內(nèi)部審核知識(shí)課件

標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)教材——質(zhì)量管理體系之內(nèi)部審核知識(shí)培訓(xùn)提綱一、術(shù)語二、審核的類型及原則三、內(nèi)部審核的一般程序1內(nèi)部文件注意保密（一）術(shù)語

1、審核audit

為獲得審核證據(jù)（3.3）并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則（3.2）的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。22、審核準(zhǔn)則auditcriteria一組方針、程序或要求。注：審核準(zhǔn)則是用于與審核證據(jù)進(jìn)行比較的依據(jù)。

43、審核證據(jù)auditevidence能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。注：審核證據(jù)可以是定性的或定量的。54、審核發(fā)現(xiàn)auditfindings

將收集到的審核證據(jù)(3.3)對(duì)照審核準(zhǔn)則(3.2)進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。

注：審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，或指出改進(jìn)的機(jī)會(huì)。6培訓(xùn)提綱一、術(shù)語二、審核的類型及原則三、內(nèi)部審核的一般程序7內(nèi)部文件注意保密a)道德行為：職業(yè)的基礎(chǔ)對(duì)審核而言，誠信、正直、保守秘密和謹(jǐn)慎是最基本的原則。b)公正表達(dá)：真實(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)告的義務(wù)審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論和審核報(bào)告真實(shí)和準(zhǔn)確地反映審核活動(dòng)。對(duì)在審核過程中遇到的重大障礙以及在審核組和受審核方之間沒有解決分歧的意見予以報(bào)告。

與審核員有關(guān)的原則9與審核有關(guān)的原則a)獨(dú)立性審核的公正性和審核結(jié)論的客觀性的基礎(chǔ)審核員獨(dú)立于受審核的活動(dòng)，并且不帶偏見，沒有利益上的沖突。審核員在審核過程中保持客觀的心態(tài)，以保證審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論僅建立在審核證據(jù)的基礎(chǔ)上。b)基于證據(jù)的方法

在一個(gè)系統(tǒng)的審核過程中，得出可信的和可重現(xiàn)的審核結(jié)論的合理方法審核證據(jù)是可驗(yàn)證的。由于審核是在有限的時(shí)間內(nèi)并在有限的資源條件下進(jìn)行的，因此審核是建立在可得到的信息的樣本的基礎(chǔ)上。抽樣的合理性與審核結(jié)論的可信性密切相關(guān)。11內(nèi)部審核的一般步驟13內(nèi)部文件注意保密14內(nèi)部文件注意保密第一節(jié)：內(nèi)部審核的策劃項(xiàng)目審核方案審核計(jì)劃1.性質(zhì)針對(duì)特定時(shí)間段內(nèi)一個(gè)組織的一組審核，可以有不同目的，一個(gè)組織可制定一個(gè)或多個(gè)審核方案。針對(duì)某次審核，有特定的目的，是審核方案的組成部分2.責(zé)任人最高管理者規(guī)定審核方案管理權(quán)限；審核方案管理者制定、實(shí)施、監(jiān)視、評(píng)審、改進(jìn)審核方案，識(shí)別、提供資源審核方案管理者指定審核組長，審核組長對(duì)審核活動(dòng)負(fù)責(zé)3.內(nèi)容一次或多次審核；策劃和組織審核所有活動(dòng)；實(shí)施審核提供資源的所有活動(dòng)；審核方案內(nèi)容可以變化對(duì)一次具體審核活動(dòng)的安排,嚴(yán)格執(zhí)行。4.范圍涉及認(rèn)證范圍在特定時(shí)間段內(nèi)組織的全部：體系，產(chǎn)品和過程可涉及部分體系，產(chǎn)品和過程。15內(nèi)部文件注意保密審核方案管理

審核方案管理內(nèi)容：審核方案授權(quán)、制定審核方案、實(shí)施審核方案、審核方案監(jiān)視和評(píng)審、改進(jìn)審核方案；2．審核方案的復(fù)雜程度取決于自身的規(guī)模、性質(zhì)和復(fù)雜程度。3．一個(gè)審核方案可以包括一次或多次審核即可以是一組審核，這些審核可以有不同的目的。4．審核方案可包括聯(lián)合審核，在這種情況下應(yīng)特別關(guān)注職責(zé)分工、附加資源的提供、審核組的能力及適當(dāng)?shù)某绦?，?yīng)在審核開始前就達(dá)成一致意見。5．審核方案可包括結(jié)合審核，在這種情況下應(yīng)特別關(guān)注審核組的能力。6.審核方案的建立過程7.一個(gè)組織可以制定一個(gè)或多個(gè)審核方案。8.

