14記錄控制程序

1、文件更改記錄序號更改日期更改內(nèi)容更改人版本生效日期 文件分發(fā)范圍總經(jīng)理 份 經(jīng)營部 份 技術檢驗部 份 綜合辦 份 生產(chǎn)部 份 財務部 份 倉 庫 份 備注： 1、文件要求每頁印有“受控文件印，否則此文件視為無效版本。 文件需要分發(fā)的部門在 “內(nèi) 打“。編制：審核：批準：日期：日期：日期：1. 目的 對記錄進行有效的操縱和管理，以保證提供本公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全符合規(guī)定要求的程度和管理體系有效運行的客觀證據(jù)，為驗證和制定改正和預防措施提供依據(jù)。2. 適用范圍適用于所有與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系活動相關的、有保存價值的記錄，包括供方提供的記錄的操縱。定義 記錄：組織在日常運營當中，

2、記錄運營過程所產(chǎn)生的表格等文件。4. 權責 4.1 管理者代表:負責組織所有質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系管理工作。 4.2 各部門：負責本部門質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的正確應用，及日常整理、保存、保護、審核有關的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系。 4.3 綜合辦：負責記錄操縱的檢查、督辦和定期匯總保管。5. 程序 5.1 記錄的標識編號：記錄的標識編號按文件操縱程序執(zhí)行； 5.2 記錄的做成和記錄要求 5.2.1 記錄的發(fā)生必需由活動的直接責任人（實施者或操作者）按要求內(nèi)容對活動的實施狀況或結果及時記錄，保證記錄內(nèi)容明白、完整且真實、有效，不得在記錄上亂寫亂畫； 5.2.2 記錄時

3、應使用不易擦除的筆，不需填寫的工程用筆劃去。發(fā)生誤記的場合，用一橫劃去后在誤記處的周邊將正確的數(shù)據(jù)記入并蓋上訂正者章或簽名； 5.2.3 任何人員不得隨便刪除或改動記錄。記錄完成后，記錄者應在規(guī)定處簽名或蓋章填寫日期，然后交部門主管核查，各相關欄目負責人簽名不允許空白； 5.3 記錄的媒介形式 本公司目前僅以書面形式作為記錄的記錄及保存形式，暫不考慮將其它媒介形式用于記錄。 5.4 記錄的收集、保存、保護 5.4.1 各項記錄的記錄人員有責任及時將已完成核查的記錄送交規(guī)定的管理部門（或人員），記錄管理人員應及時按類別整理，當發(fā)現(xiàn)有未及時上交的記錄時，有權進行催問及索取，以免記錄丟失。 5.4.

4、2 當有價值和有必要的記錄確認已被收齊并匯總，為保持順序號或日期頁碼的連續(xù)，管理人員應及時用文件夾對記錄進行裝訂，同時在文件夾正面及側面做出標識，以便于日后查閱。 5.4.3 裝訂成冊或用文件柜（箱）歸檔的記錄，應考慮在封面標識或使用清單的方式標識，以便于存取和檢索； 5.4.4 各部門依據(jù)記錄一覽表上所列的保管期限，對各自業(yè)務范圍內(nèi)的記錄合理保管，以便必要時查閱； 5.4.5 各部門的記錄保管人員必需將記錄存放于枯燥通風的場所及環(huán)境，并注意防潮、防火、防蟲蛀、防鼠害、防霉變和散亂、丟失，所有的記錄保持清潔、字跡清楚； 5.4.6 記錄假如使用的是熱感傳真紙，要考慮是否能在保存期內(nèi)不會褪色，否

5、則要將其復印后保存； 5.5 記錄的借閱和復印 5.5.1 記錄一律不外借和復印，在保管場所查閱，當顧客或其代表及其他第三方組織根據(jù)合同要求，在商定的期限內(nèi)需查閱記錄時，只有當總經(jīng)理（或其代理人）許可的狀況下，方可獲得記錄的復印件； 5.5.2 內(nèi)部借閱必需由職能部門主管批準并填寫文件借閱/復印記錄； 5.6 記錄的銷毀 5.6.1 記錄管理人員應每年對管轄范圍內(nèi)的記錄進行檢查，挑揀出到期的記錄，并作如下處理： a）不涉及金額的記錄，須用圓珠筆或鋼筆劃上“號，當草稿紙用； b）涉及金額的記錄，應實行銷毀。 5.6.2 在處理到期的記錄前，應送交相關部門確認，最終由總經(jīng)理確認是否須有部門必需延長保存期的記錄，經(jīng)審批確認，銷毀的記錄應填寫文件銷毀記錄； 5.7 記錄格式 5.7.1 各部門的記錄格式，依文件操縱程序中部門文件的編制方法執(zhí)行； 5.7.2 記錄格式更改時，執(zhí)行文件操縱程序中有關文件更改的規(guī)定；5.8 本標準實施前做成的記錄的處理:本標準實施前做成或受理的記錄，從本標準實施