商務(wù)電子郵件撰寫1221

1、商務(wù)電子郵件撰寫禮儀職場系列培訓(xùn)2011年12月王奕錦電子郵件件的格式式目錄錄電子郵件件的禮儀儀規(guī)范其他注意意事項收件人、抄送人人的選擇擇商務(wù)電子子郵件的的格式電子郵件件的格式式：內(nèi)容構(gòu)成成：稱呼、問問候、正正文、祝祝頌語、署名、日期格式上的的要求：（1）稱呼：稱呼頂頂格寫在在第一行行，然后后，再在在后面加加上冒號號，表示示下面有有話要說說（2）問候語語：問候候語要寫寫在稱呼呼的下一一行，空空兩格。它可以以獨立成成為一段段與書信格格式相同同格式上的的要求：（3）正文：正文一一般分為為連接語語、主體體文、總總括語三三個部分分。每一一個部分分開頭都都應(yīng)另起起一行，空兩格格落筆（4）祝頌語語：祝頌頌

2、語是表表示致敬敬或祝賀賀一類的的話，如如“此致”、“?！钡?。它可可以緊接接著正文文寫，也也可以獨獨占一行行，空兩兩格寫。另外，在寫與與“此致”和“祝”相配套的的“敬禮”、“健康”一類表示示祝愿的的話語時時，一般般要另起起一行頂頂格寫格式上的的要求： （5）署名：寫完信信之后，在信的的右下角角寫上發(fā)發(fā)信人的的姓名叫叫做署名名（如郵郵件已設(shè)設(shè)置自動動簽名，可省略略）（6）日期發(fā)發(fā)信的的日期可可寫在具具名的后后邊，也也可以另另起一行行（因電電子郵件件的即時時性，可可省略）商務(wù)電子子郵件的的禮儀規(guī)規(guī)范一、電子子郵件是是一種商商務(wù)文本本，應(yīng)當(dāng)當(dāng)認(rèn)真撰撰寫：1.主題要明明確收件人見見到它便便對整個個電子郵

3、郵件一目目了然了了 2.語言要流流暢盡量別寫寫生僻字字、異體體字。引引用數(shù)據(jù)據(jù)、資料料最好標(biāo)標(biāo)明出處處，以便便核對3.郵件的內(nèi)內(nèi)容要簡簡潔內(nèi)容應(yīng)當(dāng)當(dāng)簡明扼扼要，愈愈短愈好好二、電子子郵件應(yīng)應(yīng)當(dāng)避免免濫用，不發(fā)無無意義的的郵件若無必要要，輕易易不要向向他人亂亂發(fā)電子子郵件收到他人人的重要要電子郵郵件后，即刻回回復(fù)對方方一下，往往還還是必不不可少的的第三，電電子郵件件應(yīng)當(dāng)注注意編碼碼問題商界人士士在使用用中文向向除了中中國內(nèi)地地之外的的其他國國家和地地區(qū)的華華人發(fā)出出電子郵郵件時，必須同同時用英英文注明明自己所所使用的的中文編編碼系統(tǒng)統(tǒng)，以保保證對方方可以收收到自己己的郵件件。第四，電電子郵件件應(yīng)

4、當(dāng)慎慎選花哨哨功能對電子郵郵件修飾飾過多，難免會會使其容容量增大大，收發(fā)發(fā)時間增增長，既既浪費時時間又浪浪費金錢錢，而且且往往會會給人以以華而不不實之感感。電子郵件件的收件件人所擁擁有的軟軟件不一一定能夠夠支持上上述功能能。這樣樣一來，他所收收到的那那個電子子郵件就就很有可可能會大大大地背背離了發(fā)發(fā)件人的的初衷，因而使使之前功功盡棄。收件人、抄送人人的區(qū)別別收件人、抄送人人的區(qū)別別：在功能上上無特別別區(qū)別在指向上上有所區(qū)區(qū)別：主要是為為了區(qū)分分收件人人的主次次用。收件人：指的是你你郵件的的主送人，可以是是一個或或多個抄送人：需要告知知的人，比如其其他相關(guān)關(guān)人員、跨級、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)主送送、抄送送機

5、關(guān)的的規(guī)范（一）關(guān)于于主送應(yīng)當(dāng)根據(jù)據(jù)郵件的的內(nèi)容及及發(fā)文、收文部部門（或或個人為簡便，以下統(tǒng)統(tǒng)一稱為為“主送人”、“抄送人”）的隸屬屬關(guān)系及及職權(quán)范范圍確定定主送人人。上行文（向上級級請示）應(yīng)當(dāng)堅堅持一個個主送人人的作法法，不能能多頭主主送。多頭主送送往往造造成受文文人之間間相互推推諉或產(chǎn)產(chǎn)生矛盾盾、抵觸觸，反而而不利于于盡快解解決問題題。有關(guān)主送送、抄送送機關(guān)的的規(guī)范確定上行行文主送送人的規(guī)規(guī)范是：1請示：一般只寫寫一個主主送人，需要同同時送其其他人的的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)用抄送送形式。2受雙重領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)：發(fā)送上上行文時時，應(yīng)當(dāng)當(dāng)根據(jù)工工作內(nèi)容容，即針針對具體體公務(wù)活活動的職職權(quán)歸屬屬寫明主主送人和和抄送人