組織的最高管理者對(duì)審核方案的管理進(jìn)行授權(quán)。9.

負(fù)責(zé)管理審核方案的人員應(yīng)進(jìn)行的活動(dòng)：a)制定、實(shí)施、監(jiān)視、評(píng)審和改進(jìn)審核方案；b)識(shí)別并確保提供必要的資源。10.為了保證審核的符合性和有效性，審核方案的全部或部分內(nèi)容需要形成必要的文件。11.審核方案可以是：a)覆蓋組織質(zhì)量管理體系的當(dāng)年的一系列的內(nèi)部審核；b)六個(gè)月內(nèi)對(duì)關(guān)鍵產(chǎn)品的潛在供方的質(zhì)量管理體系的第二方審核；1、審核申請(qǐng)內(nèi)部審核工作一般情況下要提出申請(qǐng)或在月度工作計(jì)劃中確定；申請(qǐng)內(nèi)審的時(shí)應(yīng)避開重大活動(dòng)或其他月度重要工作；申請(qǐng)審核時(shí)間一旦確定，一般應(yīng)避免更改。19內(nèi)部文件注意保密2、審核組長確定審核組長的確定應(yīng)在提出申請(qǐng)過程中予以溝通；審核方案管理人員為特定的審核指定審核組長。審核前將組長權(quán)限達(dá)成一致。審核組長必須具備內(nèi)審員資格；審核組長應(yīng)在內(nèi)部審核計(jì)劃中明確提及；審核組長應(yīng)能夠：——對(duì)審核進(jìn)行策劃并在審核中有效利用資源；——代表審核組與受審核方進(jìn)行溝通；——組織和指導(dǎo)審核組成員；——為審核員提供指導(dǎo)和指南；——領(lǐng)導(dǎo)審核組得出審核結(jié)論；——預(yù)防和解決沖突；——編制和完成審核報(bào)告。20內(nèi)部文件注意保密4、審核實(shí)施計(jì)劃確定、發(fā)放審核（實(shí)施）計(jì)劃的內(nèi)容包括：審核目的審核準(zhǔn)則審核范圍（部門、過程、產(chǎn)品、場所）審核的日期和地點(diǎn)：（×月×日～×月×日）審核組組成擬接受審核的具體部門現(xiàn)場審核的預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)各審核范圍擬審核的條款內(nèi)容：--以職責(zé)為主要依據(jù)確定；

--要求熟悉掌握條款22內(nèi)部文件注意保密編制審核計(jì)劃應(yīng)注意的問題1、安排好三個(gè)會(huì)議的時(shí)間三個(gè)會(huì)議的時(shí)間一般是：首次會(huì)議30分鐘，審核組內(nèi)部總結(jié)2-3小時(shí)，末次會(huì)議1-1.5小時(shí)2、審核計(jì)劃由審核組長組織編制，內(nèi)審歸口管理部門負(fù)責(zé)人或管理者代表審核批準(zhǔn)，受審核部門確認(rèn)3、受審核部門在確認(rèn)審核計(jì)劃時(shí)，對(duì)審核組成員、審核日期等可提出調(diào)整要求，審核組在了解情況后，可予以調(diào)整，調(diào)整和更改都要與有關(guān)各方進(jìn)行溝通，達(dá)成一致意見。23案例練習(xí)一：編制審核計(jì)劃用時(shí)：1小時(shí)根據(jù)******有限公司的資料編制審核計(jì)劃1、審核日期：2005年3月10日~12日2、時(shí)間：上午：8:30~12:00

下午：13:00~17:303、審核組長：***A

組員：B、C、D4、其他情況見“質(zhì)量職責(zé)分配表”255、內(nèi)審檢查表編制、打印

檢查表：審核員的工作文件，提綱或工具審核策劃的結(jié)果26檢查表的作用1、明確審核的具體內(nèi)容和目標(biāo)，明確審核的方法和樣本要求；2、保持審核目標(biāo)的清晰和明確；3、保持審核內(nèi)容的周密和完整；4、保證審核的程序化、規(guī)范化，減少審核員的偏見和隨意性；5、做為審核實(shí)施的記錄；27檢查表的內(nèi)容明確查什么—列出審核項(xiàng)目和要點(diǎn)，確保審核覆蓋面的完整；

