SAP-采購發(fā)票校驗流程-v110-0316- doc

1、業(yè)務流程定義文檔采購發(fā)票校驗最后修改日期：TCL部品（光電科技）SAP項目頁碼： DATE M/d/yyyy 9/24/2022 TIME h:mm am/pm 1:06 PM 作者：劉慶模塊：MM PAGE 10 of NUMPAGES 10業(yè)務流程名稱: 采購發(fā)票校驗流程編號及版本號編號：BPD-MM13版本：V1.00業(yè)務流程定義文文件簽署表業(yè)務流程定義文文件是描述未未來在SAPP R/3中中處理業(yè)務的的詳細流程定定義，其定義義的業(yè)務流程程及其中所涉涉及的SAPP功能已得到到以下項目組組成員的接受受并已簽署。項目中職務姓名簽字日期TCL部品（光光電科技）關關鍵用戶謝芳TCL部品（光光電科

2、技）流流程所有人王曉峰TCL光機關鍵鍵用戶李龐晉閻曉莉趙心亞TCL光機流程程所有人朱林TCL顯示關鍵鍵用戶王妙榮TCL顯示流程程所有人戴謀新IBM顧問劉慶TCL項目經理理林雪梅IBM項目經理理夏玲芳1. 業(yè)務流程程目的：采購發(fā)票校驗指指采購發(fā)票的的收票、校驗驗和入帳。2. 業(yè)務流程程的相關原則則：2.1本流程主主要描述的是是在后勤物料料管理模塊進進行的發(fā)票校校驗，即對采采購訂單進行行發(fā)票校驗。2.2 后勤發(fā)發(fā)票校驗是采采購業(yè)務的后后端，主要指指收到供應商商的發(fā)票后，在在系統(tǒng)內對發(fā)發(fā)票的信息進進行檢查，結結合系統(tǒng)內的的訂單收貨紀紀錄、采購訂訂單等信息綜綜合的進行校校驗，確保發(fā)發(fā)票信息無誤誤后再進

3、行發(fā)發(fā)票的正式過過賬，產生對對供應商的應應付款。 發(fā)票校驗的對對象包括采購購貨款和交貨貨成本。交貨貨成本主要包包括運費和關關稅。 后勤發(fā)票校驗驗的基本原則則是基于收貨貨做發(fā)票校驗驗。如果出現(xiàn)現(xiàn)票到未收貨貨的現(xiàn)象，除除特殊 情況外，一一般不做系統(tǒng)處理理。 交貨成本中的的關稅和運費費在發(fā)票校驗驗時可以選擇擇不同于采購購訂單的出票票方，比如關關稅可以選擇擇海關作為出出票方，運費費可以選擇物物流公司。 在發(fā)票校驗驗時，會出現(xiàn)現(xiàn)供應商發(fā)票票和采購訂單單的價格或者者數(shù)量不一致致的情況：價格差異,主要要有以下幾種種情況：價格差異 發(fā)票金額與與采購金額的的不一致小額發(fā)票差異 發(fā)票金額額與采購金額額存在的尾數(shù)數(shù)

4、差異匯兌損益 如果是國外外采購，會存存在采購時的的匯率與做校校驗時的匯率率不一致的情情況，這時候候會產生匯兌兌損益以上幾種價格差差異可以在系系統(tǒng)中設置具具體的容差限限制，如百分分比容差或者者絕對值容差差。當發(fā)票校校驗時發(fā)生的的差異超過容容差限制時，系系統(tǒng)會凍結住住該發(fā)票的付付款。財務部部門需要做差差異分析，確確認該差異是是否可以接受受，如不能接接受，需要沖沖銷發(fā)票校驗驗。數(shù)量差異如果發(fā)票數(shù)量與與收貨數(shù)量上上存在差異，需需要財務部門門跟采購部門門一起確認差差異的原因后后再做發(fā)票校校驗，原則是是不允許數(shù)量量上存在差異異。 發(fā)票校驗時時的注意事項項：供應商在出貨后后，采購部門門需要催促供供應商盡快將

