會(huì)議的名詞解釋和會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)議的準(zhǔn)備

Word-5-會(huì)議的名詞解釋和會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)議的準(zhǔn)備

會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚攏在一起舉行研究、溝通的活動(dòng)，它往往陪同著一定規(guī)模的人員流淌和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特殊是國(guó)際性會(huì)議在提高城市形象、增進(jìn)市政建設(shè)、制造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特別的作用。

會(huì)議的名詞解釋和會(huì)議注重事項(xiàng)及會(huì)議的預(yù)備

會(huì)議管理，又名活動(dòng)管理,原譯為eventsmanagement、conferencemanagement或meetingmanagement等，是一種由主辦方或會(huì)議活動(dòng)組織者創(chuàng)建和管理的特地針對(duì)某一場(chǎng)會(huì)議的專題網(wǎng)站.與普通的網(wǎng)站不同,會(huì)議管理有具體的會(huì)議所舉辦的日期、時(shí)光、地點(diǎn)、已經(jīng)對(duì)參會(huì)人員的要求，并且有在線報(bào)名和購(gòu)買門票等功能。通常由會(huì)議主辦方舉行管理、不定期發(fā)布新的會(huì)議動(dòng)態(tài)或新聞。一個(gè)典型的會(huì)議管理結(jié)合了文字、圖像、視頻、及（另外）與主題相關(guān)的媒體?？梢宰寘?huì)者以簡(jiǎn)便有效的的方式在網(wǎng)上了解本次會(huì)議的信息。會(huì)議管理是社會(huì)媒體網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字會(huì)務(wù)服務(wù)的一部分。會(huì)議管理的服務(wù)對(duì)象涉及復(fù)雜的品牌推廣，尋覓受眾任務(wù)，甚至挖掘參會(huì)人員的數(shù)據(jù)。會(huì)后對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)舉行分析，確保投資回報(bào)，這一專業(yè)流程已經(jīng)成為市場(chǎng)活動(dòng)一個(gè)重要的大事驅(qū)動(dòng)。在會(huì)議和活動(dòng)作為一個(gè)產(chǎn)業(yè)在世界各地最近的增長(zhǎng)意味著（市場(chǎng)營(yíng)銷）及客戶管理不能再象以前那樣單一。會(huì)議和活動(dòng)，如全球氣候變暖峰會(huì)，亞運(yùn)會(huì)等在某些狀況下，已經(jīng)對(duì)他們的社區(qū)甚至囫圇國(guó)家當(dāng)生巨大的影響。會(huì)議管理的應(yīng)用規(guī)模沒有顯然的界定，現(xiàn)在包括全部從奧運(yùn)會(huì)規(guī)模下降至5人的商界人士早餐會(huì)。包括許多行業(yè)，慈悲組織和利益集團(tuán)都將舉辦各自的大小會(huì)議，以推銷自己，建立業(yè)務(wù)關(guān)系，籌集資金或慶祝。

目前國(guó)內(nèi)打造會(huì)議管理的途徑主要有兩種：一是找網(wǎng)絡(luò)公司特地為本次會(huì)議制作一個(gè)專業(yè)的網(wǎng)站;二是通過會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。找網(wǎng)絡(luò)公司價(jià)格也許__~5000元不等，主要按照會(huì)議管理的欄目?jī)r(jià)格會(huì)有出入，開發(fā)周期大致15個(gè)工作日。優(yōu)勢(shì)是可按照會(huì)議組織者的要求自立設(shè)計(jì)網(wǎng)站樣式模板和功能，可與開發(fā)公司交流加入一些會(huì)議組織者共性化的一些元素，但目前國(guó)內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)公司對(duì)這種會(huì)議管理都不會(huì)特地編寫一個(gè)網(wǎng)站，而是通過主流的cms系統(tǒng)舉行生成，只是修改下網(wǎng)站的樣式，考慮到開發(fā)周期、費(fèi)用和網(wǎng)站的不行重復(fù)使用性這種方式已經(jīng)越來越不被認(rèn)可。會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)則越發(fā)智能和實(shí)惠，國(guó)外普通稱為eventsmanagementsoftware可見主要用作活動(dòng)的管理，一些中發(fā)達(dá)國(guó)家的活動(dòng)、會(huì)議、聚會(huì)較為發(fā)達(dá)和常見，因此這類的管理和應(yīng)用系統(tǒng)也孕育而生。國(guó)外比較常用的如eventbrite，regonline，就連特地做郵件營(yíng)銷的巨頭constencontact今年年初也開頭涉足eventsmarketing.國(guó)內(nèi)目前常用的有mymova.由于mymova主要針對(duì)會(huì)議的客戶，因此較國(guó)外的此類服務(wù)更為專業(yè)，生成的網(wǎng)站也較完美。