明確怎么查—列出審核步驟和方法，進(jìn)行抽樣量的設(shè)計(jì)。29編制檢查表應(yīng)注意的事項(xiàng)1、以審核準(zhǔn)則為依據(jù)確定審核項(xiàng)目（標(biāo)準(zhǔn)和組織的體系文件等）；2、選擇典型的質(zhì)量問題，抓準(zhǔn)重點(diǎn)；3、結(jié)合受審核部門的實(shí)際情況，按過程方法審；4、注意邏輯順序，明確審核步驟；5、抽樣有代表性，做到分層抽樣和樣本均衡；6、在審核時(shí)間上留有余地；7、內(nèi)容的繁簡應(yīng)根據(jù)審核員的經(jīng)驗(yàn)決定；30編制檢查表應(yīng)注意的事項(xiàng)（續(xù)）8、檢查表應(yīng)反映過程方法，體現(xiàn)PDCA循環(huán)，并列出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)條款；9、檢查表中涉及的部門和過程應(yīng)與審核計(jì)劃中的部門和過程相對(duì)應(yīng)；10、檢查表編制后，由審核組長審定確保其覆蓋面，接口的協(xié)調(diào)和審核方法的適當(dāng)31合理抽樣1、明確總體；2、分層；3、抽樣有一定數(shù)量，每層3—12個(gè)樣本；4、適度均衡；5、獨(dú)立抽樣；6、隨機(jī)抽樣；7、覆蓋全部范圍；8、不同類別不能抽樣；9、以事實(shí)為基礎(chǔ)，以準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩；32編制檢查表應(yīng)避免的問題將標(biāo)準(zhǔn)中的肯定句原封不動(dòng)變?yōu)橐蓡柧?；只列審核?xiàng)目，忽視審核方法和抽樣量的設(shè)計(jì)；僅按標(biāo)準(zhǔn)編制檢查表，對(duì)體系文件研究不夠，未結(jié)合受審核方實(shí)際。33運(yùn)用檢查表的注意事項(xiàng)不要把檢查表內(nèi)容透漏給受審核部門，但也不要搞的過于神秘；靈活應(yīng)用，不要機(jī)械；遇有重大問題的線索，可修改和調(diào)整檢查表，但不能隨意修改；34檢查表的使用利用檢查表確保所有方面的要求都己查到；切忌機(jī)械地從檢查表的第一個(gè)問題按順序開始，應(yīng)該把提問、評(píng)價(jià)、記錄結(jié)合起來，然后利用檢查表確保提出了所有的問題并得到答復(fù)；盡可能不要照著事先準(zhǔn)備好的檢查表去一個(gè)個(gè)地宣讀問題。實(shí)際上，熟練的審核員的檢查表是記在腦子里的。35內(nèi)部文件注意保密6、審核員熟悉范圍內(nèi)的文件

審核之前審核員應(yīng)熟悉審核范圍內(nèi)的文件要求，為現(xiàn)場審核做好準(zhǔn)備工作。7、審核組長擬定審核首次會(huì)議發(fā)言材料

發(fā)言材料內(nèi)容應(yīng)簡短，時(shí)間控制在15分鐘左右。8、各部門安排審核期間的工作

部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)審核期間的工作作出具體的部署和安排，確保審核組到達(dá)現(xiàn)場時(shí)，部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)人員均在現(xiàn)場。36內(nèi)部文件注意保密1、召開首次會(huì)議2、與會(huì)人員簽到3、根據(jù)計(jì)劃開展現(xiàn)場審核4、審核員做好審核記錄5、審核組每天審核結(jié)束后對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行匯總，開具不合格報(bào)告6、現(xiàn)場審核結(jié)束召開審核組內(nèi)部會(huì)議，統(tǒng)計(jì)、溝通審核結(jié)果，做出審核結(jié)論。7、召開末次會(huì)議，宣讀不合格報(bào)告，做出審核結(jié)論第三節(jié)：現(xiàn)場審核37內(nèi)部文件注意保密1、首次會(huì)議●首次會(huì)議的目的

