會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管教學(xué)設(shè)計(jì)

PAGE17PAGE3第頁會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管教學(xué)設(shè)計(jì)教學(xué)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)：掌握會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容；掌握會(huì)計(jì)檔案的傳遞和保管。能力目標(biāo)：會(huì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的整理；會(huì)裝訂會(huì)計(jì)檔案；能區(qū)分不同會(huì)計(jì)資料的保管期限。教學(xué)重點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、會(huì)計(jì)檔案的整理及保管教學(xué)難點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案的整理及保管教學(xué)手段理實(shí)一體小組討論、協(xié)作教學(xué)學(xué)時(shí)教學(xué)內(nèi)容與教學(xué)過程設(shè)計(jì)注釋項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管〖理論知識(shí)〗任務(wù)一會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)各單位的經(jīng)營(yíng)管理或事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針、戰(zhàn)略等都具有重要作用。因此各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，管理好會(huì)計(jì)檔案。具體包括：

（1）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。

（2）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會(huì)計(jì)賬簿。

（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

（4）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

二、會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管（一）正確組織會(huì)計(jì)憑證傳遞的意義會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從原始憑證的填制或取得時(shí)開始，經(jīng)過填制、稽核、記賬，直到歸檔保管為止，在本單位內(nèi)部有關(guān)職能部門和人員之間的傳遞路線、傳遞時(shí)間和處理程序。（二）正確、合理地組織會(huì)計(jì)憑證傳遞的基本要求各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，明確會(huì)計(jì)憑證填制的聯(lián)數(shù)和傳遞程序，既要保證會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過必要的環(huán)節(jié)進(jìn)行處理和審核，又要避免會(huì)計(jì)憑證在不必要的環(huán)節(jié)停留，使有關(guān)部門和人員及時(shí)了解情況，掌握資料并按規(guī)定手續(xù)進(jìn)行工作。（三）會(huì)計(jì)憑證的裝訂方法（1）記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明應(yīng)填列的內(nèi)容，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。（2）裝訂時(shí)，首先將全部憑證以左上角為準(zhǔn)對(duì)齊，在左上角正面放一塊長(zhǎng)寬各約9公分的正方形牛皮紙，將牛皮紙對(duì)折為四塊，剪掉左上角的那塊，將右下角與憑證的左上角對(duì)齊；然后在憑證封面左上角上鉆兩個(gè)孔，穿入裝訂繩，繞兩圈，在封底打上結(jié)；再將牛皮紙右上角和左下角兩小塊反折到憑證封底，粘在打好的結(jié)上，將結(jié)壓在里面（上述裝訂面積一般不超過3.5公分）；最后由裝訂人蓋上騎縫章，并在脊背上填寫時(shí)間及編號(hào)。（四）會(huì)計(jì)憑證的保管會(huì)計(jì)人員必須做好會(huì)計(jì)憑證的保管工作，嚴(yán)格防止會(huì)計(jì)憑證錯(cuò)亂不全或丟失損壞。原始憑證不得外借，其他單位因特殊原因需要借閱原始憑證時(shí)，必須經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)入、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，必要時(shí)，可以提供復(fù)印件。向外單位提供原始憑證復(fù)件時(shí)，應(yīng)當(dāng)專設(shè)登記簿登記，同時(shí)提供人員和收取人員要共同簽名蓋章。裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)指定專人保管，年度終了，要移交財(cái)會(huì)檔案室登記歸檔。從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。會(huì)計(jì)憑證的保管期限和銷毀手續(xù)，必須嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定。對(duì)一般的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)分別規(guī)定保管期限，對(duì)重要的會(huì)計(jì)憑證，如涉及外事和重要業(yè)務(wù)資料，必須長(zhǎng)期保存。未到規(guī)定保管期的會(huì)計(jì)憑證，任何人不得隨意銷毀。對(duì)保管期滿需要銷毀的會(huì)計(jì)憑證，必須開列清單，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，才能銷毀?！稌?huì)計(jì)法》規(guī)定，對(duì)隱匿或者故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證；或授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員及其他人員隱匿、故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任.三、會(huì)計(jì)賬簿的更換與保管（一）會(huì)計(jì)賬薄的更換會(huì)計(jì)賬簿是記錄和反映交易或事項(xiàng)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。為了使各個(gè)會(huì)計(jì)年度的賬簿資料明晰和便于整理保管，一般來說，總賬、日記賬和多數(shù)明細(xì)賬應(yīng)每年更換一次，這些賬簿在每年年終按規(guī)定辦理完畢結(jié)賬手續(xù)后，就應(yīng)更換、啟用新的賬簿，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)記入新賬簿中。但有些財(cái)產(chǎn)物資明細(xì)賬和債權(quán)、債務(wù)明細(xì)賬，可以跨年度使用，不必每年更換一次。卡片式賬簿，如固定資產(chǎn)卡片，以及各種備查賬簿，也都可以連續(xù)使用。（二）會(huì)計(jì)賬薄的保管1.會(huì)計(jì)賬薄的裝訂整理在年度終了更換新賬簿后，應(yīng)將使用過的各種賬簿（跨年度使用的賬簿除外）按時(shí)裝訂整理立卷。（1）裝訂前，首先要按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、裝訂封底的順序裝訂。（2）對(duì)活頁賬，要保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁并撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面和封底，裝訂成冊(cè)。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式等活頁賬簿不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。裝訂好后，應(yīng)在封面上填明賬目的種類，編好卷號(hào)，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人簽章。（3）裝訂后會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全，平整，并注明所屬年度和賬簿名稱及編號(hào)，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)賬簿要按保管期限分別編制卷號(hào)。2.按期移交檔案部門按規(guī)定保管年度結(jié)賬后，更換下來的賬簿，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門移交本單位檔案部門管理。移交時(shí)，要編制移交清冊(cè)，填寫交接清單，交接人員按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章，并在賬簿使用日期欄填寫移交日期。已歸檔的會(huì)計(jì)賬簿作為會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要需經(jīng)上級(jí)主管單位或本單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，并要辦理借閱手續(xù)。四、財(cái)務(wù)報(bào)表的報(bào)送與裝訂1．會(huì)計(jì)報(bào)表的報(bào)送企業(yè)應(yīng)定期編制各種報(bào)表，并按編制要求完成。集資編制頁數(shù)，加具封面，裝訂成冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、總會(huì)計(jì)師或代理會(huì)計(jì)師職權(quán)的人員或會(huì)計(jì)主管人員簽章，才能報(bào)送政府主管部門和其他報(bào)表使用者。2．會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂會(huì)計(jì)報(bào)表分月裝訂，文字說明和財(cái)務(wù)情況說明書是會(huì)計(jì)報(bào)表的組成部分，應(yīng)附會(huì)計(jì)報(bào)表之后，以免丟失。所有的會(huì)計(jì)報(bào)表資料應(yīng)歸檔妥善保管。會(huì)計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開，編寫頁號(hào)，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時(shí)，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。五、其他類會(huì)計(jì)檔案的整理立卷會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)，每一個(gè)清冊(cè)就是一個(gè)保管單位，編一個(gè)卷號(hào)，不需整理。任務(wù)二會(huì)計(jì)檔案的管理和利用一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀

會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