電子文件管理學復習內容市公開課金獎市賽課一等獎課件

電子文件管理學期中復習主講：張晨光聯(lián)絡方式：MBE-mail:glorymba@163.com;QQ:574966126第1頁一、電子文件管理概況什么是電子文件？電子文件特點是什么？電子文件分類。電子文件生命周期分為幾個階段？電子文件法律證據(jù)效力怎樣？第2頁什么是電子文件？指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存放于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送文件。上述定義有兩條關鍵點：一是生成環(huán)境，即計算機和其它數(shù)碼設備。二是可處理數(shù)碼文件。第3頁電子文件特點：1）信息費人工識讀性；人與信息之間關系發(fā)展三個階段：口口相傳、信信相傳、機電相傳2）系統(tǒng)依賴性；關鍵點之一：電子文件管理是系統(tǒng)管理關鍵點之二：系統(tǒng)之間排斥性(美國檔案館)3）信息與特定載體之間可分離性；被解放文件信息移動第一，文件信息在某一保管單位（不論是一個軟盤、一個光盤還是一個文件夾）內自由邏輯組合。第二，文件信息在不一樣載體間經(jīng)過物理與邏輯方式（介質與網(wǎng)絡）進行自由遷移。4）信息異變性；（造成電子文件信息發(fā)生改變主要原因）5）信息存數(shù)高密度性；6）各種信息媒體集成性；7）信息可操作性（主要表現(xiàn)）。1．隨心所欲文件制作2．會“變臉”比特第4頁電子文件分類按電子文件格式劃分類別1）數(shù)字文本(DigitalText)文件2）數(shù)字影像(DigitalImage)文件3）數(shù)字圖形(DigitalGraphic)文件4）數(shù)字語音(DigitalVoice)文件5）數(shù)字視頻(DigitalVideo)文件6）命令文件（Program)按電子文件組成方式分類1)簡單文件2)復合文件3)復雜文件第5頁電子文件生命周期1）傳統(tǒng)文件生命周期四個階段如圖1所表示，圖中所指第一價值是指文件形成者和文件內容包括者對檔案信息利用；第二價值是指外界（第三者）對檔案信息利用。階段Ⅰ（前移）ⅡⅢⅣ形成現(xiàn)行使用階段保留永久保留價值被賦予價值現(xiàn)行價值非現(xiàn)行價值非現(xiàn)行價值逐步含有價值第一價值第一價值減小第二價值為主第6頁2）傳統(tǒng)文件在生命周期中運動規(guī)律第7頁文件在生命周期各個階段中進行著有規(guī)律運動，如圖2所表示。每個階段之間都有顯著界限，文件從形成過程開始，經(jīng)過署名蓋章才使文件正式生效并含有價值；現(xiàn)行使用文件經(jīng)過文件判定之后，才能區(qū)分出有價值文件歸檔備存，將無價值文件給予剔除；符合保管年限（滿）檔案進行再次判定后，將最有價值全宗檔案移交檔案館，作為國家記憶進行安全保留和滿足社會利用。第8頁3）傳統(tǒng)文件生命周期中不一樣階段相互關系第9頁電子文件生命周期分析1）電子文件生命周期階段劃分方法第10頁2）電子文件生命周期三個階段第11頁二、電子文件管理一）電子文件管理內容二）電子文件管理標準三）電子文件管理流程四）電子文件管理模式第12頁一）電子文件管理基本內容1、電子文件微觀管理1）概念：文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，利用一定技術、方法對其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)電子文件信息資源，維護電子文件信息真實性、完整性、有效性，并向社會提供利用服務。2）與傳統(tǒng)文件管理相比不一樣之處步驟次序不一樣技術要求不一樣

第13頁2、電子文件宏觀管理1）概念：文件和檔案行政與業(yè)務管理部門以電子文件管理為客體對象，利用法律法規(guī)、制度方法、規(guī)劃標準等對電子文件管理工作中組織和人員加以指導和控制，并提供對應技術和條件支持，以形成有效運作機制和管理機制，是電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整保留歷史責任得以實現(xiàn)。2）現(xiàn)狀：第14頁二）電子文件管理流程1、總況1）參加電子文件形成，在這個步驟中提出電子文件、電子檔案管理要求，是電子文件在設計、形成階段就表達出電子檔案管理要求；2）建立電子文件信息數(shù)據(jù)庫；3）電子文件長久保留。第15頁2、電子文件管理流程改變（相較于紙質文檔）1）時間上2）內容上3）次序上第16頁三）電子文件管理標準1、全程管理標準

