SAP-采購發(fā)票校驗(yàn)流程-v110-0316- doc

1、業(yè)務(wù)流程定義文檔采購發(fā)票校驗(yàn)最后修改日期：TCL部品（光電科技）SAP項(xiàng)目頁碼： DATE M/d/yyyy 9/24/2022 TIME h:mm am/pm 1:06 PM 作者：劉慶模塊：MM PAGE 10 of NUMPAGES 10業(yè)務(wù)流程名稱: 采購發(fā)票校驗(yàn)流程編號(hào)及版本號(hào)編號(hào)：BPD-MM13版本：V1.00業(yè)務(wù)流程定義文文件簽署表業(yè)務(wù)流程定義文文件是描述未未來在SAPP R/3中中處理業(yè)務(wù)的的詳細(xì)流程定定義，其定義義的業(yè)務(wù)流程程及其中所涉涉及的SAPP功能已得到到以下項(xiàng)目組組成員的接受受并已簽署。項(xiàng)目中職務(wù)姓名簽字日期TCL部品（光光電科技）關(guān)關(guān)鍵用戶謝芳TCL部品（光光電科

2、技）流流程所有人王曉峰TCL光機(jī)關(guān)鍵鍵用戶李龐晉閻曉莉趙心亞TCL光機(jī)流程程所有人朱林TCL顯示關(guān)鍵鍵用戶王妙榮TCL顯示流程程所有人戴謀新IBM顧問劉慶TCL項(xiàng)目經(jīng)理理林雪梅IBM項(xiàng)目經(jīng)理理夏玲芳1. 業(yè)務(wù)流程程目的：采購發(fā)票校驗(yàn)指指采購發(fā)票的的收票、校驗(yàn)驗(yàn)和入帳。2. 業(yè)務(wù)流程程的相關(guān)原則則：2.1本流程主主要描述的是是在后勤物料料管理模塊進(jìn)進(jìn)行的發(fā)票校校驗(yàn)，即對(duì)采采購訂單進(jìn)行行發(fā)票校驗(yàn)。2.2 后勤發(fā)發(fā)票校驗(yàn)是采采購業(yè)務(wù)的后后端，主要指指收到供應(yīng)商商的發(fā)票后，在在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)發(fā)發(fā)票的信息進(jìn)進(jìn)行檢查，結(jié)結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)的的訂單收貨紀(jì)紀(jì)錄、采購訂訂單等信息綜綜合的進(jìn)行校校驗(yàn)，確保發(fā)發(fā)票信息無誤誤后再進(jìn)

3、行發(fā)發(fā)票的正式過過賬，產(chǎn)生對(duì)對(duì)供應(yīng)商的應(yīng)應(yīng)付款。 發(fā)票校驗(yàn)的對(duì)對(duì)象包括采購購貨款和交貨貨成本。交貨貨成本主要包包括運(yùn)費(fèi)和關(guān)關(guān)稅。 后勤發(fā)票校驗(yàn)驗(yàn)的基本原則則是基于收貨貨做發(fā)票校驗(yàn)驗(yàn)。如果出現(xiàn)現(xiàn)票到未收貨貨的現(xiàn)象，除除特殊 情況外，一一般不做系統(tǒng)處理理。 交貨成本中的的關(guān)稅和運(yùn)費(fèi)費(fèi)在發(fā)票校驗(yàn)驗(yàn)時(shí)可以選擇擇不同于采購購訂單的出票票方，比如關(guān)關(guān)稅可以選擇擇海關(guān)作為出出票方，運(yùn)費(fèi)費(fèi)可以選擇物物流公司。 在發(fā)票校驗(yàn)驗(yàn)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)供應(yīng)商發(fā)票票和采購訂單單的價(jià)格或者者數(shù)量不一致致的情況：價(jià)格差異,主要要有以下幾種種情況：價(jià)格差異 發(fā)票金額與與采購金額的的不一致小額發(fā)票差異 發(fā)票金額額與采購金額額存在的尾數(shù)數(shù)

4、差異匯兌損益 如果是國外外采購，會(huì)存存在采購時(shí)的的匯率與做校校驗(yàn)時(shí)的匯率率不一致的情情況，這時(shí)候候會(huì)產(chǎn)生匯兌兌損益以上幾種價(jià)格差差異可以在系系統(tǒng)中設(shè)置具具體的容差限限制，如百分分比容差或者者絕對(duì)值容差差。當(dāng)發(fā)票校校驗(yàn)時(shí)發(fā)生的的差異超過容容差限制時(shí)，系系統(tǒng)會(huì)凍結(jié)住住該發(fā)票的付付款。財(cái)務(wù)部部門需要做差差異分析，確確認(rèn)該差異是是否可以接受受，如不能接接受，需要沖沖銷發(fā)票校驗(yàn)驗(yàn)。數(shù)量差異如果發(fā)票數(shù)量與與收貨數(shù)量上上存在差異，需需要財(cái)務(wù)部門門跟采購部門門一起確認(rèn)差差異的原因后后再做發(fā)票校校驗(yàn)，原則是是不允許數(shù)量量上存在差異異。 發(fā)票校驗(yàn)時(shí)時(shí)的注意事項(xiàng)項(xiàng)：供應(yīng)商在出貨后后，采購部門門需要催促供供應(yīng)商盡快將

