文件和記錄管理制度

1、PAGE PAGE 12xx集團(tuán)卓越績(jī)效管理體系 合同管理工作程序文件和記錄管理制度編 號(hào)： 版本號(hào)：A/0主責(zé)：綜合管理部編寫(xiě)： 審核： 批準(zhǔn)： 實(shí)施日期： 1 范圍 本程序適用于xx集團(tuán)總部各部門(mén)、分公司。 本程序規(guī)定了xx集團(tuán)卓越績(jī)效管理體系有關(guān)的所有文件和記錄的管理要求，包括內(nèi)部和外部文件。2 定義2.1 文件指xx集團(tuán)卓越績(jī)效管理體系運(yùn)行過(guò)程中所形成的全部文件。2.2 記錄指xx集團(tuán)卓越績(jī)效管理體系運(yùn)行過(guò)程中形成的用于表明所取得的結(jié)果或提供完成工作證據(jù)的文件。2.3 內(nèi)部文件指xx集團(tuán)自行編制的文件，包括管理手冊(cè)、程序、作業(yè)文件及其他。2.4 外部文件指外部相關(guān)方發(fā)布的與集團(tuán)公司管理

2、相關(guān)的文件，包括法律法規(guī)、通知公告等。2.5 臨時(shí)文件指xx集團(tuán)各職能部門(mén)發(fā)布的用于臨時(shí)事務(wù)的文件，如會(huì)議通知等。3 職責(zé)3.1總裁負(fù)責(zé)管理手冊(cè)及其他重要文件的審批。3.2 分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)發(fā)布文件的審核或批準(zhǔn)。3.3 綜合管理部3.3.1負(fù)責(zé)xx集團(tuán)各職能部門(mén)以xx集團(tuán)名義發(fā)布的行政類(lèi)公文的審核、編號(hào)和發(fā)放控制，并按照檔案管理制度進(jìn)行檔案管理。3.3.2負(fù)責(zé)黨務(wù)類(lèi)公文的審核、編號(hào)和發(fā)放控制。3.3.3負(fù)責(zé)團(tuán)務(wù)類(lèi)公文的審核、編號(hào)和發(fā)放控制。3.3.4負(fù)責(zé)xx集團(tuán)總部管理體系內(nèi)公文以外所有文件的審核、編號(hào)和更改控制，并對(duì)各分公司文件實(shí)施備案管理。3.6 總部職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件的編寫(xiě)

3、、保管、更新、修訂及檔案移交等工作，并對(duì)外部文件進(jìn)行識(shí)別和控制。3.7 分公司根據(jù)xx集團(tuán)總部體系文件，制定完善本公司的管理體系文件，做好文件管理工作。3.8 文件管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)具體的文件管理工作。4 文件管理程序文件管理流程圖如下：外部文件識(shí)別外部文件識(shí)別內(nèi)部文件編寫(xiě)部門(mén)內(nèi)審核跨職能審核批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施評(píng)審更新歸檔保存否監(jiān)督檢查內(nèi)網(wǎng)公示征求意見(jiàn)見(jiàn)4.0 xx集團(tuán)卓越績(jī)效管理體系文件結(jié)構(gòu)及編號(hào)要求4.0.1 文件結(jié)構(gòu)第二層次：程序文件第三層次：作業(yè)文件管理手冊(cè)第二層次：程序文件第三層次：作業(yè)文件管理手冊(cè)程 序xx集團(tuán)總部公文制度內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)專(zhuān)業(yè)手冊(cè)分公司公文作業(yè)指導(dǎo)制度外部文件記錄外部文件記錄臨時(shí)文

4、件臨時(shí)文件第一層次：管理手冊(cè)4.0.2 編號(hào)要求除臨時(shí)文件外，體系文件結(jié)構(gòu)內(nèi)包含的文件都需要統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)的要求為：管理手冊(cè)QDJS- SC - A/0 QDJS- SC - A/0 版本號(hào)程序文件QDJS- CX - XXX QDJS- CX - XXX 順序號(hào)公文xxxx / XX 字 XXXX XX 號(hào)年份順序號(hào)分公司簡(jiǎn)稱(chēng)制度QDJS - ZD - XXX QDJS - ZD - XXX 順序號(hào)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)QDJS - BZ - XXX QDJS - BZ - XXX 順序號(hào)專(zhuān)業(yè)手冊(cè)QDJS - ZSC - XXX QDJS - ZSC - XXX 順序號(hào)工法QDJS - QDJS - GF

