42會計檔案管理辦法

1、PAGE 1第22頁 共14頁編號：2004-4.2 生效時間：2004.7.2頁數(shù)：144 批準準人：4.2 會會計檔案案管理辦辦法 1 總則1.1為加加強集團團會計檔檔案的管管理，促促進集團團整體會會計基礎礎工作管管理水平平的不斷斷提高，實實現(xiàn)會計計檔案管管理工作作規(guī)范化化、制度度化、統(tǒng)統(tǒng)一化，確確保集團團會計資資料的安安全完整整、妥善善保管、查查閱方便便、存放放有序，特特制訂本本辦法。1.2本辦辦法依據(jù)據(jù)國家會會計基礎礎工作規(guī)規(guī)范、會會計檔案案管理辦辦法并并結合集集團的實實際情況況制訂。1.3本辦辦法適用用于集團團總部和和所屬企企業(yè)。2 釋義2.1會計計檔案是是會計憑憑證、會會計帳簿簿、

2、會計計報表等等會計資資料以及及財務管管理過程程中相關關資料的的總稱，它它是記錄錄和反映映經濟業(yè)業(yè)務的重重要資料料和證據(jù)據(jù)。2.2會計計檔案種種類和內內容2.2.11按照內內容分類類 （11）會計計憑證類類：原始始憑證，記記帳憑證證，匯總總記帳憑憑證，其其他會計計憑證。（2）會計計帳簿類類：總帳帳，明細細帳，日日記帳，輔輔助帳簿簿，其他他會計帳帳簿。（3）財務務報告類類：月度度、季度度、年度度財務報報告，包包括會計計報表、附附表、附附注及文文字說明明，稅務務報表、查查帳報告告、驗資資報告，評評估報告告及其他他財務報報告。（4）其他他類：銀銀行存款款余額調調節(jié)表、銀銀行對帳帳單、票票據(jù)，存存儲財務

3、務資料的的光盤、磁磁盤、磁磁帶，會會計檔案案移交清清冊，會會計檔案案保管清清冊，會會計檔案案銷毀清清冊等其其他應保保存的會會計核算算與管理理資料，以以及合同同、章程程、董事事會紀要要等與經經營管理理和投資資者權益益有關的的其他重重要文件件資料。2.2.22按照保保管期限限分類 會會計檔案案分為永永久、定定期兩類類。定期期保管期期限分為為3年、55年、110年、115年、225年五五類。各各種會計計檔案保保管期限限從年度度終了后后的第一一天算起起。2.2.33按管理理主體分分類 分分為集團團總部保保管和所所屬企業(yè)業(yè)保管二二類。2.2.44按照密密級分類類 分分為秘密密、機密密、絕密密三類。 （1

4、1）秘密密涵指在在一定時時期內所所有財務務資料。 （22）機密密指涉及及的內容容在一定定時期內內不能為為眾多人人所知，如如果泄露露將給企企業(yè)的生生產經營營造成一一定影響響和損失失的財務務資料。 （33）絕密密指涉及及的內容容在一定定的時期期內只能能為相關關的少數(shù)數(shù)人所知知，如果果泄露將將給企業(yè)業(yè)生產經經營造成成嚴重影影響和損損失的財財務資料料。3 日常管管理3.1集團團所屬企企業(yè)的財財務部門門具體負負責本企企業(yè)會計計檔案的的整理、保保管、歸歸檔的日日常管理理工作。各各企業(yè)財財務部門門負責人人為會計計檔案管管理的第第一負責責人，并并應指派派兼職人人員管理理會計檔檔案。出出納人員員不得兼兼管會計計

5、檔案。3.2各企企業(yè)財務務人員必必須于次次月將應應歸檔的的會計憑憑證移交交會計檔檔案管理理人員統(tǒng)統(tǒng)一管理理；于次次年一季季度將其其他會計計檔案資資料移交交會計檔檔案管理理人員統(tǒng)統(tǒng)一管理理。3.3負責責檔案管管理的財財務人員員根據(jù)檔檔案管理理的要求求負責日日常會計計檔案的的整理、登登記造冊冊、保管管工作，督督促各會會計人員員將所形形成的會會計資料料移交管管理人員員集中保保管。3.4移交交的會計計檔案資資料應符符合會計計資料整整理要求求。4 建檔標標準4.1會計計憑證4.1.11會計憑憑證按月月整理，分分類（現(xiàn)現(xiàn)字、銀銀字、轉轉字）裝裝訂成若若干冊，每每冊為一一卷。會會計憑證證在裝訂訂前，要要分類