目前大部分會(huì)議的主辦方均故意試試信息化更強(qiáng)的會(huì)議活動(dòng)管理系統(tǒng)舉行會(huì)議管理的建設(shè)，不僅節(jié)省開發(fā)周期、并且費(fèi)用低廉、同樣也能夠自定義網(wǎng)站樣式及風(fēng)格，并且在線注冊(cè)環(huán)節(jié)比自主開發(fā)的要更為穩(wěn)定和牢靠。

注重事項(xiàng)

考慮周全要?jiǎng)倮嘏e辦一次會(huì)議，尤其是大型會(huì)議，必要考慮無數(shù)方面的問題，比如開會(huì)的時(shí)光是否能保證大家都能參與，會(huì)不會(huì)碰到外賓來訪或者公司出貨;不能出席的人是否有替代人選，怎樣聯(lián)絡(luò);會(huì)議的主席、主持、記錄人員、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員等相關(guān)人員的支配是否妥善;會(huì)議需要什么輔助器材，由誰負(fù)責(zé);會(huì)議舉行的時(shí)光預(yù)計(jì)有多久等等。惟獨(dú)事先做好預(yù)備工作，才干保證會(huì)議地順當(dāng)舉行與遺憾結(jié)束。

挑選合適的會(huì)議場(chǎng)所

會(huì)議場(chǎng)所的挑選有無數(shù)種，最常用的是公司的會(huì)議室;有時(shí)公司會(huì)在周末支配員工到一個(gè)山清水秀的度假勝地，一邊開會(huì)，一邊度假;至于大型的、重要的會(huì)議則能夠特地租用飯店的會(huì)場(chǎng)。不管采納哪種方式，對(duì)會(huì)場(chǎng)的基本要求是全都的，即：會(huì)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)舒服寬闊，隔音效果好，采光通風(fēng)良好，沒有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時(shí)看得清晰，寧?kù)o不嘈雜，空調(diào)良好，插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全。

用文字記錄會(huì)議的相關(guān)事項(xiàng)

在預(yù)備會(huì)議的過程中，有關(guān)會(huì)議的各個(gè)事項(xiàng)，如時(shí)光、地點(diǎn)、會(huì)議議程等等都應(yīng)當(dāng)用文字記錄下來，便于在后續(xù)工作中察看。有關(guān)會(huì)議的打算、通知等要打印出來發(fā)給相關(guān)人員，不能只舉行口頭通知，俗話說“口說無憑”，有時(shí)候秘書已經(jīng)通知了各個(gè)部門主管，可是有些人忙起來就遺忘了，所以必需把工作做細(xì)致。

會(huì)場(chǎng)的器材預(yù)備

現(xiàn)代化的會(huì)議離不開各種輔助器材，在召開會(huì)議之前，就應(yīng)當(dāng)把各種輔助器材預(yù)備妥善。

桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，能夠按照會(huì)議的需要擺成圓桌型或（報(bào)告）型，假如參與會(huì)議的人數(shù)較多，普通應(yīng)采納報(bào)告型，不需要預(yù)備座位牌，假如參與會(huì)議的人比較少，普通采納圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員便利就座。

會(huì)議上的茶水飲料最好用礦泉水，由于每個(gè)人的口味不一樣，有些人喜愛?喝茶，有些人喜愛?喝飲料，還有些人喜愛?喝咖啡，所以假如沒有特殊的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的挑選。

簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程

簽到簿的作用是協(xié)助了解到會(huì)人員的多少，分離是誰，一方面使會(huì)議組織者可以查明是否有人缺席，另一方面可以使會(huì)議組織者按照簽到簿支配下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)能夠便利會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌控各位參與會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此認(rèn)識(shí)。

黑板、白板、筆

在有些場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然現(xiàn)在視聽設(shè)備進(jìn)展得很快，但是傳統(tǒng)的表述方式依舊受到無數(shù)人的愛慕，而且在黑板或白板上表達(dá)具有即興、便利的特征。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不行少。

各種視聽器材

現(xiàn)代科技的進(jìn)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