依據(jù)電子文件特點和管理要求，必須建立一個完整管理體系，對電子文件從產生到永久保留或銷毀整個生命周期進行全程管理。1）關鍵點： 全程管理是一個全方面管理； 全程管理是一個系統(tǒng)管理；全程管理是一個過程管理,是經(jīng)過過程控制實現(xiàn)結果控制。2）怎樣確保全程管理進行 1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學和美國國防部在關于電子文件真實性聯(lián)合研究項目中提出了電子文件全程管理框架模式，認為應由以下辦法組成電子文件管理鏈條：第17頁2）怎樣確保全程管理進行

（1）依據(jù)預先確定標準格式和模板編輯文件； （2）依據(jù)文件類型和用途，使用預先確定方法認證文件； （3）依據(jù)一個人資格及其權限，確定他接觸電子文件權力； （4）在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向相關人員展現(xiàn)相關文件； （5）使用磁卡、密碼和指紋識別等方式限制對一些技術接觸； （6）在系統(tǒng)內設計審計跟蹤功效，統(tǒng)計對系統(tǒng)任何接觸及其結果（如文件被修改、刪減和增添等）。 這一模式在北美地域電子文件管理實踐中得到了應用和完善。第18頁2、前端控制標準1）概念

對整個管理過程目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)管理功效盡可能在形成之初這一階段實現(xiàn)。2）必要性（1）前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長久可讀有效策略。（2）前端控制是優(yōu)化管理功效，提升管理效率科學理念。第19頁3、真實性保障標準

電子文件真實性是指文件內容、結構和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時原始狀態(tài)一致。 真實性是確保電子文件行政有效性和法律證據(jù)性基礎，是電子文件反應歷史面貌，組成社會價值，得以作為社會記憶長久保留前提。第20頁4、完整性確保標準

電子文件完整性包含兩個方面含義： 一是作為統(tǒng)計社會活動真實面貌含有有機聯(lián)絡電子文件及其它形式相關文件數(shù)量齊全； 二是每一份電子文件內容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值主要保障，殘缺不全文件留給后人是殘缺不全社會記憶，所以，維護電子文件完整性是文件、檔案工作人員主要職責。第21頁5、可讀性保障標準電子文件可讀性是指文件經(jīng)過存放、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能夠以人能夠識讀、能夠了解方式輸出，并保持其內容真實性。

加拿大電子文件教授露西安娜·杜蘭蒂教授認為：“過去十年產生信息遠遠超出了人類歷史上任何一個時代。但含有諷刺意味是，信息時代產生絕大部分信息比任何時代都難以提供利用?！钡?2頁6、“后管理模式”標準后保管模式是相對于長久以來實施以實體為中心“保管模式”而言，是一個以起源為中心，以知識為中心文件、檔案管理思想或管理理念。第23頁四)電子文件管理模式1、機構內部電子文件管理模式1）對電子文件實施統(tǒng)一管理2）實施文件、檔案一體化管理思索：為何說實施文件檔案一體化管理最正確方式是建立功效涵蓋電子文件生命周期全部管理活動電子文件管理系統(tǒng)。第24頁2、檔案館電子文件管理模式1）分布式保管方案

分布式保管方案認為電子文件應該自始至終保管于文件形成機構，檔案館對失去現(xiàn)行效用電子文件要控制，并對其保管加以指導幫助，而不是要求必須進館保留。這一方式提出，其主要依據(jù)是，電子文件含有系統(tǒng)依賴性，檔案館在技術與資金上極難滿足實現(xiàn)電子文件對軟硬件等方面要求。第25頁2）集中式保管模式集中式保管方案認為電子文件形成機構應該將失去現(xiàn)行效用、含有保管價值電子文件移交到檔案館集中保留。這種方案主要依據(jù)是，“文件形成機構和檔案館職責不一樣，機構不負擔為社會保管非現(xiàn)行文件任務”，認為“文件生成機構對于失去現(xiàn)行作用文件保管缺乏動力，而檔案館作為永久保管基地，能夠提供技術保障”。第26頁3）自由進館模式在上述兩種方案基礎上，有些人提出“自由進館標準”，即采取折中方法，將集中式和分布式保管相結合，檔案館指導與文件形成機構本身需要相結合，并以處理電子文件軟硬件依賴性技術方法為確保方案。第27頁3、國家電子文件管理模式概念一個國家對電子文件管理工作組織方式與組織制度。第28頁三、電子文件判定一）電子文件判定工作內容包含什么？二）電子文件內容判定方法都包含哪些？三）電子文件技術判定都包含哪些任務？