印章管理作業(yè)指引

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專(zhuān)心-專(zhuān)注-專(zhuān)業(yè)專(zhuān)心-專(zhuān)注-專(zhuān)業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專(zhuān)心-專(zhuān)注-專(zhuān)業(yè)印章管理作業(yè)指引編 制日 期審 核日 期批 準(zhǔn)日 期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目的規(guī)范深圳市摩爾城商業(yè)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）印鑒管理，確保印鑒妥善保管及合理使用。適用范圍適用于集團(tuán)及下屬公司公章、合同章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、各部門(mén)印章的管理工作。術(shù)語(yǔ)和定義無(wú)職責(zé)集團(tuán)總部人力行政部負(fù)責(zé)印章的刻制負(fù)責(zé)集團(tuán)總部公章、人事專(zhuān)用章的保管及使用集團(tuán)總部財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、支票專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章的保管與使用下屬公司負(fù)責(zé)下屬公司權(quán)限范圍

2、內(nèi)圖章的保管及使用工作程序印章的刻制集團(tuán)/下屬公司日常經(jīng)營(yíng)需要和部門(mén)業(yè)務(wù)工作需要刻制印章或更換印章，由行政部門(mén)填寫(xiě)印章刻制申請(qǐng)表，并按權(quán)責(zé)手冊(cè)規(guī)定審核審批后方可刻制。有效印章的名稱應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，各類(lèi)合同章、財(cái)務(wù)章等均應(yīng)加上相應(yīng)的集團(tuán)/下屬公司全稱，例如：集團(tuán)/下屬公司公章：“*集團(tuán)/下屬公司（全稱）”；合同章：“*集團(tuán)/下屬公司（全稱）+合同專(zhuān)用章”；財(cái)務(wù)章：“*集團(tuán)/下屬公司（全稱）+財(cái)務(wù)專(zhuān)用章”和“*集團(tuán)/下屬公司（全稱）+收款專(zhuān)用章”、“*集團(tuán)/下屬公司（全稱）+發(fā)票專(zhuān)用章”。公司印章的刻制由人力行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，人力行政部到指定的單位刻制；印章刻制的規(guī)格、樣式按照國(guó)家相關(guān)規(guī)

3、定及集團(tuán)要求辦理。印章的保管申請(qǐng)刻制好的印章正式啟用前，需在人力行政部進(jìn)行登記并填寫(xiě)印章移交備案管理登記表留存印模備案。并將每個(gè)印章登入印章登記表內(nèi)，建立集團(tuán)印鑒檔案并永久保存。印章由行政部門(mén)統(tǒng)一管理，集團(tuán)總部人力行政部負(fù)責(zé)集團(tuán)/下屬公司公章的保管，下屬公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)除下屬公司公章外的印章保管。印章管理部門(mén)需設(shè)立專(zhuān)門(mén)印章保管保險(xiǎn)箱，采用保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼雙重管理，需要使用印章時(shí)，印章管理人員在用印審批手續(xù)齊全和用印文件齊全后，方可予以用印，每次用印結(jié)束后，需立即將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)。印章管理人員外出、休假時(shí)，將印章上交本部門(mén)負(fù)責(zé)人，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人暫時(shí)保管，并由印章

4、管理人員與暫時(shí)保管人填寫(xiě)印章移交備案管理登記表。印章管理人員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全并確認(rèn)保險(xiǎn)柜關(guān)閉鎖好，次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無(wú)異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告集團(tuán)/下屬公司領(lǐng)導(dǎo)。集團(tuán)/下屬公司印章保險(xiǎn)柜鑰匙除印章管理人員持有外，剩余其他備用全部由印章管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)指定人員統(tǒng)一代為保管，其他人員不得持有保險(xiǎn)柜鑰匙。印章管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，須辦理分管印章和印章保險(xiǎn)柜鑰匙的移交手續(xù)，并填寫(xiě)印章移交備案管理登記表后交接人員簽字，集團(tuán)總裁監(jiān)督鑒交后方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。其管理的印章記錄和檔案須作為員工移交工作的一部分。印章的使用集團(tuán)/下屬公司的印章使用需嚴(yán)格按照印章使用審批流程執(zhí)