6、整整理、按按標號順順序排列列，檢查查憑證各各項內容容是否齊齊全、憑憑證順序序號有無無顛倒、記記帳憑證證附件是是否齊全全，取出出金屬物物，按每每本3厘厘米左右右的厚度度確定本本冊所匯匯總的憑憑證張數(shù)數(shù)、順序序排列。憑憑證前面面要附有有本冊記記帳憑證證的憑證證匯總表表。4.1.22裝訂憑憑證采取取“三針引引線法”裝訂，實實行三眼眼一線打打結，憑憑證封皮皮采用牛牛皮紙統(tǒng)統(tǒng)一印制制。4.1.33憑證裝裝訂完畢畢，確定定本月裝裝訂憑證證的冊數(shù)數(shù)，按憑憑證前后后順序，在在每冊憑憑證封面面上填寫寫憑證種種類、起起止號碼碼、憑證證張數(shù)、本本月裝訂訂憑證冊冊數(shù)、本本冊是第第幾冊。企企業(yè)財務務負責人人和裝訂訂人員

7、在在裝訂成成冊的憑憑證封皮皮上簽章章。4.1.44會計憑憑證歸檔檔應做到到平整美美觀，封封面項目目填寫齊齊全，字字跡工整整，由經經辦人簽簽字，加加蓋騎縫縫章（財財務專用用章）。4.2會計計帳簿4.2.11會計年年度終了了時，在在帳簿裝裝訂前，根根據(jù)總帳帳核對明明細帳是是否齊全全，核對對所啟用用帳戶的的帳頁數(shù)數(shù)是否齊齊全、序序號排列列是否連連續(xù)。活活頁帳簿簿保留已已用過的的帳頁，編編寫序號號，去除除空白頁頁，撤掉掉帳夾，用用牛皮紙紙做封面面、封底底，裝訂訂成冊。多多欄式、三三欄式、數(shù)數(shù)量金額額式活頁頁帳不允允許混裝裝，應按按照同類類業(yè)務、同同類帳頁頁分類裝裝訂。4.2.22采用電電算化核核算的單

8、單位，帳帳簿打印印采用統(tǒng)統(tǒng)一的打打印紙。年年度終了了，將總總帳、明明細帳打打印裝訂訂。打印印的帳簿簿根據(jù)實實際情況況設定橫橫向或縱縱向打印印，保證證內容齊齊全完整整。4.2.33各種帳帳簿的帳帳簿啟用用登記表表要格式式規(guī)范、欄欄目填寫寫齊全、手手續(xù)完備備。裝訂訂的會計計帳簿應應保持平平整、整整齊、牢牢固，不不得有折折角、缺缺角、錯錯頁、掉掉頁、加加空白紙紙的現(xiàn)象象。封口口要嚴密密，封口口處要加加蓋騎縫縫章。帳帳簿的封封面上填填寫好帳帳目的種種類，編編好卷號號，財務務負責人人和裝訂訂人員簽簽章。4.3會計計報表4.3.11會計報報表統(tǒng)一一采用AA3、AA4的打打印紙打打印或標標準印制制報表填填制

9、，對對每個月月的會計計報表，檢檢查報表表種類是是否齊全全、內容容是否完完整，分分清月報報、季報報、年度度報表。各各單位將將全年的的會計報報表整理理整齊后后，用牛牛皮紙做做封面封封底，進進行裝訂訂，封面面內容填填寫齊全全，有關關領導、財財務負責責人、編編報人簽簽字蓋章章，加蓋蓋騎縫章章。4.4其他他會計資資料除上述會計計憑證、賬賬簿、報報表外，企企業(yè)的稅稅務資料料、審計計報告、驗驗資報告告、評估估報告及及合并、注注銷、清清算報告告等資料料應按資資料的種種類，單單獨建檔檔保存。5 會計檔檔案的歸歸檔5.1集團團總部及及所屬企企業(yè)的會會計檔案案，由各各自分別別保管。5.2會計計檔案按按集團檔檔案分類