5、XX - XXX 順序號(hào)類(lèi)別外部文件沿用原編號(hào)，如需進(jìn)行轉(zhuǎn)化編寫(xiě)，按照上述要求進(jìn)行編號(hào)。4.1 外部文件識(shí)別各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要明確與外部相關(guān)方的溝通渠道，隨時(shí)識(shí)別與本部門(mén)工作相關(guān)的外部文件。4.2 內(nèi)部文件編寫(xiě)綜合管理部負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)管理手冊(cè)，各部門(mén)負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的公文、程序、制度、內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)手冊(cè)、“外部文件控制清單”。編寫(xiě)按照以下格式進(jìn)行：4.2.1 公文格式公文按照公文格式要求由綜合管理部統(tǒng)一管理。4.2.2 其它文件格式文字：所有標(biāo)題均為小四號(hào)黑體字，正文為宋體五號(hào)字，行間距為1.25倍，段落間距為前后各0.5倍行距。版式：頁(yè)面設(shè)置為上、下、左、右頁(yè)邊距均為2.5cm。

6、語(yǔ)言：文件語(yǔ)言應(yīng)力求精煉。題頭圖框：用于程序和制度類(lèi)文件，包含股份公司標(biāo)志圖案、文件名稱(chēng)、編號(hào)及版本號(hào)、主責(zé)部門(mén)、實(shí)施日期五部分，其中文件名為黑體小三號(hào)字，其他部分用宋體五號(hào)加黑字（見(jiàn)本制度題頭圖框）。xx集團(tuán)發(fā)布的文件直接使用文件名（如合同管理制度），分公司發(fā)布的文件在文件名前加單位名稱(chēng)（如第二一分公司合同管理制度）。程序結(jié)構(gòu)框架：包括題頭圖框、范圍、定義、職責(zé)、程序（包含流程圖和程序內(nèi)容）、相關(guān)文件表、記錄表、附件、記錄九部分，可根據(jù)情況增減。制度結(jié)構(gòu)框架：包括題頭圖框、范圍、定義、職責(zé)、制度（包含流程圖和制度內(nèi)容）、相關(guān)文件表、記錄表、附件、記錄九部分，可根據(jù)情況增減。內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)框架：

7、包括封面、標(biāo)準(zhǔn)的管理、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容三部分。專(zhuān)業(yè)手冊(cè)結(jié)構(gòu)框架：包括封面、目錄、手冊(cè)內(nèi)容三部分。4.3 審核外部文件由責(zé)任部門(mén)提出初步審核意見(jiàn)，并提交分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。管理手冊(cè)由管理者代表負(fù)責(zé)審核。其它僅涉及部門(mén)內(nèi)部的文件，由部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核，涉及跨職能部門(mén)的文件，由編寫(xiě)主責(zé)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)聯(lián)簽審核，跨部門(mén)審核時(shí)，文件在本部門(mén)停留時(shí)間不超過(guò)2天，超過(guò)2天視為認(rèn)同文件內(nèi)容（根據(jù)需要在內(nèi)部夢(mèng)龍網(wǎng)上征求各單位意見(jiàn)）。公文由編寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)聯(lián)簽審核。除公文和臨時(shí)文件以外的所有管理體系文件，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審核文件內(nèi)容并確認(rèn)發(fā)布形式，部門(mén)編寫(xiě)完成并審核后，由綜合管理部負(fù)責(zé)審核文件格式并編號(hào)。4.4 批準(zhǔn)外部文

