網(wǎng)致謝和祝賀信函簡短、及時(shí)具體、誠懇避免給人以屈尊俯就的印象不要表現(xiàn)出高人一等的情緒致謝和祝賀信函簡短、及時(shí)投訴的回復(fù)我們這里的住宿費(fèi)已經(jīng)下調(diào)為$63.下月您的帳單結(jié)算中會返還給您$37,退還原先多收您的費(fèi)用.投訴的回復(fù)我們這里的住宿費(fèi)已經(jīng)下調(diào)為$63.下月您的帳單結(jié)算負(fù)面性信函主要目的通知讀者壞消息讓讀者閱讀、理解并接受該消息盡量保持已有的良好形象和信譽(yù)次要目的為作者樹立良好形象為作者所屬機(jī)構(gòu)樹立良好形象一次性把意思表達(dá)清楚以減輕作者的重復(fù)勞動....精品資料網(wǎng)負(fù)面性信函主要目的....精品資料網(wǎng)負(fù)面性信函的正確語氣將自己放在讀者的位置對公司的規(guī)定作出解釋設(shè)想顧客是想將問題妥善解決表揚(yáng)個(gè)別,批評一群平心氣和負(fù)面性信函的正確語氣將自己放在讀者的位置正確語氣的好處幫助顧客理解這是你不可改變的決定幫助顧客理解你的決定公正而合理的幫助顧客保持對你及公司的好影響正確語氣的好處幫助顧客理解這是你不可改變的決定比較我不理解你是什么意思該商品的損壞不是我們的錯(cuò)我們不能保證貨物馬上送到所附帳單有誤你的帳戶出錯(cuò)聽到這個(gè)消息我感到非常驚訝

請把你的要求再說一遍該商品是在裝運(yùn)過程中損壞的我們會盡快送貨請?jiān)俸藢?shí)一下您的帳單您的帳戶已改正我昨天才得知這一消息比較我不理解你是什么意思請把你的要求再說負(fù)面信息的組織間接的(緩沖語、理由、明確而婉轉(zhuǎn)的陳述、有益的、友好的和積極的結(jié)尾)直接的負(fù)面信息的組織間接的(緩沖語、理由、明確而婉轉(zhuǎn)的陳述、有益的負(fù)面信息的緩沖語表示同意表示謝意作出承諾給予贊揚(yáng)合作意向好消息表示理解....精品資料網(wǎng)負(fù)面信息的緩沖語表示同意....精品資料網(wǎng)明確而婉轉(zhuǎn)的陳述我必須拒絕你的要求我們無法接受你的申請我們再也不能繼續(xù)該項(xiàng)目了

那天我剛好另外有約該職位已有人選該項(xiàng)目將于六月一日結(jié)束明確而婉轉(zhuǎn)的陳述我必須拒絕你的要求那天我剛好給上司的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題說明問題是如何發(fā)生的提出解決問題的幾種方案推薦你認(rèn)為恰當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法,同時(shí)征求對方的意見給上司的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題給同事或下屬的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題提供可能的選擇、退步如果可能,傾聽對方的意見或要求他們付諸行動....精品資料網(wǎng)給同事或下屬的含負(fù)面信息備忘錄描述存在的問題....精品負(fù)面性信函的種類否定和拒絕紀(jì)律警告和不良業(yè)績評估解雇和開除負(fù)面性信函的種類否定和拒絕直接的負(fù)面性信函含負(fù)面信息的決定(帶或不帶緩沖語)作出解釋合適的、禮貌的結(jié)尾直接的負(fù)面性信函含負(fù)面信息的決定(帶或不帶緩沖語)案例:投訴回復(fù)尊敬的馬先生:

您好!

首先,非常感謝您購買我們的產(chǎn)品,同時(shí)也為我們的產(chǎn)品為您帶來的不便感到抱歉.

另外,我們也想告訴您,也許您沒有注意到我們的產(chǎn)品保修期是三個(gè)月,而您是去年五月份購買的.

盡管如此,我們還原為您提供方便優(yōu)質(zhì)的服務(wù),但要按保外的標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)?shù)厥招┵M(fèi)用.

我們衷心地希望您的問題能盡快得到解決,讓您能盡情地享受我們的產(chǎn)品給您帶來的快樂.

附:我們公司的維修站點(diǎn)及電話公司服務(wù)部

2003.6.11案例:投訴回復(fù)尊敬的馬先生:勸說性信函主要目的讓讀者采取一定的行動提供足夠的信息,使讀者明了如何行事消除所有阻礙行動的反對意見次要目的樹立作者的良好形象維護(hù)作者所代表的組織的良好信譽(yù)鞏固作者與讀者見的關(guān)系....精品資料網(wǎng)勸說性信函主要目的....精品資料網(wǎng)選擇勸說方法你想讓對方做什么對方會有什么樣的反對意見你所舉例子有多大的說服力(可信度、實(shí)事求是、具體翔實(shí)、真實(shí)可靠、動之以情)適合組織及其文化的最有效勸說方法是什么選擇勸說方法你想讓對方做什么勸說性信函的語氣家長式每個(gè)人都要遵守這些規(guī)定.我相信你們都明白干我們這一行的規(guī)矩傲慢式故鑒于此,我希望您能給我換一臺新電腦勸說性信函的語氣家長式勸說性信函的種類催款函業(yè)績評估推薦信建議書勸說性信函的種類催款函分析個(gè)性特點(diǎn)內(nèi)向型先思考再發(fā)言,書面形式給他們以充分思考的時(shí)間外向型總是邊干邊想,需要他人的鼓勵(lì).他們好說,不好寫知覺型結(jié)論過程是逐步的,總