10、類規(guī)則進進行分類類，會計計憑證為為01、會會計帳簿簿為022、財務務報告為為03、其其他會計計資料為為04。5.3會計計憑證按按形成時時間的先先后順序序立卷歸歸檔，并并以年度度相區(qū)分分，卷號號從 0001-9999號。5.4會計計帳簿按按總帳、銀銀行存款款日記帳帳、現(xiàn)金金日記帳帳、明細細分類帳帳（銀行行對帳單單隨銀行行日記帳帳一起保保管）順順序立卷卷歸檔，卷卷號從0001-9999號。5.5會計計報表按按永久、225年、115年、110年、55年、33年等保保管期限限分類立立卷歸檔檔，卷號號從0001-9999號號。5.6電子子文件的的歸檔5.6.11歸檔的的光盤、磁磁盤、磁磁帶按照照類別分分

11、類，粘粘貼標簽簽，設立立單獨的的登記簿簿登記，便便于查找找。5.6.22隨計算算機配置置而來的的操作系系統(tǒng)、各各類應用用程序軟軟件以及及購買的的商品化化會計核核算系統(tǒng)統(tǒng)軟件，以以及上述述軟件的的備份磁磁盤、光光盤，必必須作為為會計檔檔案保管管。各類類電子會會計檔案案的存檔檔，必須須經過財財務負責責人審批批同意并并簽章，如如果對備備份磁盤盤、光盤盤的操作作可能危危及該備備份磁盤盤、光盤盤的完整整性，應應制作該該備份磁磁盤、光光盤的復復制件，使使用復制制件進行行操作。6 會計檔檔案保管管6.1保管管要求6.1.11 集團團總部及及所屬企企業(yè)應設設會計檔檔案室，沒沒有條件件設立會會計檔案案室的單單位

12、，應應設會計計檔案專專柜，并并指定兼兼職人員員負責保保管。每每年會計計年度終終了，會會計憑證證、會計計賬簿、會會計報表表暫由財財務部門門保管一一年，期期滿后移移交檔案案部門保保管。年年度終了了時填制制的會計計檔案目目錄送檔檔案部門門一份備備查。其其他會計計檔案，由由財會部部門自行行保管。6.1.22會計檔檔案保管管部門對對各種會會計檔案案必須單單獨存放放，按照照不同類類別分別別入柜，按按時間順順序立卷卷排列，并并對非永永久性會會計檔案案建立一一般會計計檔案保保管清冊冊（附件件4）；對永久久保存的的會計檔檔案單獨獨保管，設設立永久久會計檔檔案保管管清冊（附附件5）。所所有會計計檔案必必須裝入入檔

13、案盒盒，各會會計檔案案盒、檔檔案柜應應注明檔檔案種類類、年度度、所屬屬企業(yè)、名名稱、起起止卷號號，存放放有序、便便于查找找。6.1.33檔案管管理人員員嚴格遵遵循安全全和保密密制度，定定期檢查查檔案柜柜、庫，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題及時報報告上級級主管。6.1.44會計檔檔案做到到防潮、防防暴曬、防防蟲蛀、防防鼠咬。6.1.55磁盤、光光盤等備備份數(shù)據(jù)據(jù)資料，必必須裝入入盤套，存存放在安安全、潔潔凈、防防熱、防防潮、防防磁、防防輻射的的場所。每每滿2年要進進行一次次抽樣機機讀檢驗驗。抽樣樣率不低低于100%，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題及時采采取恢復復措施。設設備環(huán)境境更新時時應確認認庫存載載體與新新設備的的兼容性性，如