1、介紹審核組成員2、確認(rèn)審核計(jì)劃3、由審核組對(duì)審核活動(dòng)的有關(guān)事項(xiàng)作出說明4、澄清受審核部門提出的問題38首次會(huì)議要求●由組長主持●時(shí)間：一般不超過30分鐘●正規(guī)、守時(shí)、有效、務(wù)實(shí)●可提出適當(dāng)調(diào)整審核計(jì)劃●簽到●記錄392、與會(huì)人員簽到3、根據(jù)計(jì)劃開展現(xiàn)場審核收集信息的方法：談：面談查：查閱文件和記錄看：現(xiàn)場觀察記：記錄40內(nèi)部文件注意保密面談提問的方式有：——開放式提問，如：什么？如何？——封閉式提問，如：有沒有？是不是？——澄清式提問，如：“你是這樣做的嗎？”以上提問技巧由審核員因人、因事、因地制宜地靈活使用。41調(diào)查方法傾聽：傾聽時(shí)精神要專注，要尊重對(duì)方查閱文件：包括查閱記錄觀察：特別對(duì)設(shè)備/標(biāo)識(shí)/貯存/環(huán)境/操作過程等，必須要到現(xiàn)場去觀察驗(yàn)證：通過現(xiàn)場觀察驗(yàn)證文件的適用性和記錄的真實(shí)性42抽樣

抽樣有一定的風(fēng)險(xiǎn)性和局限性，即：樣本的不合格不一定代表總體都不合格，反之亦然。為此，應(yīng)采取正確的抽樣方法，并保持一定的數(shù)量，確保樣本的代表性和公正性。

43問題的種類封閉式的問題開放式的問題跟進(jìn)式的問題引導(dǎo)式的問題沒有聲音的問題44封閉式的問題簡單答案是/否，有/沒有可獲得指定的資訊可用以總結(jié)結(jié)論由審核員控制問與答帶來壓力/減輕壓力？45開放式的問題5W1H怎么樣？HOW給我看…（證據(jù)）什么？WHAT何時(shí)？WHEN誰？WHO哪里？WHERE為什么？WHY46開放式的問題鼓勵(lì)被審核者自由發(fā)言可獲取最大量的資訊47跟進(jìn)式的問題由獲得的資訊再提出跟進(jìn)進(jìn)問題對(duì)問題進(jìn)一步探討48引導(dǎo)式的問題可減輕被審核者壓力避免使用49沒有聲音的問題以身體語言提出問題沉默---非常強(qiáng)而有力的工具50應(yīng)避免的問題欺詐式問題含糊不清的問題多重式問題51多重式的問題有沒有…？怎樣…？如何…？做成混亂回答者選擇式回答絕對(duì)避免使用52所問問題的舉例你的職位和職責(zé)是什么？質(zhì)量管理與你的本職工作的關(guān)系是什么？你接受過什么樣的培訓(xùn)？你應(yīng)該遵守哪些程序和作業(yè)指導(dǎo)書？如果程序發(fā)生變化，誰來通知你？哪些記錄歸你保存？程序中的哪些部分不適用？53應(yīng)避免使用的語言和想法偵探式：你們隱瞞了一些東西，是不是？自以為是式：沒有你們的協(xié)助，我也能找出錯(cuò)誤之所在。咨詢專家式：為什么你們不這樣呢？強(qiáng)硬式：不符合…老好人式：沒有不符合…白癡式：啊54傾聽認(rèn)真專注的傾聽是對(duì)別人最大的尊敬55有效的聽專注查對(duì)澄清反應(yīng)/反饋記錄需要時(shí)作出摘要，與講話一方確認(rèn)56影響傾聽的因素不專注集中選擇性的聽個(gè)人偏見情緒與喜惡草率的結(jié)論57審核方式審核方式有四種—按部門審核—按過程審核—順向追蹤—逆向追溯58現(xiàn)場審核中的溝通溝通對(duì)象：