5、行，集團(tuán)/下屬公司所屬各部門(mén)在日常業(yè)務(wù)往來(lái)中如有用印需求，須提前填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)審批表，并在公司OA辦公系統(tǒng)中按權(quán)責(zé)手冊(cè)規(guī)定審核審批，印章管理人員在核對(duì)印章使用OA審批和書(shū)面審批以及用印要求后，同時(shí)根據(jù)不同的用章，須在印章使用臺(tái)帳中記錄OA申請(qǐng)編號(hào)、用章內(nèi)容、用印份數(shù)以及文件去向等等進(jìn)行登記后方可辦理用印手續(xù)，用印結(jié)束后，用印人需在印章使用臺(tái)帳中簽字確認(rèn)。凡有大量資料或文件需要蓋集團(tuán)/下屬公司章時(shí)，須提前一天通知集團(tuán)總部人力行政部。集團(tuán)/下屬公司章的使用應(yīng)由辦理人填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)審批表，按權(quán)責(zé)手冊(cè)規(guī)定進(jìn)行審核審批。集團(tuán)/下屬公司各項(xiàng)目所有設(shè)計(jì)、工程變更、簽證都必須加蓋集團(tuán)/下屬公司公章或集團(tuán)/

6、下屬公司指定的變更、簽證、審核專(zhuān)用印章，方能生效。印章管理人員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、授權(quán)委托書(shū)要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。對(duì)外簽署的合同或協(xié)議等，先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印，在用印時(shí)，須在合縫處加蓋合同專(zhuān)用章，不得在手寫(xiě)合同或合同內(nèi)容填寫(xiě)不全的合同上加蓋公司合同專(zhuān)用章。印章管理人員不得在手寫(xiě)文件上加蓋集團(tuán)/下屬公司印章，不得在內(nèi)容填寫(xiě)不全的文件或空白的紙張、介紹信、支票、授權(quán)委托書(shū)等文本上加蓋集團(tuán)/下屬公司印章。用印人如遇緊急事件必須立即用印，并且審批人不在集團(tuán)/下屬公司的情況下，用

7、印人可以利用通訊工具與審批人進(jìn)行聯(lián)系，經(jīng)印章管理人員確認(rèn)后方可用印，事后審批人應(yīng)補(bǔ)簽書(shū)面和OA審批手續(xù)。集團(tuán)/下屬公司外單位人員因業(yè)務(wù)往來(lái)須用印的，須由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)OA系統(tǒng)申請(qǐng)用章手續(xù)，根據(jù)用印要求要求在OA系統(tǒng)選擇對(duì)應(yīng)的用印需求，根據(jù)OA審批流程按權(quán)責(zé)手冊(cè)規(guī)定審核審批后，印章管理人員根據(jù)審批結(jié)果予以用印。印章的廢止與銷(xiāo)毀印章在受到遺失、損壞的情況時(shí)，印章管理部門(mén)需立即提交報(bào)告說(shuō)明原因，經(jīng)集團(tuán)/下屬公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，立即到公安機(jī)會(huì)報(bào)失和備案，并根據(jù)情況辦理印章刻制申請(qǐng)手續(xù)。集團(tuán)/下屬公司因機(jī)構(gòu)變更或其他原因擬廢止的印章，對(duì)于擬重新刻制或作廢的印章由印章管理部門(mén)提出申請(qǐng)，按權(quán)責(zé)手冊(cè)規(guī)定審核審批后方可刻制或銷(xiāo)毀。印章管理部門(mén)在實(shí)施銷(xiāo)毀前要予以備案注銷(xiāo)，原有的廢止印章經(jīng)集團(tuán)/下屬公司批準(zhǔn)后交公安機(jī)關(guān)統(tǒng)一銷(xiāo)毀處理。印章停止