14、不不兼容，應應進行電電子檔案案的載體體轉換工工作，原原載體同同時保留留時間不不少于33年。磁磁性載體體上的電電子檔案案，每44年轉存存一次。原原載體同同時保留留時間不不少于44年。6.1.66企業(yè)因因各種原原因而終終止的，所所有會計計檔案應應當由終終止單位位的財務務部門整整理后，按按照移交交的有關關內容，移移交集團團總部檔檔案管理理部門集集中保管管。6.1.77通過并并購方式式建立的的企業(yè)，原原企業(yè)的的會計檔檔案原則則上由其其上級主主管部門門負責處處理，如如無明確確部門承承擔的，原原會計檔檔案由并并購后的的企業(yè)封封存，單單獨保管管。6.1.88如果企企業(yè)分立立，原企企業(yè)存續(xù)續(xù)的，其其會計檔檔案

15、應當當由分立立后的存存續(xù)方統(tǒng)統(tǒng)一保管管，其他他方可按按照規(guī)定定查閱、復復制與其其業(yè)務相相關的會會計檔案案；企業(yè)業(yè)分立后后原企業(yè)業(yè)解散的的，其會會計檔案案應移交交集團總總部檔案案管理部部門保管管，各方方可以查查閱、復復印與其其業(yè)務相相關的會會計檔案案。企業(yè)業(yè)分立中中未結清清的會計計事項所所涉及的的原始憑憑證，應應當單獨獨抽出由由業(yè)務相相關方保保存，并并按照規(guī)規(guī)定辦理理交接手手續(xù)。6.1.99企業(yè)因因業(yè)務移移交其他他單位辦辦理所涉涉及的會會計檔案案，應當當由原單單位保管管，承接接業(yè)務單單位可查查閱、復復印與其其業(yè)務相相關的會會計檔案案，對其其中未結結算的會會計事項項所涉及及的原始始憑證，應應當單獨

16、獨抽出由由業(yè)務承承接單位位保存，并并按規(guī)定定辦理交交接手續(xù)續(xù)。6.2會計計檔案保保管期限限詳見會計檔檔案保管管期限表表（附件件1）6.3會計計檔案的的查閱6.3.11建立會會計檔案案查閱臺臺帳（附附件6），填填寫檔案案查閱情情況及利利用效果果。6.3.22本企業(yè)業(yè)財務人人員查閱閱已移交交檔案管管理部門門管理的的會計檔檔案，須須填寫“會計檔檔案查閱閱、復印印申請單單”（附件件2），寫寫清查閱閱內容的的用途、檔檔案的名名稱、所所屬企業(yè)業(yè)和檔案案的年度度、查閱閱的時間間（日期期），經經企業(yè)財財務負責責人批準準后才能能查閱。本本企業(yè)非非財務人人員因工工作需要要查閱會會計檔案案的，應應按以上上內容詳詳細

17、填寫寫“會計檔檔案查閱閱、復印印申請單單”，經本本企業(yè)財財務負責責人和總總經理（或或負責人人，下同同）批準準后方能能查閱；非本企企業(yè)人員員需要查查閱會計計檔案的的，須由由查閱方方提出查查閱申請請并提供供單位介介紹信后后，比照照本企業(yè)業(yè)非財務務人員查查閱辦法法辦理相相關手續(xù)續(xù)，在指指定的地地方查閱閱，查閱閱時應有有本企業(yè)業(yè)財務人人員在場場。6.3.33會計檔檔案不得得借出，如如有特殊殊原因需需填寫“會計檔檔案查閱閱、復印印審批單單”，經本本企業(yè)財財務負責責人和總總經理批批準，可可提供復復印件。6.3.44查閱和和復制會會計檔案案的人員員，嚴禁禁在會計計檔案上上涂畫、拆拆封和抽抽換。6.4會計計檔

18、案銷銷毀6.4.11保管期期滿的會會計檔案案，除本本辦法第第6.44.6條條規(guī)定的的情形外外，按照照以下程程序銷毀毀。6.4.22由財務務部門提提出銷毀毀意見，編編制會計計檔案銷銷毀清冊冊（附件件8），列列明銷毀毀會計檔檔案的名名稱、卷卷號、冊冊數(shù)、起起止年度度和檔案案編號、應應保管期期限、已已保管期期限、銷銷毀時間間等內容容。6.4.33填寫會會計檔案案銷毀審審批單（附附件3），報報經本企企業(yè)財務務負責人人和總經經理審核核，集團團財務總總監(jiān)復核核，集團團總經理理及董事事長批準準后方可可銷毀。6.4.44銷毀會會計檔案案時，應應由會計計檔案保保管部門門、本企企業(yè)財務務部門、集集團財務務管理部部