審核組內(nèi)部及審核組與受審核部門，審核組與內(nèi)審管理部門之間的溝通1、審核組內(nèi)部溝通的內(nèi)容：--匯總并評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)--提出需要審核組其他成員進(jìn)一部追蹤的問題--是否按照審核計(jì)劃，完成預(yù)期的任務(wù)--審核計(jì)劃是否需要調(diào)整，以適應(yīng)實(shí)際情況--審核組成員工作任務(wù)是否適宜，是否需要重新分派--討論審核過程中出現(xiàn)的異常情況59現(xiàn)場審核中溝通（續(xù)1）2、審核組與內(nèi)審管理部門的溝通：--審核進(jìn)展通報(bào)；--風(fēng)險(xiǎn)的報(bào)告；--審核的調(diào)整：重新確認(rèn)或修改審核計(jì)劃，改變審核目的，改變審核范圍；60現(xiàn)場審核中溝通（續(xù)2）3、審核組與受審核部門的溝通：--審核結(jié)果--審核結(jié)論--重大情況--不符合情況61審核過程的控制1）審核計(jì)劃的控制2）審核活動(dòng)的控制——樣本策劃合理——辨別關(guān)鍵過程——評(píng)定主要因素——重視客觀性控制——注意相關(guān)影響——控制審核氣氛62審核過程的控制（續(xù)）3）審核結(jié)果的控制——合格或不合格要以事實(shí)為基礎(chǔ)；——不合格事實(shí)要得到受審核部門確認(rèn)；——道聽途說不能作為證據(jù)；——審核組內(nèi)要相互溝通、統(tǒng)一意見。634、審核員做好審核記錄5、審核組每天審核結(jié)束后對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行匯總，開具不合格報(bào)告64內(nèi)部文件注意保密不合格項(xiàng)的形成按不合格的性質(zhì)判定：——體系性不符合：文件與標(biāo)準(zhǔn)、文件與文件的不符合；——實(shí)施性不符合：過程運(yùn)行不符合相應(yīng)規(guī)定；——效果性不符合；體系或過程運(yùn)行的結(jié)果，不符合預(yù)期的目標(biāo)；65不合格項(xiàng)性質(zhì)判定嚴(yán)重不合格：

違反法律法規(guī)要求；

系統(tǒng)性或區(qū)域性實(shí)效；

后果特別嚴(yán)重；一般不合格：

除嚴(yán)重不合格以外的；66不合格項(xiàng)判定的原則●以客觀證據(jù)為基礎(chǔ)●以審核準(zhǔn)則為依據(jù)●就近不就遠(yuǎn)必須以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)●由表及里●審核組內(nèi)相互溝通，統(tǒng)一意見●與受審核部門共同確認(rèn)事實(shí)67不合格項(xiàng)事實(shí)描述●有可追溯性。寫明所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、發(fā)生的情況●事實(shí)準(zhǔn)確、可驗(yàn)證●易于理解、文件簡練●觀點(diǎn)、結(jié)論要從事實(shí)描述中自然的顯露●使用專業(yè)的術(shù)語68案例練習(xí)三：開具不合格報(bào)告

用時(shí)：30分鐘

根據(jù)所給出題目，判斷是否有不符合，如果沒有，請(qǐng)說明理由；如果有不符合，請(qǐng)寫出不符合的描述，并判定不符合標(biāo)準(zhǔn)的條款和不符合性質(zhì)。696、現(xiàn)場審核結(jié)束召開審核組內(nèi)部會(huì)議，統(tǒng)計(jì)、溝通審核結(jié)果，做出審核結(jié)論。

會(huì)議的主要任務(wù)——匯總整理審核記錄——確定不合格項(xiàng)——評(píng)價(jià)的質(zhì)量管理體系有效性——對(duì)質(zhì)量管理體系改進(jìn)提出建議——作出審核結(jié)論——對(duì)不合格項(xiàng)跟蹤驗(yàn)證的要求作出安排——起草非正式的審核報(bào)告70內(nèi)部文件注意保密7、召開末次會(huì)議，宣讀不合格報(bào)告，做出審核結(jié)論與會(huì)者簽到重申審核目的、范圍和依據(jù)宣布不合格項(xiàng)總結(jié)評(píng)價(jià)體系有效性提出糾正措施的要求提出改進(jìn)的建議71內(nèi)部文件注意保密1、審核組長編制審核報(bào)告，經(jīng)過審批后備案發(fā)放第四節(jié)：審核報(bào)告●第三方認(rèn)證審核：——推薦認(rèn)證通過——推遲推薦認(rèn)證通過——不推薦認(rèn)證通過●內(nèi)審的審核結(jié)論：——本組織的質(zhì)量管理體系與審核準(zhǔn)則的符號(hào)性和有效性——本組織的質(zhì)量管理體系是否具備外審的條件——本組織的質(zhì)量管理體系有那些方面還需要改進(jìn)72內(nèi)部文件注意保密審核報(bào)告的內(nèi)容1、審核的目的和范圍；2、審核組成員、受審核部門；3、審核日期；4、審核依據(jù)；5、審核過程綜述；6、不合格項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)分析；7、審核的結(jié)論性意見（有效性評(píng)價(jià)意見）；8、糾正措施及驗(yàn)證要求；9、審核報(bào)告的發(fā)放清單。

注：審核報(bào)告須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后下發(fā)。73內(nèi)