采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及管理制度

1、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及管理制度一.采購(gòu)部門(mén)的劃分 1生產(chǎn)原材料采購(gòu)：由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理批準(zhǔn)然后采購(gòu)員購(gòu)買(mǎi)。 2日常辦辦公用品品采購(gòu)：由辦公公室或辦辦公室指指定的部部門(mén)或?qū)?zhuān)人負(fù)責(zé)責(zé)辦理。 3對(duì)于重重要材料料的采購(gòu)購(gòu)，必要要時(shí)由總總經(jīng)理指指派專(zhuān)人人或指定定部門(mén)辦辦理采購(gòu)購(gòu)作業(yè)。 二.采購(gòu)作作業(yè)方式式 一般情況，采采購(gòu)部門(mén)門(mén)依材料料使用及及采購(gòu)特特性，選選擇下列列一種最最有利的的方式進(jìn)進(jìn)行采購(gòu)購(gòu)： 1集中計(jì)計(jì)劃采購(gòu)購(gòu)：凡具具有共同同性的材材料，須須以集中中計(jì)劃辦辦理采購(gòu)購(gòu)較為有有利，采采購(gòu)前，先先通知請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)門(mén)依計(jì)劃劃提出請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)，采采購(gòu)部門(mén)門(mén)集中辦辦理采購(gòu)購(gòu)。 2長(zhǎng)期報(bào)報(bào)價(jià)采購(gòu)購(gòu)：凡經(jīng)經(jīng)常性使使用，且且

2、使用量量較大的的材料，采采購(gòu)部門(mén)門(mén)應(yīng)事先先選定供供應(yīng)廠(chǎng)商商，議定定長(zhǎng)期供供應(yīng)價(jià)格格，批準(zhǔn)準(zhǔn)后通知知請(qǐng)購(gòu)部部門(mén)依需需要提出出請(qǐng)購(gòu)。 3.未經(jīng)公公司主管管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)書(shū)面同意意，不得得私自變變更、替替換現(xiàn)有有材料供供應(yīng)商；如有更更適合供供應(yīng)商而而需要替替換原供供應(yīng)商的的，采購(gòu)購(gòu)部必須須提交書(shū)書(shū)面變更更供應(yīng)商商陳述材材料，獲獲得書(shū)面面批準(zhǔn)后后方可變變更。 4.詢(xún)價(jià)、議議價(jià)結(jié)束束后，需需公司主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)書(shū)面同同意方可可定價(jià)，否否則公司司不予認(rèn)認(rèn)可價(jià)格格；由此此引起后后果由責(zé)責(zé)任人負(fù)負(fù)全責(zé)。 5.采購(gòu)作作業(yè)合同同簽訂由由公司指指定或授授權(quán)委派派專(zhuān)人負(fù)負(fù)責(zé)，否否則視為為無(wú)效。 6.工程等等大額材材料合同同簽訂由

3、由分管采采購(gòu)副總總經(jīng)理以以上級(jí)別別人員辦辦理。 三.采購(gòu)作作業(yè)處理理期限 采購(gòu)部門(mén)應(yīng)應(yīng)依采購(gòu)購(gòu)地區(qū)、材材料特性性及市場(chǎng)場(chǎng)供需，分分類(lèi)制定定材料采采購(gòu)作業(yè)業(yè)處理期期限，通通知有關(guān)關(guān)部門(mén)以以便參考考，如果果有變更更時(shí)，應(yīng)應(yīng)立即修修正。 四.詢(xún)價(jià)、比比價(jià)、議議價(jià) (一)經(jīng)經(jīng)辦人員員應(yīng)對(duì)廠(chǎng)廠(chǎng)商的報(bào)報(bào)價(jià)資料料進(jìn)行整整理并經(jīng)經(jīng)過(guò)深入入調(diào)查分分析后，以以電話(huà)或或其他聯(lián)聯(lián)絡(luò)方式式向供應(yīng)應(yīng)廠(chǎng)商議議價(jià)。 (二)凡是是最低采采購(gòu)量超超過(guò)請(qǐng)購(gòu)購(gòu)量的，采采購(gòu)經(jīng)辦辦人員在在議價(jià)后后，應(yīng)在在請(qǐng)購(gòu)單單中注明明，經(jīng)主主管簽字字確認(rèn)后后上報(bào)。 (三)采購(gòu)購(gòu)經(jīng)辦人人員接到到“材料料采購(gòu)單單”后應(yīng)應(yīng)依采購(gòu)購(gòu)材料使使用時(shí)間間的緩急急，