8、件由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)批示。管理手冊(cè)和行政類(lèi)公文由總裁批準(zhǔn)。程序和作業(yè)文件由編制部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.5 發(fā)布實(shí)施外部文件由分管領(lǐng)導(dǎo)批示后，責(zé)任部門(mén)根據(jù)批示意見(jiàn)實(shí)施并填寫(xiě)“外部文件控制清單”。公文經(jīng)批準(zhǔn)后由綜合管理部統(tǒng)一發(fā)布。需以公文形式發(fā)布的其他內(nèi)部文件，經(jīng)批準(zhǔn)后作為公文的附件發(fā)布實(shí)施。其他臨時(shí)文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后可直接發(fā)布。4.6 評(píng)審更新各部門(mén)負(fù)責(zé)定期評(píng)審并更新與本部門(mén)相關(guān)的“外部文件控制清單”。管理者代表負(fù)責(zé)根據(jù)管理評(píng)審制度要求，每年對(duì)體系文件組織評(píng)審。綜合管理部負(fù)責(zé)根據(jù)評(píng)審結(jié)果，組織體系文件更新并及時(shí)發(fā)布“管理體系文件控制清單”。當(dāng)公司組織架構(gòu)、部門(mén)職能調(diào)整等變動(dòng)時(shí)，由綜合管理部組織各

9、部門(mén)根據(jù)需要隨時(shí)評(píng)審并更新與本部門(mén)相關(guān)的其他管理體系文件。文件更新應(yīng)執(zhí)行本程序4.1-4.5條款。4.7 歸檔保存管理體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件和記錄按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔保存。各類(lèi)文件盡可能以電子文件方式保存，需要以書(shū)面形式保存的文件，按照文件內(nèi)容分類(lèi)存放，并填寫(xiě)“卷內(nèi)文件目錄”。4.8 監(jiān)督檢查綜合管理部負(fù)責(zé)按照內(nèi)部管理體系審核制度，通過(guò)組織內(nèi)部審核，對(duì)各部門(mén)、分公司以及項(xiàng)目部的文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)文件管理進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。文件管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。分公司及項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)本單位文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。5 記錄管理程序5.0 編號(hào)要求QDJS -

10、XX - XXX - XXXQDJS - XX - XXX - XXX順序號(hào)所在文件編號(hào)5.1 設(shè)計(jì)5.1.1 直接引用記錄 外部文件有明確要求直接引用其所包含記錄的，經(jīng)批準(zhǔn)后可直接使用，不再對(duì)該項(xiàng)記錄進(jìn)行內(nèi)部設(shè)計(jì)。5.1.2 內(nèi)部記錄 各部門(mén)在編寫(xiě)內(nèi)部文件時(shí)，應(yīng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的記錄樣式，記錄樣式作為文件的一部分，并按照文件管理程序統(tǒng)一管理。不得使用未經(jīng)批準(zhǔn)的記錄樣式。 記錄樣式的編寫(xiě)要求執(zhí)行本程序4.2.2條款。5.2 填寫(xiě) 記錄應(yīng)盡可能用電子版方式填寫(xiě)，打印后由填寫(xiě)人書(shū)面簽字確認(rèn)，確需書(shū)面填寫(xiě)的記錄，應(yīng)字跡清晰、便于保存和存檔，重要的記錄在更正時(shí)，必須由更正人在更正部位書(shū)面簽字確認(rèn)或加蓋印章。5.3 審核或?qū)徟?各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)按照規(guī)定的權(quán)限對(duì)填寫(xiě)的記錄進(jìn)行檢查、審核或?qū)徟?.4 歸檔 記錄按照檔案管理制度規(guī)定的歸檔范圍及期限定期歸檔保存。6 罰則出現(xiàn)以下情況者，視情況給予內(nèi)部通報(bào)批評(píng)：1）未經(jīng)綜合管理部審核編號(hào)發(fā)布的； 2）文件和記錄格式、保存等與本程序要求嚴(yán)重不符合的； 3）在xx集團(tuán)結(jié)構(gòu)、職能發(fā)生變化文件需修訂未及時(shí)修訂的。7 相關(guān)文件序號(hào)名稱(chēng)編號(hào)管理評(píng)審制度 檔案管理制度 8 記錄序號(hào)記錄名稱(chēng)記錄編號(hào)收集部門(mén)保存部門(mén)保存期限管理體系文件控制清單 綜合管理部綜合管理部長(zhǎng)期卷內(nèi)文件目錄 各部門(mén)各部門(mén)長(zhǎng)期外部文件控制清單 各部門(mén)各部