迪華標(biāo)準(zhǔn)件公司公文管理制度

Q/RQ-G–71–2008公文管理制度1目的為了加強(qiáng)和改善公文處理工作，建立合理、快捷、規(guī)范的公文處理程序，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司的各種公文的管理3內(nèi)容3.1公司的公文（包括電報(bào)、傳真，下同）是頒發(fā)有關(guān)規(guī)章制度、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。各部門要認(rèn)真做好公文處理工作，提高公文處理的效率和質(zhì)量。3.2公司行政部負(fù)責(zé)公文的管理工作，處理公文必須堅(jiān)持統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔的原則，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。3.3公司各部門及有關(guān)人員，對公文中涉及的國家或本公司的保密事項(xiàng)，必須嚴(yán)格遵守，不得向他人泄露。4公文的種類4.1決定、決議對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，任免、獎懲有關(guān)人員等，用“決定”；經(jīng)會議討論通過，要求貫徹事項(xiàng)，用“決議”。4.2通知、通告頒發(fā)有關(guān)規(guī)章制度，傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級、不相隸屬單位的公文，用“通知”。在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“通告”。4.3報(bào)告、請示向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，用“報(bào)告”。請上級指示和批準(zhǔn)，用“請示”?！罢埵尽焙汀皥?bào)告”要分開。4.4通報(bào)表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要情況，用“通報(bào)”。4.5批復(fù)答復(fù)請示事項(xiàng)用“批復(fù)”。4.6函平行的或不相隸屬的單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請示、批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用“函”。4.7會議紀(jì)要傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”。Q/RQ-G–71–20085公文的格式公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送（抄報(bào)）單位、主題詞、附注等部分組成。5.1公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。 5.2發(fā)文字號，包括單位字號、年號、順序號。公司發(fā)文，要由行政部統(tǒng)一編號：⑴以公司名義對外發(fā)文，一律立字（××年）××號；⑵公司黨組織發(fā)文，用立黨字（××年）××號；⑶公司工會發(fā)文，用立工字（××年）××號；⑷公司共青團(tuán)發(fā)文，用立團(tuán)字（××年）××號；⑸其他管理部門的發(fā)文，用立××字（××年）××號。所有文件發(fā)放，應(yīng)按同一個順序號編排。5.3自制公文一律加蓋印章。對上級的“報(bào)告”和“請示”公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。5.4公文秘密等級分為:絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱；機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。5.5緊急公文應(yīng)標(biāo)明“特急”、“急件”。5.6請示一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)用抄報(bào)形式。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。5.7收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)當(dāng)將主辦單位排列在前。5.8發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。文件行文從左自右橫寫、橫排，公文紙用A4型，左側(cè)裝訂。6行文規(guī)則6.1不得越級請示。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)抄送越過的主管單位。6.2請示件應(yīng)一文一事，請示件不要直接對領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送有關(guān)單位。6.3按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司或車間。6.4行文時，部門之間對有關(guān)問題未協(xié)商一致時，不得自行行文。7公文草擬、發(fā)放程序及注意事項(xiàng)公司的發(fā)文程序?yàn)閿M稿、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）、打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。7.1草擬公文時內(nèi)容描述要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，書寫工整，用詞及標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、規(guī)范，文字精練，篇幅力求簡短。Q/RQ-G–71–20087.2要準(zhǔn)確書寫人名、地名、數(shù)字和具體的年、月、日。