4、并參參考市場(chǎng)場(chǎng)行情及及過(guò)去采采購(gòu)記錄錄或廠(chǎng)商商提供的的資料，需需精選三三家以上上的供應(yīng)應(yīng)商進(jìn)行行產(chǎn)品的的書(shū)面比比價(jià)，經(jīng)經(jīng)分析后后進(jìn)行議議價(jià)，議議價(jià)結(jié)果果書(shū)面上上報(bào)主管管領(lǐng)導(dǎo)。 (四)采購(gòu)購(gòu)部門(mén)接接到請(qǐng)購(gòu)購(gòu)部門(mén)以以電話(huà)聯(lián)聯(lián)絡(luò)的緊緊急采購(gòu)購(gòu)情況，主主管應(yīng)立立即指定定經(jīng)辦人人員先行行詢(xún)價(jià)、議議價(jià)，待待接到請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)單后后，按一一般采購(gòu)購(gòu)程序優(yōu)優(yōu)先辦理理。 五. 采采購(gòu)計(jì)劃劃審批流流程與執(zhí)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)總經(jīng)理分管副總經(jīng)經(jīng)理財(cái)務(wù)部總務(wù)經(jīng)理采購(gòu)辦公室需求部門(mén)8、審批8、審批7、審批5、審核7、審批5、審核6、審核6、審核10、采購(gòu)到所需物品4、制定預(yù)算表9、采購(gòu)執(zhí)行10、采購(gòu)到所需物品4、制定預(yù)算表9、采購(gòu)執(zhí)行2

5、、匯總采購(gòu)需求3、查實(shí)庫(kù)存2、匯總采購(gòu)需求3、查實(shí)庫(kù)存11、替代品采購(gòu)申請(qǐng)開(kāi)始1、提出采購(gòu)需求申請(qǐng)11、替代品采購(gòu)申請(qǐng)開(kāi)始1、提出采購(gòu)需求申請(qǐng)12、存檔結(jié)束12、存檔結(jié)束執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)： 11、需求求部門(mén)提提出采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)，并并填寫(xiě)物品采購(gòu)申請(qǐng)單。2、總務(wù)部部負(fù)責(zé)匯匯總需求求部門(mén)的的采購(gòu)需需求。 33、總務(wù)務(wù)部對(duì)庫(kù)庫(kù)存情況況進(jìn)行查查實(shí)。 44、采購(gòu)購(gòu)依據(jù)申申購(gòu)需求求及查實(shí)實(shí)信息，制制定采購(gòu)購(gòu)預(yù)算計(jì)計(jì)劃。 55、總務(wù)務(wù)部經(jīng)理理對(duì)提交交的采購(gòu)購(gòu)預(yù)算進(jìn)進(jìn)行審核核，符合合要求的的予以批批準(zhǔn)，否否則不予予批準(zhǔn)。6、財(cái)務(wù)部部對(duì)提交交的采購(gòu)購(gòu)預(yù)算進(jìn)進(jìn)行核實(shí)實(shí)，符合合要求的的予以批批準(zhǔn)，否否則不予予批準(zhǔn)。7、主管副副

6、總經(jīng)理理辦公室室對(duì)上報(bào)報(bào)采購(gòu)預(yù)預(yù)算進(jìn)行行審批，符符合要求求的予以以批準(zhǔn)，否否則不予予批準(zhǔn)。 8、總經(jīng)理理對(duì)上報(bào)報(bào)采購(gòu)預(yù)預(yù)算進(jìn)行行審批，符符合要求求的予以以批準(zhǔn)，否否則不予予批準(zhǔn)。9、采購(gòu)部部依據(jù)相相關(guān)規(guī)定定執(zhí)行采采購(gòu)預(yù)算算計(jì)劃。10、采購(gòu)購(gòu)部采購(gòu)購(gòu)所需物物品過(guò)程程。11、采購(gòu)購(gòu)部沒(méi)有有采購(gòu)到到物品，反反饋給需需求部門(mén)門(mén)，需求求部門(mén)根根據(jù)要求求填寫(xiě)替替代品申申請(qǐng)。12、采購(gòu)購(gòu)部負(fù)責(zé)責(zé)將審批批流程涉涉及的相相關(guān)材料料進(jìn)行存存檔。附注：凡是是列入固固定資產(chǎn)產(chǎn)管理的的采購(gòu)項(xiàng)項(xiàng)目應(yīng)該該以“財(cái)財(cái)產(chǎn)支出出”批準(zhǔn)準(zhǔn)權(quán)限進(jìn)進(jìn)行上報(bào)報(bào)。 六.訂購(gòu)購(gòu) (一)采購(gòu)購(gòu)經(jīng)辦人人員接到到經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)的“物物品采購(gòu)購(gòu)單”后后，應(yīng)