19、共同派派員監(jiān)銷銷。6.4.55監(jiān)銷人人員在監(jiān)監(jiān)銷檔案案以前，應應當按照照會計檔檔案銷毀毀清冊所所列的內內容認真真清點核核對所要要銷毀的的會計檔檔案。銷銷毀后，監(jiān)監(jiān)銷人員員在銷毀毀清冊上上簽名蓋蓋章，銷銷毀審批批單附后后，交本本企業(yè)檔檔案管理理部門長長期保管管。6.4.66對于保保管期滿滿，但未未結清債債權債務務的原始始憑證（協(xié)協(xié)議、合合同等）、尚尚未報廢廢的固定定資產、對對外投資資有關的的資金投投入等涉涉及其他他未了事事項的原原始憑證證不得銷銷毀，應應單獨抽抽出另行行立卷，由由檔案管管理部門門保管至至相關事事項終結結時為止止。單獨獨抽出立立卷的會會計檔案案，應當當在會計計檔案銷銷毀清冊冊和會計

20、計檔案保保管清冊冊中列明明。會計檔案移移交7.1 會會計檔案案保管人人員，應應相對穩(wěn)穩(wěn)定。如如果保管管人員有有變動，必必須辦理理交接手手續(xù)后才才能離開開。交接接雙方應應當按照照移交清清冊（附附件7）所所列內容容逐項交交接，并并由交接接雙方的的單位負負責人負負責監(jiān)交交。交接接時移交交人與接接管人應應按會計計檔案目目錄逐一一點交。如如發(fā)現(xiàn)會會計檔案案有短缺缺，應由由移交人人負責找找齊，如如有丟失失，移交交人應查查明原因因，承擔擔責任。交交接完畢畢后，交交接雙方方經辦人人和監(jiān)交交人應當當在移交交清冊上上簽名或或蓋章。7.2會計計檔案移移交清冊冊一式四四份，經經雙方經經辦人和和監(jiān)交人人員核對對無誤后后

21、，交接接雙方經經辦人及及監(jiān)交人人各持一一份，企企業(yè)存檔檔一份。罰則 有有下列情情況和行行為的，按按照集團團有關規(guī)規(guī)定對責責任人員員實行經經濟、行行政處罰罰，情節(jié)節(jié)嚴重者者依法追追究法律律責任。8.1會計計檔案管管理不符符合要求求，管理理混亂的的。8.2未按按規(guī)定移移交、保保管會計計資料，致致使會計計資料損損壞、滅滅失的。8.3偽造造會計憑憑證、帳帳簿，隱隱藏、故故意銷毀毀會計資資料的。8.4借閱閱、復印印會計資資料時涂涂畫、拆拆封、抽抽換和篡篡改會計計資料的的。8.5泄露露財務秘秘密，對對集團造造成重大大損失的的。附則9.1本辦辦法的修修訂、解解釋權屬屬集團財財務管理理部。8.2本辦辦法自22

22、0044年 月 日起執(zhí)執(zhí)行。附件：1 會計計檔案保保管期限限 22 會會計檔案案查閱、復復印申請請單（格格式） 33 會會計檔案案銷毀審審批單（格格式） 44 一一般會計計檔案保保管清冊冊（格格式） 55 永永久會計計檔案保保管清冊冊（格格式） 66 會會計檔案案查閱臺臺帳（格格式）7 會計計檔案移移交清冊冊（格格式）8 會計計檔案銷銷毀清冊冊（格格式）抄報：集團團公司總總經理抄送：集團團公司稽稽核審查查部集團公司人人事行政政部下屬各公司司及各司司財務部部附件1會計檔案保保管期限限序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二會計帳簿類類4總帳15年包括日記總總帳5明細帳15年6日記帳15年現(xiàn)金和銀行行存款日日記帳225年7固定資產卡卡片固定資產報報廢清理理后，保保存5年年8輔助帳簿15年三財務報告類類包括各級主主管部門門匯總財財