5、將發(fā)票送達。采購部門需要與與供應商溝通通，在送達的的發(fā)票上附上上對應的采購購訂單號碼。發(fā)票送達后，先先由采購部門門接受，進行行初步檢驗合合格后，然后后再由采購部部門送至財務務部門做發(fā)票票校驗;財務完成發(fā)票校校驗后，付款款必須以采購購部門的付款款申請為依據(jù)據(jù)。3. 業(yè)務流程程所帶來的相相關規(guī)則和政政策改變3.1 相關的的規(guī)則和政策策改變實施SAP系統(tǒng)統(tǒng)后，能改變變以往人工的的大量對帳工工作，工作量量降低，效率率提高。3.2 對組織織結構調整的的要求采購部門負責接接收供應商送送達的發(fā)票，然然后送至財務務部。4. 版本控制制：版本作者日期更改內容描述V1.0劉慶2005.022.22創(chuàng)建5業(yè)務流程圖

6、圖例解釋 本段主要描描述流程圖的的符號。6. 業(yè)務流程程圖（在VIISIO中畫畫流程圖）業(yè)務流程的詳細細步驟： 物料管理模塊塊的發(fā)票校驗驗業(yè)務流程步步驟:步驟用戶系統(tǒng) 事務描述下一步1供應商系統(tǒng)外供應商出具發(fā)票票根據(jù)出貨情況開開出標準發(fā)票票22采購人員系統(tǒng)外收發(fā)票接收供應商開出出的發(fā)票33采購人員系統(tǒng)外發(fā)票檢查對收到的供應商商發(fā)票做一般般性檢查，檢檢查內容：發(fā)發(fā)票抬頭，出出票人，收票票人，發(fā)票時時間，單價，數(shù)數(shù)量，金額，稅稅率等無問題轉4有問題轉1由供供應商重新開開發(fā)票4采購員系統(tǒng)外送交應付會計定期將供應商送送來的發(fā)票整整理后交給應應付會計55應付會計系統(tǒng)外應付會計檢查根據(jù)相關財會制制度規(guī)定從

7、財財務專業(yè)角度度對發(fā)票進行行檢查通過轉7未通過轉6將發(fā)發(fā)票退回采購購6應付會計系統(tǒng)外交回采購退供應應商將未通過檢查的的發(fā)票退回采采購處理17應付會計SAP發(fā)票校驗進行系統(tǒng)內發(fā)票票校驗處理及及預付款清賬賬處理88應付會計SAP發(fā)票是否有差異異？對發(fā)票、收貨、訂訂單進行三方方匹配校驗，確確認發(fā)票有無無差異無轉9有轉109應付會計SAP發(fā)票過帳對正確的供應商商發(fā)票進行過過帳操作結束10應付會計系統(tǒng)外是否接受差異？判斷差異是否在在可接受的范范圍內否轉11凍結是轉9過帳11應付會計SAP發(fā)票凍結在系統(tǒng)內凍結有有差異的發(fā)票票1212應付會計/采購人員系統(tǒng)外差異分析與處理理對發(fā)票差異進行行分析，如差差異不可

8、接受受則由應付會會計沖銷發(fā)票票校驗，并將將發(fā)票退回給給供應商；如如差異可接受受則到下一步步1313應付會計SAP凍結解凍在系統(tǒng)內進行發(fā)發(fā)票凍結解凍凍操作結束 8. 業(yè)務流程程中所用到的的報表：報表名稱目前是否在用描述工具（SAP標標準報表/RReportt Painnter/RReportt Writter/Quuery/AABAP/EExcel/Word）使用頻率未收到發(fā)票的采采購訂單清單單是列舉所有已收貨貨但未收到發(fā)發(fā)票的采購訂訂單SAP標準報表表中發(fā)票校驗清單否列出做過發(fā)票校校驗發(fā)票的清單SAP標準報表表低9. 業(yè)務流程程中所用到的的表單：表單名稱目前是否在用描述是否SAP表單單/layoout seet?(是/否)使用頻率發(fā)票是供應商送來的發(fā)發(fā)票否中發(fā)票問題通報單單否如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票存存在問題，則則通知供應商商時使用的通通報單否低付款申請是發(fā)票校驗做完后后，財務付款款需要以采購購部門的付款款申請為依