7、以以“訂購(gòu)購(gòu)單”向向廠(chǎng)商訂訂購(gòu)，并并以電話(huà)話(huà)或傳真真確定交交貨(到到貨)日日期，同同時(shí)要求求供應(yīng)商商在“送送貨單”上上注明“請(qǐng)請(qǐng)購(gòu)單編編號(hào)”及及“包裝裝方式”，材材料需按按款號(hào)標(biāo)標(biāo)明分包包包裝。 (二)若屬屬分批交交貨者，采采購(gòu)經(jīng)辦辦人員應(yīng)應(yīng)在“物物品采購(gòu)購(gòu)單”上上署名“分分批交貨貨”以供供識(shí)別。 (三)采購(gòu)購(gòu)經(jīng)辦人人員使用用暫借款款采購(gòu)時(shí)時(shí)，應(yīng)在在“物品品采購(gòu)單單”上署署名“暫暫借款采采購(gòu)”，以以供識(shí)別別。 七.整理付付款 1材料倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)按按照已辦辦妥收料料的入庫(kù)庫(kù)單，經(jīng)經(jīng)與供應(yīng)應(yīng)商送貨貨核對(duì)無(wú)無(wú)誤后，于于第二日日將原始始單送會(huì)會(huì)計(jì)部門(mén)門(mén)。 2缺交應(yīng)應(yīng)補(bǔ)足者者，請(qǐng)購(gòu)購(gòu)部門(mén)應(yīng)應(yīng)依照實(shí)實(shí)收數(shù)量量

8、，進(jìn)行行整理付付款。 3超交應(yīng)應(yīng)經(jīng)主管管批準(zhǔn)后后，才能能依照實(shí)實(shí)收數(shù)量量進(jìn)行整整理付款款，否則則僅依訂訂貨數(shù)付付款。 八.價(jià)格復(fù)復(fù)核與市市場(chǎng)行情情資料提提供 1采購(gòu)部部門(mén)應(yīng)調(diào)調(diào)查主要要材料的的市場(chǎng)與與行情，并并建立廠(chǎng)廠(chǎng)商資料料，作為為采購(gòu)及及價(jià)格審審核的參參考。 2采購(gòu)購(gòu)部門(mén)應(yīng)應(yīng)就企業(yè)業(yè)內(nèi)所需需要的材材料，提提供市場(chǎng)場(chǎng)行情資資料，作作為材料料批準(zhǔn)價(jià)價(jià)格的參參考。 九.質(zhì)量復(fù)復(fù)核 采購(gòu)部應(yīng)就就企業(yè)內(nèi)內(nèi)所使用用的材料料質(zhì)量予予以復(fù)核核(如材材料選用用、質(zhì)量量檢驗(yàn)等等)。 十.異常處處理 審查作業(yè)中中，若發(fā)發(fā)現(xiàn)異常常情況，采采購(gòu)單位位審查部部門(mén)應(yīng)立立即附異異常情況況報(bào)告資資料，通通知有關(guān)關(guān)部門(mén)處處理

9、。 附則 十一.本本辦法經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后實(shí)施，增增設(shè)修訂訂亦同。 采購(gòu)主、輔輔料管理理制度補(bǔ)補(bǔ)充 1，根據(jù)據(jù)計(jì)劃單單采購(gòu)主主、輔、料料。 2，現(xiàn)款款采購(gòu)：采購(gòu)員員必須憑憑有經(jīng)理理簽字的的借款單單向財(cái)務(wù)務(wù)部借款款，采購(gòu)購(gòu)回來(lái)后后，采購(gòu)購(gòu)員持貨貨品、購(gòu)購(gòu)貨發(fā)票票或收據(jù)據(jù)到倉(cāng)庫(kù)庫(kù)辦理入入庫(kù)手續(xù)續(xù)，由倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)保管管員驗(yàn)收收并開(kāi)出出入庫(kù)單單，（入入庫(kù)單必必須注名名：供貨貨方名稱(chēng)稱(chēng)，貨物物的名稱(chēng)稱(chēng)，數(shù)量量、單價(jià)價(jià)、金額額、用途途簽字）。入入庫(kù)單必必須通過(guò)過(guò)采購(gòu)員員、保管管員、會(huì)會(huì)計(jì)簽字字后。隨隨同購(gòu)貨貨發(fā)票或或收據(jù)才才能由經(jīng)經(jīng)理、分分管副總總簽字。然然后到財(cái)財(cái)務(wù)部辦辦理報(bào)銷(xiāo)銷(xiāo)手續(xù)。 3，訂單采采購(gòu)：供供