7.3草擬公文使用數(shù)字時，除文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其它用漢字書寫。7.4引用的公文要寫出明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。7.5擬稿人按規(guī)定起草文稿后，送本部門負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)過認(rèn)真審核簽字后，再送行政部核稿（有電子稿的應(yīng)同時拷貝給行政部）。各部門不得將文稿直接送領(lǐng)導(dǎo)。7.6行政部核稿人員核稿時，重點(diǎn)要審核是否需要行文，以什么形式、以什么名義行文，是否符合黨和國家的方針、政策、法律和有關(guān)規(guī)定，是否與公司原有規(guī)定有矛盾，與有關(guān)部門的意見是否一致，文字表達(dá)是否符合意圖，內(nèi)容是否明確，措施是否可行，是否符合公文文種和格式的要求等。7.7行政部應(yīng)在盡可能短的時間內(nèi)，填寫“發(fā)文擬稿單”，將符合要求的文稿報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過認(rèn)真審定后，簽署自己的意見、姓名和時間。7.8公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。公文擬稿、改稿和簽發(fā)、一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。7.9簽發(fā)后的公文不得再做任何修改。若確需修改，必須重新送簽。簽發(fā)后的公文，由行政部編號、打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明“此頁無正文”字樣。7.10打印好的文稿由擬稿部門負(fù)責(zé)校對，公文校對以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動原文。經(jīng)校對無誤后，由校對人員在“發(fā)文擬稿單”上簽字。7.11打字員按校對稿改正后按規(guī)定分?jǐn)?shù)復(fù)印。復(fù)印件要清晰、整潔，并裝訂整齊送行政部蓋章，監(jiān)印人應(yīng)按有關(guān)規(guī)定蓋印，不符合要求的公文拒絕蓋印。7.12行政部文員根據(jù)“文件發(fā)放記錄”中填寫的明細(xì)和數(shù)量發(fā)放，而且，文件接收部門或接收人要在“文件發(fā)放記錄”上簽收。8外來公文處理及閱辦公文收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治?、傳送、催辦、立卷、歸檔。8.1一切外來公文及函件，統(tǒng)一由行政部簽收、登記處理，各部門或個人收啟的公文，均應(yīng)主動、及時地交行政部文書人員登記處理。凡參加會議領(lǐng)取的會議文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)及時交給行政部文書人員登記處理、歸檔。個人一律不得長時間地保留文件。8.2各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄象帶等有保存價值的資料，都必須由承辦部門收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。8.3上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報(bào)、電報(bào)、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)，并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立Q/RQ-G–71–2008即送行政部領(lǐng)導(dǎo)處理。8.4領(lǐng)導(dǎo)在審批公文時，主批人簽署自己的意見、時間和姓名，承辦單位應(yīng)抓緊處理，急件應(yīng)隨到隨批、隨辦。一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理完畢并退回文件，最遲不得超過10天（視文件內(nèi)容要求而定）。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要答復(fù)。對要求批復(fù)的文件必須做到件件有著落，事事有交待。承辦人辦理完畢后，應(yīng)將承辦結(jié)果在收文處理單上作簡要的記錄，并及時將公文退回，行政部負(fù)責(zé)檢查，切實(shí)防止漏辦和壓誤。文件傳遞統(tǒng)一由文書辦理，其他人不得橫傳，以免積壓或傳失。8.5建立健全催辦制度。需投送各部門承辦的公文，由歸口部門負(fù)責(zé)催辦，公司領(lǐng)導(dǎo)批示的公文和需要協(xié)調(diào)辦理的公文（有主辦部門和協(xié)辦部門）由行政部負(fù)責(zé)催辦，并將結(jié)果報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。8.6急需辦理的公文，應(yīng)先送行政部簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。行政部主任在簽批公文時，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。8.7急件應(yīng)有專門傳閱夾，及時送有關(guān)部門速辦。領(lǐng)導(dǎo)不在，本部門也要處理，否則，誤事由該部門負(fù)責(zé)。8.8主要領(lǐng)導(dǎo)批示的急辦文件，應(yīng)及時送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門先行處理，再送其他領(lǐng)導(dǎo)閱讀。8.9凡牽涉幾個部門辦理的文件，應(yīng)先送一個主辦部門閱辦，由該主辦部門負(fù)責(zé)招集其他部門共同閱辦。8.10需要幾個部門閱知的文件，可由文書人員分別傳閱，閱文部門應(yīng)及時閱讀，兩日內(nèi)將文件送回消號。8.11需要一定范圍內(nèi)傳達(dá)的文件，應(yīng)由行政部或有關(guān)部門召集傳達(dá)，并在公文處理單上由傳達(dá)人簽署