5、將發(fā)票送達(dá)。采購部門需要與與供應(yīng)商溝通通，在送達(dá)的的發(fā)票上附上上對(duì)應(yīng)的采購購訂單號(hào)碼。發(fā)票送達(dá)后，先先由采購部門門接受，進(jìn)行行初步檢驗(yàn)合合格后，然后后再由采購部部門送至財(cái)務(wù)務(wù)部門做發(fā)票票校驗(yàn);財(cái)務(wù)完成發(fā)票校校驗(yàn)后，付款款必須以采購購部門的付款款申請為依據(jù)據(jù)。3. 業(yè)務(wù)流程程所帶來的相相關(guān)規(guī)則和政政策改變3.1 相關(guān)的的規(guī)則和政策策改變實(shí)施SAP系統(tǒng)統(tǒng)后，能改變變以往人工的的大量對(duì)帳工工作，工作量量降低，效率率提高。3.2 對(duì)組織織結(jié)構(gòu)調(diào)整的的要求采購部門負(fù)責(zé)接接收供應(yīng)商送送達(dá)的發(fā)票，然然后送至財(cái)務(wù)務(wù)部。4. 版本控制制：版本作者日期更改內(nèi)容描述V1.0劉慶2005.022.22創(chuàng)建5業(yè)務(wù)流程圖

6、圖例解釋 本段主要描描述流程圖的的符號(hào)。6. 業(yè)務(wù)流程程圖（在VIISIO中畫畫流程圖）業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)細(xì)步驟： 物料管理模塊塊的發(fā)票校驗(yàn)驗(yàn)業(yè)務(wù)流程步步驟:步驟用戶系統(tǒng) 事務(wù)描述下一步1供應(yīng)商系統(tǒng)外供應(yīng)商出具發(fā)票票根據(jù)出貨情況開開出標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票票22采購人員系統(tǒng)外收發(fā)票接收供應(yīng)商開出出的發(fā)票33采購人員系統(tǒng)外發(fā)票檢查對(duì)收到的供應(yīng)商商發(fā)票做一般般性檢查，檢檢查內(nèi)容：發(fā)發(fā)票抬頭，出出票人，收票票人，發(fā)票時(shí)時(shí)間，單價(jià)，數(shù)數(shù)量，金額，稅稅率等無問題轉(zhuǎn)4有問題轉(zhuǎn)1由供供應(yīng)商重新開開發(fā)票4采購員系統(tǒng)外送交應(yīng)付會(huì)計(jì)定期將供應(yīng)商送送來的發(fā)票整整理后交給應(yīng)應(yīng)付會(huì)計(jì)55應(yīng)付會(huì)計(jì)系統(tǒng)外應(yīng)付會(huì)計(jì)檢查根據(jù)相關(guān)財(cái)會(huì)制制度規(guī)定從

7、財(cái)財(cái)務(wù)專業(yè)角度度對(duì)發(fā)票進(jìn)行行檢查通過轉(zhuǎn)7未通過轉(zhuǎn)6將發(fā)發(fā)票退回采購購6應(yīng)付會(huì)計(jì)系統(tǒng)外交回采購?fù)斯?yīng)應(yīng)商將未通過檢查的的發(fā)票退回采采購處理17應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票校驗(yàn)進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)發(fā)票票校驗(yàn)處理及及預(yù)付款清賬賬處理88應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票是否有差異異？對(duì)發(fā)票、收貨、訂訂單進(jìn)行三方方匹配校驗(yàn)，確確認(rèn)發(fā)票有無無差異無轉(zhuǎn)9有轉(zhuǎn)109應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票過帳對(duì)正確的供應(yīng)商商發(fā)票進(jìn)行過過帳操作結(jié)束10應(yīng)付會(huì)計(jì)系統(tǒng)外是否接受差異？判斷差異是否在在可接受的范范圍內(nèi)否轉(zhuǎn)11凍結(jié)是轉(zhuǎn)9過帳11應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP發(fā)票凍結(jié)在系統(tǒng)內(nèi)凍結(jié)有有差異的發(fā)票票1212應(yīng)付會(huì)計(jì)/采購人員系統(tǒng)外差異分析與處理理對(duì)發(fā)票差異進(jìn)行行分析，如差差異不可

8、接受受則由應(yīng)付會(huì)會(huì)計(jì)沖銷發(fā)票票校驗(yàn)，并將將發(fā)票退回給給供應(yīng)商；如如差異可接受受則到下一步步1313應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP凍結(jié)解凍在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)發(fā)票凍結(jié)解凍凍操作結(jié)束 8. 業(yè)務(wù)流程程中所用到的的報(bào)表：報(bào)表名稱目前是否在用描述工具（SAP標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表/RReportt Painnter/RReportt Writter/Quuery/AABAP/EExcel/Word）使用頻率未收到發(fā)票的采采購訂單清單單是列舉所有已收貨貨但未收到發(fā)發(fā)票的采購訂訂單SAP標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表表中發(fā)票校驗(yàn)清單否列出做過發(fā)票校校驗(yàn)發(fā)票的清單SAP標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表表低9. 業(yè)務(wù)流程程中所用到的的表單：表單名稱目前是否在用描述是否SAP表單單/layoout seet?(是/否)使用頻率發(fā)票是供應(yīng)商送來的發(fā)發(fā)票否中發(fā)票問題通報(bào)單單否如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票存存在問題，則則通知供應(yīng)商商時(shí)使用的通通報(bào)單否低付款申請是發(fā)票校驗(yàn)做完后后，財(cái)務(wù)付款款需要以采購購部門的付款款申請為依