10、應(yīng)商貨貨到后，由由采購(gòu)員員到倉(cāng)庫(kù)庫(kù)辦理入入庫(kù)手續(xù)續(xù)，由倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)保管管員驗(yàn)收收并開(kāi)出出入庫(kù)單單（入庫(kù)庫(kù)單必須須注名：供貨方方名稱(chēng)，貨貨物的名名稱(chēng)，數(shù)數(shù)量、單單價(jià)、金金額、用用途）。入入庫(kù)單必必須通過(guò)過(guò)采購(gòu)員員、保管管員簽字字。并將將第二聯(lián)聯(lián)傳遞會(huì)會(huì)計(jì)作往往來(lái)帳。供供應(yīng)商需需要結(jié)款款時(shí)，應(yīng)應(yīng)憑入庫(kù)庫(kù)單，隨隨同購(gòu)貨貨發(fā)票或或收據(jù)由由經(jīng)理、副副總、總總經(jīng)理簽簽字，然然后到財(cái)財(cái)務(wù)部辦辦理結(jié)算算手續(xù)。采購(gòu)員崗位位職責(zé)崗位名稱(chēng)：采購(gòu)員員直接上級(jí)：總務(wù)經(jīng)經(jīng)理 負(fù)責(zé)對(duì)象：物資的的采購(gòu)、供供應(yīng)工作目標(biāo)：要求將將公司的的生產(chǎn)所所需的保保質(zhì)、保保量安全全及時(shí)的的滿(mǎn)足 權(quán)力與責(zé)任任： 嚴(yán)格遵守公公司的各各項(xiàng)規(guī)章章制度和和

11、有關(guān)規(guī)規(guī)定；根據(jù)需求計(jì)計(jì)劃和資資金情況況，編制制采購(gòu)計(jì)計(jì)劃；全面負(fù)責(zé)商商場(chǎng)所用用采購(gòu)工工作； 掌握好實(shí)際際庫(kù)存和和在途物物料情況況；合理安排采采購(gòu)順序序，對(duì)緊緊缺物料料及需長(zhǎng)長(zhǎng)距離采采購(gòu)的原原料應(yīng)提提前安排排采購(gòu)計(jì)計(jì)劃及時(shí)時(shí)購(gòu)進(jìn)；對(duì)主要原料料供應(yīng)商商進(jìn)行考考查；嚴(yán)格執(zhí)行原原料包裝裝材料入入庫(kù)檢驗(yàn)驗(yàn)制度；隨時(shí)掌握原原料，包包裝材料料市場(chǎng)行行情負(fù)責(zé)責(zé)；工作職責(zé)：采購(gòu)管理制制度、采采購(gòu)作業(yè)業(yè)流程、委委外加工工作業(yè)流流程的執(zhí)執(zhí)行與完完善；1.考察供供貨商的的產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量、供供貨能力力、企業(yè)業(yè)質(zhì)量保保證能力力、企業(yè)業(yè)信譽(yù)等等方面，在在現(xiàn)有供供應(yīng)商基基礎(chǔ)上不不斷尋求求新的供供應(yīng)商，以以確保供供應(yīng)資源源的豐富

12、富與寬闊闊的選擇擇范圍，負(fù)負(fù)責(zé)新增增供應(yīng)商商的尋訪(fǎng)訪(fǎng)、調(diào)查查，并組組織相關(guān)關(guān)部門(mén)進(jìn)進(jìn)行評(píng)估估、審查查。2. 按照照要求保保質(zhì)保量量地組織織好原料料采購(gòu)供供應(yīng)工作作，并隨隨時(shí)掌握握合同履履行情況況，合同同中必須須注明我我商場(chǎng)對(duì)產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量量要求的的條款，如如需更改改合同，在在請(qǐng)示后后，得到到批準(zhǔn)方方可執(zhí)行行；3. 負(fù)責(zé)責(zé)收集新新材料的的應(yīng)用信信息，做做好市場(chǎng)場(chǎng)分析，隨隨時(shí)掌握握國(guó)家相相關(guān)產(chǎn)品品的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)和政策策變化，做做好政策策分析，為為公司決決策提供供有價(jià)值值信息；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)進(jìn)行詢(xún)價(jià)價(jià)、比價(jià)價(jià)、議價(jià)價(jià)，并上上報(bào)相關(guān)關(guān)信息（交交貨周期期、日產(chǎn)產(chǎn)能、最最低訂購(gòu)購(gòu)量、包包裝要求求、品質(zhì)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)價(jià)格條件件等）；市場(chǎng)行情的的調(diào)查、動(dòng)動(dòng)態(tài)資訊訊收集、整整理，及及時(shí)上報(bào)報(bào)，以便便及時(shí)調(diào)調(diào)整采購(gòu)購(gòu)策略；依業(yè)務(wù)訂單單適時(shí)、適適品、適適量的采采購(gòu)，并并跟催采采購(gòu)進(jìn)度度，確保保訂購(gòu)物物料按時(shí)時(shí)、按量量、保質(zhì)質(zhì)送達(dá)我我司倉(cāng)庫(kù)庫(kù)，協(xié)調(diào)調(diào)銷(xiāo)售、生生產(chǎn)的有有效進(jìn)行行。訂單單變更與與撤消、品品質(zhì)要求求變更與與供方之之間的及及時(shí)