6、人。3除上級負(fù)負(fù)責(zé)人直直接交辦辦的事項項外，不不要隨意意向上級級負(fù)責(zé)人人報送“請示”、“意見”和“報告”。有關(guān)主送送、抄送送機關(guān)的的規(guī)范（二）關(guān)關(guān)于抄送送抄送人是是指除主主送人外外需要執(zhí)執(zhí)行或知知曉內(nèi)容容的其他他人。抄抄送范圍圍得當(dāng)，有助于于公文處處理，否否則將貽貽誤溝通通或造成成人力、物力的的浪費。有關(guān)主送送、抄送送機關(guān)的的規(guī)范1應(yīng)當(dāng)抄抄送的情情況（1）除主送送人外，需要執(zhí)行行或知曉曉公文的的其他人人員，應(yīng)列為為抄送人人；（2）向下級或或者本系系統(tǒng)的重重要行文文，應(yīng)當(dāng)當(dāng)同時抄抄送直接接上級部部門；（3）上級部部門向受受雙重領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的下級機機關(guān)行文文，必要要時應(yīng)當(dāng)當(dāng)抄送其其另一個個上級部部門；（

7、4）隔級溝溝通：下級因特特殊情況況必須越越級請示示時，應(yīng)應(yīng)抄送被被越過的的上級；上級越越級向下下級行文文時，可可以抄送送受文人人的直接接上級。有關(guān)主送送、抄送送機關(guān)的的規(guī)范2不應(yīng)當(dāng)當(dāng)抄送的的情況（1）請示郵郵件不得得抄送其其下級部部門或個個人；（2）接受抄抄送公文文的部門門或個人人不必再再向其他他機關(guān)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)送；（3）凡與公文文辦理無無關(guān)的單單位一律律不予抄抄送。電子郵件件的其他他重要事事項郵件主題題如果一次次要和對對方討論論的事情情是不同同的主題題，建議議分開不不同的電電郵傳送送也就是說說，每封封信的主主題最好好只有一一個，這這樣對方方會比較較好針對對單純的的主題加加以回信信。商務(wù)郵件件

8、的修辭辭撰寫商務(wù)務(wù)電郵前前，不妨妨想到此此時是面面對著對對方，而而不是面面對鍵盤盤與屏幕幕，這樣樣可以讓讓語氣溫溫暖一點點；書寫時要要比口語語對話再再稍微正正式一點點設(shè)想對方方看了你你的信之之后可能能有的觀觀點，也也就是要要在別人人的思考考里思考考了解對方方和你一一樣都是是大忙人人，講重重點即可可多一點體體貼，想想辦法讓讓你的電電郵，看看起來簡簡短扼要要，有親親和力但但不失禮禮。郵件結(jié)構(gòu)構(gòu)：第一段與與最后一一段是重重點電子郵件件的撰寫寫，應(yīng)該該掌握由由上而下下的重點點，也就就是說，重點在在最前面面的第一一段如果信件件很長，最好在在結(jié)尾的的部分，再度強強調(diào)第一一段的重重點。要求：主動說出出你期待

9、待對方做做的事情情當(dāng)你想要要收件者者采取行行動時，如果電電郵的內(nèi)內(nèi)容長，在信件件的一開開始，就就說明你你的要求求如果內(nèi)容容很短，不超過過一個屏屏幕可以以讀完的的范圍，就直接接在信件件內(nèi)容的的結(jié)尾提提出要求求即可。日期：郵件的日日期與時時間要明明確在電郵中中提到的的日期與與時間，一定要要具體，你說的的下個月月或是下下周三到到底是什什么時候候?因此最好好改成下周三三(如3月7日)下個個月(如8月)，時間間也要明明確，是是上午還還是下午午?是以自己己或?qū)Ψ椒降臅r區(qū)區(qū)為準(zhǔn)?以免雙方方認(rèn)知不不同而產(chǎn)產(chǎn)生誤會會。回復(fù)郵件件：如果你回回復(fù)對方方的來信信時，使使用對方方的主旨旨回復(fù)，讓對方方知道這這是來自自于你的的回復(fù)。此外，如果想想要在主主旨點出出回復(fù)的的重點，可以在在郵件本本文內(nèi)容容里寫上上回復(fù)復(fù)主旨：XXXXXX讓對方方知道這這是回復(fù)復(fù)哪一封封信。風(fēng)格：檢查自己己寫的電電郵時，試試看看讀出聲聲音，對對話式的的寫作風(fēng)風(fēng)格輕松松但不失失禮，而而且也比比較自然然順暢。語感:1.采用主動動的語氣氣。讓收信者者知道，